DEUXIEME PARTIE ET DOSSIER FINAL

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1 DEUXIEME PARTIE ET DOSSIER FINAL Seuls les candidats sélectionnés et parrainés par un club et validés par le district ont accès à la 2 ème partie du dossier Je prends en charge votre dossier en tant que DYEC et je suis actuellement votre seul interlocuteur. Pour poser vos questions utiliser l adresse mail : yep1790@gmail.com Après validation de la préinscription vous aurez accès à la deuxième partie. Vous vous rendez sur le site Vous tapez votre identifiant, et votre mot de passe : Vous arrivez sur la page district, et vous cliquez sur votre district : Rotary district 1790 Vous lisez la page, et vous pouvez cliquer sur : Et ensuite vous cliquez sur : Vous arrivez sur la page de votre dossier : Vous avez votre photo en haut à gauche, et tous les renseignements fournis En bas de cette page vous cliquez sur Version : Décembre 2013 Page : 1/10

2 Vous arrivez sur une page avec : des recommandations à droite que je vous suggère de lire mais qui pour la plupart sont reprises dans cette notice trois touches Remplir/Modifier/Générer vos PDF une liste de 14 modules à remplir, dans l ordre que vous souhaitez, et éventuellement à modifier si remplis incomplètement ou imparfaitement. Remplissez tous les champs, en suivant les indications de cette notice pas à pas et à la lettre, notamment en ce qui concerne le format des fichiers, JPEG ou PDF selon les emplacements. Préparez votre dossier en 2 parties : les points 1 à 6 à la fin duquel je dois vérifier ce que vous aurez fait et vous donner l accord pour l impression, puis les points 7 à > Un conseil : imprimez la notice et barrez au fur et à mesure ce qui est fait. Toutes les photos et toutes les pièces jointes réintroduites dans le dossier doivent être impérativement au format JPEG (et rien d autre) SAUF POUR LES MODULES 13 ET 14 où les pièces jointes sont en PDF (et rien d autre). Attention, la touche «Générer vos PDF» ne doit être utilisée que pour les documents médecin, dentiste et école (en aucun cas les pages 8 et 11 qui à cet endroit seront incomplètes et que vous ne pourrez imprimer qu à la fin). Version : Décembre 2013 Page : 2/10

3 Si cela n a pas été fait précédemment avec l aide d un membre de notre équipe, trois exemplaires en anglais plus un exemplaire en français de chaque document (médecin, dentiste, école) sont à imprimer et seront à faire remplir. Document école 11. Secondary School Personal Reference - Echange d'un an Ne demandez pas au lycée ou collège d envoyer la partie scolaire, comme indiqué sur le document en bas, rassemblez le tout vous-même puisque vous aurez à le ré introduire sur le site en le scannant en format JPEG. Si votre lycée pose problème je vous conseille soit de lui demander de le mettre dans une enveloppe fermée au nom du Rotary, soit de nous contacter. Vous faîtes la même chose pour le dossier Français. Les éléments en français seront à réintroduire dans le module 14 «documents complémentaires français». Il n est possible d inclure qu un seul bulletin scolaire (appréciations traduites en anglais) en JPEG dans le dossier (Formulaire N 4 point 18) y mettre celui de l année en cours (1 er trimestre ) 1. RENSEIGNEMENTS POUR REMPLIR LE DOSSIER Les données sont sur le document «Coordonnées du club et du District» que vous avez fait remplir au Rotary club qui vous parraine avant l interview. Tous les numéros de téléphone POUR TOUT LE DOSSIER doivent être saisis normalement (ex. : ), ils seront mis au format international lors de la génération du dossier en PDF. Rappelez vous que nos facteurs sont français, ne traduisez donc pas les adresses. Et faites attention à l orthographe : utilisez des majuscules- minuscules. Les noms de familles en majuscules et les prénoms avec seulement l initiale en majuscule (pour les distinguer comme dans MICHEL Claude ou JOHN Michael). C est noté à de nombreux endroits «NAME Surname», soit «NOM Prénom», suivez donc ces instructions. Seul le mot FRANCE et éventuellement les noms des villes peuvent aussi être totalement en majuscules. Ne mettez pas de département dans les zones «State/Province», laissez en blanc. Toutes les photos et toutes les pièces jointes ré introduites dans le dossier doivent être impérativement au format JPEG (et rien d autre) SAUF POUR LE MODULE 13 et 14 où les pièces jointes sont en PDF (et rien d autre) Version : Décembre 2013 Page : 3/10

4 1 - Sponsor District : 1790 District Youth Exchange Chair : Pascal-Hervé SCHAUBER 15, rue du Pré Fleuri Saint-Avold Téléphone (Dom) (Bur) (Por) yep1790@gmail.com Tous les numéros de téléphone POUR TOUT LE DOSSIER doivent être saisis normalement (ex. : ), ils seront au format international lors de la génération du PDF. 2 - Club Parrain : Les coordonnées sont à demander à ton club parrain Nom du club parrain, Sponsor Club ID # (n d inscription du club au Rotary International) Président : Nom, adresse postale, adresse émail, téléphone fixe, portable YE Officer du club parrain : Idem 2. REMPLIR LES MODULES 1 A 14 INFORMATIQUEMENT SUR LE SITE A droite de chacun des 14 modules vous avez un bouton «remplir», vous cliquez dessus et vous avez accès à ce module. Vous remplissez et complétez ce qui est demandé. Une fois un module complété le bouton va passer de «remplir» à «modifier» ce qui veut dire qu il est renseigné mais peut être encore modifié s il n est pas terminé ou qu il y a erreur. Attention pour le document «2. Siblings» c est la liste des frères et sœurs que vous devez faire et pas le nom du candidat répété du haut en bas!!! N hésitez pas à utiliser un dictionnaire pour traduire ce que vous ne comprenez pas ou à me demander directement des précisions. 3. REINTRODUCTION DES DOCUMENTS COMPLÉTÉS EN ANGLAIS SUR LE SITE Les documents suivants signés (à l encre bleue), sont à scanner : Les documents médecin, dentiste et scolaire et le bulletin du premier trimestre traduit en anglais de cette année scolaire en JPEG et à stocker sur votre ordinateur et vous mettez de côté les originaux pour l instant. Version : Décembre 2013 Page : 4/10

5 - > Un conseil : sur votre ordinateur ouvrez une boite dans «mes documents» où vous mettez tous les documents scannés et les photos. Vous avez la main pour ré- introduire les documents suivants complétés en rentrant dans les modules correspondants puis en cliquant sur «parcourir» en dessous de «attacher un fichier» et en allant le sélectionner : - Module 4 : Un seul bulletin scolaire, celui du troisième trimestre de l année dernière ou le premier de cette année, - Module 7 : 4 belles photos correspondant aux instructions, - Module 8 : Document médecin = document C, - Module 9 : Document dentiste = document D, - Module 11 : Document scolaire = document H. Exemple : entrer un fichier (si le fichier n est pas OK vous pouvez le supprimer, et le remplacer) 4. PREPARATION DU MODULE 13 Les documents suivants sont à scanner en PDF et à relier en un seul fichier PDF. (Réglez votre scanner à une résolution maxi de 150) Carnet de vaccination Passeport Et les 6 bulletins scolaires traduits en anglais Ne pas oublier la traduction en anglais des appréciations des bulletins scolaires. Version : Décembre 2013 Page : 5/10

6 On vous conseille de faire une copie des bulletins en Français, de mettre du blanc sur les appréciations et de faire une copie sur laquelle vous remplirez les appréciations en anglais. (Cette traduction doit être sincère). 5. CAS PARTICULIER DES MODULES 10, 12 ET 14 A ce stade dans les modules 10 et 12, vous répondez seulement aux questions en faisant encore plus attention à l orthographe et aux majuscules/minuscules pour le document 10 : c est un document «officiel» pour votre demande de visa. Les fichiers pdf ou jpeg demandés dans ces 3 modules seront insérés bien plus tard quand je vous aurai donné mon accord pour les imprimer. De même pour le module 14, il ne pourra être complet que tout à la fin, ne perdez donc pas de temps à ce stade avec un fichier pdf qu il faudra refaire. Insérez en attendant le pdf du module 13 par exemple. Module 14 Vous allez mettre dans ce module un scan de vos documents Français : Attention les documents suivants sont à scanner en PDF et à relier en un seul fichier PDF. (Réglez votre scanner à une résolution maxi de 150) Documents du médecin Document du dentiste Document du lycée Certificat d engagement signé Règles signées 6. DEMANDE DE SOUMISSION DU DOSSIER INFORMATIQUEMENT AVEC LES DOCUMENTS RÉINTRODUITS Une fois que vous avez rempli tous les documents sur le site et introduit les quatre éléments en format JPEG, et le module 13 en PDF un bouton supplémentaire se rajoutera et vous demandera de soumettre le dossier. Si tous vos modules sont remplis mais certains incomplètement (sauf les modules 10,12 et 14 comme expliqué ci- dessus), ne soumettez pas votre dossier SVP, vous perdriez la main et ne pourrez plus y retournez sans mon intervention et nous perdrions du temps tous les deux. Envoyez un (yep1790@gmail.com) pour demander de vérifier vos données et de vous redonner la main sur votre dossier. Après vérification et s il manque des éléments, on vous avertira pour éventuellement compléter ou corriger. Vous aurez la main pour le faire et soumettre à nouveau le dossier une fois fait. Version : Décembre 2013 Page : 6/10

7 7. IMPRESSION DU DOSSIER A PARTIR DU PDF POUR SIGNATURES Si le dossier est soumis, un dossier complet format PDF pourra être généré. Vous aurez un PDF du dossier en anglais et en même temps un PDF en français. Ce PDF en français n est qu un exemplaire renseigné en français mais qui se retrouve rempli automatiquement par tout ce que vous avez mis EN ANGLAIS sur le site. Attendez mon accord pour l imprimer. De ces PDF vous allez pouvoir imprimer tout le dossier rempli mais non encore signé par vous, vos parents, le président du club parrain, le responsable jeunesse du club parrain et par le responsable du district. Il faut imprimer pour le district 2 exemplaires anglais et 1 exemplaire français, vous pouvez en conserver un autre exemplaire pour vous, et vous pouvez aussi en donner un autre au club. 8. FEUILLES À FAIRE COMPLETER ET SIGNER (ENDORSEMENT) Les feuilles suivantes sont à faire compléter et à faire signer par les personnes concernées, sauf le responsable du district qui signera sa partie lorsqu il recevra les dossiers papier en anglais et en français. Page 8 of 13 = «Section E: Student, Parent, & Sponsor Endorsements» Imprimez cette page 8 en 2 exemplaires Attention sur cette page il y a deux endroits à signer, la section B et la section C : 1. Partie B / Parental /Legal Guardian Guarantee 4 signatures toujours en bleu : Signature du candidat avec date Signature du père avec date Signature de la mère avec date Signature d un témoin représentant du club parrain avec date, tel, 2. Partie C / Sponsor Club and district endorsement 2 personnes doivent compléter et signer avec la date toujours en bleu : Le Président du club (Sponsor Club President) Le Conseiller jeunesse du club (Sponsor Club YE Officer) Pour les signatures il faut se mettre en rapport avec votre Conseiller jeunesse du Club parrain La partie district sera complétée par moi une fois les dossiers complets anglais et français reçus. Attention la page 9 of 13 = «Rotary Youth Exchange Long- Term Exchange Program Version : Décembre 2013 Page : 7/10

8 Section F: Host Club, District, & School Endorsements» n est pas à compléter, cela concernera le District hôte à l étranger. Page 11 of 13 : «DECLARATION» Imprimez cette page 11 (et la page 10 pour la lire avant signature) en 2 exemplaires. 4 signatures toujours en bleu : Signature du candidat Signature de la mère Signature du père Nom du représentant (témoin) du club et signature Le jour / mois / année Vous paraphez toutes les pages du dossier anglais et français (initiales du jeune et de chaque parent) 9. RÉINTRODUCTION DES FEUILLES SIGNEES PAR LE PRESIDENT, LE CONSEILLER, LES PARENTS ET LE CANDIDAT Une fois les feuilles signées vous pouvez les réintroduire dans le site, elles vont remplacer les feuilles non signées. Page 8 of 13 : «Section E: Student, Parent, & Sponsor Endorsements» Dans le module 10 en fin de page vous introduisez cette page 8 of 13 scannée en JPEG Page 11 of 13 : «DECLARATION» Dans le module 12 en fin de page vous introduisez cette page 11 of 13 scannée en JPEG Mettez de côté les originaux de ces feuilles signées, qu il faudra m envoyer 10. PREPARATION DU MODULE 14 Vous allez mettre dans ce module un scan de vos documents Français signés : Les documents suivants sont à scanner en PDF et à relier en un seul fichier PDF. (Réglez votre scanner à une résolution maxi de 150) Documents du médecin (2 pages) Document du dentiste Document du lycée Certificat d engagement signé = page 8 Règles signées = page 10 (aussi paraphée) et page 11 Mettez de côté les originaux de ces feuilles signées, qu il faudra m envoyer Version : Décembre 2013 Page : 8/10

9 11. DEMANDE DE VALIDATION FINALE DU DOSSIER Vous soumettez le dossier pour contrôle. N oubliez pas d enregistrer sur votre ordinateur vos dossiers PDF finaux en Anglais et en Français. Si tout est bon, votre dossier sera validé et vous devrez envoyer les deux dossiers papiers anglais et français par la poste ou à remettre en personne selon la date de validation, au responsable de votre district ou tout rotarien désigné pour cela. Version : Décembre 2013 Page : 9/10

10 12. DOSSIER COMPLET PAPIER Lisez attentivement ce qui suit et utilisez cette liste pour contrôler avant envoi : Je dois recevoir (en courrier normal pas de recommandé SVP) : Un dossier original papier complet en anglais et un dossier original papier en Français, plus un exemplaire original supplémentaire de chaque document en anglais avec signatures. Un dossier papier est considéré comme complet lorsqu il comporte : 1 - Tous les modules avec 2 - La lettre de motivation et la lettre des parents (en Français dans le dossier Français) 3 - Le dossier médical original complété et signé (deux en anglais et un en français) 4 - Le dossier dentiste original complété et signé (deux en anglais et un en français) 5 - Le dossier scolaire original complété et signé (deux en anglais et un en français) s il n a pas été donné auparavant 6 - Les 6 derniers bulletins scolaires traduits (en Français dans le dossier Français) 7- Deux pages 8 en anglais ( endorsements) et une en français (Engagements ) 8- Deux pages 11 en anglais (Rules ) et une en français (Règles ) Dans les dossiers imprimés, les documents scannés et imprimés doivent être remplacés par les documents originaux : toutes les feuilles avec les signatures de tous (candidat, parents, président du club parrain, responsable jeune du club parrain) comme indiqué auparavant. Les pages 10/13 et 11/13 intitulées «Rules and conditions of exchange» doivent en plus être paraphées par le candidat et ses parents ; la page 10 paraphée en bas ou en marge de chaque section et la page 11 paraphée en marge juste avant les signatures. Dans la version française, on retrouve les mêmes pages intitulées «Règles et conditions de l échange» à parapher exactement de la même façon. 9 - La copie du passeport (à jour de validité, valable au moins jusqu au 31 décembre 2015) 10 - Les feuilles du carnet de vaccinations Vous avez tout rempli, vous méritez de partir dans un pays étranger et d y passer une année extraordinaire! Version : Décembre 2013 Page : 10/10