GUIDE D UTILISATION A L ATTENTION DES ASSOCIATIONS

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1 DIRECTION DES FINANCES Dépôt en ligne des dossiers de demande de subvention GUIDE D UTILISATION A L ATTENTION DES ASSOCIATIONS Pour toute question relative au dépôt de votre dossier en ligne : mail à :

2 GUIDE D UTILISATION DU MODULE WEB Sommaire PRESENTATION 2 Pourquoi ce guide? 2 Avec quel navigateur dois- je me connecter? 2 Quelles démarches sont concernées par le dépôt sur internet? 2 Quelques informations essentielles 2 Pourquoi dématérialiser les dossiers de demande de subventions? 3 AVANT DE COMMENCER 4 Quelles informations dois-je être en mesure de fournir? 4 Quels documents scannés dois-je préparer? 4 PREMIERE ETAPE : LA CONNEXION 5 1 er cas : Mon association n a jamais perçu de subvention de la Ville 5 2ème Cas : Mon association a déjà perçu une subvention de la ville en Se connecter à l aide de votre identifiant et mot de passe 6 DEUXIEME ETAPE : DEPOT D UN DOSSIER 7 Sélection de l association pour laquelle un dossier sera déposé 7 Créer une nouvelle demande de subvention 7 Compléter la liste des informations obligatoires 8 Je veux interrompre la saisie de mon dossier pour la reprendre plus tard 9 COMMENT REMPLIR CHAQUE ECRAN? 12 Informations générales 12 Saisir des informations sur les écrans 12 Joindre des documents scannés 14 TROISIEME ETAPE : ENVOYER SON DOSSIER COMPLET ET VERIFIE EN MAIRIE 15 ET ENFIN 17 Connaître l état de mon dossier de demande de subvention 17 Comment savoir si une subvention m a été octroyée? 18 P a g e 1 18

3 GUIDE D UTILISATION DU MODULE WEB PRESENTATION POURQUOI CE GUIDE? Ce guide vous permettra de comprendre, étape par étape, comment déposer votre dossier de demande de subvention sur internet. Attention, vous devrez vous munir d un scanner pour pouvoir fournir l ensemble des documents nécessaires à l instruction de votre dossier. AVEC QUEL NAVIGATEUR DOIS- JE ME CONNECTER? Il vous est conseillé d utiliser Internet Explorer pour effectuer votre dépôt, pour des raisons d affichage. Mozilla fonctionne également, mais la présentation peut en être affectée. QUELLES DEMARCHES SONT CONCERNEES PAR LE DEPOT SUR INTERNET? Les associations Loi 1901 qui agissent dans l intérêt local de la Ville et de ses habitants peuvent déposer une demande de subvention de fonctionnement sur le site internet. QUELQUES INFORMATIONS ESSENTIELLES Le dossier dématérialisé remplace le dossier papier Le dossier dématérialisé remplace complètement le dossier papier auparavant utilisé. Il n est pas utile de doublonner le dépôt sur internet avec un envoi de votre dossier papier. Les délais pour transmettre vos dépôts sur internet Les délais n ont pas changé. Les associations ont jusqu au 1 er août pour transmettre leurs demandes de subvention. P a g e 2 18

4 GUIDE D UTILISATION DU MODULE WEB POURQUOI DEMATERIALISER LES DOSSIERS DE DEMANDE DE SUBVENTIONS? La Ville a initié au cours des dernières années une démarche globale de modernisation et de dématérialisation. La dématérialisation des dossiers de demande de subventions en était la suite logique. Pour les associations, les avantages sont nombreux : - La procédure est fiabilisée : votre dossier papier ne risque pas de s égarer, et les informations que vous fournissez intègreront directement notre logiciel de gestion des dossiers de demande de subvention ; - Les personnes habilitées à se connecter sur la fiche de l association peuvent prendre connaissance en temps réel de l état du dossier de demande de subvention ; - Elles peuvent venir compléter leur dossier en plusieurs fois et le finaliser à tout moment, jusqu à la date ultime de transmission des dossiers ; - Plus de risque d oubli d envoi de documents : une notification des documents manquants apparaît clairement sur la page de votre association. Des problèmes d utilisation? N hésitez pas à les faire connaître en envoyant un mail à P a g e 3 18

5 GUIDE D UTILISATION DU MODULE WEB AVANT DE COMMENCER QUELLES INFORMATIONS DOIS-JE ETRE EN MESURE DE FOURNIR? Avant de commencer à saisir votre dossier sur le module internet, veuillez vérifier les points suivants : - Votre association est déclarée en Préfecture, elle dispose d un numéro d enregistrement ; - Vous disposez du relevé d identité bancaire ou postal de l association (vous entrerez les numéros du RIB directement sur la plateforme). QUELS DOCUMENTS SCANNES DOIS-JE PREPARER? Pour toutes les demandes de subvention: Vous devrez vous munir des copies scannées des documents suivants : - Le courrier officiel de demande de subvention daté et signé du Président ou de son représentant ; - Les derniers comptes certifiés par le Président de l association ou son représentant (compte de résultat, bilan, budget prévisionnel) ; - Le dernier rapport annuel d activités ; - Les derniers rapports d Assemblée générale et de Conseil d administration ; - Le descriptif des projets d activités pour l année à venir ; - Un RIB. Pour les premières demandes / en cas de modification statutaire : - L ensemble des documents cités plus haut ; - Les statuts de l association. P a g e 4 18

6 PREMIERE ETAPE : LA CONNEXION PREMIERE ETAPE : LA CONNEXION 1 ER CAS : MON ASSOCIATION N A JAMAIS PERÇU DE SUBVENTION DE LA VILLE Vous souhaitez faire une demande de subvention pour la première fois? Vous devez demander un identifiant et un mot de passe à la Direction des Finances de la Ville. Pour cela, sur la première page du site cliquez sur le lien «Demande d adhésion au dossier dématérialisé» : Une boîte de dialogue s ouvre. Complétez les champs obligatoires a minima, et pour vous faire gagner du temps lors du dépôt de votre demande de subvention, remplissez le maximum de champs possible. Si votre demande est conforme, des codes d accès vous seront transmis à l adresse mail donnée. 2EME CAS : MON ASSOCIATION A DEJA PERÇU UNE SUBVENTION DE LA VILLE EN 2015 Le Président/la Présidente doit utiliser son identifiant et mot de passe reçu par courrier en L identifiant correspond au nom de famille en majuscule. Si vous avez oublié le mot de passe, cliquez sur Mot de passe oublié?, pour l obtenir de nouveau. Il est recommandé, pour des raisons de sécurité, de ne communiquer ces identifiants à aucune autre personne. Si une autre personne que le Président/la Présidente peut déposer un dossier de subvention pour l association, il suffira de demander par mail à à ce qu un identifiant et mot de passe soient créés pour la personne habilitée. Votre identifiant et mot de passe vous seront transmis dans les jours qui suivent. P a g e 5 18

7 PREMIERE ETAPE : LA CONNEXION SE CONNECTER A L AIDE DE VOTRE IDENTIFIANT ET MOT DE PASSE Il vous suffira de renseigner les champs suivants sur : : saisir votre identifiant 2 : saisir votre mot de passe. P a g e 6 18

8 DEUXIEME ETAPE : DEPOT D UN DOSSIER DEUXIEME ETAPE : DEPOT D UN DOSSIER SELECTION DE L ASSOCIATION POUR LAQUELLE UN DOSSIER SERA DEPOSE Sur cet écran, vous devrez cliquer sur le nom de l association pour laquelle vous souhaitez déposer un dossier de demande de subvention (le nom apparaît en bleu, sur la partie gauche du tableau). Cette manipulation vous permettra d accéder aux écrans de saisie de votre demande de subvention. CREER UNE NOUVELLE DEMANDE DE SUBVENTION Après avoir cliqué sur le nom de l association, une nouvelle page s affiche : Vous pouvez dès à présent déposer votre demande de subvention, en cliquant sur Nouvelle demande. P a g e 7 18

9 DEUXIEME ETAPE : DEPOT D UN DOSSIER COMPLETER LA LISTE DES INFORMATIONS OBLIGATOIRES Voici l écran récapitulatif de tous les écrans que vous devrez renseigner avant de pouvoir télétransmettre votre demande de subvention en Mairie. Une fois chaque écran rempli ou l écran validé (après avoir coché «information juste» en haut à droite des écrans), un s affichera à gauche du libellé de l écran : TOUS les écrans devront être obligatoirement remplis, sauf l écran «Documents complémentaires pouvant être rajoutés au dossier». Cet écran vous permet à titre facultatifde mettre en pièce jointe des documents laissés à votre libre choix. Attention : Le symbole signifie seulement que vous avez validé les informations saisies sur l écran. Il se peut que vous ayez validé un écran sur lequel il manque des informations obligatoires. Cela ne vous bloque pas à ce stade, mais vous ne pourrez pas envoyer votre dossier dématérialisé en Mairie. Vous recevrez un message d erreur à la fin du processus. Veillez donc à remplir tous les champs obligatoires! P a g e 8 18

10 DEUXIEME ETAPE : DEPOT D UN DOSSIER JE VEUX INTERROMPRE LA SAISIE DE MON DOSSIER POUR LA REPRENDRE PLUS TARD Vous pouvez interrompre votre saisie à tout moment, pour la reprendre plus tard. Pour cela, cliquez sur «fin de travail» sur n importe quel écran : P a g e 9 18

11 DEUXIEME ETAPE : DEPOT D UN DOSSIER Une nouvelle page apparaît alors : Cliquez sur la disquette. Vos informations et tous vos documents sont enregistrés! Lorsque vous reviendrez sur le site internet, ne faites pas une nouvelle demande, mais cliquez simplement sur le dossier en cours de saisie, qui apparaît en bleu : P a g e 10 18

12 DEUXIEME ETAPE : DEPOT D UN DOSSIER Un nouvel écran apparaît : Pour continuer à saisir votre dossier, ou pour enregistrer la synthèse PDF des éléments déjà saisis sur votre dossier (pour contrôle d un membre de l association par ex.), vous devrez cliquer sur : - Modification du dossier (1) - Récupération du compte-rendu PDF (2) Vous souhaitez supprimer votre dossier? Cliquez simplement sur «Supprimer le dossier»(3). P a g e 11 18

13 COMMENT REMPLIR CHAQUE ECRAN? COMMENT REMPLIR CHAQUE ECRAN? INFORMATIONS GENERALES Les informations demandées sont clairement détaillées. Quelques explications cependant : - Les champs suivants d un «*» sont obligatoires : vous ne pourrez transmettre votre dossier sans avoir correctement complété ces informations obligatoires ; - Si votre association a déjà bénéficié d une subvention en 2014, vous n avez pas à saisir toutes les informations. Si les informations reprises automatiquement n ont pas changé, il vous suffira de cliquer sur «Information juste», en haut à droite des écrans avant de cliquer sur suivant: Attention, veillez à bien vérifier la justesse des informations, surtout l adresse de l association, le courriel (utile pour toutes correspondances rapides), le nom du Président, etc. SAISIR DES INFORMATIONS SUR LES ECRANS Pour saisir les informations demandées sur les écrans, c est simple : - Cliquez sur la zone où inscrire l information. Par ex. : Lorsque vous êtes correctement placé sur la zone, celle-ci devient grisée : Vous pouvez alors saisir. P a g e 12 18

14 COMMENT REMPLIR CHAQUE ECRAN? - Vous avez un doute sur l information à donner? Positionnez le curseur de votre souris sur le symbole. Le message d aide vous apparaît alors : En cas de doute persistant, envoyez votre question par mail à assistance-associations. - Vous avez fini de saisir sur l écran? Cliquez en bas de l écran sur «Suivant» : P a g e 13 18

15 COMMENT REMPLIR CHAQUE ECRAN? JOINDRE DES DOCUMENTS SCANNES Sur les écrans où vous devez joindre des documents scannés (obligatoires ou complémentaires), qui se présentent comme ceci : Vous devrez insérer votre document en cliquant sur dans la colonne «Déposer un document» à gauche de l écran. Vous devrez le faire pour tous les documents obligatoires demandés. En ce qui concerne les statuts, veuillez vous reporter aux explications fournies page 4. Conseil : pour ne pas envoyer de documents erronés, il vous est conseillé de nommer vos documents de manière claire et synthétique. Par exemple, pour le «Compte-rendu de l assemblée générale», nommez le document «CR AG mai 2014». P a g e 14 18

16 TROISIEME ETAPE : ENVOYER SON DOSSIER COMPLET ET VERIFIE EN MAIRIE TROISIEME ETAPE : ENVOYER SON DOSSIER COMPLET ET VERIFIE EN MAIRIE Après avoir saisi vos informations, scanné vos documents, et vérifié leur cohérence, vous pouvez envoyer votre dossier en Mairie. Inutile de l imprimer : il sera transmis automatiquement via le site internet. Quand vous aurez cliqué sur «Fin de travail» sur le dernier écran : P a g e 15 18

17 TROISIEME ETAPE : ENVOYER SON DOSSIER COMPLET ET VERIFIE EN MAIRIE L écran suivant apparaîtra : Vous pourrez alors soit enregistrer votre dossier, soit le transmettre en Mairie. Cliquez sur l enveloppe. Vous avez alors terminé. Un compte-rendu PDF vous sera automatiquement transmis par courriel : il synthétise les données fournies par vos soins aux services de la Mairie. Conservez-le précieusement, il pourra vous être utile. Si un message d erreur apparaît, c est parce qu il manque une information obligatoire/ un document obligatoire scanné que vous n avez pas transmis. Il vous faudra retourner sur l écran en question, saisir l information/joindre le document scanné, puis cliquer sur «Fin du travail» et «Transmission de la demande à la Mairie» à nouveau. P a g e 16 18

18 ET ENFIN ET ENFIN CONNAITRE L ETAT DE MON DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION En vous connectant sur le site à l aide de vos identifiants, vous connaîtrez en temps réel l état de traitement de votre dossier par les services de la Mairie. Les états s affichent sur la page suivante : Le service en charge de la réception et de l analyse des dossiers de subvention reçoit aux mois de juin et juillet de nombreux dossiers de subvention. Il est donc possible que votre dossier ne puisse être traité qu au bout de quelques jours. Voici les différents états qui peuvent s afficher sur le site : - A compléter : votre dossier a été interrompu (volontairement ou non) et enregistré pour pouvoir être complété postérieurement. Il n est donc pas complet, il devra l être avant d être transmis en Mairie ; - Transmise à la mairie : votre demande a été envoyée car votre dossier était complet et que vous avez délibérément souhaité le transmettre au service compétent en Mairie ; - Traité par la mairie : Un dossier traité est un dossier reçu par la Mairie, il sera analysé et arbitré par les élus compétents. Attention, cela ne signifie pas que l association percevra d office une subvention : le dossier est à ce niveau tout simplement reçu, il s agit là d une forme d accusé de réception ; - Rejeté par la mairie : un dossier rejeté peut l être pour plusieurs raisons : Incohérence des informations saisies ; Le dossier est incomplet ; Certaines informations sont erronées Dans ce cas, un mail vous sera adressé avec la liste des points à vérifier / à corriger le cas échéant. Cela ne signifie pas que vous ne percevrez pas de subvention ou que vous ne pouvez pas faire parvenir de dossier à la Ville, mais uniquement qu il vous faut corriger votre dossier afin qu il puisse être analysé. P a g e 17 18

19 ET ENFIN COMMENT SAVOIR SI UNE SUBVENTION M A ETE OCTROYEE? Au premier Conseil Municipal de l année suivante, en février, les élus auront voté le nom des associations amenées à percevoir une subvention, et le montant de celle-ci. Après le vote, rendez-vous sur le site internet pour connaître le résultat des délibérations en ce qui concerne votre dossier. Vous recevrez par ailleurs un courrier officiel vous notifiant la subvention. P a g e 18 18

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