Préparer une manifestation orale en bibliothèque [Philippe Guillerme et Isabelle Bastian-Dupleix (Bpi)]

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1 Préparer une manifestation orale en bibliothèque [Philippe Guillerme et Isabelle Bastian-Dupleix (Bpi)] La mise en œuvre de manifestations orales demande une réflexion préalable quant au propos envisagé, au public visé, aux formes de manifestations retenues et aux prolongements qu on prévoit de leur donner. La majorité des manifestations orales doivent se concevoir et se construire dans la durée, de manière séquentielle, tant pour la lisibilité du propos que pour l accroche d un public. Nous focaliserons notre propos sur l organisation d un colloque, qui constitue une base modélisable car il englobe diverses formes de manifestations orales. I. Concevoir un projet A. La naissance intellectuelle d une manifestation 1) Un projet à circonscrire Un projet de manifestation orale naît d une idée. Il convient de mettre ce projet à l épreuve de la réalité et d en vérifier la viabilité. On s interrogera sur le fait de savoir si une manifestation orale est bien le support d animation le plus approprié au propos envisagé, si elle s inscrit bien dans la cohérence de la politique d action culturelle globale de l établissement. On s attachera à préciser les contours de la manifestation, ses limites thématiques et la forme choisie. Ces choix conditionnent la suite des tâches à réaliser, notamment sur les traces que l on veut garder de la manifestation, à des fins d archivage ou de diffusion ultérieure. Statuer sur ces questions initiales permet à l organisateur de bien cadrer le projet d origine. 2) Un discours à construire L organisation d une telle manifestation passe par la formalisation d un discours qui sera soumis aux instances de validation de l établissement. Il servira de base à la rédaction de documents de communication, du texte du programme, et éventuellement d un article si l établissement prévoit une publication. On s interrogera ici sur le mode de traitement du thème envisagé : analyse approfondie, débat pluraliste... 3) La documentation L enjeu est de maîtriser les grands axes théoriques du sujet afin d être en mesure de dialoguer avec les spécialistes et d assumer le rôle de médiateur, garant d un niveau de discours accessible au public visé. Les compétences en matière de recherche documentaire des

2 bibliothécaires sont ici précieuses. En plus de la consultation des fonds documentaires de l établissement et des bases de données spécialisées informant sur les travaux des intervenants pressentis, il peut être enrichissant d assister à d autres colloques sur le sujet. Une bibliographie autour du thème sera établie. Elle peut porter sur l ensemble des thèmes abordés, ou bien être limitée aux parutions récentes des invités. 4) Une équipe à constituer - Le responsable de la manifestation, le concepteur du projet, responsable de la mise en œuvre coordonnée de l idée de départ jusqu à son terme et assure la coordination de l équipe. Il est l interlocuteur de la direction de l établissement, des instances hiérarchiques et des collaborateurs extérieurs. Il effectue les choix budgétaires avec le service gestionnaire. Si le thème retenu se révèle très spécialisé, il est souhaitable de faire appel à un conseiller scientifique, spécialiste du domaine, qui aidera à problématiser le sujet, à construire le discours et participera au choix des intervenants. - Les acteurs de la manifestation orale, des personnes souvent choisies à l extérieur de l établissement pour leurs compétences sur le thème traité. Dans le cas de sujets suscitant une discussion et reposant sur plusieurs personnes, il faudra choisir en fonction des capacités à s accorder ou s opposer. Les acteurs d un débat appartiendront à deux catégories : les participants, au nombre de quatre ou cinq, et le modérateur (ou animateur). - Le régisseur prend en charge la plupart des aspects techniques de la réalisation. - Le graphiste-maquettiste élabore et réalise, avec le responsable de la manifestation, la ligne graphique et la mise en forme des documents de communication et de signalisation. - Le service de communication assure la promotion de la manifestation. B. Les principaux documents 1) Le programme Un avant-programme fixera les grandes lignes du projet. Le programmateur doit articuler les axes problématiques en les éclairant par diverses disciplines et en faisant alterner diverses formes de manifestations orales afin de favoriser l attention. Il peut intégrer une projection de

3 film, un spectacle, une lecture, tout en veillant à prévoir des pauses nécessaires pour le public et le personnel. Le graphiste met en page le programme définitif. 2) Un budget à évaluer L enveloppe budgétaire allouée déterminera l envergure du projet et les moyens dont on disposera. On mettra en place des outils pour assurer le suivi budgétaire. 3) Un calendrier à respecter L établissement d un rétroplanning rythme l organisation des principales étapes : réception du programme imprimé, mise sous pli et envoi, travail avec le graphiste et envoi des fichiers chez l imprimeur, réservation de chambres d hôtel Ce calendrier doit être coordonné avec les impératifs propres aux services de communication. C. Les collaborations extérieures Dans le cas d un colloque, on pourra susciter des partenariats avec des médias ou d autres institutions. Le logo des partenaires sera affiché sur les documents de communication et éventuellement dans la salle. II. La mise en œuvre du projet A. Le suivi opérationnel et administratif 1) Inviter les intervenants On précisera le cadre dans lequel s inscrit l invitation, le thème du colloque, le jour et l heure, les autres intervenants pressentis ainsi que l animateur de la séance, le public visé. On proposera un rendez-vous téléphonique pour préciser le sujet à traiter, complété par un courrier électronique de confirmation précisant les informations pratiques, et signée par la direction. Les questions pratiques de transport et d hébergement pour les intervenants résidant dans un lieu éloigné seront gérées avec les services concernés. 2) Des conventions ou contrats à rédiger - Le responsable juridique établit les documents administratifs nécessaires : contrat de conseil scientifique, contrats d interventions etc. Ces documents contractualisent les droits et obligations de chaque partie. Ces documents sont indispensables car ils garantissent également la conformité légale de l opération.

4 3) Modalités d accueil des intervenants Quelques jours avant l événement, on reprendra contact avec chacun des intervenants en leur donnant des précisions quant à l heure et le lieu du rendez-vous. B. Prescriptions d ordre technique 1) La salle On pourra être amené à choisir un espace en interne, ou se mettre en quête d une salle à l extérieur, par le moyen d une location, pour que la salle soit adaptée au public attendu. 2) Le mobilier Des chaises en quantité appropriée pour le public, estrade, tables destinées aux acteurs de la manifestation, tables à proximité de l entrée dans le cas de diffusion ou de vente de documents destinées au public 3) La sonorisation Hormis dans le cadre d une manifestation se tenant dans une petite salle, une sonorisation est indispensable. Des micros doivent être prévus pour les intervenants et les questions du public. 4) L enregistrement Enregistrer les manifestations n'augmente pas trop les contraintes techniques et permet de mieux tirer profit de l'opération. La décision d enregistrer s impose si l on prévoit de publier tout ou partie du contenu de la manifestation sous la forme d actes ou de compte rendu. 5) L éclairage On veillera au bon éclairage du lieu, de l estrade où seront placés les intervenants. En cas de projection, il est souhaitable de pouvoir réduire l éclairage de la salle. 6) Projections Les documents fixes ou animés nécessitent l utilisation d un ordinateur ou d un lecteur DVD, associé à un vidéoprojecteur. Fournir également un accès Internet haut débit. Pour les projections de films de cinéma, on veillera à utiliser une salle spécialement conçue pour cela, pourvue d une cabine équipée (indispensable pour les films au format 35 mm), avec l aide incontournable d un régisseur / projectionniste professionnel. Les intervenants ne peuvent

5 projeter en public que les documents pour lesquels les droits de représentation ont été négociés au préalable. D. La mise en valeur de l événement Une manifestation orale gagne à être convenablement signalée sur les lieux même de son déroulement. On veillera à la mise en place d affiches où figurent, en plus d un court texte introductif, les noms et qualité des intervenants et la bibliographie. III. Communication et évaluation A. La promotion de la manifestation La promotion s effectue tout au long de la préparation de la manifestation, en collaboration avec la personne chargée de la communication de l établissement ou l attachée de presse : - Communiqués et dossiers de presse - Affiches et cartons d invitation - Les publications : actes, compte rendus, bibliographies. Cela apporte une plus-value déterminante à une manifestation orale. La décision de publier ultérieurement doit être examinée et prise dès la phase de conception du projet. Cela permet d en mesurer le coût dès le budget prévisionnel, d obtenir l accord des intervenants et de les faire travailler en ce sens. B. Les opérations liées à la manifestation Une manifestation orale peut être couplée à d autres types d animations : exposition, cycle de films, événement... Une collaboration entre les différentes équipes manifestations est indispensable pour en assurer la bonne complémentarité. C. L évaluation L évaluation d une animation rend évidemment de grands services, tant pour mesurer les effets du travail accompli que pour aider à l élaboration des opérations à venir. Elle fournit également les indicateurs pour la rédaction du rapport d activité annuel de l établissement. L évaluation peut consister, pour le responsable de l animation, à observer les attitudes, réactions et questions du public face aux intervenants. Mais la seule méthode sérieuse pour réunir des éléments significatifs dans le domaine qualitatif d une manifestation consiste à réaliser une enquête par questionnaire, laquelle devra être sous-traitée à des professionnels.

6 Ce texte ne représente pas une recette infaillible grâce à laquelle, à coup sûr, on maîtriserait ce type d animation. Il est important de garder à l esprit que le scénario le plus soigneusement peaufiné, joué par les acteurs d un casting sans fausse note, ne saurait garantir par eux seuls le succès final. Chaque manifestation peut être en fait un événement unique et passionnant, laissant entrevoir derrière le travail et l organisation, la création.