Bicanisation (Paie / Comptabilité)

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1 Bicanisation (Paie / Comptabilité) Avec l avènement du SEPA et des nouveaux formats de fichiers européens, le renseignement du RIB de vos tiers pour effectuer vos remises en banque ne sera plus suffisant. Chaque ordre de remise devra comporter vos références BIC/IBAN et celui de vos tiers. Pour émettre un virement au format SEPA, il est indispensable d utiliser les codes internationaux BIC (1) et IBAN (2) en remplacement du RIB utilisé jusqu à présent pour les virements nationaux. (1) BIC (Bank Identifier Code) permet d identifier une banque au niveau international (2) IBAN (International Bank Account Number) identifiant international de compte bancaire Les manipulations ci-dessous présentent le service de conversion des RIB en couple BIC IBAN. page 1

2 Les informations ci-dessous ont pour objectif de définir les codifications : RIB, IBAN et BIC. Le RIB, l IBAN et le BIC sont les 3 éléments nécessaires pour l automatisation et la fiabilité des transactions financières internationales. R I B Relevé d Identité Bancaire : Identifiant domestique du compte bancaire composé de 23 caractères alphanumériques comprenant : le code de la banque sur 5 caractères le code du guichet sur 5 caractères le numéro de compte sur 11 caractères la clé de contrôle : clé RIB sur 2 caractères Exemple : I B A N International Bank Account Number : Identifiant international du compte bancaire composé du RIB complété d un préfixe comportant 2 éléments : un code alphabétique de 2 lettres (norme ISO) permettant d identifier le pays où est tenu le compte - FR pour tous les comptes tenus en France 2 chiffres représentant la clé numérique qui permet de contrôler l ensemble de l IBAN suivant un mode de calcul universellement adopté. L IBAN d un compte bancaire français a une longueur fixe de 27 caractères alphanumériques (16 caractères pour la Belgique, 22 pour l Allemagne ) : 4 caractères pour le préfixe 23 caractères pour le RIB Pour faciliter la saisie, il est présenté par bloc de 4. Exemple : FR page 2

3 B I C Bank Identifier Code = Adresse SWIFT : Identifiant normalisé de la banque, mondialement reconnu. Il est composé de 8 caractères : le code de la banque sur 4 caractères le code du pays sur 2 caractères FR pour la France le code de la localisation sur 2 caractères (alphanumériques) PP pour Paris Exemple : BNORFRPP Il est possible de rencontrer des codes BIC sur 11 positions où est rajouté : le code du guichet domiciliataire sur 3 caractères Exemple : BNORFRPPBDX En revanche, les messages SWIFT (télématiques) ne contiennent que les codes BIC sur 8 positions. page 3

4 Préconisation : Avant toutes modifications nous vous rappelons qu il est important de réaliser une sauvegarde de vos bases de paie (*.prh) et/ou de compta (*.mae). Si vous le souhaitez, vous pouvez passer directement à la page numéro 7, si cela ne fonctionne pas vérifier les étapes de la page 4 à 6. Vérification si Sage Direct est activé : 1 - Ouvrir le logiciel Sage Direct 2 - Aller dans Outils / Assistant de configuration 3 - Cliquer sur suivant 4 - Vérifier s il y a l identifiant et le mot de passe en * de renseigné. Si ces informations ne sont pas présentes veuillez contacter Apogéa, Hotline APOGEA : du lundi au vendredi 8h30-12h30 / 13h30-18h00 (le vendredi 17h30) page 4

5 5 Si le point 4 est validé, vérifier la version dans Aide / A propos de Sage Direct minimum en version Pour information une version est disponible. 6 - Pour vérifier les droits d accès au portail Sage Outils / Options / Cliquer sur tester la connexion. Ce message doit s afficher. Si celui-ci ne s affiche pas veuillez vérifier votre connexion internet. page 5

6 7 Vérifier que le contrat «Enrichissement des coordonnées bancaires «est activé Tableau de bord / Cliquer sur contrat : Ce contrat doit être présent. 8 S il n est pas présent vous pouvez cliquer sur «Actualiser mes droits» : Si le contrat ne s affiche pas après avoir cliqué sur «Actualiser mes droits», contacter la Hotline APOGEA. 9 Actualisation des droits dans la paie : Code identique que Sage Direct. page 6

7 Procédure à effectuer dans la paie : Mise à jour du BIC dans la paie Liste / Fiches de personnel Onglet coordonnées / Cadre BIC Vérifier que le code pays est présent, procédure à partir de la page 13 pour la création d une GA. 1- Extraction des RIB vers SAGE DIRECT : 1-1 Dans le logiciel de paie?/mise à jour des coordonnées bancaires : page 7

8 Décocher pour extraire tous les RIB des salariés. page 8

9 1-2 Sage direct s ouvre et va passer par différentes étapes : Cliquer sur «Transmission des RIB» Sage direct va s ouvrir, les différents statuts s affichent : page 9

10 Une fois que le statut est RIB, cliquer sur bilan de retour dans SAGE DIRECT : Pour avoir le bilan de retour des Pour rectifier les diverses anomalies ci-dessus se référer page 13. Retourner dans la paie, fermer les fenêtres et continuer la procédure ci-dessous : page 10

11 2- Importation des RIB dans SAGE PAIE : page 11

12 Vous devez avoir cet écran, pour valider l importation des RIB. Vous avez la possibilité de refaire ces 2 manipulations ci-dessus plusieurs fois. page 12

13 3- Correction des diverses anomalies : Si dans le rapport d anomalies il y a «Code BIC non trouvé», nous allons devoir faire une GA dans la paie pour retrouver à qui appartienne les RIB erronés. 1-1 Création de la GA : GA / Modèles : Une fenêtre s ouvre, faire clic droit / créér et choisir Liste : page 13

14 Une fenêtre s ouvre, faire clic droit / Insérer : Une fenêtre s ouvre, double cliquer sur Immatriculation : page 14

15 Une fenêtre s ouvre, nous allons insérer les champs Matricule, Nom, Prénom : On double clique sur matricule et faire ok, puis double clique sur Nom, et double clique sur Prénom. Cliquer une fois sur la croix : page 15

16 Double cliquer sur Données banques Insérer Code banque 1 Insérer Code guichet 1 Insérer Numéro de compte 1 Insérer Clé RIB1 Insérer Code pays 1 Insérer Code IBAN 1 Insérer BIC 1 page 16

17 1 - Fermer la fenêtre. 2 - Mettre un titre et fermer cette fenêtre. 1-2 Edition de la GA : il faudra avoir calculé au préalable vos bulletins : GA / Edition : Dans modèles mettre «Tous» Double cliquer sur Contrôle RIB Faire OK page 17

18 Faire OK. Cocher «Salariés traités dans la période» si vous souhaitez recalculer les codes BIC seulement des salariés du mois en cours. Si vous décochez cette option, cela recalculera les BIC de tous vos salariés. Faire OK. Cocher Export Excel. Faire OK. page 18

19 Enregistrer votre fichier Excel sur votre bureau. 1-2 GA sous Excel : 1 Pour retrouver le salarié dont il ne sait pas calculer le BIC : - Prendre le bilan de retour de SAGE DIRECT 2 - Faire une recherche dans le fichier Excel de l IBAN avec les espaces exemple : FR ou faire un tri sur l IBAN. page 19

20 1-3 Exemple d anomalies : pour les IBAN en retour d anomalie sur le bilan de retour de SAGE DIRECT : 1 Salariés sortis. 2 Le code pays manquant ou pour les RIB étranger : Recontrôler si le code pays est présent. Si le code pays est étranger vérifier le code ISO ci-dessous, sinon reprendre le RIB du salarié et le vérifier en entier. Liste / Fiche de personnel / Onglet coordonnées Clic sur les / Puis sur le crayon et vérifier que le code ISO est renseigné. 3 - Pour le crédit mutuel les codes guichet ont changés il y a quelque temps mais le CM acceptant toujours les anciens RIB ils ressortent en erreur. page 20

21 Procédure à effectuer dans la comptabilité : Mise à jour du BIC dans la comptabilité Structure / Plan tiers / Onglet banque / Cadre code BIC 1- Extraction des RIB vers SAGE DIRECT : 1-1 Dans le logiciel de comptabilité Fichier / Outils / Enrichissement des coordonnées bancaires : page 21

22 Cocher Transmettre, saisir votre adresse mail et faire fin. 1-2 Sage direct s ouvre et va passer par différentes étapes : Cf pages 9 pour vérifier toutes les étapes de Sage Direct. Une fois que le statut est cliquer sur bilan de retour dans SAGE DIRECT : Pour avoir le bilan de retour des RIB, page 22

23 Grace à la raison sociale ou à la référence du tiers nous pouvons le retrouvé facilement contrairement à la paie et faire les corrections nécessaires. page 23

24 2 - Importation des RIB dans la comptabilité : page 24

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