Contrat de prestation sous Procédure Adaptée

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1 TERRITOIRE DE BELFORT MARCHES PUBLICS DE PRESTATIONS COMMUNICATION RELATIVES A LA REVUE MUNICIPALE (12 numéros à compter du numéro à paraître en octobre 2009) Lot 3 : Régie publicitaire de la Ville de Delle, portant sur la vente d'espaces publicitaires pour le Delle Infos, revue municipale trimestrielle de la ville de Delle tirée en 3100 exemplaires Contrat de prestation sous Procédure Adaptée Entre : La Ville de Delle domiciliée Hôtel de Ville, Place François Mitterrand, DELLE, représentée par son Maire, Pierre Oser, autorisé par une délibération en date du 15 mars 2008 Et la société.. N INSEE :. Représentée par..., directeur immatriculé au registre du Commerce : depuis.., dont l adresse professionnelle est ci-après dénommée le prestataire, Il est convenu ce qui suit : Article 1 : Définition de la prestation - Régie publicitaire portant sur la vente d espaces publicitaires pour le Delle Infos Régir les pages consacrées à la publicité du magazine trimestriel Delle Infos édité en 3100 exemplaires par la Ville de Delle (parution en janvier, avril, juillet et octobre). La mission comprendra la recherche des annonceurs, la fourniture des éléments techniques pour la réalisation de l annonce, comprenant la livraison des fichiers «prêt à flasher» (au besoin sur CD-Rom) au prestataire en charge de la mise en page, la préparation et transmission par au service Communication de la ville de Delle des éléments nécessaires à la facturation par la Ville de Delle.. Répartition des pages réservées à la publicité : Sur les 24 pages, 6 pages sont réservées aux annonceurs publicitaires. Elles sont réparties comme suit : - 1 page en 2 ème couverture - 3 pages intérieures positionnées suivant le sommaire - 1 page en 3 ème couverture - 1 page en 4 ème couverture 1

2 Le découpage actuel des pages de publicité permet l'insertion d'encarts publicitaires selon plusieurs formats : - 1/12 de page 90 L x 41 H - 1/8 de page 90 L x 65 H - 1/6 de page 185 L x 41 H - 1/4 de page 185 L x 65 H - 1/2 page L x 123 H - 1 page 185 x 275. Article 2 : Fonctionnement de la régie publicitaire 1. Le prestataire est mandaté par la ville de Delle. 2. La Ville indique au prestataire, pour chaque opération, une date de bouclage qui figurera dans le rétroplanning (cf annexe 1), date qu'il devra respecter impérativement. Le prestataire s'engageant à vendre le maximum d'espaces publicitaires ou de partenariats pour cette date. 3. Le prestataire devra obtenir le bon à tirer de la part de chaque annonceur. 4. Le prestataire remettra les annonces sous la forme de fichiers «prêt à flasher» sur CD-ROM au prestataire en charge de la mise en page au plus tard à la date fixée dans le rétro-planning. 5. Le prestataire fournira systématiquement un état récapitulatif des encarts vendus pour le numéro à paraître et un double de tous les bons de commande, ainsi que les fichiers informatique des factures à émettre. L impression sur papier à en-tête de la ville et l envoi des factures sera faite par la ville de Delle. (facture émise par collectivité non soumise à TVA). La Ville peut à tout moment s assurer que le prestataire respecte ses obligations notamment par le biais d enquête auprès des annonceurs. Article 3 : Engagements du prestataire Le prestataire s engage à : Respecter les échéances définies dans le rétro-planning (annexe 1) : Les revues étant distribuées systématiquement au plus tard le 1er du mois indiqué, un rétro-planning est établi pour la réalisation de chaque numéro et définit en particulier la date de livraison des fichiers des encarts publicitaires «prêt à flasher» au prestataire en charge de la mise en page Communiquer aux clients les tarifs de la Ville ainsi que la lettre accréditive lui permettant de démarcher. Tout mettre en œuvre pour collecter la publicité commerciale en respectant les règles de déontologie de la profession. Commercialiser les espaces publicitaires auprès d entreprises dont la situation est saine. A ce titre, il s'engage à ne plus démarcher les entreprises pour lesquelles la Ville de Delle lui a signalé un problème de paiement. Maintenir voire améliorer le niveau du chiffre d affaires, sachant que la moyenne des recettes des 10 derniers numéros s élève à 6020 HT. Le chiffre d'affaires pour les numéros de mars, juin et octobre, ne pourra pas chuter en-dessous de 5500 HT par numéro, une exception sera acceptée pour le numéro du mois de décembre qui ne devra pas descendre en dessous de 4500 HT. Informer préalablement la Ville de Delle de la nature des annonces commercialisées afin que celle-ci puisse le cas échéant exercer un droit de regard. En cas de manque de publicité dans un des numéros, communiquer le détail du format des espaces publicitaires disponibles (cf article 6) afin que la ville puisse y intégrer une information sur des spectacles ou autre Envoyer à chaque annonceur un exemplaire du Delle infos. Le prestataire est couvert par une compagnie d assurance notoirement solvable qui l assure en responsabilité civile professionnelle couvrant les activités faisant l objet du marché à établir avec la Ville. Le prestataire communique à la Ville une attestation de la police souscrite comprenant sa durée de validité ainsi que le montant des garanties. Le prestataire fait son affaire de tout litige pouvant résulter de l accomplissement des missions qui lui sont confiées de part le contrat sauf recouvrement des impayés. 2

3 Article 4 : Engagements de la Ville La Ville s engage à : Transmettre à chaque prestataire les noms et coordonnées des autres prestataires intervenant dans ce marché (pour les lots 2 et 3) Fournir au prestataire une lettre accréditive lui permettant d accomplir ses missions auprès des annonceurs démarchés en se prévalant de la Ville de Delle Transmettre au prestataire la grille tarifaire fixée chaque année par le Conseil Municipal Réaliser 4 numéros par an. Toutefois, la ville de Delle se réserve le droit d annuler, de façon exceptionnelle, la parution d un numéro au cours de l année. Dans ce cas, le prestataire ne pourra se prévaloir d aucune indemnisation. Article 5 : Tarifs des insertions publicitaires La grille tarifaire est fixée par le Conseil Municipal. Les tarifs en vigueur sont ceux figurant en annexe au présent contrat (annexe 2). Les clients peuvent choisir l'insertion unique ou une formule d abonnement pour deux, trois, quatre parutions. Dans ce deuxième cas, ils bénéficient d'un tarif dégressif. Article 6 : Promotion de la Ville de Delle La Ville de Delle se réserve le droit d utiliser, à titre gratuit et pour son propre compte, en cas de non commercialisation, l espace de publicité resté disponible. Article 7 : Règlement Les clients régleront l achat des espaces publicitaires, par chèque établi à l ordre du Trésor Public à réception de la facture émise par la ville. Article 8 : Rémunération de la prestation (à compléter) Pour la vente d'espaces, le prestataire percevra une rémunération dont le montant est égal à :...% HT (à préciser par le prestataire) des recettes de publicité facturées par la Ville La Ville règlera le prestataire dans les conditions prévues par la comptabilité publique, sur présentation d'une facture une semaine après bouclage de chaque numéro. A défaut de règlement dans les délais réglementaires, des intérêts moratoires seront dus au prestataire, au taux légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires ont commencé à courir, augmenté de 2 points. Article 9 : Durée Le présent contrat est valable à compter de sa notification et pour une durée intégrant la réalisation de 12 numéros, à compter du numéro d octobre Article 10 : Pénalités Le prestataire doit atteindre a minima un chiffre d'affaires dont le montant annuel (de septembre à juin) ne pourra être inférieur à HT pour la vente d'espaces publicitaires dans le magazine sur la base de 4 numéros à paraître. A défaut, il sera pénalisé à hauteur de 5 % du différentiel constaté, après émission des titres de recettes correspondants. 3

4 Article 11 : Résiliation du contrat Le constat répété de la mauvaise exécution des prestations, et après mise en demeure notifiée au prestataire et restée sans effet dans les 3 mois, entraîne la résiliation du contrat aux torts du prestataire. Article 12 : Litige En cas de litige quant à l interprétation du présent contrat, un accord amiable devra être recherché entre les parties. En cas de désaccord persistant, les contestations seront jugées par le tribunal administratif compétent. Fait à Delle en un original, le Le Maire, Pierre OSER Le prestataire, Porter la mention manuscrite «lu et approuvé» 4

5 Annexe 1 : rétro-planning du Delle Infos Prestataire régie publicitaire = PUB Prestataire mise en page = MP Imprimeur = IMP Ville de Delle, service communication = DELLE Qui? Durée Echéance Date de livraison des fichiers «prêt à flasher» des encarts publicitaires au prestataire PUB -> MP J-20 Période pendant laquelle les éléments (textes et visuels) seront envoyés au prestataire «mise en page» DELLE -> MP 10 jours ouvrés J-21 à J-12 Période de mise en page de la revue (incluant les corrections) par le prestataire MP -> DELLE Et DELLE -> MP 10 jours ouvrés J-18 à J-9 Date de validation par mail de la revue (format pdf) par la ville Date de la remise du fichier «prêt à flasher» par le prestataire à l imprimeur DELLE -> MP J-8 MP -> IMP J-8 Dépôt du traceur en mairie IMP -> DELLE 1 jour J-7 Retour du traceur validé Si corrections : l imprimeur informe le prestataire qui fait les corrections et retourne un nouveau fichier «prêt à flasher» à l imprimeur DELLE -> IMP IMP->MP 1 jour J-6 Impression IMP 4 jours ouvrés J-5 à J-2 Livraison Delle infos aux deux points de dépôts IMP 1 jour J-1 Distribution DELLE Au plus tard le 1er du mois de parution J 5

6 Annexe 2 Tarifs 2009 des insertions publicitaires dans le Delle Infos (Prix de la parution en fonction du nombre de parution sur lequel l annonceur s engage) 1 PARUTION 2 PARUTIONS 3 PARUTIONS 4 PARUTIONS FORMAT Euros TTC Euros TTC Euros TTC Euros TTC 1/ / / / / / ème, 3 ème et 4 ème de Couverture en Quadri

7 Est acceptée la présente offre pour valoir bon de commande. FAIT A DELLE, le Pierre OSER Maire de Delle Notifié à la Le 7

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