GUIDE MONDIAL DES RÈGLEMENTS FINANCIERS D AMERICAN EXPRESS MAI 2011
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- Thibaud Gignac
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1 GUIDE MONDIAL DES RÈGLEMENTS FINANCIERS D AMERICAN EXPRESS MAI 2011 SERVICES AUX MARCHANDS MONDIAL
2 American Express Travel Related Services Company, Inc. Tous droits réservés. Le présent document contient des secrets commerciaux ainsi que des renseignements confidentiels et sensibles, et aucune partie ne doit être divulguée à un tiers ni reproduite sous quelque forme que ce soit ni par aucun moyen, électronique ou mécanique, y compris un système d archivage et de recherche d information, sans le consentement préalable écrit et explicite d American Express Travel Related Services Company, Inc.
3 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers Demande de clarification sur le document Suivez les instructions ci-dessous pour nous signaler qu une partie du texte doit être clarifiée ou qu elle comporte une erreur selon vous. Envoyez un courriel avec vos questions ou vos commentaires à «SpecQuestions@aexp.com» et fournissez les renseignements suivants : Renseignements sur le demandeur : Date de la demande Nom, titre et adresse électronique Entreprise Adresse de l entreprise Numéro de téléphone de la personne-ressource Nom du représentant ou de la personne-ressource d American Express Titre des spécifications Date de parution des spécifications Numéro de la page Numéro de la section Vous pouvez aussi envoyer une copie de la page visée du document. Vous recevrez une confirmation que nous avons reçu votre demande dans les trois à cinq jours ouvrables. Toute modification, correction ou clarification sera intégrée à la prochaine version du document. Pour toute question sur les modifications apportées aux fonctions existantes, communiquez avec votre représentant American Express. Mai 2011 ( ) i
4 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express Page intentionnellement laissée en blanc. ii ( ) Mai 2011
5 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers Sommaire des changements Section Numéro du champ Description Incidence pour les présentateurs Message d accusé de réception de fichiers et rapport de validation S.O. Nouveau texte ajouté pour inclure le nouveau rapport sommaire. nouvelle option, aucune nouvelle certification requise 4.2 Enregistrement Fiche opération de base (FOB) Champ 31 : Code de commerce électronique Ajout de texte pour préciser que si ce champ n est pas utilisé, il doit être rempli de caractères espaces. Ajout pour clarifier le texte existant 4.5 Enregistrement Fin de lot d opérations (FLO) Champ 4 : Réservé Nouvelle utilisation du champ : Numéro_de_marchand_de_l agent_de_s ervice; champ obligatoire pour les agents de service des États-Unis ayant conclu une entente avec American Express. Obligatoire pour les agents de service ayant conclu une entente avec American Express 5.1 Enregistrement FOS pour le secteur du transport aérien Champ 6 : type d opération Texte ajouté pour faire référence au champ 8, Type de document. Ajout pour clarifier le texte existant 5.6 Enregistrement FOS pour le secteur de l hébergement Champs 10, 13 et 16 : tarif hôtelier 1 à 3 Ajout d exigences en matière de certification pour les sociétés de traitement et les fournisseurs de logiciels. Ajout pour clarifier le texte existant 5.10 Enregistrement FOS pour le secteur des voyages et des croisières Champ 35 : Date d inscription à l hôtel Texte ajouté pour fournir plus d information sur les opérations dans le secteur des voyages et des croisières. Ajout d exigences en matière de certification pour les sociétés de traitement et les fournisseurs de logiciels. Ajout pour clarifier le texte existant Champ 36 : Date de départ de l hôtel Texte ajouté pour fournir plus d information sur les opérations dans le secteur des voyages et des croisières. Ajout d exigences en matière de certification pour les sociétés de traitement et les fournisseurs de logiciels. Ajout pour clarifier le texte existant Champ 38 : Tarif hôtelier 1 Texte ajouté pour fournir plus d information sur les opérations dans le secteur des voyages et des croisières. Ajout d exigences en matière de certification pour les sociétés de traitement et les fournisseurs de logiciels. Ajout pour clarifier le texte existant Champ 39 : Nombre de nuitées au tarif hôtelier 1 Texte ajouté pour fournir plus d information sur les opérations dans le secteur des voyages et des croisières. Ajout pour clarifier le texte existant Champ 40 : Nom de l hôtel Texte ajouté pour fournir plus d information sur les opérations dans le secteur des voyages et des croisières. Ajout pour clarifier le texte existant Messages d erreur Messages d erreur Ajout des nouveaux codes 2064, 4023, 4024 et Fourni à titre informatif, aucune certification requise Mai 2011 ( ) iii
6 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express Table des matières 1.0 Introduction Aperçu Qui devrait utiliser ce guide Structure du document Sommaire des changements Marques de révision Contenu Calendrier de parution Parution semestrielle Documents connexes Aperçu du processus de présentation du fichier Étapes de mise en œuvre du projet Planification Développement de logiciel Essais et obtention d une certification pour les champs facultatifs et obligatoires Production Résumé des règlements financiers Fichier de règlements financiers Message d accusé de réception de fichiers et rapport de validation Contrôle de la qualité Contrôle de la qualité des données Exigences relatives à la sauvegarde des données Exigences relatives au contrôle Aperçu du fichier de règlements financiers Types d enregistrement du fichier de règlements financiers Enregistrement En-tête du fichier des opérations (EFO) Enregistrement Fiche opération de base (FOB) Enregistrement Fiche opération détaillée (FOD) Enregistrement Fiche opération supplémentaire (FOS) Enregistrement Fin de lot d opérations (FLO) Enregistrement Sommaire du fichier des opérations (SFO) Établissement de l équilibre et rapprochement Exemples de séquences d enregistrements de fichiers de règlements financiers Fichier sans enregistrements facultatifs FOD ou FOS Fichier avec des enregistrements FOD facultatifs, des FOS Renseignements sur l établissement obligatoires et des FOS Secteur d activité précis ou non précis facultatifs iv ( ) Mai 2011
7 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers Fichier contenant plusieurs numéros d établissement Fichier contenant plusieurs devises et plusieurs numéros d établissement Types d enregistrement compris dans le fichier de règlements financiers Enregistrement En-tête du fichier des opérations (EFO) Enregistrement Fiche opération de base (FOB) Enregistrement Fiche opération détaillée (FOD) Enregistrement Fiche opération supplémentaire (FOS) Enregistrement Fin de lot d opérations (FLO) Enregistrement Sommaire de fichier des opérations (SFO) Enregistrements Fiche opération supplémentaire (FOS) pour un secteur d activité précis Enregistrement FOS pour le secteur du transport aérien Enregistrement FOS pour le secteur de la location de voitures Enregistrement FOS pour le secteur des services de communication Enregistrement FOS pour le secteur du divertissement et les billetteries Enregistrement FOS pour le secteur des assurances Enregistrement FOS pour le secteur de l hébergement Enregistrement FOS pour le secteur du transport ferroviaire Enregistrement FOS pour le secteur de la restauration Enregistrement FOS pour le secteur de la vente au détail Enregistrement FOS pour le secteur des voyages et des croisières Enregistrements Fiche opération supplémentaire (FOS) pour un secteur d activité non précis Enregistrement FOS pour les données de niveau 2 des Solutions d achat pour les entreprises (SAPE) Enregistrement FOS Programme de paiements différés Enregistrement FOS pour les opérations EMV (Cartes à puce) Enregistrement FOS pour les renseignements sur l établissement Annexe Messages d erreur de validation Intervalle de codes d erreur Messages d erreur en ordre numérique Messages d erreur classés par type d enregistrement Validation des numéros de l établissement et du compte-carte Aperçu de la validation des numéros de l établissement et du compte-carte Calcul du chiffre de contrôle du numéro d établissement (Modulo 9) Calcul du chiffre de contrôle du numéro du compte-carte (Modulo 10) Liste des mises à jour Mai 2011 ( ) v
8 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express Figures 1 Étapes de mise en œuvre des Règlements financiers Mondial Tableau illustrant les différentes étapes de transmission du fichier de règlements financiers... 8 vi ( ) Mai 2011
9 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers 1.0 Introduction 1.1 Aperçu Le présent guide contient des renseignements de programmation et des spécifications pour les règlements financiers American Express. 1.2 Qui devrait utiliser ce guide Le GMRF est rédigé pour les marchands, les sociétés de traitement indépendantes autorisées, les fournisseurs de logiciels et les programmeurs indépendants. Dans le présent document, les termes marchand, établissement et établissement affilié à Amex font référence à une entreprise qui est autorisée à accepter des Cartes American Express et (ou) des Cartes émises par des partenaires d American Express comme mode de paiement pour des biens et (ou) des services. Le terme présentateurs fait référence aux marchands, aux sociétés de traitement indépendantes autorisées et aux fournisseurs de services de paiement (FSP) qui présentent des fichiers de règlements financiers à American Express aux fins de paiement. 1.3 Structure du document Cette section décrit la structure du guide et énumère ses différentes sections, avec leur description. Il explique aussi le processus de communication des mises à jour et leur date de communication Sommaire des changements Le GMRF présente au début un sommaire des changements qui décrit les modifications apportées. Voici les renseignements que ce sommaire fournit : la section où le changement a été apporté une brève description du changement la date initiale d intégration du changement au guide Marques de révision Tout au long du guide, les sections modifiées sont indiquées par une marque de révision. Celle-ci figure dans la marge, immédiatement à côté du texte modifié. Elle ressemble à ceci : Mai 2011 ( ) 1
10 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express Contenu Le guide comprend les sections suivantes : 1.0 Introduction Donne un vue d ensemble du guide, de son contenu, de sa présentation et du calendrier de parution. 2.0 Aperçu du processus de présentation du fichier 3.0 Aperçu du fichier de règlements financiers 4.0 Types d enregistrement compris dans le fichier de règlements financiers 5.0 Enregistrements Fiche opération supplémentaire (FOS) pour un secteur d activité précis Donne un aperçu du processus des règlements financiers et un résumé des étapes de la mise en œuvre du projet. Fournit un aperçu du fichier de règlements financiers et explique les enregistrements qui y sont associés, entre autres en donnant des exemples de séquences d enregistrements relatives aux différents types d enregistrements Contient les sous-sections suivantes, qui décrivent en détail les exigences à remplir pour les différents types d enregistrement de base qui peuvent être utilisés dans le fichier de règlements financiers. Les enregistrements FOS sont expliqués en détail dans les sections 5.0 et 6.0 : 4.1 Enregistrement En-tête du fichier des opérations (EFO) 4.2 Enregistrement Fiche opération de base (FOB) 4.3 Enregistrement Fiche opération détaillée (FOD) 4.4 Enregistrement Fiche opération supplémentaire (FOS) 4.5 Enregistrement Fin de lot d opérations (FLO) 4.6 Enregistrement Sommaire de fichier des opérations (SFO) Contient les sous-sections suivantes, qui décrivent les exigences touchant aux enregistrements FOS pour un secteur d activité précis qui peuvent être utilisés dans le fichier de règlements financiers : 5.1 Enregistrement FOS pour le secteur du transport aérien 5.2 Enregistrement FOS pour le secteur de la location de voitures 2 ( ) Mai 2011
11 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers Contenu (suite) 5.0 Enregistrements Fiche opération supplémentaire (FOS) pour un secteur d activité précis (suite) 6.0 Enregistrements Fiche opération supplémentaire (FOS) pour un secteur d activité non précis 5.3 Enregistrement FOS pour le secteur des services de communication 5.4 Enregistrement FOS pour le secteur du divertissement et les billetteries 5.5 Enregistrement FOS pour le secteur des assurances 5.6 Enregistrement FOS pour le secteur de l hébergement 5.7 Enregistrement FOS pour le secteur du transport ferroviaire 5.8 Enregistrement FOS pour le secteur de la restauration 5.9 Enregistrement FOS pour le secteur de la vente au détail 5.10 Enregistrement FOS pour le secteur des voyages et des croisières Contient les sous-sections suivantes, qui décrivent les exigences touchant aux enregistrements FOS pour un secteur d activité non précis qui peuvent être utilisés dans le fichier de règlements financiers : 6.1 Enregistrement FOS pour les données de niveau 2 des Solutions d achat pour les entreprises (SAPE) 6.2 Enregistrement FOS Programme de paiements différés 6.3 Enregistrement FOS pour les opérations EMV (Cartes à puce) 6.4 Enregistrement FOS pour les renseignements sur l établissement 7.0 Annexe Contient les sous-sections suivantes : 7.1 Messages d erreur de validation 7.2 Validation des numéros de l établissement et du compte-carte 8.0 Liste des mises à jour Dresse la liste des changements apportés à chaque mise à jour du document. Mai 2011 ( ) 3
12 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express 1.4 Calendrier de parution La présente section précise comment les changements apportés aux spécifications techniques sont communiqués Parution semestrielle Le Réseau American Express publie les spécifications techniques deux fois par année, soit en avril et en octobre. Les changements apportés qui requièrent des mises à jour techniques pour être mis en œuvre ou pris en charge, ainsi que toute exigence relative à la certification et les dates de conformité, seront communiqués six mois avant leur publication dans un Avis de changements apportés aux spécifications. Des bulletins techniques peuvent aussi être utilisés pour communiquer des changements apportés en-dehors des dates de parution d avril et d octobre Avis de changements apportés aux spécifications Les avis de changements apportés aux spécifications sont aussi diffusés deux fois par année, soit en avril et en octobre. Chaque numéro présente les modifications qui seront apportées aux fonctions ou aux caractéristiques existantes ainsi que les fonctions et les caractéristiques qui seront ajoutées. Ces changements et ces ajouts seront intégrés à la prochaine version des spécifications techniques. Ainsi, les changements publiés dans l Avis de changements apportés aux spécifications d avril seront intégrés à la version d octobre des spécifications techniques. Et les changements publiés dans l Avis de changements apportés aux spécifications d octobre seront intégrés à la version d avril des spécifications techniques Bulletins techniques American Express communiquera tout changement apporté en-dehors des parutions d avril et d octobre dans des bulletins techniques. Ceux-ci fournissent habituellement le même degré de renseignements que les avis de changements apportés aux spécifications, y compris une description du changement et les incidences technique et commerciale que le changement pourrait avoir pour les clients. Les bulletins techniques peuvent aussi fournir des renseignements sur les modifications, les corrections et les clarifications annoncées dans des spécifications techniques précédentes. Les changements expliqués dans les bulletins techniques seront intégrés à la prochaine version des spécifications techniques. 4 ( ) Mai 2011
13 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers 1.5 Documents connexes Guide mondial des autorisations des opérations de crédit d American Express Liste de codes et guide d information Règlements financiers mondiaux d American Express Spécifications mondiales Notification pour les fichiers de règlements financiers d American Express Guide de transmission réseau pour l acceptation et le traitement des opérations portées à la Carte American Express pour le Canada et les États-Unis Mai 2011 ( ) 5
14 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express Page intentionnellement laissée en blanc. 6 ( ) Mai 2011
15 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers 2.0 Aperçu du processus de présentation du fichier La présente section donne un résumé des étapes de mise en œuvre du projet et un aperçu du processus des règlements financiers. 2.1 Étapes de mise en œuvre du projet La figure 1 résume les principales étapes de mise en œuvre des Règlements financiers Mondial pour un nouveau présentateur. Ces étapes sont décrites aux pages suivantes. Planification Planification technique Sélection de la méthode de transmission Établissement de l échéancier Développement de logiciel Essais Fichier de règlements financiers Routines de mise en forme des données Établissement de l équilibre et rapprochement Fichier d essai Certification d American Express Production Transmission normale Figure 1 Étapes de mise en œuvre des Règlements financiers Mondial Planification Si vous êtes un nouveau présentateur, votre première communication se fera avec un représentant d American Express. Ce dernier coordonnera le projet pour American Express et vous aidera à gérer le développement et les essais de votre logiciel pour les règlements financiers. Veuillez noter les coordonnées de votre représentant. Ce dernier sera votre personne-ressource principale à American Express jusqu à ce que les essais soient complétés et que vous soyez prêt à produire des fichiers de règlements financiers. Votre première tâche consiste à choisir une méthode de transmission électronique prise en charge par American Express pour transférer les données relatives aux règlements financiers. De plus, au moment des premières communications, les représentants de votre entreprise et American Express choisissent les services et établissent un échéancier. Mai 2011 ( ) 7
16 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express Développement de logiciel Votre principale tâche ayant trait à l étape du développement consiste à programmer le logiciel en intégrant les caractéristiques principales suivantes (voir la figure 2) : Fichier de règlements financiers Voir les exigences, à partir de la page 20. Validation des numéros de l établissement et du compte du titulaire de la Carte Voir page 355. Établissement de l équilibre et rapprochement Voir page 23. Après avoir choisi une option de transmission, vous devez établir des procédures de protocole de communication à l aide du ou des guides de transmission fournis par American Express, avant de développer votre logiciel pour les règlements financiers. Votre représentant peut vous aider à respecter les spécifications d American Express en matière de disposition de fichiers. Vous pourrez ensuite produire un fichier de règlements financiers d essai qui sera transmis à American Express aux fins de certification. Figure 2 Tableau illustrant les différentes étapes de transmission du fichier de règlements financiers 8 ( ) Mai 2011
17 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers Essais et obtention d une certification pour les champs facultatifs et obligatoires American Express procède à une série de vérifications sur des fichiers d essai pour s assurer que vos fichiers respectent toutes les exigences relatives aux formats et aux enregistrements. Si vous avez des questions pendant les essais, veuillez communiquer avec votre représentant d American Express. Après avoir développé votre logiciel, présentez un fichier d essai à American Express. S il ne satisfait pas aux exigences d American Express, une liste d erreurs vous sera envoyée afin que vous apportiez des correctifs. Une fois le ou les problèmes réglés, un autre fichier d essai devrait être transmis. Vous devez compléter avec succès cet essai pour obtenir votre certification d American Express. Ensuite, vous recevrez des directives concernant la production de fichiers de règlements financiers. Au cours de la première étape de planification du projet, vous recevrez des renseignements détaillés sur la création et la présentation de fichiers d essai et d autres procédures relatives à la certification. Au moment de la certification, les sociétés de traitement indépendantes et les fournisseurs autorisés doivent démontrer qu ils sont en mesure de transmettre des renseignements appropriés et significatifs dans certains champs facultatifs et dans tous les champs obligatoires. Des renseignements concernant les champs facultatifs devant être envoyés pendant la certification sont fournis dans le présent guide Production Après avoir été avisé par American Express que vous êtes autorisé à envoyer des données, vous pouvez commencer la transmission normale de fichiers de règlements financiers à American Express. Ces fichiers sont envoyés suivant un échéancier ayant fait l objet d une entente. Une fois que vous commencerez à transmettre des fichiers de production, vous recevrez les coordonnées d une nouvelle ressource pour du soutien à cette étape du projet. Mai 2011 ( ) 9
18 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express 2.2 Résumé des règlements financiers Vous faites appel aux Règlements financiers Mondial pour demander le paiement de toutes vos opérations autorisées effectuées par Carte American Express ou par Carte émise par un partenaire d American Express. Les sous-sections suivantes exposent en détail les nombreux types d enregistrements inclus dans le fichier de règlements financiers Fichier de règlements financiers Après avoir équilibré et rapproché les opérations de débit et de crédit, le présentateur crée un fichier de règlements financiers qui satisfait aux exigences exposées en détail dans les spécifications du présent guide (voir l aperçu à la page 20). Ce fichier est utilisé par les présentateurs afin de transmettre par voie électronique des données sur les opérations à American Express, aux fins de paiement. Le fichier de règlements financiers doit être conforme aux normes d American Express. Afin de maintenir un service à la clientèle de haute qualité et de respecter l esprit et la lettre des réglementations applicables, les présentateurs qui transmettent des données sur les opérations à American Express par l entremise du fichier de règlements financiers doivent satisfaire aux exigences exposées dans les spécifications du présent guide. Le fichier de règlements financiers doit être envoyé à American Express au moyen d une méthode de transmission électronique prise en charge par American Express. Dès la réception et l acceptation d un fichier de règlements financiers valide, American Express traite chaque opération afin de facturer les titulaires et de payer les établissements. 10 ( ) Mai 2011
19 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers Exigences relatives au fichier de règlements financiers La présente section contient des spécifications et des descriptions détaillées pour la création d un fichier de règlements financiers. Directives générales concernant l élaboration d un champ Sauf indication contraire : Toutes les données des fichiers doivent être transmises en code ASCII. Tous les champs alphanumériques doivent être en majuscules, justifiés à gauche et remplis de caractères espaces. Tous les champs numériques doivent être justifiés à droite, non signés et remplis de zéros. Les caractères standards et spéciaux suivants ne devraient figurer que dans les champs pour lesquels leur utilisation est appropriée ; p. ex., numéro de téléphone, adresse postale, adresse URL et adresse électronique. Caractère Nom 0 Chiffre zéro 1 Chiffre un 2 Chiffre deux 3 Chiffre trois 4 Chiffre quatre 5 Chiffre cinq 6 Chiffre six 7 Chiffre sept 8 Chiffre huit 9 Chiffre neuf a A Lettre minuscule et majuscule b B Lettre minuscule et majuscule c C Lettre minuscule et majuscule d D Lettre minuscule et majuscule e E Lettre minuscule et majuscule f F Lettre minuscule et majuscule g G Lettre minuscule et majuscule h H Lettre minuscule et majuscule i I Lettre minuscule et majuscule j J Lettre minuscule et majuscule k K Lettre minuscule et majuscule l L Lettre minuscule et majuscule m M Lettre minuscule et majuscule n N Lettre minuscule et majuscule o O Lettre minuscule et majuscule p P Lettre minuscule et majuscule q Q Lettre minuscule et majuscule r R Lettre minuscule et majuscule s S Lettre minuscule et majuscule t T Lettre minuscule et majuscule u U Lettre minuscule et majuscule v V Lettre minuscule et majuscule Caractère Nom w W Lettre minuscule et majuscule x X Lettre minuscule et majuscule y Y Lettre minuscule et majuscule z Z Lettre minuscule et majuscule & Perluète < > Chevrons, «infér. à» et «supér. à» Apostrophe (caractère frappé) * A commercial \ Barre oblique inverse { } Accolades [ ] Crochets Signe de cent $ Signe de dollar! Point d exclamation - Trait d union, signe négatif # Numéro, livre (poids) ( ) Parenthèses ouvrante ou fermante % Pour cent. Point + Plus? Point d interrogation / Barre oblique (virgule) _ Trait de soulignement á A minuscule avec accent aigu à A minuscule avec accent grave å A minuscule avec signe diacritique ä A minuscule avec tréma â A minuscule avec accent circonflexe ç C minuscule avec cédille é E minuscule avec accent aigu Caractère ê è ë í ì î ï ñ ó ô ò ö ú û ü ù Á Å Ä ß É Ê È Í Î Ñ Ó Ô Ö Ú Û Nom E minuscule avec accent circonflexe E minuscule avec accent grave E minuscule avec tréma I minuscule avec accent aigu I minuscule avec accent grave I minuscule avec accent circonflexe I minuscule avec tréma N minuscule avec tilde O minuscule avec accent aigu O minuscule avec accent circonflexe O minuscule avec accent grave O minuscule avec tréma U minuscule avec accent aigu U minuscule avec accent circonflexe U minuscule avec tréma U minuscule avec accent grave A majuscule avec accent aigu A majuscule avec signe diacritique A majuscule avec tréma eszett (s pointu) E majuscule avec accent aigu E majuscule avec accent circonflexe E majuscule avec accent grave I majuscule avec accent aigu I majuscule avec accent circonflexe N majuscule avec tilde O majuscule avec accent aigu O majuscule avec accent circonflexe O majuscule avec tréma U majuscule avec accent aigu U majuscule avec accent circonflexe Mai 2011 ( ) 11
20 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express Exigences relatives au fichier de règlements financiers (suite) Champs obligatoires et facultatifs Tous les champs décrits comme obligatoires doivent être remplis avec les données alphanumériques ou numériques appropriées, comme il est indiqué. Tous les champs décrits comme non obligatoires devraient être remplis avec les données appropriées si celles-ci peuvent être lues sur le reçu d opération initial ou obtenues au moyen d un autre média prenant en charge l opération. Sauf indication contraire, si les renseignements ne sont pas disponibles, les champs alphanumériques devraient être remplis de caractères espaces, et les champs numériques, de zéros. Les champs pour usage réservé devraient être remplis de caractères espaces ou de zéros, selon le champ. Fichiers et enregistrements de taille variable Au besoin, les enregistrements de taille variable peuvent servir à réduire la taille totale du fichier. Ils sont identiques aux enregistrements de taille fixe, sauf pour ce qui est de la fin, où le champ POUR USAGE RÉSERVÉ, rempli de caractères espaces, est remplacé par le caractère délimiteur de fin de champ «0A» (hexadécimal), un caractère interligne de la norme ASCII. Pour plus de renseignements concernant l utilisation des fichiers et des enregistrements de taille variable, veuillez communiquer avec votre représentant d American Express. 12 ( ) Mai 2011
21 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers Message d accusé de réception de fichiers et rapport de validation À moins d avis contraire de la part du présentateur, American Express enverra un message d accusé de réception de fichiers pour confirmer la réception du fichier de règlements financiers du présentateur. De la même manière, American Express peut aussi produire un rapport de validation des fichiers qui présente l état et les résultats du traitement du fichier de règlements financiers. Ces deux documents constituent les principaux moyens utilisés pour préciser l état d un fichier. Le message d accusé de réception de fichiers peut être transmis dans deux formats : courriel et fichier «.txt». Il contient l information suivante : Date de la présentation du fichier Numéro de référence Numéro de séquence Numéro de suivi du fichier Après avoir traité le fichier, American Express envoie un rapport de validation des fichiers dans l un des trois formats offerts : fichier de données brutes, fichier «.txt» ou sommaire «.txt». Ce rapport fournit l information suivante : date et heure auxquelles le rapport a été créé numéro de suivi du fichier date et heure auxquelles le fichier a été créé par le présentateur date et heure auxquelles American Express a reçu le fichier état du fichier de règlements financiers code et nom du présentateur numéro de référence du fichier du présentateur nombre de débits et pseudo-montant des débits nombre de crédits et pseudo-montant des crédits nombre total de transactions, sans égard au type (débit ou crédit) pseudo-montant de toutes les opérations, sans égard au type (débit ou crédit) En plus des renseignements ci-dessus, le fichier de données brutes et le fichier «.txt» fournissent les renseignements suivants : renseignements sur les enregistrements refusés renseignements sur les enregistrements acceptés, mais contenant des erreurs renseignements sur les lots mis en attente, le cas échéant En plus de tous les renseignements ci-dessus, le fichier de données brutes fournit aussi les renseignements suivants : enregistrements refusés du fichier de règlements financiers initial Mai 2011 ( ) 13
22 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express Message d accusé de réception de fichiers et rapport de validation (suite) Si la fonction d envoi d avis est désactivée, American Express communiquera avec le présentateur quand un fichier entier est refusé. Sinon, aucun avis n est envoyé pour les transactions ou les lots refusés. Pour en savoir plus, consultez les Spécifications mondiales Notification pour les fichiers de règlements financiers, au 14 ( ) Mai 2011
23 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers 2.3 Contrôle de la qualité La présente section décrit bon nombre de mesures de contrôle de la qualité. Ces dernières sont présentées dans les sous-sections suivantes : Contrôle de la qualité des données Fournit des directives qui permettent de prévenir et de corriger les erreurs de données et la présentation de numéros de compte-carte invalides Exigences relatives à la sauvegarde des données Résume les règles édictées par American Express relativement à la sauvegarde des données et aux documents sources Exigences relatives au contrôle Décrit les méthodes utilisées pour prévenir la présentation en double de fichiers et d enregistrements de règlements financiers Contrôle de la qualité des données La présente section explique comment prévenir et corriger les problèmes de données, dont les suivants : Erreurs de saisie des données Numéros de compte-carte invalides Erreurs de saisie des données Il incombe aux marchands American Express qui font affaire avec le service Règlements financiers Mondial de présenter à American Express des renseignements exacts et complets sur l opération. Les éléments de données essentiels d une opération sont les suivants : Le numéro d établissement La date de l opération Le montant de l opération Le numéro de compte principal American Express peut vous demander périodiquement d envoyer des copies de vos documents sources (bordereaux de débits et (ou) de crédits papier) afin de vérifier si vos fichiers sont exacts et complets. Mai 2011 ( ) 15
24 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express Numéros de compte-carte invalides Un numéro de compte-carte est invalide s il échoue à l une ou l autre des routines de validation suivantes, qui doivent être intégrées à votre logiciel de règlements financiers - Mondial : Validation des numéros de compte Calcul du chiffre de contrôle du numéro du compte-carte (Modulo 10) Pour plus de renseignements, voir les pages 355 et 359 respectivement Exigences relatives à la sauvegarde des données La présente section contient des directives relatives à la sauvegarde des données de règlements financiers. La copie de sauvegarde servira en cas de problèmes imprévus de présentation ou de traitement des enregistrements et des fichiers. Les exigences d American Express prévoient ce qui suit : Sauvegarde des fichiers Conservation des documents sources Sauvegarde des fichiers American Express recommande aux marchands utilisant des fichiers de règlements financiers d en conserver des copies de sauvegarde électroniques ou magnétiques pendant une période d au moins 30 jours suivant la réception du paiement d American Express, ou selon la période prévue par l entente contractuelle. Ils pourront ainsi présenter une copie d un fichier de règlements financiers aux fins de paiement si le fichier original est perdu ou endommagé Conservation des documents sources En plus de faire une copie de sauvegarde du fichier électronique, les marchands devraient conserver toutes les données et tous les documents sources de chaque fichier de règlements financiers. Ces éléments servent de copie de sauvegarde de deuxième niveau, au cas où le fichier original et la copie de sauvegarde seraient tous deux perdus ou détruits. Les documents sources permettent également à American Express de faire des recherches pour répondre aux demandes de renseignements des titulaires. Des vérifications périodiques de la qualité des données peuvent également être effectuées si la documentation source originale est conservée. Les marchands American Express qui utilisent des fichiers de règlements financiers doivent conserver les documents sources pour une période de deux ans à partir de la date à laquelle le fichier de règlements financiers a été présenté à American Express, ou selon la période prévue par l entente contractuelle. 16 ( ) Mai 2011
25 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers Exigences relatives au contrôle Le respect des exigences relatives au contrôle permet d éviter la reproduction accidentelle d enregistrements et de fichiers de règlements financiers Contrôles visant à éviter les enregistrements en double American Express exige des marchands utilisant les fichiers de règlements financiers qu ils créent leurs propres pistes et contrôles de vérification afin de valider le nombre d éléments et d enregistrements ainsi que les valeurs totales des transactions. Ces contrôles sont essentiels pour éviter que des enregistrements figurent en double dans un fichier. Pour appuyer ces contrôles, American Express confirme la réception et le traitement des opérations, des lots ou des fichiers d un présentateur. Pour plus de renseignements, voir la page 13 ou les Spécifications mondiales Notification pour les fichiers de règlements financiers. Les présentateurs ne doivent pas envoyer de nouveau des fichiers dont la réception n a pas été confirmée, ni joindre des opérations déjà présentées ((c est-à-dire des opérations dont la réception n a pas été confirmée) à d autres fichiers, sauf si un représentant d American Express le leur demande Contrôles servant à désigner et à faire le suivi des fichiers American Express recommande fortement aux marchands d attribuer un NUMÉRO_DE_RÉFÉREN- CE_DU_FICHIER_DU_PRÉSENTATEUR unique à chaque fichier, car il sert à désigner le fichier et à faire les suivis pertinents, en plus de servir de référence dans le rapport de validation des fichiers. Cette valeur, combinée aux données des champs (CODE_DE_PRÉSENTATEUR et PSEUDO_MON- TANT_DES_DÉBITS par exemple) des enregistrements En-tête du fichier des opérations (EFO) et Sommaire du fichier des opérations (SFO), fournit un contrôle qui détermine l unicité de chaque fichier présenté pendant l année. Pour plus de renseignements sur ces champs, voir les renseignements sur les enregistrements EFO et SFO, à partir des pages 30 et 99 respectivement. Voici les pratiques recommandées par American Express pour déterminer l unicité des fichiers : Le champ NUMÉRO_DE_RÉFÉRENCE_DU_FICHIER_DU_PRÉSENTATEUR de l enregistrement EFO du premier fichier de règlements financiers présenté à American Express devrait avoir une valeur pouvant être augmentée de «1». Pour chaque fichier subséquent, la valeur de cette entrée devrait être augmentée de «1» pour éviter qu un même numéro de référence ne soit attribué à deux fichiers différents au cours de la même année. Le NUMÉRO_DE_SÉQUENCE_DU_FICHIER_DU_PRÉSENTATEUR peut aussi servir à numéroter séquentiellement des fichiers. Au moment de la certification, si les présentateurs indiquent qu ils désirent utiliser cette option, ce champ conditionnel devient obligatoire. Pour des renseignements concernant l utilisation de ce numéro attribué par le marchand, voir la page 34. Mai 2011 ( ) 17
26 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express Contrôles servant à désigner et à faire le suivi des fichiers (suite) Veuillez noter que le NUMÉRO_DE_RÉFÉRENCE_DU_FICHIER_DU_PRÉSENTATEUR est toujours obligatoire, bien que le NUMÉRO_DE_SÉQUENCE_DU_FICHIER_DU_PRÉSENTA- TEUR ne soit obligatoire que si son utilisation est précisée à la certification Suggestions pour la conservation de l information de contrôle Données à conserver (support papier ou électronique) aux fins de recherche et de contrôle : NUMÉRO_DE_RÉFÉRENCE_DU_FICHIER_DU_PRÉSENTATEUR NUMÉRO_DE_SÉQUENCE_DU_FICHIER_DU_PRÉSENTATEUR (si vous êtes certifié pour son utilisation) CODE_DE_PRÉSENTATEUR DATE_DE_CRÉATION_DU_FICHIER PSEUDO-MONTANT Nombre d enregistrements dans le fichier L état du fichier tel qu il est indiqué par American Express NUMÉRO_DE_SUIVI_DU_FICHIER tiré du rapport de validation des fichiers de règlements financiers * * Pour plus de renseignements, voir les Spécifications mondiales Notification pour les fichiers de règlements financiers American Express. 18 ( ) Mai 2011
27 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers Page intentionnellement laissée en blanc. Mai 2011 ( ) 19
28 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express 3.0 Aperçu du fichier de règlements financiers Cette section contient un aperçu de la structure du fichier de règlements financiers et des enregistrements correspondants. Les exemples dans cette section ne présentent que des enregistrements de données financières. Les enregistrements de transmission de fichiers et (ou) les chaînes de caractères associées aux protocoles de communications sous-jacents sont expressément omis. Un numéro d enregistrement séquentiel doit être attribué à chaque enregistrement afin de permettre à American Express de contrôler l intégrité et la continuité des données du fichier. Par exemple, l enregistrement En-tête du fichier des opérations (EFO) reçoit toujours la valeur « », et la valeur de chaque enregistrement subséquent du fichier doit être augmentée de «1» par rapport à celle de l enregistrement précédent. Le nombre d enregistrements par fichier ne doit pas dépasser ( ). Remarque : le type et la quantité d erreurs dans les enregistrements et (ou) les données de fichier, ainsi que leur gravité, déterminent si le fichier en entier, des opérations individuelles, ou un ou plusieurs lots seront refusés et retournés au présentateur pour qu il apporte des correctifs. Le format du rapport d erreurs relatif aux données refusées et son mode d envoi seront déterminés pendant la certification. Le présentateur est responsable de corriger les éléments refusés et de représenter le fichier à American Express pour la facturation aux titulaires et le paiement à l établissement. 20 ( ) Mai 2011
29 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers 3.1 Types d enregistrement du fichier de règlements financiers Enregistrement En-tête du fichier des opérations (EFO) L enregistrement En-tête du fichier des opérations (EFO) est toujours le premier enregistrement de données du fichier et correspond au plus haut niveau de contrôle d un fichier. Chaque fichier de règlements financiers ne peut avoir qu un enregistrement EFO, qui contient des renseignements comme la date et l heure ainsi que des codes ne servant qu à identifier le fichier Enregistrement Fiche opération de base (FOB) Le reçu d opération est un terme qu American Express utilise depuis longtemps pour parler de la facture ou du reçu de base associé à chaque opération de débit ou de crédit. Ce terme sera désigné dorénavant par enregistrement Fiche opération de base (FOB). Le FOB contient des renseignements relatifs à une seule opération par Carte, comme le numéro du compte principal, le numéro d établissement du marchand (aussi appelé numéro de marchand), le montant de l opération et d autres renseignements descriptifs ayant trait à l opération. Certains de ces renseignements peuvent figurer sur le relevé de facturation du titulaire. Tous les fichiers doivent contenir au moins un enregistrement FOB, sinon ils seront retournés au présentateur. Dans le fichier de règlements financiers, les renseignements sur l opération sont transmis à American Express dans le FOB obligatoire et les enregistrements FOD (Fiche opération détaillée) et FOS (Fiche opération supplémentaire) facultatifs Enregistrement Fiche opération détaillée (FOD) L enregistrement Fiche opération détaillée (FOD) est facultatif et contient des champs Montants additionnels qui servent à ventiler des montants facturés (p. ex., les taxes, les pourboires, les frais, les ajustements, etc.) qui sont des sous-totaux du champ MONTANT_DE_L OPÉRATION de l enregistrement FOB correspondant. Ces renseignements peuvent figurer sur le relevé détaillé du titulaire ou servir à répondre aux demandes de renseignements sur la facturation et à régler les différends. Les données de l enregistrement FOD sont utilisées conjointement avec celles des enregistrements FOB et FOS, afin de décrire intégralement chaque opération. Un seul FOD peut être présenté par FOB. Pour une séquence appropriée d enregistrements de fichiers, voir la page 25. Mai 2011 ( ) 21
30 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express Enregistrement Fiche opération supplémentaire (FOS) L enregistrement Fiche opération supplémentaire (FOS) contient des renseignements détaillés supplémentaires (p. ex., la description d un article, sa quantité et son coût unitaire), qui peuvent être intégrés au relevé détaillé du titulaire ou servir à répondre aux demandes de renseignements sur la facturation et à régler les différends. À l exception du FOS Renseignements sur l établissement, qui doit être envoyé par tous les présentateurs (marchands, sociétés de traitement et fournisseurs de logiciels) pour toutes les opérations, les autres enregistrements FOS, qu ils soient pour un secteur d activité précis ou non, sont facultatifs, sauf indication contraire dans l entente contractuelle. Veuillez toutefois noter qu un seul FOS pour un secteur d activité précis (c.-à-d., vente au détail, hébergement, divertissement et billetteries, location de voitures, assurances, transport aérien, transport ferroviaire, voyages et croisières, et communications) ou un seul FOS SAPE * peut être présenté avec chaque FOB. Voir les renseignements supplémentaires fournis à la page 266. Pour une séquence valable d enregistrements de fichiers, voir les pages 24 à Enregistrement Fin de lot d opérations (FLO) Le sommaire des opérations est un terme qu American Express utilise depuis toujours pour parler de l ensemble des reçus d opération contenus dans un fichier. Le terme «sommaire des opérations» sera désigné dorénavant par «enregistrement Fin de lot d opérations (FLO)». Les présentateurs doivent séparer en lots les enregistrements FOB du fichier de règlements financiers. Chaque lot doit être suivi d un enregistrement FLO. Chaque numéro d établissement peut servir à présenter des opérations dans une seule devise. Les marchands, les sociétés de traitement indépendantes autorisées et les fournisseurs de logiciels doivent obtenir une certification pour toutes les devises qu ils prévoient inclure dans les données de leurs fichiers de règlements financiers. Les présentateurs qui offrent leurs services à des marchands de divers pays doivent obtenir une certification avant de pouvoir utiliser un code de devise en particulier. Un code de marchand unique doit être attribué au présentateur pour chaque devise prise en charge. Pour en savoir plus sur la présentation d opérations en multiples devises ou demander l obtention d une certification, veuillez communiquer avec votre représentant d American Express. Les enregistrements FLO doivent regrouper les opérations par devise et par numéro d établissement. L enregistrement FLO contient des renseignements tels que le numéro d établissement, la date de création du FLO, le total du lot et la devise applicable à tous les enregistrements FOB, FOD et FOS d un lot. * SAPE = Solutions d achats pour les entreprises Anciennement appelées Carte affaires achats American Express (CAA). 22 ( ) Mai 2011
31 Rens. priv. et conf. d American Express Guide des règlements financiers Enregistrement Fin de lot de l opération (FLO) (suite) Dans le fichier de règlements financiers, le FLO sert de contrôle de deuxième niveau à l intérieur d un fichier et doit suivre le dernier enregistrement FOB, FOD ou FOS d un lot. Selon les lignes directrices d American Express en matière de règlements financiers, le montant du FLO doit équivaloir à la somme des FOB correspondants. Pour une séquence valable d enregistrements de fichiers, voir les pages 24 à Enregistrement Sommaire du fichier des opérations (SFO) L enregistrement Sommaire du fichier des opérations (SFO) est toujours le dernier enregistrement de données du fichier de règlements financiers. Chaque fichier ne présente qu un enregistrement SFO, qui contient l information de contrôle suivante : Nombre total d enregistrements de débit du fichier. Pseudo-montant de tous les débits du fichier. Nombre total d enregistrements de crédit du fichier. Pseudo-montant de tous les crédits du fichier. Pseudo-montant des opérations de tous les enregistrements du fichier (débits et crédits combinés) Établissement de l équilibre et rapprochement American Express exige que les montants FOB de votre fichier correspondent au total de l enregistrement FLO et au total de l enregistrement SFO. American Express ne peut traiter des fichiers de règlements financiers non équilibrés et peut refuser ceux qui sont reçus. Votre logiciel doit intégrer les processus d établissement de l équilibre et de rapprochement autorisés par American Express. Si vous avez des questions sur la mise en œuvre de ces processus, veuillez communiquer avec votre représentant d American Express. Mai 2011 ( ) 23
32 Guide des règlements financiers Rens. priv. et conf. d American Express 3.2 Exemples de séquences d enregistrements de fichiers de règlements financiers Fichier sans enregistrements facultatifs FOD ou FOS Tous les FOB qui figurent dans le fichier sont dans la même devise. Tous les FOB d un fichier ont le même numéro d établissement. Enregistrement EFO L enregistrement EFO doit être le premier enregistrement du fichier. Enreg. FOB Enregistrement FOB sans FOD ou FOS facultatifs. Enreg. FOS FOS Rens. sur l établissement, obligatoire pour chaque FOB. Enreg. FOB Enregistrement FOB sans FOD ou FOS facultatifs. Enreg. FOS FOS Rens. sur l établissement, obligatoire pour chaque FOB. Enreg. FOB Enregistrement FOB sans FOD ou FOS facultatifs. Enreg. FOS FOS Rens. sur l établissement, obligatoire pour chaque FOB. Enregistrement FLO L enregistrement FLO doit suivre le dernier FOS Renseignements sur l établissement du lot. Enregistrement SFO L enregistrement SFO doit être le dernier enregistrement du fichier. Remarque : si le système du marchand ou d une société de traitement indépendante autorisée crée plusieurs lots entre les envois, les présentateurs n ont pas besoin de regrouper tous les enregistrements dans un seul lot. Les divers lots correspondant à un numéro d établissement peuvent être présentés dans un même fichier, dans la mesure où un enregistrement FLO suit le dernier enregistrement FOB de chaque lot. 24 ( ) Mai 2011
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