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2 Avant-propos Dans le cadre de la dématérialisation des actes, le Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord met à disposition des collectivités affiliées un nouvel outil «Extranet carrières» visant à faciliter le traitement des dossiers individuels en gestion des carrières. «L'Extranet carrières» vous permettra dans un premier temps : de visualiser les informations individuelles de vos agents et d y apporter le complément ou les modifications nécessaires (adresse, situation familiale ), de consulter l historique carrière de vos agents, d effectuer des simulations de paie, d avoir accès au tableau du personnel (effectifs), de traiter les avancements d échelon et d éditer les arrêtés correspondants directement par le biais de l Extranet carrières, d éditer les fiches de notation et d en effectuer la saisie sur l Extranet carrières. A terme, les collectivités pourront éditer certains arrêtés individuels (changement de durée de travail, positions administratives,...) et les transmettre au Cdg59. Ce guide d utilisation a pour objet de vous aider à mieux appréhender l outil «Extranet carrières». Sommaire 1. Accès à l application «Extranet carrières» P Les services métiers (= onglets) p L onglet «Le personnel» p L onglet «Le statut» p L onglet «Les carrières» p. 16 GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 2 oct. 2009

3 1. Accès à l application «Extranet carrières» : Etape 1 : Connexion au site Cdg59 : Pour accéder à l application «Extranet carrières» : 1) Vous devez vous connecter au site du Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord. Pour cela, taper dans la barre d adresse, le site suivant : Le site du Cdg59 apparaît dans une nouvelle fenêtre. Etape 2 : Partie Conseil/Extranet carrières : Cliquer dans la partie Conseil/Extranet carrières 2) Lorsque vous êtes sur le site du Cdg59, cliquer dans la partie Conseil/Extranet carrières. Une nouvelle fenêtre apparaît. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 3 oct. 2009

4 Etape 3 : Accès à l Extranet carrières : Cliquer sur le lien «Accéder à l extranet carrières» si vous avez un compte. Si vous n avez pas de compte, cliquer sur le lien «Demande de création de compte». Vous devez remplir un formulaire de demande d ouverture de compte Extranet carrières. Pour vous aider à mieux appréhender cet outil, vous pouvez cliquer sur les différents liens pour accéder aux différents documents. 3) Si vous avez un compte, cliquer sur le lien «Accéder à l extranet carrières». Dans le cas contraire, cliquer sur le lien «Demande de création de compte». Vous devez remplir un formulaire de demande d ouverture de compte Extranet carrières. Pour vous aider à mieux appréhender cet outil, vous pouvez cliquer sur les différents liens pour accéder aux différents documents. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 4 oct. 2009

5 Identification / authentification de la collectivité Profil utilisateur : saisir votre code Identifiant et votre mot de passe et rechercher dans le menu déroulant votre collectivité. Cliquer ensuite sur le bouton «S identifier» Vous accédez à la plate-forme d authentification du Cdg59. Saisir votre code «Identifiant» et votre «Mot de passe» et rechercher dans le menu déroulant votre collectivité puis cliquer sur le bouton «S identifier». GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 5 oct. 2009

6 Etape 4 : Présentation de l application : Volets onglets (ou métiers) Identification de la collectivité / profil utilisateur Pour quitter l application, cliquer sur le lien «Déconnexion» Menu des pages de l onglet en cours Corps de page GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 6 oct. 2009

7 2. Les services métiers (ou onglets) : Présentation des différents métiers (onglets) offerts aux collectivités : - Le personnel - Le statut - Les carrières. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 7 oct. 2009

8 3. L onglet «Le personnel» : Cet onglet permet : - de visualiser les informations individuelles de vos agents et d y apporter le complément ou les modifications nécessaires (adresse, situation familiale, ), - de consulter l historique carrière de vos agents. La fiche individuelle de l agent : Cliquer sur le bouton «Rechercher» Dans l onglet «Le personnel» puis dans le menu «Les fiches individuelles», vous pouvez faire une recherche par nom, prénom, patronyme, Vous n oublierez pas de cliquer ensuite sur le bouton «Rechercher» pour valider votre recherche. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 8 oct. 2009

9 Suivant la recherche effectuée, le(s) nom(s) de(s) agent(s) apparaît(ssent). Vous pouvez cliquer sur le nom de l un des agents et le détail de sa situation (adresse, situations familiale et administrative) apparaîtra. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 9 oct. 2009

10 Navigateur «Agents» et bouton «Recherche» La fiche résume les informations individuelles des agents de la collectivité : - Adresse - Situation familiale - Dernière situation administrative issue du dossier de carrière. - Le bloc-notes peut ou non être partagé avec le CDG. Le navigateur «Agents» apparaît sur les pages individuelles. Il permet de se déplacer dans la liste du personnel de la collectivité et de passer ainsi d un agent à un autre lorsque la recherche effectuée porte sur plusieurs noms. Le bouton «Recherche» propose également d effectuer une nouvelle recherche d agents par nom, par matricule, GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 10 oct. 2009

11 Les états-civils : Vous pouvez modifier dans le menu «Les états-civils», la date de naissance, le lieu de naissance, le département, le pays de naissance, le n NIR, la nationalité et la situation familiale de l agent. Vous n oublierez pas de cliquer sur le bouton «Enregistrer» qui se trouve en bas de page pour valider les modifications ou sur le bouton «Annuler» si vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications. Les modifications seront prises en compte dans notre logiciel GRH GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 11 oct. 2009

12 Les adresses : Cliquer sur le bouton «Enregistrer pour valider les modifications Vous pouvez modifier dans le menu «Les adresses», l adresse de l agent. Vous n oublierez pas de cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour valider les modifications ou sur le bouton «Annuler» si vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications. Les modifications seront prises en compte dans notre logiciel GRH GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 12 oct. 2009

13 Les évènements de carrière : Le menu «Les évènements de carrière» dresse la liste des arrêtés validés dans la carrière de l agent. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 13 oct. 2009

14 4. L onglet «Le statut» : Des filières aux grades : Vous pouvez modifier la date (intéressant pour effectuer par exemple une reconstitution de carrière) Cliquer sur ce bouton pour valider la date saisie Cliquer sur l un des grades et la grille indiciaire du grade correspondant s affiche Dans l onglet «Le statut», le menu «Des filières aux grades» affiche les données statutaires à une date donnée (Vous pouvez modifier la date si vous le souhaitez et cliquer ensuite sur le bouton approprié car par défaut, il affiche la date du jour) : - Filière - Secteur - Cadres d emplois - Grades - Échelles indiciaires Il est à préciser que les grades et les indices qui s affichent sont ceux valables pour la période saisie (ici le 30/07/2009). Le lien depuis un échelon ou un indice donne accès à la page de simulation de paie. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 14 oct. 2009

15 La simulation de paie : Ce menu permet d effectuer des simulations de paie. Penser à cocher la case correspondant au régime de retraite approprié Une fois les différentes rubriques complétées, cliquer sur le bouton «Calculer». Le net à payer s affiche Cliquer sur le bouton «Imprimer» pour éditer un bulletin de paie La simulation de paie peut s effectuer pour des fonctionnaires stagiaires ou titulaires C.N.R.A.C.L. ou cotisant au régime général ou pour les non titulaires (penser à cocher le régime de cotisation correspondant), avec les paramètres suivants : - Temps de travail - Taux d'emploi - Plafond de Sécurité Sociale - Zone d'indemnité de résidence - Accident de travail - Transport - Emploi, échelon - Indice majoré de rémunération - Nombre de points NBI - Nombre d'enfants pour le SFT - Montant de primes ou indemnités 1) Penser à cocher la case correspondant au régime de retraite approprié. 2) Compléter les différentes rubriques et cliquer sur le bouton «Calculer». Le net à payer s affiche. 3) Un fac-similé de bulletin peut être édité à l issue de la simulation (cliquer sur le bouton «Imprimer» pour éditer un bulletin de paie). GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 15 oct. 2009

16 5. L onglet «Les carrières» : L effectif des fonctionnaires : Ce menu permet d'accès au tableau du personnel (effectifs). Saisir la date d observation à laquelle vous souhaitez visualiser le tableau des effectifs (par défaut la date du jour) et cliquer sur le bouton «Actualiser». Le tableau des effectifs s affiche par grade Cliquer sur l un des grades pour afficher la liste nominative des agents dans ce grade Vous pouvez visualiser le tableau des effectifs dans l onglet «Les carrières» puis dans le menu «L effectif des fonctionnaires». 1) Saisir la date d observation à laquelle vous souhaitez visualiser le tableau des effectifs (par défaut la date du jour) et cliquer sur le bouton «Actualiser». Le tableau des effectifs s affiche par grade. 2) Vous pouvez aussi en cliquant sur l un des grades visualiser la liste nominative des agents. 3) Pour imprimer ce tableau, il conviendra d aller dans le menu «Edition» et de cliquer «Sélectionner tout», clic droit «Copier» puis d ouvrir une page WORD et de cliquer droit «Coller». Mettre éventuellement en forme le tableau. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 16 oct. 2009

17 La préparation des avancements d échelon : Ce menu permet de traiter les avancements d échelon et d éditer les arrêtés correspondants directement par le biais de l Extranet carrières. Le Centre de gestion La collectivité Détermine les avancements d échelon Ne voit rien de la préparation des avancements Fixe la date limite de réception des dossiers au CDG et notifie par mail les collectivités affiliées Est prévenue par mail qu elle peut préparer la C.A.P. sur l Extranet Edite la liste des promouvables Choisit parmi les propositions avant la date limite de présentation au CDG Edite le tableau d avancements Organise la réunion de la C.A.P. Signe et transmet le tableau au CDG Informe la collectivité de l avis de la C.A.P. Retourne le tableau d avancements avec avis de la C.A.P. Valide les propositions en arrêtés et génère les changements de situation Edite les arrêtés sur proposition Signe et transmet les arrêtés sur proposition au CDG Constate le changement de situation dans la carrière du personnel 1. Le CDG détermine les possibilités d avancements d échelon puis les met à disposition des collectivités en les prévenant par mail. 2. Invitée par mail, la collectivité suit les étapes de préparation : édition de la liste des promouvables, choix des propositions sur l Extranet carrières et édition du tableau d avancements. Une fois signé, elle transmet le tableau d avancements au CDG. 3. Le CDG présente les tableaux d avancements à la CAP. Après réunion de celle-ci, le CDG informe la collectivité des éventuels avis défavorables et lui retourne le tableau d avancements visé par la C.A.P. 4. La collectivité édite les arrêtés sur proposition, les signe, et les transmet au CDG. 5. A leur réception, le CDG valide les propositions, qui se transforment ainsi en arrêtés dans la carrière du personnel. 6. La collectivité constate les évolutions de carrière dues aux propositions d avancement validées. N.B. : Un didacticiel vous expliquera ultérieurement la procédure à suivre. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 17 oct. 2009

18 L édition des fiches notation : Ce menu permet d éditer les fiches de notation sur l Extranet carrières. Cliquer sur le lien Après réception d un mail du Cdg59, vous pouvez éditer les fiches de notation. Pour cela, vous devez aller dans l onglet «Les carrières» puis dans le menu «Editer les fiches de notation» et cliquer sur le lien correspondant. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 18 oct. 2009

19 Cliquer sur le lien «Editer les fiches individuelles de notation» Cliquer sur le lien pour éditer les fiches de notation. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 19 oct. 2009

20 Tout d abord, cocher la case souhaitée en sachant que le format «RTF» correspond au format WORD Si vous ne faites aucune sélection, toutes les catégories seront incluses dans l édition. Vous pouvez alors directement cliquer sur le bouton «Lancer». En revanche, si vous souhaitez éditer les fiches de notation par catégorie, cliquer sur la petite loupe (icône) et une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra (assistant : catégorie statutaire). Vous effectuez alors votre choix. Enfin, vous cliquez sur le bouton «Lancer». Vous pouvez éditer les fiches de notation suivant 4 possibilités : - par catégorie : A, B, ou C - toutes catégories confondues. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 20 oct. 2009

21 Vous cliquez sur le bouton «Oui». Une nouvelle boîte de dialogue apparaît. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton «Oui». Les fiches de notation (catégorie A, B ou C ou l ensemble des fiches en fonction du choix effectué auparavant) apparaissent dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez alors les imprimer. Si vous souhaitez les sauvegarder, vous avez la possibilité d enregistrer ces fiches de notation. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 21 oct. 2009

22 Cliquer sur le lien Vous devez maintenant informer le Cdg59 que vous avez édité les fiches de notation. Pour cela, vous devez retourner dans l onglet «Les carrières» puis dans le menu «Editer les fiches de notation» et cliquer sur le lien correspondant. De cette façon, le Cdg59 aura connaissance que les fiches de notation ont été éditées et ne vous relancera pas ultérieurement. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 22 oct. 2009

23 Cocher la case correspondante Cocher ainsi la case correspondante. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 23 oct. 2009

24 Cliquer sur le lien Lorsque les notations ont été établies (vœux des agents, appréciation de l autorité territoriale, note chiffrée et observation sur les vœux de l agent), les fiches de notation sont transmises au Cdg59 pour avis de la Commission Administrative Paritaire compétente. Vous devez avertir le Cdg59 de cette transmission par voie postale. Pour cela, vous devez retourner dans l onglet «Les carrières» puis dans le menu «Editer les fiches de notation» et cliquer sur le lien. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 24 oct. 2009

25 Cocher la case correspondante Cocher la case correspondante de façon à ce que le Cdg59 soit averti de la transmission des fiches de notation par voie postale. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 25 oct. 2009

26 La saisie des fiches de notation : Ce menu permet de saisir les notes des agents sur l Extranet carrières. Cliquer sur le lien Dès réception des fiches de notation visées par la C.A.P., vous avez la possibilité de saisir, si vous le souhaitez, les notes de vos agents. Pour cela, vous devez retourner dans l onglet «Les carrières» puis dans le menu «Saisir la notation». Cliquer ensuite sur le lien correspondant. GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 26 oct. 2009

27 Cliquer sur le menu déroulant et effectuer votre choix Cliquer sur le menu déroulant et effectuer votre choix Saisir les notes Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour valider les notes Cette page permet la saisie rapide des notes finales des agents. Elle se fait en liste. 1) S agissant du groupe hiérarchique, cliquer sur le menu déroulant et effectuer votre choix (par groupe hiérarchique ou tous). 2) S agissant de la liste d agents, cliquer sur le menu déroulant et effectuer votre choix. 3) Saisir les notes et éventuellement les appréciations puis cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour valider votre saisie. 4) Passer ensuite à la liste d agents suivante. ***** GUIDE D UTILISATION «EXTRANET CARRIERES» 27 oct. 2009

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