Guide d aide à la saisie de vos déplacements. Etape 1/6 LA FICHE PROFIL

Transcription

1 ULYSSE-D.T. (Déplacements Temporaires) Outil de gestion des frais de déplacement Guide d aide à la saisie de vos déplacements Etape 1/6 LA FICHE PROFIL 1

2 ATTENTION LES FRAIS DE DEPLACEMENTS POUR LA FORMATION CONTINUE ET CEUX LIES AUX EXAMENS ET CONCOURS NE DOIVENT PAS ETRE PRESENTS CAR ILS SONT TRAITES DANS D AUTRES APPLICATIONS. 2

3 L e c irc u it d e s a is ie E T D E V A L ID A T IO N d e v o s d é p la c e m e n ts ORDRES DE MISSION ET ETATS DE FRAIS doivent être créés par vous même, puis validés par votre supérieur hiérarchique et votre service gestionnaire. LA SAISIE ET LA VALIDATION DE L OM EST OBLIGATOIRE POUR DEMANDER UN REMBOURSEMENT PAR ETAT DE FRAIS Créer l OM Valider l OM Valider l OM Déplacement Transformer l OM en EF et le compléter Valider l EF (Constater le service fait) Valider l EF (Certifier le service fait) remboursement Vous Votre valideur Votre service gestionnaire Vous Votre valideur Votre service gestionnaire Trésorerie Générale 3

4 Petit glossaire Agents concernés Tous utilisateurs Fiche profil = vos données personnelles, l équivalent du cartouche à remplir sur les états de frais papiers, à vérifier lors de la première saisie, à compléter ultérieurement si besoin. Ordre de mission : votre demande de déplacement Etat de frais : votre demande de remboursement Reporting : présentation des restitutions et recherche de vos OM et EF Matricule : numéro d identification DT Numéro de tiers chorus : numéro nécessaire à l application CHORUS pour traiter vos EF Code structure : numéro Répertoire National des Établissements de votre établissement d affectation Catégorie d utilisateur : permet de différencier les agents pour gérer la politique de voyage Enveloppe et centre de coût chorus : définition des imputations comptables de vos OM et EF Axe analytique 1 : à compléter si déplacement sur convocation ministérielle (liste) Domaine fonctionnel : programme action sous action (données comptables) Agence de voyage, passeport, préférences e-booking, abonnement cartes de fidélité : à renseigner en cas de commande de billet de train 4

5 S y n th è s e d e la p ro g re s s io n d e v o s s a is ie s 1.Se connecter Le site est accessible directement via internet Dans la rubrique «OUTIL», sélectionner «DÉPLACEMENTS TEMPORAIRES» : accès à l application DT-Ulysse ainsi qu aux différents guides de saisie 2. Vérifier / compléter sa fiche profil = vos données personnelles (identité, adresse, véhicule, assurance ) lors de la première connexion, vous devez vérifier votre fiche profil, notamment les informations relatives à la (aux) voiture(s) et la (les) puissance(s) fiscale(s). 3. Préparer un ordre de mission La saisie du bloc Ordre de Mission va vous permettre de renseigner tous les éléments constitutifs de votre déplacement, lorsqu il sera correctement renseigné, il faudra l envoyer dans la chaine de validation 4. Partir en mission avant de partir en mission, il est nécessaire que l OM correspondant soit validé par votre valideur et votre service gestionnaire DEPART EN MISSION.. 5. Demander le remboursement de ses frais de mission au retour de votre mission, 1. soit votre mission est identique à l OM et vous pouvez directement créer votre état de frais et l envoyer dans la chaine de validation 2. soit des modifications ayant un impact sur le budget prévisionnel sont intervenues et il faut alors modifier votre OM, le renvoyer dans le circuit ; seulement au retour de l OM validé vous pourrez créer l état de frais correspondant. 6. Suivre ses ordres de missions et états de frais vous pouvez suivre la progression de vos OM et EF à tout moment grâce au statut du document et aux restitutions associées. 5

6 Ergonomie générale... A TTE N TIO N : n o u v e lle p ré s e n ta tio n e n o n g le ts Icone Bouton ACCUEIL Libellé Fonction Retour au menu général de l application, à tout moment ENREGISTRER RETOUR RECHERCHER DETAIL CALENDRIER CREER ENREGISTRER SUPPRIMER AVANCER REVENIR ALERTE BLOQUANTE ALERTE NON BLOQUANTE Enregistrement des données du document actif Retour à la page précédente Fenêtre de recherche d une donnée (ou «popup») : accès à la liste des valeurs possibles. Accès à un écran de détail Permet d accéder au calendrier pour sélectionner une date. Il est possible de saisir dans le champ date manuellement uniquement le jour et le mois, ULYSSE - T&E affichera alors automatiquement l année en-cours (format JJ/MM/AAAA) Ajout d une ligne dans un document (ex. : ajout d une prestation dans un OM) Enregistrement de l action en cours Suppression de l action en cours Envoi du document dans le circuit de validation : passage au statut suivant (validation par ex.) Retour du document dans le circuit de validation : retour au statut précédent (refus de validation par ex.) Cet icone en regard d un document ou d une ligne indique qu il contient une anomalie bloquante. Le document ne pourra pas être changé de statut tant que cette alerte ne sera pas corrigée. Cet icône à côté d un champ indique que la saisie de ce champ est obligatoire Cet icone en regard d un document ou d une ligne indique qu il contient une anomalie non bloquante. Le document pourra néanmoins être changé de statut mais conservera cette alerte. 6

7 Dans le MENU : Accès à la fiche PROFIL : vérifier ou compléter vos données personnelles 1/7 7

8 Fiche profil suite : bloc général 2/7 Ne pas renseigner À RENSEIGNER Ne pas renseigner Ne pas renseigner Vérifier l ensemble des données non modifiables en provenance des bases de paye et RH En cas d INCOHERENCE ou d ERREUR : CONTACTER VOTRE SERVICE GESTIONNAIRE de paye, le bureau Académique des Déplacements du 1 Degré ou la Division des Affaires Financières er 8

9 Fiche profil suite Coordonnées 3/7 À renseigner en cas de commande de billet de train Vérifier les données :résidence administrative et familiale, mail etc En cas d INCOHERENCE ou d ERREUR : CONTACTER VOTRE SERVICE GESTIONNAIRE de PAYE, BAD1D ou DAF 9

10 Fiche profil suite : passeport divers préférences e booking : 4/7 À renseigner en cas de commande de billet de train 10

11 Fiche profil suite : la déclaration de votre véhicule personnel 5/7 Pour créer votre véhicule personnel (ou pour créer un DEUXIEME véhicule): cliquer sur créer. Ecran du détail de la création de votre véhicule : Immatriculation à saisir (avec tirets pour nouvelles plaques) Nb : vous ne pouvez pas modifier la puissance fiscale ni l immatriculation, si un OM y a été associé La date de fin doit être saisie SEULEMENT en cas de vente, de destruction ENREGISTRER VOS MODIFICATIONS Puis La fenêtre se ferme automatiquement 11

12 Fiche profil : coordonnées bancaires 6/7 Vérifier les données de votre compte bancaire En cas d INCOHERENCE ou d ERREUR : CONTACTER LE SERVICE PAIE DU RECTORAT Uniquement consultable, le RIB sera OBLIGATOIREMENT celui lié au compte bancaire déclaré pour la paye 12

13 Fiche profil : divers 7/7 Vous avez fini de vérifier vos données personnelles, vous n aurez à retourner dans votre fiche profil que pour les modifications à apporter, les informations saisies se reporteront automatiquement sur vos ordres de missions. Vous pouvez maintenant saisir un ORDRE de MISSION. 13