L informatique à la Clinique Saint Joseph d Angoulême. 19 juin 2009 Jean-Marie Constantin, Didier Delavaud, Thomas Guichard.

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1 L informatique à la Clinique Saint Joseph d Angoulême. 19 juin 2009 Jean-Marie Constantin, Didier Delavaud, Thomas Guichard.

2 L informatique et la tête de veau

3 HISTORIQUE : ILChir Janvier 1987 : début du développement. Juin 1987 : premier ordinateur dans les murs de la clinique, premier patient saisi.

4 HISTORIQUE : ILChir 1991 : adoption individuelle par trois chirurgiens, Premiers réseaux avec les secrétariats, 2000 : dossier médical partagé par tous les médecins, 2000/2005 : extension progressive aux services, au bloc, au standard, 2008 : Interfaçage avec MyVisit et santé.com, pour l informatisation de la visite, et des prescriptions, 2009 et suivantes : nombreux projets.

5 HISTORIQUE : LES AUTRES SYSTÈMES. Visite et prescriptions Administration Gestion économique et financière Ressources humaines 2008 MyVisit 1987 Pyrénées Informatiques 1993 Santé Santé.com Pharmacie : Gestion des stocks Commandes Validation prescriptions 2008

6 Situation actuelle Administratifs Santé.com Médecins Soignants Pharmacie Labio16 Médecins Soignants Pharmacie MyVisit ILChir Médecins Soignants Organisation des soins Standardistes Télétrans: PyxVital Médecins Pharmacie Gestion stock GPHEP Pharmacie Internet

7 ACCEPTABILITÉ : L INFORMATIQUE PARTICIPATIVE Les problèmes sont plus aux utilisateurs qu à la technique. Partage d informations, pas de l intimité des utilisateurs, Au moins : plus de résultats, pas plus de travail / les mêmes résultats, moins de travail, Faciliter des obligations réglementaires, Pas de bug, Ecouter les utilisateurs, Former +++,

8 Partage d informations Dossier médical partagé par tous.

9 Partage d informations Dossier médical partagé par tous.

10 Partage d informations Tableau opératoire, Gardes, absences, Messagerie interne.

11 Partage d informations : où? Partout!

12 ACCEPTABILITÉ PRATICIENS : TRAVAIL / RÉSULTAT Secrétariat : modèles, formules de politesse, doubles, envoi par courriel, PMSI... Statistiques d activité et par acte (CCAM) ou diagnostic (CIM), Comptabilité : 1 clic : Codage CCAM/favoris, Télétransmission ou impression feuille de soins, Bordereau de remise en banque, Etc., Feuille fiscale 2035 Salaires du personnel

13 ACCEPTABILITÉ PRATICIENS : OBLIGATIONS RÉGLEMENTAIRES Recueil du consentement éclairé, PMSI, Fiche Creutzfeld-Jacob, Devis pré-opératoire, Prescriptions DMI, Eligibilité USC / Code CCAM.

14 EXEMPLE : PRESCRIPTIONS DMI Aide à la saisie Groupage de l indication

15 EXEMPLE : PRESCRIPTIONS DMI En tête prescripteur Date d implantation Identification patient Indication opératoire Intervention CCAM Groupage indication DMI

16 EXEMPLE : PRESCRIPTIONS DMI Inscription au bas du CRO. En plus traçabilité : Patient vers DMI DMI vers patient

17 ACCEPTABILITÉ SOIGNANTS : Listes fiables de présence des patients dans les services, Edition feuilles de visite tenant compte des absences et des gardes, Prescriptions claires et lisibles, Planification des tâches, Récupération facile des résultats d examens.

18 ACCEPTABILITÉ Pas de «bug». Informatisation : l organisation du travail devient dépendante de la technique. Un bug, une interruption du service : certaines tâches deviennent impossibles => perte de confiance dans le système. NE METTRE EN PLACE QUE DES SOLUTIONS ÉPROUVÉES

19 ACCEPTABILITÉ ÉCOUTER LES UTILISATEURS : Personne n a une visibilité de tous les métiers des acteurs des soins dans un établissement MCO. Le développement informatique doit s adapter au mode de travail, pas l inverse.

20 ACCEPTABILITE FORMATION Démystifier l informatique. Chacun doit se l approprier dans sa fonction.

21 Informatisation du circuit du médicament Rappel du cadre règlementaire Référentiel du CBUM Solutions techniques retenues Support logiciel Synthèse

22 Le Contrat de Bon Usage du Médicament Systématisation la Prescription nominative Standardisation du format des ordonnances contenant toutes les informations légales, Limitation de la transcription par un tiers aux cas d'urgences. Mise en place d'un livret thérapeutique partagé Livret thérapeutique en ligne, Outil d'aide à la prescription, Harmonisation du référentiel pharmaceutique. Codage UCD des spécialités pharmaceutiques

23 Le Contrat de Bon Usage du Médicament Optimisation de la gestion du stock des produits de santé Suivi des dotations dans les unités de soins, Suivi des commandes à la PUI Sécurisation du circuit du médicament Analyse pharmaceutique des prescription de la dispensation aux services (dispensation nominative), Traçabilité de l'administration au patient. Traçabilité des données du médicament Participation à des enquêtes statistiques nationales, Gestion des lots dans les cas d'alerte afssaps.

24 Les solutions retenues Logiciel de gestion informatisée du dossier patient MY VISIT Logiciel de gestion de stock GPHEP Condition: interface des deux logiciels

25 Logiciel de gestion informatisée du dossier patient MY VISIT Permet de consulter en temps réel le dossier d hospitalisation du patient depuis la PUI, Le pharmacien dispose des informations utiles pour analyser les prescriptions et délivrer les médicaments afin de réduire les risques d erreurs, Donne accès aux dernières évolutions des traitements, à l historique des prescriptions, aux allergies et contre-indications médicales, Offre une gestion plus efficace et sécurisée des ordonnances et le partage du livret thérapeutique avec les autres professionnels de santé, Permet d optimiser les dépenses, de maîtriser la délivrance de médicaments coûteux et réglementés.

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29 Logiciel de Gestion de la pharmacie hospitalière et du dossier patient GPEHP Dispensation, dotation patient, prescription Permet l'exploitation des prescriptions grâce à une interface avec le logiciel de gestion du dossier patient, Permet de visualiser quotidiennement les besoins par patient et selon la durée de prescription dans le cas de la dispensation nominative, Assure la traçabilité des distributions aux services dans le cas d'une dotation globale, Gestions des achats Passation des commandes dématérialisée par EDI ou édition papier, Suivi de la réception, intégration du stock.

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36 Logiciel de Gestion de la pharmacie hospitalière et du dossier patient GPEHP Inventaire Gestion des lots, Gestion des dates de péremption, Gestion des fournisseurs Suivi des marchés, Facturation, Mise à jour de la base article en lien avec la centrale d'achat, Rangement et Codification géographique

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40 Synthèse Gains Interface totale en temps réel Traçabilité du produit Sécurité pour le patient Meilleure gestion pharmaco-économique Écueils Demande plus de rigueur sur les mouvements de stock, Rigidité du système prescription/validation pour un MCO, Réorganisation du travail imposée par le système, Alimentation de la base article lourde.

41 LES INDISPENSABLES DU PROJET Mise en place d un groupe de travail pluridisciplinaire : Quoi et où informatiser Circuit médicament, Dossier d hospitalisation. Préparation du cahier des charges (bilan de l existant, les enjeux, la solution recherchée, interfaces) >> beaucoup de solutions sur le marché, Choix du logiciel (démonstration) DÉCISION

42 LES INDISPENSABLES DU PROJET Phase test dans un service de soins : Personnalisation du logiciel / à l organisation interne (protocoles, lien avec le dossier papier ) Choix du matériel informatique = paramétrage Mise en situation.

43 LES INDISPENSABLES DU PROJET Déploiement général à tous les services : Formation de l ensemble des personnes (médecins, pharmacien, soignants, personnel administratif, pmsi), Personnes ressources Maîtrise de l outil informatique, Connaissance du logiciel, Relation avec le prestataire, Zen attitude.

44 LES INDISPENSABLES DU PROJET Consolidation du projet : Adaptations, Formation, Être présent à toutes les demandes, Savoir cuisiner la tête de veau façon Saint Joseph.

45 LES ÉCUEILS Passage dossier papier / informatique, Changement de moyen de communication, Imperfections des supports, du logiciel, Disponibilité du matériel, Mode opératoire de chaque praticien, Le fantasme paranoïde de se sentir surveillé à distance.

46 LES PHASES DE MANAGEMENT BIEN MAITRISER LES ENJEUX : Répondre à la réglementation, Les incitations des tutelles, Sécurité des circuits (médicament, prescriptions ), Maîtrise des dépenses, Inscription institutionnelle, Indicateurs qualités.

47 LES PHASES DE MANAGEMENT PRÉSENTATION POSITIVE : Évolutions technologiques, Maîtrise de la traçabilité, Qualité des dossiers, Lisibilité de la prescription, Partage de l information, Accessibilité et faisabilité.

48 LES PHASES DE MANAGEMENT FORMATION-INFORMATION En plusieurs temps : découverte de l outil, accompagnement pendant le développement, Impliquer tout le personnel (soins, administratif, pmsi ), Plan de formation après utilisation.

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