Procédure Service Financier

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1 1. Objet & Finalité L objet de cette procédure du est de décrire l organisation des activités permettant de garantir le suivi des états comptables et financiers. Sa finalité du processus est d assurer le suivi de l exécution budgétaire et assurer la gestion financière de l école. 2. Domaine d application Cette procédure s applique pour toutes les activités liées à la mission de formation proposée dans les départements de formation de l école. 3. Suivi version Version Modifications Commentaires v1.1 Version initiale v1.2 Mise en place de l outil SIFAC Mise en place du service Facturier aux services communs de l INPT 4. Responsable Auteur Vérification Nom Géraldine ALKAN Responsable service financier Pascal TANNOU Responsable Administratif et Financier Date 16/10/ /10/2011 Date Signature Validation Alain AYACHE Directeur de l INP-ENSEEIHT Le pilote de processus est le Responsable Administratif 5. Liste de diffusion Direction, Départements, service administratifs et tous les acteurs de l école 6. Principaux documents associes Les documents ci dessous à leur dernière édition sont appelés en documents applicables ou de référence : Titre Formulaire de demande d achat Marchés publics passés par l INPT. Règlementation des frais de déplacement Demande d autorisation d absence à l étranger Procédures SIFAC liens INP-Toulouse Lieu / Archivage _en_cours.html 1 / 6

2 SOMMAIRE 1 MISSION ET ORGANISATIONDU SERVICE FINANCIER GESTION DU BUDGET Notification des crédits Etablir le budget primitif (BP) et décision budgétaire modificative (DBM) hors DBM report Etablir la DBM des reports (DBM 1) Saisie du B.P. et des DBM Suivi du Budget GESTION DES RECETTES GESTION DES DEPENSES Demande d achat Bon de commande Inventaire comptable Valorisation et Facturation Archivage PRESTATIONS INTERNES MISSION - GESTION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS GESTION DES IMMOBILISATIONS / 6

3 1 MISSION ET ORGANISATIONDU SERVICE FINANCIER Le service financier a pour mission - Suivi de l exécution budgétaire - Assurer la gestion financière de l école La structure du service est représentée par les responsabilités suivantes - Responsable du service - Gestionnaires 2 GESTION DU BUDGET L INP envoie la lettre de cadrage à la Direction qui la transmet au responsable du service financier. - les consignes pour l établissement du budget de l année suivante. - Les calendriers financiers de l année (BP, BDM, ) L INP établit un calendrier budgétaire, fin Juin, pour toute l année universitaire suivante permet de définir la date d envoi de la circulaire DBM (Budget Primitif ou DBM), qui est envoyée aux Directeurs des composantes et responsable financier un mois avant la date de la DBM. Le service financier prépare le budget et ses annexes : - prévisions de dépenses - Objectifs de recettes - Plafond d emploi - Budget par nature et par gestion La répartition des crédits de Dotation, Pédagogie, maintenance et sécurité est discutée en «CODIR INP». Un tableau de répartition des subventions est établi par le Directeur Général des Services qui synthétise et valide les dotations annuelles. 2.1 Notification des crédits Le prévisionnel des ressources propres du budget de l ENSEEIHT est élaboré avec le responsable administratif et du service Financier, la direction le valide. La direction définit les montants attribués pour l année à chaque service. Le service financier élabore des situations par départements et services en fonction des années précédentes, pour construire les fiche BP ou DBM. Le service financier prend en compte les recettes propres des différents services. 2.2 Etablir le budget primitif (BP) et décision budgétaire modificative (DBM) hors DBM report Le responsable synthétise l ensemble des données dans un fichier excel «Budget LOLF» et annexes qu il envoie au Service des Affaires Générales et du Pilotage (SAGP) (validation de la cohérence), pour intégration dans SIFAC. 2.3 Etablir la DBM des reports (DBM 1) Le responsable du Service financier établit le bilan de l année N-1 des recettes et dépenses réelles par centre financier afin de déterminer le solde à reporter sur l année N. L équipe du établit les fiches DBM. Le responsable du service financier vérifie l exactitude des chiffres et synthétise l ensemble des données dans un fichier excel «Budget LOLF» qui permet de préparer la saisie dans SIFAC et établit une annexe «Objectifs Recettes» Le responsable envoie les pièces justificatives au SAGP, au Directeur Général des Services et à l Agent Comptable de l INP. 3 / 6

4 2.4 Saisie du B.P. et des DBM Le SAGP renvoie le fichier de pré-saisie du budget au responsable du service Financier pour contrôle Le responsable du service financier saisit dans SIFAC (transaction FMBB) au niveau 4 lors d une réunion de l ensemble des responsables des services financiers des composantes et le SAGP. Le responsable du service financier présente le BP ou la DBM au Conseil d école, pour approbation. Le SAGP envoie un message, après le vote du Conseil d Administration de l INP, aux gestionnaires pour les avertir de la validation du BP ou de la DBM, ainsi qu aux différents gestionnaires (utilisateurs SIFAC). 2.5 Suivi du Budget Le SAGP prépare mensuellement un état de l exécution du budget aux directeurs des composantes, aux responsables administratif et financier et aux responsables financiers. 3 GESTION DES RECETTES Toutes les opérations Recettes et Prestations Internes se font au service financier de l ENSEEIHT. Le service financier saisit un document de vente dans le logiciel comptable SIFAC et génère une facture de vente dans les cas suivants : - Frais d inscription des étudiants - Taxe apprentissage - Délégation d enseignant dans les autres établissements - Location de salles et locaux La subvention état est directement notifiée par le SAGP dans SIFAC Dans le cas de convention de prestation de formation, le service financier collecte les informations nécessaires à l établissement de la facture de recette (nom du client, libellé, montant). Pour la location de salle ou autres prestation sur l école, l ENSEEIHT et l Intervenant signent une convention. L entreprise fournit un bon de commande et une fois la prestation accomplie le service financier établit la facture. Le service financier réalise les factures de vente dans SIFAC. - Edite la facture avec toutes les informations internes et la faire signer par l ordonnateur - Fournit la facture et les pièces justificatives à l Agence comptable pour envoi de la facture au client - Archive les copies des factures. Le service financier suit les opérations de recette dans SIFAC Les contentieux sont suivis par l Agence comptable 4 / 6

5 4 GESTION DES DEPENSES 4.1 Demande d achat Le service financier reçoit une demande d achat validée par le responsable du service, celle-ci est répartie selon les Centres de coût. Un formulaire de demande d achat est utilisé pour les achats. Si marché : l ENSEEIHT est tenue de respecter les procédures des marchés publics passés par l INPT. 4.2 Bon de commande La personne responsable du bon de commande au service financier (SIFAC), saisie des informations (code nomenclature, fournisseur, libellé de commande, tarif, quantité, choix de TVA, choix du crédit, code LOLF, imputation, adresse livraison, validation, ). Le bon de commande est signé par l ordonnateur ou ses délégués et transmis au fournisseur. Le bon de commande est conservé au service financier. 4.3 Inventaire comptable Le suivi de l inventaire est réalisé, dans SIFAC, dès l achat d un matériel suivant un seuil (notifié par l Agence comptable) - Inférieur, est traité en tant que fonctionnement (masse 10) - Supérieur, est traité en tant qu investissement (masse 20) Lors de l établissement de la commande, en fonction du seuil, le gestionnaire établit une commande d immobilisation (SIFAC) et génère la fiche d inventaire et un numéro d inventaire 4.4 Valorisation et Facturation Dans le cas du «Service fait» (prestation exécutée), le service financier constate la bonne exécution de la prestation, avec le Bon de livraison, ou aval du destinataire du colis et valorise le service fait (SIFAC). Dans le cas d un bon de commande, non valorisée au bout d une quinzaine de jours, le service financier contacte la personne à l origine de la commande, pour s informer sur le suivi de la livraison. Le fournisseur envoie la facture au service facturier de l Agence Comptable (n de commande) L Agence comptable assure le rapprochement entre la facture et le bon de commande et service réalisé. L Agence comptable exécute le paiement, et édite de la liste des pièces à payer avec les factures associées, pour paiement à la TG 4.5 Archivage Le service financier conserve un exemplaire du bon de livraison et du bon de commande dans le service jusqu au jugement du compte financier par la cour des comptes. 5 / 6

6 5 PRESTATIONS INTERNES Procédure INP-Toulouse en cours de validation : Manuel utilisateur : SIFAC_MUT_PRI_PRESTAS_INTERNES_AUTOMATISEES v1.5 Acheteur : Déclenche une commande d achat Vendeur : Reçoit la commande d achat, la transforme en commande de vente 6 MISSION - GESTION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS Missions Au préalable, si le déplacement se fait en avion ou en train, la gestionnaire se rapproche de l agence de voyage avec qui est passé le «Marché» pour obtenir une proposition d horaires et de tarifs qu elle soumet au missionnaire et valide la réservation par un bon de commande (SIFAC). Au vu de ces informations, elle établit l ordre de mission qu elle fait signer au missionnaire et au responsable du laboratoire ou du département (ordonnateur) Le gestionnaire établit dans SIFAC un Ordre de mission. Le règlement de la facture de l agence de voyage est traité comme une dépense ( 4.4). Au retour de la mission, le gestionnaire établit un état de frais au vu des pièces justificatives que lui a ramené le missionnaire : titres de transports, factures d hôtel Les pièces originales sont conservées au service financier de l école, afin de pouvoir justifier des frais remboursés. Particularité : Mission à l Etranger Au plus tard 3 semaines avant le départ, le gestionnaire fait remplir en double exemplaire une demande d autorisation d absence à l Etranger qui, après signature du Directeur de l Ecole, est adressée à la GRH de l INP, à destination du Ministère des affaires étrangères. Cette autorisation doit être établie quel que soit le type de remboursement des frais et l organisme qui rembourse. 7 GESTION DES IMMOBILISATIONS L Agence comptable assure la sortie des biens immobilisés et la localisation des immobilisations restantes afin de les injecter dans SIFAC. A partir d une extraction par composante, le service financier et les responsables des services mettent à jour les biens restants et les localisent selon une cartographie définie (Excel), une fois par an. - Soit le bien est noté «sorti» - soit le bien est noté «en fonction» Les biens dont la date d amortissement est passée et sont en présents dans les locaux demeurent dans les fichiers des immobilisations. Le service financier réalise un procès verbal des biens obsolètes (hors d usage) dont la date d amortissement est passée, à l intention du service des domaines. Le service des Domaine donne l autorisation de destruction du matériel, l école charge une société agrée de la destruction du matériel qui fournit l attestation destinée aux services des Domaines. Pour une vente, l école met à disposition de l acheteur le matériel, procède à la vente et la justifie auprès des services des Domaines. 6 / 6

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