Une déclaration pour remplacer toutes les autres : les conditions de la réussite. Rencontres des acteurs publics 5 juillet 2012

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1 Une déclaration pour remplacer toutes les autres : les conditions de la réussite Rencontres des acteurs publics 5 juillet 2012

2 La déclaration sociale nominative Principe et enjeux Stéphane EUSTACHE Adjoint au Directeur de la maîtrise d ouvrage stratégique de la DSN

3 La déclaration sociale nominative L idée d une déclaration sociale nominative est née de plusieurs constats : Multiplicité, hétérogénéité et relative lourdeur des formalités sociales. L allègement de la charge administrative est un enjeu majeur de compétitivité. Les limites des travaux de réduction portant sur la simplification des déclarations elles-mêmes Les limites de la dématérialisation et des télétransmissions

4 La déclaration sociale nominative Cette idée s appuie sur des évolutions récentes : Le succès de net-entreprises.fr a permis l accès à une nouvelle phase de la modernisation grâce à la capacité des organismes à construire ensemble des systèmes complexes. Accélération de l informatisation des entreprises : en 2008, 50 % des entreprises utilisent un logiciel de paie ; en 2012, plus de 2/3 sont équipées. Le travail de normalisation et de rationalisation des données sociales a déjà commencé avec la norme N4DS. D autres pays européens ont mis en œuvre avec succès des démarches de simplification des déclarations sociales, notamment en Belgique. Les travaux et réflexions entourant les assises de la simplification.

5 La déclaration sociale nominative La DSN : Instaurée par la loi Warsmann Ce n est pas une nouvelle déclaration C est une modalité déclarative simplifiée, rythmée par l acte de paie, qui se substitue progressivement aux déclarations sociales actuelles Elle repose sur : Une transmission mensuelle et dématérialisée de données, prolongement naturel de ce qui figure sur le bulletin de paie L association de signalements allégés, transmis au fil de l eau, si nécessaire, pour garantir la prise en charge des salariés dans les délais de référence

6 La déclaration sociale nominative La DSN est par salarié : Les montants des rémunérations qui fondent les cotisations dues et les droits ouverts sont transmis salarié par salarié. Le rapprochement entre cotisations versées et droits respectifs des salariés est ainsi assuré en permanence. Elle sera progressive Son déploiement a été voulu progressif, qu il s agisse du nombre de déclarations qu elle va remplacer comme du nombre d entreprises engagées dans le dispositif. Son démarrage interviendra début 2013 sur la base du volontariat, sa généralisation sera obligatoire en 2016 pour toutes les entreprises en remplaçant l ensemble des déclarations.

7 La déclaration sociale nominative La DSN offre des avantages à tous ses acteurs : Pour les entreprises, ou ceux qui déclarent pour elles : simplification, fiabilité et gain de temps grâce à une seule transmission automatisée avec un rythme mensuel plutôt qu une trentaine à des rythmes différents ; des retours au fil de l eau (ex : calcul IJ subrogées) progressant vers une dématérialisation complète des déclarations sociales. Pour les salariés : la certitude que leurs droits sont précisément et régulièrement enregistrés, sans délai, tout en renforcer la confidentialité des données qui circulent (moins nombreuses) et facilitant les démarches nécessitant la connaissance des salaires mensuels0 Pour les organismes de protection sociale : fiabilisation des données garantissant la correspondance entre cotisations et ouverture de droits, simplification des contrôles et réduction des contentieux. Les organismes confirment leur rôle majeur dans les processus de modernisation. Pour les pouvoirs publics : meilleur suivi des données des entreprises pour évaluer les politiques publiques, les faire évoluer et lutter contre la fraude ; étape décisive de modernisation des formalités en liaison avec le projet ANSE.

8 La déclaration sociale nominative La DSN est une approche nouvelle : Par rapport au portail net-entreprises.fr, qui permettait de faire par un même canal des déclarations similaires à différents organismes, la DSN n est pas une transmission modernisée via internet de données en silos parallèles, mais la transmission quasi automatique de l ensemble des données nécessaires aux différents organismes. En cible, la DSN permet d envisager de demander aux entreprises, non plus une déclaration, mais une extraction des données natives à partir desquels les organismes reconstitueraient les données dont ils ont besoin. C est une approche d ensemble pour l État Le secteur public et les administrations seront progressivement concernées en tant que : utilisateurs des données produites par la DSN et producteurs de données DSN (paie des fonctionnaires) Le secteur public pourra être moteur d une approche «tout numérique» réformant les processus administratifs : la paie doit à terme se suffire à ellemême.

9 La déclaration sociale nominative Le projet DSN est un moteur de simplification des données et règles sociales La DSN conduit à établir un référentiel de données sociales qu elle enrichit de données nouvelles uniquement après en avoir vérifié le besoin : ETAPE 1 Analyse de la nature indispensable de la donnée en écart ETAPE 2 Analyse des sources des données indispensables La donnée en écart est-elle indispensable? Si oui, quelle origine? NON Peut-on avoir la donnée en paie? OUI NON Peut-on avoir une règle de contournement, abandonner cette donnée ou transformer la séquence de la donnée? Est-ce que ça implique un changement de la réglementation praticable et à quelles conditions? OUI OUI NON NON Est-elle indispensable dans le processus métier principal déclenché par la déclaration substituée? OUI Pour la majorité des cas du processus concerné? NON Est-ce indispensable pour un autre métier (ex. contrôle, statistiques, )? OUI NON OUI NON Est-ce que ça implique un changement praticable du processus concerné et à quelles conditions? OUI Existe-t-il une solution de contournement? OUI NON NON Quand aux questions précédentes Est-elle déjà présente dans la N4DS? OUI NON Est-il envisageable d ajouter la donnée dans la N4DS? OUI NON Peut-on avoir la donnée par le SIRH? OUI OUI NON Peut-on avoir la donnée par une autre source? Autre mode de collecte de la donnée au sein de l organisme (ex. réingénierie processus)? OUI NON Modalités à instruire NON Collecte donnée auprès d autres organismes? OUI Modalités à instruire NON Systématiser la consultation préalable de ce référentiel dans tout projet de refonte de système ou de texte serait un moteur de simplification.

10 La déclaration sociale nominative Pour cela, le projet DSN s appuie sur un pilotage structuré et exigeant : La MOAS : détermine dans le cadre légal fixé le contenu et les objectifs du projet ; veille à la cohérence général du pilotage du projet et à la bonne articulation des décisions ; réunit les conditions de réussite en lien avec le GIP-MDS et ses membres ; instaure des échanges avec l ensemble des administrations ; veille à l adaptation des textes nécessaires et à la prise en compte du projet dans les COG Le GIP-MDS (groupement d intérêt public créé en 2000 par les organismes de protection sociale) : réduit la complexité pour les entreprises, mutualise les moyens des organismes ; promoteur et support du site net-entreprises.fr qui sera le point d envoi des DSN ; maître d ouvrage opérationnel du projet en liaison avec les OPS. Le comité de normalisation (mis en place le 18 avril 2012) : établit un document dénommé «référentiel des données sociales» ; soumet aux éditeurs les normes d échanges pour la DADS, sous la forme d un document appelé «cahier technique de la norme» ; propose toute modification de nature à permettre une simplification de la norme et des déclarations.

11 La déclaration sociale nominative Fonctionnement Élisabeth HUMBERT-BOTTIN Directeur général du GIP-MDS

12 La DSN : le contour de la phase 1 Dès début 2013, les entreprises volontaires, dès lors qu elles sont prévues dans le périmètre de la phase 1, pourront entrer dans le dispositif, qui couvre dans cette première phase la substitution de 4 déclarations : l attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières, l attestation d assurance chômage à destination Pôle emploi, la déclaration des mouvements de main d œuvre (EMMO pour les moins de 50), la radiation des contrats groupe pour les contrats en assurance complémentaire et supplémentaire.

13 La DSN : sous produit de la paie Des logiciels de paie conformes au cahier technique qui a été établi en juin dernier par la Cnav seront proposés par les éditeurs. Le cahier technique prévoit aussi les contrôles communs qui seront à opérer Les entreprises du régime général ou leurs mandataires transmettront alors mensuellement leur message via un point d accès unique pour le régime général, le site net-entreprises.fr auquel elles devront être inscrites un autre site sera proposé mi pour les entreprises agricoles Les entreprises transmettront également les signalements (arrêt / reprise maladie / maternité / paternité, rupture de contrat de travail intervenus en cours de mois, chômage total ou partiel) Ces transmissions s opèrent soit en upload soit en EDI machine à machine

14 La DSN : un fonctionnement collectif Les messages (mensuels et événementiels) seront alors traités par l Acoss qui aura la charge de vérifier leur conformité aux contrôles de forme définis dans la norme, et de fournir un certificat de conformité ou, le cas échéant un bilan d anomalies. Les données nécessaires aux assurances seront transmises directement aux mutuelles ou assurances concernées. Pour les organismes de base et les services de l État, la Cnav conservera les données de rémunération au «compte» des salariés et alimentera la DARES pour les procédure DMMO. Lors de la survenance d événements qui les concernent, les éléments nécessaires sont adressés vers les organismes concernés (Assurance maladie, Pôle emploi).

15 Architecture DSN phase 1 : flux entre les émetteurs et les composants du système DSN pour le régime général LOGICIEL DE PAIE PORTAILS ET CONCENTRATEURS Flux DSN mensuel et signalement d'événements INSCRIPTION Référentiel net-entreprises.fr NET-ENTREPRISES.FR DÉPÔT REI Référentiel des entreprises et des indépendants Dépôt ACOSS RCD Répertoire commun des déclarants STOCKAGE Stockage Cnav PÔLE EMPLOI CNAM TS DARES CTIP, FNMF, FFSA, AGIRC-ARCCO

16 Le fonctionnement de la DSN pour les phases suivantes Les étapes de la montée en charge sont à définir Il conviendra au fur et à mesure de compléter les données, les traitements opérés tout en construisant sur les briques mises en place précédemment : version annuelle du cahier technique gestion de versions successives des applications du système DSN Les étapes décisives sur le chemin de la généralisation sont : la prise en compte des opérations de recouvrement (DUCS), la substitution de la DADS-U qui sert de nombreux partenaires. Le contour de la prochaine étape sera dessiné à l automne.

17 Les travaux préparatoires nécessaires à la réussite Des travaux préparatoires importants et indispensables à la réussite du projet ont été entrepris : sur l harmonisation et la réduction des données transmises, pour simplifier le message (ex : les montants, la gestion des périodes ) ; sur un système d identification unique des entreprises, c est-à-dire commun à tous les organismes ; Sur les règles de gestion de l ensemble du dispositif sur des points très structurants, par exemple : l identification des salariés, l établissement du certificat de conformité, les signalements complémentaires suite à contrôle qualité entre les déclarations, la gestion des relances.

18 Des moyens partagés sont mis en place pour favoriser la circulation de l information Une boîte mail pour toute question des partenaires et acteurs du projet (organismes, éditeurs ) : Un site internet qui ouvrira en juillet : dsn-info.fr

19 Gérer et redistribuer la DSN : Points de vigilance François HIEBEL Directeur de la maîtrise d ouvrage de l Acoss

20 Gérer et redistribuer la DSN Les points de vigilance se situent à tous les niveaux de la chaîne de traitement : le dépôt les contrôles le répertoire des entreprises le tableau de bord du déclarant les conditions de la transmission la gestion des relances

21 Les modalités de dépôt Plusieurs formes pour le dépôt EDI upload Plusieurs acteurs possibles Entreprises avec des grands comptes Concentrateurs Tiers déclarants dont portail des experts-comptables Des protocoles techniques différents Chaque source doit pouvoir déposer de la manière la plus simple possible. Le site doit assurer une haute disponibilité et une garantie de continuité dans toutes les configurations

22 Les contrôles Bien situer le «curseur» pour ne pas accepter à tort des DSN de mauvaise qualité mais ne pas bloquer des fonctionnements normaux même s ils sont atypiques Le comportement de déclarations mensuelles nominatives est à ce jour une «inconnue» Des contrôles seront bien sûr indispensables : structure Siret respect des contrôles de la norme

23 Les contrôles Le contrôle des Siret s appuiera sur un répertoire partagé (le RCD présenté ici même l année passée dont la mise en place se tiendra en 2013) : alignement des organismes sur une même connaissance de l entreprise à un moment t La logique de la DSN est un fonctionnement fil de l eau : À une date donnée la DSN est réputée acceptée Comme dans la paie les rectifications postérieures sont effectuées dans la DSN suivante C est au fur et à mesure des transmissions que le contrôle s père, ce qui est une véritable transformation «culturelle»

24 Les bilans pour les déclarants Une vue d ensemble doit être proposée pour permettre au déclarant de : Connaitre le degré d acceptation des déclarations transmises dans un flux Disposer des signalements d alerte en retour des opérations postérieures (stockage à la Cnav, actions dans les organismes complémentaires, utilisation par la DARES, traitement des signalements par les organismes concernés Pole Emploi, CNAM, MSA-) Disposer des éléments en retour de ces procédures : calcul des IJ, Attestation employeur rematérialisée Cette vue d ensemble doit être mise à jour au plus de l envoi par l entreprise de ces déclarations (fil de l eau)

25 Les conditions de la transmission Une traçabilité de bout en bout Au niveau du déclarant : Accusé de réception Certificat de conformité Au niveau des flux distribués : Acquittement de réception Prise en compte des retours Une garantie de confidentialité des données Une garantie de mise à disposition au plus vite auprès du système de recouvrement dès lors que celui-ci sera dans le périmètre : La phase 1 permet de roder les procédures et de garantir leurs performances avant cette prise en compte

26 La gestion des relances L adhésion à la DSN est au volontariat mais une fois l option prise, elle devra être régulièrement produite A défaut cela fragiliserait le droit des assurés Un système de rappel avant échéance puis relance au bout d un délai de non réception sera ainsi proposé Pour mesurer la capacité des systèmes des entreprises à inscrire le nominatif dans un rythme mensuel, les échéances limites de production de la DSN dans la phase 1 ont été située en continuité de celles appliquées au recouvrement pour les 2 échéances principales (le 5 ou le 15)

27 Garantir la qualité des données stockées et reconstituer les procédures Véronique BROUSSE Directeur de la maîtrise d ouvrage de la Cnav

28 Le stockage des données et la reconstitution des procédures La DSN mensuelle, référence de toutes les procédures Les contrôles pour signalement lors du stockage La distribution à Pôle emploi, à l Assurance maladie et à la DARES La distribution dans les phases suivantes

29 La DSN, un changement sans changement. La DSN ne change pas le droit des procédures en place mais elle change la manière de les opérer Ce qui conduit à changer la manière de gérer la qualité des données déclarées

30 Les contrôles lors du stockage À ce jour : Chaque donnée est déclarée N fois sous des formes différentes Chaque organisme en opère le contrôle et s il y a lieu opère des retours vers les entreprises sans communication entre les organismes Avec la DSN : Les données contenues dans la DSN mensuelle sont ainsi porteuse de la qualité de n procédures Des contrôles ont ainsi été jugés indispensables pour éviter que des erreurs ne soient découvertes trop tardivement (lorsque des signalements surviennent)

31 Les contrôles lors du stockage : identification du salarié Le contrôle de la qualité du NIR est un élément clef du dispositif Il s agit d aller interroger le SNGI afin de s assurer de la qualité du NIR de l individu. Ce contrôle permet d identifier les salariés qui ne sont pas retrouvés au SNGI et produit la liste des NIR non identifiés. Un bilan d identification est fourni à l employeur et doit permettre d identifier le salarié de manière unitaire et partagé avec l employeur dans les transmissions à venir

32 Les contrôles lors du stockage : logique des données gérées La juste exécution de paie vis-à-vis des données nécessaires dans le cadre des prestations sociales sera vérifiée chaque mois et permettra d éviter la détection tardive des problèmes, lesquels sont alors plus complexes à résoudre Quelques exemples : La DSN mensuelle ne peut contenir de périodes de rémunération pour un contrat de travail travaillées postérieurement à la date de fin de contrat de travail. Tout contrat de travail doit être présent dans toutes les DSN suivantes jusqu à la fin de ce contrat; Toute fin de contrat de travail mentionnée dans la DSN mensuelle doit avoir fait l objet d un signalement d événement. Un salarié ne peut avoir 2 contrats à temps plein pour un même Siret employeur.

33 La distribution à Pôle emploi, à l Assurance maladie et à la DARES Les données stockées sont nécessaires et suffisantes pour produire les formalités substituées. Mais elles ne sont pas forcément énoncées dans la forme «cible» nécessaire à la procédure compte tenu des systèmes d information en place. Le traitement d extraction devra : Vérifier que les conditions de constitutions des sous produits sont couvertes : historique suffisant, absence de ruptures, etc. Déduire de données «élémentaires» des données calculées dans la forme attendue : durée de travail en heures sur la base de forfait, montant théorique de droits par rapport à un taux de référence, etc. Conserver la trace de cette restitution à des fins de contrôles ultérieurs, sachant que ce qui incombe à l employeur est la conservation de ce qu il émet (traçabilité juridique dans le cadre de procédures numériques).

34 La distribution dans les phases suivantes À terme la DSN couvrira la DADS-U. Les partenaires historiques de TDS seront concernés par la DSN sous deux formes : Ceux dont les métiers mettront en évidence un intérêt de transmission d éléments au fil de l eau, soit mensuellement soit selon certains événements (ex. : SRE ) Il faudra mettre au point les conditions et modalités de ces transmissions Ceux dont les métiers s appuient sur des procédures annuelles inchangées Le calcul opéré annuellement sur la base des éléments transmis mensuellement interviendra en janvier de l année N+1 en consolidant également les éléments n ayant un sens que annuellement et qui seront transmis dans la 12 ème DSN (ex. : DGFIP).

35 La distribution dans les phases suivantes Pour les administrations, ces travaux seront menées sur deux axes : L analyse des besoins métiers Un guide d étude d impacts a été mis à disposition via le groupe Administration constitué sous la responsabilité de la MOA Le GIP-MDS peut appuyer l analyse à mener si nécessaire L analyse des données en conséquence Une fois les impacts clarifiés, l analyse des données nécessaires sera menée au sein du comité de normalisation des données sociales et de leurs échanges, auquel les administrations sont parties prenantes La généralisation en 2016, c est déjà demain. Ces travaux devront pouvoir s engager dès l automne 2012

36 En conclusion : de nombreuses conditions de réussite La qualité des travaux techniques à mener est essentielle ; mais il faut citer également : La gestion du temps : le planning induit par la loi est ambitieux. optimiser le rapport ambition/réalisme, qualité comprise. Un déploiement réfléchi : il s agit d un vrai changement pour les entreprises qui s opérera d autant mieux que sont pris en compte les enseignements tirés des premiers utilisateurs Une appropriation par les agents des organismes concernés Une collaboration entre tous les acteurs : les organismes concernés mais aussi les éditeurs de logiciels, les expertscomptables et gestionnaires de paie. Un accompagnement constant des entreprises et des mandataires tout au long des années de montée en charge du projet, à concevoir très en amont.

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