Des collections exceptionnelles dans un site unique

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1 Des collections exceptionnelles dans un site unique Les manifestations privées l Cahier des charges l Tarifs des prestations Palais des Beaux-Arts 18 bis, rue de Valmy Lille Votre contact : evenementspba@mairie-lille.fr t. 33 (0) f. 33 (0) l Demande de réservation

2 page 1 Un espace unique à Lille Bel exemple d architecture monumentale de la fin XIXème siècle, le Palais des Beaux- Arts de Lille se caractérise par ses volumes majestueux, ses belles perspectives de galeries et les correspondances visuelles qu offrent ses lignes. Situé en plein centre ville, il abrite de riches collections françaises et européennes qui le classent au rang des tout premiers musées de France. Un des tout premiers musées de France Le visiteur peut découvrir aujourd hui des collections de peintures, sculptures, céramiques et objets d art, dans un cadre digne de leur valeur. De nouveaux départements ont pris place en sous-sol tels que la galerie Moyen Âge - Renaissance et les Plans-Reliefs des villes fortifiées par Vauban. Une salle d expositions temporaires a été créée, sous le jardin minéral. Ces espaces prestigieux sont mis à la disposition des entreprises ou organismes qui souhaitent organiser une manifestation privée. Quatre types de manifestations sont proposées : Peter Paul Rubens, La Descente de Croix 1. Une visite privée des collections ou de l exposition temporaire en cours. 2. Une location d espaces sans visite. 3. Une visite privée suivie d une location d espace pour cocktail. 4. Une mise à disposition du musée, dans sa totalité, avec réception privée. Le Palais des Beaux-Arts de Lille est avant tout un musée et nous demandons donc à nos clients d organiser ces réunions ou réceptions dans le respect des lieux et de l oeuvre d art. Jacques Louis Davis, Bélisaire demandant l aumône

3 page 2 I. Cahier des charges 1. Horaires Dans le cadre de manifestations privées, le musée ouvre ses portes en dehors des heures d ouverture au public et en nocturne ; le lundi de 8 h à 13 h 30 & de 19 h à 23 h le mardi (ouverture exceptionnelle) de 8 h à 23 h le mercredi / jeudi / vendredi de 8 h à 10 h de 19 h à 23 h Toute manifestation en nocturne doit être impérativement terminée à 23 heures. Le rangement du matériel (sono, traiteur...) s effectue le soir même de la manifestation jusqu à 23 h 30 ou le lendemain entre 8 h et 9 h Le personnel du musée Les manifestations sont encadrées par le personnel du musée, soit : un responsable du musée un coordinateur événementiel un technicien, si nécessaire des agents d accueil et de surveillance, dont le nombre varie selon l ampleur de la manifestation. Francisco de Goya y Lucientes, La Lettre ou Les Jeunes Le responsable de la manifestation et le chef de la sécurité du musée ont toute autorité sur les décisions à prendre en cas de problèmes relevant de la sécurité des lieux, des oeuvres ou des personnes. 3. Les vestiaires Les vestiaires peuvent être ouverts et gardés à la demande du client. Deux agents de vestiaires peuvent être prévus si nécessaire, pour un effectif supérieur à 50 personnes. Au delà de 150 personnes, l organisme-client doit prendre en charge les agents de vestiaires supplémentaires. Claude Monet, Le Parlement de Londres

4 page 3 4. Sécurité & déroulement L organisme-client s engage à ce que la manifestation se déroule dans de bonnes conditions selon les règles en usage au musée : Il est formellement interdit de fumer dans le musée (Loi Evin) Toute personne entrant dans les salles d exposition doit obligatoirement déposer manteaux, parapluies et sacs encombrants aux vestiaires. Il est interdit de boire ou de manger dans les salles d exposition du musée. Il est interdit d amener des animaux de compagnie. Les prestataires de service du client sont tenus de couvrir les risques inhérents à leurs activités par une police d assurance de leur choix. A cet effet, ils auront à remettre au Palais des Beaux Arts, 15 jours avant la manifestation, une attestation certifiant cette garantie, accompagnée d une fiche technique dûment remplie. 5. Type de manifestation Jean-Baptiste Siméon Chardin, Les Apprêts d un déjeuner ou Le Gobelet d Argent Le musée n accepte aucune manifestation qui ne serait pas en accord avec l image du Palais des Beaux-Arts. Nous n acceptons aucun spectacle, hormis un accompagnement musical léger, sur accord préalable. Les frais de la SACEM sont à la charge de l organisateur. Pour les discours, nous recommandons à l organisme-client d installer le matériel sono dans la galerie d entrée (les frais d installations sont à la charge de l organisme-client). Le musée n a pas de vocation commerciale, la présentation de produits est donc limitée et soumise à une autorisation préalable. Emmanuel de Witte, Intérieur de la Nieuwe Kerk de Delft

5 page 4 6. Accueil Nos manifestations privées, qui sont essentiellement des opérations de relations publiques, doivent avoir un caractère de «privilège» et s adressent de préférence à un effectif limité d invités. Le nombre maximal de personnes que le musée peut accueillir est de 1000 personnes, mais nous conseillons à nos clients de limiter les manifestations à personnes pour garder le caractère privé d une manifestation. Le nombre d invités convenu ne pourrait être dépassé. Un ajustement est cependant possible, pour convenir du nombre de guides, 5 jours ouvrables avant la date prévue. L organisme-client devra nous fournir, 48 heures avant la manifestation, la liste de ses invités (noms, qualité, nombre). Nos agents d accueil se chargent de compter les participants à l entrée du musée. Pour les manifestations dépassant un effectif de 150 personnes, nous recommandons à l organisme-client de faire accueillir et encadrer leurs invités par des hôtesses ou stewards professionnels. Dirck Bouts, Le Chemin du Paradis 7. Traiteurs Si vous souhaitez organiser un cocktail au musée, nous vous précisons que le traiteur choisi doit respecter un certain nombre de règles afférentes à la spécificité des lieux. Nous vous prions de bien vouloir nous consulter pour les modalités de mise en place au musée. Le musée ne disposant pas de cuisine, la préparation de plats chauds est difficile. Les frais de traiteur sont à la charge de l organisme-client. Dirck Bouts, La Chute des damnés

6 page 5 8. Signalétique Le caractère exceptionnel du site interdit l implantation de toute signalisation propre à l organisme-client, à l extérieur et à l intérieur du musée. Le nom de l organisme «hôte» peut être cependant signalé sur les tables d accueil, ainsi que sur des présentoirs mobiles (H.1m20 maximum) ou sur les documents remis à l accueil aux invités. 9. Décoration La décoration florale est acceptée uniquement sur les buffets ou les tables d accueil. Les plantes vertes ne sont pas acceptées au musée. Si vous souhaitez des conseils, merci de nous consulter. 10. Stationnement Paolo Zacchia, Portrait de femme Palais des Beaux-Arts de Lille Un parking souterrain est situé sous la place de la République, face au Palais des Beaux-Arts. Pour réserver des places et convenir d une heure de fermeture prolongée (le parking ferme à 21h30), veuillez prendre contact avec la Société EFFIA au : t (Service clients). Des places de parking sont également situées sur les voies latérales, Boulevard de la Liberté ou rue Gauthier de Chatillon. A l exception du camion des traiteurs, il est interdit de stationner sur la Place de la République pendant la durée de la manifestation. Cependant, la livraison du matériel peut se faire par les portes principales du musée (durée limitée à 45 minutes). Edouard Manet, Portrait de Berthe Morisot Palais des Beaux-Arts de Lille

7 page 6 II. Tarifs Ces tarifs concernent les collections permanentes du musée. 1. Les visites privées Ces visites sont assurées par des guides-conférenciers proposés par le musée. Les tarifs et le nombre de guides* s évaluent en fonction du nombre d invités. * 1 guide pour 25 personnes. Tarifs des visites privées (forfaits) moins de 50 invités de 50 à 100 invités de 100 à 150 invités de 150 à 200 invités de 200 à 250 invités de 250 à 300 invités de 300 à 350 invités de 350 à 400 invités de 400 à 500 invités plus de 500 invités euros euros euros euros euros euros euros euros euros Tarif de mise à disposition du musée : euros N.B. se reporter au paragraphe 3.h. Vue de l Atrium, Galerie Jardin. photo Jérémy Boussemart Ces prix comprennent l accès aux salles de peintures, la prestation des guides, les frais de gardiennage et de sécurité, et les frais techniques (électricité, chauffage...) relatifs à l ouverture du musée pour votre manifestation privée. Les visites privées concernent les collections permanentes du musée. Un parcours spécifique peut être établi en fonction de l intérêt ou des contraintes horaires de l organisme-client. Le musée n organise pas de visites guidées au delà de 250 personnes. Vue de la Galerie d entrée en nocturne. photo Jérémy Boussemart

8 page 7 2. Expositions temporaires Les tarifs indiqués à la page 7 sont également appliqués pour les expositions temporaires du musée, hormi ses évènements importants pour lesquels les tarifs des nocturnes sont fixés en fonction de l envergure de l exposition. En règle générale, les expositions temporaires sont ouvertes à un effectif de 250 personnes maximum en visite guidée et 300 personnes en visite libre. Nous vous prions de bien vouloir nous consulter pour les expositions à venir. 3. La location d espace a. La galerie d entrée / Euros Accessible par les entrées principales du musée, elle longe en façade la Place de la République. Cette galerie est idéale pour l organisation de cocktails importants. Galerie de 500 m2 Capacité de 600 personnes maxi. Possibilité de discours et cocktails Heure de présence supplémentaire avant 8 h et après 23 h : 320 euros/heure. b. La galerie Jardin / Euros La galerie Jardin longe l arrière du bâtiment, donnant une très belle vue sur le bâtimentlame qui reflète le musée par ses miroirs rectangulaires. C est une galerie de prestige attenant directement à l Atrium et présentant quelques sculptures. Galerie de 250 m2 Capacité de 200 personnes maximum Possibilité de cocktails avec extension, l été, sur la terrasse Livraison du matériel par le quai de de livraison, rue de Valmy Heure de présence supplémentaire avant 8 h et après 23 h : 320 euros/heure. Vue de la Galerie d entrée. photo Jérémy Boussemart Vue de la Galerie Jardin. photo Jérémy Boussemart

9 page 8 c. La rotonde «Napoléon» / euros La rotonde «Napoléon» est idéale pour recevoir une cinquantaine de personnes. Cet endroit, à la fois intime et prestigieux, se caractérise par une vue splendide sur la Galerie des céramiques. 75 personnes maximum. Heure de présence supplémentaire avant 8 h et après 23 h : 320 euros/heure. d. La salle d expositions temporaires / euros Créée pour accueillir les expositions temporaires, cette salle se situe dans les niveaux inférieurs du musée, près des galeries Moyen-Age Renaissance et les Plans-Reliefs. Elle est disponible ponctuellement en fonction du planning des expositions temporaires et sur accord préalable. Salle de 700 m2 / 10 m. de plafond Hors période d expositions temporaires (nous consulter). Heure de présence supplémentaire avant 8 h et après 23 h : 320 euros/heure. Vue de la Salle d exposition temporaire e. L Atrium / euros Au cœur du musée, beauté et majesté d un espace traversé de lumière donnant sur la galerie Jardin. Espace de prestige se prêtant à des réceptions de gala. Espace de 1500 m2 Capacité de 1000 personnes Heure de présence supplémentaire avant 8 h et après 23 h : 320 euros/heure Vue de l Atrium. Photo Claire Masset

10 page 9 f. L auditorium / euros la journée euros la 1/2 journée Unique en centre ville, l auditorium est une salle de prestige et confortable pouvant recevoir 200 personnes. Pour les colloques et conférences, elle présente tous les avantages ; matériel audio-visuel optimal, grand écran, scène... Salle de 200 m2. Scène de 40 m2 avec possibilité d extension Présence d un technicien son-lumière Heure de présence supplémentaire avant 8 h et après 23 h : 160 euros/heure. Installation la veille : 550 euros g. La salle Valmy / euros Vue de la l Auditorium. Photo Claire Masset Au rez-de chaussée du bâtiment administratif dit «Lame», cet espace compris entre deux parois de verre, offre une vue imprenable sur le musée. Superficie: 85 m2 Capacité : 50 personnes (dîner assis), 80 personnes (cocktail) Utilisation principale : matinée (de 7 h à 12 h) : euros, journée (de 7 h à 23 h) : euros Utilisation en complément de la location de l auditorium : matinée (de 7 à 12 h) : 500 euros, journée (de 7 h à 23 h) : 800 euros h. Mise à disposition du musée / euros Vue de l extérieur Cette mise à disposition du musée donne accès à tous les espaces, Atrium compris. La mise à disposition de la totalité du musée s adresse à des effectifs de plus de 500 personnes et à des manifestations d envergure nécessitant plusieurs espaces du musée. Un cocktail peut être organisé dans les galeries latérales - galerie d entrée et galerie jardin - donnant directement sur l Atrium, espace central du musée. C est entre la galerie d entrée et l atrium que l on trouve également la boutique du musée. Pour l ouverture de la boutique, contactez Thibault Catrice (t ) Mise à disposition de l Atrium, la galerie d entrée, la galerie jardin ainsi que les salles d expositions (visites comprises) Capacité de 1000 personnes Encadrement recommandé par les hôtesses ou stewards professionnels (cf. page 4). Heure de présence supplémentaire avant 8 h et après 23 h : 320 euros/heure. Vue de la Galerie de l Atrium, du départements des peintures. Photo Jérémy Boussemart

11 page Conditions de réservation L organisme-client devra nous retourner la demande de réservation établie à cet effet (voir page suivante) accompagnée d un courrier exposant l objet de sa manifestation. Cette demande de réservation sera confirmée par nos services par retour de courrier. L organisme-client devra impérativement attendre cette confirmation écrite de notre part avant d envoyer les invitations ou tout autre document relatif à la manifestation. Une fiche technique stipulant l acceptation de votre dossier vous sera envoyée et devra nous être retournée remplie dans les meilleurs délais. Les options de date peuvent être prises par téléphone, selon le planning en cours et restent valables un mois. Passé ce délai et sans confirmation de votre part, nos services se réservent le droit de lever cette option. Après acceptation, l organisme-client doit nous faire parvenir : 15 jours maximum avant la manifestation : La fiche technique dûment complétée avec la date, l heure, le nombre précis d invités, les coordonnées des intervenants extérieurs (traiteur, sono, etc.). Les projets d invitation et de documents relatifs à la manifestation, pour accord de notre part. 8 jours avant la manifestion : Le règlement de la facture de votre manifestation au musée. Un justificatif d assurance pour les sous-traitants intervenant au musée pour le compte du client. 48 heures avant la manifestation : La liste des invités. Tous documents imprimés relatifs à la manifestation. Un plan des salles à visiter, avec indication des vestiaires, toilettes et ascenseurs est à votre diposition au musée, sur demande préalable, afin de faciliter les visites libres.

12 III. Demande de réservation A nous renvoyer 6 semaines au plus tard avant la date souhaitée de votre manifestation. 1. La société Représentée par fonction. Adresse CP. Tél. . Ville Fax. souhaite organiser une manifestation privée dans le cadre de : A l attention de : evenementspba@mairie-lille.fr 18 bis rue de Valmy LILLE. Partenariat & Manifestations Privées Tél Fax Pour nos services uniquement Acceptation de la manifestation : p OUI p NON à la date* du, de heures à heures *. sous réserve d acceptation de votre dossier par nos services Nombres d invités participant à cette manifestation : personnes 2. Type de la manifestation p Visite privée p Visite privée avec location d espace p Location d espace p Mise à disposition du musée 3. Espace souhaité p Galerie d entrée p Rotonde «Napoléon» p Salle d expositions temporaires p Atrium p Galerie Jardin p Salle Valmy p Auditorium 4. Conditions Je soussigné(e), responsable de la société déclare avoir pris connaissance du cahier des charges et des tarifs des prestations du musée. Je m engage à faire respecter les règles en vigueur de Lille et à les faire appliquer lors de la manifestation privée. Graphisme & mise en page : Claire Masset, PBA, impression service reprographie Signature du représentant de la société Cachet de la société