La carte achat dans la sphère État. Emmanuel SPINAT Directeur de la division technique de l Agence pour l Informatique Financière de l État (AIFE)

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1 La carte achat dans la sphère État Emmanuel SPINAT Directeur de la division technique de l Agence pour l Informatique Financière de l État (AIFE)

2 Sommaire Présentation de la fonctionnalité carte achat dans Chorus Etat du déploiement dans les ministères Rex sur le déploiement actuel : point positif & difficultés Perspectives

3 Rappel du contexte de la dématérialisation dans Chorus La dématérialisation consiste à mettre œuvre des moyens électroniques pour effectuer des opérations de traitement, d échange et de stockage d informations sans support papier. Cette démarche devient progressivement une réalité quotidienne pour les agents ministériels. S inscrivant dans la démarche de modernisation de l Etat, elle est porteuse d un ensemble d avantages : Réduction des délais de traitement administratif et de paiement Gain de temps entre les services administratifs (génération automatique d actes de gestion, amélioration de l exploitabilité des données, accès commun aux pièces justificatives stockées...) Réduction des frais d édition et de la consommation de papier Diminution des frais d archivage et de stockage Amélioration de la qualité des données échangées (traçabilité, sécurité ) Harmonisation des formats d échange d information et automatisation de certains contrôles Chorus rend possible la dématérialisation pour l ensemble des acteurs de la chaine comptable et financière (acheteurs, gestionnaires, comptables, fournisseurs de l Etat, Cour des Comptes) sont concernés.

4 Les enjeux liés la dématérialisation dans Chorus Chaque année, les acteurs de la chaîne comptable et financière échangent plusieurs milliers de documents papier Un volume de pièces papier coûteux (reproduction, transmission, stockage ) et consommateur en temps de manipulation et traitement pour les agents nombre moyen de reproduction des pièces initiales d un marché interministériel 2 états de frais par an 2 comptes de gestion transmis par an 2 factures fiscales fournisseur par an (pilote Chorus V4) 2 marchés notifiés par an dans le secteur Etat 2 paiements de subventions de fonctionnement et d investissement 1 dossiers de liquidation validés sur les marchés 1 ROB de carte achat par an 2 factures prises en charge par les ministères 3 1. source : ACCORD LOLF /CHD source : estimations AIFE /juin hors frais de déplacements, bourses et frais de justice

5 Présentation de la fonctionnalité carte Périmètre cible Ministères dont les dépenses payées par le mode de paiement carte d'achat sont gérées sous Chorus Pièces justificatives (PJ) à transmettre au comptable lors d une opération de dépense exécutée par carte d'achat Hors périmètre Dépenses portant sur des marchés de travaux Dépenses portant sur des marchés avec avance Mise en perspective achat dans Chorus Volumétrie cible concernée : ROB, par an Acteurs concernés : Banque émettrice Services gestionnaires des DP en Administration centrale ou déconcentrée Services comptables associés Principe de la dématérialisation Réception périodique par centre de facturation d un Relevé d Opérations Bancaires (ROB) rassemblant les dépenses payées par la banque émettrice et devant faire l objet d un remboursement Banque émettrice à date : BNP Paribas Niveau 1 : factures = PJ complétée par les factures papier Niveau 3 : ROB = PJ à valeur probante Création d une ou plusieurs demandes de paiement (DP) dans Chorus, par interface, en fonction du niveau de carte d'achat 1 DP regroupant les lignes de niveau 1 du ROB 1 DP regroupant les lignes de niveau 3 du ROB, par marché Tous les ministères utilisant la carte achat peuvent demander à mettre en place la solution dématérialisée. Le déploiement de la carte achat est piloté par le Service des achats de l État (SAE).

6 État du déploiement dans les ministères Nombre de ROB reçus : 1500 Nombre de feuilles dématérialisées 7500 Entre le 01/01/2011 et le 20/07/2011, l utilisation de la fonctionnalité «carte achat» de Chorus (FEN104) concerne : 49 services exécutants, 27 sociétés, 2052 demandes de paiement Un délai moyen de paiement de 32,5 jours, Ministères MAAPRAT MINDEF MIOMCTI MEDDTL MINFIN MAEE La fonctionnalité «carte achat» est utilisée en production pour le niveau 1 et pour le niveau 3 du ROB

7 Rex sur le déploiement actuel : point positif & difficultés La carte achat a apporté de nombreux bénéfices aux utilisateurs et à l État: Souplesse d utilisation / rapidité dans le processus achat Automatisation des échanges entre BNP et Chorus; génération automatique des DP Gains sur la dématérialisation des ROB Facilité de déploiement L utilisation de la fonctionnalité «carte achat» par les ministères soulève néanmoins des difficultés : Pour le niveau 1 (dépenses sans EJ préalable): Difficultés pour compléter les imputations budgétaires et comptables de chaque poste de la demande de paiement (temps de traitement de la demande de paiement par le service gestionnaire très important) Validation par le comptable complexe via factures (le ROB n'étant pas considéré comme pièce justificative) Pour le niveau 3 (dépense avec EJ préalable): Temps de traitement important pour rapatrier les imputations de l engagement juridique sur chaque poste de la demande de paiement

8 Perspectives Suite à la rencontre de services utilisateurs de la carte achat et des instances règlementaires, des pistes d optimisation du processus carte achat dans Chorus ont été identifiées avec le SAE : Ergonomiques Techniques Règlementaires Métier Déploiement Ces point sont en cours d instruction avec les maitrise d ouvrage réglementaires et les ministères concernés et devraient conduire à la mise en en œuvre d évolutions Chorus/BNP et/ou du cahier des charges du prochain prestataires. Ces améliorations devraient permettre de rendre plus efficiente la chaine financière et comptable, et inciter à un déploiement plus large d offre de dématérialisation Chorus en lien avec le SAE.

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