Les outils financiers mis à votre disposition

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1 Les outils financiers mis à votre disposition Présenté par : Yves Foucher André Francoeur Marcel Grenier 20 octobre 2011

2 Plan de la présentation La Société GRICS Les produits financiers : DOFIN ACHAT La Procure / GPI-Effets scolaires Période de questions

3 Notre mission Mettre à profit notre expertise et notre leadership en répondant aux besoins informatiques tant collectifs que particuliers de nos membres et clients au Québec, au Canada et à l étranger.

4 Notre historique Fondée en 1968 Prise en charge par les commissions scolaires en 1985 Parmi les 10 plus importantes entreprises de technologies de l information au Québec

5 Notre Société Environ 70 produits offerts Plus de 370 employés Organisme sans but lucratif (OSBL) Leader dans le domaine de l éducation

6 Notre conseil d administration Douze représentants des C.S. Un représentant de la FCSQ Un représentant de L'ACSAQ Le PDG de la Société GRICS Le secrétaire général de la GRICS

7 Les produits disponibles Présenté par : Yves Foucher 20 octobre 2011

8 LES RESSOURCES FINANCIÈRES Liens avec Dofin Paie GPI-Effets Avant-Garde Achat Dofin Piastre TFP La Procure Helios

9 Les produits disponibles DOFIN Toutes les fonctions de gestion financière Gestion du budget et de la comptabilité Gestion par postes, catégories et projets Sécurité et contrôles de confidentialité En lien avec les autres produits de la GRICS Nouvelle sécurité GRICS Nouveau lien avec La Procure

10 Les produits disponibles DOFIN - Décentralisation vers les écoles avec Dofin-École Comptabilité par projets Compte de banque locale Petites caisses Paiement de factures Fournisseurs locaux

11 Les produits disponibles Dofin-École Menu allégé, sauvegarde des préférences Journal de bord pour exploiter l historique des comptes Écritures récurrentes facilitent la saisie et le suivi des écritures Conciliation bancaire simplifiée avec la notion de «terminer plus tard» Paiements par chèques ou dépôts directs

12 Les produits disponibles Liens avec Dofin - Divers niveaux de validations sur les postes comptables et les projets On tient compte de la sécurité permise Lors de la saisie dans la système d origine Lors de la génération du lot pour Dofin Lors du chargement du lot dans Dofin

13 Les produits disponibles Liens Dofin / La Procure Les faits La Procure dispose de la vérité sur son auxiliaire comptable DOFIN dispose de ses exigences comptables Il faut avoir un point de départ commun pour les deux systèmes (Jour 1)

14 Les produits disponibles Liens Dofin / La Procure Jour 1 Recréation complète de l historique des transactions afin de valider les postes comptables et les projets. Extraire les soldes cumulés, les dépôts bancaires et les remboursements réputés avoir été comptabilisés manuellement dans DOFIN (Lot 000) Au besoin, mettre DOFIN à niveau manuellement

15 LES RESSOURCES FINANCIÈRES Dofin Paie Achat

16 Merci de votre attention

17 Les produits disponibles Présenté par : André Francoeur 20 octobre 2011

18 Les produits disponibles Achat Intègre tous les processus d achat Communication avec les fournisseurs (papier, télécopie, courriel) Directement intégré à Dofin

19 Papier Télécopie Courriel F o u r n i s s e u r s Papier Télécopie Courriel Processus d acquisition É c o l e s D.A. Ao/Dp Commandes Catalogue S e r v i c e d e s a c h a t s D.A. Catalogue Ao/Dp Achat et ses fonctionnalités Commandes Catalogue de produits Fournisseurs Demandes d approvisionnementd Appel d offres d / Demande de prix Commandes Lien comptable à Dofin É c o l e s / C.A. Réception de la marchandise

20 Papier Télécopie Courriel F o u r n i s s e u r s Soumissions électroniques Papier Télécopie Courriel Processus d acquisition É c o l e s S e r v i c e d e s a c h a t s É c o l e s / C.A. D.A. Ao/Dp Commandes D.A. Catalogue Ao/Dp Commandes Réception de la marchandise Soumissions électroniques Solution basée e sur les facilités s d Internetd Applicable autant pour les AO et les DP Inscription automatisée e des réponses r des soumissionnaires Importation des réponses r des soumissionnaires dans Achat

21 Papier Télécopie Courriel F o u r n i s s e u r s Soumissions électroniques Papier Télécopie Courriel Processus d acquisition É c o l e s S e r v i c e d e s a c h a t s É c o l e s / C.A. D.A. Ao/Dp Commandes D.A. Catalogue Ao/Dp Commandes Réception de la marchandise C.S. Abc Soumissions électroniques Soumissionnaires Internet

22 Papier Télécopie Courriel F o u r n i s s e u r s Soumissions électroniques Papier Télécopie Courriel Processus d acquisition É c o l e s S e r v i c e d e s a c h a t s É c o l e s / C.A. D.A. Ao/Dp Commandes D.A. Catalogue Ao/Dp Commandes Réception de la marchandise Catalogues externes Catalogue de la C.S. Abc Consultation d un d catalogue de produits d un d autre organisme Possibilité de limiter l accl accès à un sous-ensemble de son catalogue de produits Récupération unitaire ou massive de produits Partage des responsabilités s entre les organismes participants

23 Papier Télécopie Courriel F o u r n i s s e u r s Soumissions électroniques Papier Télécopie Courriel Processus d acquisition É c o l e s S e r v i c e d e s a c h a t s É c o l e s / C.A. D.A. Ao/Dp Commandes Catalogue Magasins Réception de la marchandise Catalogue Magasins Demande d approvisionnement d magasin Sorties du magasin Réapprovisionnement du magasin Prise physique de l inventairel Valeur de l inventairel Lien comptable à Dofin

24 Papier Télécopie Courriel F o u r n i s s e u r s Soumissions électroniques Papier Télécopie Courriel Processus d acquisition É c o l e s S e r v i c e d e s a c h a t s É c o l e s / C.A. D.A. Ao/Dp Commandes D.A. Catalogue Ao/Dp Commandes Articles inventoriés Réception de la marchandise Inventaire - Gestion des biens capitalisables Prise physique et/ou validation de l inventairel - utilisation de codes zébrz brés Suivi des prêts, réparations r et transferts de propriété d articles Valeur de l inventairel

25 Les produits disponibles Achat - Nouveautés de la version 4.20 Nouvelle sécurité GRICS Approbation massive des commandes

26 Les produits disponibles Achat - Approbation massive des commandes Pré-autorisation/Approbation Selon montant minimum et maximum Courriel au responsable budgétaire Visualisation du bon de commande Émission automatique du bon de commande au fournisseur

27 Les produits disponibles Achat - Approbation massive des commandes

28 Les produits disponibles

29 Les produits disponibles Achat - Approbation massive des commandes

30 Les produits disponibles Achat - Plan de travail Remplacement de Gricsfax Annonce faite le 19 juillet 2011 Fournisseurs offrant le service de fax Disponible dans la version 4.30

31 Merci de votre attention

32 Les produits disponibles Gpi Effets scolaires et La Procure Présenté par : Marcel Grenier 20 octobre 2011

33 Plan de la présentation Introduction Les objectifs magasin scolaire Volet financier Gestion des emprunteurs Utilisateurs ciblés Mot de la fin..

34 La Procure Gestion des articles et des frais pour la clientèle le en formation générale adulte et professionnelle

35 Gpi Effets scolaires Gestion des articles et des frais scolaires pour la clientèle le en formation générale jeune primaire et secondaire

36 Objectifs Les éléments principaux : Facturation Les aspects financiers Gestion du matériel Gestion des emprunteurs Notion de magasin scolaire

37 Facturation Gpi Effets scolaires Tous Par classification Par groupe-rep repère Par choix de cours ou programmes Par dossier. La Procure Par dossier

38 Gpi Effets scolaires / La Procure Facturation variée Frais d inscriptions Dépôts de garantie Reprographie Vente et location d items Pertes et endommagements Autres(frais bancaire, vandalisme).

39 Facturation variée Exemples autres : Prêt de casiers Location d instruments de musique Informations aux parents

40 Les aspects financiers GPI Effets scolaires/la Procure États de compte personnalisés Encaissements / remboursements Impression de reçus Crédits Ententes de paiement Chèques postdatés. Balancement de caisse

41 État de compte/gpi

42 État de compte/la Procure

43 Les aspects financiers GPI Effets scolaires/la Procure Dépôts bancaires Ventilation/poste budgétaire et projet Le journal des données financières Lien avec DOFIN (La procure)

44 Les aspects financiers GPI Effets scolaires Relevés fiscaux pour frais de garde Relevés fiscaux pour dons de charité Relevés fiscaux pour la condition physique Lien avec DOFIN (À venir)

45 Gestion du matériel GPI Effets scolaires/la Procure Prêts, la vente et la location Le retour Gestion des pertes et des endommagements Consommation courante.

46 Fonctionnalités s de l applicationl GPI Intégré au dossier de l élève Gestion des arrivées et départs Repérage des élèves simplifié Suivi et gestion des soldes antérieurs Outil de suivi financier.

47 Gestion des emprunteurs GPI Effets scolaires/la Procure Dossier des élèves Dossier des intervenants Prêt individuel ou massif Retour individuel ou massif Suivi des articles Panier.

48 Utilisateurs ciblés GPI Effets scolaires/la Procure Adjoints administratifs Secrétaires Techniciens en organisation scolaire Magasiniers Responsable des finances Personnel aux activités complémentaires.

49 Particularités s de la Procure Caisse enregistreuse L activité la plus importante 90% de la tâche Prêt, retour, perte, suivi Vente, facturation et remboursement Impression de reçu Consultation Adapter aux besoins de l utilisateur.

50 Particularités s de la Procure Lien Dofin Lien Module d extraction de lot Imputation de lot dans Dofin Gestionnaire de tâches Expérimentation

51 Merci de votre attention

52 Questions????

53 Pour plus d information Web : Téléphone : (514) Télécopieur : (514)