MFQ Midi-Pyrénées v Audit interne dans un système de management de la Qualité ou un système intégré

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1 v Audit interne dans un système de management de la Qualité ou un système intégré

2 Dans certaines entreprises, les audits qualité sont trop souvent perçus comme des contrôles pointilleux des procédures et sont donc à la fois peu efficaces et mal acceptés. Alors peut-on mettre en place des audits internes de Qualité, à la fois utiles, bien compris, bien ressentis et respectueux des exigences? 2

3 Étymologie : Audit vient du latin AUDIRE qui signifie «Ecouter»!!! Ecouter les autres, pour les comprendre et améliorer l organisation. Rien à voir avec surprises, sanctions 3

4 Définitions : Audit interne ou audit de 1 ère partie : «Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d'obtenir des preuves d'audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d'audit* sont satisfaits. (ISO 9000 et 19011).» * Critères d audit : Ensemble des politiques, procédures, instructions, exigences clients, exigences internes ou réglementaires utilisées comme référence. «Processus systématique, régulier applicable à l ensemble du SMQ, sans contrainte, recherchant des informations, des énoncés de faits, des enregistrements pour les vérifier et les comparer avec l ensemble des exigences des référentiels. 4

5 Références dans un Système de Management Intégré : «Audit interne» pour l ISO 9001, TS et EN «Audit interne» pour l ISO «Audit» pour l OHSAS «Audit» pour l ILO OSH «Audit interne» pour l ISO Objectifs d un programme d'audit : Vérifier la conformité du système de management intégré aux exigences Trouver des opportunités d'amélioration du système de management intégré Identifier et réduire les situations d'urgence potentielles Déterminer l'efficacité de la maîtrise des dangers Détecter les changements d organisation Mesurer la maturité des processus Vérifier l efficacité des actions correctrices entreprises 5

6 8.2.2 Audit interne : «L'organisme doit mener des audits internes à intervalles planifiés» Le SMQ dois donc proposer un programme ou un planning des audits internes... Le programme peut être annuel ou pluriannuel Remarque : On n est pas obligé d auditer tous les processus sur un an ou sur trois ans!!! 6

7 8.2.2 Audit interne : «L'organisme doit mener des audits internes pour déterminer si le SMQ est : conforme aux dispositions planifiées, aux exigences de la présente Norme internationale et aux exigences du système de management de la qualité établies par l'organisme L un des objectifs des audits internes est : -de vérifier la conformitéaux exigences de la norme, aux exigences internes (celles des procédures, instructions et autres modes opératoires) et aux dispositions planifiées (celles des plannings de production, des projets, des plans qualité, des politiques, des objectifs qualité, des programmes de vérification de la conformité produit ). 7

8 8.2.2 Audit interne : «L'organisme doit mener des audits internes pour déterminer si le SMQ est : mis en œuvre et entretenu de manière efficace» Remarque : Les audits permettent donc d évaluer l efficacité du SMQ 8

9 8.2.2 Audit interne : «Un programme d'audit doit être planifié en tenant compte de l'état et de l'importance des processus et des domaines à auditer, ainsi que des résultats des audits précédents» Le SMQ met en œuvre un programme d audits internes en tenant compte de l état et de l importance des processus et des domaines à auditer Le SMQ peut présenter un état de maturité des processus et un état des processus clés pour pouvoir auditer. Le SMQ met en œuvre un programme d audits internes en tenant compte des résultats des audits précédents et des événements du processus. Tableau processus clés 2011 Grille de maturité Processus 2011 Planification des audits

10 8.2.2 Audit interne : Le choix des auditeurs et la réalisation des audits doivent assurer l'objectivité et l'impartialité du processus d'audit. Les auditeurs ne doivent pas auditer leur propre travail. Remarque : Les auditeurs doivent être soutenus par la direction et aidés par les pilotes de processus. CHARTE auditeur interne

11 8.2.2 Audit interne : Les responsabilités et les exigences pour planifier, mener les audits, rendre compte des résultats et conserver des enregistrements (voir 4.2.4) doivent être définies dans une procédure documentée. Une des procédures obligatoires! (Manière spécifiée et documentée d effectuer un processus) Processus Optimisation : Processus Optimisation V4 - PRS 012 Procédure audit interne : PRO090 Procédure audit interne 11

12 8.2.2 Audit interne : L'encadrement responsable du domaine audité doit assurer que des actions sont entreprises sans délai indu pour éliminer les non-conformités détectées et leurs causes. Les activités de suivi doivent inclure la vérification des actions entreprises et le compte-rendu des résultats de cette vérification (voir 8.5.2). Les responsables de service, les pilotes de processus, les dirigeants, les directeurs opérationnels doivent assurer que les actions immédiates, curatives, correctrices et préventives suite aux audits sont menées le plus rapidement possible et que les causes des dysfonctionnements sont analysées. Les actions doivent être suivies dans un plan d action. L efficacité des actions doit être mesurée. Plan des actions Audit spot ressources humaines Analyse des causes 12

13 Les différents types d audits internes de conformité ou d application : Les audits de conformité produits: Vérifier la conformité du produit ou du service rendu par rapport à un cahier des charges, aux caractéristiques définies et à la réglementation. Les audits procédures : Vérifier qui fait quoi? Comment? au niveau opérationnel par rapport aux exigences internes définies dans une procédure, une instruction ou un mode opératoire. Les audits spots ou ciblés: Vérifier une partie d activité (Comment une réclamation client a été traitée par rapport aux exigences). Les audits documentaires : S assurer que la documentation répond bien aux exigences du référentiel. (Se fait en préparation des audits internes) 13

14 Les différents types d audits internes d efficacité : Les audits processus : Vérifier les activités du processus, sa maîtrise par le pilote ou le management, sa capacité à l amélioration continue. Les audits système: Vérifier tous les processus et leurs interactions. Les audits de maturité: Mesurer la maturité des processus par rapport à une grille de maturité. Les audits spots ou ciblés: Vérifier l efficacité d une action menée (action corrective, préventive, d amélioration, actions de formations ). Remarque : L audit «à blanc» n est qu un audit interne avec comme objectif de préparer la certification. 14

15 La revue de direction et les résultats d audits : Résultats des audits : «Présenter une synthèse des audits internes» Charge annuelle en heures d audits (temps passé global et par phase d audit) Budget alloué à la formation et au perfectionnement des auditeurs internes Taux de concrétisation du programme d audit (le planning prévu a été réalisé à 80 %) Taux de couverture du programme d audit (80 % de nos processus ont été audités sur les 2 dernières années) Répartition des constats Nombre d actions mises en œuvre dans les délais prévus Répartition des processus par maturité Répartition par types d audits 15

16 Intégration des audits internes et des autres audits comptables et/ou financiers : L enjeu réside pour les organisations dans la mise en place de dispositifs qui coexistent et qui sont planifiés en synergie. Deux référentiels qui se complètent : COSO (référentiel de contrôle interne) - Auditer pour rendre l organisation plus performante et efficace - Auditer pour s assurer de la sincérité des comptes - Auditer pour détecter les fraudes et protéger les ressources de l entreprise ISO s (référentiels QSE) - Auditer pour rendre l organisation plus performante et efficace - Auditer pour s assurer de la conformité des processus - Auditer pour détecter les NC et les situations à risques 16

17 Intégration des audits internes et des autres audits comptables et/ou financiers : Les Audits sont au service des parties intéressées (et notamment client) mais également au service de l entreprise elle-même, avec une véritable valeur ajoutée, en évitant la redondance des systèmes et les surcoûts. -Décrire les processus en y intégrant les activités comptables ; -Identifier les risques par activité ; -Définir des activités de contrôle qualité et de contrôle interne ; -Repenser les tableaux de bord ; - Auditer les deux dimensions : Qualité et Contrôle interne. 17

18 L audit interne : Exercice qui réclame : Un très bon état d esprit de la part des auditeurs comme des audités. Une transparence totale. (date, domaine, objectifs largement anticipés et communiqués) Une Impartialité et une objectivité sans faille. Des étapes respectées. 18

19 L audit interne : Les phases d un audit interne : Phase 1 : Planification et préparation des audits internes (SMQ + Auditeurs) Phase 2 : Réalisation de l audit (Auditeurs + Audités) Phase 3 : Suivi de l audit (SMQ + Audités) Réalisation de l audit : -Réunion d ouverture (se présenter, présenter les objectifs de l audit, régler les aspects pratiques ) -Interviews (se parler, se comprendre, détecter des points forts, des pistes de progrès, s assurer de la conformité des processus, détecter l efficacité des pratiques ) - Réunion de clôture et rapport (présenter les constats oralement et par écrit) 19

20 L audit interne : Le rapport d audit : Modèle Rapport Audit Interne 2011 Traitement des NC -AC AP 20

21 Conclusion : L audit est un outil au profit de l optimisation de l entreprise! Remarque : Pour vous aider MFQ audits croisés 21

22 Bibliographie : ISO : 2002 Lignes directrices pour l'audit des systèmes de management de la qualité et/ou de management environnemental. ISO : 2011 lignes directrices pour l'audit des systèmes de management. Manager avec efficacité son processus d'audit de Christophe VILLALONGA : DUNOD. Edition L'Audit Qualité Interne de Bernard MURRY Editions AFNOR. Nouvelles pratiques de l'audit qualité interne de Geneviève KREBS et Yvon MOUGIN Editions : AFNOR Réussir l'audit des processus de Henri MITONNEAU Editions : AFNOR 22

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