LISTE DES ACRONYMES... 4 INTRODUCTION PRINCIPES DIRECTEURS OBJECTIFS STRUCTURE DE FONCTIONNEMENT... 8

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1 Adopté le 27 novembre 2008

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3 TABLE DES MATIÈRES LISTE DES ACRONYMES... 4 INTRODUCTION PRINCIPES DIRECTEURS OBJECTIFS STRUCTURE DE FONCTIONNEMENT MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT CRITÈRES D ACCÈS AUX RESSOURCES GESTION DES LISTES D ATTENTE MODALITÉS DE TRANSFERTS INTERRÉGIONAUX TRAITEMENT DES LITIGES TRAITEMENT DES PLAINTES CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS RAPPORT ANNUEL D'ACTIVITÉS LISTE DES DOCUMENTS CONSULTÉS ANNEXE I : ASSISES LÉGALES ANNEXE II : POLITIQUE CONCERNANT LE RAPATRIEMENT DE LA CLIENTÈLE HOSPITALISÉE DANS UNE RÉGION AUTRE QUE SA RÉGION D'ORIGINE ANNEXE III : FORMULAIRES POUR ACHEMINER UNE DEMANDE D HÉBERGEMENT Mécanismes d'accès Système régional d admission 3

4 LISTE DES ACRONYMES ASSSL CDS CHCD CHSGS CLSC COA CSSS CTMSP DI DP DSIE Iso-SMAF MSSS OEMC PII PPALV PSI RI RNI RTF SAD UTCRF UTÉO Agence de santé et des services sociaux de Laval Comité de détermination de services Centre hospitalier de courte durée Centre hospitalier de soins généraux et spécialisés Centre local de services communautaires Comité d orientation et d'admission Centre de santé et de services sociaux Classification par types en milieu de soins et services prolongés Déficience intellectuelle Déficience physique Demande de service inter établissement Système de gestion axé sur la classification des besoins des usagers en profil type d autonomie fonctionnelle Ministère de la Santé et des Services sociaux Outil d évaluation multiclientèle Plan d intervention individualisé Personne en perte d autonomie liée au vieillissement Plan de service individualisé Ressource intermédiaire Ressources non institutionnelles (RI RTF ressources alternatives) Ressource de type familial Soutien à domicile Unité transitoire de convalescence et de récupération fonctionnelle Unité transitoire d évaluation et d orientation Mécanismes d'accès Système régional d admission 4

5 INTRODUCTION Le mécanisme d accès à l hébergement constitue le processus par lequel les personnes en perte d autonomie liée au vieillissement peuvent accéder aux ressources d hébergement de Laval. L Agence de la santé et des services sociaux de Laval, comme dans toutes les régions du Québec, a décentralisé le mécanisme d accès au niveau local en ce qui a trait au programme clientèle PPALV. Le CSSS de Laval assume cette responsabilité depuis le 1 er octobre Dans cet esprit et tenant compte de la mise en place des réseaux locaux de services, le CSSS de Laval a révisé le mécanisme d accès regroupant l ensemble des responsabilités, procédures et règles de fonctionnement assurant et guidant le cheminement d une demande de services d hébergement. Ce processus décisionnel d orientation et d accès assure aux personnes en perte d autonomie liée au vieillissement un accès à des services d hébergement qui répondent à leurs besoins, que ce soit en : centre d hébergement public ou privé conventionné centre d hébergement privé avec entente de service ressource non institutionnelle (RNI) rattachée au CSSS de Laval Certains grands principes sont fondamentaux et doivent essentiellement supporter notre réflexion quant à la raison d être des ressources et des services d hébergement en fonction des besoins des personnes qui les requièrent. Les clientèles visées par le présent mécanisme sont les personnes adultes en perte d autonomie liée au vieillissement pour lesquelles il y a une présomption de nécessité de changement de milieu de vie et dont la condition est stable sur le plan biopsychosocial. Le changement de milieu de vie peut être justifié autant par une condition qui s est améliorée que par une condition qui s est détériorée. L admissibilité d une personne à l hébergement doit être considérée lorsque toutes les possibilités de soutien à domicile ont été épuisées. Cette personne ne peut plus être maintenue dans son milieu de vie naturel, malgré le support de son entourage et des services offerts dans la communauté. Mécanismes d'accès Système régional d admission 5

6 1. PRINCIPES DIRECTEURS L implantation du réseau de services intégrés pour les personnes en perte d autonomie liée au vieillissement et la mise en place des réseaux locaux nous amènent à introduire des principes directeurs pour expliquer les changements apportés au mécanisme d accès, à savoir la continuité et l intégration. CENTRÉ SUR LE RESPECT DE LA PERSONNE Le mécanisme d accès contribue à l adaptation des services et des programmes aux besoins de la personne, en tenant compte des ressources disponibles. Plutôt que de sélectionner le service en fonction de l organisation, le mécanisme vise à demeurer près de la personne et de ses besoins. L individu demeure au cœur de tout le processus menant à l hébergement. CONSENSUEL ET TRANSPARENT Il est essentiel que le consensus soit présent dans l ensemble de la démarche menant à l hébergement et ce, tant à la détermination des services requis à l orientation qu à l admission. Le processus est bien identifié et les règles sont connues et comprises des intervenants et des usagers. EFFICACE ET EFFICIENT Le mécanisme d accès s assure de la qualité de l évaluation des besoins de la personne afin de lui offrir une prestation de soins et de services continus. NOVATEUR Le mécanisme d accès s adapte à la nouvelle configuration du réseau de la santé et prend en compte les changements à apporter en lien avec le vieillissement de la population. Il met à contribution, de manière continue, les nouvelles tendances professionnelles, techniques et technologiques. ÉQUITABLE ET INTÈGRE Le mécanisme d accès assure le respect des droits de chacun et les règles sont applicables à tous. Le mécanisme d accès doit être à l abri de toute pression extérieure et demeurer centré sur les besoins de la personne. CONTINUITÉ ET INTÉGRATION Le mécanisme d accès s insère dans un changement de pratique qui passe par l intégration et l interdépendance des services. Cette pratique suscite la collaboration de tous les intervenants, tant du réseau privé, communautaire que public, dans le souci de favoriser, pour l usager, une prestation de soins et de services continus. Mécanismes d'accès Système régional d admission 6

7 2. OBJECTIFS Les principaux objectifs poursuivis par le mécanisme d accès sont les suivants : Uniformiser le processus d accueil, d évaluation, de détermination de services, d orientation et d admission de la clientèle visée pour l ensemble de la région de Laval et ce, en accord avec les orientations provinciales et régionales sur les services offerts aux personnes en perte d autonomie liée au vieillissement; Fournir à l usager le service le plus adéquat en fonction de ses capacités, de ses besoins et des ressources disponibles; Favoriser l utilisation optimale des ressources du milieu et des ressources du réseau de la santé et des services sociaux dans la réponse aux besoins des personnes; Permettre l accès aux services d hébergement lorsque requis; Favoriser la continuité et la complémentarité des services; Recueillir l information nécessaire à la planification et à la programmation des services. Mécanismes d'accès Système régional d admission 7

8 3. STRUCTURE DE FONCTIONNEMENT LA RESPONSABLE DU SYSTÈME RÉGIONAL D ADMISSION (SRA) La responsable du SRA s assure du respect des principes directeurs et des modalités retenues régionalement, analyse les différents rapports statistiques pour fins de planification et de programmation des services et présente, à la direction PPALV, un rapport annuel d activités. De plus, elle assure le suivi des décisions organisationnelles en matière de gestion de lits. L AGENT DE COORDINATION L agent de coordination assure la liaison entre l évaluation, la détermination de services, l orientation et l accès aux services d hébergement. Il traite les demandes d hébergement régulières, réfère les demandes particulières au comité d'orientation et d'admission (COA) et assure le suivi selon les modalités établies. De plus, il gère la liste d attente en collaboration du COA ou de la responsable du SRA selon les critères établis. LES DIFFÉRENTS COMITÉS Trois comités sont mis en place pour assurer le bon fonctionnement du SRA : 1. Comité des ressources non institutionnelles (CRNI) 2. Comité de détermination de services (CDS) 3. Comité d orientation et d admission (COA) 1. LE COMITÉ DES RESSOURCES NON INSTITUTIONNELLES (CRNI) Le comité des ressources non institutionnelles a pour mandat d analyser les demandes des usagers en fonction des critères d admissibilité établis, d assurer leur orientation vers la ressource la plus apte à répondre à leurs besoins en tenant compte des ressources disponibles et du choix exprimé. Ce comité est composé de l agent de coordination et d un intervenant ressource. 2. COMITÉ DE DÉTERMINATION DE SERVICES (CDS) Le comité de détermination de services a pour mandat de déterminer les services requis à partir du portrait biopsychosocial de la personne et à faire des recommandations d ordre clinique. Ce comité est sous la responsabilité de l agent de coordination et est composé des professionnels suivants : un médecin, une infirmière et un ergothérapeute. Les différents professionnels doivent être tous présents aux rencontres pour assurer le bon fonctionnement du comité. Toutefois, exceptionnellement, un minimum de trois personnes est requis. Ces rencontres se tiennent une fois par semaine. Mécanismes d'accès Système régional d admission 8

9 3. COMITÉ D ORIENTATION ET D'ADMISSION (COA) Le comité d orientation et d'admission représente l instance décisionnelle régionale en matière d orientation et d admissibilité. Son mandat consiste à identifier l admissibilité de l usager en lien avec les critères établis et son orientation vers l établissement qui répond le mieux à ses besoins en tenant compte du choix exprimé par ce dernier et des ressources disponibles. Le COA confie à l agent de coordination la responsabilité de l admissibilité et de l orientation des demandes régulières. Ce dernier devra toutefois soumettre au COA toutes les demandes particulières, soit : les demandes ne correspondant pas aux critères; les demandes refusées pour les unités spécifiques et prothétiques; les demandes refusées en déficience intellectuelle, en déficience physique, en santé mentale adulte; les suivis des décisions du COA; les demandes litigieuses; les demandes faisant l objet de plaintes ou de contestation; les demandes nécessitant une programmation autre que celles existantes. Dans les situations où il n y a aucune ressource, le président du COA soumet à la direction PPALV des recommandations en vue de développer de nouvelles ressources. SA COMPOSITION Le COA est composé des membres suivants : 2 représentants des Centres d hébergement publics (1 de l hébergement régulier et 1 d un programme spécifique); 2 représentants des Centres d hébergement privés conventionnés; 1 représentant des Centres d hébergement privés non conventionnés; 1 représentant du programme de Soutien à domicile; 1 représentant de l Hôpital de la Cité-de-la-santé; 1 représentant du Système régional d admission. La désignation des membres est approuvée par la direction du regroupement clientèle PPALV. LE RÔLE DES MEMBRES Président : anime les réunions et entérine les décisions du COA; Vice-président : remplace le président en cas d absence et le supporte dans ses fonctions; Chef du SRA : participe aux réunions, sans droit de vote, représente les RNI et agit comme secrétaire du COA; Agent de coordination : représente le Système régional d admission, sans droit de votre, présente les dossiers au COA; Invité aux réunions : représentant de la Maison Francesco Bellini pour discuter des dossiers qui pourraient être orientés dans leur ressource. Mécanismes d'accès Système régional d admission 9

10 LA DURÉE DU MANDAT La durée du mandat de chacun des membres est de deux ans. LE QUORUM Quatre membres votants sont requis pour avoir quorum. LA FRÉQUENCE DES RÉUNIONS Le COA se réunit de dix à douze fois par année ou plus en fonction des besoins. Les membres du comité assurent une disponibilité et une présence assidue aux rencontres. Un relevé des présences et des décisions prises tiendra lieu de compte rendu. LE COMITÉ EXÉCUTIF Le COA confie au comité exécutif l étude des demandes urgentes entre les comités réguliers. Il a le même pouvoir décisionnel que le COA. Il est composé des membres suivants : le président, le vice-président et l agent de coordination. La responsable du Système régional d admission y est également invitée. En cas d urgence, une conférence téléphonique peut tenir lieu de rencontre. Les décisions du comité sont soumises au président pour approbation et sont conservées au dossier de l usager du SRA. Mécanismes d'accès Système régional d admission 10

11 4. MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT L évaluation de l autonomie permet d identifier les besoins biopsychosociaux de l usager afin de l orienter vers les services de santé ou de réadaptation les plus appropriés. Toute demande d hébergement doit être accompagnée d une évaluation récente et complète qui reflète l état actuel de la personne par le biais de l OEMC. Cet outil d évaluation de l autonomie multiclientèle est complété ou mis à jour par l intervenant en collaboration avec l usager ou son représentant ainsi qu avec les intervenants concernés (ergothérapeute, physiothérapeute, centre de jour, etc.). Le formulaire CTMSP médical ainsi que toute autre évaluation ou documents jugés pertinents par l évaluateur doivent aussi être complétés. L évaluateur s assure, avec l équipe interdisciplinaire, que la demande d hébergement, dûment complétée, est présentée uniquement lorsque la condition de la personne est stable. La personne ne doit pas être évaluée en situation de crise, en phase aiguë de maladie ou en période de réadaptation. Les documents suivants sont acheminés à l agent de coordination pour des fins d identification, de validation, de détermination de services et d orientation : l'autorisation de communiquer les renseignements; la prise de contact; l'outil d évaluation multiclientèle; le CTMSP médical; le Formulaire 1 de référence. Mécanismes d'accès Système régional d admission 11

12 Mécanismes d'accès Système régional d admission 12

13 5. CRITÈRES D ACCÈS AUX RESSOURCES Les critères d accès aux ressources sont définis en fonction des orientations provinciales et régionales. De manière générale, l accès en RNI ou en Centre d hébergement est réservé aux personnes qui en font le choix et pour lesquelles l intensification des services à domicile ou en résidence privée ne permet plus de répondre aux besoins. Toutefois, l usager est limité à un seul choix d établissement dans une région. Quelle que soit l ampleur des besoins, le domicile est privilégié si c est le choix de la personne et qu il est possible d y répondre, malgré certains risques que la personne accepte d assumer. Le rôle du CSSS est alors de minimiser ces risques et de supporter la personne et ses proches aidants. Il est cependant important de préciser que le profil Iso-SMAF ou les heures-soins ne permettent pas toujours de trouver la meilleure adéquation pour l orientation des personnes, l implication des proches et la capacité des différentes ressources seront aussi pris en considération. RESSOURCES NON INSTITUTIONNELLES L accès aux RNI est réservé aux personnes ayant un profil Iso-SMAF 5 à 9. Toutefois, le profil 9 étant le plus complexe, les demandes seront évaluées par le comité de détermination de services. CENTRES D HÉBERGEMENT L accès en centre d hébergement est réservé aux personnes présentant une grande perte d autonomie, soit un profil Iso-SMAF 9 à 14 tout en respectant les critères d admissibilité en heures-soins de chacun des établissements. Mécanismes d'accès Système régional d admission 13

14 PROGRAMMES SPÉCIFIQUES OU PROTHÉTIQUES D autres critères s appliquent pour certains programmes particuliers, soit : Unité prothétique pour des troubles cognitifs; Unité spécifique pour des troubles de comportement; Unité spécifique pour des problématiques de santé mentale. Unité prothétique / troubles cognitifs Unité spécifique / troubles de comportement Unité spécifique / problématiques de santé mentale Personne présentant des troubles cognitifs sévères amenant des problèmes d errance, de perte de territorialité et de confusion dans les trois sphères (temps, espace, personne) mais sans problème de mobilité. Personne présentant des troubles de comportements secondaires à une pathologie neurologique. Personne ayant un diagnostic psychiatrique, présentant des troubles de comportement secondaires à une pathologie psychiatrique dont le comportement est imprévisible mais contrôlable. Engagement et suivi par le département de psychiatrie du CHCD référant. L équipe multidisciplinaire du centre d hébergement visé reçoit et étudie les demandes concernant l'unité prothétique pour les usagers présentant des troubles cognitifs et l unité spécifique pour les troubles de comportements selon les critères généraux de ces unités, auxquels s ajoute celui de la dangerosité de la personne pour elle-même ou pour les autres. Les demandes d accès à l unité spécifique pour des problématiques de santé mentale doivent être acheminées au mécanisme d accès en santé mentale pour évaluation. Mécanismes d'accès Système régional d admission 14

15 6. GESTION DES LISTES D ATTENTE RESSOURCES NON INSTITUTIONNELLES L ordre de priorité des demandes en ressources non institutionnelles est de quatre niveaux : Priorité 1 : usager avec maintien à domicile précaire ou qui présente un danger; Priorité 2 : usager hospitalisé ne requérant plus de soins actifs; Priorité 3 : usager à domicile; Priorité 4 : usager hors région. Lignes directrices guidant la prise de décision Conditions d'admissibilité en priorité 1, 2 et 3 : un usager résidant à Laval; une famille ou une personne significative habitant à Laval; un usager provenant d un autre territoire et demeurant en résidence privée à Laval depuis plus de six mois. Le travailleur social doit, en tout temps, signifier par écrit tout changement dans la condition de l usager et demander une réévaluation de priorité à l agent de coordination. Si, suite à une hospitalisation, l usager décide de recourir à l hébergement privé dans l attente de son choix permanent, la priorité 2 est maintenue. En tout temps, la chronologie est maintenue même s il y a un changement de priorité (ex : une réorientation ou une mise en suspens de la demande d hébergement). CENTRES D HÉBERGEMENT Orientation permanente La liste d attente est gérée par ordre chronologique, à compter de la date de réception de la demande d hébergement au SRA et ce, peu importe l origine de la demande. En cas de changement de l état de santé de l usager, le temps d attente est transférable d une liste à une autre en autant que l usager répond aux critères. Un refus d admission pour une orientation permanente, tant dans une ressource non institutionnelle que dans un centre d hébergement, lorsque la personne est déjà hébergée dans un lieu transitoire, implique la fermeture du dossier. Toutefois, une nouvelle demande pourra être soumise après un délai de six mois. Mécanismes d'accès Système régional d admission 15

16 Par contre, s il s agit du refus d admission d un usager à domicile, sa demande pourra être mise en suspens pour trente jours. Le prochain lit disponible, après l expiration du délai de trente jours, lui sera offert. Un deuxième refus d admission entraîne l'annulation de sa demande d hébergement. L accès au choix d hébergement souhaité, à l exception des centres ayant plus d un an d attente, s effectuera dans un délai raisonnable, soit 90 jours lors des situations suivantes : pronostic médical moins de six mois; personne centenaire; hébergement de couple. Hébergement de couple pour des raisons humanitaires, le système régional d admission et le comité d orientation et d'admission favorisent l hébergement de couples ou de personnes entretenant une relation significative dans une même installation; la priorisation est attribuée à la réunification des membres du couple et non au lieu d hébergement; les dossiers devront être très bien documentés et refléter les éléments psychosociaux pertinents concernant la relation significative : incapacité d être séparé, préjudice et risque immédiat pour la personne qui ne serait pas hébergée; les deux membres du couple doivent répondre aux critères d hébergement; en cas d impossibilité de réunifier les membres du couple, des mesures seront proposées pour favoriser leurs relations. Orientation transitoire L orientation transitoire, tant dans une ressource non institutionnelle que dans un centre d hébergement, est une mesure pour répondre aux besoins immédiats de la personne. Cette orientation n étant pas le milieu de son choix, la personne demeure sur la liste d attente de la ressource souhaitée. Pour les centres d hébergement, les établissements désignés procèdent aux admissions en alternance, c est-à-dire une admission par ordre chronologique et une admission transitoire. Pour l admission transitoire, la personne responsable des admissions communique par téléphone avec l agent de coordination du SRA pour signaler la disponibilité d un lit. Ce dernier désigne un usager en attente d un lit transitoire et achemine rapidement le dossier. Mécanismes d'accès Système régional d admission 16

17 Les principaux facteurs de risque à considérer outre le degré de perte d autonomie de la personne sont : un milieu épuisé ou ne répondant plus aux besoins; des conditions environnementales constituant un danger pour la sécurité physique de la personne ou de son entourage; des conditions de vie constituant un danger pour l intégrité psychologique de la personne ou de son entourage; une urgence sociale pouvant être reliée à des problèmes financiers. Provenance des demandes : Hôpital de la Cité-de-la-santé; Unité transitoire de convalescence et de récupération fonctionnelle (UTCRF) ou de l unité transitoire d évaluation et d orientation (UTÉO); Hôpital Juif de Réadaptation; Services de première ligne, les situations d urgence à domicile; Centres hospitaliers des autres régions : usager visé par le rapatriement. Mesures d exception La direction du regroupement clientèle PPALV peut décider des mesures d exception pour répondre à une situation majeure. La responsable du SRA s assure de l application de ces mesures immédiatement. Celle-ci suspend alors les admissions régulières dans les ressources visées pour répondre à l'urgence de la situation. Mécanismes d'accès Système régional d admission 17

18 7. MODALITÉS DE TRANSFERTS INTERRÉGIONAUX Les demandes de transfert d une région à une autre transitent par le SRA. La détermination des services requis doit, préalablement, être effectuée par le milieu référant, c est-àdire le milieu qui fait la demande de transfert. Suite à la recommandation des membres du Comité de coordination des services sociaux, les principes directeurs suivants ont été adoptés à l unanimité par le comité de gestion du réseau lors d une conférence téléphonique du 30 mai 2006 : toute demande d hébergement à un CSSS d une région doit être traitée sur un pied d égalité, sans égard à la région de provenance de la demande ou de l usager; le CSSS qui reçoit la demande détermine lui-même l admissibilité et, le cas échéant, l orientation de l usager dans la ressource appropriée; la décision de l orientation doit être rendue et communiquée au demandeur dans les meilleurs délais, mais ne doivent pas dépasser quatre semaines; la priorité des admissions doit notamment être basée sur des notions d urgence sociale ou clinique; les régions et leurs CSSS doivent mettre en place un mécanisme régulier de suivi des demandes afin de procéder, lorsque cela est possible, à des échanges de places lorsqu il y a coïncidence de certaines demandes; un usager en attente d une place d hébergement dans un lit de courte de durée d un centre hospitalier d une autre région doit être pris en charge dans les meilleurs délais par son CSSS d origine; toutefois, si l usager occupe un lit de courte durée en attente d hébergement dans un centre hospitalier et demande une place dans une autre région que sa région d origine, il doit être pris en charge dans les meilleurs délais par son CSSS d origine pendant la durée de l attente; pour les transferts entre les régions de Montréal et les régions périphériques de Montérégie, Laval, Laurentides et Lanaudière, les modalités d application des principes directeurs doivent être établies par le comité spécial entre ces régions présidé par le sous-ministre-adjoint à la Direction générale de la coordination, financement et équipement. Rapatriement de la clientèle Au-delà des principes directeurs énoncés depuis le 28 janvier 2008, une directive du sous-ministre vient préciser l obligation de rapatrier toute la clientèle âgée de 65 ans et plus hospitalisée en fin de soins actifs dans sa région d origine (annexe II). Mécanismes d'accès Système régional d admission 18

19 8. TRAITEMENT DES LITIGES Le comité de traitement des litiges a le mandat de s assurer que le mécanisme d accès est utilisé dans le respect des principes directeurs reconnus et que les besoins de l usager, de son représentant ou de sa famille sont pris en considération compte tenu des ressources disponibles. Il y a litige lorsqu un usager ou ses proches rejettent l orientation. Ce litige est traité localement. L usager a toujours le choix de présenter son désaccord au comité de litiges ou d entreprendre une démarche de plainte en s adressant au Commissaire local aux plaintes du CSSS de Laval. L agent de coordination du SRA assume la responsabilité du comité de traitement des litiges. Celui-ci a la responsabilité de recevoir et d analyser l objet du litige et de rencontrer les personnes concernées. Le comité de litiges est composé d au moins quatre personnes, soit: l agent de coordination du SRA; le président du comité d orientation et d'admission; l intervenante responsable du dossier; la responsable du SRA. Une approche consensuelle est préconisée pour qu une solution au litige soit trouvée. La décision du comité de litiges doit être rendue dans les trois semaines de calendrier après la réception de la demande et est communiquée par écrit aux parties concernées. Une fois sa décision rendue, le comité de litiges est dissout. Mécanismes d'accès Système régional d admission 19

20 9. TRAITEMENT DES PLAINTES Tout usager peut formuler une plainte sur les services de santé ou les services sociaux qu il a reçus, aurait dû recevoir, reçoit ou requiert. Toute plainte relative à l évaluation des besoins de l usager en matière d hébergement, à son admission ou à son transfert doit être traitée par le CSSS ayant procédé à l évaluation des besoins à l admission ou à la demande de transfert de cette personne. Telle que prévoit la Loi sur les services de santé et les services sociaux, l usager doit être informé de la procédure d examen des plaintes du CSSS concerné. Le traitement de la plainte doit respecter les modalités établies au chapitre III de la Loi sur les services de santé et les services sociaux. Mécanismes d'accès Système régional d admission 20

21 10. CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS Toutes les personnes impliquées dans le cheminement d une demande d hébergement sont tenues de respecter les lois et règlements en vigueur en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels : l établissement est responsable de la protection des renseignements contenus au dossier de l usager dès la réception de ce dossier; l établissement ayant procédé à l évaluation de l usager doit conserver l original du dossier d évaluation au dossier général de l usager; seuls les éléments du dossier d un usager contenant des informations jugées pertinentes à la détermination des services qui lui sont requis, à son orientation et à son admission, sont acheminés à l agent de coordination pour fins de présentation à l équipe du comité de détermination de services et au comité d orientation et d admission; tout au long du processus relié à la détermination des services requis et à l orientation de l usager, le dossier d évaluation de ce dernier est sous la responsabilité de l agent de coordination des admissions jusqu au moment de l orientation. Mécanismes d'accès Système régional d admission 21

22 11. RAPPORT ANNUEL D'ACTIVITÉS Un rapport annuel d'activités est préparé et présente les éléments d information suivants : Les principales réalisations de l année précédente; Les données statistiques sur : la disponibilité des lits le taux d occupation le taux de roulement le profil de la clientèle la liste d attente la provenance des admissions; Les perspectives de la prochaine année. Mécanismes d'accès Système régional d admission 22

23 LISTE DES DOCUMENTS CONSULTÉS Cadre de référence, Mécanismes d accès à l hébergement de longue durée pour les personnes en perte d autonomie liée au vieillissement, Bas St-Laurent, février 2007; Mécanismes d accès à l hébergement pour les personnes en perte d autonomie liée au vieillissement, Chaudière-Appalaches, novembre 2004; Politiques et procédures d admission et de fin de séjour en milieu d hébergement, Agence de santé et des services sociaux de Montréal, octobre 2003; Politiques et procédures - Comité d orientation-admission Système régional d admission de Laval, janvier 2002; Loi sur les services de santé et de services sociaux (L.R.Q., S-4.2); Code Civil du Québec; Charte des droits et libertés de la personne; Règlement sur l organisation et l administration des établissements. Mécanismes d'accès Système régional d admission 23

24 ANNEXE I : ASSISES LÉGALES LOI SUR LES SERVICES DE SANTÉ ET LES SERVICES SOCIAUX (L.R.Q., S-4.2) ARTICLE 4, INFORMATION «Toute personne a le droit d être informée de l existence des services et des ressources disponibles dans son milieu en matière de santé et de services sociaux ainsi que des modalités d accès à ces services et à ces ressources.» ARTICLE 5, DROIT AUX SERVICES «Toute personne a le droit de recevoir des services de santé et des services sociaux adéquats sur les plans à la fois scientifique, humain et social, avec continuité et de façon personnalisée et sécuritaire.» ARTICLE 6, CHOIX DU PROFESSIONNEL «Toute personne a le droit de choisir le professionnel ou l établissement duquel elle désire recevoir des services de santé ou des services sociaux.» ARTICLE 7, SOINS APPROPRIÉS «Toute personne dont la vie ou l intégrité est en danger a le droit de recevoir les soins que requiert son état. Il incombe à tout établissement, lorsque demande lui en est faite, de voir à ce que soient fournis ces soins.» ARTICLE 10, PARTICIPATION «Tout usager a le droit de participer à toute décision affectant son état de santé ou de bien-être.» ARTICLE 13, EXERCICE DES DROITS «Le droit aux services de santé et aux services sociaux et le droit de choisir le professionnel et l établissement prévus aux articles 5 et 6, s exercent en tenant compte des dispositions législatives et réglementaires relatives à l organisation et au fonctionnement de l établissement ainsi que des ressources humaines, matérielles et financières dont il dispose.» ARTICLE 14, PÉRIODE D HÉBERGEMENT «Un établissement ne peut cesser d héberger un usager qui a reçu son congé que si l état de celui-ci permet son retour ou son intégration à domicile ou si une place lui est Mécanismes d'accès Système régional d admission 24

25 assurée auprès d un autre établissement ou de l une de ses ressources intermédiaires ou d une ressource de type familial où il pourra recevoir les services que requiert son état. Sous réserve du premier alinéa, un usager doit quitter l établissement qui lui dispense des services d hébergement dès qu il reçoit son congé conformément aux dispositions du règlement pris en vertu du paragraphe 28 o de l article 505.» ARTICLE 33, RESPONSABILITÉ DU COMMISSAIRE LOCAL AUX PLAINTES ET À LA QUALITÉ DES SERVICES «Le commissaire local aux plaintes et à la qualité des services est responsable envers le conseil d administration du respect des droits des usagers et du traitement diligent de leurs plaintes.» ARTICLE 34, PLAINTE ÉCRITE OU VERBALE DE L USAGER «La procédure d examen des plaintes doit permettre à l usager de formuler une plainte écrite ou verbale auprès du commissaire local sur les services de santé ou les services sociaux qu il a reçus, aurait dû recevoir, reçoit ou requiert de l établissement, d une ressource intermédiaire ou d une ressource de type familial ou de tout autre organisme, société ou personne auquel l établissement recourt, notamment par entente visée à l article 108 ou 108,1, pour la prestation de ces services, sauf s il s agit d une plainte concernant un médecin, un dentiste ou un pharmacien, de même qu un résident, qui exerce sa profession au sein d un tel organisme, d une telle société ou d une telle personne.» ARTICLE 83, CENTRE D HÉBERGEMENT ET DE SOINS DE LONGUE DURÉE «La mission d un centre d hébergement et de soins de longue durée est d offrir de façon temporaire ou permanente un milieu de vie substitut, des services d hébergement, d assistance, de soutien et de surveillance ainsi que des services de réadaptation, psychosociaux, infirmiers, pharmaceutiques et médicaux aux adultes qui, en raison de leur perte d autonomie fonctionnelle ou psychosociale, ne peuvent plus demeurer dans leur milieu de vie naturel, malgré le support de leur entourage. À cette fin, l établissement qui exploite un tel centre reçoit, sur référence, les personnes qui requièrent de tels services, veille à ce que leurs besoins soient évalués périodiquement et que les services requis leur soient offerts à l intérieur de ses installations.» ARTICLE 301, LES RESSOURCES INTERMÉDIAIRES «Un établissement public identifié par l'agence peut recourir aux services d'une ressource intermédiaire aux fins de la réalisation de la mission d'un centre qu'il exploite.» Mécanismes d'accès Système régional d admission 25

26 ARTICLE 310, LES RESSOURCES DE TYPE FAMILIAL «Un établissement public identifié par l'agence peut recourir aux services d une ressources de type familial aux fins de placement d adultes ou de personnes âgées.» ARTICLE 355, CENTRE D HÉBERGEMENT «L agence détermine les modalités relatives à la création des mécanismes assurant la coordination de l accès aux services des centres d hébergement et de soins de longue durée, des centres de réadaptation d une classe qu elle indique, des ressources intermédiaires rattachées aux établissements et des ressources de type familial de sa région. Elle doit également s assurer que ces mécanismes d accès aux services tiennent compte des particularités socio-culturelles et linguistiques des usagers.» ARTICLE 356, APPROBATION DES CRITÈRES «Les établissements concernés par tout mécanisme d accès aux services établi en application de l article 355 doivent soumettre à l approbation de l agence leurs critères d accès aux services, notamment pour l admission et la sortie des usagers et les politiques de transfert de ces derniers. Le ministre peut toutefois exiger qu un établissement, compte tenu de sa vocation particulière, les lui soumette directement pour son approbation. Le ministre prend alors l avis de l agence.» ARTICLE 358, VÉRIFICATION «L agence s assure que les établissements de la région exercent leurs fonctions d accueil, d évaluation et d orientation des usagers et que les ressources intermédiaires et les ressources de type familial se développent en harmonie avec la capacité d accueil de la population concernée.» Mécanismes d'accès Système régional d admission 26

27 CODE CIVIL DU QUÉBEC ARTICLE 10, INTÉGRITÉ DE LA PERSONNE «Toute personne est inviolable et a droit à son intégrité. Sauf dans les cas prévus par la loi, nul ne peut lui porter atteinte sans son consentement libre et éclairé.» CHARTE DES DROITS ET LIBERTÉS DE LA PERSONNE ARTICLE 48, PROTECTION DES PERSONNES ÂGÉES «Toute personne âgée ou toute personne handicapée a droit d être protégée contre toute forme d exploitation. Telle personne a aussi droit à la protection et à la sécurité que doivent lui apporter sa famille ou les personnes qui en tiennent lieu.» RÈGLEMENT SUR L ORGANISATION ET L ADMINISTRATION DES ÉTABLISSEMENTS SECTION II, ACCÈS AUX SERVICES DISPENSÉS PAR LES CENTRES HOSPITALIERS ET LES CENTRES D ACCUEIL, 2. SOINS DE LONGUE DURÉE ET HÉBERGEMENT, ARTICLE 33, 3 e ET 4 e ALINÉA «La demande d admission est acceptée par le comité régional ou sous-régional d admission formé par le conseil régional, en tenant compte des préférences exprimées par le bénéficiaire; L établissement désigné par un comité d admission admet le bénéficiaire dès qu un lit est disponible.» Mécanismes d'accès Système régional d admission 27

28 ANNEXE II: POLITIQUE CONCERNANT LE RAPATRIEMENT DE LA CLIENTÈLE HOSPITALISÉE DANS UNE RÉGION AUTRE QUE SA RÉGION D'ORIGINE Message courriel du sous-ministre Roger Paquet suivi du protocole révisé de l application de cette mesure. En suivi du CGR téléphonique du 17 janvier 2008, nous venons, par la présente, préciser le volet de prise en charge, par leur région d'origine, des personnes déclarées en attente d'hébergement à la fin de leur épisode de soins aigus. Comme vous le savez, cette situation constitue l'un des éléments problématiques rencontrés actuellement dans le cadre de la gestion de certaines urgences au Québec. Ainsi, en respect avec la responsabilité populationnelle et la garantie d'accès, la région d'origine du patient mentionné précédemment bénéficiera d'un délai de 30 jours, pour prendre en charge son patient et ainsi lui offrir un lieu répondant à ses besoins. Ce délai débutera à compter du jour, pour la personne dont l'évaluation est complétée, où elle se verra donner une confirmation de l'orientation définitive vers un CHSLD, une RI ou une RTF par le service local ou régional des admissions. Au terme de ce délai de 30 jours, les coûts associés à ce patient seront facturés à la région d'origine, et ce, jusqu'à sa prise en charge. Cette nouvelle règle est effective à compter de ce jour et confirme, une fois de plus, l'importance de rapatrier ses clientèles dans les meilleurs délais. Lors de la prochaine rencontre du Comité de concertation Montréal et périphéries, les membres conviendront ensemble de définir les processus, les modes de facturation, les conditions de rétribution, etc. ENTENTE RÉGIONS 514 ET 450 SUR LE RAPATRIEMENT DE LA CLIENTÈLE DE PLUS DE 65 ANS HOSPITALISÉE HORS RÉGION Pour permettre à chaque région d éviter un hébergement temporaire dans une autre région à sa clientèle, il a été convenu, en date du 11 février 2008, d établir un protocole de rapatriement de la clientèle hospitalisée à l extérieur de sa région d appartenance et dont l épisode de soins actifs est terminé. ATTENDU QUE chaque région doit assumer la prise en charge complète de sa clientèle; IL EST RECOMMANDÉ d impliquer le CSSS d appartenance, mission première ligne, dès le début de l hospitalisation de toute personne âgée de 65 ans et plus. Ceci permettra que le CSSS se préoccupe de l orientation et des services à donner à cette clientèle avant même la fin des soins actifs. Mécanismes d'accès Système régional d admission 28

29 ATTENDU QUE toute personne hospitalisée et en fin de soins actifs devrait quitter le milieu hospitalier dans un délai maximal de 72 heures; IL EST CONVENU QUE le CSSS d appartenance s engage à rapatrier sa clientèle dans le délai prescrit. À défaut de pouvoir respecter ce délai, le CHSGS où est hospitalisée la personne demandera une orientation temporaire à l Agence de son territoire, en utilisant les formulaires DSIE et CTMSP médical. Le statut du client se réfère aux règles et modalités prévues au programme d hébergement temporaire de chaque région. ATTENDU QUE les agences de la santé et des services sociaux doivent s assurer de la gestion des salles d urgence, ainsi que de la fluidité des lits de courte durée des centres hospitaliers de leur territoire; IL EST CONVENU QUE le CHSGS où se trouve l usager demande un hébergement temporaire dans une ressource de son territoire en attendant le rapatriement dans la région d appartenance. ATTENDU QUE les CSSS ont la responsabilité de se prononcer sur l orientation définitive de la clientèle résidant sur leur territoire; IL EST CONVENU QUE le CSSS d appartenance procède à l évaluation des services requis dans la région qui héberge temporairement la personne et procède, s il y a lieu, à la demande d hébergement permanent suivant les modalités établies dans sa région. Mécanismes d'accès Système régional d admission 29

30 PROTOCOLE DE TRANSFERT DE LA CLIENTÈLE HORS RÉGION ÉTAPES DE RÉALISATION 1. Identification de la clientèle La clientèle doit répondre à certains critères parmi lesquels : Personne hospitalisée à l extérieur de sa région d appartenance et en fin de soins actifs Personne âgée de 65 ans et plus en perte d autonomie Personne dont le retour à domicile est problématique Les clientèles suivantes sont exclues : Personnes de moins de 65 ans Personnes ayant des troubles graves de comportement Personnes en attente pour un autre programme (déficience intellectuelle, toxicomanie, psychiatrie) Personnes présentant un C Difficile actif Personnes nécessitant des soins de suppléance rénale Personnes visées par le programme de soins post hospitaliers de réadaptation 2. Interventions en milieu hospitalier Dans la perspective de planification de congé, lors de l hospitalisation d une personne provenant d une autre région, lorsqu une infirmière de liaison ou une travailleuse sociale du centre hospitalier est impliquée, elle communique avec l intervenant pivot désignée par le CSSS d appartenance*, mission première ligne pour évaluer les possibilités de retour à domicile (informations factuelles, raisons de l hospitalisation, approximation de la durée de l hospitalisation). Que ce premier contact soit fait ou non, dès qu un congé commence à être envisagé, tout professionnel (médecin, infirmière de liaison, assistante infirmière chef ou travailleur social) qui identifie un usager répondant aux critères mentionnés au point 1, adresse une demande à l infirmière désignée du CHSGS pour le rapatriement de la clientèle. Celle-ci communique avec le CSSS d appartenance pour vérifier les possibilités de rapatriement dans la région d appartenance et assure le suivi tout au long du processus. 3. Demande d orientation temporaire Si le CSSS d appartenance ne peut assurer le rapatriement dans le délai de 72 heures, le médecin du CHSGS complète le CTMSP médical et l infirmière désignée, la DSIE ainsi qu une lettre d engagement, et procède à une demande d orientation temporaire au système régional d admission du territoire du CHSGS. Le délai de 72 heures est calculé à partir du moment où le congé est confirmé. La personne quitte le CHSGS avec une médication pour 24 heures les jours de semaine et pour 72 heures la fin de semaine. 4. Orientation temporaire Le système régional du territoire du CHSGS communique avec l agence d appartenance afin de l informer de l orientation temporaire et de la date d admission prévue. L information est officialisée par l envoi du formulaire 58, Avis de facturation. 5. Orientation permanente Le CSSS d appartenance est responsable de procéder à l évaluation complète de la situation de sa clientèle. Selon les modalités établies dans sa région, le CSSS procède aux démarches requises pour le rapatriement et l orientation définitive de la personne. 6. Facturation L agence d appartenance assume les coûts d hébergement de l orientation temporaire à compter de la 31 e journée de l hébergement. L agence du CHSGS fait le suivi à l agence d appartenance et aux services financiers, tel que prévu dans le processus du formulaire Fermeture du dossier Le dossier de l usager sera fermé pour l un des motifs suivants : rapatriement, décès, transfert dans une autre ressource. Version révisée et adaptée au CSSS de Laval le 10 juillet 2008 Mécanismes d'accès Système régional d admission 30

31 ANNEXE III : FORMULAIRES POUR ACHEMINER UNE DEMANDE D HÉBERGEMENT L autorisation de communiquer les renseignements La prise de contact L outil d évaluation multi clientèle (OEMC) Le CTMSP médical Le formulaire 1 de référence Mécanismes d'accès Système régional d admission 31

32 Mécanismes d'accès Système régional d admission 32