POLITIQUE SUR L ACCÈS AUX DOCUMENTS ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE L ORDRE DES ARCHITECTES DU QUÉBEC

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1 POLITIQUE SUR L ACCÈS AUX DOCUMENTS ET LA PROTECTION DES PERSONNELS DE L ORDRE DES ARCHITECTES DU QUÉBEC ADOPTÉ PAR LE COMITÉ EXÉCUTIF LE 28 AOÛT 2014

2 Table des matières 3 1. Introduction 3 2. Champs d application 2.1 Personnes visées 2.2 Responsable de l accès à l information 4 3. Accès à l information 3.1 Renseignements figurant dans le tableau de l Ordre des architectes du Québec ou renseignements figurant dans le répertoire et concernant toute personne qui n est plus inscrite au tableau de l Ordre des architectes du Québec 3.2 Renseignements concernant les stagiaires en architecture 3.3 Renseignements concernant les autorisations spéciales d exercer la profession 3.4 Renseignements concernant les dirigeants, les administrateurs, les membres de comités et le personnel de l Ordre des architectes du Québec 3.5 Renseignements concernant la limitation d exercice, la suspension de permis ou la radiation provisoire du tableau 3.6 Renseignements concernant l existence d une plainte disciplinaire 3.7 Renseignements concernant le conseil de discipline 3.8 Renseignements concernant le rôle d audience du conseil de discipline 3.9 Dossiers du conseil de discipline 3.10 Décisions du conseil de discipline 3.11 Renseignements sur les lois et règlements 3.12 Politiques et procédures relatives au contrôle de l exercice de la profession 3.13 Plan de classification 3.14 Autres renseignements et documents accessibles 7 4. Frais exigibles 8 5. Protection des renseignements personnels 9 Annexe I Inventaire des dossiers contenant des renseignements personnels 2

3 1. Introduction La présente politique est adoptée dans le cadre de l application de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et du Code des professions. La présente politique prévoit des mesures favorisant et facilitant l accès à l information tout en assurant la protection des renseignements personnels. Elle rappelle ou détermine les types de renseignements ou de documents ayant un caractère public ou étant accessibles à toute personne et pouvant être communiqués sans restrictions. 2. Champs d application 2.1 Personnes visées La présente politique a valeur de directive interne et elle s applique à toutes les unités administratives de l Ordre des architectes du Québec («l Ordre»). Elle complète et renforce la Politique de gestion documentaire de l Ordre des architectes du Québec. Sauf indication contraire, la présente politique s applique à tous les intervenants de l Ordre, qu il s agisse de dirigeants, d administrateurs, d employés, ou de mandataires agissant pour le compte de l Ordre en vertu de contrats de service, de contrats d entreprise ou autrement (sous-traitant, comptable, avocat, etc.). 2.2 Responsable de l accès à l information Le responsable de l accès à l information veille à l application de la présente politique. Le nom et les coordonnées de ce responsable sont diffusés sur le site Web de l Ordre (www.oaq.com). 3

4 3. Accès à l information L Ordre rend accessibles les documents qu il détient. Il assure cette accessibilité en conformité avec les procédures prévues dans la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et dans le Code des professions. Les renseignements accessibles sont décrits dans les sections 3.1 à Renseignements figurant dans le tableau de l Ordre des architectes du Québec ou renseignements figurant dans le répertoire et concernant toute personne n étant plus inscrite au tableau de l Ordre des architectes du Québec Nom et prénom(s) du membre Numéro de membre Mention du sexe Nom du bureau ou de l employeur du membre Adresse et numéro de téléphone du domicile professionnel du membre Renseignements sur les lieux autres que le domicile professionnel où le membre exerce sa profession Secteur de pratique principal du membre Année de la première inscription au tableau et celle de toute inscription ultérieure Mention de tout certificat, tout permis, toute immatriculation délivrés au membre par l OAQ et date de délivrance Mention d une radiation ou de la limitation ou de la suspension du droit d exercice ou de la révocation du permis dans les situations suivantes : décision disciplinaire, criminelle ou pénale, au Québec ou ailleurs; examen médical; stage ou cours de perfectionnement sur recommandation du conseil de discipline, du comité d inspection professionnelle ou en cas de réinscription; autres situations telles que non-paiement de cotisation ou non-conformité au règlement sur l assurance responsabilité. Nom du cessionnaire des dossiers d un membre ayant cessé ses activités 4

5 3.2 Renseignements concernant les stagiaires en architecture Nom et prénom(s) du stagiaire Mention du sexe Renseignements sur le lieu où le stagiaire exerce ses activités professionnelles Activités professionnelles que le stagiaire est autorisé à exercer Dates de début et de fin de l exercice des activités professionnelles 3.3 Renseignements concernant les autorisations spéciales d exercer la profession Activités autorisées et période d autorisation, même après la fin de la période 3.4 Renseignements concernant les dirigeants, les administrateurs, les membres de comités et le personnel de l Ordre des architectes du Québec Noms, titres et fonctions du président, du vice-président, du secrétaire, du syndic, des syndics adjoints, du secrétaire du conseil de discipline et des membres du personnel de l Ordre des architectes du Québec Noms, titres et fonctions des administrateurs du conseil d administration Noms, titres et fonctions des membres du comité exécutif, du conseil de discipline, du comité d inspection professionnelle, du comité de révision et de la personne responsable de l inspection professionnelle Noms des scrutateurs désignés par le conseil d administration Noms, titres et fonctions des conciliateurs et arbitres des comptes Nom, titre et fonctions du représentant de l Ordre au Conseil interprofessionnel du Québec, ainsi que de tout autre organisme, conseil, ou comité auquel l Ordre assigne un représentant. 3.5 Renseignements concernant la limitation du droit d exercice, la suspension de permis ou la radiation provisoire du tableau Renseignements contenus au dispositif de la résolution de radier un membre du tableau de l Ordre ou de limiter ou de suspendre son droit d exercer la profession (à l exception des renseignements de nature médicale ou concernant un tiers qu il pourrait contenir, par exemple, la nature de la limitation, les dates de début et de fin, etc.) ou avis inséré dans une publication concernant un architecte qui est radié du tableau ou dont le droit d exercice est limité ou suspendu et avis de la décision définitive du conseil d administration ou du Tribunal des professions entraînant ladite radiation, limitation ou suspension et, le cas échéant, avis d une décision du tribunal rectifiant ou révisant une telle décision (ce dernier avis comprenant le nom de l architecte, le lieu de son domicile professionnel, ainsi que la date et un sommaire de la décision) Nom d un gardien provisoire et description de son mandat 5

6 3.6 Renseignements concernant l existence d une plainte disciplinaire Nom du membre visé et objet de la plainte dûment déposée auprès du secrétaire du conseil de discipline dès sa signification à l architecte 3.7 Renseignements concernant le conseil de discipline Noms et professions des membres du conseil de discipline 3.8 Renseignements concernant le rôle d audience du conseil de discipline Liste des prochaines audiences du conseil de discipline Objet de la plainte, nom des parties, ainsi que lieu, date et heure de l audience 3.9 Dossiers du conseil de discipline Tout dossier disciplinaire est public, une fois la première audience tenue, sauf pour les audiences tenues avant le 1 er août 1988, sous réserve de toute ordonnance à l effet contraire rendue par le conseil de discipline ou le Tribunal des professions en vertu des articles 142 ou 173 du Code des professions Nom d un membre visé par une plainte et son objet, à compter de sa signification par le secrétaire du conseil de discipline 3.10 Décisions du conseil de discipline Toutes les décisions du conseil de discipline, que le membre concerné soit déclaré coupable ou non d une infraction Le cas échéant, le contenu de la sanction, à savoir : réprimande, radiation temporaire ou permanente, amende, obligation de remise d argent, obligation au regard d un renseignement ou d un document, révocation de permis ou de certificat de spécialiste, limitation ou suspension du droit d exercice Renseignements accessibles sur le site Web de l Ordre des architectes du Québec 3.11 Renseignements sur les lois et règlements Tout règlement ou disposition de loi en vigueur Tout projet de loi modifiant le Code des professions et, le cas échéant, modifiant la Loi sur les architectes présenté à l Assemblée nationale du Québec Tout projet de règlement publié dans la Gazette officielle du Québec Renseignements accessibles sur le site Web de l Office des professions du Québec, sur le site Web du ministère de la Justice ou sur le site Web de l Ordre des architectes du Québec 6

7 3.12 Politiques et procédures relatives au contrôle de l exercice de la profession Objectifs généraux et spécifiques de l examen d admission Renseignements accessibles sur le site Web de l Ordre des architectes du Québec 3.13 Plan de classification Renseignements accessibles sur le site Web de l Ordre des architectes du Québec 3.14 Autres renseignements et documents accessibles Mémoires Prises de position Rapports annuels de l Ordre et du Fonds de l assurance responsabilité professionnelle de l Ordre des architectes du Québec Communiqués de presse Guides, lignes directrices relatifs à l exercice de la profession Procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du conseil d administration et du comité exécutif Publications Renseignements accessibles sur le site Web de l Ordre des architectes du Québec 4. Frais exigibles L Ordre peut exiger des frais n excédant pas ceux qui sont prévus dans la dernière mise à jour du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels. Lorsque le droit d accès est reconnu, il y a exemption de paiement des frais jusqu à concurrence de 10 $. Les documents en vente continueront d être vendus au prix fixé. 7

8 5. Protection des renseignements personnels L Ordre traite confidentiellement tous les renseignements personnels qu il détient, que ce soit sur son personnel, sur ses partenaires, sur ses membres ou sur toute autre personne. À cette fin, il met en place les mesures nécessaires pour protéger la confidentialité de ces renseignements à chaque étape de la gestion de l information, à savoir : la collecte, la détention, l utilisation et la communication de renseignements personnels, ainsi que l accès des personnes visées aux renseignements personnels les concernant. L Ordre veille à ce que les renseignements personnels qu il détient soient exacts et à jour. Il ne les conserve que le temps nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et en vertu des règles de conservation figurant dans le calendrier de conservation de l Ordre 1. Des règles strictes de sécurité en assurent la protection au cours de leur manipulation et de leur destruction. Les renseignements périmés, c est-à-dire ne servant plus les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sont détruits, à moins que le calendrier de conservation de l Ordre ne prévoie leur versement au fonds d archives de l Ordre. De plus, cette destruction est effectuée de manière sécuritaire de façon à protéger la confidentialité des renseignements contenus dans les documents. L Ordre ne transmet les renseignements personnels détenus qu avec le consentement de la personne visée ou, en l absence de ce consentement, lorsque la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels le permet. À l occasion de cette communication, l Ordre s assure que le caractère confidentiel des renseignements est protégé par l utilisation de moyens de transmission sécuritaires. À cet effet, l Ordre requiert le consentement écrit de la personne concernée lorsqu il procède à la transmission de renseignements personnels. Toute communication de renseignements personnels effectuée sans le consentement de la personne visée est soumise au préalable au responsable de l accès à l information pour validation, évaluation de sa conformité à la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et inscription au registre de communication des renseignements personnels de l Ordre. L Ordre s assure que la personne qui en fait la demande est informée de l existence, dans l une de ses bases de données ou dans une de ses catégories de dossiers, d un renseignement personnel la concernant, que ce renseignement lui est communiqué si elle le désire et qu elle peut, le cas échéant, demander une rectification, sous réserve des dispositions prévues à la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. 1 La durée de conservation des documents contenant des renseignements personnels est déterminée par le calendrier de conservation de l Ordre. 8

9 Annexe I INVENTAIRE DES DOSSIERS CONTENANT DES PERSONNELS 10 Tableau 1 DOSSIERS D EMPLOYÉS 11 Tableau 2 DOSSIERS DE RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL 12 Tableau 3 DOSSIERS DE STAGIAIRES 13 Tableau 4 DOSSIERS DE MEMBRES 14 Tableau 5 SYSTÈME DE GESTION DES MEMBRES ET DES CONTACTS (BASE DE DONNÉES SAGEMEC) 15 Tableau 6 DOSSIERS D INSPECTION 16 Tableau 7 DOSSIERS D ENQUÊTE DU SYNDIC, PLAINTE ET RÉVISION/ CONCILIATION ET ARBITRAGE DES COMPTES 17 Tableau 8 DOSSIERS RELATIFS À L EXERCICE ILLÉGAL 9

10 Tableau 1 DOSSIERS D EMPLOYÉS FINALITÉ Gestion interne de l Ordre : dotation en personnel, gestion des avantages sociaux, formation et évaluations Supports physiques utilisés : papier, fichiers numériques MODE DE GESTION Durée générale de conservation des renseignements : 20 ans après la cessation d emploi PROVENANCE DES PERSONNES CONCERNÉES PAR LES PERSONNES QUI ONT ACCÈS AUX MESURES DE SÉCURITÉ Personne ou organisme extérieur ayant accès aux fichiers à des fins de traitement : aucun Renseignements divulgués par l employé concerné Le personnel de l Ordre La direction de l Ordre Contrôle physique des locaux 10

11 Tableau 2 DOSSIERS DE RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL FINALITÉ Gestion interne de l Ordre : gestion de la rémunération des employés Supports physiques utilisés : papier, fichiers numériques MODE DE GESTION Durée générale de conservation des renseignements : conservation permanente PROVENANCE DES PERSONNES CONCERNÉES PAR LES PERSONNES QUI ONT ACCÈS AUX MESURES DE SÉCURITÉ Personne ou organisme extérieur ayant accès aux fichiers à des fins de traitement : aucun Renseignements divulgués par le membre du personnel concerné ou la gestionnaire administrative Le personnel de l Ordre La direction de l Ordre Contrôle physique des locaux et système de gestion intégré des documents IntelliGID (contrôle d accès aux fichiers) 11

12 Tableau 3 DOSSIERS DE STAGIAIRES FINALITÉ Contrôler l accès à la profession d architecte (protection du public) : gestion du dossier de stagiaire et étude de la demande de permis d exercice et d inscription au tableau de l Ordre Supports physiques utilisés : papier, fichiers numériques MODE DE GESTION PROVENANCE DES PERSONNES CONCERNÉES PAR LES PERSONNES QUI ONT ACCÈS AUX MESURES DE SÉCURITÉ Durée générale de conservation des renseignements : jusqu au décès ou au 100 e anniversaire pour les candidats admis à l Ordre; 10 ans pour les candidats non admis Personne ou organisme extérieur ayant accès aux fichiers à des fins de traitement : aucun Renseignements divulgués par le stagiaire concerné Le stagiaire Des membres du personnel de l Ordre (plus spécifiquement les employés de l admission et le syndic) et les membres du comité d admission Contrôle physique des locaux et système de gestion intégré des documents IntelliGID (contrôle d accès aux fichiers) 12

13 Tableau 4 DOSSIERS DE MEMBRES FINALITÉ Contrôler l accès à la profession d architecte (protection du public) : gestion du dossier de membre Supports physiques utilisés : papier, fichiers numériques MODE DE GESTION Durée générale de conservation des renseignements : jusqu au décès ou au 100 e anniversaire du membre PROVENANCE DES PERSONNES CONCERNÉES PAR LES PERSONNES QUI ONT ACCÈS AUX MESURES DE SÉCURITÉ Personne ou organisme extérieur ayant accès aux fichiers à des fins de traitement : aucun Renseignements divulgués par le membre concerné Le membre Le personnel de l Ordre (plus spécifiquement les employés de l admission et le syndic) et les membres du comité d admission Contrôle physique des locaux et système de gestion intégré des documents IntelliGID (contrôle d accès aux fichiers) 13

14 Tableau 5 SYSTÈME DE GESTION DES MEMBRES ET DES CONTACTS (BASE DE DONNÉES SAGEMEC) FINALITÉ Gestion interne de l Ordre : validation d identité, gestion des activités de l Ordre relatives aux membres, aux stagiaires ou autres contacts Supports physiques utilisés : banque de données MODE DE GESTION Durée générale de conservation des renseignements : conservation permanente (les données font l objet de mises à jour) PROVENANCE DES PERSONNES CONCERNÉES PAR LES PERSONNES QUI ONT ACCÈS AUX MESURES DE SÉCURITÉ Personne ou organisme extérieur ayant accès aux fichiers à des fins de traitement : aucun Renseignements divulgués par la personne concernée Les membres, les stagiaires ou autres personnes (collaborateurs, consultants, etc.) Le personnel de l Ordre Contrôle d accès au SAGEMEC 14

15 Tableau 6 DOSSIERS D INSPECTION FINALITÉ Contrôler l accès à la profession d architecte (protection du public) : gestion du dossier d inspection du membre Supports physiques utilisés : fichiers numériques MODE DE GESTION Durée générale de conservation des renseignements : jusqu au décès ou au 100 e anniversaire du membre PROVENANCE DES PERSONNES CONCERNÉES PAR LES PERSONNES QUI ONT ACCÈS AUX MESURES DE SÉCURITÉ Personne ou organisme extérieur ayant accès aux fichiers à des fins de traitement : aucun Renseignements divulgués par la personne concernée ainsi que par l inspecteur Le membre soumis à l inspection Le personnel de l Ordre (plus spécifiquement les employés de l inspection professionnelle), le comité d inspection professionnelle et les inspecteurs Système de gestion intégré des documents IntelliGID (contrôle d accès aux fichiers) 15

16 Tableau 7 DOSSIERS D ENQUÊTE DU SYNDIC, PLAINTE ET RÉVISION/ CONCILIATION ET ARBITRAGE DES COMPTES FINALITÉ Contrôler l accès à la profession d architecte (protection du public) : gestion des enquêtes relatives à des membres en vue de l application de la loi Supports physiques utilisés : papier, fichiers numériques MODE DE GESTION Durée générale de conservation des renseignements : 10 ans après la fermeture du dossier PROVENANCE DES PERSONNES CONCERNÉES PAR LES PERSONNES QUI ONT ACCÈS AUX MESURES DE SÉCURITÉ Personne ou organisme extérieur ayant accès aux fichiers à des fins de traitement : aucun Personnes concernées : le plaignant, le membre soumis à l enquête, le personnel de l Ordre (syndic), le conseil de discipline, le comité de révision, le conseil d arbitrage Le membre soumis à l enquête, le client ou le plaignant Le personnel du syndic et les personnes autorisées par la direction générale Contrôle physique des locaux et système de gestion intégré des documents IntelliGID (contrôle d accès aux fichiers) 16

17 Tableau 8 DOSSIERS RELATIFS À L EXERCICE ILLÉGAL FINALITÉ Contrôler l accès à la profession d architecte (protection du public) : gestion des plaintes liées à l exercice illégal de la profession, en vue de l application de la loi Supports physiques utilisés : papier, fichiers numériques MODE DE GESTION Durée générale de conservation des renseignements : 30 ans après la fermeture du dossier PROVENANCE DES PERSONNES CONCERNÉES PAR LES PERSONNES QUI ONT ACCÈS AUX MESURES DE SÉCURITÉ Personne ou organisme extérieur ayant accès aux fichiers à des fins de traitement : Cour du Québec Personnes concernées (client, concepteur, entrepreneur, propriétaire ou autres), le personnel de l Ordre (enquêteur), la Cour du Québec Le membre faisant l objet du signalement et le plaignant L enquêteur de l Ordre et la Cour du Québec Contrôle physique des locaux et système de gestion intégré des documents IntelliGID (contrôle d accès aux fichiers) 17

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