REGIME DES MISSIONS EN FRANCE

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1 Secrétariat Général La Défense, le 1 er avril 2012 Directin des Ressurces Humaines Directin Siège NOTE D'ADMINISTRATION N 05 / 2002 REGIME DES MISSIONS EN FRANCE applicable à l ensemble du persnnel lié par un cntrat de travail avec TOTAL S.A., TOTAL RAFFINAGE MARKETING, TOTAL LUBRIFIANTS, TOTAL ADDITIFS ET CARBURANTS SPECIAUX, TOTAL RAFFINAGE CHIMIE, TOTAL RAFFINAGE FRANCE u TOTAL PETROCHEMICALS FRANCE. Mise à jur n 9 Les dispsitins énncées dans la présente nte snt applicables, à cmpter du 1 er avril 2012, à l'ensemble du persnnel lié par un cntrat de travail aux sciétés TOTAL S.A., TOTAL RAFFINAGE MARKETING, TOTAL LUBRIFIANTS, TOTAL ADDITIFS ET CARBURANTS SPECIAUX, TOTAL RAFFINAGE CHIMIE, TOTAL RAFFINAGE FRANCE u TOTAL PETROCHEMICALS FRANCE. La présente nte annule et remplace les règles d'administratin et tutes les autres ntes, traitant du même sujet, en vigueur dans les sciétés citées ci-dessus. Les dispsitins qui suivent ne snt pas cumulables avec tute autre dispsitin quelle que sit sa nature ayant le même bjet.

2 Nte d administratin n 05/2002 Régime des missins en France - MAJ n 9 PLAN 1. CHAMP D'APPLICATION 1.1. DEFINITION 1.2. PROCEDURE 2. FRAIS DE MISSION 2.1. MODE DE TRANSPORT Train Avin Véhicule persnnel Véhicule de lcatin 2.2. HEBERGEMENT / RESTAURATION 2.3. INDEMNISATION DES FRAIS (TRANSPORT, HEBERGEMENT, RESTAURATION) 2.4. MODES DE PAIEMENT 3. COMPENSATION EN TEMPS ET CONGES DETENTE 3.1. COMPENSATION EN TEMPS 3.2. CONGES DETENTE ANNEXES ANNEXE 1 : DECLARATION DE SINISTRE AUTOMOBILE ANNEXE 2 : DEMANDE D AUTORISATION D EMPLOI DU VEHICULE POUR UTILISATION FREQUENTE ANNEXE 3 : BAREME DES INDEMNITES KILOMETRIQUES ET PLAFOND DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE RESTAURATION ANNEXE 4 : ATTESTATION D ASSURANCE DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS 2

3 Nte d administratin n 05/2002 Régime des missins en France - MAJ n 9 1. CHAMP D'APPLICATION 1.1. DEFINITION On appelle "Missin" tut déplacement de curte durée (mins de six mis) effectué ccasinnellement par un salarié, sur instructin de la hiérarchie, hrs de sn lieu de travail habituel u de sa zne gégraphique d'activité (persnnel du Raffinage Marketing ayant une activité cmmerciale u para-cmmerciale). Les missins de lngue durée (supérieures à six mis) fnt l'bjet de dispsitins particulières PROCEDURE Tute missin dnne lieu à l'établissement d'un "Ordre de Missin" qui précise : le lieu et la date de la missin sn bjet sa durée le myen de transprt utilisé Cet rdre de missin dit être signé par l'intéressé et par le respnsable hiérarchique habilité. Il dit être jint à la demande de rembursement de frais. Exceptin : Déplacements en transprt en cmmun en Régin Parisienne Pur le salarié travaillant habituellement au sein d'un établissement de la Régin Parisienne (La Défense, Nanterre, Paris), les déplacements en transprt en cmmun liés à sn activité pur se rendre au sein de l'un de ces établissements n'entraînent pas l'bligatin d'établir un rdre de missin. 2. FRAIS DE MISSION 2.1. FRAIS DE TRANSPORT Train Cnditins de transprt : Vyage de jur : 1 ère classe Vyage de nuit : wagn-lit Avin Le transprt par avin s'effectue en classe "écnmique". Les transprts aller-retur du dmicile à la gare u à l'aérprt, et de la gare u l'aérprt au lieu de la missin sernt effectués : en transprt en cmmun u en taxi (à l exclusin des mts-taxis, pur des raisns de sécurité) à titre exceptinnel, lrsque les autres myens de transprts ne snt pas dispnibles, avec un véhicule persnnel. 3

4 Nte d administratin n 05/2002 Régime des missins en France - MAJ n Véhicule persnnel a) Cnditins d'utilisatin La hiérarchie est seule habilitée à autriser un salarié à utiliser sa viture persnnelle pur les besins du service. Pur des raisns de sécurité, l utilisatin de mtcyclette, scter u Quad n est pas autrisée. Le salarié peut être amené à utiliser sn véhicule persnnel (viture exclusivement) lrsque les circnstances du déplacement le justifient (transprts en cmmun inexistants, incmmdes u mal adaptés) u pur des raisns de cnvenance persnnelle. L'utilisatin du véhicule persnnel peut être : Fréquente Si le salarié est amené à se déplacer fréquemment (au mins 30 jurs par an) pur les besins du service, il dit demander à bénéficier d'une autrisatin d empli de sn véhicule persnnel pur utilisatin fréquente, qui est accrdée pur l'année civile en curs (cf. annexe 2). Cette autrisatin est révcable à tut mment et devient caduque en cas de mdificatin affectant le véhicule, l'assurance crrespndante u l'affectatin du salarié. Nta : L'autrisatin d empli du véhicule persnnel pur utilisatin fréquente ne cncerne pas les salariés dispsant d'un véhicule de sciété en lcatin lngue durée, ces véhicules étant assurés par ailleurs. Cette demande d autrisatin d'empli du véhicule persnnel pur utilisatin fréquente est à adresser : pur le Siège Scial, à la Directin Appréciatin des Risques et Assurances Grupe (DARAG), à Madame Guilène PINTARD - FAX : La Cuple 33 G 72, au minimum 48 heures avant la date de la missin sus peine de ne pas être assuré ; pur les autres établissements, au crrespndant assurances, qui la transmet à la DARAG en fin d exercice. Occasinnelle Si le salarié est amené à se déplacer ccasinnellement (mins de 30 jurs par an) pur les besins du service, avec sn véhicule persnnel, il n est pas nécessaire qu il recure à la demande d autrisatin d empli de sn véhicule persnnel pur utilisatin fréquente. Néanmins, il dit s assurer que sa missin remplit les cnditins pur qu il sit cuvert par la cuverture assurance Grupe dans les autres cas (cf b). b) Assurance Cuverture du salarié et de sn véhicule : Le salarié appelé à utiliser sn véhicule persnnel pur les besins du service à titre fréquent u ccasinnel bénéficie d une assurance prise en charge par la Sciété pur les déplacements cnsidérés. En cas d utilisatin du véhicule persnnel de façn fréquente, pur que la garantie sit acquise, une demande d autrisatin d empli du véhicule persnnel dit avir été remplie à l ccasin du premier déplacement de l année dans ces cnditins. Cette demande dit avir été signée par sa hiérarchie et adressée à DARAG (Siège scial) u au crrespndant assurances (autres établissements) dans les 48 heures avant la date d effet des garanties. En cas d utilisatin du véhicule persnnel de façn ccasinnelle, le salarié dit avir établi et fait appruvé par sa hiérarchie un Ordre de Missin (OM) cuvrant la péride de sa missin et le trajet parcuru (y cmpris le trajet dmicile lieu de missin s il y a lieu). Le véhicule persnnel du salarié est alrs cuvert en «tus risques» avec une franchise sur la garantie vl et dmmages tus accidents (cf. annexe 4). 4

5 Nte d administratin n 05/2002 Régime des missins en France - MAJ n 9 Afin que le salarié ait tutes les infrmatins nécessaires pur remplir le cnstat amiable en cas d accident et pur suivre la prcédure de déclaratin de sinistre, il dit cnserver dans sn véhicule l attestatin autmbile établie par DIOT (cf. annexe 4). La cnservatin d une cpie de l OM purra également aider à pruver à un tiers que l assurance est bien valable. En cas de sinistre : Le salarié devra indiquer sur le cnstat amiable les références du cntrat mentinnées sur l attestatin d assurance (Cf. annexe 4). La déclaratin de sinistre dit être envyée directement par le salarié à DIOT accmpagné de l rdre de missin et du frmulaire de déclaratin de sinistre autmbile DIOT (cf. annexe 1). En utre, le salarié qui aura utilisé sn véhicule persnnel, en dehrs du cadre d une autrisatin d empli du véhicule persnnel de façn fréquente, devra indiquer impérativement ses crdnnées persnnelles et prfessinnelles sur la déclaratin de sinistre. L assurance de la sciété se substitue intégralement à celle suscrite par le prpriétaire du véhicule tant que ce dernier est utilisé pur les besins du service dans les limites de l autrisatin d utilisatin accrdée par la hiérarchie. Le salarié ne subit pas de cnséquences financières dans le cas d un sinistre respnsable : la franchise du cntrat du Grupe lui est rembursée par sa Directin, il n y a pas d incidence sur la clause de bnus-malus de sn cntrat persnnel. Il est prévu que les salariés ne snt cuverts que pendant les jurs uvrés, ce qui exclut en principe le samedi et le dimanche. Il est cependant entendu que la cuverture s étend aux trajets aller et retur même s ils nt lieu un samedi u un dimanche et que le bénéfice de l assurance est maintenu si la missin du salarié se prlnge d une semaine sur l autre sans retur au dmicile. L utilisatin du véhicule persnnel n engage pas la respnsabilité de la Sciété, au-delà de la respnsabilité qui lui incmbe vis-à-vis de sn persnnel du fait de la législatin Sécurité Sciale, accidents du travail, des cntrats cllectifs u de ses prpres règlements. L utilisatin d un véhicule persnnel en dehrs du cadre strictement défini ci-dessus engage la seule respnsabilité de l intéressé Véhicule de lcatin Est autrisée la lcatin des catégries de véhicules suivants : Catégrie A pur les petits déplacements (intra-urbain) Catégrie B pur les lngs déplacements (inter-urbain) Ou, par exceptin et avec accrd de la hiérarchie, Catégrie C, D u E en fnctin de la distance à parcurir et du nmbre de persnnes à transprter. Ces véhicules ne snt jamais assurés par le cntrat du Grupe mais par le lueur FRAIS D HEBERGEMENT / RESTAURATION Les frais de repas et d hébergement que les intéressés snt cnduits à engager pendant les vyages allerretur et pendant tute la durée du séjur en missin snt rembursés sur justificatifs pur leur mntant réel dans des limites raisnnables, laissées à l appréciatin de la hiérarchie : Frais d hôtel : chambre, petit déjeuner, blanchissage, téléphne pur raisns de service Frais de restaurant (repas et bissn) dans la limite d un plafnd défini en annexe 3. Cas particulier : si la missin a lieu dans un établissement dispsant d un restaurant d entreprise u inter-entreprises, pur le repas du midi, le salarié est indemnisé du cût réel du repas dans ce 5

6 Nte d administratin n 05/2002 Régime des missins en France - MAJ n 9 restaurant (sur présentatin du justificatif du cût du repas pris au restaurant d'entreprise). Dans ce cas, l éventuel repas du sir est plafnné à la valeur d un repas (cf. annexe 3) INDEMNISATION DES FRAIS (TRANSPORT, HEBERGEMENT, RESTAURATION) Les frais snt rembursés sur présentatin d une nte de frais à laquelle divent être nécessairement jints l rdre de missin (hrmis les cas de déplacements en transprt en cmmun en Régin Parisienne qui ne nécessitent pas d rdre de missin) et tus les riginaux des justificatifs ; le rembursement du billet de train u d avin se fait sur présentatin bligatire du titre de transprt. En cas d utilisatin du véhicule persnnel pur le service, avec l accrd de la hiérarchie, l indemnisatin se fait seln le barème de l indemnité kilmétrique en vigueur (cf annexe 3). L utilisatin par le salarié de sn véhicule pur cnvenance persnnelle uvre drit à l indemnisatin des frais sur la base du tarif SNCF 1 ère classe. Les frais éventuellement engagés sans justificatif (purbires, prteurs ) fernt l bjet d un relevé séparé, détaillé et signé par le salarié. Les dépenses persnnelles demeurent à la charge du salarié et divent être exclues de la nte de frais. Nta : Le Bureau des Vyages du Siège Scial négcie des accrds avec différents prestataires (cmpagnies aériennes, chaînes hôtelières, sciétés de lcatin de véhicule). La réservatin des titres de transprts, chambres d hôtel, véhicules de lcatin dit dnc, sauf exceptin, se faire auprès du Bureau des Vyages, sur présentatin de l rdre de missin dûment signé. Dans ce cas, tute demande de rembursement de frais de transprt ne peut être qu exceptinnelle MODES DE PAIEMENT Le salarié effectuant chaque année plusieurs missins bénéficie, à sa demande, préalablement validée par sa hiérarchie : D une carte American Express de type prfessinnel à facturatin sur cmpte persnnel (délai myen de prélèvement : 45 jurs). Le département Vyages du Grupe centralise les demandes. Et, dans l hypthèse ù la carte American Express n est pas acceptée, du rembursement de la ctisatin annuelle d une carte bancaire «natinale» à débit immédiat u différé, natinale (type Visa Classic u Eurcard Mastercard ) et sans majratin (type Premier u Gld ). La demande de rembursement se fera sur nte de frais hrs Missin. Le rembursement plafnné au cût d une carte de base à débit différé sera fiscalisé pur être déclaré à l impôt sur le revenu et sumis à ctisatins sciales. Il apparaîtra sur le bulletin de paie en tant qu avantage en nature carte persnnelle de crédit. Et/u d une avance de 500 eurs. Il ne sera pas accrdé d autres avances. 3. COMPENSATION EN TEMPS ET CONGES DETENTE 3.1. COMPENSATION EN TEMPS En cas de déplacement d un uvrier, emplyé, agent de maîtrise u assimilé dnt la fnctin ne cmprte pas l bligatin habituelle de vyager, les heures passées en transprt, quel qu en sit le nmbre, en dehrs de l hraire habituel de travail, fernt l bjet d une cmpensatin en temps sur la base de la mitié des heures passées, sauf dispsitin plus favrable au sein de l établissement d affectatin du salarié. 6

7 Nte d administratin n 05/2002 Régime des missins en France - MAJ n CONGES DETENTE Le salarié en missin en France pur une durée supérieure à un mis et inférieure à six mis peut bénéficier de cngés de détente, à raisn d un jur uvré, une fis par mis, s ajutant aux samedi et dimanche chômés (3 jurs cnsécutifs) si le déplacement est supérieur à 300 km. Pendant la péride d exercice du cngé-détente, l indemnisatin des frais de missin est suspendue, à l exceptin des frais d hébergement cntinuant à curir. Le salarié en missin sur une durée supérieure à la semaine bénéficie des rembursements sur justificatifs de ses frais de transprt entre le lieu de sa missin et sn dmicile, à raisn d un vyage aller/retur par semaine. Dminique PARDO Directeur Organisatin Réglementatin et SIRH Béatrix PERET Directeur du Siège N.B. : Les annexes snt dispnibles dans l Intranet Ressurces Humaines Grupe 7

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