NEUVIÈME CONSEIL EXÉCUTIF DE L AGES LE LUNDI 23 MARS 2009 À 18H00 AU LOCAL DE L AGES D7-1002

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1 NEUVIÈME CONSEIL EXÉCUTIF DE L AGES LE LUNDI 23 MARS 2009 À 18H00 AU LOCAL DE L AGES D Présences Francis Normandeau-Boucher, vp admin Frédérique Duplain Laferrière, vp acad Manuel Charrette, vp techno Nicolas Jourdain, vp externe Jonathan Gariépy, vp interne Madeleine Lavery, vp finances, Philippe Lebel, vp socio Benjamin Ouellette, vp environnement Andréane St-Hilaire, présidente Marilyn Grand Maison, secrétaire d assemblée Observateurs

2 Association générale des étudiants en sciences de l Université de Sherbrooke. ORDRE DU JOUR (Durée estimée : 1h30) NEUVIÈME CONSEIL EXECUTIF DE L AGES Lundi le 23 Mars 2009 à 18h00, au local D CE/9.1.1 CE/9.1.2 Nomination du président et secrétaire d assemblée Lecture et adoption de l ordre du jour Affaires administratives CE/9.2.1 CE/9.2.2 CE/9.2.3 CE/9.2.4 CE/9.2.5 CE/9.2.6 CE/9.2.7 CE/9.2.8 Refonte des règlements Cahier de proposition Attaché(e) cet été Procédure plaintes académiques Procédure d élection Contrat de location jeux de société Assemblée Générale PV à lire Affaires Financières CE/9.3.1 CE/9.3.2 CE/9.3.3 CE/9.3.4 Réparation micro-onde Entretien machine à café Thermos Caisse enregistreuse Affaires Internes CE/9.4.1 CE/9.4.2 CE/8.2.3 CE/8.2.4 Courriel de la semaine (Flottant) Mandats pour l exécutif Trousse de premiers soins et cours RCR Comité des usagères et usagers de la bibliothèque de sciences et génie Affaires Académiques Affaires Socioculturelles CE/9.6.1 CE/9.6.2 Initiations Mur de cheval blanc Affaires Externes - 2 -

3 CE/9.7.1 CE/9.7.2 CE/9.7.3 CE/9.7.4 Retour CAE Réunions de la FEUS à venir Petit précis de médecine Plan de développement FEUS Affaires Environnementales CE/9.8.1 Bac à compost au local (Flottant) Informatique CE/ CE/ Date du prochain CE Varia - 3 -

4 ORDRE DU JOUR (Durée estimée : 1h30) Ouverture de l assemblée : 17h43 NEUVIÈME CONSEIL EXECUTIF DE L AGES Lundi le 23 Mars 2009 à 18h00, au local D CE/9.1.1 Nomination du président et secrétaire d assemblée Il est proposé par Madeleine Lavery et appuyé par Manuel Charrette de nommé Andréane St-Hilaire et Marilyn Grand Maison aux postes de présidentes d assemblée et de secrétaire d assemblée respectivement. La proposition est adoptée à l unanimité. CE/9.1.2 Lecture et adoption de l ordre du jour Il est proposé par Manuel Charrette et appuyé par Benjamin Ouellette d adopter l ordre du jour tel quel. La proposition est adoptée à l unanimité. Affaires administratives CE/9.2.1 Refonte des règlements Francis Normandeau-Boucher informe le CE que Benjamin Ouellette et Nicolas Jourdain font maintenant parti du comité de refonte des règlements. Andréane St-Hilaire demande au CE de consulter le chapitre 4 et l ensemble des règlements et insiste sur le fait que les règlements généraux sont généraux justement. Nicolas Jourdain fait son entrée à 18h. CE/9.2.2 Cahier de proposition Marilyn Grand Maison répond que le travail est en cours et que ça avance. Manuel Charette demande en quoi consiste le cahier de proposition. Andréane St-Hilaire répond que c est un cahier dans leque il y a toutes les propositions des CA. CE/9.2.3 Attaché(e) cet été Francis Normandeau-Boucher mentionne au CE qu il n y a pas vraiment de candidats satisfaisants alors il faudrait que l information soit diffusée. Il faudrait le nom le plus vite possible car le nom doit être envoyé pour le 1 er avril

5 CE/9.2.4 Procédure plaintes académiques Francis Normandeau-Boucher va discuter de la procédure avec Frédérique Duplain- Laferrière. Andréane St-Hilaire ajoute qu il faut faire approuver la procédure au CA, par la faculté et par Soucila Badaroudine. Il faudrait au moins une ébauche, un plan pour cette session. CE/9.2.5 Procédure d élection Francis Normandeau-Boucher explique au CE qu il voulait entamer l élaboration de la procédure cette session mais qu il n aura finalement pas le temps. Manuel Charette mentionne que ce serait possible de mettre des liens dans le message de la semaine. Il pourrait aussi y avoir, en lien, des informations sur les différents postes. Andréane St-Hilaire ajoute qu il peut prendre le template de description des postes et aussi, la description dans les règlements généraux Manuel Charette demande c est pour quand. Andréane St-Hilaire répond que les procédures sont ouvertes le 6 avril. Il faut envoyer le tout le 31 mars et le 7 avril Manuel Charette va se s occuper des liens sur le site internet. CE/9.2.6 Contrat de location jeux de société Francis Normandeau-Boucher fait circuler le contrat parmi les exécutants et tout le monde l aime. CE/9.2.7 Assemblée Générale Andréane St-Hilaire rappelle au CE qu il y aura une assemblée générale le 24 mars et qu il faudrait que tous les exécutants soient présents. Jonathan Gariépy informe le CE qu il ne pourra pas être là car il a un laboratoire. Benjamin Ouellette sort du local à 18h16. Madeleine Lavery informe le CE qu elle aura besoin d un ordinateur pour projeter le bilan financier pour que tout le monde le voit. Manuel Charette va amener le sien pour projeter le bilan financier. Philippe Lebel demande si tous les invités demandés seront présents. Nicolas Jourdin répond que des représentants de la FEUQ et du REMDUS seront là. De plus, Nicolas Delorme, président de la FEUS, sera présent aussi. CE/9.2.8 PV à lire Andréane St-Hilaire rappelle au CE de lire les PV. Il en reste encore 5 à approuver. Francis Normadeau-Boucher va s assurer qu ils soient tous sur le babillard. Madeleine Lavery informe le CE qu il y aura un problème pour celui qu elle a fait à cause de l ordinateur qui est défectueux. Manuel Charette va remédier à la situation

6 Affaires Financières CE/9.3.1 Réparation micro-onde Madeleine Lavery informe le CE que le micro onde est présentement chez le réparateur. CE/9.3.2 Entretien machine à café Madeleine Lavery explique au CA qu on ne peut pas faire la maintenance nous même, car il faut des équipements spéciaux. La compagnie Gertech va s en charger. L entretien devrait avoir lieu aux 2 ans (décalcification). Il faut quand même faire un certain nettoyage à chaque jour. CE/9.3.3 Thermos Madeleine Lavery explique au CE que Marilyn Grand Maison n a pas trouvé de thermos du format semblable à celui qu on a déjà. Gertech pourrait nous en vendre un pour environ 100$, d un modèle comme ceux de Chartwell. Marilyn Grand Maison pourrait aller le chercher à Drummondville. Andréane St-Hilaire mentionne que les coûts seraient à déduire du budget de 150$ d optimisation de l espace. Il est proposé par Manuel Charette et appuyé par Madeleine Lavery D acheter un thermos qui satisferait aux besoins de l AGES le plus rapidement possible, sinon d acheter celui chez Gertech. Andréane St-Hilaire mentionne que sur la cafetière, il y a un réchaud et qu on peut l utiliser avec une carafe à café pour les heures de pointe caféinées. La proposition est retirée. CE/9.3.4 Caisse enregistreuse Madeleine Lavery explique au CE que maintenant il y a un papier de recensement des ventes de Redbull uniquement à part du papier des autres ventes. Elle rappelle aux exécutants qu il y a des articles que l AGES vend et qui ne sont pas à contribution volontaire. Madeleine Lavery va faire une liste de ce qui n entre pas dans les contributions volontaires. Manuel Charette demande si on augmente le prix des impressions à 10 sous la feuille pour les impressions en couleurs. Andréane St-Hilaire mentionne qu il faudrait mettre les paramètres par défaut en noir et blanc. Manuel Charette va régler le problème. Il est proposé par Philippe Lebel et appuyé par Nicolas Jourdain de - 6 -

7 vendre les impressions à 5 sous la feuille noir et blanc et en couleur et quand le problème de l imprimante sera réglé, vendre les impressions couleurs 10 sous la feuille et garder les impressions en noir et blanc à 5 sous la feuille La proposition est adoptée à l unanimité. Affaires Internes CE/9.4.1 Courriel de la semaine (Flottant) Philippe Lebel et Nicolas Jourdain ont déjà envoyé leurs points. Madeleine Lavery demande d ajouter un point pour les demandes de subvention. Le formulaire est au local de l AGES et la date limite de demande est la 6 avril 2009 à 12h30. Andréane St-Hilaire demande à Jonathan Gariépy d envoyer un ce soir pour avertir les étudiants de la tenue de l AG du 24 mars 2009 et de l ordre du jour. De plus, elle lui demande d écrire le en paragraphes distincts et non en un seul bloc. CE/9.4.2 Mandats pour l exécutif Andréane St-Hilaire demande si les exécutants ont reçu des mandats. Personne n a reçu de nouveau mandat. Manuel Charette demande si on a eu des nouvelles d Olivier (vp interne AGEG) pour les prises de courant dans le D3. Personne n a eu de nouvelle. Andréane St-Hilaire mentionne que Francine Côté a dit que le bâtiment a été conçu pour le nombre de prises qu il y a en ce moment et que ça couterait 8000$ ajouter un panneau. Donc, ça ne sera pas fait car les rénovations du D3 viennent d être terminées. Manuel Charette mentionne que la faculté pourrait acheter des power bars et les visser sur les tables. Francis Normandeau-Boucher va parler de ça à Francine côté. Manuel Charette discute à propos des heures d ouverture des portes : c est inscrit 23h30 sur les portes. Andréane St-Hilaire ajoute que, selon Francine côté, l université ferme à 23h. Manuel Charette veut que les bonnes heures soient écrites sur les portes. Andréane St-Hilaire répond que c est l heure officielle mais ça dépend de la routine du gardin qui barre les portes. CE/8.2.3 Trousse de premiers soins et cours RCR Nicolas Jourdain mentionne au CE qu il a contacté la COOP santé pour avoir le cours. Il ne faut que les avertir pour le nombre de participants et la date voulue. C est aussi possible d en parler aux autres associations

8 Manuel Charette demande si selon les règlements des exécutants de l AGES doivent être formés, s il y a un minimum de personnes requis pour que la tenue du cours ait lieu et le prix du cours. Nicolas Jourdain répond que la formation n est pas obligée par les règlements, qu il faut un minimum de personne et que le prix varie selon le nombre de personnes inscrites. Madeleine Lavery demande s il y a un prix membre et prix non-membre pour la COOP. Nicolas Jourdain répond qu il va se renseigner. Manuel Charette demande de quel organisme est la certification. Andréane St-Hilaire répond qu on ne le sait pas. CE/8.2.4 Comité des usagères et usagers de la bibliothèque de sciences et génie Andréane St-Hilaire explique au CE qu elle va apporter les suggestions au comité. Affaires Académiques Affaires Socioculturelles CE/9.6.1 Initiations Philippe Lebel informe le CE que la dernière réunion du comité a eu lieu et qu il ne reste que les corrections de la faculté et de la sécurité à faire. Il reste aussi la réunion avec Josée Arpin. Andréane St-Hilaire mentionne qu il faut que tous les permis de demande de tenue d activité soient signés car elle va sûrement les demander. CE/9.6.2 Mur de cheval blanc Philippe Lebel explique au CE qu il y a eu une réunion de la part de RJ lors de la commande et qu on a reçu le double de caisses que le nombre commandé. Il attend des nouvelles du représentant car il faut son approbation pour les retours de caisses pleines. Marilyn Grand Maison va placer les caisses de surplus, qui sont dans le local de l AGES car elles n entrent pas dans le dépôt, de manière Fen shui et optimale Affaires Externes CE/9.7.1 Retour CAE Nicolas Jourdain fait un retour Plan d action développement durable : Une proposition d acheter un projecteur a été mise sur la table. Il pourra être prêté aux associations et cela permettra de diminuer l usage de feuilles lors des réunions car il n y a pas de projecteur de les locaux de la FEUS. Andréane St-Hilaire mentionne qu il faudrait présenter le plan d action au CA pour voir s il y a des points qu on pourrait appliquer

9 Sondage STS : Le sondage est terminé et les données sont en traitement. Les 2/3 des répondants sont des femmes. Il y aura une rencontre le 24 mars 2009 entre la STS et la FEUS pour discuter d ajustement mineur à apporter. Référendum : Chaque association va consulter son CA et il y aura probablement un sondage à la place d un immédiat référendum pour savoir si les étudiants connaissent la FEUQ et pour savoir s il y a un certain intérêt pour la tenue d un référendum. Ensuite, le quorum a été perdu pour les autres points. CE/9.7.2 Réunions de la FEUS à venir Nicolas Jourdain mentionne qu il y aura une rencontre du comité d évaluation des bourses d implication pour déterminer si on donne des bourses pour les exécutants de la FEUS. Il y aura aussi une CAI pour parler d une partie de la refonte des règlements, soit le code de déontologie de la FEUS. CE/9.7.3 Petit précis de médecine Nicolas Jourdain mentionne que la date limite pour en commander un est le 30 mars Andréane St-Hilaire ajoute qu elle saura demain si on peut en acheter un pour la bibliothèque. CE/9.7.4 Plan de développement FEUS Nicolas Jourdain demande au CE si il a des idées pour changer la FEUS en , Les propositions seront présentées dimanche le 29 mars Il énumère ses propositions. Philippe Lebel demande de réévaluer le montant qu il alloue pour se faire connaître, car le budget a augmenté et que rien de vraiment concret n a été fait encore. Affaires Environnementales CE/9.8.1 Bac à compost au local (Flottant) Benjamin Ouellette mentionne au CE qu il ne savait pas pourquoi il n y avait plus de bac à compost dans le local de l AGES, mais qu il s est arrangé pour en avoir un. Il sera fourni par Chartwell. Andréane St-Hilaire répond qu elle était au courant et que quand on ne connaît pas le point, il faudrait s en parler avant d alerter la communauté universitaire au grand complet. Benjamin Ouellette mentionne que le café chaud ne pourra pas être déposé dans le sac. Si on met un couvercle et qu on le vide à tous les jours, il n y aura pas de problème d odeur et d envahissement par les mouches à fruit. De plus, le café aura le temps de refroidir. Il est proposé par Manuel Charette et appuyé par Benjamin Ouellette D utiliser un bac à compost avec un couvercle à l intérieur du local de l AGES

10 Andréane St-Hilaire insiste sur le fait qu il faut être certain que ça soit dans la définition de taches de quelqu un de le vider! Benjamin Ouellette s engage à le faire. Manuel Charette ajoute qu on peut mettre une affiche dans le local pour avertir les étudiants du retour du bac. La proposition est adoptée à l unanimité. Informatique CE/ Date du prochain CE Le prochain Ce aura lieu mercredi le 1 er avril à 17h30 CE/ Varia Levée de l assemblée à 20h