ADMINISTRATION. Entrée en vigueur : Mise à jour : Responsable(s) : Approbateur(s) : ACO CPZ

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1 République et canton de Genève Département des finances Office des faillites OF-20-01_v016 Entrée en vigueur : Mise à jour : Responsable(s) : Approbateur(s) : ACO CPZ Sommaire 1. Organisation générale Economat Commandes Commandes de matériel courant Commandes de matériel individualisé par CCA : Outil unique d'achat Commandes CCA : Outil unique d'achat/hors catalogue Réparations Facturation Factures CCA Autres factures (réparations, autre) Commandes et facturation service des ventes Contrôle et vérification de la facturation Inventaire des biens de l'etat à l'of Désignation des responsables de l'inventaire Données a faire figurer dans l'inventaire Inventaire permanent Inventaire physique Réconciliation Gestion du courrier entrant Préambule Organisation Horaire et lieu Absences Directives de traitement Gestion du courrier sortant Gestion des recommandés Gestion du courrier A et B Traitement du courrier "bon a délivrer" Traitement du courrier "retour à l'expéditeur" Traitement du courrier "caisse de prêt sur gage" Traitement du courrier "levée de séquestre" Autre Courrier interne Courrier entrant Courrier sortant Gestion des archives Destruction de documents Publications Publications avis préalable de faillites Publication de l'ouverture de faillite Publication dans la FOSC et FAO suite à une demande d'un groupe... 9

2 Page : 2/ Vérification des publications Réception et vérification des factures Courriers et jugements qui entrent à l office des faillites Requêtes au tribunal Liste des faillites et tableau de bord Liste des faillites Tableau de bord (TB) Gestion de la boîte aux lettres Outlook "contact of" Organisation générale Le service administration dépend de la substitute en charge du secteur administration, il comprend les fonctions de l'économat, du courrier entrant et du courrier sortant, des publications, des archives et de la réception de jugements. 2. Economat Le responsable de l'économat gère le stock de matériel (fournitures de bureau, imprimés, etc.) de l'office des faillites au moyen du tableau StockOF.xls. Chaque entrée et sortie de marchandise est immédiatement reportée sur le tableau Commandes Les commandes sont saisies et validées par les personnes autorisées comme telles dans la CCA : Outil unique d'achat Commandes de matériel courant Les commandes de matériel courant effectuées par le biais de la CCA sont saisies dans le logiciel Outil unique d'achat par le responsable l'économat et validées par la substitute en charge du secteur administration dans la CCA. Une copie de la commande est placée dans le classeur "CCA/Commandes" devant. Lors de la réception de la marchandise, la marchandise est vérifiée, le bulletin de livraison est visé et placé dans le classeur "Fournisseurs". Un workflow de confirmation de réception est envoyé à la CCA et une copie de la réponse est placée dans le classeur "Workflow". La copie de la commande est classée comme terminée dans le classeur "CCA/Commandes" Commandes de matériel individualisé par CCA : Outil unique d'achat Pour toute commande individualisée, le formulaire de commande de matériel Form_19_01_01 doit être rempli par le collaborateur de l'office des faillites. Le formulaire doit être validé par le supérieur hiérarchique, par la substitute en charge du secteur administration (qui atteste par sa signature la disponibilité budgétaire) ainsi que par la direction.

3 Page : 3/11 Le responsable de l'économat saisit la commande dans CCA : Outil unique d'achat et la substitute en charge du secteur administration valide la commande dans la CCA. La gestion des pièces est identique au point Commandes CCA : Outil unique d'achat/hors catalogue Une commande sur CCA : Outil unique d'achat /hors catalogue n'est effectuée que lorsque le matériel à commander n'est pas disponible dans le catalogue CCA : Outil unique d'achat. Le formulaire Form_19_01_01 doit être rempli et être muni des signatures requises (vf point 2.1.2), il sera annexé à la commande. Les commandes sont saisies dans le logiciel CCA : Outil unique d'achat par le responsable l'économat et validées par la substitute en charge du secteur administration dans la CCA ou par le Préposé. Une copie de la commande est placée dans le classeur "CCA/Commandes" devant. Lors de la réception de la marchandise, la marchandise est vérifiée, le bulletin de livraison est visé et placé dans le classeur "Fournisseurs". La réception est saisie dans le logiciel CCA : Outil unique d'achat et une copie est classée dans le classeur "Workflow". La copie de la commande est classée comme terminée dans le classeur "CCA/Commandes" Réparations Avant toute intervention d'un externe pour une réparation, le responsable de l'économat doit être contacté. Le responsable de l'économat prend contact avec le fournisseur du service, selon liste disponible dans le portail CCA. Une fois la réparation effectuée, la facture est vérifié et visée par le responsable de l'économat (ou la personne ayant constaté la réparation) Facturation Factures CCA Pour chaque commande effectuée par la CCA : Outil unique d'achat, la facturation est effectuée automatiquement par la CCA/CFI dans la rubrique Autres factures (réparations, autre) Les factures transmises à l'économat doivent être visées par la direction de l'of (substituts ou préposé). La substitute en charge du secteur administration attribue cette facture à une rubrique au moyen de l'autocollant ad-hoc et la vise.

4 Page : 4/11 La facture est transmise à la CCA pour paiement Commandes et facturation service des ventes Le service des ventes dépend hiérarchiquement de l'office des faillites, il est situé dans les locaux de l'office des faillites. Régulièrement, la substitute en charge du secteur administration émet un mandat de virement afin qu'une mise à jour des facturations soit effectuée par la DDF du DF, à savoir la répercussion du 75% des montants facturés au service des ventes sur le CR de l'op Contrôle et vérification de la facturation Chaque mois, les écritures des rubriques CFI-CCA sont imprimées par la substitute en charge du secteur administration et vérifiées avec les pièces, en collaboration avec le responsable de l'économat. 3. Inventaire des biens de l'etat à l'of Tout bien mobilier, propriété de l'etat doit être inventorié, et ce quelque soit le mode de financement. Les biens en location ou en leasing doivent également être inventoriés car ils sont sous la responsabilité de l'etat Désignation des responsables de l'inventaire La responsabilité de la tenue de l'inventaire de l'office des faillites est indiquée dans le planning interne du service administration. Pour les locaux du service des ventes OPF, la responsabilité de la tenue de l'inventaire revient au chef du service des ventes Données a faire figurer dans l'inventaire Le document Inventaire OF.xls est utilisé, ce document mentionne : Le nom du service et le CR; La date de l'inventaire; La description de chaque objet, son emplacement, sa quantité, la date et la valeur d'achat (si disponible) Inventaire permanent A chaque mouvement de biens (acquisition, destruction, transfert, donation, reprise, vol ou perte), l'inventaire est mis à jour. Toutes les pièces justificatives qui attestent de ces mouvements (copie de facture, bulletin de livraison ou autres justificatifs attestant d'un don, d'une location, d'un leasing, d'un transfert, d'un vol, d'une perte etc.) doivent être conservées et référencées, de manière à pouvoir être retrouvées facilement. Chaque sortie de bien mobilier doit être approuvée par la substitute en charge du secteur administration.

5 Page : 5/11 Les responsables de l'inventaire sont chargés de collecter ces pièces, de les conserver dans un lieu sûr et de les conserver à disposition du département et de l'inspection cantonale des finances (ICF) Inventaire physique Afin de s'assurer de la présence physique des objets répertoriés dans l'inventaire, chaque service doit effectuer un comptage physique une fois par an. Cet inventaire peut être également rendu nécessaire lors de déménagement ou de réorganisation importante et ce afin de minimiser les risques de pertes ou de vol. Chaque inventaire physique fera l'objet d'un procès-verbal de prise d'inventaire, daté et signé par les responsables désignés Réconciliation Toute différence d'inventaire constatée avec les biens réels doit être investiguée. En cas de recherches infructueuses, un rapport doit être établi par le responsable d'inventaire à la substitute en charge du secteur administration, qui le transmet à la Direction départementale des finances et au contrôle interne. 4. Gestion du courrier entrant 4.1. Préambule Le tri du courrier est effectué par un groupe permanent de quatre collaborateurs. Ce groupe fait partie du service administratif sous la direction de la substitute en charge du secteur administration. La coordination de ce groupe, soit l'organisation, la supervision ainsi que la gestion des remplacements, est assurée par l'adjoint à la substitute en charge du secteur administration Organisation Le groupe permanent de collaborateurs traite le courrier entrant normal et le courrier entrant recommandé Horaire et lieu Le courrier est livré à 8h30 au bureau N 215. Les personnes en charge du courrier doivent être présentes à 8h45 dans ce bureau, où son traitement est effectué (y compris les recommandés) Absences Le courrier doit être traité au minimum par 3 collaborateurs. La suppléance est ensuite assurée par l'adjoint à la substitute en charge du secteur administration. Une des personnes présente se charge d'avertir la personne concernée Directives de traitement Ouvrir tout le courrier reçu à l office à l exception du :

6 Page : 6/11 courrier du failli séquestré ; courrier adressé à un collaborateur avec la mention personnel et confidentiel, ce courrier pourra, cas échéant, être remis pour scannage au groupe administration par le collaborateur. Remarque : les documents originaux (cédule hypothécaire, chèque, extrait RF, etc.) doivent être remis au gestionnaire du dossier et ne doivent pas être datés. Suivre la procédure de traitement de gestion du courrier entrant : «numérisation du courrier entrant». Les courriers sous pli Recommandé doivent être ouverts, selon la procédure de traitement de gestion du courrier entrant : «numérisation du courrier entrant». La feuille de distribution de La Poste sera remplie en sorte que, en regard des n de Recommandés, soient inscrits le nom du dossier et le groupe. La feuille de distribution portera le nom et la signature de la personne qui a ouvert et distribué les courriers Recommandé. Cette feuille est remise au responsable de l'économat pour classement. Toute réquisition du registre foncier (attestant notamment la mention de la faillite sur l extrait de l immeuble) doit être remise dans la case du service de la comptabilité. La comptabilité saisira les frais, annexera la pièce à l opération comptable et remettra la pièce originale pour scannage au groupe administration. Tout courrier adressé dans le cadre d un dossier de faillite géré par une administration spéciale doit être géré comme un dossier de faillite. Toute correspondance reçue de la part de la commission de surveillance des offices des poursuites et des faillites doit être remis dans la case de la secrétaire de direction répondante, cf Directive OF-01_01. Toute publicité (papier, fax et courriel) reconnaissable en tant que telle (y compris celle destinée au failli) doit être mise directement à la poubelle. En cas de doute, tout document doit être remis dans la case du groupe chargé du dossier. Tout document juridique (Arrêts du Tribunal fédéral, Semaine judiciaire, Journal des tribunaux, etc.) doit être remis dans la case du juriste. Les journaux et périodiques : o FAO et FOSC : 2 exemplaires, l un directement pour la caisse, l autre à déposer sur le présentoir de la réception. Détruire l'exemplaire précédent. o Tribune de Genève et Le Temps : à déposer à la réception. 5. Gestion du courrier sortant Tous les courriers sont flashés. Suivre la procédure «gestion du courrier sortant». Un postier vient journellement entre 15h et 15h30 chercher le bac contenant tous les courriers à envoyer ainsi que les sacoches.

7 Page : 7/ Gestion des recommandés Par recommandés, nous entendons : les recommandés, les recommandés accusé de réception, les recommandés étrangers, les recommandés étrangers accusé de réception et les contre remboursements. Ils doivent être remis dans le casier jusqu'à 12 h afin d'être traités dans la journée. Ils sont flashés et l accusé de réception envoyé dans la boîte aux lettres «Courrier OF». Les différents types de recommandés sont placés séparément dans le bac, entourés d'un élastique et de la feuille blanche de la poste qui mentionne sa nature Gestion du courrier A et B Les courriers A et B sont placés séparément dans le bac entourés d'un élastique et de la feuille blanche de la poste qui mentionne sa nature. Il est impératif que le courrier A ne soit pas mélangé avec le courrier B en raison du tarif d'affranchissement différent Traitement du courrier "bon a délivrer" Le courrier remis par les groupes dans le bac "Bon à délivrer" est à placer dans la sacoche correspondante à la localité. Si la sacoche est manquante, il convient de placer l'enveloppe dans la sacoche Post Mail Les recommandés sont à placer dans la sacoche Post Mail Traitement du courrier "retour à l'expéditeur" Le courrier remis par les groupes dans le bac "Retour à l'expéditeur" est à placer dans le bac du courrier sortant sans trier les localités. Les recommandés sont à placer dans la sacoche Post Mail Traitement du courrier "caisse de prêt sur gage" Le courrier remis par les groupes dans le casier de la "Caisse de prêt sur gage" est à classer par ordre alphabétique (selon le libellé du dossier faillite), flasher, puis placé dans une enveloppe et envoyé en courrier A. Ce tri nous permet de vérifier les envois Traitement du courrier "levée de séquestre" Le courrier remis par les groupes dans le casier de la "Office de Poste" correspond aux levées de séquestre. Une copie de chaque courrier est effectuée, classée par date, puis par ordre alphabétique (selon le libellé du dossier faillite) puis placée dans le classeur "Levée de séquestre". Le tableau Tb Levée de Séquestre.xls est mis à jour. Les originaux sont flashés et placés dans une enveloppe qui est mise dans la sacoche Post Mail 1211 à l'attention de M. Schneider Autre Les courriers à retourner à la Poste en raison d'anomalie, comme étiquette mal collée, séquestre mal effectué, erreur postale, etc. sont à placer dans la sacoche Post Mail 1211.

8 Page : 8/11 6. Courrier interne La société AVIREAL passe chaque jour à l'office des faillites aux environs de 11h30 pour déposer du courrier entrant et récupérer le courrier sortant dans les pelles situées à la réception. Organisation 6.1. Courrier entrant Le service administration est chargé de trier, de numériser et d indexer chaque jour aux groupes correspondants le courrier remis dans la pelle AVIREAL courrier entrant Courrier sortant Le service administration est chargé de récupérer chaque jour, entre 11h et 11h30 les enveloppes internes des cases "courrier Etat", "AFC", "OP", "Autorité de surveillance" et de les placer dans la pelle AVIREAL courrier sortant. Liste des codes services Etat 7. Gestion des archives La gestion des archives des dossiers de faillites ainsi que des comptabilités des faillis est décrite dans la Directive OF Destruction de documents Toutes les pièces placées par les collaborateurs dans les bacs "Papirec", présents dans chaque bureau, sont broyées dans le destructeur de documents situé au 1 er étage. Les personnes en charge de cette destruction sont les commis-administratifs. 9. Publications Les publications sont effectuées par le service administratif. Chaque semaine, un commis-administratif est en charge des publications selon un planning, disponible sous : I:\Faillites\Administration\Plannings_administration Publications avis préalable de faillites Les publications d'avis préalable de faillites sont publiées le vendredi dans la FAO et la FOSC. Les groupes préparent les avis dans l application informatique avec le délai lundi 11h pour une publication le vendredi de la même semaine. Tous les lundis, dès 11h, le commis-administratif valide les publications dans l application informatique ainsi que sur le site de la Fosc : (Insérer le Nom d'utilisateur et le Mot de passe). Imprimer la liste dans le site de la FOSC et la placer dans le classeur. Le site de la FOSC envoie des confirmations de réception pour chaque annonce (sur la messagerie comptabilité). Suite à un accord, la FOSC transmet automatiquement l'annonce à la FAO GE Une fois que les publications sont validées, il n'est plus possible de les modifier. Dans ce cas là, il convient d'envoyer un courriel à la FOSC : info@fosc.ch ainsi qu'à la FAO : fao@atar.ch et de mettre en copie la comptabilité.

9 Page : 9/ Publication de l'ouverture de faillite Les publications d'ouverture, de suspension, d'état de collocation, de modification d'état de collocation, de clôture et de révocation sont publiées le mardi dans la FAO et la FOSC. Cette publication est envoyée au plus tard le mercredi précédent la publication aux deux journaux (FAO et FOSC). Les saisies doivent être terminées par le groupe le mercredi à 12h. Exemple : mercredi 8 mai 2013 pour le mardi 14 mai La publication paraîtra dans la presse le 18 mai dans les journaux concernés. Tous les mercredi, dès 12h, le commis-administratif valide les publications dans l application informatique ainsi que sur le site de la Fosc : (Insérer le Nom d'utilisateur et le Mot de passe). Imprimer la liste dans le site de la FOSC et la placer dans le classeur. Le site de la FOSC envoie des confirmations de réception pour chaque annonce (sur la messagerie comptabilité). Suite à un accord, la FOSC transmet automatiquement l'annonce à la FAO GE Une fois que les publications sont validées, il n'est plus possible de les modifier. Dans ce cas là, il convient d'envoyer un courriel à la FOSC : info@fosc.ch ainsi qu'à la FAO : fao@atar.ch et de mettre en copie la comptabilité Publication dans la FOSC et FAO suite à une demande d'un groupe Les groupes peuvent saisir leur publication via l application informatique faillites, le service administration va valider la publication dans l application faillite et dans le site de la FOSC, voir chapitre Vérification des publications Chaque semaine le commis-administratif en charge des publications s'assure que la FOSC et la FAO ont bien procédé aux publications : FAO : sur le site : FOSC : dans le journal ou sur le site : Réception et vérification des factures Les groupes reçoivent leur tâches les facture à payer, après en avoir vérifié l exactitude, ils saisissent le paiement dans l application faillites. 10. Courriers et jugements qui entrent à l office des faillites Ce chapitre est traité dans Directive OF Création du dossier et généralités, chapitre Requêtes au tribunal Ce chapitre est traité dans Directive OF Création du dossier et généralités, chapitre 19.

10 Page : 10/ Liste des faillites et tableau de bord Liste des faillites Une fois par semaine (le vendredi, si le vendredi tombe un jour férié, il faut effectuer cette activité le premier jour utile suivant), le/la personne en charge de délivrer les renseignements doit générer la liste des faillites : Liste des faillites définitives : le/la personne en charge de délivrer les renseignements doit adresser la liste aux tiers qui ont demandé à la recevoir régulièrement et pour qui la direction a donné son accord. La liste est adressée au moyen du courriel disponible via Formulaire 00_10; Liste des faillites définitives et non définitives : le/la personne en charge de délivrer les renseignements doit imprimer 4 exemplaires de la liste et la déposer au local du courrier Tableau de bord (TB) Trois fois par semaine, le/la personne en charge de délivrer les renseignements doit générer le tableau de bord en cours (TB) des faillites en cours. Ce document est à usage strictement interne. En plus, une fois tous les 3 mois (mars, juin, septembre et décembre, le dernier vendredi du mois), il faut générer le TB Global qui comprend toutes les faillites depuis 1994 (même celles qui sont clôturées) 13. Gestion de la boîte aux lettres Outlook "contact of" L'office des faillites dispose d'une boîte électronique dont l'adresse est : contact-of@etat.ge.ch Il appartient à la personne en charge de l'accueil-réception de vérifier régulièrement la messagerie Contact-OF. En dehors des heures de la réception, la tâche est dévolue au secrétariat de direction. Voici la procédure de traitement : - Ouvrir le mail (le fax correspond à une pièce jointe du mail) - En cas de fax : cliquer sur le bouton reconnaissance de caractère - Déterminer la faillite, le groupe destinataire, le n de dossier - Fermer le mail - Cliquer sur "Transférer" - Dans objet du mail, modifier le libellé : Fax - Nom de la faillite - No de faillite - Transférer le mail ainsi modifié à la LST du groupe - Déplacer le mail/fax orignal ainsi que le mail fax transféré dans la rubrique Fax traité ou Mail traité Lorsqu'un courriel concerne l'office des poursuites, il convient d'adresser, par courriel, le texte suivant : Cher Monsieur, chère Madame,

11 Page : 11/11 L'adresse que vous avez utilisée est celle de l'office des faillites. Votre e- mail faisant référence à une procédure de poursuite, nous ne pouvons malheureusement pas donner suite à votre requête. Vous voudrez bien contacter l'office des poursuites dont les références sont les suivantes : Office des poursuites Rue du Stand 46 Case postale Genève 11 Tél : 022/ Fax : 022/ Merci de votre compréhension.