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1 Dcument d infrmatin Dépôt du rapprt du Bureau du vérificateur général sur la vérificatin de gestin de l Administratin de la Chambre Au sujet de la vérificatin Prtée La vérificatin avait pur but d examiner les prcédures mises en place par l Administratin de la Chambre afin d assurer le respect des règlements administratifs et des plitiques du Bureau de régie interne en ce qui a trait à la planificatin stratégique, à la gestin financière, aux ressurces humaines, aux services d infrmatin et à la sécurité. La prtée de la vérificatin englbait une analyse des pératins en matière de finances, d acquisitins et de ressurces humaines effectuées par les députés et traitées par l Administratin de la Chambre, et ce, afin de déterminer si ces pératins étaient cnfrmes aux plitiques et prcédures établies. Le Bureau du vérificateur général (BVG) a établi les bjectifs, la prtée, la démarche et les critères pur la vérificatin. Chrnlgie Le 15 juin 2010, le Bureau de régie interne a invité fficiellement le BVG à effectuer une vérificatin de gestin de l Administratin de la Chambre. La vérificatin de gestin visait le travail accmpli par l Administratin de la Chambre au curs de l exercice ; elle a été achevée le 15 février Le rapprt définitif du BVG a été dépsé à la Chambre des cmmunes le 13 juin Observatins Au curs de la vérificatin, aucune faiblesse imprtante n a été repérée. Cependant, le BVG a frmulé huit recmmandatins pur des améliratins et le Bureau de régie interne a accepté le plan d actin de l Administratin de la Chambre en vue de dnner suite à ces recmmandatins. En utre, la vérificatin a permis de cnfirmer l établissement de saines pratiques de gestin par l Administratin de la Chambre, ntamment : la vérificatin annuelle des états financiers et la diffusin publique de ces derniers; des prcédures pur le traitement des demandes de rembursement et des mécanismes de cntrôle pur la gestin des dépenses;

2 des plitiques et pratiques pertinentes en matière de classificatin ainsi que des pratiques d apprentissage et de perfectinnement pur le persnnel; des pératins en matière de sécurité qui permettent de furnir un accès autrisé et d assurer un envirnnement sécuritaire; des plitiques, pratiques et mécanismes de cntrôle rigureux en matière de gestin de l infrmatin et de technlgie de l infrmatin, y cmpris des systèmes de technlgie de l infrmatin qui permettent de répndre aux besins de l institutin; une équipe prfessinnelle de vérificatin interne au sein de l rganisatin qui est chargée d évaluer, de façn cntinue, les systèmes et les pratiques de l Administratin de la Chambre; des dcuments redditinnels tels que le Rapprt aux Canadiens; des plans stratégiques préparés annuellement et qui tiennent cmpte de tus les principaux aspects de l Administratin de la Chambre et de ses activités. Quelques questins relatives à la nn-cnfrmité de l acquisitin des biens et des services nt été sulevées. Les questins relatives à la nn-cnfrmité snt surtut liées à un manque de dcumentatin u à de la dcumentatin incmplète, ntamment les demandes d autrité financière, les frmulaires sur les cnflits d intérêts, les bns de cmmande et la dcumentatin pur justifier le recurs à un furnisseur exclusif, ainsi que des marchés cnclus sans faire appel aux Services des cntrats. Seule une questin imprtante relative à la nn-cnfrmité a été sulevée. Celle-ci cncerne l ctri d une ffre à cmmandes à un furnisseur qui ne satisfaisait pas à l une des exigences bligatires. L exigence bligatire à laquelle le furnisseur ne satisfaisait pas était liée au délai maximal pur l un des services énumérés dans l ffre à cmmandes. L ffre à cmmandes en questin a été annulée et un nuvel appel d'ffres a été lancé. Recmmandatins du BVG et répnse de la directin de l Administratin de la Chambre Le BVG a frmulé huit recmmandatins et le Bureau de régie interne a accepté le plan d actin de l Administratin de la Chambre en vue de dnner suite à ces recmmandatins. Recmmandatin 35. Recmmandatin. L Administratin de la Chambre des cmmunes devrait veiller à ce que sn manuel d apprvisinnement sit passé en revue et mdifié pur faire en srte que tus les furnisseurs éventuels sient traités de la même manière. (p. 1-26) Répnse de la directin Recmmandatin acceptée. Le manuel d apprvisinnement à l intentin des gestinnaires de la Chambre a récemment été rédigé dans le cadre de la phase 1 d un prjet multiphase et pluriannuel. Il est recnnu que ce manuel dit être révisé et mis à jur, cmme prévu initialement. La révisin sera terminée d ici le 31 mars

3 Recmmandatin 40. Recmmandatin. L Administratin de la Chambre des cmmunes devrait veiller à respecter sa plitique et ses pratiques d apprvisinnement. Elle devrait aussi s assurer que tus ses dssiers d apprvisinnement cntiennent les dcuments et les autrisatins exigés pur étayer les activités d achat cnnexes. (p. 1-28) Répnse de la directin Recmmandatin acceptée. Des lignes directrices supplémentaires sernt établies et le persnnel sera frmé pur veiller à ce que les plitiques et les prcessus sient clairement cmmuniqués. En utre, un cadre de cntrôle de l apprvisinnement sera établi pur veiller à ce que les activités d apprvisinnement respectent les plitiques et les prcessus, et à ce qu elles sient cnsignées dans les dssiers respectifs. Ces travaux sernt terminés d ici le 31 mars 2013, et la frmatin cmmencera en

4 50. Recmmandatin. L Administratin de la Chambre des cmmunes devrait établir une plitique sur l embauche des emplyés nmmés pur une péride déterminée et sur le recurs à ce type d emplyés. (p. 1-32) Recmmandatin acceptée. Une plitique sur l embauche des emplyés nmmés pur une péride déterminée et sur le recurs à ce type d emplyés sera établie en Recmmandatin. L Administratin de la Chambre des cmmunes, en cllabratin avec ses partenaires en matière de sécurité, devrait examiner cmbien il en cûterait pur assurer une même capacité d interventin dans tute la Cité parlementaire, ainsi que la pssibilité de prgresser vers l établissement d une frce de sécurité unifiée au service de la Cité parlementaire. (p. 1-40) Recmmandatin acceptée. L Administratin de la Chambre des cmmunes examine présentement la pssibilité d unifier les services de sécurité dans la Cité parlementaire et les cûts qui y seraient assciés. Les résultats de cette étude sernt présentés au Bureau de régie interne. 78. Recmmandatin. L Administratin de la Chambre des cmmunes devrait établir une plitique glbale en matière de sécurité ainsi que des bjectifs stratégiques et des indicateurs de perfrmance apprpriés. (p. 1-42) 87. Recmmandatin. L Administratin de la Chambre des cmmunes devrait dresser un inventaire des principaux risques qui se psent pur la Chambre des cmmunes et sn Administratin. L Administratin devrait ensuite analyser les risques et les classer en rdre de pririté, puis déterminer les règles et les mesures d atténuatin qui s impsent et en infrmer le Bureau de régie interne. (p. 1-46) 91. Recmmandatin. L Administratin de la Chambre des cmmunes devrait élabrer et mettre en œuvre un plan fficiel d audit interne et, par l intermédiaire de ses audits internes, furnir au Bureau de régie interne l assurance que les risques snt atténués. (p. 1-48) 98. Recmmandatin. L Administratin de la Chambre des cmmunes devrait préciser ses indicateurs de rendement pur déterminer la mesure dans laquelle elle atteint ses résultats stratégiques et présenter cette infrmatin dans sn rapprt annuel. (p. 1-50) Recmmandatin acceptée. L Administratin de la Chambre élabrera une plitique glbale en matière de sécurité ainsi que des bjectifs stratégiques et des indicateurs de rendement cnnexes. On prévit mettre ces éléments en place d ici Recmmandatin acceptée. Un cadre de gestin du risque sera établi et mis en œuvre en Recmmandatin acceptée. Un plan d audit interne fndé sur le risque sera élabré et mis en œuvre en Recmmandatin acceptée. Les mesures de rendement dans les plans crpratifs et ceux des secteurs administratifs cntinuernt d être amélirées dans le cadre du cycle annuel afin qu il sit pssible de déterminer la mesure dans laquelle les bjectifs stratégiques snt atteints. À 4

5 mesure que le cadre de planificatin évluera, l Administratin de la Chambre amélirera les mesures de rendement qui snt décrites dans le Rapprt aux Canadiens, tut en gardant en tête les deux rôles du rapprt, sit faire le pint une fis par année sur les activités parlementaires des députés et résumer les réalisatins et les engagements de l Administratin de la Chambre des cmmunes visant à appuyer les députés et l institutin. Rôle du Bureau de régie interne Le Bureau de régie interne est chargé d'établir les règlements administratifs, les plitiques et les lignes directrices cncernant les dépenses et les ressurces furnies aux députés dans le cadre de l exercice de leurs fnctins parlementaires. Le Bureau est aussi l rgane directeur de l Administratin de la Chambre. Il est respnsable de tutes les questins relatives aux plitiques financières et administratives tuchant la Chambre des cmmunes. Au sujet de l Administratin de la Chambre L'Administratin de la Chambre ffre aux députés les services, l'infrastructure et les cnseils dnt ils nt besin pur s'acquitter de leurs fnctins, et elle furnit aux Canadiens un envirnnement qui leur permet de participer au prcessus démcratique. L'Administratin accmplit un travail varié et cmplexe. Par exemple, elle prduit et distribue les publicatins qutidiennes du Parlement, dans les deux langues fficielles; elle aide les députés à rester branchés au myen de la technlgie; et elle s'assure que les édifices du Parlement snt sûrs, sécuritaires et équipés de façn à permettre la tenue du vaste éventail d'activités qui s'y dérulent Pur les demandes de renseignements des médias, veuillez cmmuniquer avec : Heather Bradley Directrice des cmmunicatins Bureau du Président de la Chambre

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