Tutoriel à destination des responsables et modérateurs des groupes, clubs et promotions de TPA

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1 Tutoriel à destination des responsables et modérateurs des groupes, clubs et promotions de TPA Version 1 Mai 2015 Table des matières 1. Introduction Page principale des groupes Rubriques d un groupe Gestion des Membres... 4 Modération et gestion des rôles & droits Configuration du groupe Animation du groupe Gestion et création d actualités Gestion et création d évènements Procédure de remontée éventuelle des articles + évènements Partage sur les réseaux sociaux Introduction Les groupes, les clubs et les promotions de l association disposent sur le site de TPA d une page autonome qui regroupe leur activité, leurs actualités, leurs évènements, leur forum de discussions et leur espace média (partage de documents, et de contenus multimédia). Ces pages sont administrées par un responsable de groupe désigné parmi les membres du groupe et par un ou plusieurs modérateurs. Les groupes et les clubs ont des pages publiques, ce qui veut dire que les sous sections En savoir plus, Actualisés et Evènements sont vues de tous les visiteurs du site, qu ils soient connectés ou pas. Seules les sous-sections Activités, Forum-Discussions, Média et annuaire des Membres du groupe ne sont visibles que pour ceux qui en sont membres. Sachant que pour être membre d un groupe il faut être diplômé-e ou étudiant-e, être connecté-e au site et avoir rejoint le groupe en cliquant sur l icône d invitation proposée. Invitation à rejoindre et sortie d un groupe sont libres et non soumises à validation. Chaque promotion peut demander à disposer d une page de type groupe privé, qui n est donc visible que des membres de la promotion. Comme nous le verrons plus bas, certains évènements ou certaines actualités du groupe promotion peuvent être élaborés au sein de la page privée de la promotion et malgré tout devenir publics (option à cocher par le délégué du groupe pour initier une validation par l administration générale du site). Association des Ingénieurs de l Ecole Nationale Supérieure des Télécommunications 46 rue Barrault PARIS Cedex 13. Tél. +33 (0) Télécopie +33 (0) aist@telecom-paristech.org WEB: Siret : APE 9499Z

2 2. Page principale des groupes La page principale des groupes est un annuaire permettant d aller rechercher des groupes (par catégorie ou d autres critères), puis d y accéder soit pour une simple visite (en cliquant sur leur logo) ou pour en devenir membre (avec une invite proposée cerclée d orange, apparaissant uniquement pour les diplômés et cotisants connectés au site). Un raccourci en haut à droite Mes groupes permet de ne voir s afficher que les groupes dont le diplômé est membre. 3. Rubriques d un groupe La page d'accueil d'un groupe (ci-- dessous) se résume en 7 grandes fonctionnalités : - EN SAVOIR PLUS : la présentation du groupe, ses objectifs, ses mots clés et sa veille internet si besoin, qui est celle du compte géré sur Scoop It par le responsable de groupe (voir manuel scoop-it disponible sur le sujet) - Activités : c est le flux ou le mur d'activité du groupe (visible uniquement par les membres du groupe), - Actualités : l ensemble des articles qu ont souhaité déposer les membres du groupe - Evènements : l ensemble des évènements organisés par le groupe - Forum : l ensemble des discussions des membres du groupe (visible uniquement par les membres du groupe), 2/19

3 - Médias : espace de documents et images disponibles au téléchargement, ainsi que vidéos et présentations slide-share consultables (visible uniquement par les membres du groupe), - Membres : (détails au paragraphe suivant) 3/19

4 4. Gestion des Membres L espace Membres est un véritable annuaire en ligne à disposition des membres du groupe. En tant qu administrateur du groupe (affiché responsable), vous disposez d actions spécifiques : c'est ici que vous pourrez ajouter des membres du réseau, envoyer des messages voire bloquer certains membres, si nécessaire. C est ici que vous pourrez attribuer les droits d'administration et de modération à vos utilisateurs. Modération et gestion des rôles & droits De manière générale, l administrateur (responsable) et les modérateurs peuvent modérer, commenter, supprimer n importe quel contenu dans le groupe. En tant qu administrateur, vous pouvez en plus gérer l attribution de rôles aux membres du groupe à partir de l annuaire Membres. 4/19

5 - Droits d'administration Vous pouvez "céder la responsabilité" du groupe à n'importe quel membre qui a Déjà des droits de modérateur sur le groupe. Ainsi, il en devient l'administrateur et obtient tous les droits possibles sur le groupe. (création, modification, suppression, gestion des membres...). - Droits de modération Vous pouvez "rendre modérateur" du groupe n'importe quel membre qui a rejoint le groupe. Ainsi, les modérateurs d'un groupe ont plusieurs droits de gestion du groupe : modifier les articles, les publier, les supprimer, modérer des commentaires, ajouter des médias, etc. 5. Configuration du groupe 5/19

6 L onglet «Configuration regroupe 3 sous menus : 1. Général Paramétrez de manière générale les informations de votre groupe : son nom, sa description, son niveau de confidentialité (Public / Par validation / Caché), ses objectifs, son site internet, et les mots clés qui le qualifient. Nous vous demandons de ne pas changer le niveau de confidentialité sans en parler à l administration du site. Dans ce sous menu, vous pourrez également choisir les couleurs primaires et secondaires de votre groupe, mais nous le déconseillons vivement sous peine de déroger de manière trop cru à l unité de la charte graphique du site. Dans la description du groupe, l administrateur peut choisir d y incruster la veille internet qu il effectue sur le thème du groupe. Voir comment dans le manuel d utilisation de Scoop It). Pour vous donner un exemple, allez voir la veille qui s affiche dans le groupe Femmes Télécom. Enfin, vous pourrez personnaliser les droits d accès de vos membres, c est-à-dire choisir s ils peuvent ajouter des articles eux-mêmes, des évènements ou des médias. 2. Options et droits Ce menu vous permet de paramétrer l activation des modules pour le groupe (le forum, l agenda, les médias). 3. Notifications La configuration des notifications vous permet de définir si vous souhaitez recevoir ou non une notification par lorsqu un nouvel article est ajouté, qu une nouvelle discussion est ajoutée sur le forum, etc 6/19

7 6. Animation du groupe 6.1 Gestion et création d actualités 7/19

8 A chaque fois que vous souhaitez revenir sur un article sauvé en brouillon, modifier ou supprimer un article publié, son auteur dispose du raccourci Mes Articles pour accéder à la liste des articles qu il gère (voir ci-dessous) CREATION / EDITION Pour créer un nouvel article pour vos actualités cliquez sur + Ajouter un article Une fois dans la page AJOUTER UN ARTICLE, éditer principalement les informations : titre, date de publication, le corps du texte de l article lui-même et si besoin des images ou des documents accessibles au téléchargement par le lecteur. N oubliez pas en plus l image de couverture qui sera vue comme vignette-icône de l article sur les fils d actualités du groupe ou sur les pages actualités et home page du site de l association, Il faut terminer par cliquer en bas de page sur OK soit en mode «Sauver en brouillon» ou en mode «Publier». 8/19

9 IMPORT d IMAGES pour l image de couverture ou pour une image insérée dans le corps du texte. A droite de la zone de texte, vous pouvez télécharger l image de couverture. En plus d être la vignette icône identifiant votre article sur le site, elle apparait aussi en tête du corps de l article. Si vous ne souhaitez pas, cochez l option «Ne pas afficher la couverture dans le corps de l article.» Pour insérer des images au sein même du texte, alignées à droite ou à gauche, cliquez sur l icône Ecran du menu d édition. ATTENTION : Il faut faire très attention à n utiliser que des images libres de droit, ou alors obtenir l accord explicite de l auteur ou propriétaire du fichier image que vous utilisez. 9/19

10 Une manière simple pour trouver des images libres de droit : allez sur google image, et cliquez l option Outils de recherche, puis dans Droits d usage choisissez les droits de réutilisation avec ou sans modification. Une fois avoir choisi l image cliquez dessus. Puis par un clic droit soit vous la téléchargez (pour en faire une image de couverture), soit vous ne copiez que son URL et vous remplissez le champ URL comme illustré dans l exemple d article ci-dessus. Autre site dans lesquels vous pouvez trouver des images libres de droit : /19

11 6.2 Gestion et création d évènements A chaque fois que vous souhaitez revenir sur un évènement sauvé en brouillon, modifier ou supprimer un évènement publié, l administrateur, éditeur de l évènement, dispose du raccourci Mes Evènements pour accéder à la liste des évènements qu il gère (voir cidessous) 11/19

12 En plus de l édition de l évènement lui-même, son auteur peut envoyer un message aux participants qui se sont inscrits à l évènement (inscrits au moment de l envoi du message). Pour accéder aux participants inscrits à un évènement il suffit de cliquer sous le bouton Actions sur le nombre de participants inscrits. Il est alors possible d exporter sur fichier Excel la liste des participants, ce qui est utile pour imprimer les feuilles de présence et d enregistrement des paiements sur place. Pour chaque participant le bouton Action vous permet de connaître le détail du paiement et vous permet de télécharger le reçus qui peuvent vous être demandés par les participants 12/19

13 extérieurs au réseau (vous n avez pas à répondre aux demandes éventuelles des diplômés de Télécom ParisTech, qui ont accès à leur reçu, une fois connecté, dans leur fenêtre de login - section Mes Transactions). Par ailleurs, en cliquant sur + Ajouter un participant il vous est possible d ajouter un participant «à la main», pour un invité par exemple. 13/19

14 Pour créer un nouvel évènement de votre groupe cliquez sur + Ajouter un évènement dans la page de l onglet Evènement. Une fois dans la page AJOUTER UN EVENEMENT, éditer principalement les informations : titre, date de début et de fin l évènement, lieu de l évènement, le texte avec ses éventuelles images insérées pour décrire l évènement, et, si besoin des images ou des documents accessibles au téléchargement par le lecteur. N oubliez pas en plus l image de couverture qui sera vue comme vignette-icône de l évènement sur les agendas du groupe et sur l agenda principal du site. Il faut terminer par cliquer en bas de page sur OK soit en mode «Sauver en brouillon» ou en mode «Publier» quand vous avez inscrits toutes les informations souhaitées. Deux champs sont spécifiques à l édition des évènements : 14/19

15 1. Publier cet évènement pour tous les membres du site (c est-à-dire à l agenda général). Afin que l évènement soit visible ailleurs que dans la page de son groupe, et donc affiché sur l agenda général du site, il faut cocher cette option. Et choisir entre deux types d évènements généraux : évènement de groupe et évènement réservé aux cotisants. 2. Configurer les options d inscriptions : Il s agit dans cette page de configuration de choisir : a. le prix de la participation (0 équivaut à un évènement gratuit) b. le type de paiement proposé : ce peut être paiement en ligne (sur le site) uniquement ou aussi avec un paiement hors ligne (à récupérer sur place lors de l enregistrement des participants) c. d indiquer une jauge si besoin (en cas de salle à place limitée ou en cas de non prévisibilité du nombre de participants). Il faut alors donner cette jauge et également un nombre maximum d invités par personne qui s inscrit. d. L option d ouvrir l évènement aux personnes extérieures au réseau. Une personne simple visiteur du site, non connectée peut y participer et accéder au formualire d enregistrement et de paiement. Les informations exigées pour l identifier sont à choisir parmi celles proposées (voir ci-après) Cas particuliers : 1. Evènements avec plusieurs tarifs suivant le statut de cotisant ou pas, le niveau de cotisation et le statut de membre ou non du réseau. Il faut alors s adresser à l administration du site (la directrice déléguée) qui pourra établir ces options tarifaires. 2. Evènement repris d une autre organisation chargée de l inscription et du paiement : il faut alors inscrire le prix (0 si c est gratuit) que demande l organisation, et surtout n oubliez pas une date de clôture mise volontairement avant la date courante. Se faisant, il n y a pas de bouton cliquable invitant le visiteur à participer à l évènement, évitant ainsi l erreur de croire que cela suffit pour s inscrire! Dans ces cas, n oubliez pas dans le texte descriptif de l évènement d inscrire l URL sur laquelle doit se faire l inscription. 15/19

16 6.3 Procédure de remontée éventuelle des articles + évènements Sur un article Pour faire la «demande» de remontée de l article dans la liste tout public du fil principal d actualités de l association, il suffit de cliquer sur «Publier cet article pour tous les membres du site». L administration du site est notifiée alors de votre demande. La publication de l article pour tous les membres du site n est donc effective qu après sa validation par l administration du site. Attention! Une fois que l article a été validé pour publication à tous les membres du site, si vous y revenez pour y faire des modifications, il passe à nouveau en attente de validation. Vous voyez cet état sur la liste de Mes articles, entre parenthèses dans la colonne Titre. Evitez ces allers retours. Si cela arrive il ne faut pas hésiter à avertir l administration du site pour revalider la publication à tous les membres. 16/19

17 Sur un évènement Pour faire la «demande» de remontée de l évènement sur l agenda général du site, il suffit de cliquer sur «Publier cet évènement pour tous les membres du site». Un choix de type d évènement vous est proposé entre Evènements de groupe ou Evènements réservés aux cotisants. La plupart du temps se sera Evènements de groupe. L administration du site est notifiée alors de votre demande. La publication de l évènement sur l agenda et la page d accueil n est donc effective qu après sa validation par l administration du site. Attention! Une fois que l évènement a été validé par pour publication dans l agenda général, si vous y revenez pour y faire des modifications, il passe à nouveau en attente de validation. Vous voyez cet état sur la liste de Mes Evènements, noté entre parenthèses dans la colonne Titre/Catégorie/lieu. Evitez ces allers retours mais si cela arrive il ne faut pas hésiter à avertir l administration du site 17/19

18 7. Partage sur les réseaux sociaux Enfin n oubliez pas!. Le nouveau site est conçu comme un réseau social hautement interfacé avec les grands réseaux Facebook, LinkedIn et Twitter. A chaque fois que vous avez terminé l édition d un article ou d un évènement, vous devez augmenter sa visibilité sur ces réseaux sur lesquelles nous vous invitons à avoir un compte. Les icones de ces réseaux vous tendent les bras en haut à droite de l évènement ou de l article. En cliquant dessus, vous créez un mini article qui va pointer sur la page de l évènement ou de l article pleine page. Exemple ci-dessous sur la fenêtre de partage LinkedIn qui apparait alors. Sur LinkedIn, se rajoute l option «Poster sur groupes», groupes LinkedIn auxquels nous vous conseillons d appartenir (ici dans l exemple le groupe de notre association, et un groupe d executives Telecom). 18/19

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