Fiabilisation des comptes des collectivités territoriales * * * Mme Nathalie BIQUARD

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1 Fiabilisation des comptes des collectivités territoriales * * * Mme Nathalie BIQUARD Chef du Service des collectivités locales Direction Générale des Finances publiques Conférence Grant Thornton 1 23 janvier 2014

2 Propos liminaires Actualisation des référentiels comptables et la fiabilisation du bilan d'ouverture Renforcement du dispositif de contrôle interne Auditabilité du système d'information 2

3 Propos liminaires L évolution des référentiels comptables et les perspectives de certification : Le cadre juridique, Article 47-2 de la Constitution : Les comptes des administrations publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière. Article 57 du Décret n du 7 novembre 2012 : La qualité des comptes assurée par le respect des principes comptables, tels que définis par les règles arrêtées par le ministre chargé du budget, Arrêtés interministériels portant les instructions budgétaires et comptables du secteur public local qui prennent en compte ces objectifs et les travaux du Conseil de normalisation des comptes publics Les référentiels actuellement applicables varient selon les types de collectivité mais portent tous les principes énoncés supra : M14 pour le bloc communal, M52 pour les départements, M71 pour les régions, M57 pour les collectivités fusionnées d outre mer et les métropoles. 3

4 Propos liminaires L'exigence d'une fiabilité renforcée est mise en exergue par les différents travaux delacourdescomptes Insuffisante connaissance des principes comptables Non respect de la séparation des exercices (rattachement comptable des charges et des produits) Insuffisances de constitution des amortissements sur immobilisations (choix de durées inappropriées / absence d enregistrement comptable de la mise en service Méconnaissance des principes de constitution de provision et dépréciations (risques et charges, créances) Insuffisante connaissance du patrimoine Inventaire physique insuffisant Absence d écriture d intégration lors de la mise en service des immobilisations Insuffisante connaissance du passif (dette et emprunts structurés) Recensement insatisfaisant des engagements hors bilan 4

5 Propos liminaires Les travaux devront s orienter dans 4 directions qui relèvent de deux acteurs : Pour les acteurs locaux Consolider et formaliser le dispositif de contrôle interne, Fiabiliser le bilan d ouverture : Reconstituer l inventaire comptable, rattraper les amortissements (sans impact budgétaire), décomposer certains actifs quand cela est significatif. Pour les administrations centrales Améliorer et préciser le référentiel comptable Travailler sur la présentation des états financiers 5

6 Propos liminaires Actualisation des référentiels comptables et fiabilisation du bilan d'ouverture Renforcement du dispositif de contrôle interne Auditabilité du système d'information 6

7 L'actualisation des référentiels comptables L ensemble des instructions a été mis à jour des avis du CNoCP : Avis n du 12 avril 2013 relatif aux transferts d actifs corporels entre entités du secteur public Avis n du 14 janvier 2013 relatif aux dépenses d interventions Avis n du 18 octobre 2012 relatif aux biens historiques et culturels Avis n du 18 octobre 2012 relatif aux changements de méthodes comptables, changements d estimations comptables et corrections d erreurs Avis n du 3 juillet 2012 sur la comptabilisation des dettes financières et des instruments dérivés 7

8 L'actualisation des référentiels comptables L ensemble des instructions a été mis à jour des avis du CNoCP Avis n du 4 mai 2012 relatif aux modalités de première comptabilisation des immobilisations corporelles antérieurement non comptabilisées particulières Avis n du 8 décembre 2011 relatif au traitement dans les comptes des entités publiques des contrats concourant à la réalisation d un service public Avis n du 8 juillet 2011 relatif à l information comptable des dettes financières et des instruments dérivés Avis n du 15 mars 2011 relatif aux durées d amortissement des subventions versées 8

9 L'actualisation des référentiels comptables Les cadres budgétaires et comptables actuels des collectivités locales respectent les standards permettant d'obtenir une image fidèle des comptes Une nomenclature par nature complétée par une nomenclature fonctionnelle, pour le suivi des opérations selon leur finalité Des règles budgétaires adaptées aux enjeux => pluriannualité et fongibilité des crédits Les plans de compte les plus récents M71 et M57, respectent l'ensemble des normes comptables du PCG (nouvelles normes comptables) avec des spécificités pour les collectivités locales Amortissement généralisé avec mécanisme de neutralisation budgétaire, Comptabilisation des subventions d'équipement versées en immobilisations corporelles Comptabilisation (dérogatoire) possible de charges différées en raison de l obligation d équilibre budgétaire Produits des cession d'immobilisations transférés en «haut de bilan» (section d'investissement) conformément à la loi 9

10 L'actualisation des référentiels comptables Au fur et à mesure des actualisations, les principes et définitions conformes aux «nouvelles normes comptables» sont intégrés (c'est le cas pour les référentiels M71 et M57) Intégration de la notion de dépréciation d'actifs ; Évolution des durées d amortissement des actifs immobilisés : Ne sont plus déterminées par référence à un barème général indicatif (sauf quelques cas particuliers : subventions d équipement versées) Sont évaluées en fonction de la durée probable d utilisation 10

11 L'actualisation des référentiels comptables Une réflexion d ensemble dans la perspective de certification sur un référentiel complet au regard des standards de la comptabilité générale. Une réflexion sur les états financiers : Production de documents de synthèse dans une optique «PCG» ; Mise en œuvre d une véritable annexe qualitative avec notamment l introduction de notes au bilan, au résultat et d informations sur les faits significatifs de l exercice. A ce stade, 2 chantiers sont conduits en priorité dans le cadre d une plus grande sincérité et de l établissement du bilan d entrée Travaux sur l actif immobilisé Diagnostic sur les risques (provisions à reconstituer). 11

12 L'actualisation des référentiels comptables Réflexions sur les états financiers De nombreux élus locaux demeurent attachés au compte administratif qui reflète exactement l exécution de l autorisation budgétaire annuelle. Prendre en compte les apports de la dématérialisation, complétés par une réflexion sur les annexes au compte et à la définition de ce qui pourrait constituer des états financiers dans une cible de certification. Privilégier le fond à la forme : la fiabilisation des comptes est prioritaire par rapport à leur mode de présentation La cible pourrait être (à relier au chantier annexe) de définir le socle de la certification conformément aux prescriptions du PCG en matière d états financiers (bilan et compte de résultat + annexes, cf. infra les travaux du comité partenarial de fiabilité des comptes 12 locaux).

13 Les travaux du comité de fiabilité des comptes locaux Le suivi de l actif immobilisé Guide comptable et budgétaire des opérations patrimoniales Guide organisationnel sur le processus patrimonial Le contrôle interne et la comptabilité des engagements Guide sur la tenue d'une comptabilité d'engagement et gestion pluriannuelle des autorisations ; fiches sur les rattachements de charges et produits Rédaction de référentiels sur des processus majeurs : commande publique (A venir : régies / Autres immobilisations corporelles / interventions...) Le suivi des dépenses à caractère social, créances irrécouvrables et indus Fiche sur le fonds de solidarité pour le logement Guide du traitement des créances irrécouvrables Le suivi de l endettement Guide pratique sur le provisionnement des emprunts à risque, Présentation dans l'annexe Emprunts structurés : Présentation Les engagements hors bilan : Guide des engagements hors bilan Les annexes (travaux en cours) 13

14 Propos liminaires Actualisation des référentiels comptables et la fiabilisation du bilan d'ouverture Renforcement du dispositif de contrôle interne Auditabilité du système d'information 14

15 Renforcer le dispositif de contrôle interne Une démarche pragmatique et progressive : Adapter le dispositif aux risques réels et aux ressources dont dispose la collectivité Se fixer un calendrier pluriannuel => éviter de surcharger les équipes opérationnelles (risque de rejet de la démarche) Une démarche pérenne, partagée par tous : Appropriation indispensable de la démarche par l'équipe de direction. C'est elle qui donne l'impulsion à la démarche et qui s'assure de sa pérennité La qualité des comptes n'est pas du ressort du seul comptable ou des seuls services financiers, l'implication des services gestionnaires est indispensable Analyser l'organisation sous un angle plus spécifiquement «comptable» en faisant les liens appropriés entre qualité des comptes et performance budgétaire et financière globale Une démarche évaluable pour être actualisée 15

16 Renforcer le dispositif de contrôle interne Sensibiliser les cadres et les agents opérationnels : Mettre en œuvre un dispositif de formation préalable afin de permettre aux équipes de s'approprier la démarche Apporter les éléments sémantiques de base et définir la conduite des travaux : priorités, calendrier... Instaurer une gouvernance : Expérience des EPN, EPS et universités : une telle démarche n'a de chance d'aboutir qu'à la condition d'être pilotée au plus haut niveau et selon une périodicité régulière. Instaurer les instances de validation (élus, cadres dirigeants dans le cadre d'un comité des risques) Désigner un référent «contrôle interne» ou un service dédié, afin de faire vivre la démarche, assurer la formation interne notamment sur le plan méthodologique, réaliser un suivi et un reporting à la Direction générale 16

17 Réaliser un premier diagnostic par cycle Définir un cadre pour le partenariat comptable ordonnateur (qui constituent la chaîne comptable) Exploiter des restitutions d'anomalies au moyen des différents outils mis à disposition des comptables de la DGFiP notamment : CCA, restitutions du plan de CHD, IQCL, requêtes DELPHES... Conduire une analyse à partir des données relatives à l'exécution budgétaire et des restitutions du contrôle de gestion de l'ordonnateur Analyser l'organisation Renforcer le dispositif de contrôle interne L'analyse des risques comptables = première étape de la démarche dans le cadre d'un partenariat renforcé ordonnateur/ comptable Opérer un diagnostic précis de chaque processus Travailler à partir des cartographies de risques et des référentiels de contrôles interne Prioriser les enjeux : tous les processus ne peuvent être fiabilisés en même temps, il convient de définir lesquels représentent les plus forts enjeux au regard des comptes et les risques inhérents à chacun ; une approche progressive par service opérationnel peut faciliter la réalisation d'une cartographie des risques par cycle ; Constituer un plan d'action pluriannuel assorti d'indicateurs de progression et répartir la charge sur les différents services 17

18 Renforcer le dispositif de contrôle interne Renforcement du dispositif de CICF => 3 leviers : L'organisation Qui fait quoi, recenser les tâches et les moyen humains pour les assurer Recenser les accès et les profils au système d'information ainsi que les autocontrôles effectués Revoir les délégations de signature et la répartition des contrôles le long de la chaîne de travail La documentation Formaliser les risques : rédaction des cartographies propres à la collectivité, rédiger les référentiels, les guides tâches / procédures, Formaliser l'organisation : organigramme fonctionnel, des accès informatiques, des délégations La traçabilité : Contrôles traçables (système d'information) / formalisation des contrôles de supervision Reporting des contrôles et des diagnostics réalisés. Repenser l'archivage des documents comptables / dossier de clôture et de révision 18

19 Propos liminaires Actualisation des référentiels comptables et la fiabilisation du bilan d'ouverture Renforcement du dispositif de contrôle interne L'auditabilité du système d'information 19

20 L'audit du système d'information de l'ordonnateur Éléments d'organisation et d'architecture Sécurisation des accès et des profils au système d'information Fonctionnalités sur le plan de contrôles Traçabilité et caractère probant des documents produits par le système Audit du système d'information du comptable HELIOS Audit national, Audit du système d'information Capacité à produire une image fidèle des comptes => c'est le système qui produit les états financiers Ce chantier doit être lié aux travaux actuels relatifs à la dématérialisation des échanges, la sécurisation des transferts des flux (PES V2) et la modernisation des moyens bancaires d'encaissement et paiement. 20