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1 Arrimage des projets technologiques avec les objectifs stratégiques de l organisation: exemple du Dossier patient informatisé (DPI) Joanne Lessard, M.Sc.A., PMP, CPHIMS Systèmes informatiques CHCA inc.

2 Plan de la présentation Particularités s de la gestion de projet dans les organisations de santé Arrimage des projets avec les objectifs stratégiques de l organisation: l exemples reliés s au DPI

3 Plan de la présentation Particularités s de la gestion de projet dans les organisations de santé Arrimage des projets avec les objectifs stratégiques de l organisation: l exemples reliés s au DPI

4 Organisations de santé et gestion de projet Organisations de santé Technostructure Bureaucratie professionnelle Sommet stratégique Ligne hiérarchique Centre opérationnel Centre du pouvoir Fonctions de support logistique Mintzberg (1978) Lieux hautement professionnalisés pouvoir se situe à la base Lieux hautement politisés plusieurs groupes d intérêts, avec objectifs et agendas différents Historiquement, structure par fonctions difficile de passer à une structure basée sur les processus Processus hautement complexes Plusieurs projets parallèles

5 Des pressions externes à l origine de projets Pressions financières Nouvelles structures et Projet clinique Pénurie de personnel et réorganisation du travail CSSS Obligation en matière de sécurité des patients

6 Des pressions externes à l origine de projets CCASS (Buts et pratiques organisationnelles nécessaires) Culture de sécurité Surveillance et déclaration des évènements indésirables Communication Mécanismes efficaces pour transmettre l information aux moments critiques Utilisation des médicaments Médicaments parentéraux Milieu de travail / Effectifs Prévention des infections Suivi des taux d infections nosocomiales

7 Organisations de santé et gestion de projet Gestion de projet pratiques connues de façon empirique Réingénierie de processus Gestion du changement Implication des utilisateurs Formation des utilisateurs et suivi afin d assurer la mise en place des nouveaux processus Changement de culture

8 Organisations de santé et gestion de projet Gestion de projet les écueils en regard de certaines bonnes pratiques Chef de projet ne détient pas suffisamment de pouvoir association d un médecin? Assignation d un rôle dans un projet difficile à réaliser en marge et en sus du rôle dans la hiérarchie administrative Impossibilité de dégager des personnes à plein temps Difficulté à recourir à une approche big-bang

9 Organisations de santé et gestion de projet Gestion de projet les bonnes pratiques auxquelles on pourrait recourir Soutien requis d une masse critique de cliniciens médecins en tête de liste mais aussi les infirmières et les autres professionnels Recours à des incitatifs à s engager dans le changement

10 Organisations de santé et gestion de projet Organisations de santé Gestion de projet pratiques connues de façon empirique les écueils en regard de certaines bonnes pratiques les bonnes pratiques auxquelles on pourrait recourir Pourquoi est-ce si difficile d appliquer nos connaissances dans les projets technologiques au sein des hôpitaux?

11 Une organisation de santé et ses projets Conseils professionnels Conseil d administration Comités du CA Bureau de projet Direction générale Plan Plan de de main main d oeuvre d oeuvre DRH DRF Plan Plan directeur directeur ress. ress. inform. inform. DRI DSI DSPH Santé publique Première ligne Qualité, performance DST Hébergement Services domicile Santé mentale

12 Organisations de santé et gestion de projet Gestion de projet les bonnes pratiques auxquelles on pourrait recourir Soutien requis d une masse critique de cliniciens médecins en tête de liste mais aussi les infirmières et les autres professionnels Recours à des incitatifs à s engager dans le changement Projets arrimés aux objectifs stratégiques de l organisation évaluation des projets porte folio de projets, bureau de projet concomitance de projets

13 Plan de la présentation Particularités s de la gestion de projet dans les organisations de santé Arrimage des projets avec les objectifs stratégiques de l organisation: l exemples reliés s au DPI

14 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Dossier patient informatisé (DPI) Gestion des cas d infection d et d isolement

15 Processus de gestion des cas d infection et d isolement Identification Identification des patients - infection -isolement Surveillance Surveillance - tests positifs - tests négatifs Dépistage des cas d infection Suivi des cas d infection Dépistage des cas d infection à l urgence Dépistage des cas d infection - patients électifs - pré-admission Suivi des cas d infection - unités de soins Suivi des cas d infection - soins intensifs Suivi des cas d infection - ambulatoire Activités administratives et autres Contrôle qualité Documentation Enseignement Bilans Respect et validité des protocoles Documentation du dossier parallèle (prévention des infections) Enseignement aux patients / famille Enseignement au personnel Client : Diagramme : Cartographie du cheminement de l information CSSS du Sud de Lanaudière - CHPLG (vue macroscopique) Date : Secteur : Prévention des infections Codification : CHPLG_AVANT_INFEC.00 (processus type III) Version : 1.1 Processus : Ensemble des processus (ACTUEL) Préparé par : Joanne Lessard, M.Sc.A., PMP, CPHIMS Page : 1 / 1

16 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Gestion des infections et des isolements Identification

17 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Gestion des infections et des isolements RÉSULTATS (East Alabama Medical Center 4 hôpitaux): Diminution des coûts de traitement des maladies nosocomiales de 4,96M$ (en 2 ans) Betbeze, P. (2005), Alabama hospital Group saves millions with infection-tracking technology, HealthLeaders,

18 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Dossier patient informatisé (DPI) Gestion des cas d infection et d isolement Gestion des allergies

19 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Gestion des allergies

20 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Dossier patient informatisé (DPI) Gestion des cas d infection et d isolement Gestion des allergies Moniteur d éd évènements: alarmes, alertes, rappels

21 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Principes de base pour réduire les erreurs: Réduire ou éliminer les possibilités d erreurs Rendre les erreurs visibles Alertes, triggers Rappels, aide-mémoire Double vérification

22 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Moniteur d évènements, alertes FONCTIONS QUI PARTICIPENT À LA RÉDUCTION DES ERREURS ET DES ÉVÈNEMENTS INDÉSIRABLES: Ensemble des alertes sur les médicaments Monitoring de la prescription de certaines drogues Monitoring/alertes sur certains résultats de laboratoires Alertes sur les infections, les isolements requis Alertes sur les évènements sentinelles Production de rapports d audit

23 Processus de gestion des cas d infection et d isolement Identification Identification des patients - infection -isolement Surveillance Surveillance - tests positifs - tests négatifs Dépistage des cas d infection Suivi des cas d infection Dépistage des cas d infection à l urgence Dépistage des cas d infection - patients électifs - pré-admission Suivi des cas d infection - unités de soins Suivi des cas d infection - soins intensifs Suivi des cas d infection - ambulatoire Activités administratives et autres Contrôle qualité Documentation Enseignement Bilans Respect et validité des protocoles Documentation du dossier parallèle (prévention des infections) Enseignement aux patients / famille Enseignement au personnel Client : Diagramme : Cartographie du cheminement de l information CSSS du Sud de Lanaudière - CHPLG (vue macroscopique) Date : Secteur : Service Accueil clinique Codification : CHPLG_AVANT_ACCL.0 (processus type II) Version : 1.1 Processus : Cheminement du patient (ACTUEL) Préparé par : Joanne Lessard, M.Sc.A., PMP, CPHIMS Page : 1 / 1

24 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Moniteur d évènements, alertes RÉSULTATS : Moniteur d évènements a été plus efficace que la révision de dossier pour détecter des évènements associés à des résultats de laboratoire et des médications spécifiques Moniteur d évènements permet une détection des erreurs à moindre coût. Bates, D. (2002), Using Information Technology to screen for adverse drug events, Am J Health-Syst Pharmacy, 59,

25 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Dossier patient informatisé (DPI) Gestion des cas d infection et d isolement Gestion des allergies Moniteur d évènements: alarmes, alertes, rappels Analyse des données et des résultats

26 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Analyse des données et des résulats

27 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Dossier patient informatisé (DPI) Gestion des cas d infection et d isolement Gestion des allergies Moniteur d évènements: alarmes, alertes, rappels Analyse des données et des résultats Feuille d administration d des médicaments (emar( emar)

28 Feuille d administration des médicaments Infirmière scanne sa carte d identité Infirmière scanne le bracelet d identité du patient Identification positive de l intervenant 1. bon patient Révision, sur l ardoise, du profil de médicaments et des doses Infirmière scanne chacun des médicaments à administrer Présentation d alertes si une erreur survient Documentation automatique de l administration des médicaments Identification positive de chacun des médicaments + enregistrement de l heure/date : 2. bon médicament 3. bonne cédule 4. bonne dose 5. bonne voie d administration «5 bons»

29 Feuille d administration des médicaments Infirmière scanne sa carte d identité Infirmière scanne le bracelet d identité du patient Identification positive de l intervenant 1. bon patient Révision, sur l ardoise, du profil de médicaments et des doses Infirmière scanne chacun des médicaments à administrer Présentation d alertes si une erreur survient Documentation automatique de l administration des médicaments Identification positive de chacun des médicaments + enregistrement de l heure/date : 2. bon médicament 3. bonne cédule 4. bonne dose 5. bonne voie d administration 6. bonne heure de début 7. bonne heure de cessation «7 bons»

30 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Feuille d administration des médicaments (Electronic Medication Administration Record emar) FONCTIONS QUI PARTICIPENT À LA RÉDUCTION DES ERREURS ET DES ÉVÈNEMENTS INDÉSIRABLES: Vérification automatique des «5 bons» - voire des 7 Alertes sur les interactions médicamenteuses, les allergies Alertes sur les nouveaux médicaments et sur les doses non administrées Alertes sur les médicaments administrés tardivement Rappels, aide à la décision Élimination de l écriture quasi-illisible Production de rapports d audit

31 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Feuille d administration des médicaments (Electronic Medication Administration Record emar) RÉSULTATS: Diminution de 71% des erreurs de médicaments Diminution de 33% de mauvais médicaments administrés Diminution de 52% des doses de médicament omises Puckett, F. (1995), Medication Management Component of Point-of-Care Information System. Am J Health-System Pharmacy, 15 (12)

32 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Dossier patient informatisé (DPI) Gestion des cas d infection et d isolement Gestion des allergies Moniteur d évènements: alarmes, alertes, rappels Analyse des données et des résultats Feuille d administration des médicaments (emar) Prescription électronique (CPOE)

33 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Prescription électronique (Computerized Physician Order Entry CPOE)

34 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Prescription électronique (Computerized Physician Order Entry CPOE) FONCTIONS QUI PARTICIPENT À LA RÉDUCTION DES ERREURS ET DES ÉVÈNEMENTS INDÉSIRABLES: Élimination de l écriture quasi-illisible Alertes sur les interactions médicamenteuses Alertes sur les allergies Aide à la décision basée sur des données probantes Ordonnances collectives, protocoles, basés sur des données probantes Calculs pour les dosages selon l âge, le poids ou la fonction rénale Rappels Production de rapports d audit

35 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Prescription électronique (Computerized Physician Order Entry CPOE) RÉSULTATS (Brigham and Women s Hospital): Réduction de 55% des erreurs de médicament Réduction de 17% des évènements indésirables Bates et al. (1998), Effect of Computerized Physician Order Entry and a Team Intervention on Prevention of Serious Medication Errors, JAMA, 280, pp

36 Système complexe du circuit du médicament ADMINISTRATION PRÉPARATION TRANSCRIPTION PRESCRIPTION ERREURS 49% Erreur ERREURS 11% ERREURS 14% ERREURS 26% Chiffres tirés de Bates et al. (1995), Incidence of Adverse Drug Events and Potential Adverse Drug Events, JAMA, 274, pp.29-34

37 Système complexe du circuit du médicament Interception des erreurs de médicament (sur 100 prescriptions avec erreurs) Prescription Transcription Préparation, distribution Administration Distribution des erreurs Possibilités d interception possibles (barrières) 48% 33% 34% 2% DONC: Erreurs atteignant le patient TAUX RÉEL D ERREURS 22% 11% 10% 51% Lewis, R. (2002), The Impact of Barcode Point-of-Care Technology on Patient Safety, HIMSS, HIMSS Patient Safety AudioConference

38 Système complexe du circuit du médicament PRESCRIPTION Prescription de médicaments faite par le médecin. ERREURS 49% ADMINISTRATION Administration du médicament au patient par l infirmière. Aviseur thérapeutique TRANSCRIPTION Transcription par la pharmacie (pharmacien, technicien) ERREURS 11% Système de pharmacie PRÉPARATION Préparation des médicaments et distribution ERREURS 14% ERREURS 26% Client : Diagramme : Cartographie du cheminement de l information Hôpital Charles Lemoyne (vue macroscopique) Date : Secteur : Tous les secteurs Codification : HCL_APRÈS_MED.00 (processus type I) Version : 1.1 Processus : Circuit du médicament (ACTUEL) Préparé par : Joanne Lessard, M.Sc.A., PMP, CPHIMS Page : 1 / 1

39 Composantes du DPI supportant la sécurité des patients Projet : Dossier patient informatisé (DPI) ou Contribution à l amélioration de la sécurité dans la prestation de soins et services Gestion des cas d infection d et d isolement Gestion des allergies Moniteur d éd évènements: alarmes, alertes, rappels Analyse des données et des résultats Feuille d administration d des médicaments (emar( emar) Prescription électronique (CPOE)

40 Une organisation de santé et ses projets Conseils professionnels Conseil d administration Comités du CA Direction générale Bureau de projet DRH DRF DRI DSI DSPH Santé publique Première ligne Qualité, performance DST Hébergement Services domicile Santé mentale

41 Organisations de santé et gestion de projet Gestion de projet les bonnes pratiques auxquelles on pourrait recourir Soutien requis d une masse critique de cliniciens Recours à des incitatifs à s engager dans le changement Projets arrimés aux objectifs stratégiques de l organisation évaluation des projets (utilisation du Cadre logique) porte folio de projets, bureau de projet concomitance de projets mise en place de programme(s) (ex. Projet clinique / Sécurité des patients / Dossier patient informatisé dans un même programme)

42 Arrimage des projets technologiques avec les objectifs stratégiques de l organisation: exemple du Dossier patient informatisé (DPI) Systèmes informatiques CHCA inc.

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