Sommaire. Préambule... p.5. Introduction... p.9. Chapitre 1 : Les gains et bénéfices de la mise en place du «dossier unique»... p.

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2 Sommaire Préambule... p.5 Itroductio... p.9 Chapitre 1 : Les gais et bééfices de la mise e place du «dossier uique»... p.23 Chapitre 2 : Les impacts opératioels de la mise e place du «Dossier Uique».. p.29 Chapitre 3 : Les règles locales à défiir à l échelle du départemet (ou de la régio e Ile- de-frace)... p.45 Chapitre 4 : Le service offert par le SNE et les optios qui s offret aux acteurs... p.53 Coclusio... p.73 3

3 Préambule Présetatio du guide..p.6 Les grads pricipes de la mise e place du «dossier uique»....p.8 5

4 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 1. Présetatio du guide Le préset guide s adresse aux services eregistreurs et istructeurs de la demade de logemet social. So objectif est de les aider et accompager das la préparatio à la mise e place du «dossier uique», e aticipat otammet les impacts opératioels sur leurs processus et orgaisatio actuels. Ce documet a vocatio égalemet à apporter des iformatios cocrètes et des réposes pratiques à des questios que les acteurs se poset ou se poserot e ce qui cocere la réforme et la démarche pour la mettre e œuvre. Ce guide s iscrit das ue démarche globale de déploiemet. So élaboratio s appuie sur l aalyse des impacts opératioels de la réforme réalisée lors d ateliers meés auprès d acteurs territoriaux.. Poit d attetio : le cas des départemets ayat opté pour u fichier partagé PREAMBULE La mise e œuvre du «dossier uique» est égalemet applicable aux «systèmes particuliers de traitemet automatisé*» au ses du IV de l article R du Code de la costructio et de l habitatio (CCH), supposés redre les services mis à la charge du Système Natioal d Eregistremet (SNE) sur les territoires qu ils desservet. Aisi, ce guide s adresse égalemet aux services eregistreurs et istructeurs das les départemets où des fichiers partagés départemetaux ot été mis e place. Par coséquet, dès lors que la otio du dépôt ou de la dispoibilité des pièces «das le SNE» sera abordée das le guide, il faudra l etedre comme «das le SNE ou das le fichier partagé départemetal». * Das la suite de ce guide, le «système particulier de traitemet automatisé» sera déommé «fichier partagé départemetal». 6

5 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 1. Présetatio du guide Le guide cotiet des élémets de cotexte et d explicitatio de la réforme, aisi que des iformatios et réposes pratiques pour la boe préparatio à la mise e place du «dossier uique». Il s orgaise autour du pla détaillé ci-après : Pla du guide Itroductio 1. Rappel de la réforme 2. Présetatio de la démarche mise e place par la DHUP et l USH Chapitre 1 : Les gais et bééfices de la réforme Chapitre 2 : Les impacts opératioels de la mise e place du «dossier uique» 1. Avat-propos : Les grades étapes de la gestio d ue demade 2. Ue modificatio du processus actuel de gestio de la demade 3. La gestio documetaire et l itroductio de la dématérialisatio 4. Des impacts différets selo les acteurs et le cotexte du territoire 5. Ue première feuille de route à l attetio des services eregistreurs et istructeurs Chapitre 3 : Les règles locales à défiir à l échelle du départemet (ou de la régio e Ile-de-Frace) Chapitre 4 : Le service offert par le SNE et les optios qui s offret aux acteurs 1. Les pricipes du service et les possibilités offertes pour la gestio des pièces 2. La gestio documetaire 3. Les pricipales foctioalités du «dossier uique» du SNE Coclusio PREAMBULE 7

6 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 2. Les grads pricipes de la mise e place du «dossier uique» La mise e place du «dossier uique» est u élémet de la réforme de la demade prévue par l article 97 de la loi du 24 mars 2014 pour l accès au logemet et u urbaisme réové, dite loi ALUR. Sa mise e place vise plusieurs objectifs et répod à u certai ombre de grads pricipes, que sot otammet : PREAMBULE Ue amélioratio du service redu au demadeur. L objectif gééral de cette dispositio de la loi ALUR est de simplifier les démarches du demadeur et de lui faire gager du temps : désormais, il aura plus à fourir ses pièces justificatives qu e u seul exemplaire. Il s agit égalemet d augmeter la lisibilité du processus de gestio des demades. Ue collaboratio et ue mutualisatio etre les acteurs de la demade. L applicatio des textes législatifs et réglemetaires écessite la défiitio de règles commues fixées à l échelle du départemet ou de la régio e Ile-de-Frace, à mettre e œuvre par l esemble des acteurs. La relatio parteariale à costruire etre l esemble des services eregistreurs et istructeurs de chaque territoire représete la pierre agulaire et la coditio de réussite de la mise e place du «(dossier uique». E effet, pour que le «dossier uique» foctioe et délivre les bééfices escomptés e termes de qualité de service et tout e maîtrisat les impacts sur les coûts de gestio, les acteurs devrot se mettre d accord sur des règles commues, les mettre e œuvre et les faire coaitre des demadeurs par ue commuicatio uifiée et homogèe. U demadeur davatage acteur de sa demade. E ayat désormais la possibilité de déposer et de gérer (mettre à jour, supprimer, cosulter) lui-même ses pièces justificatives sur so dossier umérique, via le portail grad public, le demadeur deviet davatage acteur de sa demade. Ue trasparece accrue des pratiques. Le «dossier uique» état partagé par tous les acteurs du traitemet de la demade et impliquat la défiitio de certaies règles commues, sa mise e place devrait accroître la trasparece des pratiques de ces acteurs, otammet aux yeux des demadeurs. Ue resposabilisatio et u autocotrôle de chaque acteur de la demade. Désormais, les services eregistreurs et istructeurs aurot la resposabilité - à l égard du demadeur mais aussi des autres services du territoire - de umériser puis partager les pièces justificatives obteues du demadeur. 8

7 Itroductio Rappel de la réforme...p.10 Présetatio de la démarche mise e place par la DHUP et l USH...p.19 9

8 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 1. Rappel de la réforme a. Rappel des ejeux de la réforme de la demade de logemet social 1998 Loi d orietatio relative à la lutte cotre les exclusios 2009 Loi de mobilisatio pour le logemet et la lutte cotre l exclusio (loi Molle) 2014 Loi pour l'accès au logemet et u urbaisme réové (loi ALUR) INtRoDUCtIoN Créé par la loi du 29 juillet 1998 d orietatio relative à la lutte cotre les exclusios, le dispositif d eregistremet uique des demades de logemet social a été mis e place e 2001, avec pour objectifs majeurs de : o Garatir les droits du demadeur e doat ue date certaie à sa demade ; o Permettre au demadeur d exercer u recours au-delà d u délai «aormalemet log» ; o Mieux coaître la demade. Le législateur a réformé le dispositif par la loi du 25 mars 2009 de mobilisatio pour le logemet et la lutte cotre l exclusio, dite loi «Molle», avec u ouvel objectif : passer du uméro uique à ue demade uique, partagée etre l esemble des acteurs, avec otammet la mise e place : o D u formulaire uique e octobre 2010 ; o Du ouveau Système Natioal d Eregistremet (SNE) le 28 mars Ce système comporte la totalité des iformatios coteues das la demade, ses modifi catios, so reouvellemet et sa radiatio. Les demades qui y sot eregistrées sot partagées etre l esemble des services eregistreurs du départemet (ou de la régio e Ile-de- Frace). Les ejeux de la réforme de 2009 sot les suivats : o Pour le demadeur : simplifi catio des démarches et meilleur accès aux droits ; o Pour les guichets eregistreurs : gai de temps (mois de demades à saisir), meilleures coaissace et visibilité sur les demades, écessaires à la fl uidifi catio du rapprochemet etre l offre et la demade. 10

9 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 1. Rappel de la réforme a. Rappel des ejeux de la réforme de la demade de logemet social (suite) L article 97 de la loi ALUR s isère das la poursuite de ces objectifs, e termes de simplificatio des démarches des demadeurs et d ue plus grade lisibilité et efficacité des politiques publiques du logemet. Il comporte plusieurs volets : o Des dispositios visat, sur tout le territoire atioal, à simplifier les démarches des demadeurs eregistremet sur Iteret, «dossier uique» et à mettre e œuvre le droit à l iformatio qui leur est recou ; o Des dispositios visat à orgaiser de maière collective l iformatio du demadeur et la gestio partagée de la demade, à l iitiative des EPCI dotés d u PLH approuvé, sur le territoire de ces EPCI. Itroductio 11

10 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 1. Rappel de la réforme b. Les coséqueces de la loi ALUR sur le Système Natioal d Eregistremet La loi ALUR apporte u certai ombre d iovatios au bééfice du demadeur de logemet social, qui ot u impact sigifi catif sur les systèmes d iformatio du secteur du logemet social, que ce soiet les systèmes d iformatio des orgaismes de logemet social, des autres services eregistreurs, de l Etat (e particulier le SNE) ou ecore des gestioaires de fi chiers partagés départemetaux. Ces iovatios sot les suivates : Le droit à l iformatio du demadeur sur la procédure aisi que l offre et la demade de logemet social ; INtRoDUCtIoN L eregistremet e lige (dépôt, mise à jour et reouvellemet de la demade) ; Le «dossier uique» ; La gestio partagée de la demade, obligatoire das le cadre des dispositifs de gestio partagée que doivet mettre e place les EPCI (mise e commu de caractéristiques et «d évéemets» affectat la vie d ue demade) ; Le droit à l iformatio du demadeur sur l avacemet du traitemet de sa demade. 12

11 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 1. Rappel de la réforme c. La mise e œuvre des coséqueces de la loi ALUR sur le Système Natioal d Eregistremet Les évolutios serot mises e place selo le caledrier suivat : 1 er trimestre 2014 octobre 2014 Dossier uique : Coceptio parteariale des iterfaces relatives au dossier uique Dossier uique : Publicatio de la versio défi itive du cahier des charges des iterfaces du «dossier uique» Février 2015 Avril 2015 Jui 2015 Autome 2015 Portail grad public : Possibilité de cosulter la liste des guichets eregistreurs aisi que les chiffres clés du logemet social par commue Portail grad public : Ouverture du portail pour l eregistremet de ouvelles demades Dossier uique : Mise à dispositio du SNE e versio «école» pour test, par les éditeurs, des iterfaces avec les progiciels de gestio Dossier uique : Déploiemet sur quelques sites pilotes INtRoDUCtIoN Décembre Dossier uique : Gééralisatio du déploiemet (mise à dispositio de la Web App et des Web Services) Gestio partagée : Mise à dispositio de la Web App (1 er trimestre) Gestio partagée : Mise à dispositio des Web Services (2 ème trimestre) Dossier uique : Mise e place de la foctioalité d archivage des pièces par le SNE (sous réserve de validatio par le comité d orietatio) 13

12 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 1. Rappel de la réforme d. La dispositio relative au «dossier uique» Itroductio La loi ALUR modifie l article L du Code de la costructio et de l habitatio (CCH) : «Les pièces justificatives servat à l istructio de la demade sot déposées e u seul exemplaire. Elles sot eregistrées das le système atioal d eregistremet et redues dispoibles aux persoes ayat accès aux doées omiatives de ce système». La mise e place du «dossier uique» s iscrit doc clairemet das u esprit de simplificatio des démarches du demadeur et de l amélioratio du service redu (cf. chapitre 1). Cocrètemet, cela sigifie que : o Le demadeur de logemet social a à fourir qu e u seul exemplaire les pièces servat à la qualificatio ou à l istructio de sa demade, tat que la pièce e questio est pas jugée obsolète. o toute pièce demadée pour être cosultée (que ce soit pour eregistrer ue demade, la qualifier (priorité ou éligibilité à u cotiget) ou l istruire e vue d ue présetatio e commissio d attributio de logemets) doit être partagée afi d éviter qu elle e soit redemadée ue ouvelle fois. o Les pièces sot redues dispoibles, via le Système Natioal d Eregistremet ou le fichier partagé départemetal, à l esemble des acteurs ayat accès aux doées omiatives, et au demadeur lui-même qui peut gérer ses pièces, via le portail grad public ( o L atteite de ces objectifs défiis par la loi implique doc ue umérisatio préalable des pièces qui, selo les cas, pourra être réalisée par le demadeur lui-même, les services eregistreurs et/ou istructeurs ou bie u service de umérisatio exteralisé. U décret à paraître, portat diverses dispositios modifiat le Code de la costructio et de l'habitatio, dot l'article R , fixe u délai maximal de 15 jours, au-delà duquel le demadeur peut saisir le représetat de l'etat sur so territoire si les pièces qu il aurait fouries ou trasmises apparaisset pas sur so «dossier uique». 14

13 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 1. Rappel de la réforme e. La traductio de l esprit du «dossier uique» Quelques illustratios de la traductio de l esprit de la réforme das les iteractios demadeur - service eregistreur / istructeur Illustratio 1 Itroductio 15

14 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 1. Rappel de la réforme e. La traductio de l esprit du «dossier uique» (suite) Itroductio Quelques illustratios de la traductio de l esprit de la réforme das les iteractios demadeur - service eregistreur / istructeur Illustratio 2 16

15 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 1. Rappel de la réforme f. Rappel de certaies obligatios réglemetaires e lie avec les demades de logemet social Les obligatios e termes d eregistremet des demades Les services d eregistremet sot défiis à l article R du Code de la costructio et de l habitatio. Il s agit o Des orgaismes d habitatio à loyer modéré disposat d u patrimoie locatif ; o Des sociétés d écoomie mixte de costructio et de gestio de logemets sociaux disposat d u patrimoie locatif covetioé ; o Des collectivités territoriales qui ot délibéré e ce ses. Par ailleurs, la loi ALUR qui a modifié l article L prévoit que les orgaismes collecteurs d Actio Logemet - lorsqu ils disposet de réservatios de logemets - devieet services eregistreurs des demades qui leurs sot adressées et ot doc l obligatio d eregistrer les demades qui leurs sot présetées lorsqu elles émaet de salariés d etreprises relevat du secteur assujetti à la Participatio des employeurs à l effort de costructio (PEEC). Les services d eregistremet eregistret toutes les demades qui leurs sot présetées dès lors que le formulaire Cerfa de la demade est complet et toutes les iformatios reseigées par le demadeur sur so formulaire Cerfa de la demade complété doivet être eregistrées das le Système Natioal d Eregistremet. Attetio : o Seule la productio de la copie d ue pièce attestat de l idetité du demadeur est écessaire pour l eregistremet. o Tat qu u formulaire Cerfa de la demade est pas complet, il existe pas d obligatio d eregistremet. Les obligatios e termes de reouvellemet des demades Les obligatios e matière de reouvellemet des demades sot défiies à l article R du CCH, qui dispose que : o La demade de logemet social a ue durée de validité d u a à compter de sa présetatio iitiale ou, le cas échéat, de so derier reouvellemet ; o U mois au mois avat la date d expiratio de validité de la demade, le demadeur reçoit otificatio de la date à laquelle sa demade cessera d être valide si la demade est pas reouvelée ; o Le reouvellemet de la demade est préseté auprès de l u des services d eregistremet metioés à l article R , ou s effectue sur le portail grad public. Ue attestatio d eregistremet du reouvellemet de la demade est remise au demadeur. Attetio : Aucue pièce est requise pour le reouvellemet d ue demade. Itroductio 17

16 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 1. Rappel de la réforme f. Rappel de certaies obligatios réglemetaires e lie avec les demades de logemet social (suite) Les pièces de l istructio Les pièces de l istructio se décomposet e pièces obligatoires et pièces complémetaires. Les pièces obligatoires sot : o Ue pièce prouvat l idetité et la régularité du séjour des persoes appelées à vivre das le logemet (au ses de l arrêté du 1er février 2013 fi xat la liste des titres de séjour prévue au 1 de l article R du CCH) ; o Le reveu fi scal de référece des persoes appelées à vivre das le logemet (persoes cosidérées comme vivat au foyer au ses de l article L du CCH). INtRoDUCtIoN Les pièces complémetaires pouvat être demadées sot : o U/des documet(s) attestat de la situatio familiale ; o U/des documet(s) attestat de la situatio professioelle ; o Tout documet justifi catif des reveus perçus mesuellemet ; o U/des documet(s) attestat de la situatio de logemet actuel ; o U/des documet(s) explicitat le motif de la demade. Pour plus de détails, se référer à l arrêté du 24 juillet 2013 relatif au ouveau formulaire de demade de logemet locatif social et aux pièces justifi catives fouries pour l istructio de la demade de logemet locatif social : chtextedo?cidtexte=jorftext &fastp os=1&fast ReqId= &categorieLie =id&oldactio=rechtexte 18

17 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 2. Présetatio de la démarche mise e place par la DHUP et l USH a. Présetatio de la démarche et caledrier Afi d assurer le déploiemet du «dossier uique», la DHUP et l USH ot élaboré cojoitemet u dispositif de déploiemet, qui cosiste à : o Sécuriser le déploiemet du «dossier uique» sur tout le territoire, d ici le premier trimestre 2016 o tout e capitalisat sur les eseigemets tirés de la mise e place du SNE e mars2011, e applicatio de la loi Molle du 25 mars La démarche est déjà etamée, et se poursuivra jusqu au début de l aée 2016 : Itroductio 19

18 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 2. Présetatio de la démarche mise e place par la DHUP et l USH b. Objectifs de chaque phase La première phase, cruciale, costitue la base de la démarche. Elle vise deux objectifs : o Disposer d ue visio large et précise des impacts orgaisatioels et techiques de la mise e œuvre du «dossier uique», tat au iveau de chacu des services eregistreurs ou istructeurs qu au iveau d u territoire das so esemble ; o Idetifier les «élémets de lagage» propres à la mise e place du «dossier uique» (ejeux, itérêt, poits d attetio, etc.). Itroductio La deuxième phase a pour objectif de préparer les déploiemets à veir, e costruisat progressivemet les outils d aide au déploiemet et de coduite du chagemet mis à la dispositio des équipes locales. o L élaboratio du préset documet s iscrit das cette phase. La troisième phase cosiste e la mise e place de deux départemets pilotes, pour tester le déploiemet du «dossier uique». Ses objectifs sot de : o Préciser l idetificatio des impacts e termes d évolutio de l orgaisatio, des pratiques et des procédures ; o Idetifier d évetuels problèmes techiques ou des difficultés liées à l utilisatio de l outil, e lie avec la réalité du terrai ; o Ajuster les outils et le dispositif d accompagemet mis e place par le iveau atioal ; o Préparer le déploiemet atioal du «dossier uique». 20

19 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 2. Présetatio de la démarche mise e place par la DHUP et l USH b. Objectifs de chaque phase (suite) Efi, la quatrième et derière phase doit sécuriser le déploiemet du «dossier uique» sur l esemble du territoire fraçais, das les délais. Elle permet d assurer ue égalité de traitemet etre tous les demadeurs de logemet social et d éviter de fortes disparités territoriales das l appropriatio de la réforme, de ses ejeux et de ses impacts. o Pedat cette phase, la DHUP, e coordiatio avec l USH, mettra e place ue aimatio du réseau des DREAL, resposables du déploiemet de la réforme sur le territoire e collaboratio avec les AR Hlm (via la teue de sémiaires, de coféreces téléphoiques/ visiocoféreces, de la mise à dispositio d ue documetatio e lie avec le projet, etc.). E parallèle de la stratégie de déploiemet et de ses différetes phases, des actios de mobilisatio istitutioelle et maagériale sot prévues. A ce jour, il est prévu : o Ue réuio de lacemet atioale (16 avril 2015) ; o Ue diffusio régulière de l iformatio via le réseau des DREAL et des AR Hlm ; o Ue commuicatio régulière à destiatio du réseau des gestioaires territoriaux ; o La diffusio d outils de coduite du chagemet et la mise e lige et l alimetatio régulière d ue foire-aux-questios sur le site Iteret des professioels du logemet social ( et via les Newsletters du SNE ; o Ue jourée professioelle orgaisée par l USH le 18 jui Itroductio 21

20 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 2. Présetatio de la démarche mise e place par la DHUP et l USH c. Focus sur les ateliers meés das le cadre de la 1 ère phase de la démarche La première phase de la démarche de déploiemet a cosisté e la teue d ateliers de réflexio et de travail, meés auprès des acteurs de la demade sur le terrai. Les réflexios issues de ces ateliers ot permis d alimeter le préset guide. 7 ateliers ot aisi eu lieu : Itroductio Ateliers Quatre ateliers auprès d orgaismes de logemet social (OLS), de taille et sur des territoires variés Deux ateliers réuissat l esemble des acteurs de la demade de logemet social de deux départemets disticts U atelier sur u territoire sous fichier partagé disposat de la foctioalité «Dossier uique» Coteu Ces ateliers ot été l occasio de : Modéliser leur processus de gestio de la demade de logemet social (du dépôt de la demade jusqu à l attributio du logemet) Idetifier les impacts de la mise e œuvre du «dossier uique» Idetifier les irritats/difficultés de la réforme Ces ateliers autour de la mise e œuvre du «dossier uique» ot otammet permis aux acteurs d échager etre eux sur les pratiques des us et des autres, de commecer à réfléchir à certaies règles commues à mettre e place sur le territoire aisi que de mettre e évidece des iquiétudes et des difficultés presseties e lie avec la réforme. Cet atelier a permis d obteir u retour d expériece sur la mise e place et l utilisatio de cette foctioalité sur le territoire. 22

21 Chapitre 1 Les gais et bééfices de la mise e place du «dossier uique» 23

22 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité Présetatio des pricipaux gais et bééfices du «dossier uique» Les gais et bééfices présetés ci-après sot issus des échages des différets ateliers meés das le cadre de la première phase de la démarche de déploiemet. Gais et bééfices pour le demadeur CHAPITRE 1 : LES GAINS ET BENEFICES Qualité de service Gais fiaciers Les démarches du demadeur sot simplifiées et il gage du temps puisque désormais il a plus à trasmettre les pièces justificatives servat à l istructio de so dossier qu e u seul exemplaire. Par ailleurs, le demadeur est désormais davatage acteur de sa demade, puisqu il a la possibilité de déposer et de gérer (supprimer, mettre à jour, etc.) ses pièces lui- même sur le portail grad public, e toute autoomie et sas avoir à se déplacer auprès d u guichet. Le portail lui offre égalemet la possibilité de cosulter so dossier et aisi savoir quelles pièces sot déjà présetes, pour pouvoir le compléter lui-même e tat que de besoi. La dispoibilité des pièces du «dossier uique» directemet sur le portail e lige lui permet égalemet de récupérer des pièces «papier» égarées. La réforme est l occasio d ue meilleure commuicatio et iformatio sur le foctioemet du système et du processus de gestio et d attributio des demades de logemet social sur le territoire. Par ailleurs, la réforme icite les orgaismes à mieux justifier et ratioaliser le ombre de pièces demadées. Efi, le «dossier uique» devrait aboutir à ue utilisatio accrue du SNE par les acteurs, et par coséquet à ue suppressio graduelle de la «préférece locale» et des systèmes «parallèles» de gestio de la demade qui perduret par edroits. Les chaces du demadeur d être logé pourraiet être augmetées, vu que certaies pièces de so dossier sot d ores et déjà présetes et permettraiet de le pré- sélectioer plus rapidemet lors d u rapprochemet offre / demade (e zoes détedues otammet). La dimiutio du ombre de photocopies à réaliser représete des écoomies o égligeables pour le demadeur. De même, si le demadeur décide d evoyer des pièces par courrier, il a plus à le faire qu ue fois, d où des écoomies pour l affrachissemet des evois de pièces. 24

23 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité Présetatio des pricipaux gais et bééfices du «dossier uique» Gais et bééfices pour les agets eregistreurs et istructeurs Gais opératioels Le travail d istructio est facilité et optimisé, car les acteurs ot accès à certaies pièces et doc à ue base de demadeurs davatage fiabilisée. Le «dossier uique» permet aux services istructeurs de costituer des dossiers plus rapidemet si des pièces sot déjà présetes das le dossier du demadeur présélectioé sur ue vacace de logemet (mois de pièces à demader et mois de relaces à faire auprès du demadeur). L ajout de pièces au dossier facilite égalemet la vérificatio des iformatios coteues das le formulaire Cerfa de la demade de logemet (objectivatio via les pièces qui seraiet dispoibles). Via la foctioalité de traçabilité sur les pièces, il est possible d avoir accès à ue certaie historicité des pièces du dossier. La mise e place du «dossier uique» favorise l harmoisatio des pratiques etre les différets réservataires (commues, collecteurs, services de l Etat) du territoire. CHAPITRE 1 : LES GAINS ET BENEFICES 25

24 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité Présetatio des pricipaux gais et bééfices du «dossier uique» Gais et bééfices pour les orgaismes et réservataires CHAPITRE 1 : LES GAINS ET BENEFICES L harmoisatio des pratiques et la fixatio de règles du jeu départemetales* (cf. chapitre 3) etre les services eregistreurs et istructeurs, redues écessaires par la réforme, amélioret la lisibilité du processus pour tous les acteurs. Le «dossier uique» favorise la réflexio et le travail e commu etre les acteurs. Le «dossier uique» accélère la mise e place de la dématérialisatio das les orgaisatios (a miima pour le processus de gestio des demades de logemet social). Cette dématérialisatio permet par ailleurs u gai de place coséquet (mois d armoires de stockage et d archivage, mois de dossiers «papier» sur les bureaux). * Ou régioales e Ile-de-Frace * Ou régioales e Ile-de-Frace 26

25 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité Présetatio des pricipaux gais et bééfices du «dossier uique» Gais et bééfices trasversaux Gais «développemet durable» La dématérialisatio permet ue écoomie de papier (mois de photocopies, mois de dossiers papiers à costituer) qui a u impact positif sur les trois composates du «développemet durable» : écoomique (mois de frais d impressio ou d evoi de papier), eviroemetal (écoomies d eau et de CO2, mois de déchets, etc.), et social (davatage de cohésio à tous les iveaux de l orgaisatio, grâce à ue fédératio des équipes autour d ue thématique commue). CHAPITRE 1 : LES GAINS ET BENEFICES 27

26 Chapitre 2 Les impacts opératioels de la mise e place du «dossier uique» Avat-propos : Les grades étapes de la gestio d ue demade... p.30 Ue modificatio du processus actuel de gestio de la demade... p.32 La gestio documetaire et l itroductio de la dématérialisatio p.33 Des impacts différets selo les acteurs et le cotexte du territoire... p.38 Feuille de route à l attetio des services eregistreurs et istructeurs.... p.44 29

27 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 1. Avat-propos : Les grades étapes de la gestio d ue demade CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS S il existe chez les orgaismes ue grade diversité de pratiques (saisie d ue demade sur la base du formulaire Cerfa de la demade ou au vu de certaies pièces «justificatives», momet où sot demadées les pièces d u dossier, ombre de pièces demadées, etretie physique ou o avec les demadeurs, ombre de demadeurs présetés e commissio sur ue vacace, etc.), les grades étapes de la gestio d ue demade de logemet social restet éamois les mêmes pour tous. Les grades étapes de la gestio d ue demade L eregistremet des demades, das le délai réglemetaire des 30 jours suivat la date de dépôt, se cocrétise par la remise de l attestatio d eregistremet au demadeur, lui idiquat so uméro uique (départemetal ou régioal e Ile-de-Frace). 30

28 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 1. Avat-propos : Les grades étapes de la gestio d ue demade Vieet esuite la gestio documetaire et l istructio du dossier, étapes i forcémet successives, i répodat à u ordre chroologique défii. E effet : o Certais acteurs recueillet les pièces du dossier relativemet e amot du processus (das la foulée de l eregistremet) et cherchet à disposer d ue base de demadeurs avec des dossiers complets, das laquelle ils procèdet à la recherche de cadidats, quitte à demader la mise à jour ultérieure de certaies pièces, cette mise à jour pouvat être auelle ou systématique pour certaies d etre elles. o D autres, a cotrario, pré-sélectioet quelques cadidats coformémet aux critères du rapprochemet offre / demade, puis leur demadet leurs pièces pour la costitutio du dossier : das ce cas, l istructio du dossier est faite qu à la libératio d u logemet, et e vue d u évetuel passage e commissio d attributio de logemets (CAL). Par ailleurs, il est à oter que la gestio documetaire est «papier» pour certais, dématérialisée mais à des degrés divers pour d autres. Pour fiir, l étape de l attributio porte sur le passage du dossier e CAL et l attributio du logemet. E cas de décisio favorable et d accord de l attributaire, le bailleur qui a attribué le logemet procède à l eregistremet de l attributio et à la radiatio de la demade, dès la sigature du bail. o Là aussi, o ote des pratiques différetes, certais bailleurs acceptat que le demadeur fourisse certaies pièces post-cal, e cas de décisio d attributio. CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS 31

29 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 2. Ue modificatio du processus actuel de gestio de la demade CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS La mise e place du «dossier uique» implique ue modificatio du processus actuel de gestio de la demade avec : o des tâches supprimées, o ou des tâches modifiées, o ou des tâches ouvelles, o ou u ouvel agecemet das l ordre des tâches. E effet, avat de représeter ue foctioalité «techique» supplémetaire, le «dossier uique» doit d abord être étudié sous l agle orgaisatioel. Chaque acteur susceptible de recevoir des pièces d u demadeur devra doc adapter so processus actuel de gestio des demades et des pièces justificatives. Notammet : «Avat» «Après» Demade systématiquemet toutes les pièces écessaires à l istructio d ue demade Selo les acteurs, classe les pièces justificatives das u dossier «papier» (cas le plus fréquet) ou bie les umérise Cosulte systématiquemet les pièces potetiellemet déjà présetes das le SNE Procède à u travail de «comparaiso», afi de e demader que les pièces maquates ou pièces obsolètes à mettre à jour Numérise puis partage das le SNE (ou le fait faire par u autre acteur) les ouvelles pièces fouries par le demadeur. Ce poit implique de réfléchir aux moyes matériels, humais et fiaciers écessaires pour ce faire (cf. sectio suivate du préset chapitre) 32

30 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 2. Ue modificatio du processus actuel de gestio de la demade Exemple Les services eregistreurs et istructeurs demadat des pièces e amot du processus das la foulée de l eregistremet (pour par exemple fiabiliser la saisie du formulaire Cerfa de la demade ou se proocer sur le caractère prioritaire d ue demade ou sur so éligibilité à certais cotigets) devrot les umériser puis les déposer das le SNE, même quad ces pièces ot uiquemet été cosultées (sas qu ue photocopie ait été fourie par le demadeur). CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS 33

31 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 3. La gestio documetaire et l itroductio de la dématérialisatio a. La umérisatio des pièces CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS La mise e place du «dossier uique», avec l obligatio de «redre les pièces dispoibles das le SNE», implique doc d abord de umériser les pièces (quad ces derières ot été trasmises sous forme de photocopies ou de documets origiaux). Cette obligatio de umérisatio implique que les services eregistreurs et istructeurs - orgaismes de logemet social, collectivités territoriales eregistreuses, collecteurs pour les demades émaat des salariés d etreprises cotisates - se poset u certai ombre de questios. o Si certaies relèvet d iterrogatios idividuelles que devra traiter chacu des acteurs, d autres appellet ue répose collective qui devra être costruite das le cadre des règles commues à mettre e place à l échelle du départemet ou de la régio pour l Ilede-Frace, etre l esemble des parteaires (cf. chapitre 3). 34

32 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 3. La gestio documetaire et l itroductio de la dématérialisatio a. La umérisatio des pièces (suite) La première questio à se poser : Das quel cas umériser et partager? U pricipe gééral : tout acteur à l origie d ue demade de pièce quelle qu elle soit a la resposabilité de la mettre à dispositio des autres acteurs et du demadeur sur le Système Natioal d Eregistremet. Esuite, ue première distictio peut être faite etre les pièces demadées expressémet et celles reçues de maière «spotaée». E effet, das l esprit de la loi ALUR, les acteurs ot pas écessairemet à predre e charge les pièces déposées «spotaémet» par u demadeur, e dehors du processus d istructio. Ce poit - qui devra clairemet être adressé das le cadre d ue réflexio locale commue (cf. chapitre 3) - vise à éviter u afflux massif de documets o sollicités et potetiellemet iutiles. Ue secode distictio peut égalemet être faite etre les pièces listées das l arrêté du 24 juillet 2013 et les autres. E effet, si les services eregistreurs/istructeurs ot iterdictio de demader ue pièce o prévue par l arrêté, rie empêche les demadeurs d e fourir ue. Ue règle départemetale ou régioale e Ile-de-Frace - (cf. chapitre 3) détermiera le mode de prise e charge de ces pièces trasmises de maière «spotaée». Das tous les cas, le demadeur pourra déposer lui-même ce type de pièces via le portail grad public. Schéma simplifié de la resposabilité des acteurs das la umérisatio et le partage des pièces CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS 35

33 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 3. La gestio documetaire et l itroductio de la dématérialisatio a. La umérisatio des pièces (suite) CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS La secode questio à se poser : Par qui? Quatre optios o toujours exclusives sot possibles : Ue prise e charge par l orgaisme, selo les modalités de so choix ; Ue mutualisatio locale etre les acteurs, chez u seul et même service du territoire (structure à créer, le cas échéat) ; U recours à u prestataire extere, idéalemet u prestataire idustriel ; Ue prise e charge par le demadeur lui-même (via le portail grad public otammet). Schéma simplifié des optios possibles quat à l acteur e charge de la umérisatio des pièces d u dossier 36

34 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 3. La gestio documetaire et l itroductio de la dématérialisatio b. Les critères à predre e compte Afi de choisir etre les diverses optios possibles, les orgaismes doivet predre e compte les critères suivats : o Le coût (fiacier et e temps) de chacue de ces optios ; o La dispoibilité des moyes matériels (scaers), humais (e termes de charge de travail) et fiaciers ; o Le iveau de service qu ils souhaitet offrir (e termes de relatio avec les demadeurs du territoire); o La pratique actuelle de gestio des pièces, et das quelle mesure elle pourrait «évoluer» sas trop modifier les habitudes de travail des agets. Par ailleurs, il coviet de rappeler que ces optios e sot pas exclusives et peuvet varier e foctio du cas de figure (pièce demadée de maière expresse, pièce reçue spotaémet, pièce reçue e amot d u passage prochai e CAL, etc.). CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS 37

35 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 4. Des impacts différets selo les acteurs et le cotexte du territoire CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS L impact de la mise e place de la réforme sur le processus actuel des services eregistreurs et istructeurs varie fortemet e foctio des variables et paramètres suivats : a. Le momet das le processus où les pièces sot demadées ; b. L existece ou o d ue pratique acrée d evoi de pièces de «maière spotaée» ; c. Le degré / iveau de dématérialisatio déjà e place ; d. L optio qui sera prise quat à l acteur qui predra e charge la umérisatio et le partage des pièces. Momet das le processus où les pièces sot demadées Plutôt e amot du processus OU Au momet du rapprochemet offre / demade Existece ou o d ue pratique acrée d evoi de pièces de «maière spotaée» Pratique peu fréquete OU Pratique fréquete, voire «ecouragée» Degré / iveau de dématérialisatio déjà e place Gestio des pièces dématérialisée OU Gestio «papier» Optio prise pour la umérisatio et le partage des pièces Par l orgaisme OU Par u acteur extere (exteralisatio) Impacts plus ou mois importats sur le processus actuel des acteurs 38

36 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 4. Des impacts différets selo les acteurs et le cotexte du territoire a. Des impacts différets selo le momet das le processus où les pièces sot demadées L impact de la mise e place de la réforme sur le processus actuel des acteurs varie fortemet e foctio du momet où les pièces sot demadées : Soit plutôt e amot du processus ; Soit plutôt e aval, à la libératio d u logemet et au momet du rapprochemet offre /demade. Das le cas où l acteur demade des pièces très e amot du processus, sas lie direct avec ue vacace (et doc u rapprochemet offre / demade), la réforme sera a priori plus impactate. E effet : o Il y a d abord u impact e termes de volumétrie de pièces à predre e charge, si des dossiers sot costitués idépedammet de la présece ou o d ue vacace adéquate. Cet impact est particulièremet importat pour les commues qui reçoivet beaucoup de public duquel elles «exiget» la costitutio d u dossier complet. o Puisque toutes les pièces demadées devrot être partagées, l orgaisme s expose au risque de devoir demader et doc umériser plusieurs fois certaies pièces si, au momet de l istructio plus poussée, elles s avèret être deveues obsolètes. Ce risque est d autat plus élevé sur les territoires tedus, où les délais d attete sot logs. Das le cas où l acteur demade des pièces au momet du rapprochemet offre / demade, l impact de la mise e place du «dossier uique» sera a priori mois importat que das le premier cas (volumétrie cocerée beaucoup mois importate, dossier déjà costitué et doc umérisé par le réservataire pour les logemets réservés, dispoibilité probable de certaies pièces das le SNE, etc.). CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS 39

37 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 4. Des impacts différets selo les acteurs et le cotexte du territoire b. Des impacts différets selo l existece ou o d ue pratique acrée d evoi de pièces de «maière spotaée» CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS Le «dossier uique» aura égalemet u impact différet s il existe déjà ue pratique courate chez les demadeurs du territoire, cosistat à trasmettre ses pièces de maière «spotaée», sas qu u bailleur ou réservataire les ait cotactés pour ue évetuelle iscriptio e CAL. Très souvet, si cette pratique existe, c est que les acteurs du logemet social du territoire l avaiet «ecouragée» (costitutio de dossiers e amot du processus). Afi de respecter l esprit de la loi, ces pièces comme pour les autres devrot doc être prises e charge pour être umérisées puis déposées das le SNE. Néamois, cette prise e charge e doit pas écessairemet reveir aux acteurs euxmêmes. Ue faço de répodre à cette questio cosiste e ue commuicatio efficace à l échelle du territoire afi de resposabiliser le demadeur sur la prise e charge de ces pièces «spotaées», directemet sur le portail grad public. Par ailleurs, et quoi qu il e soit, ces evois e devrot pas rester sas répose et/ou traitemet et les acteurs devrot s e saisir, d autat plus qu ue pratique acrée, même avec ue commuicatio et iformatio efficaces, perdurera probablemet pedat u momet. Cocrètemet, il coviet de s iterroger sur les poits suivats : o Quel discours teir auprès des demadeurs? o Quel traitemet réserver à ces pièces, otammet quad elles aurot été reçues par courrier? 40

38 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 4. Des impacts différets selo les acteurs et le cotexte du territoire c. Des impacts différets selo le degré / iveau de dématérialisatio déjà e place La loi ALUR, e itroduisat la otio de partage des pièces justificatives à l esemble des acteurs, implique la umérisatio des pièces. Il est évidet que l impact de la réforme sur les acteurs qui ot déjà dématérialisé leur processus de gestio des demades (e serait-ce qu e partie) sera beaucoup mois importat que pour ceux qui sot ecore à l ère du «tout papier». E effet, si les acteurs ot déjà dématérialisé la gestio des pièces justificatives (mise e place d ue gestio électroique des documets et dispoibilité des pièces de l istructio au format umérisé das le logiciel de gestio par exemple), la seule véritable ouvelle actio sera de vérifier, avat de les demader, si les pièces existet pas déjà das le SNE, pour e demader que des pièces supplémetaires ou des pièces qui e seraiet plus à jour. A cotrario, les acteurs qui sot ecore à ue gestio «papier» serot bie plus impactés et devrot meer ue réflexio approfodie sur les différets poits évoqués précédemmet : Qui umérise? Faut-il exteraliser la umérisatio ou bie s e charger e itere? Das ce cas, commet s équiper et quel coût cela représete-t-il, y compris pour la «formatio» des agets à cette ouvelle tâche? Commet le processus d eregistremet et d istructio actuel des demades sera-t-il impacté? Etc. CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS 41

39 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 4. Des impacts différets selo les acteurs et le cotexte du territoire d. Des impacts différets selo l optio qui sera prise quat à l acteur qui predra e charge la umérisatio et le partage des pièces CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS Plusieurs optios s offret aux services eregistreurs et istructeurs pour la umérisatio et le partage des pièces, dot trois optios possibles sot détaillées ci-après, celles-ci état pas limitatives. Optio A Numérisatio e itere par chacu des chargés de clietèle / d attributio (Optio 1 du schéma de la sectio 3.a) Si l optio A est reteue : Optio A Numérisatio e itere par chacu des chargés de clietèle / d attributio Optio B Numérisatio cetralisée e itere (Optio 1 du schéma de la sectio 3.a) Optio B Numérisatio cetralisée e itere Optio C Numérisatio exteralisée (vers u acteur mutualisé localemet ou vers u prestataire idustriel) (Optios 2 et 3 du schéma de la sectio 3.a) Optio C Numérisatio exteralisée (vers u acteur mutualisé localemet ou vers u prestataire idustriel) o L orgaisme devra ivestir das du matériel de umérisatio si ce est pas déjà le cas. o Il devra former chaque chargé de clietèle / d attributio aux outils de umérisatio aisi qu aux modalités de dépôt des pièces das le SNE. o Cette optio risque d être vécue das les premiers temps comme ue cotraite chroophage car peu de pièces serot présetes das le SNE au début de sa mise e route (pièces déposées par d autres acteurs et qui pourraiet, a cotrario, optimiser l istructio). o L avatage pricipal de cette optio réside das le fait que le chargé de clietèle / d attributio garde la mai sur la gestio complète de so dossier : vérificatio de la validité des pièces, vérificatio de la cohérece avec les doées du formulaire Cerfa de la demade, gestio simple des pièces d u dossier qui arrivet au fil de l eau, dépôt immédiat des pièces das le SNE, etc. 42

40 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 4. Des impacts différets selo les acteurs et le cotexte du territoire d. Des impacts différets selo l optio qui sera prise quat à l acteur qui predra e charge la umérisatio et le partage des pièces (suite) Si l optio B est reteue : Optio A Numérisatio e itere par chacu des chargés de clietèle / d attributio o L orgaisme devra ivestir das du matériel de umérisatio si ce est pas déjà le cas. o Il devra former le ou les resposables de la umérisatio aux outils de umérisatio aisi qu aux modalités de dépôt des pièces das le SNE. o Il devra égalemet dégager du temps des persoes e place ou créer u ou de ouveaux postes, pour assurer cette ouvelle tâche. o Il coviet égalemet de défiir des cosiges claires sur la gestio des pièces, e lie avec les persoes resposables de l istructio des demades. Ue évolutio des systèmes d iformatio est égalemet à prévoir, afi d assurer la circulatio de l iformatio (otificatios suite à l ajout de pièces par exemple, etc.). o L avatage pricipal de cette optio cosiste à éviter aux chargés de clietèle / d attributio de predre e charge cette ouvelle tâche, afi qu ils puisset se cocetrer sur leur «cœur de métier». Par ailleurs, la cetralisatio représete des avatages e termes d «idustrialisatio» et de «stadardisatio» des pratiques. Si l optio C est reteue : Optio A Numérisatio e itere par chacu des chargés de clietèle / d attributio Optio B Numérisatio cetralisée e itere Optio B Numérisatio cetralisée e itere Optio C Numérisatio exteralisée (vers u acteur mutualisé localemet ou vers u prestataire idustriel) Optio C Numérisatio exteralisée (vers u acteur mutualisé localemet ou vers u prestataire idustriel) o L ivestissemet e moyes matériels ou humais supplémetaires sera réduit, et l orgaisme aura pas à former ses équipes à la umérisatio. o Il sera éamois écessaire d orgaiser la préparatio des pièces et leur achemiemet vers le prestataire. CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS 43

41 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité 5. Feuille de route à l attetio des services eregistreurs et istructeurs Afi de se préparer au mieux à la mise e place du «dossier uique», tout service eregistreur ou istructeur pourra suivre la feuille de route suivate : CHAPITRE 2 : LES IMPACTS OPÉRATIONNELS Resposable Cotributeurs Echéace Statut 1. Commuiquer, e itere, sur la réforme Il s agit d ue commuicatio e itere, à l attetio de l esemble des collaborateurs, des différets services. La commuicatio extere, auprès du demadeur, devra être défiie e parteariat avec l esemble des acteurs du territoire. 2. Orgaiser ue réuio itere de présetatio et de sesibilisatio Cette réuio s adresse à l esemble des agets potetiellemet impactés par la mise e place du «dossier uique», afi de les sesibiliser sur les impacts et les faire participer à la réflexio sur les optios et décisios à predre e itere. 3. Repeser so processus actuel de gestio de la demade Ce poit est crucial et e devra pas être omis : e effet, avat de représeter ue foctioalité «techique», la mise e place du «dossier uique» devra être étudiée sous l agle orgaisatioel et procédural, afi de mettre e évidece les impacts sur le processus actuel de gestio des demades. 4. Choisir l optio «techique» pour la gestio des pièces (cf. chapitre 4) Il s agit de choisir etre la gestio via l outil Web du SNE (Web App) et la gestio via l applicatif de gestio privatif iterfacé avec le SNE (Web Services). 5. S équiper pour la umérisatio et former les agets à la umérisatio Cette actio est pas systématique et déped de l optio qui sera prise quat au choix des modalités de umérisatio. Cette feuille de route sera ajustée et complétée e foctio du cotexte de chaque acteur aisi que du cotexte du territoire, e lie avec les règles départemetales (ou régioales e Ile-de- Frace) qui serot défiies et qui s appliquerot localemet (cf. chapitre 3). 44

42 Chapitre 3 Les règles locales à défiir à l échelle du départemet (ou de la régio e Ile-de- Frace) 45

43 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité Les règles départemetales* à défiir CHAPITRE 3 : Les règles locales Le «dossier uique», état partagé etre tous les acteurs d u même départemet (ou de la régio e Ile-de-Frace), écessite la défiitio de règles de gestio et d orgaisatio commues, écessaires à sa boe mise e œuvre et à so bo foctioemet. Les DREAL, e collaboratio avec les AR Hlm, assuret le pilotage et le suivi de la défiitio de ces règles, qui devrot être reprises das les covetios prévues au III du R du CCH, etre le préfet et les services eregistreurs. Ue fois ces règles défiies, le gestioaire territorial aura pour missio de veiller à leur applicatio par les différets acteurs. Ces règles pourrot être ajustées au fil du temps, au vu de leur mise e œuvre cocrète. * Ou régioales e Ile-de-Frace 46

44 Miistère du Logemet de l Égalité des territoires et de la Ruralité Les règles départemetales* à défiir a. La umérisatio et le partage des pièces La dispositio de la loi ALUR relative au «dossier uique» implique que toute pièce fourie à u momet doé par u demadeur doit être partagée avec les autres acteurs sur le Système Natioal d Eregistremet. Plus particulièremet, les acteurs à l origie d ue demade expresse de pièces doivet les mettre à dispositio des autres acteurs du territoire : ils ot doc la resposabilité de la umérisatio puis du dépôt de ces pièces. E ce qui cocere les pièces déposées «spotaémet» par les demadeurs, elles devrot être traitées coformémet à ue règle départemetale* à défiir. Ue première série de règles départemetales* devra doc être établie afi que l esemble des acteurs s accordet sur les modalités de umérisatio et de partage des pièces. Ces règles pourrot otammet porter sur : Le momet opportu de demader les pièces de l istructio Afi d éviter des iégalités de traitemet etre les demadeurs et/ou etre les orgaismes, et pour optimiser l itervetio de chaque acteur, les acteurs devrot se mettre d accord sur le momet opportu où demader les pièces du dossier à u demadeur (relativemet e amot du processus, proche de l eregistremet ou plus tardivemet e vue de la présetatio du dossier e CAL). Cette règle pourra otammet varier e foctio du délai moye de satisfactio des demades sur le territoire. Elle pourra égalemet s appliquer différemmet pour certais types de pièces : à titre d exemple, sur des territoires détedus, il pourrait être suggéré de fourir relativemet tôt le justificatif de reveu fiscal de référece. Le délai pour la umérisatio et le dépôt des pièces Pour rappel, u décret à paraître, portat diverses dispositios modifiat le CCH (dot l article R ), fixe u délai maximal de 15 jours, au-delà duquel le demadeur peut saisir le représetat de l Etat sur so territoire si les pièces trasmises à u service eregistreur ou istructeur ot pas été umérisées et partagées. Les acteurs pourrot commuémet décider de réduire ce délai (à iterpréter comme u délai «maximal») de maière géérale ou bie das des cas spécifiques tels qu u passage e CAL très prochai. E effet, ce délai de 15 jours pose la questio de la gestio de l «etre-deux» pour les autres acteurs, das le cas où ils souhaiteraiet cosulter u dossier dot ue ou plusieurs pièces ot été fouries à u autre acteur et sot doc e cours de umérisatio. CHAPITRE 3 : Les règles locales * Ou régioales e Ile-de-Frace 47