Présentation du dispositif de formation initiale des secrétaires de direction

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1 Présentation du dispositif de formation initiale des secrétaires de direction Francis Littré, Directeur du Service Formation de la FESeC 1. Finalités de la formation et public-cible Les deux unités de formation (UE 1 + UE 2) visent à développer les compétences nécessaires à l application des principes de gestion courante au sein d un établissement scolaire, dans le cadre de la fonction de secrétaire de direction. Elles sont le fruit d une collaboration entre une école de Promotion sociale le CPFB- et le CECAFOC, l Institut de formation de l enseignement secondaire catholique. Dans cette perspective, l unité d enseignement 1 (UE 1) constitue une formation de base pour les secrétaires de direction «débutants» (ayant moins d un an dans la fonction) ainsi que pour des membres du personnel (éducateurs, professeurs, personnel administratif) qui souhaitent s y préparer, pour autant qu ils répondent ou répondront dans un délai d un an aux conditions statutaires d accès à la fonction (voir fiche SeGEC SEC 6-7 : Cette UE1 vise ainsi à installer les compétences de base et à initier une réflexion sur l identité professionnelle. L unité d enseignement 2 (UE 2) constitue un approfondissement pour les participants issu de l UE 1. Elle est accessible à des secrétaires de direction en fonction ou sur le point d accéder à la fonction. Ce dispositif constitue la formation «spécifique» permettant l accès en palier 1 et l engagement à titre définitif dans la fonction de secrétaire de direction (voir fiche Cbis : 2. Compétences à développer Le dispositif de formation vise à rendre l apprenant capable : de comprendre les structures générales de l enseignement en Communauté française d utiliser de manière pertinente, dans le cadre de la fonction de secrétaire de direction, les principaux textes de référence de l organisation et du subventionnement de l enseignement d établir la hiérarchie des sources de droit de résoudre, en se référant à la documentation administrative, les problèmes les plus couramment rencontrés par les secrétaires de direction dans les divers domaines 1

2 constitutifs de la fonction : administration du personnel (statuts administratif et pécuniaire, congés, absences, disponibilités, réaffectations, ) ; organisation d un établissement (grilles-horaires, AnFF, normes, ) ; administration des dossiers élèves de pouvoir appliquer la réglementation ou de faire appel à une source ou ressource de référence de mettre en œuvre une méthodologie pertinente de résolution des questions administratives issues de situations concrètes en pouvant justifier son action en référence aux textes réglementaires de prendre conscience des liens entre les dimensions administratives, sociales et humaines des situations 3. Structuration du dispositif de formation UNITE D ENSEIGNEMENT 1 J H Dates Contenus Formateurs J1 6 7/10/201 I. De 9h00 à 12h00 (= 3h) Lusin Cetin (SeGEC) 1) Les sources de droit et généralités (2h) 2) Le mandat du secrétaire de direction : missions visà-vis de l employeur et vis-à-vis des membres du personnel, limites d action («Que ne doit-il pas faire?»), principes déontologiques, relations avec les acteurs, (1h) II. De 13h à 16h00 (= 3h) J2 6 21/10/201 J3 6 18/11/201 L organisation générale du système éducatif en CFWB : aspects institutionnels et organisationnels L organisation générale de l enseignement secondaire : Organigramme, NTPP, AnFF, grilleshoraires, programmation Dossiers élèves : admission, régularité, sanction des études (initiation) Bases administratives de la gestion des dossiers»professeurs : «titres et fonctions & CAD Jean-Luc Brigode// Justine Mannarth J4 6 9/12/201 Bases administratives de la gestion des dossiers»professeurs «Statut» J 6 13/1/2016 Bases administratives de la gestion des dossiers»professeurs «mises en disponibilité et réaffectations» J6 3 20/1/2016 Groupe 1 9h-12h Examen et manipulation des documents usuels avec ProEco Laboratoire d exercices et de mises en situation 2

3 J6 3 20/1/ h-16h (partie 1) (secrétaire de direction) Groupe 1 Laboratoire d exercices et de mise en situation + Jennifer Bidoul + Jennifer Bidoul Examen et manipulation des documents usuels avec ProEco (partie 1) J7 6 17/2/2016 Groupe 1 L examen et la manipulation des documents usuels avec proeco (partie 2) Remi De Coninck (Infodidac) J8 6 9/3/2016 Groupe 1 L examen et la manipulation des documents usuels sans ProEco Sophie Denis L examen et la manipulation des documents usuels sans ProEco Sophie Denis (secrétaire de direction) L examen et la manipulation des documents usuels avec proeco (partie 2) Remi De Coninck J9 3 27/4/2016 Examen UNITE D ENSEIGNEMENT 2 J Durée Dates Contenus Formateurs J1 6 3/2/2016 9h-9h30 : Introduction à la formation : présentation du fil conducteur de la formation & relevé des attentes : au fil de l année scolaire Francis Littré 9h30-16h00 : Logique de construction des attributions (POPi, NTPP, ) Dévolution des emplois (cascades), avis préalables J2 6 2/3/2016 Régime des titres et fonctions Congés et disponibilités J3 6 16/3/2016 Mises en dispo et réaffectations Etablissement du DOC2 3

4 J4 6 13/4/2016 Conditions d admission Sanction des études Gestion des dossiers élèves (approfondissement) J 3 20/4/2016 Manipulation approfondie des documents et mise en situation dans la logique de la ligne du temps (1) - CAD - POPi - S12 définitifs - Déclarations de cumul - Dimona - S12 temporaires + contrats/modèle 2 - E.U. - Déclaration linguistique - Equivalences - Dispo et réaffectation - DOC2 - calendrier Fédé - candidature temporaires prioritaires - Déclaration emplois vacants + candidatures - Dossier de nomination - dossier administratif professeurs J 3 20/4/2016 Manipulation approfondie des documents et mise en situation dans la logique de la ligne du temps (2) J6 6 11// h Manipulation approfondie des documents et mise en situation dans la logique de la ligne du temps (3) 13h-16 h Temps réflexif (co-développement) J7 3 2//2016 Epreuve de Certification Jean-Luc Brigode Justine Mannarth (secrétaires de direction) 4. Modalités de certification Au terme de la formation, l apprenant se montrera capable : de résoudre les questions générales liées à la gestion des dossiers administratifs des membres du personnel et des élèves de résoudre les questions générales liées à l organisation administrative globale d un établissement d enseignement de justifier les mesures prises en faisant référence aux textes légaux et réglementaires de décrire les démarches administratives concrètes à mettre en œuvre pour faire évoluer positivement et dans le respect des règles une situation problématique de caractère administratif 4

5 Au terme de l UE 1, l épreuve d examen (3h) est une épreuve écrite «à livre ouvert» mais sans connexion internet. Elle comporte un questionnaire (choix multiple + justification) portant sur les matières juridico-administratives A l issue de l UE 2, l épreuve s ancre dans une étude de cas, en lien avec la pratique professionnelle des secrétaires de direction.. Utilisation d un espace numérique de travail Les documents utilisés lors de la formation seront disponibles en ligne via My cpfb : Chaque participant y accédera moyennant un identifiant et un mot de passe délivrés par le CPFB. Il n y a donc pas de «syllabus» à proprement parler, même si certains supports de formation seront imprimés et remis aux participants.