PROGRAMME SOUTIEN AU TRAITEMENT DES ARCHIVES Demande d aide financière

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1 PROGRAMME SOUTIEN AU TRAITEMENT DES ARCHIVES Demande d aide financière Organisme demandeur Veuillez inscrire le nom exact de l organisme, tel que celui-ci est enregistré auprès de l Inspecteur général des institutions financières. Nom : Ville de Brossard N o de téléphone : Adresse : 2001, boulevard de Rome Ville : Brossard Code postal : J4W 3K5 Courriel : Date de fondation : 1958 Date d incorporation : n/a Numéro d entreprise du Québec : Nom du président : n/a Nom de la personne responsable du projet : Sylvie Touchette Présentation de l organisme et de ses principaux mandats : Brossard est une ville de quelques habitants localisée sur la Rive-Sud de Montréal. Son territoire s étend sur une superficie de 58,38 km Elle a été fondée le 14 février 1958 par un projet de loi privé. La Ville de Brossard fut la première ville au Québec à se déclarer officiellement ville multiculturelle, soulignant et reconnaissant ainsi la présence de 41 groupes ethniques sur son territoire. Elle est également considérée comme la première ville à s être dotée d une politique familiale. La ville connaîtra tout au long de son histoire un développement continu, qui se poursuit encore aujourd hui avec le Quartier Dix30. Elle offre à ses citoyens un éventail développé d activités culturelles et communautaires. Quelques deux cents employés permanents et temporaires y travaillent au service des citoyens. Type de projet Veuillez préciser le type de votre projet. Volet 1 Traitement de fonds et de collections Volet 2 Réalisation d études et de recherches en archivistique 1

2 Description du projet Veuillez inscrire le titre du projet et ses objectifs généraux et spécifiques ainsi qu une description du fonds et les données de collation. Titre du projet : Traitement d une partie des fonds d archives des directions du génie et de l urbanisme. Contexte du projet : En 2010, la Ville de Brossard a dû numériser rapidement tous les plans d infrastructure conçus entre 1958 et 2001 lesquels étaient conservés sur microfilms montés sur cartes fenêtres et ce, en raison de l obsolescence de l appareil de lecture et de reproduction. Sauf exceptions, les versions papier de ces plans avaient été éliminées. Par la suite, les plans numériques ont été intégrés, classifiés et indexés dans le système de GED de la Ville. Pour les mêmes raisons, ce procédé doit maintenant être appliqué pour les plans d infrastructure conçus entre 2002 et 2011 ainsi que les contrats qui y sont associés de même que les plans d urbanisme de 2002 à aujourd hui et les permis associés. Objectifs généraux et spécifiques La Ville de Brossard souhaite intégrer, classifier et indexer dans le système de GED, les versions numériques des plans d infrastructure conçus entre 2002 et 2011 ainsi que les contrats qui y sont associés de même que les plans d urbanisme de 2002 à aujourd hui et les permis associés. Toutefois, pour cette dernière catégorie de documents et en raison de contraintes budgétaires, la ville se limitera pour cette première phase, au traitement des dossiers dits «maîtres» c est-à-dire ceux concernant des modèles de plans s appliquant à plusieurs bâtiments et les dossiers concernant d importants édifices commerciaux et industriels. Description du fonds, de la collection, de la ou des séries : Le fonds qui sera traité provient des directions du génie et de l urbanisme et est constitué d une part, de plans d infrastructure et de documents d appel d offre et de contrat associés à ces plans et d autre part, de plans d urbanisme et des documents de permis de construction et d amélioration associés à ces plans. Il s agit de documents à conservation permanente qui font très souvent l objet de demandes d accès à l information de la part de nos citoyens. Nature, quantité et dates extrêmes* des documents : Nature des documents Quantité Dates extrêmes* Documents textuels 100 Dossiers d urbanisme (permis) pièces Documents textuels Appels d offre et contrats de génie 110 pièces Documents cartographiques Plans d infrastructure 420 pièces Documents cartographiques 7000 Plans d urbanisme pièces Documents iconographiques (gravures, photographies) n/a pièces Images en mouvement (films, vidéos) n/a h : min Documents sonores n/a h : min Autres (précisez) * Dates du document le plus ancien et du document le plus récent. 2

3 Note : Les seules archives (documents originaux) qui doivent être comptées sont celles sur lesquelles porte le projet. La documentation, les ouvrages de référence et les copies de documents ne doivent donc pas être inclus dans le calcul des quantités. Portée du projet Veuillez décrire les bénéfices escomptés de votre projet pour la collectivité. Bénéfices escomptés : Amélioration du service de l accès à l information puisque la réalisation du projet permettra aux citoyens de recevoir plus rapidement les documents demandés grâce à une optimisation de la recherche et l envoi des documents par courriel; Préservation de la pérennité des supports d information pour les documents à conservation permanente; Gestion efficiente des fonds publics grâce à la diminution des coûts de recherche, d entreposage des documents et d envoi postaux; Contribution à la préservation de l environnement grâce à l élimination des photocopies de documents et des envois postaux; Calendrier de réalisation du projet Veuillez présenter chacune des activités prévues dans le cadre de ce projet et préciser le nombre de jours ou de semaines nécessaires à leur réalisation. Identification des documents à numériser (7h); Rédaction et signature d une déclaration de numérisation (3.5h); Documentation du processus de numérisation (3.5); Numérisation des documents (ces coûts ne font pas l objet de la présente demande); Analyse documentaire (14h); Préparation des cartes de métadonnées (14h); Transfert des documents numérisés dans le système de GED et indexation (435h); Validation de l opération (28h); Approbation de destruction des documents papiers (7h); Destruction des documents papiers, le cas échéant (ces coûts ne font pas l objet de la présente demande); Rapport de fermeture du projet (7h). Environ 520 heures de travail relié au traitement archivistique des documents. 3

4 Prévisions budgétaires détaillées A- Coût du projet Frais en ressources humaines Archiviste : $ (84h X $35.31) Technicien : $ (435h X $29.89) Secrétaire : N/A Total $ Frais en ressources matérielles Matériel de conservation : N/A Autres : Numérisation : $ (7630 pièces X $4.00) Total $ B- Sources de financement autres que Bibliothèque et Archives nationales du Québec (Les organismes publics doivent s engager à couvrir au moins 50 % des coûts.) Organisme demandeur : $ $ en frais de main-d oeuvre $ en frais de numérisation Autres organismes : $ $ $ Total A (coût du projet) $ Total B (autres sources de financement) $ Solde (A B) $ C- Montant de l aide financière demandée Total C $ Responsable du projet Veuillez indiquer les renseignements demandés à propos de la personne qui a accepté de porter la responsabilité scientifique et technique du projet et qui assure la réalisation des étapes prévues au calendrier. Nom : Touchette Prénom : Sylvie Fonction : Analyste, gestion des documents et des archives Dernier diplôme obtenu : Secondaire Collégial Universitaire Spécialisation principale : Archivistique et gestion de l information numérique 4

5 Veuillez indiquer l expérience de travail la plus pertinente reliée à l archivistique ou à la recherche historique. (Veuillez joindre un curriculum vitæ si vous le jugez nécessaire.) Nom de l organisme : Ville de Brossard Titre du poste : Analyste, gestion des documents et des archives Description des principales responsabilités : Voir curriculum vitae Adresse : 2001, boulevard de Rome Du : Août 2011 Au : Temps plein : Oui Non Travail rémunéré : Oui Non Documents annexés Résolution désignant les signataires (celle-ci sera remise le 18 octobre) Résolution ou lettre du propriétaire ou du gardien des documents autorisant la réalisation d un instrument de recherche et garantissant l accessibilité aux chercheurs. La Ville de Brossard est propriétaire des documents. Nom du signataire autorisé Titre Greffière, chef de services greffe et archives Diane Lebrun Signature : Date : Notes importantes : 1. Les renseignements nominatifs fournis à l appui de cette demande seront traités de façon confidentielle. 2. Cette demande doit être mise à la poste avant minuit le 14 octobre 2011, le cachet de la poste en faisant foi. 5

6 Veuillez faire parvenir ce formulaire dûment rempli au centre d archives de Bibliothèque et Archives nationales du Québec de votre région. Bas-Saint-Laurent et Gaspésie Îles-de-la-Madeleine 337, rue Moreault Rimouski (Québec) G5L 1P4 À l attention de Donald O Farrell , poste 6316 Saguenay Lac-Saint-Jean 930, rue Jacques-Cartier Est Bureau C-103, 1 er étage Saguenay (Québec) G7H 7K9 À l attention d Audrey Bouchard , poste 6314 Capitale-Nationale Pavillon Louis-Jacques-Casault Campus de l Université Laval 1055, avenue du Séminaire C. P , succ. Sainte-Foy Québec (Québec) G1V 4N1 À l attention de Marie-France Mignault , poste 6435 Chaudière-Appalaches Pavillon Louis-Jacques-Casault Campus de l Université Laval 1055, avenue du Séminaire C. P , succ. Sainte-Foy Québec (Québec) G1V 4N1 À l attention d Éric Turcotte , poste 6477 Mauricie et Centre-du-Québec 225, rue des Forges, bureau 208 Trois-Rivières (Québec) G9A 2G7 À l attention de Sophie Morel , poste 6336 Estrie 225, rue Frontenac, bureau 401 Sherbrooke (Québec) J1H 1K1 À l attention de Julie Roy , poste 6331 Montréal, Laval, Lanaudière, Laurentides et Montérégie 535, avenue Viger Est Montréal (Québec) H2L 2P3 Montréal, Laval, Laurentides À l attention de Daniel Ducharme , poste 6232 Lanaudière et Montérégie À l attention de Cédric Champagne , poste 6225 Outaouais 855, boulevard de la Gappe Gatineau (Québec) J8T 8H9 À l attention de Nathalie Gélinas , poste 6341 Abitibi-Témiscamingue et Nord-du-Québec 27, rue du Terminus Ouest Rouyn-Noranda (Québec) J9X 2P3 À l attention de Sébastien Tessier , poste 6301 Côte-Nord 700, boulevard Laure, bureau 190 Sept-Îles (Québec) G4R 1Y1 À l attention de Danielle Saucier , poste 6315 Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la brochure du programme Soutien au traitement des archives de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, disponible à l adresse suivante : 6