Meeting No. C Séance n o C Tuesday, September 10, 2013 Le mardi 10 septembre 2013

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1 Board of Directors Conseil d administration Meeting No. C Séance n o C Tuesday, September 10, 2013 Le mardi 10 septembre Elgin Street, Ottawa 40, rue Elgin, Ottawa PUBLIC MEETING SÉANCE PUBLIQUE DRAFT MINUTES ÉBAUCHE DU PROCÈS-VERBAL The Board did not yet approve these minutes. Le conseil n a pas encore approuvé ce procès-verbal. Board Members in Attendance: Membres du conseil présents : Chair of the board of directors Russell Mills Président du conseil d administration Chief Executive Officer Jean-François Trépanier Premier dirigeant Members Richard Aubry Membres Jacquelin Holzman Richard Jennings Eric MacKenzie Frieda Martselos Michael Poliwoda André Rioux Kay Stanley Brent Stefanson Board Members Absent: Membres du conseil absents : Members of the Executive Management and Advisors in Attendance: François Paulhus Jason Sordi Robert Tennant Membres de la haute direction et conseillers présents : Vice-President, Capital Lands and Parks Stephen Blight Vice-président, Terrains et parcs de la capitale General Counsel and Commission Secretary Mark Dehler Avocat général et secrétaire de la Commission C NCC-CCN

2 Senior Vice-President, Finance and Information Technology Services and Chief Financial Officer Pierre Désautels Vice-président principal des services des finances et des technologies de l information et chef des services financiers Chief of Staff to the CEO Maureen Hayes Chef de cabinet du premier dirigeant Director, Audit, Research, Evaluation and Ethics, and Chief Audit Executive Senior Vice-President, Capital Experience and Official Residences Vice-President, Capital Planning and Environmental Management Jayne Hinchliff-Milne Guy Laflamme François Lapointe Directrice d'audit, de recherche, d évaluation et d'éthique, et dirigeante de l'audit interne Vice-président principal, Expérience de la capitale et résidences officielles Vice-président, Aménagement de la capitale et gestion de l environnement Director, Corporate Planning Louise Mignault Directrice, Planification corporative Vice-President, Real Estate Management, Design and Construction Roland Morin Vice-président, Gestion de l immobilier, du design et de la construction Vice-President, Human Resources Manon Rochon Vice-présidente, Ressources humaines NCC Secretariat: Secrétariat de la CCN : Chief, Commission Secretariat Chantal Bédard Chef, Secrétariat de la Commission Committee Secretary Caroline Bied Secrétaire de comités Opening of the Public Meeting 1 Ouverture de la séance publique Russell Mills called the public meeting of the board of directors to order at 8:30 a.m. Russell Mills déclare la séance publique du conseil d administration ouverte à 8 h 30. Adoption of the Agenda (D) 2 Adoption de l ordre du jour (D) On a motion from Michael Poliwoda, seconded by Richard Jennings, the agenda WAS ADOPTED unanimously as follows: Sur une proposition de Michael Poliwoda, appuyée par Richard Jennings, l ordre du jour EST ADOPTÉ à l unanimité comme suit : Declaration of Conflicts of Interest 3 Déclaration de conflits d intérêts Adoption of the Minutes (D) /28 4 Approbation du procès-verbal (D) /28 Update on Activities (I) 5 Mise à jour des activités (I) 2013-P22e - Federal Land Use Approval to amend the 2005 Gatineau Park Master Plan and finalize the project to naturalize and reduce fragmentation of Gamelin Street (D) 2013-D06e - Confederation Boulevard - Sussex Drive Rehabilitation St. Patrick to King Edward (D) P22f - Approbation fédérale d utilisation du sol pour amender le plan directeur du parc de la Gatineau 2005 et finaliser le projet de naturalisation et défragmentation de la rue Gamelin (D) D06f - Boulevard de la Confédération Promenade Sussex St. Patrick à King Edward - (D) C NCC-CCN

3 2013-D14e - Confederation Boulevard Rehabilitation, Laurier Street, Gatineau Revised budget and contract award (D) Adjournment 9 Levée de séance D14f - Réfection du boulevard de la Confédération, rue Laurier, à Gatineau Budget révisé et attribution du marché (D) Declaration of Conflicts of Interest 3 Déclaration de conflits d intérêts None. Aucune. Adoption of the Minutes (D) 4 Adoption du procès-verbal (D) On a motion from Kay Stanley, seconded by Richard Jennings, the minutes of June 27/28, 2013 were adopted. Sur une motion de Kay Stanley, appuyée par Richard Jennings, le procès-verbal des 27/28 juin 2013 est adopté. Update on Activities (I) 5 Mise à jour des activités (I) Jean-François Trépanier gave an update on the following topics : Western Light Rail Transit Ottawa Convention Centre Moore Farm Gamelin Street Plain Chant Conference of the Capital Cities Organization Enquiry on truckers by Ontario Ministry of Transportation Gamelin Street renaturalization - Emergency vehicles Jean-François Trépanier fait une mise à jour sur les sujets suivants: Corridor ouest du train léger sur rails Centre des congrès d Ottawa Ferme Moore Rue Gamelin Plain Chant Conférence de l Organisation des villes capitales Enquête du Ministère du transport de l Ontario sur les camionneurs Re-naturalisation de la rue Gamelin - Véhicules d urgence 2013-P22e - Federal Land Use Approval to amend the 2005 Gatineau Park Master Plan and finalize the project to naturalize and reduce fragmentation of Gamelin Street (D) Édith Lavallée presented the process and the Federal Land Use Approval process to amend the 2005 Gatineau Park Master Plan and finalize the project to naturalize and reduce fragmentation of Gamelin Street. Add emergency ambulance traffic in the P22f - Approbation fédérale d utilisation du sol pour amender le plan directeur du parc de la Gatineau 2005 et finaliser le projet de naturalisation et défragmentation de la rue Gamelin (D) Édith Lavallée présente le processus d approbation fédérale d utilisation du sol pour amender le plan directeur du parc de la Gatineau 2005 et finaliser le projet de naturalisation et de défragmentation de la rue Gamelin. Ajouter circulation ambulancière urgente au C NCC-CCN

4 master plan text Way that ambulances will access Gamelin Street Collaboration of the NCC with the City of Gatineau Having considered a recommendation by François Lapointe, on a motion of Richard Jennings, seconded by Eric MacKenzie, IT WAS AGREED UNANIMOUSLY that : a. the 2005 Gatineau Park Master Plan and the approval issued September 19, 2012, for the naturalization and defragmentation of Gamelin Street between the Gatineau Parkway and Des Fées Street be modified; b. the passage of ambulances during emergencies be authorized between Saint- Raymond Boulevard and Des Fées Street; c. Phase 2 of the naturalization and defragmentation of Gamelin Street between the Gatineau Parkway and Saint-Raymond Boulevard be approved. texte du plan directeur Façon dont les ambulances vont accéder à la rue Gamelin Collaboration entre la CCN et la Ville de Gatineau. Ayant pris en considération une recommandation de François Lapointe, sur une proposition de Richard Jennings, appuyée par Eric MacKenzie, IL EST CONVENU À L UNANIMITÉ que : a. le plan directeur du parc de la Gatineau 2005 et l approbation émise le 19 septembre 2012 pour la naturalisation et défragmentation de la rue Gamelin entre la promenade de la Gatineau et le rue des Fées soient modifiés; b. le passage des ambulances soit autorisé, en situation d urgence, entre le boulevard Saint- Raymond et la rue des Fées; c. la 2 e phase des travaux du projet de naturalisation et défragmentation de la rue Gamelin entre la promenade de la Gatineau et le boulevard Saint-Raymond soit approuvée D06e - Confederation Boulevard - Sussex Drive Rehabilitation St. Patrick to King Edward (D) Claude Robert and Richard Daigneault presented the Confederation Boulevard rehabilitation project on Sussex Drive from St. Patrick to King Edward. Relocation of buildings on the property Financial contribution of the City of Ottawa Having considered a recommendation by Roland Morin, on a motion of André Rioux, seconded by Jacquelin Holzman, IT WAS AGREED UNANIMOUSLY that: a. the recommended concept for the rehabilitation of the segment of Confederation Boulevard located between King Edward and St. Patrick be endorsed including the need to relocate the buildings on the NCC owned properties at 273 and Sussex Drive, paid for by the City of Ottawa; D06f - Boulevard de la Confédération Promenade Sussex St-Patrick à King Edward (D) Claude Robert et Richard Daigneault présentent le projet de réhabilitation du boulevard de la Confédération sur la promenade Sussex de St-Patrick à King Edward. Relocalisation des bâtiments sur la propriété Contribution financière de la Ville d Ottawa Ayant pris en considération une recommandation de Roland Morin, sur une proposition de André Rioux, appuyée par Jacquelin Holzman, IL EST CONVENU À L UNANIMITÉ que : a. le concept recommandé pour la réfection du segment du boulevard de la Confédération situé entre King Edward et St-Patrick soit approuvé, ce qui comprend le déplacement des immeubles situés sur les propriétés de la CCN au 273 et aux , promenade Sussex, aux frais de la Ville d Ottawa; b. the Federal Land Use and Design Approval for b. l approbation fédérale de l utilisation du sol et C NCC-CCN

5 this project be granted subject to the NCC s, the National Research Council Canada s, the National Gallery of Canada s and Public Works and Government Services Canada s obligations under the Canadian Environmental Assessment Act, 2012 being fulfilled, with the board s decision entering into effect once these obligations have been fulfilled; c. the finalization and signature of the Federal Land Use and Design Approval document be delegated to the CEO; d. the project be approved with a budget of $4.425M; and e. the Board (i) approve the entering into a costsharing agreement with the City of Ottawa for the Confederation Boulevard streetscape improvements and construction management costs, including applicable taxes, to a maximum of $4.425M and (ii) delegate authority to the CEO for the signing of the said cost-sharing agreement. du design pour ce projet soit accordée, sous réserve de l acquittement des obligations de la CCN, du Conseil national de recherches Canada, du Musée des beaux-arts du Canada et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada en vertu de la Loi canadienne sur l évaluation environnementale (2012), la décision du conseil entrant en vigueur une fois que ces obligations auront été respectées; c. l achèvement et la signature du document d approbation fédérale de l utilisation du sol et du design soient délégués au premier dirigeant; d. le projet soit approuvé avec un budget de 4,425 M de dollars; et e. le Conseil (i) approuve la conclusion d une entente de partage des coûts avec la Ville d Ottawa pour l amélioration du paysage de rue du boulevard de la Confédération et les coûts de gestion de la construction, y compris les taxes, jusqu à un maximum de 4,425 millions de dollars, et (ii) délègue le pouvoir pour la signature de l entente de partage des coûts au premier dirigeant D14e - Confederation Boulevard Rehabilitation, Laurier Street, Gatineau Revised budget and contract award (D) Richard Daigneault presented the revised budget and contract award for the Confederation Boulevard Rehabilitation project on Laurier Street in Gatineau. Safety and maintenance of granite pavers versus concrete pavers Types of trees to be planted Having considered a recommendation by Roland Morin, on a motion of Kay Stanley, seconded by Jacquelin Holzman, IT WAS AGREED UNANIMOUSLY that: a. a revised budget of $2.56M for the Confederation Boulevard Rehabilitation Project, be approved; D14f - Réfection du boulevard de la Confédération, rue Laurier, à Gatineau Budget révisé et attribution du marché (D) Richard Daigneault présente le budget révisé et l attribution du marché pour le projet de réfection du boulevard de la Confédération sur la rue Laurier à Gatineau. Sécurité et entretien des pavés de granite en comparaison aux pavés de béton Types d arbres à être plantés Ayant pris en considération une recommandation de Roland Morin, sur une proposition de Kay Stanley, appuyée par Jacquelin Holzman, IL EST CONVENU À L UNANIMITÉ que : a. un budget révisé de 2,56 millions de dollars aux fins du projet de réfection du boulevard de la Confédération soit approuvé; b. a construction contract in the amount of b. un contrat de construction d une valeur de C NCC-CCN

6 $2,133, plus applicable taxes to the lowest bidder Excel Contracting, be awarded; and c. the Chief Executive Officer be authorized to execute said contract ,62 $, taxes applicables en sus, soit attribué au plus bas soumissionnaire, Excel Contracting; et c. le premier dirigeant soit autorisé à exécuter le contrat. Adjournment 9 Levée de la séance On a motion par Michael Poliwoda, seconded by Brent Stefanson, the public meeting of the board of directors was adjourned at 9:25 a.m. General Counsel and Commission Secretary MARK DEHLER Avocat général et secrétaire de la Commission ~ Chief, Commission Secretariat CHANTAL BÉDARD Chef, Secrétariat de la Commission ~ Committee Secretary CAROLINE BIED Secrétaire de comités Sur une proposition de Michael Poliwoda, appuyée par Brent Stefanson, la séance publique du conseil d administration est levée à 9 h 25. C NCC-CCN