Sommaire. Chapitre 2 Interface de l application 2.1 Accès à l application 2.2 Espace de travail 2.3 Outil de recherche 2.

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1 Guide utilisateur

2 Sommaire Chapitre 1 - Présentation générale 1.1 Objectifs d IMAG IN 1.2 Univers IMAG IN 1.3 Relations entre les services 1.4 Rôles des utilisateurs 1.5 Objets rencontrés dans IMAG IN 1.6 Terminologie 1.7 Vue générale Chapitre 2 Interface de l application 2.1 Accès à l application 2.2 Espace de travail 2.3 Outil de recherche 2.4 Aide en ligne Chapitre 3 Feuille de route 3.1 Phase 1 Préparation de la session 3.2 Phase 2 Génération des missions 3.3 Phase 3 Affectations des missions 3.4 Phase 4 Liquidation des états de frais 3.5 Phase 5 Clôture de la session Chapitre 4 Administration et éditions 4.1 Administration 4.2 Éditions 4.3 Planification Chapitre 5 Environnement technique 5.1 Poste client léger 5.2 Architecture générale 5.3 Interfaces entre les systèmes d information V3 2 / 2 Guide utilisateur IMAG IN Sommaire - 0

3 Chapitre 1 - Présentation générale Sommaire 1 Chapitre 1 - Présentation générale Objectifs d IMAG IN Univers IMAG IN Relations entre les Services Rôles des utilisateurs Objets rencontrés dans IMAG IN Terminologie Vue générale 8 V1.6 1 / 8 Guide utilisateur IMAG IN Présentation générale - 1

4 1 Chapitre 1 - Présentation générale 1.1 Objectifs d IMAG IN L application IMAG IN a pour finalité d établir les convocations des intervenants aux missions relevant du domaine Examens et Concours. Cette nouvelle application IMAG IN va remplacer à terme l application existante JURY. L acronyme IMAG IN signifie : système d Information Mission Affectation pour la Gestion des INtervenants examens. IMAG IN gère un vivier d intervenants à partir des SIERH académiques EPP, EPP privé, AGAPE, AGAPE Privé, AGORA mais également à partir de SIRHEN. Ce vivier peut être également complété par la saisie des enseignants hors Académie, des personnels non enseignants de l'education Nationale et des personnels extérieurs à l Education Nationale. Une des nouveautés d IMAG IN est d intégrer les compétences des intervenants pour les épreuves d examen. IMAG IN gère la réglementation des examens et concours. Celle-ci est alimentée à partir de base session OCEAN lorsqu'il s'agit d'un examen géré dans OCEAN. IMAG IN gère les missions. Une partie des missions peut être générée directement à partir de l application OCEAN pour celles qui sont en regard direct avec les candidats. Un des points fort d IMAG IN est de permettre l affectation automatique des intervenants en se basant sur les compétences. IMAG IN permet d affecter une ou plusieurs mission(s) à un intervenant. Pour cette affectation, différents critères sont utilisables : la discipline enseignée, le module élémentaire de formation (MEF), le grade, la localisation géographique de la personne, etc. L affectation est une affectation individuelle. Elle offre la possibilité d affecter en bloc un groupe de missions à l intervenant. IMAG IN permet de détecter les conflits de dates entre les missions pour un même intervenant. IMAG IN offre également la possibilité d effectuer des affectations manuelles. IMAG IN propose les listes nécessaires pour les centres d examens et les établissements, les convocations des intervenants, les arrêtés de jury, les étiquettes d enveloppe pour les correcteurs et des documents de travail utilisés par les gestionnaires de la division des examens et concours. IMAG IN permet également de mettre en paiement les frais de rémunération ainsi que les frais de déplacement relatifs aux missions relevant du domaine Examens et Concours. Les principaux utilisateurs de l application IMAG IN sont les gestionnaires des examens et concours des rectorats et des inspections académiques, les chefs d établissements, les chefs de centres d examens, les enseignants. V1.6 2 / 8 Guide utilisateur IMAG IN Présentation générale - 1

5 1.2 Univers IMAG IN Le systèmes d information IMAG IN communique avec d autres SI, représentés sous forme de satellites. EPP / EPP privé Emploi Poste Personnel : Système d information de gestion des ressources humaines du domaine public et des établissements privés sous contrat OCEAN Système d information de gestion des examens et des concours académiques et nationaux AGAPE / AGAPE privé Système d information de gestion des ressources humaines de l enseignement du 1 er degré du domaine public et des établissements privés sous contrat AGORA Système d information de gestion des ressources humaines des personnels administratifs, ouvriers, de service et de santé SIRHEN/ STRADA IMAG IN échange avec SIRHEN (Système d Information des Ressources Humaines de l Education Nationale) via STRADA, système informatisé et centralisé pour répondre aux besoins d échanges de données entre SIRHEN et les Applications Ministérielles Métiers (AMM) comme IMAG IN STS Web / STS Web privé Structure et Service : Système d information de gestion des enseignements attribués aux enseignants du domaine public et des établissements privés sous contrat SEM, KHEPHREN/SIRHEN-Paye, CHORUS-DT/CHORUS IMAG IN échange via le SEM (Système d Echanges Ministériel) avec les applications CHORUS DT (Déplacements Temporaires) pour le paiement des frais de déplacement et KHEPHREN pour la rémunération par PSOP des frais de vacations. V1.6 3 / 8 Guide utilisateur IMAG IN Présentation générale - 1

6 1.3 Relations entre les Services L application IMAG IN est constituée de trois Services qui interagissent ensembles : le Service Gestionnaire à l usage des gestionnaire d examen le Service Etablissement à l usage des chefs d établissement le Service Enseignant à l usage des agents de l académie le Service Intervenant extérieur à l usage des professionnels et des enseignants hors académie Les Services EPLE et le service «intervenant extérieur» utilisent le module commun d accessibilité aux services Web, lui-même administré depuis le Service Gestionnaire. Service Gestionnaire Académique Service Etablissement Accessibilité des services (ouverture et fermeture) Service Intervenant Extérieur Service Enseignant V1.6 4 / 8 Guide utilisateur IMAG IN Présentation générale - 1

7 1.4 Rôles des utilisateurs IMAG IN s adresse à un panel d utilisateurs de typologie différentes selon les besoins métiers. Chaque catégorie d utilisateurs est paramétrable via les habilitations pour couvrir le rôle métier souhaité Service Gestionnaire Gestionnaire examen Organise et gère les missions Importe les missions à partir d OCEAN Affecte les intervenants Adresse les convocations Paramètre et valide les états de frais Gestionnaire responsable Organise et gère les activités liées aux nomenclatures Importe la réglementation des examens à partir d OCEAN Réalise l ouverture, la clôture et l archivage de session Effectue la reprise des données d une autre session Importateur de données Importe les enseignements à partir de STS Web Importe les intervenants et les nomenclatures à partir de EPP, AGAPE et AGORA Gestionnaire frais de mission Exportateur de données Service Etablissement Contrôle et complète les états de frais Exporte les états de frais de rémunération vers la PSOP Exporte les indemnités chef de centre vers la PSOP Exporte les états de frais de déplacement vers DT Chef d établissement Met à jour et valide les épreuves pour lesquelles l'intervenant est compétent Suit et met à jour les indisponibilités des intervenants V1.6 5 / 8 Guide utilisateur IMAG IN Présentation générale - 1

8 Chef de centre Suit les missions se déroulant dans le centre d examen Constate le service fait Service Enseignant Agent de l académie Déclare des compétences en regard des examens Saisit son état de frais Service Intervenant Extérieur Professionnel / Enseignant hors académie Saisit son état de frais Tous services Administrateur IMAG IN Crée les utilisateurs, les groupes d utilisateurs, les bureaux de gestion Ouvre / ferme l accès aux services Administre l application dans sa globalité, installation et maintenance des ressources matérielles et logicielles 1.5 Objets rencontrés dans IMAG IN Les termes définis dans IMAG IN sont nommés objets : Intervenant, Etablissement, Mission, Affectation, Convocation, Etat de frais, etc. Chaque objet est constitué d un ensemble d éléments. Les objets principaux sont définis ci-dessous. Des informations complémentaires sur les autres objets IMAG IN sont consultables dans le glossaire Intervenant L intervenant d une mission peut être un enseignant de l académie, un titulaire sur zone de remplacement, un professionnel hors Education Nationale, un enseignant hors académie, un personnel non enseignant de l'académie. C'est une personne potentielle (enseignant ou professionnel) pouvant assurer une ou plusieurs missions dans le cadre d'un examen et concours. La population des intervenants du Ministère de l Education Nationale, est générée à partir des applications nationales EPP, EPP privé, AGAPE, AGAPE privé, AGORA et actualisée régulièrement Etablissement Un établissement est soit un lieu d'exercice du personnel du Ministère de l'education Nationale, soit un lieu de déroulement de missions d'un examen - concours. V1.6 6 / 8 Guide utilisateur IMAG IN Présentation générale - 1

9 1.5.3 Mission Une mission est liée au domaine des examens et des concours. Pour chaque mission, les informations suivantes sont nécessaires : Session : session d examen Type de la mission Centre d examen : l adresse Date(s) et heure(s) de la mission, durée de la mission Pour les missions concernant les épreuves : examen, spécialité, option, épreuve, type d épreuve Pour les missions concernant les candidats : nombre de candidats prévus, les établissements d origine des candidats concernés Exemples Transport de sujets, surveillance d'élèves pendant le déroulement d épreuve, correction de copie, interrogation de candidats, réunion d'harmonisation, réunion d'entente, jury de délibération Affectation Une affectation correspond à la désignation d un intervenant sur une ou plusieurs missions Convocation Une convocation est un document adressé à l intervenant et décrit une ou plusieurs missions lui étant affectées (examen, session, lieu, date, horaire, ) Etat de frais Un état de frais est dressé par IMAG IN suite à la convocation d un intervenant. Cet état de frais comporte deux volets dont l un est lié à la vacation et l autre au déplacement. Chacun de ces volets est facultatif et dépend de la nature de la mission effectuée. 1.6 Terminologie Les fonctionnalités décrites dans IMAG IN sont nommées activités. Dans la suite du document, le terme «application» désigne l application IMAG IN. V1.6 7 / 8 Guide utilisateur IMAG IN Présentation générale - 1

10 1.7 Vue générale L application IMAG IN et ses composants - serveurs et base de données - sont installés dans chaque académie et dessert l ensemble des acteurs de l Académie. L application IMAG IN s utilise avec un navigateur Web installé sur le poste de travail. Les navigateurs Firefox et Internet Explorer sont préconisés. V1.6 8 / 8 Guide utilisateur IMAG IN Présentation générale - 1

11 Chapitre 2 Interface de l application Sommaire 2 Chapitre 2 Interface de l application Accès à l application Compte de connexion Connexion Déconnexion Espace de travail Fenêtre principale Barre de menus Marge Barre d outils Boutons Raccourcis clavier Cadre de saisie Onglets Console Champ de saisie Pagination de liste Liste éditable Liste non éditable Caractère % Ordonnanceur de liste Outil de recherche Phase : initiale Phase : recherche rapide Phase : nouvelle recherche Exemple Aide en ligne Aide contextuelle Glossaire Information complémentaire Guide utilisateur 18 V2.2 1 / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

12 2 Chapitre 2 Interface de l application Ce chapitre présente l interface utilisateur de l application IMAG IN et s adresse aux utilisateurs souhaitant une première prise de contact ou un approfondissement sur l utilisation de l interface. 2.1 Accès à l application Compte de connexion Chaque gestionnaire IMAG IN possède un ou plusieurs compte(s) utilisateur crée par l administrateur académique. Chaque compte est constitué entre autres d un code utilisateur, de l adresse du gestionnaire connue dans l annuaire académique (LDAP) Connexion Le gestionnaire accède à IMAG IN via le portail académique d accès aux applications (ARENA) à partir d un poste de travail connecté sur l intranet académique. A réception de l adresse mail transmise par ARENA, IMAG IN recherche le ou les comptes utilisateurs identifiés avec l adresse LDAP pour permettre la connexion au service gestionnaire IMAG IN. Portail Académique adresse connue dans l annuaire académique IMAG IN V2.2 2 / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

13 2.1.3 Déconnexion La déconnexion de l application peut se faire soit de façon manuelle soit automatiquement Déconnexion manuelle La déconnexion de l application s obtient via le menu Quitter en choisissant l item menu Quitter. Choisir Quitter Déconnexion automatique La déconnexion intervient de façon automatique, au bout d une heure d inactivité. Le compteur démarre à partir de l accès à l URL de connexion au service. Une fenêtre d information est alors affichée ainsi qu un message dans la console. V2.2 3 / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

14 2.2 Espace de travail L interface utilisateur de l application IMAG IN est contextuelle, ce qui sous entend que la présentation de l interface à l utilisateur va dépendre de l activité sélectionnée. Les éléments suivants sont contextuels : espace de travail, barre d outils, zones de saisie, onglets. Les divers éléments de l espace de travail sont détaillés ci-dessous Fenêtre principale La fenêtre principale est composée de plusieurs zones : barre de menus, espace de travail, console, état. La barre de menus est toujours visible quelque soit l activité sélectionnée. L espace de travail est contextuel et sa forme dépend de l activité et des habilitations de l utilisateur. La page principale contextuelle contient une ou plusieurs barre(s) d outils et une zone de travail elle-même subdivisée en partie haute et basse et parfois médiane. La console affiche les messages renvoyés par l application. La zone d état informe du compte utilisateur connecté. Barre de Menus Marge Page principale Espace de travail Console Partie haute Etat Partie basse V2.2 4 / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

15 Le schéma ci-dessous illustre l écran d accueil L administrateur peut paramétrer un message d accueil à l attention des gestionnaires. Le schéma ci-dessous illustre par un exemple l organisation des informations dans la fenêtre. Marge Barre d outils «Ceci est un message d accueil paramétré par l administrateur IMAG IN» Barre de menus Aide contextuelle Pagination de liste Liste en partie haute Elément sélectionné dans la liste Détail en partie basse Onglets Zone d affichage des messages de la console Zone d état V2.2 5 / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

16 2.2.2 Barre de menus La barre de menus est affichée en haut de la fenêtre principale de l'application. Les menus sont organisés en cascade de plusieurs niveaux. Les items de menu sont soit affichés, soit grisés selon les habilitations de l'utilisateur. Seuls les items non grisés peuvent déclencher une activité Marge La marge sert à l affichage de l activité en cours et à mémoriser les critères de recherche. Nom de l activité en cours Critères de recherche mémorisés Barre d outils La barre d outils est composée d un ou plusieurs boutons, celle-ci étant contextuelle, la liste des boutons dépend de l activité sélectionnée et des habilitations de l utilisateur. Une même activité peut posséder plusieurs barres d outils selon la phase en cours de l activité. La barre d outils principale se situe dans la partie haute de la page principale et la barre d outils secondaire dans la partie basse. Exemple de barre d outils principale V2.2 6 / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

17 Exemple de barre d outils secondaire Boutons Les boutons constituants la barre d outils sont composés d un pictogramme et d un libellé d action. Les boutons d action de mise à jour des données sont affichés dans la barre d outils, si l utilisateur est habilité en modification sur l activité. Définitions génériques : Crée un nouvel objet. : Enregistre les données saisies. : Crée un nouvel objet à partir d un objet existant. : Active une nouvelle recherche. : Réactualise les données de la liste affichée dans la page principale. : Supprime l objet sélectionné. : Imprime l édition. : Lance la recherche selon les critères saisis. : Initialise les champs de saisie aux valeurs par défaut et purge les messages de la console. : Ouvre l aide contextuelle de l activité dans une nouvelle fenêtre du navigateur. : Ouvre une boîte de dialogue pour définir les critères de tri à appliquer sur la liste. : Ferme la fenêtre secondaire de suivi des tâches planifiées de l application. : Planifie l exécution d une tâche. : Redéfinit la planification d une tâche déjà planifiée. : Demande l arrêt de la tâche en cours d exécution. : Retourne à la liste des paramétrages d édition. V2.2 7 / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

18 : Fournit un aperçu au format PDF de la présentation de l édition (sans données). : Démarre le serveur de traitement par lots (batchs). : Télécharge le résultat de l édition sur le poste de travail de l utilisateur. : Retourne à l activité en cours. : Importe la sélection des éléments de la liste. : Sélectionne tous les éléments de la liste. : Désélectionne tous les éléments de la liste. : Ajoute un élément à un objet sélectionné. : Supprime l élément coché ou annule la suppression de l élément coché. : Cherche des établissements centres d examen : Annuler l export sélectionné Raccourcis clavier Les principales commandes d actions sont doublées par des raccourcis clavier ou combinaisons de touches déclenchant l action sans avoir à cliquer sur le bouton correspondant. Ces raccourcis clavier sont rappelés à l écran lorsque le bouton de commande est survolé avec la souris. Exemple pour créer un nouvel objet : Le nouvel objet est créé : - soit en cliquant sur le bouton «Nouveau» - soit en appuyant simultanément sur les trois touches Ctrl, Alt et N V2.2 8 / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

19 - Différents raccourcis clavier sont disponibles : Commande Bouton Raccourci Enregistrer Ctrl+Alt+S Rechercher Nouveau Créer à partir de Supprimer Rafraichir Nouvelle recherche Initialiser (sur l écran de recherche) Ctrl+Alt+N Ctrl+Alt+C Ctrl+Alt+D Ctrl+Alt+F5 Ctrl+Alt+R Ctrl+Alt+I V2.2 9 / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

20 2.2.7 Cadre de saisie Les objets manipulés par l application sont constitués d éléments, si le nombre de ceux-ci est faible alors ils sont regroupés dans un cadre de saisie Onglets Les objets manipulés par l application sont constitués d éléments, si le nombre de ceux-ci est important alors ils sont regroupés logiquement par onglet. Le premier onglet est affiché par défaut. V / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

21 2.2.9 Console Cette zone permet à l utilisateur de prendre connaissance des messages renvoyés par l application. Ces messages peuvent être de plusieurs natures : message de confirmation affiché en bleu, message d avertissement ou d information affiché en jaune message d erreur ou d alerte affiché en rouge. La barre de séparation située au dessus de l onglet console peut être déplacée vers le haut ou vers le bas pour faciliter l affichage des messages. Les messages sont consignés dans la console jusqu à une opération de purge. La purge des messages est déclenchée : par un changement d activité, par l activation du bouton Initialiser, par la recherche, par le changement de champ de saisie. La taille de la console est redimensionnable via la barre horizontale. Message d erreur ou d alerte en rouge Message de confirmation en bleu Message d avertissement ou d information en jaune Plusieurs messages peuvent être affichés dans la console. V / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

22 Champ de saisie Les champs de saisie permettent à l utilisateur de renseigner des informations dans les zones de saisie. La méthode utilisée pour saisir un champ est la même quelque soit l activité et dépend uniquement du type de champ. Les différents types de champ de saisie : 1) Champ de saisie libre : la zone de saisie est alphanumérique dans le cas général. 2) Champ de saisie avec liste de suggestion limitée : permet de suggérer à l'utilisateur une liste de résultats lors d'une saisie dans le champ texte et présente les enregistrements contenant le texte saisi. Exemple 1 : ne rien saisir Le nombre de suggestions est trop important, l utilisateur est alors invité à affiner la saisie Exemple 2 : saisir ser Exemple 3 : saisir ) Champ de saisie libre avec liste d assistance : permet suite à un clic sur le bouton loupe, de suggérer à l utilisateur une liste de résultats en fonction de la saisie dans le champ texte. Les propositions affichées correspondent à des valeurs commençant par le champ texte. La saisie n est pas obligatoirement, dans ce cas la liste contient toutes les propositions. V / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

23 Exemple : saisir 1-ABT G 4) Champ de saisie avec une liste déroulante : une valeur est à choisir dans la liste proposée Pagination de liste La pagination de liste est un outil de consultation de liste et activable via 4 boutons et une zone de saisie numérique. L utilisateur peut alors activer les boutons ou la zone de saisie pour consulter la liste d objets. Page précédente de la liste Fin de la liste Début de la liste Numéro de page affichée Nombre de pages Nombre d items dans la liste Page suivante de la liste Numéro de page, la saisie est validée par la touche du clavier «Entrée». V / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

24 Liste éditable Une liste éditable est une structure de liste dans laquelle, de nouvelles entrées peuvent être ajoutées via le bouton Ajouter de la barre d outils. Il est de même possible de supprimer les entrées ajoutées via le bouton Supprimer/Annuler suppression en ayant au préalable coché la case se trouvant en bout de ligne à droite. Une fois la liste modifiée, le bouton Enregistrer permet de la sauvegarder. Ajout Suppression Activation ou non de la suppression Liste non éditable Une liste non éditable est une structure de liste consultable mais non modifiable. Chaque élément de la liste est sélectionnable pour prendre connaissance du détail de l objet pointé. Les listes non éditables affichent 25 réponses par page. L ascenseur sur la droite permet de dérouler la liste. Vous changez de page en utilisant la pagination de liste Caractère % Le caractère % est utilisé dans les champs de saisie pour remplacer 0, 1 ou n caractères alphanumériques. Exemples A% : indique toute valeur commençant par A %12% : indique toute valeur contenant 12 %Z : indique toute valeur finissant par Z V / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

25 Ordonnanceur de liste L outil Ordonnanceur de liste est utilisé pour l ordonnancement des listes de l activité Editions. Cet outil prend en charge les types d information : données, ruptures, critères de tris. L outil permet de définir l ordre des items présents dans la liste. Pour ce faire, après avoir choisi l item à déplacer, cliquer sur les boutons Haut ou Bas pour déplacer vers le haut ou le bas la position de l item dans la liste. Type d ordonnancement Lise des items à ordonnancer Item sélectionné Déplace d une position vers le haut l item sélectionné Déplace d une position vers le bas l item sélectionné Barre de défilement de l ensemble des items de la liste 2.3 Outil de recherche L outil de recherche est un outil permettant à l utilisateur de filtrer des objets de l application. Les champs de recherche proposés par l outil sont spécifiques à l activité sélectionnée. Cet outil est disponible dans l espace de travail et utilise les zones : page principale et marge Phase : initiale L utilisateur renseigne un ou plusieurs critères dans les zones de saisie. Il est possible de combiner de multiples critères avec les opérateurs ET et OU. L activation du bouton Rechercher lance la recherche et mémorise les critères sélectionnés. Un message de retour est affiché dans la console dans le cas ou un trop grand nombre d objets correspond aux critères, l utilisateur est alors invité à affiner sa recherche. V / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

26 Illustration Exemple de recherche des établissements dont le nom commence par E et dont le code postal est ou Dans ce cas, utiliser l opérateur OU du champ Code postal Phase : recherche rapide Suite à l activation de la recherche, l espace de travail est réorganisé en mode de recherche rapide. La marge ne contient alors que les critères de recherche préalablement sélectionnés, ainsi que le bouton Rechercher. La page principale contient une nouvelle barre d outils, ainsi que la liste issue du 1 er filtre de recherche. Dans ce mode de recherche rapide, la modification des critères puis l activation du bouton Rechercher situés dans la marge, produit un résultat dans la page principale. Illustration Combinaison de 2 critères avec l opérateur OU Critères de recherche mémorisés et modifiables Lancer une nouvelle recherche suivant les critères définis dans la marge Remarque : La recherche sur les libellés ignore majuscule ou minuscule et les accents Phase : nouvelle recherche Dans le cas ou la première recherche n a pas donné satisfaction, une nouvelle recherche peut être activée via le bouton Nouvelle recherche. Il est alors possible de ré-initialiser les zones de saisie aux valeurs par défaut avec le bouton Initialiser. Illustration V / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

27 2.3.4 Exemple Recherche de tous les établissements de Rennes dans lesquels sont enseignés des matières rattachées au code MEFSTAT Critères de recherche Les champs Commune et Code MEFSTAT sont renseignés ensuite le bouton Rechercher est activé Résultat Le résultat est présenté sous forme de liste dans la partie haute Détail La sélection d un item de la liste affiche le détail dans la partie basse. V / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

28 2.4 Aide en ligne L aide en ligne permet à l utilisateur de l application de disposer d une assistance à l utilisation d IMAG IN. Cette aide en ligne est constituée des composants ci-dessous : Aide contextuelle Glossaire Aide complémentaire Guide utilisateur Aide contextuelle L utilisateur peut à tout instant activer l aide pour bénéficier d un support à l utilisation de l application ou d une activité. Cette aide, qui s affiche dans une nouvelle page du navigateur, est accessible par le bouton Aide de la barre d outils. L aide contextuelle fournit une information appropriée selon l activité en cours d utilisation. La page d aide contextuelle donne aussi accès au glossaire et à l information complémentaire Glossaire Le glossaire apporte une définition aux termes métier utilisés dans l application. L appel du glossaire se fait via le pictogramme ci-dessus à partir de l aide contextuelle ou alors depuis le menu Documentation Information complémentaire L information complémentaire nommée «i+» dans l application apporte un complément d information à l aide contextuelle. L appel de l information complémentaire se fait via le pictogramme ci-dessus à partir de l aide contextuelle Guide utilisateur Le guide utilisateur présente l ensemble des fonctionnalités de l application IMAG IN, l interface utilisateur ainsi que la feuille de route. V / 18 Guide utilisateur IMAG IN Interface de l application - 2

29 Chapitre 3 Feuille de route Sommaire 3 Chapitre 3 Feuille de route Phase 1 Préparation de la session Intervenants Enseignements Réglementation Epreuves Options pour Mission Compétences Phase 2 Génération des missions Préparation missions Génération missions Phase 3 Affectation des missions Préparation de l affectation Affectation des missions Convocation Arrêté de Jury Phase 4 Liquidation des frais de mission Préparation liquidation Gestion des états de frais Liquidation des frais de rémunération Liquidation des frais de déplacement Suivi des incohérences entre IMAG IN et les différents Sis du domaine financier Statistiques financières Phase 5 Fin de session Clôture de session...72 V1.9 1 / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

30 3 Chapitre 3 Feuille de route Ce chapitre présente la démarche méthodologique de l utilisation de l outil sous forme de feuille de route. Cette feuille de route est organisée en 5 phases : 1/ Préparation de la session, 2/ Génération des missions, 3/ Affectation des missions, 4/ Liquidation des états de frais, 5/ Clôture de la session. Chaque phase est découpée en plusieurs thèmes, ceux-ci s appuyant sur des activités. La feuille de route présente une vision transversale des activités métier que l utilisateur peut exercer avec IMAG IN. V1.9 2 / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

31 Phase 1 - Préparation de la session V1.9 3 / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

32 Phase 2 - Génération des missions V1.9 4 / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

33 Phase 3 - Affectation des missions V1.9 5 / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

34 Phase 4 Liquidation des états de frais V1.9 6 / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

35 Phase 5 Fin de session V1.9 7 / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

36 3.1 Phase 1 Préparation de la session Cette phase présente les étapes préparatoires à la session d examen Intervenants Le vivier des intervenants est commun à toutes les Unités Administratives de l académie, à tous les examens. Il est alimenté à partir des SIERH académiques (EPP, EPP privé, AGAPE, AGAPE privé et AGORA) et de SIRHEN Collecter les intervenants Cette activité permet de planifier le traitement d importation des intervenants issus des SIERH académiques EPP, EPP privé, AGAPE, AGAPE privé, AGORA mais également le traitement d importation des agents de l académie gérés dans SIHREN. En début de session, puis régulièrement, il convient de mettre à jour le vivier des intervenants en important pour chaque agent ses données : état civil, grade, discipline(s) de poste, établissement(s) d exercice, indisponibilités, disponibilité, données financières, etc. Les nomenclatures associées sont également chargées (corps grade, discipline de poste, motifs d indisponibilités ). L application EPP gère les enseignants du 2nd degré. L application AGAPE gère les enseignants du 1er degré, quant au produit AGORA, il est dédié aux personnels ATOSS et ITARF. La migration de gestion des SIERH académiques vers SIRHEN est prévue par vague, la première vague étant planifiée en mai Durant son exécution, ce traitement d importation restreint l accès à certaines activités IMAG IN, il est donc suggéré de planifier ce traitement en dehors des plages horaires de travail des utilisateurs gestionnaires. Les enseignants existants dans IMAG IN, qui ne sont plus dans le fichier en provenance des SIRH pour cause de départ en retraite ou autre, passe à l état "E" (écarté). Le vivier des établissements est mis à jour également, il intègre les établissements d'exercice des enseignants. Cette activité n est reliée à aucun profil d utilisateur. L utilisateur IMAG IN en charge du lancement de ce traitement doit posséder l habilitation pour cette activité. Activité Import intervenants d EPP, AGORA, AGAPE, de SIRHEN Quand : Périodiquement V1.9 8 / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

37 Gérer les intervenants Cette activité, permet de créer les intervenants qui n ont pas été collectés à partir des SIERH académiques ou de SIRHEN, de mettre à jour ceux existants. Avant de créer un nouvel intervenant s'assurer qu'il n'est pas déjà répertorié en utilisant les outils de recherche. Il est nécessaire de compléter le vivier des intervenants venant des SIERH académiques et de SIRHEN, pour disposer de l ensemble des personnes susceptibles d accomplir une mission : les enseignants hors académie, les personnels enseignants 1 er degré, les personnels enseignants 2 ème degré, les personnels administratifs, les intervenants hors Education Nationale dit professionnel. Activité Gestion des intervenants Quand : Selon les besoins Gérer les établissements Cette activité, permet de créer les établissements qui n ont pas été collectés à partir des SIERH et à partir d OCEAN ou de mettre à jour ceux existants. Avant de créer un nouvel établissement s'assurer qu'il n'est pas déjà répertorié en utilisant les outils de recherche. Il convient de préciser que le vivier des établissements est complété plus tard dans la session, par les établissements de type 'centre d'examen' via l activité Importation missions à partir d'ocean. Il est nécessaire de compléter le vivier des établissements, pour disposer de l ensemble des établissements nécessaires. Activité Gestion des établissements Quand : Selon les besoins. V1.9 9 / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

38 Actualiser les informations des établissements Cette activité permet d actualiser les informations des établissements à partir de RAMSESE (répertoire national des établissements). Activité Mise à jour établissements à partir de RAMSESE Quand : Périodiquement Contrôler Plusieurs activités sont à disposition pour contrôler et mettre à jour les viviers intervenants et établissements : 1 - Gestion des intervenants 2 - Edition des intervenants 3 - Gestion des établissements 4 - Edition des établissements 5 - Gestion des intervenants doublons Chaque activité est détaillée ci-dessous. 1 Activité - Gestion des intervenants Cette activité ouvre l accès à l ensemble des données de l intervenant. La fonction de recherche multi-critères permet de sélectionner un ensemble d'intervenants pour une vérification des données. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

39 2 Activité - Edition des intervenants Cette activité offre la possibilité de construire des documents selon les besoins, de choisir les données à inclure ainsi que la présentation. Les documents d édition sont au format PDF consultable / imprimable ou CSV exploitable dans un tableur. Une description complète de l activité Editions est traitée dans le chapitre 4. Les onglets disponibles dans l outil de recherche le sont aussi pour l édition. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

40 3 Activité - Gestion des établissements Cette activité ouvre la visualisation du vivier des établissements de l académie, la recherche multi-critères permet de travailler sur un ensemble précis d'établissements. Les établissements d'exercices des intervenants de l académie sont collectés au moment de l'importation des enseignants venant des SIRH. Les établissements de type centre d examen sont collectés lors de l importation des missions à partir d OCEAN. 4 Activité - Edition des listes d établissements Cette activité offre la possibilité de construire des documents selon les besoins, de choisir les données à inclure ainsi que la présentation. Les documents d édition sont au format PDF consultable / imprimable ou CSV exploitable dans un tableur. Une description complète de l activité Editions est traitée dans le chapitre 4. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

41 5 Activités Gestion individuelle des intervenants doublons, Gestion par N INSEE des intervenants en doublons Deux modes de gestion sont disponibles : - la gestion individuelle des intervenants en doublon qui vous permet de rechercher deux intervenants que vous avez identifié comme étant en doublon, - la gestion par numéro INSEE qui liste tous les intervenants en doublon sur le numéro INSEE. Ces activités permettent de supprimer des dossiers d'intervenants en doublon. Le principe est de basculer les informations d'un dossier A vers un dossier B avant de supprimer le dossier A. Noter que : Les informations basculées sont les indisponibilités ou disponibilités, les compétences, les établissements d exercice, les missions affectées, les convocations, les états de frais. Ces activités sont détaillées dans l aide en ligne et dans le module de formation M3_intervenants Enseignements Le vivier des enseignements est commun à toutes les unités administratives de l académie, à tous les examens, il est alimenté à partir du SI - STS-Web et STS-Web privé Collecter les enseignements Cette activité permet de planifier le traitement de collecte des enseignements en début de session après la validation de la campagne de rentrée dans les établissements. La planification de la collecte de STS-Web et STS-Web privé peut se faire séparément. Cette activité n est reliée à aucun profil d utilisateur. L utilisateur IMAG IN en charge du lancement de ce traitement doit posséder l habilitation pour cette activité. En début de session, après la validation de la campagne de rentrée, il convient de collecter pour chaque enseignant du 2d degré de l académie, les enseignements qu il assure et cela par établissement d exercice. Les nomenclatures associées sont également chargées (MEFSTAT, matières enseignées, modalités de cours, type de MEF, ). Note : Il faut impérativement avoir importer les enseignants à partir des SIRH EPP et EPP privé avant de collecter les enseignements. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

42 Activité Import enseignements de STS-WEB Quand : En début de session, après la validation de la campagne de rentrée. Immédiatement après un import EPP Contrôler Plusieurs activités sont disponibles pour contrôler les enseignements des intervenants : 1 - Gestion des intervenants onglet enseignements 2 - Liste des enseignements Chaque activité est détaillée ci-dessous. 1 Activité - Gestion des intervenants onglet enseignements Cette activité ouvre l accès à l ensemble des données de l intervenant et notamment la consultation des enseignements. La fonction de recherche multicritères permet de sélectionner un ensemble d'intervenants sur des critères relatifs aux enseignements dispensés (exemple: la matière enseignée ou le code MEFSTAT) Les enseignements sont collectés à partir de STS-Web après la validation de campagne de rentrée des enseignants. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

43 2 Activité Liste des enseignements Cette activité offre la possibilité de construire des documents selon les besoins, de choisir les données à inclure ainsi que la présentation. Les documents d édition sont au format PDF consultable / imprimable ou CSV exploitable dans un tableur. Une description complète de l activité Editions est traitée dans le chapitre 4. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

44 3.1.3 Réglementation Les étapes décrites ci-dessous correspondent à un examen géré avec OCEAN. IMAG IN offre aussi la possibilité de créer la réglementation d un examen sans utiliser OCEAN Charger la réglementation Cette activité permet de planifier le traitement d importation de la réglementation d un examen géré avec OCEAN. L importation de la réglementation s effectue à partir d une base session chargée dans IMAOCE. Si dans OCEAN, plusieurs examens sont gérés dans la même base, l importation sera effectuée pour tous les examens de la base session. Par conséquent, plusieurs réglementations d examen seront importées dans IMAG IN. Dans IMAG IN, il y a création ou mise à jour d une version d examen. Une version d examen est un règlement concernant un examen pour une unité administrative. Option de mise à jour D une année à l autre, s il n y a pas de modification de décret, il convient de mettre à jour la version d examen existante. Ceci permet de conserver les adaptations réglementaires mises en place dans votre unité administrative au cours de l année précédente (ex : création des épreuves de remplacement, groupements de mission, etc). Noter que : Sachant que deux sessions ne peuvent être ouvertes en même temps sur une même version d examen, si les opérations de fermeture de la session N ne peuvent être réalisées avant l ouverture de la session N+1, il convient de créer une nouvelle version d examen à partir de la version N afin de conserver les adaptations réglementaires faites dans IMAG IN. Pour en savoir plus sur la réglementation, consulter le document interface IMAG IN-OCEAN Option de création L option de création est à utiliser, s il n existe aucune version de l examen dans IMAG IN ou bien s il y a une modification du décret. Dès que le processus de réglementation côté OCEAN est terminé, le gestionnaire met à disposition d'imag'in, les épreuves réglementaires des examens gérés dans la base session OCEAN. La procédure T180 de l application OCEAN permet d exporter les données de l examen et de les charger sur la base de données intermédiaire IMAOCE et ceci tout au long de la session. IMAG IN utilise alors la base IMAOCE comme source d information au moment opportun. De plus amples informations techniques sont décrites dans le chapitre 5. Dès que le gestionnaire OCEAN a mis à disposition les épreuves réglementaires, le chargement de la réglementation peut être lancé. Pour en savoir plus, consulter le document interface IMAG IN-OCEAN V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

45 Activité Import règlement à partir d OCEAN Quand : Après la validation du pilote réglementaire, en liaison avec le gestionnaire OCEAN. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

46 Adapter la réglementation a) Version examen et spécialité Cette activité permet de consulter, compléter les versions d'examen d origine OCEAN. Elle permet également d initialiser la réglementation d un examen non géré avec OCEAN en créant la version d examen et les spécialités associées. Après avoir importé la réglementation à partir d'ocean, il peut être nécessaire de l'adapter pour répondre aux besoins de l académie. Il peut être utile de créer des spécialités globales et de leurs attacher des épreuves de remplacement, décrites ultérieurement. 1 Activité Version examen, spécialité Quand : Après l importation de la réglementation venant d OCEAN. b) Epreuve Cette activité permet de consulter, créer ou modifier des épreuves dites de remplacement par rapport aux épreuves d origine venant d OCEAN. Ces épreuves de remplacement étant attachés à la spécialité globale décrite précédemment. Les épreuves de remplacement sont prises en compte pour les missions au moment de l ouverture de session à partir d OCEAN. 2 Activité Epreuve Quand : Après l importation de la réglementation venant d OCEAN. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

47 L exemple ci-dessous illustre le remplacement des épreuves «015 épreuve facultative» pour plusieurs spécialités du baccalauréat général par une seule nommée «EP.FACS.» pour toutes les séries. Cela suppose la création préalable de la spécialité globale nommée TOUTES SERIES Contrôler Plusieurs activités sont disponibles pour contrôler la réglementation : 1 - Examen 2 - Matière examen 3 - Liste d options 4 - Edition des épreuves réglementaires Chaque activité est détaillée ci-dessous. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

48 1 Activité - Examen Cette activité permet de consulter et si besoin de compléter la liste des examens. Le référentiel des examens, basé sur la nomenclature nationale, est initialisé lors de l installation de l application IMAG IN. 2 Activité Matière examen Cette activité permet de consulter, modifier, créer des matières examen suivant vos habilitations La nomenclature des matières d examen est issue de l application OCEAN. IMAG'IN contient toutes les matières examen existantes dans OCEAN, y compris celles créées spécifiquement dans l académie. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

49 3 Activité Liste d options Cette activité permet de rechercher, consulter, créer, modifier et supprimer des listes d'options dans une version d examen. Seules les listes issues d'imag'in sont modifiables. Ces informations sont initialisées lors de l'importation de la réglementation à partir d OCEAN. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

50 4 Activité Edition des épreuves réglementaires Cette activité offre la possibilité de construire des documents selon les besoins, de choisir les données à inclure ainsi que la présentation. Les documents d édition sont au format PDF consultable / imprimable ou CSV exploitable dans un tableur. Une description complète de l activité Editions est traitée dans le chapitre Epreuves Options pour Mission Ouvrir la session Cette activité permet de planifier le traitement d ouverture de session d un examen géré avec OCEAN, lorsque le processus d inscriptions des candidats est achevé. La réglementation doit avoir été importée au préalable et éventuellement adaptée, cf Côté OCEAN, quand le processus d'inscriptions des candidats est achevé, le gestionnaire met à disposition d'imag'in les épreuves pour lesquelles il y a des candidatures via la procédure T180. Dès que le gestionnaire OCEAN a mis à disposition les informations d'inscription, il est possible de générer les épreuves options pour mission. Les épreuves options pour lesquelles il existe des candidatures deviennent des épreuves options pour missions dans la session IMAG IN. Celles-ci peuvent être remplacées par des épreuves de remplacement créées dans IMAG IN, cf Activité Ouverture session à partir d OCEAN Quand : Lorsque le processus Inscription des candidats est terminé dans OCEAN. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

51 Sélectionner épreuves pour mission Suivant le calendrier, les utilisateurs peuvent être amenés à travailler sur les correspondances épreuves options / matières enseignées, avant l ouverture de la session. Dans ce cas de figure, après avoir importé la réglementation à partir d OCEAN, cette activité permet de sélectionner les épreuves-options qui feront l objet de missions dans la session à venir. Ceci permet de restreindre les listes de choix d épreuves options lors de la saisie des correspondances épreuves options / matières enseignées. Activité Sélection épreuves-options pour mission Quand : Si besoin, après l étape Réglementation et avant l ouverture de la session pour un examen géré dans OCEAN Reprendre les données d une session antérieure Cette activité permet de reprendre les données d organisation d une session d examen antérieure dite source pour les copier dans une nouvelle session d examen dite cible. Activité Reprise des données d une autre session Quand : Après l ouverture de la session cible et tant que la session source n est pas nettoyée, voir nettoyage session. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

52 Contrôler Une activité est disponible pour contrôler les épreuves options pour mission : 1 - Edition des épreuves options pour mission Cette activité est détaillée ci-dessous. 1 Activité Edition des épreuves options pour mission Cette activité offre la possibilité de construire des documents selon les besoins, de choisir les données à inclure ainsi que la présentation. Les documents d édition sont au format PDF consultable / imprimable ou CSV exploitable dans un tableur. Une description complète de l activité Editions est traitée dans le chapitre Compétences Relativement aux examens dont les correspondances entre épreuves d examen et enseignements sont possibles, des correspondances nationales sont communiquées à chaque académie. Dans l académie, les correspondances nationales peuvent être affinées pour répondre aux besoins. A partir de ces correspondances, il est possible d attribuer des compétences sur épreuves aux enseignants dans le but d affecter les intervenants à partir de leurs compétences. La première année, les correspondances nationales sont toutes importées dans IMAG IN. Les années suivantes, seules les nouvelles correspondances sont importées Gérer les correspondances Epreuve option / matière enseignée Plusieurs activités sont disponibles pour la gestion des correspondances : 1 - Import correspondance ministère 2 - Conflit correspondance ministère - académie 3 - Correspondance épreuve enseignement (par académie) Chaque activité est détaillée ci-dessous. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

53 1 Activité Import des correspondances ministère Quand : Après les étapes Épreuves Options pour missions et Enseignements. Cette activité permet d'importer les correspondances épreuve-enseignement définies au niveau national de prendre en compte les correspondances nationales pour les épreuves options des versions d'examen, si aucune correspondance n'est définie au niveau de l unité administrative de détecter les différences entres les correspondances nationales et les correspondances locales afin de générer s'il y a lieu des conflits à traiter après l'import, via l'activité 'Conflit correspondance ministère - académie'. A noter que cette activité a été mise en place pour le démarrage d IMAG IN, elle n est plus utilisée aujourd'hui 2 Activité Conflits correspondance ministère - académie Quand : Après l activité Import correspondance ministère. Cette activité permet d identifier et de résoudre les éventuels conflits existant entre les correspondances épreuves-enseignements nationales et celles définies dans votre académie. A noter que cette activité a été mise en place pour le démarrage d IMAG IN, elle n est plus utilisée aujourd'hui 3 Activité Correspondance épreuve enseignement (par académie) V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

54 Quand : En début de session. Cette activité permet d'ajuster les correspondances épreuves d'examen matières de manière à attribuer automatiquement les compétences aux enseignants Attribuer les compétences aux enseignants Cette activité permet d'attribuer automatiquement aux enseignants des compétences sur épreuves en fonction des correspondances épreuves d'examen - matières enseignées. L'attribution se fait sur les épreuves d'une ou plusieurs versions d'examen. Les correspondances épreuves enseignements sont établies, il est maintenant possible de définir des compétences sur épreuves pour les enseignants de l académie. Activité Attribution des compétences aux enseignants Quand : Après ajustement des correspondances entre épreuves d'examen et matières enseignées V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

55 Gérer les compétences L application IMAG IN attribue automatiquement les compétences. Néanmoins, il est possible d y apporter des modifications pour prendre en compte des cas particuliers. Les utilisateurs IMAG IN ci-après sont en mesure d intervenir sur les compétences : l intervenant via le service intervenant, consulte les épreuves pour lesquelles il est compétent et peut les modifier. Ces mises à jour n effacent pas les attributions faites par l application. Si besoin des indicateurs de conflits sont mis en place pour faciliter le travail du chef d établissement et du gestionnaire. le chef d établissement via le service établissement, consulte les compétences des enseignants de son établissement et peut les modifier. Ces mises à jour n effacent ni les attributions faites par l application ni les compétences saisies par l enseignant. Si besoin des indicateurs de conflits sont mis en place pour faciliter le travail ultérieur du gestionnaire. le gestionnaire d examen via le service gestionnaire. Les services Intervenant et Etablissement doivent avoir été ouverts au préalable, via l activité Gestion des services disponible dans le menu Administration. Activité Gestion des intervenants Quand : Après avoir ouvert les services enseignants et établissement. Cette activité permet de consulter et de modifier les compétences des intervenants (enseignants et professionnels). Recherche par compétences V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

56 La fonction de recherche permet de choisir un ensemble d'intervenants via les critères disponibles. La sélection d un ensemble d'enseignants se fait sur des critères relatifs aux compétences, par exemple : compétence sur une matière d'épreuve Contrôler Plusieurs activités sont disponibles pour contrôler les compétences et les correspondances : 1 - Edition des correspondances épreuve-matière enseignée 2 - Consultation par épreuves des enseignants compétents 3 - Liste des compétences 4 Etat saisie compétence par établissement Chaque activité est détaillée ci-dessous. 1 Activité Edition des correspondances épreuve-matière enseignée Cette activité offre la possibilité de construire des documents selon les besoins, de choisir les données à inclure ainsi que la présentation. Les documents d édition sont au format PDF consultable / imprimable ou CSV exploitable dans un tableur. Une description complète de l activité Editions est traitée dans le chapitre 4. 2 Activité Consultation par épreuves des enseignants compétents Cette activité permet de consulter par spécialité d'examen, épreuve-option, la liste des enseignants désignés comme compétents. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

57 3 Activité Liste des compétences Cette activité offre la possibilité de construire des documents selon les besoins, de choisir les données à inclure ainsi que la présentation. Les documents d édition sont au format PDF consultable / imprimable ou CSV exploitable dans un tableur. Une description complète de l activité Editions est traitée dans le chapitre 4. 4 Activité Etat saisie compétence par établissement Cette activité permet de consulter l'état d'avancement de la saisie des compétences dans les établissements et si nécessaire d'invalider la fin de la saisie pour un établissement. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

58 3.2 Phase 2 Génération des missions Cette phase présente les étapes de la génération des missions de la session d examen Préparation missions Gérer les types de missions Cette activité consiste à vérifier la nomenclature des types de missions et la compléter si besoin par l ajout de nouveaux types de mission. Les types de missions suivants sont prédéfinis et non modifiables : - DL : jury de délibération - OR2 : oral 2 nd groupe - IN : interrogation - CO : correction 1 Activité Gestion des nomenclatures Quand : Au démarrage de l application, puis ponctuellement si besoin Gérer les paramètres des types de missions Cette activité consiste à définir les missions donnant droit à rémunération en leur associant un type de rémunération. Cette information est utile pour la liquidation des états de frais de mission. Des règles de gestion sont mises en oeuvre en fonction du décret qui régit la session d'examen/concours : Pour les concours, examens professionnels, certifications complémentaires (CAPA-SH, 2CA-SH, CAFIPEMF...,) le décret qui régit la rémunération des frais de jury est fonction de la date de décision d'ouverture : -> si cette date est antérieure au 01/09/2011, le décret de 1956 s'applique, -> si cette date est postérieure au 01/09/2011, le décret de 2010 s'applique. Pour les examens, le décret qui régit la rémunération des frais de jury est fonction de la session d'examen : -> si la session est organisée au titre de l'année 2011 ou antérieure, le décret de 1956 s'applique, -> si la session est organisée au titre de l'année 2012 ou supérieure, le décret de 2010 s'applique. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

59 1 Activité Paramètre type mission Quand : Au démarrage de l application, puis ponctuellement si besoin Gérer les dates et observations Cette activité permet de définir des dates et des observations à différents niveaux par type de mission pour une session d'examen. Certaines missions se déroulant à la même date, l application offre la possibilité de saisir les dates de déroulement par type de mission à différents niveaux : - au niveau de l examen, exemple des missions de délibération du 1er groupe pour le baccalauréat général, - au niveau de la spécialité, - au niveau de l'épreuve-option. De la même façon, les observations par type de mission peuvent être saisies et seront alors imprimées sur les convocations. Note : Les observations peuvent être saisies à un niveau autre que celui des dates. Pour en savoir plus sur les dates à renseigner, consulter le document interface IMAG IN-OCEAN. 2 Activité Date et observation par type de mission Quand : Avant de générer les missions à partir des jurys et commissions OCEAN. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

60 Gérer les groupements de missions Cette activité permet de créer, de modifier, ou de supprimer les groupements de missions. Un groupement de missions permet lors de l'affectation via les activités 'Affectation collective' ou 'Affectation individuelle de groupe de missions' d'affecter pour une épreuve-option tous les types de missions du groupement à un ou plusieurs intervenants. Lors de l affectation d un intervenant à une mission pour une épreuve option, il convient également de l affecter à d autres missions en même temps. Cette opération est facilitée par l utilisation des groupements de missions. Un groupement de mission permet de définir pour une épreuve option particulière ou bien pour des épreuves options de même type et de même statut, les types de missions pouvant être affectés. Chaque type de mission du groupement peut être pris en compte si besoin, lors de l affectation automatique. L indicateur «Pas de test conflit date» permet de spécifier les types de mission pour lesquels il n y a pas de test de conflit de date lors de l affectation. Avant de générer des missions à partir des commissions OCEAN pour une épreuve-option donnée, il est impératif d avoir défini un groupement de mission au niveau de cette épreuve-option (ou bien au niveau de son statut et de son type) et ce groupement doit prévoir un type de mission correction ou interrogation avec le type de rémunération appropriée. Pour les baccalauréats général et technologique, afin de générer automatiquement les missions de délibération à partir des jurys OCEAN, il est possible de générer au même moment les missions de type oral du second groupe. Pour cela avoir au préalable prévu le type de mission OR2 dans un groupement de mission. Au baccalauréat professionnel, pour générer les missions liées à l épreuve de contrôle à partir des commissions OCEAN, 2 solutions sont possibles pour la définition du groupement de missions : 1. créer un groupement pour les épreuves de type oral et statut obligatoire, en l absence de besoin de différencier le type de mission lié à l épreuve de contrôle par rapport à celui des épreuves orales du 1er groupe. 2. créer un groupement de mission spécifique pour chaque épreuve de contrôle pour différencier le type de mission lié à l épreuve de contrôle par rapport à celui des épreuves orales du 1er groupe. L inconvénient de cette solution, est le travail à faire la première année qui peut être long, cela nécessite de créer un groupement de mission pour l épreuve de contrôle de chaque spécialité. 3 Activité Groupement par épreuve-option Quand : Avant de générer les missions à partir des jurys et commissions OCEAN V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

61 L exemple ci-dessous illustre un groupement de missions pour les épreuves orales facultatives du baccalauréat général. Ce groupement est constitué des types de missions : interrogation orale (IN), lecture de dossier (LD), réunion d entente (RE), réunion d harmonisation (RA). Groupement défini par type et statut d épreuve Rémunération de chaque type de mission. Un seul type de rémunération par groupement sauf pour le type OR2. Types de mission IN en affectation automatique Pas de conflit de date sur les types de mission du même niveau d indicateur 1 - IN, RE, 2 - LD, RH Génération missions Générer les missions à partir d Océan Cette activité consiste à générer des missions à partir d OCEAN. Au préalable dans OCEAN, lorsque le processus Affectation Candidats est déroulé, la procédure T180 est activée et celle-ci exporte les données d organisation et d affectation vers la base IMAOCE. L importation des missions dans IMAG IN puise sa source dans la base IMAOCE et permet : d'importer les jurys et de générer les missions de délibération de jury. Une mission de délibération (type mission DL) est générée par centre de délibération avec la liste des jurys et pour chaque jury le nombre de candidats et la liste des établissements d'origine des candidats, de générer les missions oral 2nd groupe (type mission OR2) du baccalauréat général ou technologique, si ce type de mission est prévu dans un groupe de missions. Dans ce cas : il y a génération d'une mission oral 2nd groupe pour une mission de délibération avec le même centre et la même liste de jurys, d'importer les commissions de correction et d interrogation et de générer les missions à partir de ces commissions : pour une épreuve option, il y a génération d une mission par lieu de mission, il s agit du centre de déroulement pour une épreuve orale ou pratique et du centre de retrait de copies ou centre de correction pour une épreuve écrite. Pour la génération d une mission de correction ou d interrogation, le type de la mission est celui prévu dans le groupement de mission lié à l épreuve option, de générer les missions de travaux administratifs ou de surveillance à partir de l affectation des épreuves convoquées en centre de déroulement dans OCEAN V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

62 de mettre à jour la liste des centres d'examen avec les centres de délibération, de correction et d'interrogation. Pour rappel, il est impératif d avoir défini un groupement de mission au niveau de l épreuve-option, ou statut/type contenant un type de mission correction ou interrogation suivant l épreuve avec le type de rémunération approprié. Les établissements qui sont centre de déroulement, centre de correction, centre de délibération dans OCEAN deviennent des centres d examen ouverts dans la session examen IMAG IN. Pour en savoir plus, consulter le document interface IMAG IN-OCEAN. 1 Activité Import missions à partir d OCEAN Quand : Après l affectation des candidats à l examen dans les centres puis ponctuellement si besoin Gérer les jurys de missions Cette activité permet de gérer les jurys d examen : consulter les jurys importés d OCEAN, ajouter ou modifier les jurys d origine IMAG IN. Le jury contient entre autre, le nombre de candidats et la liste des établissements d origine des candidats. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

63 2 Activité Jury de mission Quand : Après la génération des missions à partir des jurys et commissions OCEAN, puis en fonction des besoins Gérer les missions Cette activité permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer des missions. Une mission peut être crée de deux façons : soit suite à un import de missions d OCEAN, soit par la création d une nouvelle mission. L application permet aussi de créer des missions de correction ou d interrogation et de leur rattacher des commissions. Lors de la création d une mission, le niveau de date est à renseigner, ceci est valable quelque soit le type de la mission. Plusieurs situations sont alors à considérer : Si durant la phase de préparation de mission, la définition de la date a été choisie au niveau «épreuve-option», «spécialité» ou «session d examen», il suffit de choisir le même niveau. Si la date est propre à la mission, choisir le niveau de date à «mission» et ensuite saisir la date de la mission. Si la mission est du type «interrogation» et comporte des commissions avec liste de dates, choisir le niveau «commissions» pour initialiser les dates de la mission à partir des dates de commissions. Au cours de la session, la modification du niveau de date ou de la date de mission est possible, y compris pour les missions générées à partir d OCEAN. Le changement de date de mission s accompagne de contrôles effectués par l application si la mission est affectée ou convoquée. Pour plus d information, consulter l aide contextuelle relative à l activité. Pour en savoir plus sur les missions importées d OCEAN, consulter le document interface IMAG IN-OCEAN. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

64 3 Activité Mission Quand : Après la génération des missions à partir des jurys et commissions OCEAN, puis en fonction des besoins Ouverture des missions pour convocation par les centres Cette activité permet de sélectionner par session d examen les missions à ouvrir aux chefs de centre pour affectation et convocation d'intervenants.(exemple : les missions de surveillance). Cette opération est à réaliser avant d'ouvrir aux établissements le service d affectation et de convocation d intervenants via l'activité 'Ouverture/fermeture des services' du menu Administration Supprimer les missions Cette activité permet de supprimer en masse des missions et obéit aux mêmes règles que la suppression unitaire de mission : une mission ne peut être supprimée que si elle n est pas affectée. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

65 4 Activité Mission Quand : Ponctuellement en fonction des besoins Gérer les centres Cette activité consiste à gérer les centres d examen de la session examen : consulter les centres de délibération et les centres de déroulement importés à partir d OCEAN, ajouter et modifier les centres d examen. 5 Activité Gestion des centres Quand : Après la génération des missions à partir des jurys et commissions OCEAN Contrôler Plusieurs activités sont disponibles pour contrôler les missions. 1 - Edition des épreuves-options pour mission 2 - Edition des missions Chaque activité est détaillée ci-dessous. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

66 1 Activité Edition des épreuves-options pour mission Cette activité permet de construire l édition des épreuves-options pouvant donner lieu à des missions au cours de la session, pour une session d examen ouverte à partir d OCEAN, il s agit des épreuves pour lesquelles des candidats sont inscrits. 2 Activité Edition des missions Cette activité permet de construire l édition des missions. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

67 3.3 Phase 3 Affectation des missions Cette phase présente les étapes de l affectation des intervenants aux missions de la session d examen et d édition des convocations Préparation de l affectation Gérer les zones géographiques Cette activité permet de consulter, mettre à jour ou définir des zones géographiques. La définition d une zone géographique, rattachée à l UAD, se fait par examen et par association d une liste d établissements d'origine des candidats. Lors du traitement d affectation collective : la contrainte zone géographique induit la règle suivante : «Un intervenant exerçant dans un établissement rattaché à une zone géographique ne peut corriger ou interroger des candidats dont l établissement d origine se situe dans cette zone». la contrainte établissement d origine induit la règle «Un intervenant ne peut corriger ou interroger des candidats de son ou de ses établissement(s) d exercice». Activité Gestion des zones géographiques Quand : Avant l affectation collective Gérer les groupements de mission Cette activité permet de créer, de modifier, de supprimer et de rechercher un groupement de missions pour une version d'examen. Il est aussi possible de consulter, d'ajouter et de supprimer des types de mission dans un groupement. Avant les traitements d affectation collective ou individuelle par groupe de mission, il est conseillé de finaliser la définition des groupements de missions, si ceux-ci n ont pas été terminés lors de la phase 2 - Génération des missions. Un groupement de mission permet de rassembler pour une épreuve-option particulière ou bien pour des épreuves-options de même type et de même statut, les types de missions pouvant être affectés. Le principe est le suivant : dans les traitements d affectation collective ou individuelle par groupe de mission, pour une épreuve option donnée, l application IMAG IN recherchera le groupement de missions correspondant à celle-ci pour obtenir la liste des types de missions à affecter aux intervenants. A chaque groupement, est donc associée la liste des types de mission. Pour chaque type, il convient de renseigner : le niveau de mission sachant que : pour les types de mission ouvrant droit à rémunération (sauf OR2) : le niveau est EPREUVE-OPTION, pour les types de mission de type DL (Jury de délibération) et OR2 (Oral 2nd groupe) : le niveau est JURY, pour les autres types de mission, le niveau approprié est à choisir. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

68 Dans un groupement de mission, il ne peut y avoir au maximum qu un seul type mission ouvrant droit à rémunération, sans considérer le type mission OR2. A la définition d un groupement de mission, indiquer les types de missions qui ne seront pas déclarés en conflit lors de l affectation et cela quelque soit le mode d affectation (collective, par groupe de mission, par mission, par intervenant). Renseignez également l indicateur d affectation automatique qui permet de dire si ce type de mission est à considérer dans l affectation collective. L ordre d affichage des types de mission dans le traitement d affectation individuelle par groupe est aussi paramétrable. Activité Groupement par épreuve-option Quand : En préalable à l affectation Définir les charges intervenants Cette activité permet de préparer l'affectation automatique des intervenants sur des commissions issues d'ocean, dans le cas où ces commissions ont été définies pour un ensemble de correcteurs (correction en chambre). La détermination du nombre d intervenants à affecter pour une commission, se fait uniquement pour les épreuves concernées : définir le nombre de candidats qu un intervenant corrige ou interroge, ceci représente la charge. Il est nécessaire également de préciser le seuil à partir duquel un nouvel intervenant doit être affecté. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

69 Activité Charges d intervenant Quand : Pour les examens concernés, avant l affectation collective de certaines épreuves Regrouper les commissions par épreuve-option Cette activité permet de créer, modifier et supprimer un groupement de commissions par épreuve-option. Dans l organisation de l unité administrative, si pour certaines épreuves-options de différentes spécialités ou de différents examens, les candidats sont examinés ensemble, il est conseillé de définir des regroupements de commissions par épreuve option afin d affecter au même intervenant les missions afférentes. L organisation OCEAN est définie de telle sorte que les candidats sont affectés sur une même commission dans le même centre d examen. Pour en savoir plus, consulter le document interface IMAG IN-OCEAN. Activité Regroupement commissions par épreuve option Quand : En préalable à l affectation. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

70 L exemple ci-dessous illustre le groupement de deux épreuves options de deux spécialités de la session d examen baccalauréat technologique Gérer la nomenclature qualité du jury Cette activité permet de consulter ou mettre à jour la nomenclature et notamment celle du type Qualité du jury dans le domaine Mission. Lors de l affectation d un intervenant sur une mission, le choix de la qualité de l intervenant est à sélectionner dans la liste précédemment définie. Activité Gestion des nomenclatures Quand : Première session avec IMAG IN, puis ponctuellement. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

71 3.3.2 Affectation des missions Les affectations de missions aux intervenants sont régies par les règles énoncées ci-dessous, ceci s applique aux affectations manuelles par groupe de missions, par intervenant et par mission. L affectation de l intervenant est acceptée ou non en fonction : de ses indisponibilités, des dates des autres missions sur lesquelles il est déjà affecté, en tenant compte des conflits à ignorer déclarés dans le groupement de mission s il existe. Dans le cas de conflits détectés entre les missions, il est possible de forcer ces conflits via l activité Affectation par intervenant. Lors de l affectation à une mission de correction ou d interrogation, si l épreuve option fait partie d un regroupement de commissions, l intervenant sera affecté à l ensemble des missions liées à la commission. La désaffectation d un intervenant convoqué, induit que l affectation n est pas supprimée mais marquée comme convocation supprimée. En cas d affectation sur une nouvelle mission, suivant la mission, la sélection d un jury ou d une commission, peut être requis, de même que de préciser une qualité de jury pour l intervenant. En cas de modification du jury ou de la commission ou de la qualité de jury pour un intervenant déjà convoqué, l affectation n est plus considérée comme convoquée, il faut alors éditer une nouvelle convocation Affecter collectivement Cette activité permet d'affecter automatiquement un ensemble d intervenants sur les missions d'une ou plusieurs épreuves-options d une session d'examen, en respectant les paramètres définis par le gestionnaire. Cette activité offre aussi la possibilité d'annuler les affectations automatiques préalablement effectuées. Les règles d affectation automatiques se basent sur les commissions importées d OCEAN en tenant compte des compétences déclarées des intervenants, des indisponibilités des enseignants, des groupements de missions définis et éventuellement des charges intervenants et des paramètres renseignés (contraintes géographiques, rayon de déplacement, ). Avant de lancer ce traitement, sont définis : les groupements de missions, les missions issues d OCEAN et d IMAG IN, si besoin les zones géographiques, les charges intervenants et les regroupements de commissions par épreuve option. L affectation des intervenants s effectue en fonction : - des compétences déclarées et des indisponibilités connues pour les intervenants, des dates de missions déjà affectées. - des groupements de missions et donc des conflits à ignorer si vous en avez déclarés - des charges des intervenants si elles sont renseignées - des commissions regroupées - des paramètres renseignés avant de planifier le traitement. La contrainte géographique permet de définir une règle d affectation basée sur les zones géographiques ou bien sur les établissements d origine des candidats et les établissements d exercices des intervenants. Pour en savoir plus sur cette notion, consulter l aide contextuelle de l activité. Les intervenants n ayant pas eu de missions affectées les années précédentes, sont pris en priorité dans l affectation. Pour ce faire, il est tenu compte de l historique des affectations des années précédentes. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

72 Le rayon de déplacement maximal indique la distance maximale autorisée pour le déplacement de l intervenant. Pour le calcul c est la distance la plus courte entre l adresse professionnelle et l adresse du domicile de l intervenant qui est prise en compte, cette information est facultative. Activité Affectation collective Quand : Après la génération des missions à partir des jurys et commissions OCEAN. Suite à la préparation des affectations. L exemple ci-dessous illustre un cas d affectation de l épreuve-option Mathématiques de la série Chimiste du Brevet de Technicien Supérieur. Contraintes géographiques Contraintes d enseignement Affecter individuellement à partir des groupes de missions Cette activité permet d'affecter par épreuve-option les intervenants aux missions définies dans le groupement de missions. Si les missions n existent pas, elles sont alors créées. A chaque type de mission prévu dans le groupement de missions défini pour l épreuve option, il est possible d affecter ou non un ou plusieurs intervenant(s). Les missions qui n existent pas, sont créées avant l affectation de l intervenant. Lors de l affectation à une mission de correction ou d interrogation, si l épreuve option fait partie d un regroupement de commissions, l intervenant sera affecté à l ensemble des missions liées à la commission. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

73 Activité Affectation individuelle de groupe de missions Quand : Suite à la préparation des affectations L exemple ci-dessous illustre un cas d affectation de deux intervenants au groupe des quatre missions de l épreuve option Environnement et tourisme de la série Hôtellerie du baccalauréat technologique. Deux intervenants affectés Les quatre missions du groupement sont affectées Affecter par mission Cette activité permet d'affecter, désaffecter et remplacer les intervenants sur une mission particulière. En cas de modification du jury, de la commission ou de la qualité pour un intervenant déjà convoqué, l affectation n est plus considérée comme convoquée et il faut éditer une nouvelle convocation. Dans certains cas, le besoin est d affecter un intervenant à des dates ne couvrant pas l intégralité de la mission ou de la commission, c est le cas de l affectation spécifique : par exemple pour effectuer le remplacement d un intervenant en cours de mission, ou bien affecter un intervenant en début de mission et un deuxième en fin de mission. Les affectations spécifiques sont réalisables via la fonction Modifier dates affectation. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

74 Activité Gestion des affectations par mission Quand : suite à la préparation des affectations. L exemple ci-dessous illustre l affectation d une mission à plusieurs intervenants. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

75 Affecter par intervenant Cette activité permet d affecter, de désaffecter un intervenant à une mission, de gérer les remplacements d'intervenants et de forcer les conflits. Pour gérer le remplacement d un intervenant, choisir un remplaçant et sélectionnez les missions devant lui être affectées. L intervenant initial est alors désaffecté pour ces missions. Dans certains cas, le besoin est d affecter un intervenant à des dates ne couvrant pas l intégralité de la mission ou de la commission, c est le cas de l affectation spécifique : par exemple pour effectuer le remplacement d un intervenant en cours de mission, ou bien affecter un intervenant en début de mission et un deuxième en fin de mission. Les affectations spécifiques sont réalisables via la fonction Modifier dates affectation. Dans le cas d un conflit de date détecté, un message d'erreur est affiché, et nécessite soit de modifier l affectation ou de forcer le conflit. Activité Affectation par intervenant Quand : Durant la période d affectation des intervenants Editer les étiquettes adresse des intervenants Cette activité permet une édition définie permettant de produire des étiquettes adresse pour les intervenants convoqués. L'édition est prévue sur un format de page A4 portrait et contient 7 rangées de 2 colonnes. La référence est 'J8163 Adresse'. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

76 Activité Edition des étiquettes adresse des intervenants Quand : Après les traitements d affectation, de convocation Editer les étiquettes adresse des correcteurs Cette activité permet une édition définie produisant des étiquettes adresse des correcteurs. L'édition est prévue sur un format de page A4 portrait et contient 3 étiquettes par page. La référence est 'L7905 Carte'. Activité Edition des étiquettes adresse des correcteurs Quand : Après les traitements d affectation, de convocation. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

77 Editer l arrêté de jury Cette activité permet une édition définie produisant un arrêté de jury suivant une sélection de critères. Activité Edition de l arrêté de jury Quand : Après les affectations Contrôler Plusieurs activités sont disponibles pour contrôler les affectations. 1 - Recherche des commissions non affectées 2 - Edition de liste des affectations 3 - Edition de liste des affectations par intervenant 4 - Edition de liste des affectations par mission Chaque activité est détaillée ci-dessous. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

78 1 Activité Recherche des commissions non affectées Cette activité permet de rechercher suivants certains critères, les commissions non affectées. L exemple ci-dessous illustre la recherche des commissions non affectées pour le baccalauréat technologique dans la spécialité Génie optique. Pour l épreuve-option de Mathématique, commission 0223, aucun intervenant n est affecté. L affectation d intervenant à cette commission peut se faire via l activité Gestion des affectations par missions en effectuant une recherche sur le numéro de commission. Commission 0223 non affectée Autre exemple, si dans OCEAN, les commissions sont définies pour un ensemble de correcteurs (c est le cas des corrections en chambre) et dans IMAG IN les charges par intervenant sont définies. Dans cette situation, la commission est listée si le nombre d intervenants déjà affectés ne couvre pas le nombre de candidats inscrits. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

79 2 Activité Edition de liste des affectations Cette activité permet d éditer la liste des affectations. L utilisation du critère Etat affectation permet d éditer un état d avancement global de l affectation. De même l utilisation des critères Existence conflit forcé et Existence date affectation spécifique permettent de porter attention sur ces cas particuliers. 3 Activité Edition de liste des affectations par intervenant Cette activité permet d éditer la liste des affectations par intervenant. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

80 L utilisation du critère Etat affectation permet d éditer un état d avancement de l affectation pour un ensemble d intervenants. De même l utilisation des critères Existence conflit forcé et Existence date affectation spécifique permettent de porter attention sur ces cas particuliers. 4 Activité Edition de liste des affectations pas mission Cette activité permet d éditer la liste des affectations par mission. L utilisation du critère Etat affectation permet d éditer un état d avancement de l affectation pour un ensemble de missions. De même l utilisation des critères Existence conflit forcé et Existence date affectation spécifique permettent de porter attention sur ces cas particuliers. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

81 3.3.3 Convocation Saisir le texte libre des convocations Cette activité permet la gestion des messages à éditer en entête ou pied de page des convocations. Les textes libres sont stockés par examen pour une unité administrative. Activité Saisie de texte libre pour convocation Quand : A vérifier avant le traitement des convocations Produire les convocations Cette activité permet de lancer le traitement «officiel» ou de «contrôle» des convocations dont le résultat est consultable via l activité Suivi des tâches planifiées. Avant de lancer les premiers traitements de convocation de la session, il convient de vérifier les informations à faire figurer en entête et en pied de convocation. Pour l entête de convocation, il s agit du logo de l unité administrative, des références des services et des bureaux de gestion, des coordonnées des gestionnaires. Concernant le pied de la convocation, il s agit de l autorité, de l intitulé, du nom du signataire et de l image de sa signature. Pour vérifier et modifier au besoin ces informations, utiliser les activités Définition des bureaux de gestion et Définition habilitations des utilisateurs. Le traitement des convocations s effectue en 2 étapes : édition pour contrôle des affectations et traitement officiel des convocations. Dans un premier temps, il est recommandé d effectuer un traitement pour contrôler les affectations. Ce traitement ne génère aucune mise à jour de la base de données. Ensuite, lancer le traitement officiel. Une fois ce traitement effectué, les établissements, les centres et les intervenants peuvent consulter leurs missions, si les services sont ouverts. Un état de frais est généré en même temps que la convocation officielle. Suite au traitement, le compte rendu indique le nombre de convocations à éditer ainsi que les premiers et derniers numéros de convocations attribués. Le traitement des convocations génère les fichiers suivants: un fichier complet des convocations ou bien un fichier par établissement une liste d accompagnement globale (ou bien un fichier par établissement) qui servira de liste d émargement dans l établissement, au moment de la remise des convocations aux intervenants, un fichier d'étiquettes adresse établissement destinées à l'envoi des convocations par voie postale. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

82 A noter que : les convocations et la liste d'accompagnement peuvent être envoyées automatiquement par mail aux établissements. Note : Il est impératif de conserver tous les fichiers d édition de convocations «officielles» pour être en mesure de rééditer une convocation. L édition d un historique de convocation produit uniquement une convocation de contrôle. Le numéro du traitement de convocation figure dans le compte rendu, ce n est utile pour effectuer une annulation de convocation. Activité Traitement des convocations Quand : Après les traitements d affectation Annuler les convocations Cette activité permet d'annuler un traitement de convocation officielle lancé précédemment. Il convient de choisir le numéro de traitement de convocation sur lequel doit porter l annulation. L ensemble des convocations incluses dans ce traitement sont alors annulées. Activité Annulation traitement convocation Quand : Après un traitement «officiel» des convocations. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

83 3.3.4 Arrêté de Jury Saisir les textes libres des arrêtés de jury Cette activité permet la gestion des articles et visas à éditer sur l arrêté de jury. Les textes libres sont stockés par examen pour une unité administrative. Activité Saisie de texte libre pour arrêté de jury Quand : Avant l édition de l arrêté de jury Produire les arrêtés de jury Cette activité permet de lancer le traitement de constitution des arrêtés de jury dont le résultat est consultable via l activité Suivi des tâches planifiées. Avant de lancer le traitement pour un examen, il convient de vérifier les informations à faire figurer sur l arrêté. Pour l entête, il s agit du logo de l unité administrative. Concernant le pied de l arrêté, il s agit de la ville et des coordonnées du signataire (autorité, intitulé, nom du signataire et image de sa signature). Enfin il s agit également des articles et visas. Pour vérifier et modifier au besoin ces informations, utiliser les activités Définition des bureaux de gestion, Définition habilitations des utilisateurs, Saisie de texte libre pour arrêté de jury. Le traitement d édition des arrêtés de jury génère 1 fichier d édition : les arrêtés sont édités par numéro de jury et au sein d un arrêté, les membres du jury sont édités dans l ordre de la qualité (confère aide contextuelle de l'activité 'Gestion des nomenclatures' pour définir l'ordonnancement des qualités de jury) et enfin au sein d'une qualité dans l'ordre alphabétique. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

84 Activité Edition arrêté de jury Quand : Après les traitements d affectation. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

85 3.4 Phase 4 Liquidation des frais de mission Cette phase présente les étapes de la liquidation des frais de mission de la session d examen. Chaque mission donne lieu à la génération d un état de frais de mission (EFM) à l obtention de la convocation officielle. Un état de frais de mission peut comprendre : - une partie «frais de rémunération» si le type de la mission ouvre droit à rémunération, - une partie «frais de déplacement» si la mission ne se déroule pas dans la même ville que le lieu de résidence ou de l établissement principal de l intervenant et si le centre mission n est pas défini comme commune limitrophe du lieu de résidence ou du lieu de l établissement principal de l intervenant Préparation liquidation Vérifier les paramètres de liquidation attachés au bureau de gestion - Recenser les examens gérés par bureau de gestion signataire - Recenser les informations nécessaires à la liquidation des frais de déplacement via CHORUS DT Certaines informations comme l unité administrative de liquidation, le NUMEN de l ordonnateur et le centre de coût sont nécessaires lors de la planification de l export vers CHORUS DT. L ordonnateur est la personne qui engage les frais de déplacement. Il est obligatoire de préciser son NUMEN. Cette information est transmise à CHORUS DT et permet la traçabilité. Le centre de coûts est à renseigner en cohérence avec le référentiel CHORUS. Vous pouvez renseigner ces informations via l activité Définition, habilitations des bureaux de gestion Activité Définition des bureaux de gestion Définir les paramètres de liquidation Pour liquider les frais de mission, IMAG IN transmet les données des états de frais à la PSOP via KHEPHREN ainsi que le paramétrage nécessaire au calcul des frais. Le paramétrage est renseigné par session d examen, vous devez donc sélectionner la session d examen sur laquelle vous voulez travailler. Le paramétrage doit être validé pour être pris en compte. Vous trouverez les informations détaillées sur les paramètres de liquidation dans le module de formation M7_pré_liquidation «Préparation de la liquidation des frais». V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

86 Activité Paramètres liquidation Définir les communes limitrophes Cette activité permet de définir les communes limitrophes deux à deux en vue de ne pas générer de frais de déplacement entre ces 2 communes. Activité Communes limitrophes Quand : Avant la génération des convocations officielles Importer le nombre de candidats présents Cette activité permet d importer le nombre de candidats interrogés ou le nombre de copies corrigées par session d examen, pour une aide à la validation des états de frais. Côté OCEAN, après la remontée des notes, le gestionnaire met à disposition le nombre de candidats présents via la procédure Transférer les données à IMAG IN, dans la base de données intermédiaire IMAOCE. Activité Import nombre candidats présents d OCEAN Quand : Après la remontée des notes dans OCEAN. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

87 Modifier les durées d'épreuves options Afin de liquider les frais de rémunération liés à une mission portant sur une épreuve orale, IMAG IN calcule le montant de l indemnité en fonction : - du nombre de candidats interrogés - de la durée de l épreuve option Celle-ci est remontée d OCEAN, mais pour certaines épreuves options la durée de la mission de l intervenant peut être différente de la durée de passage du candidat, un exemple : l oral de français au bac général ou technologique. Concernant la liquidation des frais de missions d oral du second groupe pour les bacs général et technologique, il est nécessaire de contrôler les durées d épreuves de 2nd groupe avant transmission des données pour liquidation. Celles-ci ont été collectées à partir d OCEAN, au moment de l ouverture de session, elles sont rattachées à l épreuve du premier groupe correspondante. Activité Durée des épreuves options Quand : Avant la validation des états de frais de mission pour les épreuves orales Consulter les types de rémunérations Il s agit de la liste des types de rémunération que vous pouvez associer à un type de mission : - les indemnités de type Frais de jury pour les rémunérations concernant les épreuves écrites, orales, pratiques ou sportives mais également la rémunération concernant la VAE, la conception de sujet, la présidence de jury - l indemnité de type Travaux administratifs/surveillance pour la rémunération de l aide au déroulement des épreuves. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

88 Consulter les tarifs Chaque examen ou concours devant être rémunéré est rattaché à un taux qui correspond au niveau d examen en terme financier. Vous pouvez consulter les tarifs associés à chacun des taux. A noter : Les évolutions réglementaires de ces tarifs seront livrées automatiquement dans l application IMAG IN Référencer les codes services gestionnaires PSOP Vous devez référencer la liste des codes services gestionnaires PSOP en lien direct avec la coordination paye de l académie. Le code service gestionnaire est une information à renseigner lors de l export des frais de rémunération vers la PSOP, il est composé de 4 caractères non modifiables qui sont «IMA-» de manière à identifier l application émettrice (IMAG IN dans notre cas) dans l application SIRH suivi de 6 caractères à renseigner à votre convenance. Ce code est nécessaire à la création du mouvement de paie dans le SIRH et figure également sur le listing des pièces justificatives qui est transmis à la TG en même temps que le fichier paye mensuel Gestion des états de frais Paramétrer le texte d accueil service intervenant Les services «enseignants» et «Intervenants externes» s ouvrent sur un texte d accueil définissant les conditions d utilisation de la saisie des états de frais. En préalable à l ouverture de ces services, vous pouvez adapter ces conditions d utilisation en saisissant votre propre texte d accueil. Via cette activité, vous pouvez également paramétrer les pièces justificatives à demander à l intervenant pour la création d une prise en charge. Cette liste est réglementaire et doit être élaborée conjointement avec la coordination paie. Les pièces justificatives demandées sont imprimées sur l état récapitulatif que l intervenant doit éditer à l issue de la validation de sa saisie. Activité Saisie de texte libre pour accueil enseignant V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

89 Quand : Avant la saisie des frais par les agents Ouvrir les services intervenant et chef de centre Cette activité consiste à ouvrir les services destinés aux intervenants et aux chefs de centre. L accès aux services «Enseignant» et «Chef d établissement» s effectue via le portail sécurisé qui leur est dédié. Vous pouvez également ouvrir la saisie des états de frais aux professionnels et enseignants hors académie via le service Intervenants extérieurs. L intervenant dit extérieur se connecte via l adresse directe de ce nouveau service IMAG IN. Il s'identifie en saisissant : - son code utilisateur : le numéro sous lequel il est connu dans IMAG'IN. Il trouve ce numéro Intervenant sur sa convocation. - un mot de passe : celui-ci est identique au code utilisateur lors de la 1ère connexion et devra impérativement être modifié. Activité Gestion des services Quand : Pour la saisie des frais par les intervenants et le constat de service fait par les chefs de centre Gérer les états de frais L état de frais est généré suite à l édition de la convocation. Lorsque sa mission est en cours ou terminée, l intervenant complète son état de frais et le chef de centre effectue le constat de service fait. Vous pouvez, en dernier lieu, modifier, valider l état de frais pour le transmettre vers le SIFm. Vous visualisez les actions des intervenants et chefs de centres. Vous êtes également informé(e) lorsque l intervenant doit vous faire parvenir des pièces justificatives. Exemples : - des factures de nuitées si l intervenant a saisi des nuitées à rembourser - des billets de transport Il convient de préciser qu il n y a pas de chronologie obligatoire dans les actions. Citons quelques exemples : le chef de centre peut constater le service fait ou non fait avant la saisie de l intervenant. le gestionnaire peut compléter et valider un état de frais même si l intervenant ne l a pas validé. le gestionnaire peut constater le service fait en lieu et place d un chef de centre. Vous pouvez être amené(e) également à compléter l état de frais à partir des informations transmises par les intervenants si la saisie n a pas été réalisée via les services Enseignant ou Intervenant Extérieur. Enfin, vous pouvez annuler un EFM. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

90 Activité Gestion des états de frais Quand : À la demande, durant la période de liquidation. Pour accéder à la liste des états de frais, il vous faut les rechercher via un écran de recherche multi critères soit pour les valider, soit pour les annuler Gérer les états de frais de rémunération par mission Cette activité permet la gestion des états de frais de rémunération par mission. Vous pouvez procéder à une saisie individuelle ou globale des frais de rémunération ainsi qu à la validation individuelle ou collective de ces frais. Activité Constat service fait par mission Quand : À la demande, durant la période de liquidation. Après avoir sélectionné la mission pour laquelle vous souhaitez procéder à la gestion des frais de rémunération, la liste des intervenants convoqués à cette mission est affichée : V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

91 Forcer le statut de rémunération Cette activité permet de forcer le statut d'un EFM de rémunération à 'ACCEPTE' dans IMAG'IN pour une indemnité qui revient en rejet (il peut s'agir également d'une indemnité chef centre), alors qu elle est payée par le SLR (Service de Liaison Rémunération). Au préalable, il est indispensable de s assurer du réel paiement de l indemnité en lien avec la coordination paye. Activité Forçage statut état de frais de rémunération Quand : lorsque nécessaire Forcer le statut de déplacement Cette activité permet : de forcer le statut d'un EFM de déplacement du statut 'TRANSMIS A LA LIQUIDATION' au statut 'ACCEPTE' ou 'REJETE'. Ceci pour remettre en phase le statut entre IMAG'IN et CHORUS DT pour un frais de déplacement transmis dont le statut dans IMAG'IN n'a pas évolué en correspondance avec le statut dans CHORUS DT. Au préalable, il est indispensable de s assurer du statut du frais de déplacement dans CHORUS DT en lien avec le correspondant fonctionnel CHORUS DT. de forcer le statut d'un EFM de déplacement du statut VALIDE au statut 'ACCEPTE, pour un frais de déplacement payé directement dans CHORUS. (exemple : pour un intervenant extérieur ne possédant pas encore de frais de rémunération payé et accepté par la TG). Activité Forçage statut état de frais de déplacement Quand : lorsque nécessaire V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

92 Gérer les indemnités chefs de centre Les indemnités sont gérées par session examen, centre de déroulement de mission. Vous renseignez les informations nécessaires au calcul du montant ou saisissez le montant direct. Vous précisez également la répartition de l indemnité entre le chef de centre et son/ses adjoint(s), Puis vous validez la répartition pour permettre la mise en paiement. Activité Indemnités chef de centre Quand : à la demande, durant la période de liquidation Contrôler L activité disponible pour contrôler les états de frais missions est détaillée ci-dessous : 1 - Edition des états de frais 1 Activité Éditions des états de frais Quand : À la demande, au fur et à mesure de l avancement de la liquidation V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

93 3.4.3 Liquidation des frais de rémunération Préparer l export des frais de rémunération vers PSOP Ces activités permettent aux gestionnaires responsables de la liquidation de vérifier les frais de rémunération validés par les gestionnaires et de les marquer pour les mettre en paiement vers la PSOP et enfin de lancer le traitement de préparation de l export vers la PSOP : il s agit de marquer les EFM à transmettre à la PSOP et de générer un flux XML individuel (extensible Markup Language : «Langage à balises étendu») de demande de mise en paiement. Ce flux XML individuel n'est pas exporté immédiatement mais stocké dans IMAG'IN. Le statut des EFM de rémunération passe de 'VALIDE' à 'TRANSMIS A LA LIQUIDATION'. L'export de ce flux est planifié par l'administrateur via l'activité 'Export des flux groupés vers PSOP du menu 'Administration', une fois par jour et regroupe tous les flux XML générés par chacun des gestionnaires responsables de la vérification des EFM de rémunération ou des indemnités chef de centre. Vous devez également choisir le code service gestionnaire nécessaire à la mise en paiement des indemnités par la PSOP Le traitement de préparation de l export produit également le document «bordereau de décompte». Au début du compte rendu, un lien donne un accès direct au fichier d édition de ce bordereau de décompte. Les bordereaux de décompte individuels des rémunérations justifient pour chaque intervenant, et chaque mission les rémunérations payées. Ces états liquidatifs sont à conserver et pourront être envoyés, à la demande, à la TG qui fait des contrôles à posteriori. Pour mémoire, les fichiers d édition sont également accessibles via l activité Mes fichiers d édition du menu Administration. Pour en savoir, vous pouvez consulter l aide en ligne. Activités Préparation export frais de rémunération Préparation export indemnités chef de centre Quand : À la demande, au fur et à mesure de l avancement de la liquidation Exporter des frais de rémunération vers PSOP Cette activité permet de concaténer dans un seul flux XML tous les flux individuels préparés par les gestionnaires responsables de la mise en paiement puis de l'exporter vers la PSOP. Il est fortement conseillé de planifier ce traitement de concaténation et d envoi du flux XML groupé une seule fois par jour en coordination avec les gestionnaires responsables de la mise en paiement. Suite à chaque traitement d export, vous devez analyser le compte rendu d exécution, celui-ci trace : - le nom du fichier xml global généré, - le suivi des échanges entre IMAG IN et le SEM. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

94 La communication entre IMAG IN et le SEM s effectue via des flux XML (extensible Markup Language : «Langage à balises étendu»; il s agit d un langage adapté à la mise au point de format d échanges de données entre applications) : - IMAG IN invoque le web service de réception du SEM et lui envoie les demandes de mise en paiement dans un flux XML - Après réception du flux, le SEM contrôle les données et il alimente la table PSOP nationale, il invoque le web service de réception d IMAG IN afin de notifier la mise en attente de traitement par KHEPHREN. Dans IMAG IN, le statut des frais de rémunération transmis passe alors de «validé» à «transmis à la liquidation». Précisons qu un web service est un mécanisme de communication entre des applications pouvant être distantes. Le nommage, le type, le format des flux d échanges entre le SEM et les applications métiers comme IMAG IN répondent à des règles précises décrites dans la documentation SEM. Activité Export des flux groupés vers PSOP Quand : Une fois par jour, en coordination avec les gestionnaires responsables de la mise en paiement Ré-exporter les flux groupés en erreur Cette activité permet de procéder à un nouvel export du flux global non réceptionné par le SEM dans le cas ou l'export du flux XML groupé via l'activité 'Export des flux groupés PSOP' n'a pas été réalisé correctement. Pour contrôler le bon déroulement du ré export, vous consultez le compte-rendu via l'activité 'Suivi des tâches planifiées'. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

95 Activité Gestion flux PSOP global en erreur Quand : Lorsqu'un envoi de flux global vers la PSOP est en erreur Analyser, traiter les états de frais de rémunération rejetés Dans l activité Gestion des états de frais, vous pouvez sélectionner les rejets, sur la valeur du statut de l état de frais égal à Rejeté. S agissant du suivi des frais de rémunération, suivant la cause du rejet, le gestionnaire peut rectifier ou non la saisie réexporter le mouvement vers PSOP, le rejet des mises en paiement se fait en lien direct avec la coordination paye et les ADSI paie Rappelons que le suivi de la mise en paiement via PSOP est visible sous l onglet suivi rémunération de l état de frais. Activités Gestion des états de frais et Indemnités chef de centre Produire les bordereaux de décompte individuels A la demande de la trésorerie générale, qui peut faire des contrôles à postériori, vous pouvez être amenés à produire des bordereaux de décompte individuels des rémunérations afin de justifier certaines indemnités payées. Nous rappelons que le traitement d export des frais de rémunération vers PSOP produit également un document bordereau de décompte pour l ensemble des frais mis en paiement. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

96 Activité Edition liste états de frais pour la TG Quand : À la demande, au fur et à mesure de l avancement de la liquidation Liquidation des frais de déplacement Pour la liquidation des frais de déplacement, IMAG IN communique avec CHORUS DT en deux temps. - l estimation du montant des frais de déplacement, - la mise en paiement des frais de déplacement Estimation du montant des frais de déplacement L estimation du montant des frais de déplacement peut se faire de deux manières : 1. Une estimation individuelle au moment de la validation de l état de frais via l activité Gestion des états de frais 2. Une estimation globale des frais de déplacement déjà validés. Il s agit de sélectionner les frais validés à estimer puis de planifier la demande d estimation. Suite à chaque traitement d estimation, il convient d analyser le compte rendu du traitement. Il trace : - l ensemble des frais de déplacement transmis pour demande d estimation, - le nombre de fichiers xml générés, ainsi que leurs noms Il s'agit d'un traitement synchrone : - IMAG IN invoque le web service de réception du SEM et lui envoie les demandes de valorisation de déplacement dans un flux XML. - Après réception du flux et traitement dans CHORUS DT, le SEM invoque le web service de réception d IMAG IN afin de retourner la valorisation effectuée par CHORUS DT. IMAG IN traite alors les flux retour de valorisation, vous pouvez visualiser le détail des estimations des frais de déplacement via l'activité 'Gestion des états de frais', onglet 'Suivi déplacement'. Activité Estimation état de frais de déplacement via DT V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

97 Export des frais de déplacement Lorsque l estimation a été faite, vous pouvez générer la mise en paiement des frais de déplacement après avoir vérifié les informations nécessaires à la liquidation au niveau des bureaux de gestion. Il s agit de sélectionner les frais validés à exporter puis de planifier l envoi des frais de déplacement validés vers CHORUS DT. Suite à chaque traitement d export, il convient d analyser le compte rendu du traitement. Il trace : - l ensemble des frais de déplacement à transmettre pour la mise en paiement, - le nombre de fichiers xml générés, ainsi que leurs noms Il s'agit d'un traitement asynchrone : - IMAG IN invoque le web service de réception du SEM et lui envoie les demandes de mise en paiement à CHORUS DT. - 3 fois par jour, CHORUS DT réceptionne les flux de demandes de mise en paiement, crée les états de frais, les envoie à Chorus pour mise en paiement et génère les flux retour de création pour le SEM, - le SEM invoque le web service de réception d IMAG IN et lui envoie les flux retour de création - IMAG IN traite alors les flux retour de création, le statut des frais de déplacement passe de «Validé» à «Transmis pour liquidation». Vous pouvez visualiser le détail des échanges avec CHORUS DT via l'activité 'Gestion des états de frais, onglet 'Suivi déplacement'. Activité Export frais de déplacement vers DT Suivi, analyse des demandes de mise en paiement des frais de déplacement Les retours du SEM des demandes de mise en paiement sont traités automatiquement. Lorsque le traitement de la demande de mise en paiement est terminé, le statut du frais de déplacement dans IMAG IN passe de «Transmis à la liquidation» à «Accepté» ou à «Rejeté». Dans l activité Gestion des états de frais, vous pouvez sélectionner les rejets, sur la valeur du statut de l état de frais égal à Rejeté. Suivant la cause du rejet, le gestionnaire peut rectifier ou non la saisie, réexporter le mouvement vers CHORUS DT. Rappelons que le suivi de la mise en paiement des frais de déplacement est visible sous l onglet suivi déplacement de l état de frais. Activité Gestion des états de frais V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

98 3.4.5 Suivi des incohérences entre IMAG IN et les différents Sis du domaine financier Cette activité vous permet, en cas de besoin d analyse détaillée pour un frais dont la mise en paiement est en déphasage entre IMAG IN et la PSOP ou CHORUS DT, de consulter la liste des retours SEM non traités dans IMAG'IN. Activité Gestion des retours PSOP/DT incohérents Quand : Si besoin d analyse détaillée des retours SEM Statistiques financières Trois activités permettent de produire des statistiques sur les données financières. Activité Charges à payer- Restes à payer V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

99 Cette activité permet de présenter les éléments nécessaires au calcul des restes et charges à payer pour une année budgétaire. Les restes à payer (RAP) et charges à payer (CAP) restitués via cette activité concernent tout ce qui est Titre 2 (rémunérations) et Hors Titre 2 (déplacements) dans le cadre des missions de JURY gérés avec IMAG'IN. Quand : en fin d année budgétaire V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

100 Activité Dépenses par session Cette activité permet de fournir un bilan financier à deux moments précis dans une année : au 31 mars et au 31 décembre, il s'agit des dates d'observation. Les rapports produits fournissent un bilan financier en s'appuyant sur toutes les mises en paiement, c'est à dire les frais de rémunération (Titre 2) et frais de déplacement (hors titre 2) avec statut 'Accepté. Quand : à la demande Activité Suivi financier par type de rémunération Cette activité permet d'obtenir un bilan financier sur les frais de rémunération par session d'examen/concours et type de rémunération. Les rapports fournissent un bilan financier sur les frais payés (statut 'Accepté') à la date d'observation demandée. Quand : à la demande 3.5 Phase 5 Fin de session Cette phase présente les étapes de la fin de la session d examen Clôture de session Archiver, fermer, supprimer la session Cette activité permet de lancer 3 opérations : archiver, fermer, supprimer. Les opérations doivent être enchaînées dans l ordre décrit ci-dessous : V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

101 1 - Archiver la session Cette opération archive les convocations, les états de frais acceptés ainsi que les bordereaux de décompte. Ces documents ainsi constitués vont permettre de produire les pièces justificatives demandées par la Trésorerie Générale. Il est conseillé de contacter l administrateur pour copier le contenu du répertoire ARCHIVAGE du serveur de batch vers un serveur dédié au stockage de données. L archivage peut être réalisé plusieurs fois, même si la liquidation des frais n est pas terminée. 2 - Fermer la session Cette opération historise les missions convoquées avant de fermer la session et supprime les informations relatives aux missions, convocations. L opération de fermeture de session ne peut être annulée. Après fermeture, la session reste accessible seulement via les activités de getion des états de frais pour permettre aux gestionnaires la liquidation des états de frais qui n ont pu être liquidés avant fermeture. 3 - Supprimer la session Ce traitement réalise automatiquement un dernier archivage et supprime toutes les données relatives à la session d'examen. Avant de lancer cette option de traitement, il est donc fortement conseillé de réaliser une sauvegarde de la base de données. Une session peut-être supprimée seulement si le délai de validation/réclamation des frais de mission est dépassé ou s'il n'existe aucune mission sur la session. Il n est pas possible d annuler l opération de suppression de session. La session ne sera plus accessible dans aucun des menus de l'application IMAG'IN. Suite au traitement de suppression, il convient d analyser le compte rendu d exécution afin de s assurer du bon déroulement des opérations. Activité Clôture, archivage session Quand : En fin de session. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

102 Nettoyer la base Cette activité permet de nettoyer la base de données par la purge du vivier des intervenants en supprimant les intervenants issus d un SIRH à l état «écarté», les intervenants issus d IMAG IN sans affectations récentes et supprimer les historiques de missions convoquées d une ou plusieurs sessions anciennes. Activité Nettoyage de la base Quand : Après quelques sessions gérées avec IMAG IN, pour libérer de l espace de stockage de données. V / 74 Guide utilisateur IMAG IN Feuille de route - 3

103 Chapitre 4 Administration et Editions Sommaire 4 Chapitre 4 Administration et Editions Administration Utilisateur Groupe d utilisateurs Habilitation Bureau de gestion Services Editions Définition Edition Définition Paramétrage Réutilisation & partage du paramétrage Schéma de principe Création du paramétrage et édition Enregistrer le paramétrage Générer une édition Consultation des paramétrages d éditions Recherche des éditions Consultation de la liste des éditions Consultation d une édition Messages console Exemple Statistiques Planification Planification d une tâche Suivi d une tâche planifiée 18 V1.4 1 / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

104 4 Chapitre 4 Administration et Editions 4.1 Administration Utilisateur Un utilisateur est un acteur de l application, disposant d un compte de connexion, regroupant des informations administratives et une liste d habilitations. L utilisateur est rattaché à une unité administrative. Les utilisateurs d IMAG IN sont classifiés en 3 grandes catégories : Gestionnaire Etablissement Enseignant. Chaque catégorie permettant d adresser un service particulier d IMAG IN, cf. 1. Dans le cadre de ce guide seule la catégorie utilisateur Gestionnaire est explicitée. Il existe un utilisateur particulier de l application, il porte le code UAD (Unité Administrative) du site et il a les habilitations du profil Administrateur IMAG IN. Il a donc accès à toutes les activités d administration de l application. Il ne peut être ni modifié ni supprimé. Cette activité permet de créer et modifier les comptes utilisateurs et de leurs associer des habilitations. Activité Définition, habilitation des utilisateurs Quand : Avant l utilisation opérationnelle d IMAG IN Groupe d utilisateurs Les utilisateurs devant partager des propriétés communes peuvent être rattachés à un groupe d utilisateurs et bénéficier ainsi des habilitations du groupe. Cette notion permet de fédérer les utilisateurs à travers les groupes et de simplifier les opérations d administration. V1.4 2 / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

105 Cette activité permet de créer et modifier les groupes utilisateurs. Activité Définition, habilitation des groupes utilisateurs Quand : Avant l utilisation opérationnelle d IMAG IN Habilitation Une habilitation est un ensemble de droits d'accès donné à un utilisateur ou un groupe d utilisateurs permettant d exercer un rôle métier au sein d IMAG IN. Une habilitation peut se définir plus ou moins finement en terme de profil d utilisateur, d activité, de domaines ou examen et de mode d accès. Une habilitation est composée d un type (profil ou item), d un profil ou item menu, d un domaine ou examen et d un mode d accès. Dans le cas général, une ou plusieurs habilitations sont associées à un utilisateur ou un groupe d utilisateurs. Un utilisateur faisant partie d un groupe, hérite des habilitations du groupe et des habilitations spécifiques. Les habilitations de l utilisateur et du groupe sont modifiables via les activités Définition habilitation des groupes utilisateurs et Définition habilitation des utilisateurs. Habilitation spécifique Habilitations du groupe, non modifiable Profil Le profil correspond à un rôle métier exercé dans IMAG IN, ce profil est à choisir dans la liste suivante : Administrateur IMAG IN, Gestionnaire examen, Gestionnaire responsable. Item Un item correspond à une activité particulière d IMAG IN. Cet item peut servir de base à la définition d une habilitation pour permettre d accéder à une activité particulière dans IMAG IN. V1.4 3 / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

106 4.1.4 Bureau de gestion Cette activité permet de créer et modifier les bureaux de gestion. Chaque utilisateur «gestionnaire» est rattaché à un bureau de gestion. Les informations à faire figurer sur les convocations ainsi que certaines informations nécessaires pour la liquidation des frais sont attachées au bureau de gestion. Activité Définition des bureaux de gestion Quand : avant la génération des convocations officielles, en cas d évolution du paramétrage financier Services Cette activité permet de gérer l'ouverture et la fermeture des services Web accessibles via les services Etablissement et Intervenants. Activité Ouverture / Fermeture des services Quand : Avant l utilisation des services par les établissements et les intervenants V1.4 4 / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

107 Activité Message d accueil des services Cette activité permet de paramétrer un message d accueil par service IMAG IN. Activité Simulation accès établissement Cette activité permet de simuler un accès à l un des services Web IMAG IN. V1.4 5 / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

108 4.2 Editions Définition Edition Une édition est la construction d un document obtenue à partir d un paramétrage appliqué aux données contenues dans l application Définition Paramétrage Un paramétrage est un ensemble d options et de règles définissant les caractéristiques d une édition : sous ensemble des données (sélectionnées, ordonnancées, triées), mise en page et présentation Réutilisation & partage du paramétrage Un paramétrage défini peut être conservé pour un usage ultérieur ou pour un partage entre utilisateurs. 3 types de partage sont disponibles : Personnel le paramétrage d'édition n'est visible que par l'auteur, Examen tous les utilisateurs habilités aux mêmes examens que l'auteur peuvent utiliser ce paramétrage d édition, Tous tous les utilisateurs peuvent utiliser ce paramétrage d édition. V1.4 6 / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

109 4.2.4 Schéma de principe Consulter les paramétrages d'édition Créer/modifier le paramétrage d'édition Sauvegarde du paramétrage Paramétrage de l'édition Réutilisation du paramétrage Générer édition Utilisation directe sans sauvegarde BD IMAG'IN Visualisation Edition Impression Création du paramétrage et édition Cette fonctionnalité est accessible via l item menu Edition de la barre de menus et permet de créer, modifier, supprimer des paramétrages et de lancer l édition. Le principe de paramétrage d édition est commun à tous les objets manipulés par l application. V1.4 7 / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

110 Paramètres globaux La zone de saisie permet de choisir les paramètres globaux de l édition. Choisir le titre et le libellé Type édition Détail PDF : L information est présentée en détail, sur plusieurs lignes Fichier d extraction CSV : Liste PDF : L information est présentée en liste Etiquette : étiquette adresse (fonctionnalité restreinte aux intervenants) Choisir les préférences Format Paysage Portrait Partage : Définit la visibilité du paramétrage de l édition, soit Personnel : restreint à l auteur Examen : restreint au même examen Tous : accessible à tous Critères de sélection La zone de saisie permet de choisir les critères de sélection pour chaque onglet. Définir les critères pour chaque onglet V1.4 8 / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

111 Données La zone de saisie permet de choisir les données à inclure. Choisir les données à inclure et le formatage Définir l ordre d édition des données avec l ordonnanceur de liste Ruptures La zone de saisie permet de choisir les ruptures à prendre en compte. Choisir les conditions de ruptures Définir l ordre de priorité des ruptures avec l ordonnanceur de liste Tris La zone de saisie permet de choisir les critères de tri à appliquer. Choisir les critères de tri Définir l ordre des critères de tri avec l ordonnanceur de liste V1.4 9 / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

112 Options La zone de saisie permet de choisir les options à ajouter au paramétrage de l édition. Cette fonctionnalité est restreinte aux intervenants. Ajout de l unité administrative et de la date Ajoute le titre de l édition Ajoute le nom de l utilisateur Enregistrer le paramétrage Ajoute le filigrane «aperçu» La sauvegarde du paramétrage d une édition est possible via le bouton Enregistrer, dès lors il peut être réutilisé selon le type de partage défini. La sauvegarde du paramétrage est facultative Générer une édition Le paramétrage d édition étant défini avec ou sans sauvegarde, la génération d une édition peut avoir lieu. 1/ Le bouton Aperçu fournit un exemple au format PDF de la présentation de l édition sans les données. L activation du bouton Aperçu provoque l ouverture d une fenêtre d information et du chargement du document dans le visualiseur PDF. L apparition de cette fenêtre dépend de la configuration du navigateur V / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

113 2/ Le bouton Imprimer génère l édition avec les données pour une visualisation à l écran ou pour une impression, le résultat est consultable soit directement soit via l activité Mes fichiers d édition. La génération de l édition est immédiate. Conseil : A choisir dans le cas d un faible volume de données La génération de l édition est à définir avec l outil de planification. Conseil : A choisir dans le cas d un fort volume de données Volume de données éditées Consultation des paramétrages d éditions Cette fonctionnalité est accessible via l item menu Edition des objets de la barre de menus. Le principe de consultation d un paramétrage d édition est commun à tous les objets. Les paramétrages d édition disponibles relatifs à un objet donné se présentent sous la forme de liste. La sélection d un élément de la liste permet d accéder au détail, l interface est alors identique à celle de la création d un paramétrage d édition Recherche des éditions Cette fonctionnalité est accessible via l activité «Mes fichiers éditions» et permet de rechercher les éditions préalablement générées. L affichage du champ Auteur est fonction de l habilitation de l utilisateur V / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

114 Consultation de la liste des éditions Cette fonctionnalité est accessible via l activité Mes fichiers éditions et permet de prendre connaissance de la liste des éditions préalablement générées Consultation d une édition Cette fonctionnalité est accessible via l activité «Mes fichiers éditions» et permet de consulter une édition préalablement sélectionnée dans la liste Messages console Lors de la génération d une édition le message ci-dessous est affiché dans la console si le temps de traitement de l édition n est pas immédiat. Dans ce cas, le résultat de l édition est consultable via l activité Mes fichiers édition. V / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

115 Exemple L exemple proposé est une édition détaillée des lycées d enseignement général et technique des départements 35 et 29, dont les matières enseignées portent sur le domaine de la chimie. Le paramétrage de l édition comporte plusieurs champs d information relatifs à l établissement, avec en priorité la zone géographique, les données sont triées en priorité par catégorie puis par établissement avec une rupture par ville Paramètres globaux Edition détaillée au format portait pour l utilisateur uniquement Titre de l édition et du paramétrage Critères de sélection Combinaison du critère OU sur les deux départements Matières enseignées du domaine «chimie» Données Seules les cases cochées sont incluses dans le paramétrage de l édition Ordonnancement des données, avec en premier la zone géographique puis établissement, etc V / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

116 Ruptures rupture par ville 1 seul critère de rupture Tris Tri par établissement et par catégorie 2 critères de tri, en priorité par catégorie puis par établissement V / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

117 Edition produite Page de garde La première page de l édition contient le titre et le rappel des critères définis dans le paramétrage. Sommaire La deuxième page de l édition contient le sommaire dont la pagination rappelle le critère de rupture utilisé. La numérotation des pages commence à partir de la page de données, soit la 3 ème page de l édition. Page 1 La 1 ère page de l édition contient les données, dans ce cas une seule réponse. V / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

118 Page 2 La 2 ème page de l édition contient la suite des données, dans ce cas deux réponses Statistiques Les statistiques sont basées sur le même principe que les éditions. L activité permet : De définir les paramètres d édition, les critères de recherche, les données à éditer, les options De lancer un traitement d'édition: édition immédiate ou en différé De gérer des profils de paramétrages d'édition définis précédemment par l'utilisateur ou partagés. Cette activité s applique aux : Intervenants, Etablissements, Missions, Affectations, Etats de frais. V / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

119 4.3 Planification Une tâche planifiée est crée par une activité particulière, comme par exemple, l import de données externes ou la génération d une édition. La planification d une tâche est activée via le bouton Planifier. Une fois la planification définie, le suivi de la tâche se fait via l activité Suivi des tâches planifiées. Une nouvelle fenêtre est alors ouverte dans le navigateur pour permettre ce suivi Planification d une tâche La planification permet de choisir le mode de lancement de la tâche : Immédiat : la tâche est lancée sans délai, le résultat d exécution est consultable dans la fenêtre de suivi des tâches planifiées. Programmé : l instant de lancement (jour, heure, minute) est configurable de même que la périodicité (tous les jours) Non planifié : ce mode permet d enregistrer les paramètres d exécution de la tâche sans saisir de planification dans un 1 er temps, la planification pourra être définie ultérieurement via l activité de suivi des tâches planifiées. Date et heure du serveur IMAG IN de traitement des travaux Aide contextuelle de l activité Choisir un des 3 modes de planification ou annuler la planification V / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

120 Cas particulier des éditions La génération d une édition provoque l apparition d une boîte de dialogue préalable à la planification et permet de choisir le mode de lancement de la tâche : Immédiat ou Planifier. Dans le cas du mode immédiat, la session de l utilisateur ne sera plus accessible tant que la tâche d édition ne sera pas terminée. Dans le cas du mode planifié, la fenêtre de planification décrite ci-dessus va s ouvrir pour permettre de choisir les paramètres de lancement et la session utilisateur devient de nouveau accessible. Ce mode permet d éviter d être bloqué, dans l attente de la fin de la tâche d édition Suivi d une tâche planifiée Le suivi des tâches planifiées s effectue dans une fenêtre secondaire du navigateur après avoir lancé l activité Suivi des tâches planifiées. L information se présente sous forme d une liste de tâches. La sélection d un élément de la liste, permet d obtenir des informations complémentaires via les onglets Détail et Historique. L onglet Détail fournit des informations sur les paramètres associés à la tâche. V / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

121 L onglet Historique indique la date et l heure ainsi que l état de la tâche. La sélection de la ligne permet l affichage du compte rendu d exécution de la tâche. Le bouton enregistrer permet d ouvrir le compte rendu d exécution dans l outil bloc notes. V / 19 Guide utilisateur IMAG IN Administration et Editions - 4

122 Chapitre 5 Environnement technique Sommaire 5 Chapitre 5 Environnement technique Poste client léger Architecture générale Interfaces entre les systèmes d information Interface IMAG IN OCEAN Interface IMAG IN EPP Interface IMAG IN AGORA/AGAPE Interface IMAG IN SIRHEN Interface IMAG IN STS-WEB Interface IMAG IN SI Financier 6 V1.6 1 / 6 Guide utilisateur IMAG IN Environnement technique - 5

123 5 Chapitre 5 Environnement technique IMAG IN est une application Web, développée en technologie Java 2 Enterprise Edition suivant une architecture 3-tiers. L application IMAG IN s appuie sur des composants standards : service «web» basé sur Apache, service «application» basé sur WebLogic Express, service «scheduler» basé sur WebLogic Express, service «données» basé sur le SGBD DB2. Les composants IMAG IN sont installés uniquement dans les centres académiques. L exploitation à l échelon académique, met en œuvre des mécanismes capables d assurer la haute disponibilité de l application. Cette haute disponibilité permet d instaurer un Accord de Niveau de Service (ANS) entre les utilisateurs et le centre informatique. 5.1 Poste client léger Les postes de travail de type client légers sont configurés sous Windows XP. L accès à l application se fait par l utilisation des navigateurs recommandés Firefox et InternetExplorer [ Microsoft]. Les documents produits par IMAG IN au format PDF sont consultables avec le logiciel Acrobat Reader [ Adobe]. 5.2 Architecture générale Ce schéma d architecture illustre l agencement des composants IMAG IN suivant le modèle de l architecture 3- tiers, découpage en 3 couches : web, application et données. Le serveur «Scheduler» est en charge des demandes de travaux (batchs). Il est à noter que le service d impression est supporté par des ressources standards académiques et hors du monde IMAG IN. V1.6 2 / 6 Guide utilisateur IMAG IN Environnement technique - 5