Marché public - articles 28, 30, 72 et 77 du Code des Marchés Publics

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1 PREFET DU VAR Marché public - articles 28, 30, 72 et 77 du Code des Marchés Publics CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES DU MARCHE CONCERNANT LES OPERATIONS DE MISE SOUS PLI DE LA PROPAGANDE ELECTORALE DES CANDIDATS AUX ELECTIONS REGIONALES DE DECEMBRE 2015 DESTINEE AUX ELECTEURS DU DEPARTEMENT DU VAR DATE ET HEURE LIMITES DE REMISE DES OFFRES le vendredi 22 mai 2015 à 16 heures Le présent document comporte 9 pages.

2 ART ICL E I OB JET DU MAR CH E, MODE DE PASSATION ET DUREE Le présent marché passé en application des dispositions des articles 28, 30, 72 et 77 du code des marchés publics porte sur les opérations d adressage, de conditionnement et de mise sous pli de l ensemble des circulaires et bulletins de vote des candidats déclarés pour le département du Var (à l exception d une commune de électeurs traitée en régie directe par les services de la préfecture de Toulon) ainsi que le colisage des bulletins de vote destinés aux maires du département du Var à l occasion des élections régionales de décembre La propagande électorale est destinée aux électeurs du département du Var, dont le nombre exact arrêté au 28 février 2015, à traiter dans le cadre du présent marché est de Les candidats et donc les documents de propagande (circulaires et bulletins de vote) sont identiques pour l ensemble du département du Var. Le présent marché est un marché à tranches comportant une tranche ferme relative à l organisation du premier tour de scrutin et une tranche conditionnelle dans l hypothèse de l organisation d un second tour. Chaque tranche fera l objet d un bon de commande. Durée du marché : le marché entre en vigueur à la date de notification au titulaire et se termine à la fin des prestations visées ci-dessus. ART ICL E II PIECES CONTRACTUELLES RE GISS ANT LE MARCH E Le présent marché est soumis aux dispositions du code des marchés publics. Les documents contractuels le régissant sont, par ordre décroissant de priorité : 1 ) l'acte d'engagement et ses annexes ; 2 ) le présent cahier des clauses particulières (C.C.P.) et tout avenant éventuellement conclu ; 3 ) le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés de fournitures courantes et de services (C.C.A.G.-F.C.S.) modifié, approuvé par l arrêté du 19 janvier 2009; 4 ) la proposition technique du titulaire ; 5 ) les bons de commande. En cas de contradiction ou de différence entre les pièces constitutives du marché, ces pièces prévalent dans l'ordre dans lequel elles sont énumérées ci-dessus. ART ICL E III CARACTERISTIQUES DU MARCHE III.1 : NATURE et CONSISTANCE DES OPERATIONS - réception, recomptage et stockage des documents de propagande (bulletins de vote et circulaires), - enlèvement des enveloppes de propagande dans le local qui sera fixé ultérieurement, - enlèvement dans les locaux de la préfecture des fichiers des adresses des électeurs, - adressage des enveloppes de propagande par impression à partir des fichiers adresses, - tri, éventuellement désencartage des circulaires et assemblage des documents, - mise sous enveloppe des documents (circulaires et bulletins de vote), puis fermeture (collage) des plis,

3 - mise à disposition du titulaire du marché postal des plis conditionnés, triés selon ses indications, en vue de leur acheminement aux électeurs concernés, - préparation d une centaine d enveloppes supplémentaires, vierges de toute adresse, contenant les documents de vote à destination des électeurs, à remettre à la Préfecture, - stockage des documents restants et non utilisés jusqu à consigne de destruction ou de reprise donnée par la préfecture ou les candidats. III.2 : FORMAT et QUANTITES des DOCUMENTS à conditionner et mettre sous pli : Le nombre de documents à conditionner et à mettre sous pli dépend : - d une part, du nombre de listes de candidats officiellement déclarées, - et d autre part, du choix des candidats d adresser aux électeurs soit un ou deux documents, au maximum : à savoir une circulaire de format maximum de 210 mm x 297 mm et, éventuellement, un bulletin de vote de format 210 mm x 297 mm. Ainsi, et sous réserve de modifications réglementaires pouvant intervenir d ici à la date de réalisation de la prestation, et conformément aux articles R29 et R30 du code électoral, chaque pli comportera au maximum les documents suivants : DOCUMENT FORMAT NOMBRE DE DOCUMENTS PAR PLI maximum Circulaires 210 mm X 297 mm Au plus égal au nombre de listes de candidats ayant déposé des circulaires Bulletins de vote 210 mm x 297 mm Au plus égal au nombre de listes de candidats ayant déposé des bulletins de vote Toute modification des articles susvisés du code électoral, impactant la constitution des plis de propagande, qui interviendrait après la date de notification au titulaire du présent marché, fera l objet d un avenant, conformément à l article 20 du code des marchés publics. En cas de livraison de documents de propagande en nombre insuffisant, la préfecture indiquera au titulaire du marché les modalités de répartition selon les communes des documents de propagande fournis par les candidats. Nombre d électeurs : Le nombre de plis ainsi que le nombre exact de documents (circulaires et bulletins de vote) que devra contenir chaque pli seront précisés au titulaire à l occasion de l édition du bon de commande, en fonction du nombre d électeurs et du nombre de listes de candidats pour le département du Var. III.3 : ADRESSAGE et MISE SOUS PLI : III.3-1 : Contenant : Les documents à mettre sous pli devront être conditionnés et insérés dans des enveloppes de propagande fournies par la préfecture. III.3-2 : L adressage, qui précédera la mise sous pli, pourra être réalisé : - soit, par la pose d étiquettes imprimées et collées sur les enveloppes, - soit, par impression directe des adresses sur les enveloppes à l aide des fichiers informatiques des électeurs qui seront communiqués par la préfecture. La vérification des fichiers-adresses transmis par les communes incombe au titulaire qui informe la préfecture en cas d erreurs, d altération ou de non renseignement de champs. Toute modification intervenant sur ces fichiers pour des besoins techniques sera à la charge du prestataire, après validation et accord de la préfecture.

4 Des contrôles seront effectués par une personne nommée à cet effet par le titulaire du marché. Les plis devront être bien fermés (collés), afin d éviter que la manutention des agents chargés de l acheminement des plis aux électeurs ne puisse engendrer une ouverture des enveloppes et une perte ou un endommagement des documents. La mise sous pli des documents ne pourra commencer qu après ordre de service adressé par la préfecture. III.4 : Conditionnement et mise à disposition de l entreprise chargée de la distribution aux électeurs de la propagande électorale : III.4.1 : Calendrier de mise sous pli et de livraison : Conformément au marché ministériel conclu avec l entreprise chargée de la distribution des plis, le titulaire du présent marché s engage à réaliser les opérations de mise sous pli dans des délais compatibles avec le calendrier suivant de prise en charge des plis conditionnés par l entreprise postale : *Pour le 1 er tour de scrutin : Jour de prise en charge Proportion maximale de plis pouvant être pris en charge J-14 à J % J-11 à J-8 100% J- 7 à J- 5 70% J- 4 à J-3 35% (J-n = jour de prise en charge par le titulaire des plis et J-0 = veille du scrutin). Les délais de prise en charge pourront varier entre J-3 au minimum et J-14 au maximum. Dans ces limites, le calendrier de prise en charge fera l objet d une validation tripartite entre le titulaire du présent marché et les représentants de la préfecture et de l entreprise postale, dès la notification du marché. Un bordereau de prise en charge sera établi entre un représentant de la préfecture ou son délégué, et un représentant du titulaire du marché postal. Aucune prise en charge des plis par ce dernier n est prévue le dimanche. *Pour le 2 nd tour de scrutin : Les plis seront mis à la disposition du titulaire du marché postal au plus tard le jeudi précédant le scrutin, à 18h pour 80% des plis et à minuit pour les plis restants. III.4.2 : Modalités de mise à disposition ou de livraison des plis conditionnés : Le titulaire du présent marché conditionnera les plis à minima par code postal et pour chaque commune du département du Var. Un tri plus fin pourra être réalisé en concertation avec l entreprise postale afin de fluidifier la distribution des plis. En cas d adresse hors du département du Var, les plis seront regroupés par département de destination. De plus, un contenant spécifique sera constitué pour les plis à destination de l étranger et des départements d outre-mer. La constitution des contenants avec étiquetage sera de la responsabilité du titulaire du marché, en liaison avec l entreprise chargée de l acheminement des plis. Si la mise sous pli est effectuée dans un rayon de 200 kms autour de Toulon, le titulaire du marché postal collectera les plis conditionnés directement sur le lieu de mise sous pli effectuée par le titulaire du présent marché.

5 Si la mise sous pli est effectuée au-delà d un rayon de 200 kms de Toulon, le titulaire du présent marché devra livrer, à ses frais, les plis conditionnés dans le département du Var où ils seront pris en charge et distribués par le titulaire du marché postal, dans les délais précisés ci-dessus. A cet effet, le titulaire du présent marché prendra contact avec le correspondant local de la préfecture du Var et celui du marché postal afin de fixer les modalités pratiques d'enlèvement des plis, de façon à respecter impérativement le calendrier prévisionnel des enlèvements, de préciser les volumes. Les plis doivent être mis à disposition de l entreprise postale dans des contenants fournis à cet effet par celle-ci. Sauf accord gracieux entre le titulaire du présent marché et celui du marché postal, les palettes servant au chargement des contenants dans les camions sont mis à disposition du titulaire du présent marché, par cette dernière qui est chargée des opérations de manutention en vue du chargement dans les véhicules de transport (Le coût de mise à disposition du matériel nécessaire à la remise des plis triés par code postal - bacs, sacs, - et le coût des opérations de manutention liées à la prise en charge des contenants et au chargement des véhicules, sont à la charge de l entreprise postale). Lors de l enlèvement des plis, il sera établi un bordereau de prise en charge précisant notamment la date de prise en charge, le poids de référence du pli, la quantité totale de plis, le nombre de contenants, la destination. Il est impératif que le titulaire du présent marché dispose de locaux de taille suffisante pour stocker les contenants afin d éviter le fractionnement des enlèvements et faciliter l accès de l entreprise postale à ces locaux pour le chargement des plis. ARTICLE IV -COLLABORATION des PARTIES et CONTROLES Les parties s engagent à collaborer au mieux de leurs possibilités afin de permettre la bonne exécution de leurs obligations. Pour ce faire, elles désignent chacune un interlocuteur du suivi des prestations au cours de l exécution du marché. Au plus tard cinq jours après la date de notification du marché, le pouvoir adjudicateur désigne un interlocuteur. Une personne de niveau équivalent peut être désignée en remplacement en cas de nécessité. Le titulaire désigne un représentant dans les cinq jours suivant la notification du marché. Une personne de niveau équivalent ou supérieur peut être désignée en remplacement en cas de nécessité. Le titulaire du marché effectue un contrôle quantitatif et qualitatif, à tous les stades des opérations. A cet effet, le titulaire donnera le libre accès à ces personnes, sur le site de la mise sous pli, pendant toute la durée des opérations de mise sous pli, aux heures où celle-ci s'effectuera. Au fur et à mesure que le titulaire du marché reçoit les documents dans ses locaux (documents de propagande ou autres), il devra aussitôt informer, par voie dématérialisée, la Préfecture du Var, sur la nature des documents reçus ainsi que sur les quantités réceptionnées. Il devra disposer d un scanner couleur pour que la Préfecture puisse s assurer de la conformité des documents de propagande. La commission de propagande doit pouvoir se rendre rapidement dans les locaux de stockage du titulaire. De même, les représentants de la préfecture sont susceptibles de venir à tout moment vérifier la bonne préparation et exécution des opérations à tous les stades. Les coûts de déplacement ci-dessus seront à la charge du titulaire du marché et sont inclus dans le prix de l offre. Le titulaire doit veiller à ce que les documents ne soient pas introduits en surnombre dans les enveloppes afin de ne pas entraîner une rupture de stock dont il devrait assumer la responsabilité.

6 Il lui appartient de saisir sans délai la préfecture dans le cas d'une quelconque difficulté dans l'exécution des opérations. La commission de propagande, les agents de la préfecture ou un représentant des candidats sont susceptibles de faire une vérification à tout moment avant la fermeture des plis. Pour que le travail de vérification puisse se dérouler dans les meilleures conditions possibles, le titulaire devra mettre à disposition une ligne téléphonique, un télécopieur et un espace de travail. Le titulaire devra établir, en concertation avec la préfecture, un calendrier des opérations de mise sous pli et de routage, qui deviendra contractuel dès sa signature par les 2 parties. Dès le démarrage des opérations, le titulaire fournira quotidiennement l état du nombre de plis réalisé et des contrôles effectués. En cas d écart avec les données prévisionnelles dans le calendrier contractuel, le titulaire devra mettre tout en œuvre pour rattraper son retard. En cas de disparité constatée, la préfecture fera exécuter la prestation aux frais du titulaire. ARTICLE V - CONDITIONS D EXECUTION La préfecture définit par bon de commande pour le 1 er tour et le cas échéant pour le 2 nd tour le nombre de documents à mettre sous pli pour l ensemble du département du Var (à l exception d une commune de électeurs traitée en régie directe par les services de la préfecture de Toulon), ainsi que la période durant laquelle l opération pourra être réalisée et la date limite de fin de prestation. Les bons de commande seront communiqués par mail ou télécopie au titulaire du présent marché. Le délai d exécution part à compter de la date de notification du bon de commande correspondant ; il expire à la date de mise à disposition des plis conditionnés au titulaire du marché postal. Pour la réalisation des opérations de mise sous pli, le titulaire du présent marché s engage : - à recourir à une main d œuvre suffisamment formée pour effectuer les différents types de tâches, - à prévoir un nombre de personnes approprié pour encadrer le personnel directement chargé de la confection des plis de propagande électorale, pour assurer les contrôles de qualité à tous les stades des opérations, - et, dans le cadre de la clause sociale et environnementale de l article 14 du CMP, à recourir à des personnes à la recherche d emplois et rencontrant difficultés d insertion et à privilégier les mesures de gestion durable et environnementale, notamment en matière de réduction et d élimination des déchets, de consommation d eau, papier, énergie, ARTICLE VI - PRIX : La valeur du marché sera déterminée par le nombre de documents, à destination des électeurs, à conditionner et mettre sous pli, soit 2 maximum par liste de candidats (une circulaire et un bulletin de vote). Pour chaque tour de scrutin, la valeur du marché sera déterminée par le produit : - du prix moyen au pli HT (et TTC) : -prix jusqu à 6 listes en présence -et prix par liste supplémentaire - par le nombre d électeurs recensés pour l ensemble du département du Var (à l exception d une commune de électeurs traitée en régie directe par les services de la préfecture de Toulon). Les prix des opérations définies dans le présent CCP sont unitaires (forfait par pli conditionné selon le nombre de documents qu il contient) et appliqués aux prestations réellement exécutées. L offre de prix se présente en euros hors taxes et TTC.

7 Le marché est conclu à prix initiaux définitifs. Les prix sont fermes et ne seront pas actualisés. Les prix pratiqués par le titulaire du présent marché, figurant sur le bordereau des prix unitaires annexé à l acte d engagement, intègrent l'ensemble des prestations fournies (retrait des enveloppes de propagande, adressage/étiquetage des plis, mise sous pli des documents, remise des plis aux services d expédition suivant le circuit postal, colisage des bulletins de vote destinés aux maires du département du Var, frais de déplacement des membres de la commission de propagande et des représentants de la préfecture nécessaires à leurs missions de contrôle et d organisation et, le cas échéant, de transport, destruction des documents, ) ainsi que toutes les charges, fiscales et autres, inhérentes aux prestations exécutées. Pour chacune des prestations du présent marché, le titulaire a une ob li gati on de résult at. Dans tous les cas, les charges sur lesquelles il s'est fondé pour établir sa proposition financière emportent engagement de sa part. Elles peuvent être dépassées, si nécessaire, sans supplément de prix pour la préfecture. ARTICLE VII RESTITUTION ET DESTRUCTION DES DOCUMENTS : A l'issue des opérations, pour chaque tour, le titulaire devra : - préparer une centaine d enveloppes supplémentaires, vierges de toute adresse, contenant les documents de vote à destination des électeurs, qu il devra livrer à la Préfecture du Var dès l achèvement de la mise sous pli, - stocker les documents des candidats restants non utilisés jusqu à ordre de destruction ou de reprise donné par la préfecture selon les consignes des candidats, - stocker le reliquat des bulletins de vote et, le cas échéant, des enveloppes, dès la fin des opérations de chaque tour jusqu à ordre de destruction ou de reprise donné par la préfecture. Toutes les prestations ci-dessus relatives au stockage, à la livraison et à la destruction des documents à la fin de la mise sous pli sont prises en charge par le titulaire du présent marché et leur coût est inclus dans le prix du marché. ARTICLE VIII MARCHE COMPLEMENTAIRE Le présent marché prévoit la possibilité de recourir à la procédure de marché complémentaire conformément aux dispositions de l article 35-II du CMP (marchés négociés sans publicité préalable et sans mise en concurrence), notamment pour faire face à une urgence impérieuse résultant de circonstances imprévisibles n étant pas du fait du pouvoir adjudicateur. ARTICLE IX SECURITE DES DONNEES Le titulaire du présent marché est responsable de la sécurité des documents qui lui sont confiés. Il lui appartient de saisir immédiatement la préfecture de toute difficulté qu il pourrait rencontrer. L usage des documents et fichiers nominatifs qui lui sont communiqués, doit rester secret et confidentiel. Toutes informations, tous documents et fichiers dont il aura connaissance à l occasion du présent marché, ne pourront être utilisés à d autres fins et communiqués à d autres personnes, sans l autorisation expresse de la préfecture.

8 ART ICL E X MO DAL ITE S DE RE GLE ME NT X.1. REMISE DE LA FACTURE : Après achèvement des opérations prévues au présent marché, le titulaire remet au pouvoir adjudicateur ou à une autre personne désignée une facture établie en application des prix définis dans l acte d engagement et ses annexes. Si nécessaire, joindre les pièces justificatives, notamment les tarifs et barèmes appliqués. Cette remise est opérée après achèvement des opérations prévues au présent marché. X.2 : DELAIS DE PAIEMENT Par dérogation aux dispositions de l article 11.4 du CCAG/FCS, le paiement s effectue par virement administratif, suivant les règles de la comptabilité publique. Les sommes dues par la préfecture au titulaire lui sont payées dans un délai de trente jours maximum : - d'une part à compter de la date de réception de la facture ; - d'autre part, après exécution complète des prestations, telle qu attestée par le pouvoir adjudicateur, si cette dernière date est postérieure à celle de réception de la demande de paiement. Le défaut de paiement dans le délai prévu fait courir de plein droit, et sans autre formalité des intérêts moratoires au bénéfice du titulaire ou du sous-traitant payé directement, conformément aux dispositions du décret n du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique. X.3 : FACTURATION : La facture afférente au paiement comportera, outre les mentions légales, les indications suivantes : - les nom et adresse du créancier, numéro SIRET, - le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu'il est mentionné sur l'acte d'engagement (joindre un RIB ou RIP), - le numéro du bon de commande CHORUS, - l'objet de la prestation, - le prix en euros hors taxe correspondant, - le montant total toutes taxes comprises des prestations facturées, - le taux et le montant de la T.V.A, - la date de la facture, - la signature du responsable revêtue du cachet de l'entreprise. La facture, en un original et une copie, sera envoyée à l'adresse suivante : DRFIP Provence Alpes Côte d Azur et des Bouches-du-Rhône SFACT - API rue Borde Marseille Cedex 20

9 ART ICL E XI DIS POS IT IO NS DIVE RSE S XI.1. : EXECUTION AUX FRAIS ET RISQUES DU TITULAIRE Conformément à l article 32 du CCAG/FCS, la préfecture se réserve le droit, en cas d'inexécution partielle ou totale du présent contrat, de substituer aux frais et risques du titulaire du présent marché un autre prestataire de services. Par dérogation aux dispositions de l article 32.2, en raison des délais très restreints et impératifs imposés au niveau national pour la réalisation du marché de mise sous pli électorale, ne permettant pas de mettre en place une procédure classique de résiliation sur plusieurs semaines, en cas de défaillance du titulaire du marché, les dispositions suivantes s imposeront aux parties : - en cas de défaillance avérée du titulaire, le préfet le met en demeure par pli remis en mains propres, de lui indiquer si les opérations sont en mesure de redémarrer sous 24 heures ; - si tel n est pas le cas, le préfet notifie au titulaire, par pli remis en mains propres, qu il résilie le marché passé pour une question d intérêt général (non respect des délais prescrits par le code électoral), - le préfet peut alors choisir un autre prestataire et faire exécuter le nouveau marché aux frais et risques du titulaire défaillant. XI.2. : PENALITES DE RETARD Tout pli non réalisé dans les délais fixés par la préfecture et/ou remis aux services postaux du département du Var hors délai prévu au calendrier contractuel, ne sera pas facturé par le titulaire à la préfecture. XI.3 : ASSURANCES Le titulaire du présent marché s'engage à souscrire toutes assurances nécessaires pour couvrir d'une manière suffisante, par une ou plusieurs compagnies notoirement solvables, la responsabilité qu'il pourra encourir soit de son fait, soit à l'occasion des actes de toute nature accomplis dans l'exercice de son activité ou de celle de ses préposés. Pendant toute la durée de la mise sous pli, la société est seule responsable de la sécurité des documents qui lui sont confiés et s engage à remplacer tout pli détérioré, erroné ou perdu. Elle contractera, à cet effet et à ses frais, toutes assurances utiles. En aucun cas, la préfecture du Var ne pourra être incriminée sous quelque forme que ce soit. XI.4. : LITIGES En cas de litige, le droit français est applicable et le tribunal administratif de Toulon est compétent. Dérogations au CCAG/FCS : - article X.2 du CCP qui déroge aux dispositions de l article 11.4 du CCAG/FCS, - article XI.1 du CCP qui déroge aux dispositions de l article 32.2 du CCAG/FCS.