DT ULYSSE V7: Quelques informations Utiles

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1 SERVICE ACADEMIQUE DES MISSIONS ET DEPLACEMENTS DT ULYSSE V7: Quelques informations Utiles I PRÉSENTATION GÉNÉRALE L application «DT-Ulysse» est liée à la dématérialisation complète des ordres de mission et des états de frais liés aux déplacements des personnels. Cet outil en ligne doit être utilisé pour tous les déplacements temporaires suivants : - déplacements dans le cadre des missions permanentes des personnels itinérants ou en services partagés - déplacements pour des réunions ponctuelles Ne sont pas concernés par DT-Ulysse les déplacements liés : - à la formation continue - aux examens et concours La démarche : L outil «DT-Ulysse» repose sur un système de rôles. Les 3 rôles essentiels sont les suivants : - le «missionné» : il s agit du personnel qui effectue le déplacement; - le «valideur hiérarchique» -VH1- : il s agit du supérieur hiérarchique du missionné, chargé de valider la saisie effectuée par le missionné et donc d approuver les déplacements. Dans le cas de réunions organisées par le rectorat, monsieur LAFOND-PUYET Gilbert, secrétaire général adjoint, assure la fonction de VH1. - le service gestionnaire (SG) : il s agit des gestionnaires du service académique des frais de déplacements chargés de la vérification des données saisies par le missionné. Cette application permet au missionné de suivre la progression de son dossier dans le circuit de validation et d opérer des requêtes sur les éléments le concernant en matière de frais de déplacement. Pour toutes les missions permanentes ou ponctuelles, la démarche se fait en deux étapes : a) Saisie d un ordre de mission dans l application par le missionné, validation par le valideur hiérarchique puis contrôle par le service gestionnaire. À l issue de cette première étape, le déplacement est autorisé ; b) Transformation de l ordre de mission en état de frais dans l outil par le missionné, validation par le valideur hiérarchique, contrôle par le service gestionnaire puis mise en paiement au moyen de l application comptable du budget de l Etat (CHORUS). 1

2 II CONNEXION à ULYSSE Vous pouvez vous connecter à DT Ulysse sur le site internet du rectorat. Allez dans le menu «Espace professionnel» à la rubrique «Ressources professionnelles» pour trouver le lien «DT Ulysse» puis cliquez sur «se connecter à l application». Utilisez l identifiant et mot de passe de votre messagerie. Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, connectez-vous à l adresse ci-dessous et suivez la procédure indiquée : Cliquez ensuite sur «gestion des personnels» puis sur «accès» sous «gestion des déplacements temporaires (DT)». III FICHE PROFIL Une fois que vous êtes connecté, la première démarche à opérer est de vérifier et de compléter votre fiche profil. Pour ce faire, dans la rubrique «menu», sélectionnez «Fiche profil». Il se peut que, sur certaines fiches profil, votre adresse mail professionnelle soit manquante. Vous voudrez bien la porter dans la rubrique « ». Cela vous permettra de recevoir les messages envoyés par l application DT Ulysse. Si votre adresse personnelle figurant dans votre fiche profil n est pas correcte, ne la corrigez pas mais avertissez le service gestionnaire de votre paye de votre changement d adresse. La mise à jour sera faite automatiquement dans DT Ulysse environ 2 mois plus tard (interface mensuelle entre les applications «paye» et «DT Ulysse». Les messages émanant DT Ulysse sont automatiquement envoyés à votre adresse professionnelle (celle qui se termine et pas à une autre. Donc, veuillez ne pas effacer celle-ci pour la remplacer par une autre adresse courriel. Il vous appartient de consulter régulièrement votre boîte professionnelle pour lire les messages de DT Ulysse sur la progression de vos ordres de mission et de vos états de frais de déplacements. En ce qui concerne votre véhicule personnel, il vous appartient d en indiquer les caractéristiques dans votre fiche profil (si cela n est pas déjà fait) et de compléter les coordonnées de votre assurance personnelle. A T T E N T I O N : Il est fortement déconseillé d utiliser deux véhicules pour les personnes remboursées sur le tarif kilométrique voiture. En effet, il n existe aucun report automatique des kilomètres effectués d un véhicule sur l autre véhicule. Aussi, si vous êtes amenés à changer de véhicule, vous devrez, dans un premier temps, saisir votre dernier état de frais de déplacements effectués avec votre ancien véhicule. Une fois que celui-ci aura été validé, vous avertirez le service académique de votre changement de véhicule afin qu il soit procédé au report des kilomètres effectués avec votre ancien véhicule sur votre nouveau véhicule. Le service académique vous avertira par courriel lorsqu il aura reporté les kilomètres effectués avec votre ancien véhicule sur votre nouveau véhicule. Vous pourrez alors saisir les déplacements pour lesquels vous avez utilisé votre nouveau véhicule (ordre de mission). 2

3 IV ORDRE DE MISSION PERMANENT : Pour les personnels ayant des fonctions itinérantes, des ordres de mission permanents sont créés par les gestionnaires du service académique. Les personnels itinérants doivent ensuite, tous les mois, initialiser un ordre de mission ponctuel à partir de leur ordre de mission permanent. Deux ordres de mission permanents sont créés par le service académique pour une année : le premier couvre la période du 1 er janvier au 31 août et le second, la période du 1 er septembre au 31 décembre de l année. Veillez à bien rattacher vos ordres de mission ponctuels au bon ordre de mission permanent, c'est-à-dire à celui qui couvre la période relative à vos frais de déplacements lorsque vous initialiserez un ordre de mission ponctuel à partir de votre ordre de mission permanent. Afin de respecter le principe de l annualité budgétaire, un ordre de mission (permanent, ponctuel ou vierge) ou un état de frais de déplacement ne doivent jamais chevaucher deux années civiles. Les personnes n exerçant pas de fonctions itinérantes ne bénéficient pas d un ordre de mission permanent. Elles doivent donc saisir un ordre de mission vierge pour leurs frais de déplacements (ex : les personnels administratifs). A T T E N T I O N : Les ordres de mission permanents ne permettent de se déplacer que sur un territoire bien délimité comme par exemple le département de l Orne. Si l agent est amené à se déplacer en dehors de ce territoire (ex : réunion dans le Calvados), il doit remplir un ordre de mission vierge c'est-à-dire un ordre de mission non rattaché à l ordre de mission permanent et, donc, de ne pas faire figurer le déplacement sur l ordre de mission ponctuel rattaché à l ordre de mission permanent. V INITIALISATION D UN ORDRE DE MISSION PONCTUEL A PARTIR DE L ORDRE DE MISSION PERMANENT Dans le menu, cliquez sur «ordre de mission» puis, dans la rubrique «ordre de mission» qui apparaît en haut de l écran à côté de menu, choisissez «créer un ordre de mission». Glissez sur votre nom et cliquez. Choisissez ensuite «création classique d un ordre de mission» puis «initialisation d un OM ponctuel à partir d un OM permanent». Il est impératif que les ordres de mission ponctuels soient saisis par les agents s étant déplacés chaque mois et, ce, avant le 5 du mois suivant celui au cours duquel ils se sont déplacés puis envoyés immédiatement à leur valideur hiérarchique, ce qui permet notamment de mieux suivre l évolution de la consommation des crédits. L ordre de mission ponctuel se présente plus comme un récapitulatif des frais de déplacements que comme un ordre de mission traditionnel. COMPLETER SON ORDRE DE MISSION PONCTUEL Celui-ci comporte 8 onglets (général, prestations, étapes, frais prévisionnels, demande d avance, indemnités kilométriques, factures, historique). 3

4 ONGLET GENERAL Destination principale : indiquer la destination la plus fréquente ou, à défaut, la plus éloignée. Si la destination n est pas connue dans DT Ulysse, tapez «FR» dans la case «PAYS» Type de mission : choisir «personnels itinérants» en règle générale. Ce type de mission correspond à plus de 95 % des cas. Vous devrez répondre «oui» à la question «Voulezvous continuer?» qui s affichera sur votre écran «DT Ulysse». Seuls 5 onglets seront conservés (onglet général, onglet frais prévisionnel, onglet indemnités kilométriques, onglet facture, onglet historique). DT Ulysse ne permettant toujours pas de saisir des repas lorsqu on choisit le type de mission «service partagé», les personnels en service partagé doivent, pour les déplacements effectués à compter du 1 er septembre 2010, utiliser le type de mission «personnels itinérants». Lieu de départ ou de retour : Utiliser la loupe à droite de la ligne pour sélectionner soit résidence familiale soit résidence administrative. A T T E N T I O N : Le départ et le retour à la résidence familiale ne sont admis que si celleci est moins éloignée du lieu de mission que la résidence administrative. Date de début et date de fin : mettre la date du premier déplacement du mois et celle du dernier déplacement du mois. Saisie des horaires : à saisir en format «4 chiffres» par exemple : 08:00 pour 8 heures Enregistrez avant d accéder à la saisie de vos «frais prévisionnels» ou de vos «indemnités kilométriques». ONGLET FRAIS PREVISIONNELS Si vous avez des repas à déclarer, passez au bloc «frais prévisionnels» et cliquez sur la loupe qui se trouve en face de «créer» ou bien cliquez sur l icône représentant une cuillère et une fourchette. Si vous n avez pas pris vos repas en restaurant administratif et que ceux-ci ont été payants, choisissez l option «repas personnels itinérants» et remplissez le volet «détail des frais saisis» qui s ouvre alors en n omettant pas d indiquer l amplitude horaire du déplacement puis enregistrez. L opération est à recommencer autant de fois que vous devez vous faire rembourser de repas à des dates différentes puisque la date et la ville où chaque repas a été pris doivent être indiquées. Les personnels en service partagé doivent choisir l option repas «déjeuner restaurant administratif personnel itinérant». Comme dans le cas précèdent, le volet «détail des frais saisis» s ouvre. Il faut indiquer la date du repas, la ville où il a été pris et mettre «1» dans le nombre de déjeuners pour obtenir un repas à mi-taux. Dans la case «commentaire», l amplitude horaire du déplacement sera indiquée. Il ne faut pas oublier d enregistrer. L opération est à recommencer pour chaque repas puisque la date où le repas a été pris doit figurer dans le volet «détail des frais saisis». 4

5 La même démarche doit être suivie par les agents en mission non affectés en service partagé (personnels itinérants) qui ont effectivement pris leur repas dans un restaurant administratif. A T T E N T I O N : En plus de l amplitude horaire du déplacement, les personnels itinérants devront justifier toute demande de remboursement de repas à plein tarif dans la case «commentaire». En ce qui concerne le remboursement des trajets, passez à l onglet indemnités kilométriques. ONGLET INDEMNITES KILOMETRIQUES Cliquez sur «Ajouter un IKM». Lorsque les agents ont le droit au remboursement sur la base de leur véhicule personnel, l immatriculation de leur voiture doit apparaître dans la case «voiture» et l option «IK standard» doit être choisie dans la case «barème kilométrique». Dans les cas où ils n y ont pas le droit, ils doivent opter pour le barème «SNCF 2 ème classe» toujours affiché par défaut. Les agents qui utilisent réellement les services de la SNCF ou un autre mode de transport en commun ont l obligation de faire parvenir au service académique les originaux des billets utilisés car ce sont des pièces comptables. Si vous achetez des billets SNCF, le type de mission à choisir dans l onglet général est «OM en Métropole» par exception. Vous pourrez appeler les personnels du service académique pour être guidé dans votre saisie. En cas d aller-retour, il est conseillé de remplir une ligne par trajet et de mettre «2» dans la colonne nombre de trajets en indiquant la distance de l aller seulement. En cas de circuit ex : Argentan Nonant de Pin Le Bourg Argentan, il y a lieu de procéder comme suit en décomposant le circuit : Date Trajet Nbre de trajets Kms remboursés 10 02/01/2012 Argentan-Nonant de pin /01/2012 Nonant de Pin Le Bourg /01/2012 Le Bourg- Argentan 1 11 N oubliez surtout pas d enregistrer en fin de saisie. Si vous avez besoin d effacer une ligne de saisie, cliquez sur le carré qui figure en début de ligne et enregistrez. Le calcul des distances kilométriques doit être effectué à partir de MAPPY. Ulysse vous en permet l accès direct par «Cliquez ici pour se rendre sur MAPPY». Une fois dans MAPPY, choisissez «itinéraire». Rentrez les villes de départ et d arrivée puis dans «options de calcul» choisissez «le plus court». 5

6 C O N S E I L : Si vous saisissez vos déplacements mensuels en une fois, recherchez toutes vos distances directement sur MAPPY avant de vous connecter à DT Ulysse. Cela vous évitera un va-et-vient entre MAPPY et DT Ulysse. Vous pouvez aussi saisir vos déplacements au jour le jour. En effet, tant que vous n avez pas envoyé votre ordre de mission à la validation de votre VH1 (valideur hiérarchique de niveau 1) vous pouvez le compléter ou le modifier. VI ENVOI DE L ORDRE DE MISSION AU VALIDEUR HIERARCHIQUE Pour pouvoir évoluer dans le circuit de validation, un document ne doit présenter aucune anomalie bloquante. Celles-ci sont signalées par un panneau ressemblant à un sens interdit et doivent être impérativement corrigées avant de pouvoir envoyer l ordre de mission à la validation. Quand il n y a plus d anomalie bloquante, vous pouvez envoyer votre ordre de mission à la validation hiérarchique en cliquant sur la flèche dans un rond vert se situant en bas de l ordre de mission. Une fenêtre s ouvre. Il vous faut choisir un destinataire c'est-à-dire votre valideur hiérarchique et cliquer sur «confirmer le changement de statut». L ordre de mission est alors envoyé à votre valideur hiérarchique. A T T E N T I O N : L option «Prévenir le destinataire par un » est cochée par défaut. Il serait souhaitable de la décocher en cochant «Ne pas prévenir le destinataire» afin que la messagerie de votre valideur hiérarchique ne soit pas saturée par les courriels (sauf instruction contraire de sa part bien entendu). Il vous est possible de suivre l évolution de votre ordre de mission et de consulter son statut en cliquant par exemple sur l onglet «historique» de celui-ci. VII VALIDATION DU SUPERIEUR HIERARCHIQUE Le valideur hiérarchique prend connaissance des ordres de mission à valider par l option «Validation OM-VH1» du menu. Il vérifie les données saisies dans l ordre de mission ponctuel. Il a la possibilité de valider un ordre de mission en cliquant sur la flèche dans un rond vert se situant au bas de l ordre de mission puis en cliquant sur «Passer au statut : 4 - En attente traitement service gestionnaire». Il sélectionne alors le gestionnaire à l aide de la loupe et clique sur «confirmer le changement de statut». Afin d éviter une arrivée massive de courriels inutiles dans les messageries des gestionnaires qui se connectent quotidiennement à Ulysse, le valideur hiérarchique aura soin de décocher l option «Prévenir le destinataire par un » en cochant «Ne pas prévenir le destinataire». Le valideur hiérarchique peut choisir de ne pas valider un ordre de mission en cliquant sur la flèche dans un rond rouge située au bas de l écran. Il peut passer celui-ci au statut «En cours de création» ou «Refusé» ou «Annulé» en en indiquant la raison dans la case «commentaire» ou même le transmettre à un autre valideur hiérarchique si l agent s est trompé de valideur. Il doit exercer un réel contrôle sur les ordres de mission qu il valide. 6

7 Il convient de bien distinguer le rôle et les missions de votre valideur hiérarchique, seul responsable de l autorisation et de la validation, et du service gestionnaire, chargé du contrôle et du suivi de votre dossier. VIII CREATION DE L ETAT DE FRAIS Lorsque votre ordre de mission a été validé par votre valideur hiérarchique puis par le gestionnaire et est, de ce fait, passé au statut validé, vous pouvez constituer votre état de frais. Pour créer un état de frais, il faut aller dans «menu» et cliquer sur «Etat de frais» puis sur le menu déroulant d'état de frais situé en haut de l'écran. Choisir alors «créer un état de frais» puis glisser avec la souris sur votre nom et cliquer : un bandeau «création d'un nouvel état de frais» s affiche à l écran. Cliquer sur «initialisation à partir d'un ordre de mission» : le numéro de l'ordre de mission validé apparaît (statut V). Sélectionner celui-ci et cliquer pour créer l'état de frais. Ensuite, cliquer sur la flèche qui se trouve au bas de l'écran dans un rond vert. Sélectionner «passer au statut 2 - Attente de validation hiérarchique». Une fenêtre apparaît : sélectionner un destinataire dans la liste déroulante que l'on obtient en cliquant sur la loupe. Le destinataire choisi doit être le valideur hiérarchique. Cliquer sur «confirmer le changement de statut». L'état est alors envoyé au valideur hiérarchique. IX VALIDATION DE L ETAT DE FRAIS PAR LE VALIDEUR HIERARCHIQUE Le valideur hiérarchique prend connaissance des états de frais à valider par l option «Validation EF» du menu. Il vérifie les données figurant dans celui-ci. Il a la possibilité de valider un état de frais en cliquant sur la flèche dans un rond vert se situant au bas de l état de frais. Une fenêtre apparaît «Vous avez demandé à passer au statut 3 : attente traitement service gestionnaire». Il sélectionne alors le gestionnaire à l aide de la loupe et clique sur «confirmer le changement de statut». Afin d éviter une arrivée massive de courriels inutiles dans les messageries des gestionnaires, le valideur hiérarchique aura soin de décocher l option «Prévenir le destinataire par un e- mail» en cochant «Ne pas prévenir le destinataire». Le valideur hiérarchique peut choisir de ne pas valider un état de frais en cliquant sur la flèche dans un rond rouge située au bas de l écran. Il peut passer celui-ci au statut «Création/Modification de l EF» ou «Refusé» ou «Annulé» en en indiquant la raison dans la case «commentaire» ou même le transmettre à un autre valideur hiérarchique si l agent s est trompé de valideur. Il doit exercer un réel contrôle sur les états de frais qu il valide. 7

8 X L ORDRE DE MISSION VIERGE (Document vierge dans Ulysse) L ordre de mission vierge, contrairement à l ordre de mission ponctuel initialisé à partir de l ordre de mission permanent, doit être établi avant le déplacement. Celui-ci doit être utilisé par les personnels dont les fonctions ne sont pas couvertes par un ordre de mission permanent (ex : personnels administratifs). Les personnels possédant un ordre de mission permanent doivent également l utiliser pour tout déplacement ayant lieu en dehors du territoire visé par leur ordre de mission permanent. Il se peut que vous receviez une convocation du rectorat sur laquelle figurera l indication d une enveloppe budgétaire et d un centre de coût différents de ceux qui vous sont habituels par exemple : enveloppe budgétaire 0214 RECT-FD-DIVERS et centre de coût RECMISS014. Dans ce cas, il vous faudra également compléter un ordre de mission vierge et choisir l enveloppe budgétaire et le centre de coût indiqués sur votre convocation. Dans le menu, cliquez sur «ordre de mission» puis, dans la rubrique «ordre de mission» qui apparaît en haut de l écran à côté de menu, choisissez «créer un ordre de mission». Glissez sur votre nom puis cliquez. Choisissez ensuite «création classique d un ordre de mission» puis «Document vierge». En ce qui concerne la saisie de l ordre de mission en lui-même puis la création de l état de frais, la procédure est globalement la même que celle suivie pour l initialisation d un ordre de mission ponctuel à partir d un ordre de mission permanent. Toutefois, le type de mission choisi sera «OM en Métropole» et non «personnels itinérants» utilisé pour les ordres de mission ponctuels rattachés à un ordre de mission permanent (initialisation d un OM ponctuel à partir d un OM permanent). XI PIECES A JOINDRE La dématérialisation des états de frais de déplacements ne signifie aucunement que vous soyez dispensé de fournir les pièces justificatives habituelles. Aussi, devez-vous toujours fournir au service académique vos factures d hébergement si vous souhaitez être remboursé des nuitées passées en déplacement ainsi que vos billets de train, de bus ou autre qui justifient les frais engagés. En effet, ce sont des pièces comptables susceptibles d être demandées à tout moment par le comptable public dans le cadre de son droit d évocation. N oubliez pas également de transmettre vos convocations. Sans ces pièces, aucun état de frais ne pourra être validé par le service gestionnaire. En cas de difficultés, prendre contact avec le service académique. NOTA BENE : Si votre ordre de mission ou votre état de frais de déplacement fait l objet d un refus ou d une annulation de la part de votre valideur hiérarchique ou de votre gestionnaire, il vous appartient de consulter l historique de celui-ci car, le plus souvent, du refus ou de l annulation figure en commentaire. Pour cela, lorsque vous êtes sur votre ordre de mission ou votre état de frais, cliquez sur l onglet «historique». 8

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