Gestion des mandataires

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1 Gestion des mandataires SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Juin 2014

2 TABLE DES MATIÈRES GESTION DES MANDATAIRES... 1 VÉRIFICATION... 1 AJOUT D UN BÉNÉFICIAIRE/EMPLOYÉ... 2 La recherche d un IDUL... 3 La recherche par NOM... 4 La recherche par SERVICE... 4 Ajouter tous les employés d une unité administrative... 5 Retirer un IDUL de la liste... 7 MESSAGE D ERREUR... 9 Mise à jour d une liste d un mandataire i

3 Pour qu un utilisateur puisse saisir des formulaires de dépense pour un ou des employés de l Université Laval dans le module «Gestion formulaires de dépense», il doit obligatoirement avoir l IDUL de l employé dans sa liste de mandataire. L ajout de l IDUL doit être fait par le responsable de l unité, qu on appelle le gestionnaire des mandataires. Celui-ci doit avoir le menu suivant dans le logiciel PeopleSoft afin de pouvoir ajouter ou retirer un ou des IDULS de la liste d un mandataire. Gestion des mandataires Menu de gauche Gestion formulaire dépense Configuration formulaire Mandataire L écran suivant apparaîtra : Vérification Dans un premier temps, vous devez vérifier quels sont le ou les IDULS contenus dans la liste du mandataire ciblé. Pour notre exemple l utilisateur «DACAN». Inscrire l IDUL du mandataire dans le champ «Utilisateur» Cliquer sur le bouton Mise à jour d une liste d un mandataire 1

4 Actuellement, nous constatons que Darquise Cantin est définie comme mandataire pour trois personnes. Si vous éprouvez des difficultés à ajouter ou à retirer des données dans cette page, vous pouvez consulter un document explicatif sur la façon de rechercher l information, en cliquant sur le bouton d'aide Ajout d un bénéficiaire/employé Procéder de la façon suivante : Cliquer sur le bouton à droite de la liste pour ajouter une ligne. Inscrire l IDUL de l employé pour qui vous désirez que l utilisateur puisse saisir; l IDUL doit être inscrit en MAJUSCULE, sinon le message suivant apparaîtra. Mise à jour d une liste d un mandataire 2

5 Cliquer le bouton situé au bas de la page. L information liée à l IDUL s inscrira automatiquement sur la ligne. La recherche d un IDUL Cliquer la loupe à droite du champ «Opérateur autorisés» pour rechercher un IDUL. Par exemple, si l on recherche l IDUL de l employé Julie Thériault. Indiquer les deux premières lettres du prénom suivi des trois premières du nom de famille. Mise à jour d une liste d un mandataire 3

6 Sélectionner celui de l unité désiré, pour notre exemple celui de l unité L ajout de l IDUL de l employé ainsi que les informations associées à ce bénéficiaire s inscriront dans la liste du mandataire. La recherche par NOM Inscrire le nom et le prénom du bénéficiaire, séparés par une virgule. La recherche par SERVICE Si vous n êtes pas certain de l orthographe exacte du nom et ne possédez pas l IDUL du bénéficiaire, vous pouvez faire une recherche par Service. Inscrire le numéro de l unité dans le champ «Service» afin d afficher tous les IDULS des employés de l unité. Sélectionner celui désiré pour l ajouter à la liste. Mise à jour d une liste d un mandataire 4

7 Cliquer le bouton situé au bas de la page afin d enregistrer l ajout. Ajouter tous les employés d une unité administrative Inscrire le numéro de l unité administrative dans le champ «Service» Cliquer sur le bouton La liste des IDULS de l unité administrative sera copiée automatiquement dans la liste des opérateurs autorisés. Mise à jour d une liste d un mandataire 5

8 Pour notre exemple, nous obtenons une liste de 86 utilisateurs incluant les cinq qui étaient déjà dans la liste. Cliquer sur le bouton situé au bas de la page Vous obtiendrez le message suivant, indiquant qu'il y a des doublons, puisqu en ajoutant l'unité 16500, le système a dupliqué les cinq IDULS inscrits déjà dans la liste. Vous devrez supprimer les doublons ou tout supprimer et tout recopier à nouveau afin de vous assurer que le tout est conforme. Mise à jour d une liste d un mandataire 6

9 Retirer un IDUL de la liste Pour supprimer un IDUL, procéder de la façon suivante : Repérer l IDUL que vous désirez supprimer, par exemple LUADA5 Cliquer sur le bouton Vous obtiendrez le message suivant : Cliquer sur OK pour supprimer l enregistrement Enregistrer la modification avec le bouton situé au bas de la page. Si vous décidez d annuler l opération, cliquer sur le bouton. Mise à jour d une liste d un mandataire 7

10 Pour supprimer les bénéficiaires de toute une unité administrative, Indiquer le numéro de l unité administrative dans le champ «Service» Cliquer sur le bouton La liste des bénéficiaires faisant partie de l unité sera supprimée. Enregistrer la modification en cliquant sur le bouton situé au bas de la page. Une fois les IDULS des employés de l'unité administrative supprimés, il se peut qu'un certain nombre demeure inscrit. En voici les raisons: 1. IDULS des bénéficiaires qui ne sont pas ou plus rattachés à l'unité 16500; dans notre exemple, il reste un IDUL non rattaché à l unité et deux autres qui ont changé d unité administrative. Dans les deux cas, vous devrez les supprimer à l'aide du bouton. En laissant le champ service à blanc et en cliquant sur supprimer, la suppression des gens qui ne sont plus rattachés à aucun service s exécutera. Mise à jour d une liste d un mandataire 8

11 2. Certaines personnes ne faisant pas partie de l unité peuvent avoir été ajoutées par nécessité. Dans ce cas, aucune modification ne devrait être faite. ATTENTION : Vous pouvez refaire l'insertion du 16500, afin de remettre à jour tous les employés de l'unité. C'est une façon de faire rapide, lorsque plusieurs mouvements ont eu lieu dans une unité. MESSAGE D ERREUR Il se peut que l insertion d un IDUL échoue et que le champ devienne rouge. Vous devrez dans ce cas vous assurez que vous avez en main le bon IDUL, qu il est inscrit en MAJUSCULE ou que l IDUL de la personne que vous tentez d ajouter a le statut d employé. Rechercher l information concernant un IDUL en utilisant la loupe située à droite du champ «Opérateur autorisés», ou Utiliser le menu «Recherche info IDUL» en utilisant le lien «Recherche info IDUL» du menu de gauche dans PeopleSoft. Utiliser les champs «employé» si vous détenez le numéro d employé Mise à jour d une liste d un mandataire 9

12 Le code utilisateur ou une partie de celui-ci Le prénom suivi du nom, sans espace avec une virgule (cantin,darquise) dans le champ «nom». Vérifier le statut du bénéficiaire à partir du menu «Fournisseurs/Données fournisseurs/ajoute et mise à jour». En effet, si l IDUL du bénéficiaire est au statut étudiant vous ne pouvez pas l ajouter dans la liste de mandataire. N oubliez pas que l ajout d un IDUL dans la liste est autorisé seulement pour les employés de l Université Laval. Lorsqu un étudiant devient employé (c'est-à-dire qu il est à la fois employé non régulier ET étudiant) son statut de bénéficiaire garde en priorité son statut étudiant. Il faut attendre que le Mise à jour d une liste d un mandataire 10

13 Registraire désactive le statut d étudiant pour qu il devienne officiellement un employé si tel est le cas, ou qu'il devienne un employé «Régulier» par le Service des ressources humaines. Et si le statut est inactif peu importe la catégorie, c'est qu'il n'est ni étudiant, ni employé ou que ce bénéficiaire est en traitement dans le système des Ressources humaines ou du Registraire. Après avoir effectué différents menus et différentes façons de rechercher l information, si vous éprouvez toujours de la difficulté, n'hésitez pas à cliquer sur le bouton d'aide au haut de l'écran. Un document d'aide en ligne s'ouvrira, afin de mieux vous accompagner dans votre recherche. Si vous ne trouvez pas de réponse à vos interrogations, cliquer sur le lien "Question Mandataire" en nous mentionnant l information relative au problème rencontré. Question Mandataire Par la suite, cliquer sur «Envoyer». Celui-ci sera acheminé au Service des finances. Mise à jour d une liste d un mandataire 11