PROCÈS-VERBAL Assemblée du Comité exécutif

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1 PROCÈS-VERBAL Assemblée du Comité exécutif Le lundi 19 janvier

2 PROCÈS-VERBAL de l assemblée du Comité exécutif de la Corporation des célébrations 2015 à Laval tenue au Cosmodôme de Laval, le lundi 19 janvier 2015 à midi. Sont présents : Julie Perron, secrétaire-trésorière Geneviève Roy Sandra Desmeules, vice-présidente François Leblanc, directeur général Corporation des célébrations 2015 à Laval Sont aussi présents : Michel Toutant, Ville de Laval Secrétaire : Gilles Plante, adjoint administratif, Corporation des célébrations 2015 à Laval Ordre du jour 16.1 Ouverture de la réunion 16.2 Adoption de l ordre du jour 16.3 Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée 16.4 Dépôt de la liste des chèques émis (document en annexe) 16.4 Bilan de l activité du Coup d envoi des festivités, le 31 décembre 2014 (document en annexe) 2

3 16.5 Informations concernant la réaffectation d une partie du budget des contingences (verbal) 16.6 Mouvements de personnel (informations verbales) 16.7 Bilan du 31 décembre (document en annexe) 16.8 Bilan des contrats commandites (document en annexe) 16.9 Bilan des projets Citoyens (document en annexe) Ordre du jour de l AGA du 27 janvier 2015 Report du dépôt des États financiers vérifiés Ajouts à l ordre du jour Varia Prochaine assemblée Levée de l assemblée 16.1 Ouverture de la séance La séance est ouverte à 12h Adoption de l ordre du jour Geneviève Roy demande à ce que le terme ʺassembléeʺ soit dorénavant toujours utilisé dans les ordres du jour, les procès-verbaux et les autres communications afin de désigner les assemblées du conseil d administration et des autres instances, ceci afin d éviter toute confusion potentielle. L ordre du jour est adopté à l unanimité. 3

4 16.3 Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée François Leblanc et Sandra Desmeules informent le comité que la proposition des organisateurs du Carnaval de Québec de présenter le Bonhomme Carnaval pour une apparition lors de l événement Laval en blanc, en février, n a suscité que très peu d intérêt auprès des partenaires de la Ville de Laval. L offre n a donc pas été retenue. Geneviève Roy demande de modifier l item 14.8 du procès-verbal du 24 novembre 2014 afin de corriger la désignation de la Fédération des maisons touristiques du Québec pour celle de l Association touristique régionale associée du Québec. François Leblanc demande de corriger l item suivant afin de l identifier sous le nombre Les procès-verbaux de l assemblée régulière du 24 novembre 2014 et de l assemblée spéciale du 2 décembre 2014 sont adoptées avec les modifications demandées Dépôt de la liste des chèques émis François Leblanc informe les membres que la liste des chèques émis est incomplète puisqu il manque les chèques émis entre le 25 octobre 2014 et le 30 décembre La liste complète sera soumise lors de l assemblée suivante prévue le 26 janvier Le comité adopte la liste partielle des chèques émis (du 31 décembre 2014 au 4 janvier 2015) 4

5 16.5 Informations concernant la réaffectation d une partie du budget des contingences François Leblanc informe le comité qu une partie du budget des contingences sera réaffectée dans le but de combler les besoins qui ont émergé dans le cadre des opérations de la Corporation, principalement au chapitre des salaires. Une ventilation du réaménagement sera présentée lors de l assemblée du 26 janvier Mouvements de personnel François Leblanc informe les membres que les contrats de Claudine Labbé, Helen Kwan et Nadine Haddad sont échus. Helen Kwan et Claudine Labbé ne sont donc plus à l emploi de la Corporation, alors que le contrat de Nadine Haddad au titre d adjointe aux communications a été renouvelé pour une période qui reste toujours à déterminer Bilan du 31 décembre François Leblanc informe les membres de l état des démarches dans le but de tourner une vidéo qui dressera un bilan des festivités de 2015 à Laval. Des informations plus complètes seront soumises à l attention des membres lors de la rencontre du 26 janvier Bilan des contrats de commandites 5

6 Un bilan de la situation au chapitre de la sollicitation des commandites est présenté aux membres. Il explique que l objectif est toujours d amasser 2 millions $ en commandites mais qu il est plus raisonnable actuellement de s attendre à un montant final avoisinant les 1,4 million $. François Leblanc informe les membres de l état du dossier de la cour intérieure de la Maison des arts, qui est l objet d une proposition de commandites. Le Groupe Desjardins offre $ pour que l infrastructure nouvellement aménagée soit nommée Agora Desjardins pour les trois prochaines années. Le dossier est actuellement sur la table de l administration municipale qui hésite toujours à donner suite parce qu il n y aurait pas de précédent impliquant une infrastructure municipale à Laval. Sandra Desmeules informe le comité que le comité exécutif de la Ville a saisi aujourd hui le dossier afin d en discuter plus avant. François Leblanc informe les membres du projet du Comité de financement de vendre des stèles afin d amasser les fonds nécessaires à la création d une fontaine à titre de legs. Le Corporation a lancé un appel d offres à cette fin Bilan des projets Citoyens Une liste faisant état des prochains projets Citoyens est remise aux membres à titre informatif Ordre du jour de l Assemblée générale annuelle du 27 janvier 2015 Un ordre du jour provisoire de l Assemblée générale annuelle prévue le 27 janvier 2015 est soumis aux membres. 6

7 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE Le mardi 27 janvier 2015 à 8h30, à l Hôtel de Ville de Laval Ordre du jour 1.1 Ouverture de la réunion 1.2 Adoption de l ordre du jour 1.3 Report de la date du dépôt du bilan financier vérifié 1.4 Modification de la clause 48.5 des Règlements généraux relativement à la composition du comité d audit (résolution) 1.6 Varia 1.7 Levée de l assemblée Varia La résolution suivante est soumise au vote des membres : Résolution pour l obtention d une carte de crédit au nom de la Corporation des célébrations 2015 RÉSOLUTION 15-CE-01 SUR PROPOSITION DÛEMENT FAITE ET APPUYÉE, IL EST RÉSOLU : Que le Conseil d administration de la Corporation des célébrations 2015 à Laval se dote d une carte de crédit, avec une limite de crédit maximale de $. 7

8 Le 19 janvier 2015 LA RÉSOLUTION EST ADOPTÉE À L UNANIMITÉ Prochaine assemblée Les membres ont déjà été conviés à une assemblée le 26 janvier, à 11h30. L assemblée aura lieu par téléphone. Levée de l assemblée à 13h55. 8