Ce règlement utilise la formulation masculine mais il est également valable pour tout le personnel féminin.

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1 Sommaire Ce règlement utilise la formulation masculine mais il est également valable pour tout le personnel féminin. 1 1ERE PARTIE : REGLEMENTATION DES FRAIS GENERALITES CHAMP D'APPLICATION DEFINITION DU CONCEPT DE FRAIS PRINCIPE DU DEFRAIEMENT FRAIS DE TRANSPORT POUR DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS CONCEPT DU DEPLACEMENT PROFESSIONNEL REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT VOYAGES EN TRAIN / ABONNEMENTS DEMI-TARIF TRAJETS EN TRAM ET BUS AVION TAXI VEHICULE PRIVE VEHICULE DE LOCATION FRAIS DE RESTAURATION RESTAURATION A L EXTERIEUR RESTAURATION A L EXTERIEUR A L'ETRANGER FRAIS D HEBERGEMENT HOTEL HEBERGEMENT PRIVE AUTRES FRAIS FRAIS DE REPRESENTATION ETUDES ET FORMATION CONTINUE TELEPHONE PORTABLE CARTES DE CREDIT DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES NOTE DE FRAIS ET VISA PROCEDURE ADMINISTRATIVE AVANCES SUR FRAIS DEPENSES REMBOURSABLES FRAIS D HEBERGEMENT DANS LE PAYS OU A L'ETRANGER INDEMNITES A L ETRANGER ET POUR SEJOUR DE FORMATIONS A L ETRANGER REUNIONS SALONS ET EXPOSITIONS DEPLACEMENTS DE CLIENTS AUX FRAIS DE L ENTREPRISE CADEAUX AUX CLIENTS REPAS OFFERTS AUX EMPLOYES CONCOURS VISITEURS D AUTRES SOCIETES XEROX PETIT MATERIEL POUR TECHNICIENS DE SERVICE AUTRES DEPENSES TELEPHONES CONNEXION DE MODEM DE PORTABLE...9 P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

2 9 2EME PARTIE : VEHICULES MOTORISES PRINCIPE FONDAMENTAL VEHICULES DE FONCTION MISE A DISPOSITION DE VEHICULES DE FONCTION EQUIPEMENT DES VEHICULES DE FONCTION ASSURANCE DU VEHICULE DE FONCTION OBLIGATIONS GENERALES CONTROLE DES TRAJETS CONSOMMATION D ESSENCE/ SERVICE DE LAVAGE PRET A UN TIERS TRAJETS PRIVES AVEC LES VEHICULES DE FONCTION VOL ACCIDENTS ET DEGATS NON UTILISATION PENDANT UNE PERIODE PROLONGEE RETRAIT DU VEHICULE DE FONCTION/ INFRACTIONS AU REGLEMENT RETRAIT DE PERMIS DE CONDUIRE RESTITUTION DU VEHICULE DE FONCTION VEHICULE PRIVE FORFAITS VEHICULE CALCUL DES FORFAITS TRAJET DOMICILE-LIEU DE TRAVAIL CONTROLE DES TRAJETS RETRAIT DE PERMIS DE CONDUIRE EME PARTIE : REGLEMENT SUPPLEMENTAIRE POUR LE PERSONNEL EN MISSION A L EXTERIEUR GENERALITES PRINCIPE FONDAMENTAL DEFINITION DU PERSONNEL EN MISSION A L EXTERIEUR DEFINITION D UN EMPLOYE BENEFICIAIRE D'UN FORFAIT VEHICULE DEFRAIEMENT FORFAITAIRE DEFRAIEMENT FORFAITAIRE MENUES DEPENSES RESTAURATION INDIVIDUELLE A L EXTERIEUR MONTANT DES FORFAITS FRAIS DE TRANSPORT VEHICULE PRIVE DIRECTEUR COMMERCIAL, DIRECTEUR CONSEIL, DIRECTEUR DE SERVICE REGIONAL ABONNEMENT GENERAL VEHICULE COMMERCIAL UTILISATION POUR MOTIFS PROFESSIONNELS ET PRIVES VALIDITE ENTREE EN VIGUEUR APPROBATION SUPPLEMENT APPROBATION ANNEXE AVEC REFERENCES DES FORMULAIRES SUR DOCUSHARE FORMULAIRES...19 P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

3 1 1ERE PARTIE : REGLEMENTATION DES FRAIS 2 GENERALITES 2.1 Champ d'application 2.2 Définition du concept de frais Ce règlement des frais est valable pour tout le personnel (nommé employés dans la suite) de Xerox S.A. ayant un contrat de travail avec cette société. Ce règlement entend par frais toutes les dépenses qu un employé a dû faire dans l intérêt de son employeur. Tous les employés sont tenus de s efforcer de maintenir aussi bas que possible leurs frais, au sens de ce règlement. Les dépenses n étant pas nécessaires pour l accomplissement du travail, ne seront pas prises en charge par la société mais doivent être prises en charge par l employé lui-même. En principe, on défraye les employés des dépenses professionnelles suivantes : Frais de transport Frais de restauration Frais d hébergement Autres frais (suivant 3) (suivant 4) (suivant 5) (suivant 6) 2.3 Principe du défraiement En principe, tous les frais sont comptabilisés après la dépense effective et sur présentation d une pièce justificative originale. Les forfaits ne sont octroyés que dans les cas exceptionnels indiqués dans la suite. 3 FRAIS DE TRANSPORT POUR DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS 3.1 Concept du déplacement professionnel 3.2 Remboursement des frais de transport On entend par déplacement professionnel un court séjour à l extérieur effectué par l employé afin de remplir une mission professionnelle, tout en conservant son lieu de travail habituel. Même si le déplacement professionnel commence ou aboutit au domicile de l employé, les frais de transports sont remboursés sur le trajet entre la destination et le lieu de travail. Il convient en principe utiliser les transports en commun. 3.3 Voyages en train / Abonnements demi-tarif Pour les déplacements professionnels nationaux ou à l étranger, les employés sont tous autorisés à voyager en train en 1 ère classe. Les billets de TGV sont remboursés pour les voyages à Paris pour formation. Xerox peut mettre à disposition des employés un abonnement personnel demi-tarif. Par la suite, les employés ne sont remboursés que 50 % du pleintarif correspondant à un ticket de 1 ère classe. Seuls les abonnements demi- P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

4 tarif d un an peuvent être comptabilisés dans les frais. Une copie de l abonnement demi-tarif doit être présentée avec la note de frais. 3.4 Trajets en tram et bus Les employés sont indemnisés de leurs frais de tram ou bus, effectués pour des déplacements professionnels. 3.5 Avion Il convient en principe réduire les frais d avion au minimum. En règle générale, Xerox rembourse donc les frais d avion en «Economy-Class». Les bons d air miles, les bonus et primes que les employés ont obtenus d une compagnie aérienne à l occasion de leur déplacements professionnels doivent être utilisés en priorité à des fins professionnelles. Les voyages en avion doivent être autorisés par le directeur de Group Resources. Les billets sont procurés par la réception à Kloten. Ils doivent être demandés le plus tôt possible afin de pouvoir bénéficier des tarifs spéciaux. 3.6 Taxi En cas de nécessité, Xerox rembourse les frais de taxi dans une mesure appropriée. Mais il est préférable d utiliser les transports en commun ainsi que les transports mis à disposition par les compagnies aériennes et les hôtels. Les quittances doivent être présentées avec la note de frais. 3.7 Véhicule privé Les véhicules privés peuvent être utilisés pour les déplacements professionnels lorsque cela représente une économie sensible de temps et/ou d argent ou lorsque l utilisation des transports en commun n est pas envisageable. Xerox rembourse les frais du véhicule privé sous forme d un défraiement de CHF --,70 par kilomètre. Le défraiement au kilomètre indemnise de tous les frais occasionnés par l utilisation d un véhicule privé. L utilisation d un véhicule privé à titre professionnel a lieu aux risques et périls de l employé. Xerox possède une assurance tous risques supplémentaire pour ces déplacement professionnels. 3.8 Véhicule de location Les véhicules de location de classe moyenne (classe C) sont autorisés pour les longs trajets à l étranger. Une protection suffisante par l assurance doit être garantie ; l employé en est juge. P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

5 4 FRAIS DE RESTAURATION 4.1 Restauration à l extérieur Lorsqu un employé doit faire un déplacement professionnel ou s il est contraint pour d autres raisons de s alimenter hors de son lieu de travail habituel, il peut s en faire rembourser les frais sur présentation d un justificatif, jusqu au montant maximum suivant : Petit-déjeuner : (pour les départs avant 06h00 ou en cas d hébergement à l extérieur la nuit précédente et dans la mesure où le petitdéjeuner n est pas inclus dans les frais d hôtel) CHF 10,-- max. Déjeuner : CHF 25,-- max. Dîner : (en cas d hébergement à l extérieur ou retour après 20h00 ou heures supplémentaires ou réunions jusqu à 20h00 au moins) CHF 30,-- max. Restauration à l extérieur à l'étranger Lorsqu un employé doit faire un déplacement professionnel dans un des pays suivants, il peut s en faire rembourser les frais sur présentation d un justificatif, jusqu au montant maximum suivant : - Angleterre, France, Pays scandinaves (Norvège, Suède, Finlande, Danemark) et Japon Petit-déjeuner : (pour les départs avant 06h00 ou en cas d hébergement à l extérieur la nuit précédente et dans la mesure où le petitdéjeuner n est pas inclus dans les frais d hôtel) CHF Valeur indicative 10,- (jusqu'à 25.- *max.) Déjeuner: CHF Valeur indicative 25,-(jusqu'à 40.- *max.) Dîner : (en cas d hébergement à l extérieur ou retour après 20h00 ou heures supplémentaires ou réunions jusqu à 20h00 au moins) *max = la valeur maximale s entend comme la valeur d un repas comparable en Suisse (par ex. max. CHF 25.- pour un déjeuner) «recalculé» dans un pays plus coûteux, c est-à-dire non seulement une simple conversion monétaire, mais calculé avec la majoration pour un pays plus onéreux. CHF Valeur indicative 30,-(jusqu'à 50.- *max.) P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

6 5 FRAIS D HEBERGEMENT 5.1 Hôtel Lorsque les employés doivent être hébergés hors de leur propre domicile pour l exercice de leurs fonctions, ils doivent en principe choisir un hôtel de classe moyenne. Les frais d hôtels effectifs prouvés par la facture originale, y compris le petitdéjeuner, sont indemnisés, mais les dépenses personnelles (par ex. communications téléphoniques privées, minibar, etc.) doivent être déduites de la facture de l hôtel. 5.2 Hébergement privé En cas d hébergement privé chez des amis etc., un forfait de CHF 60,-- peut être remboursé pour la remise d un cadeau à l hôte. 6 AUTRES FRAIS 6.1 Frais de représentation Dans le cadre du suivi de la clientèle ou de l entretien de contacts avec la société d un tiers, il peut être dans l intérêt de la société que cette tierce personne soit invitée par des employés. De telles dépenses exigent l approbation de supérieurs hiérarchiques. Cette approbation doit être demandée à l avance, quand cela est possible. Les règles de la Business Ethics Policy doivent être observées. Sont admis par client et par an un maximum de 2 repas offerts pour 4 personnes, dont au plus 2 employés de notre entreprise. Les dépenses effectuées à ces occasion ne doivent pas excéder CHF 80,-- par personne. Il convient en principe faire preuve de retenue lors de ces invitations. Les frais échéants doivent toujours être légitimés par l intérêt professionnel. Le choix du lieu doit être fait selon l importance du client ou partenaire d affaires et en tenant compte des coutumes locales. Les frais effectifs sont remboursés, sur indication des informations suivantes : le nom et titre de toutes les personnes présentes, de leur société et de leur rapport professionnel avec Xerox (y compris les employés de la société). le nom et lieu du restaurant la date de l invitation le motif professionnel de l invitation 6.2 Etudes et formation continue La participation aux frais est réglementée dans la Politique de formation et perfectionnement professionnels. Vous la trouverez sur Docushare sous Administration & General Info / Personnel & Administration / Training / Français / Etudes et formation continue. 6.3 Téléphone portable A leur demande, Xerox met à disposition de ses employés une carte SIM avec un numéro correspondant. Ce numéro reste la propriété de Xerox et doit lui être rendu en cas de départ. L employé acquiert le téléphone portable par ses propres moyens. Xerox participe aux frais d achat par un forfait mensuel de CHF 15,--. L utilisation du téléphone portable ayant le numéro professionnel est essentiellement destinée à l usage professionnel. Les communications privées P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

7 doivent être réduites au strict minimum et ne doivent pas excéder un montant mensuel de CHF 10,--. Si l usage privé du téléphone portable dépasse cette limite, les frais en sont à la charge de l employé. L employé doit pouvoir présenter à tout moment et à la demande la facture détaillée contenant une liste de tous les numéros appelés. 6.4 Cartes de crédit L employé peut faire la demande d une carte de crédit de la corporation à son nom. L employé ne doit pas verser de frais annuels pour cette carte de crédit. En règle générale, les frais doivent être payés avec cette carte. Les dépenses privées sont à la charge de l employé. 7 DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES 7.1 Note de frais et visa Le formulaire prescrit par la direction de la société doit être utilisé pour la note de frais. Les notes de frais doivent être dressées une fois par mois et présentées avec les justificatifs correspondants pour être visées par le supérieur hiérarchique. Les justificatifs qui doivent accompagner la note de frais sont des pièces originales comme des quittances, factures acquittées, tickets de caisse, preuves de frais de transport, etc. Les justificatifs de plus de CHF 200,-- (ou une valeur équivalente) doivent indiquer expressément la société Xerox avec adresse. Le numéro de TVA et l occasion, ainsi que la description et date de la dépense doivent y figurer. Les frais à l étranger doivent être convertis par l employé au cours du jour de la devise étrangère. Les différences de cours peuvent être comptées sur la note de frais. Toutes les notes de frais doivent être dressées en CHF. 7.2 Procédure administrative Tous les voyages à l étranger doivent faire l objet d une demande de voyage d affaire et obtenir l approbation du directeur de Group Resources. Le formulaire de demande de voyage d affaire portant la mention approuvée doit être joint à la note de frais. Les notes de frais doivent être en Francs Suisses et remises dans les 8 semaines maximum au supérieur hiérarchique, au moyen du formulaire de note de frais (celui-ci est disponible sous forme de fichier Excel sur l Intranet de Swiss Online sous XCH-Forms) accompagné de tous les justificatifs originaux nécessaires. Le supérieur hiérarchique en vérifie le contenu et la justesse des calculs et les valide par sa signature avant de les transmettre à la comptabilité. La comptabilité vérifie toutes les notes de frais qui lui parviennent. Les notes incorrectes ou tardives (délai de 8 semaines dépassé) peuvent être refusées. Le versement est effectué avec le salaire, à la date d échéance la plus proche. Les notes de frais qui parviennent à la comptabilité après le 6 ème jour de travail, ne seront remboursées que le mois suivant. P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

8 Les demandes de remboursement à faire valoir auprès d autres sociétés Xerox doivent être faites sur une note de frais séparée avec présentation des justificatifs correspondants et porter la mention «Recharge». Les centres internationaux d imputation des charges doivent toujours être indiqués sur le formulaire de note de frais. La transmission de la charge est effectuée par la comptabilité du service financier. 7.3 Avances sur frais En principe, les avances sur frais ne sont pas octroyées. En raison de situations particulière où e montant normal des frais est largemement dépasse, le manager compétent peut faire une demande d avance dans les délais, auprès du service du personnel. Les avances sur frais octroyées doivent être comptabilisées sur la note de frais suivante. 8 DEPENSES REMBOURSABLES 8.1 Frais d hébergement dans le pays ou à l'étranger 8.2 Indemnités à l étranger et pour séjour de formations à l étranger Il convient de réserver des hôtels de classe moyenne. Les frais d hôtels effectifs prouvés par la facture originale, y compris le petit-déjeuner, sont indemnisés à une hauteur maximale de CHF 200,--, mais les dépenses personnelles (par ex. communications téléphoniques privées, minibar, etc.) doivent être déduites de la facture de l hôtel. Dans la mesure où les frais occasionnés par une formation ne sont pas pris en charge par l instance qui dispense la formation ou couverts par un forfait, ils peuvent être reportés sur la note de frais conformément aux frais de restauration indiqués sous «4.1 Restauration à l extérieur». Les indemnités forfaitaires ne sont pas diminuées. Tous les frais supplémentaires comme buanderie etc. sont compensés par ces défraiements et indemnités de restauration. Il convient d utiliser si possible les transports en commun pour les frais de transport entre l hôtel et le lieu de travail. En cas de séjour à l étranger de 4 semaines minimum, les coûts d un retour au domicile lors d un week-end sont pris en charge. La chambre doit être libérée pendant l absence afin de ne pas occasionner de frais supplémentaires. Si les coûts de retour au domicile ne dépassent pas CHF 200,--, l employé peut rentrer chez lui chaque week-end, à condition de ne pas occasionner de frais d hôtel. Cet billet d avion (avec justificatif) doit être reporté sur la note de frais. Pour les dépenses de formation, il convient d utiliser le formulaire spécial pour les frais de formations. 8.3 Réunions En règle générale, les réunions doivent être tenues dans les locaux de l entreprise. Les réunions à l extérieur ne sont admises que lorsque cela est plus économique pour des raisons géographiques. Tous les comptes doivent être faits par la direction de la réunion, responsable du budget. Les factures de fournisseurs ne sont acceptées que si un membre du GL compétent les a autorisées auparavant. 8.4 Salons et expositions Si à l occasion de salons et expositions les gérants d hôtel pratiquent des prix plus élevé qu à l habitude, l employé peut faire valoir les dépenses effec- P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

9 tives. Sinon, les montants de frais normaux s appliquent conformément au règlement. 8.5 Déplacements de clients aux frais de l entreprise 8.6 Cadeaux aux clients 8.7 Repas offerts aux employés Les déplacements de clients aux frais de notre entreprise doivent être autorisés auparavant par le directeur général. Il convient d observer les règles de la Business Ethics Policy. Le remboursement de dépenses occasionnées par un déplacement de client doit être autorisé par le directeur général. Les cadeaux aux clients sont exclusivement autorisés dans le cadre des articles mis à disposition par le département publicitaire et à la quantité définie par client. Ils sont comptabilisés par ce département et imputés à la charge du centre de frais correspondant. Il convient d observer les règles de la Business Ethics Policy. Les repas offerts aux employés (motivation du personnel) ne sont autorisés que dans le cadre du budget prévu (par personne et par an) pour les occasions particulières du département et les cérémonies de service. Ils ne peuvent être comptabilisés que par le responsable/directeur de centre de frais compétent. Tous les participants doivent être mentionnées un à un sur le formulaire de frais. 8.8 Concours Les voyages et événements ayant lieu en raison de concours sont entièrement organisés et financés par l entreprise. Les participants ne peuvent pas dresser de note de frais supplémentaire. 8.9 Visiteurs d autres sociétés Xerox 8.10 Petit matériel pour techniciens de service Les visiteurs d autres sociétés Xerox payent normalement leurs frais de séjour eux-mêmes et les reportent ensuite sur la note de frais destinée à leur société. Les repas offerts aux occasions particulières nécessitent l autorisation du directeur du centre de frais compétent, dans le cadre du budget disponible. Les techniciens de service peuvent se faire rembourser sur justificatif les petites pièces qu ils ont achetées eux-mêmes pour les réparations urgentes. Le montant maximum par facture est limité à CHF 100,--. Les menues dépenses de jusqu à CHF 10,-- par facture ne peuvent pas être comptées; elles sont couvertes par le défraiement forfaitaire (conformément à «14.2 Menues dépenses») Autres dépenses Les frais de parking peuvent être comptabilités contre justificatif, s ils ne sont pas déjà couverts par un forfait correspondant. Quand aucune quittance n est délivrée (par ex. pour les frais de parking), ceci doit être mentionné sur la note de frais. Les frais de communications téléphoniques professionnelles peuvent être comptabilisés sur indication du motif et de la durée, s ils ne sont pas déjà couverts par un forfait correspondant et si l utilisation d un téléphone professionnel n était pas possible. Les frais de port et d envoi ne peuvent être comptabilisés comme frais que dans des cas argumentés et sur présentation de justificatif Téléphones Réseau fixe : Les coûts de l intégralité des appels téléphoniques professionnels sont à la charge de Xerox. Les appels privés doivent être composés précédés de l indicatif 99 et sont décomptés du salaire de la personne au nom duquel est réglé le téléphone, dans la mesure où les coûts mensuels dépassent un montant de CHF 10,--. Téléphones portables : voir «6.3 Téléphone portable» Connexion de mo- Lors de l utilisation de modems d ordinateur portable à l extérieur du réseau P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

10 dem de portable interne de Xerox, des connexions courtes et régulières au réseau téléphonique public sont nécessaires pour certaines applications de synchronisations des données. Les coûts occasionnés par ces utilisations ne sont pas pris en charge par Xerox (exception : techniciens de service). 9 2EME PARTIE : VEHICULES MOTORISES 9.1 Principe fondamental Par véhicule motorisé, ce règlement entend un véhicule nécessaire à l accomplissement d obligations professionnelles à l égard de l entreprise. Ce véhicule peut être mis à disposition à cet effet par l entreprise ou l employé. 10 VEHICULES DE FONCTION 10.1 Mise à disposition de véhicules de fonction N ont droit à un véhicule de fonction que les employés qui doivent transporter du matériel, pièces de rechange, etc. pour leur travail (en général, les techniciens de service). Les transactions concernant les véhicules de fonction, comme l acquisition, la distribution, les modifications, la reprise, etc. doivent être exclusivement effectuées par le service des affaires internes. Il n est pas possible de prétendre à l attribution d un véhicule ayant une plaque d immatriculation particulière, mais le service des affaires internes peut prendre en compte les souhaits correspondants dans la mesure du possible. Il n est pas non plus possible de prétendre à droit à un véhicule neuf. Les véhicules de fonction sont remis aux utilisateurs dans un état soigné et garantissant leur sécurité routière Equipement des véhicules de fonction Les véhicules de fonction sont fournis en modèles et couleurs standard. Tout autre équipement particulier peut être demandé auprès du service des affaires internes. Mais toutes les pièces ajoutées doivent pouvoir être démontées de manière à ce que l état initial du véhicule puisse être rétabli au besoin. Tous les coûts concernant l acquisition, le montage, l exploitation, la maintenance et l entretien des accessoires ainsi que la remise du véhicule à son état initial sont à la charge de l utilisateur du véhicule. En sont exclus les équipements spéciaux qui sont mis à disposition par l entreprise en raison d accord passé ou de leur nécessité particulière. Certains véhicules de fonction sont soumis à une obligation de design standard concernant les couleurs et inscriptions (par ex. logo de la société). Il n est pas autorisé d apporter des modifications au design du véhicule Assurance du véhicule de fonction 10.4 Obligations générales L assurance du véhicule de fonction comprend une assurance de responsabilité civile d une hauteur illimitée. Elle ne comprend pas d assurance tous risques. L utilisateur doit traiter correctement le véhicule de fonction et adapter sa conduite aux circonstances routières de manière à ne pas mettre en danger les autres conducteurs et à ménager l environnement. L utilisateur est responsable de la sécurité de son véhicule (pression des pneus, huile, eau, anti-gel, nettoyage, roues d été et d hiver, chaînes, etc.) et doit veiller à faire effectuer tous les contrôles, y compris le contrôle du pot P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

11 d échappement, en temps voulu et aux intervalles prescrits, dans les stations-service indiquées. L utilisateur porte la responsabilité de veiller au garage du véhicule de fonction qui lui est confié, à son propre domicile. L entreprise ne rembourse pas les coûts occasionnés par les garages privées ou les places de parking. Les frais de parking nocturne sur terrain public en sont également exclus Contrôle des trajets 10.6 Consommation d essence/ service de lavage L utilisateur est dans l obligation de tenir soigneusement le carnet de route appartenant au véhicule de fonction et de le présenter à la demande. Une copie du carnet de route doit être remise mensuellement avec la note de frais. L essence, l huile et le lavage de véhicules de fonction peuvent être obtenus aux stations-service indiquées, avec la carte de paiement essence mise à disposition. Lorsque l achat a exceptionnellement eu lieu à une autre station-service contre paiement en espèces, les dépenses peuvent être comptées comme frais, sur présentation de la pièce justificative correspondante Prêt à un tiers Le véhicule de fonction doit être exclusivement conduit par la personne à qui il est attribué. Il n est pas permis de le prêter à un tiers, sauf si le supérieur hiérarchique ou le service des affaires internes en a donné l ordre explicite. La responsabilité des dommages causés avec le véhicule de fonction par un tiers non autorisé, incombe à la personne à qui il est attribué Trajets privés avec les véhicules de fonction Les véhicules de fonction peuvent également être utilisés par l utilisateur (mais pas par un tiers) pour ses trajets privés. Les utilisations abusives du véhicule de fonction ne sont pas admises (par ex. comme véhicule pour apprendre la conduite, pour des transports illicites, pour des événements à risque comme les courses, rallyes, etc.). L utilisation du véhicule de fonction pour des vacances à l étranger doit être autorisée au préalable par les supérieurs. Une assurance tous risques vacance doit être prise par l utilisateur, à ses frais. Aucune assurance supplémentaire n est nécessaire pour les courtes excursions à l étranger de moins de 200 km (hors des vacances, par ex. le week-end). Lorsque le véhicule de fonction est utilisé de manière privée, l employé paye CHF 0,35 par kilomètre parcouru pour ces trajets Vol L utilisateur doit, dans la mesure du raisonnable, veiller à protéger le véhicule de fonction et son contenu contre le vol et les dommages. Ceci concerne en particulier la fermeture du véhicule pendant les absences et le fait ne pas laisser dans le véhicule d objets visibles de l extérieur. L entreprise n est pas responsable du vol ou de l endommagement des affaires personnelles de l utilisateur. En cas de négligence grave, l entreprise se réserve le droit d exiger des dommages et intérêts pour la disparition de ses propriétés Accidents et dégâts Les accidents et dégâts dans lesquels le véhicule de fonction est impliqué d une quelconque manière, doivent être communiqués au service des affaires internes dans les 2 jours ouvrables au plus, au moyen du formulaire de déclaration de sinistre (protocole d accident européen), indépendamment du fait que l utilisateur soit en tort ou non. Ceci vaut également pour les dommages de parking et les dommages insignifiants. En cas de faute de l utilisateur, la déclaration de sinistre doit être signée par le supérieur hiérarchique. L entreprise peut réclamer tout ou partie des coûts de remise en état. Si, lors d un accident, des personnes ont été blessées, si le véhicule de fonction a été gravement endommagé ou si d autres graves conséquences de P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

12 l accident sont enregistrées (par ex. menace des eaux, voies ferrées, etc ), il faut prévenir immédiatement la police et avertir ensuite le service des affaires internes afin de lui permettre de prendre les décisions et mesures nécessaires Non utilisation pendant une période prolongée Retrait du véhicule de fonction/ infractions au règlement L utilisateur a l obligation de déclarer une longue non utilisation du véhicule de fonction (par ex. en raison de maladie, vacances, service militaire ou autres motifs d absence) au service des affaires internes. L entreprise peut ainsi attribuer le véhicule à un autre employé si besoin. Le véhicule de fonction peut être retiré par l entreprise à l utilisateur si celuici fait preuve de négligence grave lors de l utilisation du véhicule (par ex. conduite en état d ivresse), manquement aux règles de déontologie ou détournement de l usage du véhicule. Les contraventions de police et autres amendes occasionnées par des infractions ou actions illicites sont entièrement à la charge de l utilisateur Retrait de permis de conduire Restitution du véhicule de fonction En cas de retrait de permis de conduire, l utilisateur doit avertir sans délai son supérieur hiérarchique. Dans ce cas, le véhicule de fonction doit être rendu immédiatement. Si l utilisation d un véhicule motorisé est indispensable à l exercice des fonctions figurant dans le contrat de travail, le retrait de permis de conduire peut être un motif de licenciement pour l entreprise. Le véhicule de fonction doit être propre à l intérieur et à l extérieur au moment de sa restitution. Outre le véhicule, tous les documents reçus à la réception du véhicule, la carte de paiement d essence, les accessoires du véhicule (par ex. notice d utilisation, triangle de détresse, outils, cric, etc.) doivent également être restitués. Les équipements spéciaux non fournis par l entreprise doivent être retirés par l utilisateur qui doit remettre le véhicule à son état initial. Un protocole de restitution doit être dressé et indiquer tous les défauts éventuels. Le protocole doit être signé par l utilisateur et ses supérieurs et remis au service des affaires internes. Si l utilisateur du véhicule de fonction change de poste et si le nouveau poste ne prévoit pas de véhicule de fonction, il doit restituer le véhicule. S il souhaite reprendre le véhicule à titre privé, il peut en faire la demande auprès du service des affaires internes. En règle générale, la société de leasing est responsable de l estimation du prix. 11 VEHICULE PRIVE FORFAITS VEHICULE 11.1 Calcul des forfaits Une fois par an, les forfaits sont comparés avec les kilomètres effectivement parcourus et réajustés de manière rétroactive. Si les kilomètres effectivement parcourus sont supérieurs au forfait versé, la différence est restituée. Si les kilomètres parcourus sont inférieurs, la portion de forfait versée en excédent sera retenue sur le salaire. La période de mesure est fixée du 1 juillet au 30 juin. Les corrections sont compensées sur le salaire du mois d août. Les employés quittant l entreprise doivent remettre leur carnet de route 1 mois avant la date de leur départ. La période de mesure est alors fixée du 1 juillet jusqu à 1 mois avant la date de départ. Si le kilométrage parcouru augmente mensuellement de plus de 100 km par mois, il reclassé rétroactivement dans la catégorie supérieure correspondante. P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

13 Si le kilométrage parcouru diminue mensuellement de plus de 300 km par mois, il est reclassé rétroactivement dans la catégorie inférieure correspondante. Exemples de calcul du 1 er juillet 200X au 30 juin 200Y: Réception : Forfaits reçus CHF 1107, par mois pour km. Km effectivement Nouveaux forfaits à Nouveaux forfaits à Remboursement parcourus par mois partir du 1.7. en CHF partir du 1.7. en km. Retenue sur salaire Remboursement 12 x147, aucun aucun Retenue 12 x 148,-- Le reversement ou la retenue sur salaire a lieu au mois d août Trajet domicilelieu de travail Le trajet d aller et de retour entre le domicile et le lieu de travail peut être comptabilisé comme déplacement professionnel pour les techniciens. Le trajet domicile - Client compte également comme un déplacement professionnel pour le personnel commercial. Pour tous les autres employés, le trajet entre le domicile et le lieu de travail est considéré comme un déplacement privé et ne peut pas être reporté sur le contrôle des trajets. Ils ne peuvent prétendre au recouvrement des frais occasionnés par ces déplacements privés Contrôle des trajets 11.4 Retrait de permis de conduire Les employés qui bénéficient d un forfait véhicule mensuel ont l obligation de tenir un carnet de route pour les déplacements professionnels. Le carnet de route doit être remis chaque trimestre au service du personnel. Le nonrespect de cette règle entraîne la suppression des forfaits. En cas de retrait de permis de conduire, le supérieur hiérarchique et le service du personnel doivent être immédiatement avertis. Aucun forfait de défraiement n est versé pendant la durée du retrait de permis de conduire (de plus d 1 mois). Pendant cette période, l employé peut comptabiliser l utilisation des transports en commun en 1 ère classe. Si l utilisation d un véhicule motorisé est indispensable à l exercice des fonctions figurant dans le contrat de travail, le retrait de permis de conduire peut être un motif de licenciement pour l entreprise. 12 3EME PARTIE : REGLEMENT SUPPLEMENTAIRE POUR LE PERSONNEL EN MISSION A L EXTERIEUR P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

14 13 GENERALITES 13.1 Principe fondamental 13.2 Définition du personnel en mission à l extérieur 13.3 Définition d un employé bénéficiaire d'un forfait véhicule La réglementation générale des frais est aussi valable pour le personnel en mission à l extérieur, dans la mesure où le présent règlement supplémentaire ne s en écarte pas. Les personnels en mission à l extérieur sont définis comme suit : Techniciens de service (100 % de service à l extérieur) Directeur commercial, directeur conseil, directeur de service régional (80 % de service à l extérieur) Personnel en mission à l extérieur (vente, XISS, conseil, RP et communication) (80 % de service à l extérieur) Si une personne doit utiliser régulièrement un véhicule motorisé privé pour l exercice de ses fonctions contractuelles, l entreprise lui en rembourse les frais par un forfait mensuel. P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

15 14 DEFRAIEMENT FORFAITAIRE 14.1 Défraiement forfaitaire Dans le cadre de l exercice de ses fonctions, le personnel en mission à l extérieur a de plus en plus de frais pour la représentation, l acquisition et l entretien des rapports avec la clientèle. Les justificatifs de frais de représentations et de menus frais sont en partie impossibles ou difficiles à obtenir Menues dépenses L indemnité forfaitaire couvre toutes les menues dépenses jusqu à un montant de CHF 10,-- par occasion, chaque dépense étant considérée comme une occasion. Les différentes dépenses espacées dans le temps ne peuvent donc pas être cumulées lorsqu elles sont effectuées lors d une même mission professionnelle (par ex. un voyage) (interdiction de cumul). Les bénéficiaires d un défraiement forfaitaire ne peuvent plus faire valoir ces menues dépenses (menus frais) de jusqu à CHF 10, Restauration individuelle à l extérieur Le personnel en mission à l extérieur ne peut prétendre à une indemnité individuelle pour le repas de midi à l extérieur, selon la réglementation générale des frais. Cette règle est également valable pour les stages de formation et les voyages à l étranger. Si le retour au domicile de l employé en mission à l extérieur a lieu après 20h00, il a droit à une indemnité des frais de restauration individuelle pour le repas du soir, conformément à la réglementation générale des frais. La fiche de paye indique aux employés les repas remboursés par la société Montant des forfaits Le montant mensuel des défraiements forfaitaires est de : Techniciens de service (100 % de service à l extérieur) CHF 450,-- / mois Directeur commercial, directeur conseil, directeur de service régional (80 % de service à l extérieur) Personnel en mission à l extérieur (vente, XISS, conseil, RP et communication) (80 % de service à l extérieur) CHF 400,-- / mois CHF 350,-- / mois Le forfait versé est indiqué sur la fiche de paye. 15 FRAIS DE TRANSPORT 15.1 Véhicule privé Pour le personnel en mission à l extérieur qui utilise son véhicule privé pour les déplacements professionnels, Xerox rembourse les frais du véhicule privé sous forme d une indemnité forfaitaire. D un montant de : Km professionnels Forfaits mensuels en CHF Km par mois CHF par km par an à partir de , P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

16 , , ,615 1, ,57 1, ,54 1, ,51 1, ,49 1, ,47 1, , Les forfaits sont versés mensuellement avec le salaire et également pendant les formations (sauf NIT), l emploi intérimaire dans d autres départements et les vacances. Les coûts kilométriques indiqués ci-dessus se basent sur les calculs du TCS et sont vérifiés périodiquement. Le forfait se mesure par rapport au trajet total à escompter annuellement. Le trajet parcouru est vérifié chaque année sur le carnet de route et les forfaits sont adaptés en fonction. Dans la mesure où l employé parcourt moins de km par an avec son véhicule privé pour ses déplacements professionnels, Xerox rembourse les frais selon la réglementation générale des frais. En cas de changement de fonction, une adaptation immédiate des forfaits est effectuée. L indemnité forfaitaire couvre tous les coûts occasionnés par l utilisation d un véhicule privé (y compris l assurance tous risques). L utilisation d un véhicule privé à titre professionnel a lieu aux risques et périls de l employé. Si le véhicule n est pas utilisé pendant plus de 11 jours de travail (par ex. pour cause d accident, de maladie ou autres motifs d absence), l entreprise peut effectuer une réduction correspondante des forfaits au prorata Directeur commercial, directeur conseil, directeur de service régional Les directeurs commerciaux, directeurs conseil et directeurs de service régionaux reçoivent un forfait mensuel de fonction de CHF 1 650,-- (forfait véhicule) indépendamment des kilomètres parcourus. Si les kilomètres effectivement parcourus dépassent les forfaits de fonction, les kilomètres excédentaires sont remboursés conformément au tableau ci-dessus. Si les kilomètres effectivement parcourus sont inférieurs aux forfaits de fonction, la différence entre les forfaits de fonction (CHF 1 650,--) et les kilomètres mesurés sur le carnet de route, est considérée comme une partie du salaire et est donc soumise à l impôt et aux charges sociales. Le trajet effectué est vérifié annuellement sur le carnet de route et les forfaits sont adaptés au kilométrage effectif selon le tableau ci-dessus, avec effet rétroactif pour la répartition entre portions de forfait imposables et portions exemptées d impôt. La période de mesure est fixée du 1 juillet au 30 juin. Les corrections respectives sont reportées sur le salaire du mois d août. Si le kilomètrage parcouru augmente mensuellement de plus de 100 km par mois, il est reclassé rétroactivement dans la catégorie supérieure correspon- P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

17 dante. Si le kilomètrage parcouru diminue mensuellement de plus de 300 km par mois, il est reclassé rétroactivement dans la catégorie inférieure correspondante Abonnement général Sur sa demande, l employé peut obtenir le remboursement d un abonnement général de 1 ère classe au lieu du forfait véhicule. La fiche de paye indique alors à ces employés que l entreprise prend en charge le trajet domicile-lieu de travail. 16 VEHICULE COMMERCIAL 16.1 Utilisation pour motifs professionnels et privés Etant donné que le véhicule commercial porte le logo de la société et qu il contient du matériel de travail, il n est mis à disposition que de manière restreinte pour les usages privés. Si le véhicule commercial est tout de même utilisé de manière privée, l employé paye CHF 0,35 par kilomètre parcouru pour ces trajets. En raison de cet accord, aucun calcul de l usage privé du véhicule commercial n est pris en compte dans les estimations fiscales de cet employé ; le décompte du trajet domicile-lieu de travail n a pas lieu. P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

18 17 VALIDITE 17.1 Entrée en vigueur Ce règlement entre en vigueur avec effet rétroactif à partir du 1 er janvier Approbation Ce règlement a été approuvé le 10 septembre 2004 par Christophe Touton General Manager André Hänggi Manager Group Resources 17.3 Supplément 4.2 Restauration à l extérieur à l'étranger, valide du 1 er juillet Approbation Ce règlement a été approuvé le 20 juin 2007 par Christophe Touton General Manager André Hänggi Manager Group Resources P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz

19 18 ANNEXE AVEC REFERENCES DES FORMULAIRES SUR DOCUS- HARE 18.1 Formulaires Vous trouverez tous les formulaires sur Docushare sous : Administration & General Info. Forms Demande de déplacement professionnel Carnet de route pour véhicule privé Contrôle de trajet pour véhicule de fonction Demande de forfait véhicule Fomulaire de note de frais, y compris pour formation Personal & Administration Formulaires Français Demande de formation et perfectionnement professionnels Vous trouverez la politique d études et formation continue sous : Administration & General Info. Personal & Administration Training Français Politique d études et formation continue P&A, valable à partir du Xerox AG, Schweiz