POUR ACCEDER A VOTRE COMPTE TALENTSOFT

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1 TalentSoft est accessible en 4 langues : Anglais, Espagnol, Français et Polonais. Lors de la première connexion, la langue de l interface s affiche en fonction de la langue du navigateur utilisé pour se connecter. POUR ACCEDER A VOTRE COMPTE TALENTSOFT 1. Collez le lien https://psb.talent-soft.com dans votre navigateur. La page suivante apparait : 2. Connectez-vous à votre compte grâce à votre nom d utilisateur et votre mot de passe Nom d utilisateur = reçu par courrier ou via Mot de passe = vous l avez reçu par courrier ou via Note Il vous sera demandé de modifier votre mot de passe lors de votre première connexion En cliquant sur se connecter vous accédez à la page d accueil de votre espace For internal use only Page 1

2 NAVIGUER DANS VOTRE ESPACE 1. PAGE D ACCUEIL MULTIFONCTION Cette page comporte dans un premier temps des widgets qui sont amenés à changer selon le choix de visualisation «Mon espace» affiche les widgets et informations vous concernant directement Mes actualités : liste des actualités Mes liens : possibilité d ajouter des liens que vous trouvez utiles, afin de les avoir en permanence sur votre page Mes statistiques : visualisation de la progression de vos actions de saisie (entretiens) dans une campagne Mes actions : permet de saisir les entretiens ; chaque entretien ou action que vous devez mener apparaît dans ce widget et il suffit de cliquer dessus. Mes formulaires : permet d accéder à ses entretiens passés. For internal use only Page 2

3 1.2. Visualisations «Mes N-1», «Mon équipe» ou «Mon périmètre» «Mes N-1» affiche les widgets et informations concernant vos N-1 «Mon équipe» et «Mon périmètre» affichent les widgets et informations concernant tous vos N-X ou les salariés de votre périmètre RH Leurs statistiques : permet de voir les statistiques de saisie d entretiens de vos N-X / des salariés de votre périmètre RH Leurs formulaires : permet de voir les formulaires des entretiens passés de vos N-X / des salariés de votre périmètre RH For internal use only Page 3

4 2. «MON TALENTSOFT» «Mon TalentSoft» donne accès à 4 modules 2.1. MON ESPACE Mon profil : vos informations personnelles liées à votre compte Mes formulaires : vos entretiens passés. Objectifs : vos objectifs passés (Closed) et présents (Active), cliquez sur les objectifs pour en voir les détails Mes documents : vos documents, que vous pouvez ajouter sur votre espace (à l aide du «+») Souhaits de formation : suivi de vos souhaits de formation définis lors de l EDP avec leur état («en attente de validation», «validé», «refusé» etc ) Suivi de mes inscriptions : suivi des inscriptions aux formations validées («en attente», «inscrit» etc ) Souhaits de mobilité : suivi de vos souhaits de mobilité définis lors de l EDP 2.2. MON EQUIPE Mon équipe : organigramme affichant vos N-X et leurs informations Profil collaborateur : recherche d un collaborateur pour visualisation de ses entretiens, documents etc Informations détaillées dans la procédure 05 «TalentSoft-Retrouver les entretiens-objectifs de ses salariés» For internal use only Page 4

5 Mes requêtes : permet de créer des requêtes et de les enregistrer. Informations détaillées dans la procédure sur les recherches avancées et les requêtes REFERENTIEL RH Catalogue de formation : visualisation des actions de formation disponibles sur le catalogue de formation Référentiel emplois : visualisation du référentiel métier/compétences de PSB INDUSTRIES Il se présente est sous forme de tuiles cliquables, qui représentent les familles de métier, les métiers, puis les emplois de référence. Les fiches emploi de référence peuvent être ouvertes en cliquant sur «Ouvrir la fiche». For internal use only Page 5

6 3. MODULE : «EVALUATION» Le module évaluation vous permet : d accéder aux entretiens que vous avez à effectuer de gérer les validations de visualiser les campagnes et leur état d avancement d exporter des rapports 3.1. SAISIE DE FORMULAIRE LA SAISIE AU SEIN D UNE CAMPAGNE Un entretien peut être saisi au sein d une campagne. C est le cas pour les EAA et les EDP. En tant que RH, vous avez accès à tous les entretiens des managers de votre périmètre. Pour ce faire, cliquez sur la croix rouge à côté de «Evaluateur», puis choisissez le manager dont vous souhaitez voir les entretiens en saisie. Pour chaque entretien, vous avez plusieurs actions possibles : «Imprimer copie vierge» : permet au salarié de préparer son entretien sous format papier. (Informations détaillées dans la procédure 02_TalentSoft-Imprimer la trame d un formulaire EAA/EDP) «Visualiser» : permet de voir le contenu de l entretien sans modification possible (lecture seule) «Exporter en PDF» : permet d exporter l entretien sous format PDF. «Repasser en cours de saisie» : (fonction disponible uniquement avec le profil RH), vous pouvez repasser en saisie un entretien qui aurait été soumis ou validé par erreur ou lorsque des informations importantes sont manquantes dans l entretien. Cette action permet la réouverture du formulaire au manager (cadenas fermé). L entretien retourne ainsi à l état «En cours». «Déléguer à» : permet de déléguer une action d entretien à un autre salarié pendant une campagne donnée. Attention : la délégation est liée à une campagne spécifique. «Arrêter délégation» : permet d arrêter une délégation à tout moment. «Transférer» : permet de transférer un entretien à un autre manager de manière permanente. Cette action est utile lorsqu un salarié change de manager au cours d une campagne par exemple. For internal use only Page 6

7 Lorsque le rattachement hiérarchique d un salarié est modifié au cours d une campagne, l entretien du salarié est alors en «Erreur de workflow» sur les graphiques de suivi (Mon TalentSoft). Dans ce cas : - allez dans le sous-onglet «Saisie de formulaire» - le champ «Evaluateur» doit être vide (cliquez sur la croix rouge) (1) - le tableau indique les salariés sans manager (2) - sélectionnez l entretien en cochant la case (3) - appuyez sur «Transférer» - le logiciel vous propose automatiquement le nom du nouveau N+1 - cliquez sur «ok» pour valider ; l entretien est alors affecté au nouveau N+1 Note : Si, pour des raisons organisationnelles, l entretien reste à la charge de l ancien N+1, transférez tout de même l entretien, sans quoi il sera bloqué. Puis déléguer l entretien à l ancien N LA SAISIE HORS CAMPAGNE Certains EDP (par exemple lors d un retour d arrêt maladie en dehors d une campagne prévue) peuvent également être saisis «hors campagne». Pour cela, rendez-vous sur le sous-onglet Saisie hors campagne: renseignez le champ «Evaluateur» (= manager concerné) renseignez le champ «Evalué» (= salarié concerné) cliquez sur «Démarrer la saisie» Note : Ces actions sont également réalisables par les managers eux-mêmes. L entretien apparait alors dans le tableau. Son statut est automatiquement «En cours». Vous avez alors la possibilité, en plus des actions définies précédemment, de - supprimer le formulaire - d associer le formulaire à une campagne For internal use only Page 7

8 GERER LA VALIDATION Vous permet de visualiser l état d avancement des EAA et d en gérer la validation RH. - sélectionnez l entretien à valider en cochant (1) - choisir une action (2) : ouvrir, approuver ou refuser For internal use only Page 8

9 3.2. CAMPAGNE Vous permet de visualiser des campagnes ainsi que les actions de saisie des managers CAMPAGNES De base, vous visualisez les campagnes actives uniquement. Si vous souhaitez visualiser des campagnes inactives, cochez «Afficher les inactifs». En sélectionnant une campagne, vous visualisez le nombre de managers et de salariés associés EVALUATEURS En sélectionnant une campagne, vous pouvez accéder à «Evaluateurs» qui vous permet : D obtenir un état graphique de la campagne De visualiser la liste des managers rattachés à cette campagne, avec l état de leurs actions de saisie (A effectuer, En cours, Soumis, Validés) et le pourcentage de validation correspondant. For internal use only Page 9

10 En sélectionnant un manager, vous visualisez l ensemble des salariés qui lui sont rattaché ainsi qu un état d avancement de chaque formulaire. Vous avez également la possibilité de visualiser chaque formulaire, de l exporter, de le repasser en cours de saisie Si vous souhaitez faire des tris dans ces tableaux, cliquez sur le petit entonnoir au-dessus de chaque colonne pour créer vos propres filtres. (Exemple : Taux de validation Egal à 0). Pour trier les informations par ordre alphabétique (pour les noms) ou numérique, cliquez sur l intitulé de la colonne. Cliquez une fois pour A Z et une deuxième fois pour Z A. Ces tableaux peuvent être exportés en Excel via le sigle en haut à droite du tableau RAPPORTS Permet d exporter des données brutes en fichiers Excel. Cette fonctionnalité n est pas encore disponible. For internal use only Page 10

11 4. MODULE : «ADMINISTRATION» Le module «Administration» vous donne accès aux fiches salariés et au journal des logs EMPLOYES Permet de rechercher la fiche d un salarié. Une fois le salarié sélectionné, vous visualisez sa fiche que vous pourrez en partie modifier en utilisant INFORMATIONS PERSONNELLES Permet de retrouver les informations personnelles du salarié : nom, prénom... Il est également possible d ajouter des informations de contact (numéro de téléphone ) For internal use only Page 11

12 INFORMATIONS PROFESSIONNELLES Permet de retrouver les informations professionnelles du salarié : date d entrée dans la société, date d entrée dans le groupe, date prévisionnelle de sortie, emploi courant Notes importantes: Il est important de bien renseigner les dates de sortie dès que celles-ci sont connues. En cas de changement de poste du salarié, il convient de changer l emploi courant. Pour ce faire : - cliquez sur «Ajouter» - une fenêtre s ouvre - renseignez l emploi du salarié ainsi que la date exacte de prise de fonction Attention, il s agit de postes génériques d un référentiel du Groupe PSB INDUSTRIES. Ceux-ci ne peuvent correspondre en tout point avec les postes présents en interne. L intitulé exact du poste devra être défini dans les propriétés clés. - allez sous «Historique», afin de mettre à jour la date de fin du précédent emploi : cochez la ligne à modifier, choisissez le crayon bleu pour les informations à modifier For internal use only Page 12

13 En cas de mauvaise manipulation, vous pouvez supprimer une ligne : sélectionnez la ligne puis, dans la liste déroulante «Choisir une action», choisissez «Supprimer» GESTION DU COMPTE Seul l administrateur TalentSoft peut modifier les données de ces champs. Pour tout changement merci d en faire la demande par à INFORMATIONS ORGANISATIONNELLES Ces données permettent à TalentSoft de bâtir tous les liens fonctionnels et hiérarchiques entre les salariés. Il existe actuellement trois types d organisation. Renseigner correctement ces 3 organisations est indispensable au bon fonctionnement de TalentSoft. Hiérarchique Permet de définir le N+1 du salarié (= son manager direct) Cette organisation permet de définir les périmètres hiérarchiques, les équipes, l organigramme RH Permet de définir le responsable RH qui sera chargé de valider les EAA, de gérer les fiches salariés (ex : Responsable RH, Gestionnaire RH ) Formation Permet de définir la personne responsable de la gestion de la formation du salarié (ex : Responsable RH, Gestionnaire RH ) Si vous souhaitez modifier le contenu d une organisation : - cliquez sur le lien «Informations organisationnelles», une fenêtre apparaît : - cochez l organisation à modifier - utilisez le stylo bleu pour permettre la modification - choisissez le nom de la personne - cliquez sur «ok» For internal use only Page 13

14 LES PROPRIETES CLES Il s agit de propriétés rattachées au salarié. (Ex : catégorie socio-professionnelle, coefficients salariaux, site de rattachement, intitulé de poste ). Celles-ci sont intégrées par import et validées/modifiées lors de chaque audit des données (une à deux fois par an). Vous pouvez visualiser les informations rattachées aux salariés de votre périmètre en cliquant sur «Propriétés clés» Ces informations permettent de faire des tris lors des actions de recherches avancées, d export 4.2. JOURNAUX Permet de visualiser les logs de l application TalentSoft (informations brutes du logiciel). En cas de problème technique, les administrateurs TalentSoft peuvent être amenés à vous demander des logs RAPPORTS Permet d exporter des données brutes en fichiers Excel Fonctionnalité non disponible actuellement. For internal use only Page 14

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