FAQ à l intention des conseillers indépendants de Patrimoine Hollis Assurance erreurs et omissions

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1 FAQ à l intention des conseillers indépendants de Patrimoine Hollis Assurance erreurs et omissions Nous avons dressé une liste des questions les plus fréquemment posées sur ce type de protection. Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements, écrivez-nous à l adresse suivante : crmi@scotiabank.com. QUESTIONS D ORDRE GÉNÉRAL SUR LE RÉGIME Q. Qui est l assureur? R. Il s agit de Zurich Compagnie d Assurances SA («Zurich»). Q. Je dois apporter un changement à ma couverture ou à mon certificat actuel. À qui dois-je m adresser? R. Vous pouvez modifier la couverture de votre assurance erreurs et omissions (E & O) en visitant le site Internet du régime et en accédant à votre compte. Voici une liste non exhaustive de ce que vous pouvez faire : changement des coordonnées; ajout d un ou de plusieurs permis au niveau provincial; ajout du nom d une société; souscription d une ou de plusieurs protections additionnelles. Pour modifier votre couverture pendant qu elle est en vigueur, veuillez cliquer sur le lien suivant : Une fois sur le site, choisissez l option «Apporter des changements à ma police d assurances» pour mettre à jour vos coordonnées, sélectionner votre couverture et, le cas échéant, procéder au paiement en ligne sécurisé de votre prime. Votre police modifiée sera établie uniquement quand la transaction aura été confirmée. Q. Puis-je payer mon assurance E & O par chèque ou par prélèvements sur commission? R. Non. Aucun certificat ne sera émis si vous n avez pas réglé entièrement la prime en ligne par carte de crédit. Nous n acceptons aucun autre mode de paiement pour l instant. Q. Je quitte Patrimoine Hollis et souhaite annuler ma couverture d assurance E & O. Quelle est la démarche à suivre? Est-ce qu une partie de la prime me sera remboursée? R. Dès que votre Service des inscriptions nous aura avisés de votre départ, nous informerons le courtier (BFL) de votre décision et demanderons que votre assurance

2 E & O soit annulée. La portion inutilisée de la prime vous sera remboursée selon le mode de paiement employé lors de la souscription. Q. Comment puis-je obtenir une copie de mon certificat d assurance E & O? R. Vous pouvez vous en procurer une copie en ligne dans la section «Accéder à mes documents d assurances». Q. Comment puis-je bénéficier du rabais de 10 % sur la couverture? R. Seuls les conseillers qui assisteront à la conférence RÉSEAUPLUS 2016 à Miami, en Floride, auront droit à un rabais de 10 % sur la prime lors du renouvellement de leur couverture le 1 er novembre Q. Quelle(s) couverture(s) dois-je me procurer? R. Les conseillers détenant un double permis d exercice (fonds communs et assurance vie) ainsi que les conseillers indépendants inscrits auprès de l ACCFM ou autorisés à vendre de l assurance vie sont tenus de souscrire la garantie de base (protections A et B). Les conseillers inscrits auprès de l Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM), qu ils soient détenteurs d un double permis d exercice ou non, sont tenus de souscrire à la fois la garantie de base et l avenant pour valeurs mobilières. Les lignes directrices suivantes s appliquent : Fonction et société Assurance vie et fonds communs de placement Valeurs mobilières Conseillers et associés de Scotia Capitaux Inc. Adjoints inscrits de Scotia Capitaux Inc. Conseillers et associés de Services financiers Patrimoine Hollis Adjoints inscrits de Services financiers Patrimoine Hollis Conseillers en assurance vie seulement Q. Si un conseiller est couvert par une assurance E & O autre que celle offerte par Patrimoine Hollis, doit-il également adhérer au régime de Patrimoine Hollis? R. Oui. Tous les représentants en épargne collective et en valeurs mobilières doivent participer au régime de Patrimoine Hollis. Si un conseiller est couvert par une autre

3 assurance E & O, il est tenu de s inscrire sur-le-champ au régime de Patrimoine Hollis. Nous recommandons d attendre que la nouvelle police entre en vigueur avant d annuler la précédente. Nous encourageons les conseillers détenant un permis d assurance vie à s inscrire à notre régime même s ils ne sont pas obligés de le faire. Q. Quels types d activités sont couverts par la police E & O? R. Le régime de Patrimoine Hollis offre une couverture pour les activités relatives à la vente et à l achat de produits Patrimoine Hollis approuvés. Vous devez toutefois respecter les modalités de la police, notamment le maintien des permis requis dans le cadre de votre pratique. Q. Est-ce que je peux augmenter la franchise afin de diminuer la prime? R. Le régime de Patrimoine Hollis comporte les franchises suivantes : Demande d indemnisation pour assurances vie, accident et maladie $ Demande d indemnisation pour fonds communs de placement $ Demande d indemnisation pour valeurs mobilières $ Ces franchises ne peuvent pas être modifiées. Q. Mes adjoints en valeurs mobilières inscrits et non inscrits sont-ils couverts par le régime? R. Les adjoints et le personnel administratif non inscrits qui travaillent pour vous sont couverts par votre police d assurance E & O. Par contre, les adjoints et le personnel administratif inscrits qui travaillent pour vous doivent contracter leur propre assurance E & O en adhérant au régime de Patrimoine Hollis. Le personnel inscrit N EST PAS couvert par votre police. Q. Si mon entreprise prend de l expansion ou que ma couverture ne me semble plus suffisante, puis-je augmenter le plafond de la garantie? R. Oui. Vous pouvez augmenter votre protection à tout moment durant l année d assurance, à condition que l assureur vous donne son approbation. Pour ce faire, vous devez confirmer qu à votre connaissance, il n y a aucune demande d indemnisation ou affaire non déclarée. Le montant de la garantie sera modifié après réception de cette confirmation. Vous aurez alors à payer une prime supplémentaire calculée en fonction des changements apportés à la couverture. Q. Est-ce que je peux diminuer mon plafond? R. Vous pouvez diminuer le plafond de la garantie durant l année d assurance, mais nous vous recommandons de faire preuve de prudence à ce sujet. Comme les polices d assurance E & O sont établies en fonction des demandes de règlement présentées, vous devez savoir que toute action, erreur ou omission qui s est

4 produite avant la demande de diminution du plafond, mais qui vous est communiquée après seulement, sera traitée suivant le nouveau plafond rajusté à la baisse. Par exemple : - Vous aviez une garantie maximale de $ par demande d indemnisation. - Vous avez demandé que votre plafond soit ramené à $, changement entré en vigueur le 1 er janvier Vous avez reçu une demande d indemnisation de $ le 15 janvier 2013 au sujet d une affaire qui s est produite le 15 décembre La demande a été jugée valide et l assureur a versé $, ce qui correspond au nouveau plafond. - Vous avez dû débourser personnellement le solde de $. Q. Je suis en congé pour des raisons médicales (maternité, invalidité). Estce que je peux annuler mon assurance E & O jusqu à mon retour au travail? R. Votre responsabilité professionnelle n est pas interrompue par votre congé. Comme les polices d assurance E & O sont établies en fonction des demandes de règlement présentées, vous devez faire en sorte que la vôtre vous protège contre les actions, erreurs ou omissions survenues avant votre départ, et ce, même si le cas est signalé pendant votre congé. QUESTIONS AU SUJET DE LA PROPOSITION Q. Je suis incapable de sélectionner ma province dans la liste déroulante de la section «Personne-ressource». R. Le site Internet du régime d assurance E & O de Patrimoine Hollis ne fonctionne pas sous les anciennes versions d Internet Explorer. Nous vous recommandons de procéder à une mise à niveau de votre navigateur, d utiliser un autre navigateur comme Firefox ou Google Chrome, ou encore, d essayer d accéder au site par le truchement d un autre ordinateur. Q. Comment puis-je obtenir un reçu pour la souscription de mon assurance? R. À la réception du paiement de votre prime, nous vous enverrons un courriel contenant les renseignements et documents suivants : copie du certificat, du libellé du contrat et de la proposition de même que le numéro, le montant et la date du paiement. QUESTIONS AU SUJET DES DEMANDES D INDEMNISATION Q. Qu est-ce qu une police établie en fonction des demandes de règlement présentées? R. C est le cas des polices d assurance E & O. Ainsi, une demande d indemnisation est couverte par le contrat en vigueur au moment où elle est déposée, et non par le contrat

5 en vigueur au moment où l erreur ou l omission a eu lieu. D après les modalités de la police d assurance E & O, vous devez signaler les situations susceptibles de causer une demande d indemnisation envers Patrimoine Hollis dès que possible. Q. À qui dois-je présenter ma demande d indemnisation? R. Les demandes d indemnisation et les plaintes doivent être signalées à : Melissa DeJuan, analyste de la conformité La Banque de Nouvelle-Écosse/Patrimoine Hollis, Service de la conformité, Ventes au détail 1, rue Adelaide Est, 7 e étage Toronto (Ontario) M5C 2V9 Tél. : ; téléc. : Q. Quand dois-je signaler une demande d indemnisation? Qu en est-il si la demande n est pas soumise par écrit et qu il s agit seulement d une plainte (soit une demande d indemnisation potentielle)? R. Une demande d indemnisation est une déclaration verbale ou écrite visant l obtention d un dédommagement pour un acte, une erreur ou une omission que le conseiller aurait commis. Les demandes d indemnisation et les incidents potentiels doivent être signalés dans les plus brefs délais à Melissa DeJuan de Patrimoine Hollis pour qu elle puisse en aviser l assureur rapidement. Vous trouverez ses coordonnées ci-dessous. En cas de doute, veuillez nous faire part de votre situation. Nous serons en mesure de vous dire si la garantie s applique dans votre cas ou non. À noter que, selon la police de Zurich, «réclamation» (ou demande d indemnisation) s entend de la réception par un individu assuré : 1. d une demande écrite ou verbale visant à obtenir une réparation pécuniaire ou non pécuniaire, y compris une demande écrite d arbitrage ou de médiation ou une demande d interruption ou de renonciation à une période de prescription; 2. d une poursuite civile, criminelle, administrative ou réglementaire intentée par le dépôt d une plainte ou d un acte de procédure similaire, par le dépôt d un avis d accusation, la mise en accusation ou l émission d un acte d accusation, d une dénonciation, d un mandat d arrêt ou d un document d inculpation similaire, y compris une demande d extradition d un assuré; ou 3. d une enquête civile, criminelle, administrative ou réglementaire touchant l assuré amorcée par la signification à l assuré, ou la réception par ce dernier, d une lettre indiquant qu il est la cible d une enquête ou d un avis écrit similaire de la part d une autorité gouvernementale, y compris l Ombudsman des services bancaires et d investissement, désignant cet assuré comme étant une personne contre qui une poursuite pourrait être intentée. QUESTIONS AU SUJET DES TERMES UTILISÉS DANS LA POLICE D ASSURANCE E & O Q. Quelle est la «date limite de rétroactivité»? R. Nous avons apporté une modification en ce qui concerne la date limite de rétroactivité. Ce changement prendra effet le 1 er novembre 2015.

6 Pour les assurés actuels, les actes antérieurs demeurent entièrement couverts. Quant aux nouveaux assurés, ils bénéficieront d une couverture des actes antérieurs pour les produits d assurance vie seulement. Dans le cas des fonds communs et des valeurs mobilières, seuls les actes commis à partir de la date limite de rétroactivité seront couverts pour les conseillers de Services financiers Patrimoine Hollis inc. et de Patrimoine Hollis, division de Scotia Capitaux Inc. Q. Quelle est la différence entre le plafond de garantie par sinistre et la garantie totale? R. Le plafond de garantie par sinistre correspond au montant maximal que l assureur versera pour une seule demande d indemnisation. La garantie totale est le montant maximal que l assureur paiera au cours de la période de couverture de la police. Dans l exemple suivant, le plafond de garantie s élève à $ par demande d indemnisation et la garantie totale, à $. - L assureur accordera, suivant les conditions et exclusions énoncées dans la police, jusqu à $ par sinistre. - Si une demande d indemnisation unique excède $, vous devez régler la différence. - Le montant maximal alloué pour l ensemble des demandes d indemnisation au cours de la période de couverture de la police s élève à $. - Si le montant total des demandes d indemnisation au cours d une année d assurance dépasse $, il vous incombe de payer la portion non couverte. Vous pouvez obtenir une garantie adaptée à vos besoins en choisissant celle qui vous convient le mieux parmi les différents plafonds offerts. Q. Que signifie «responsabilité du fait d autrui»? R. La garantie de responsabilité du fait d autrui protège une société qui est nommée dans une poursuite en justice pour une action commise par le conseiller assuré désigné. Dans le cadre du régime de Patrimoine Hollis, l assuré désigné doit posséder la société, exercer ses activités sous le nom de la société ou être à son service. De plus, la protection s applique seulement à la responsabilité de la société et aux demandes de règlement ou poursuites découlant d une faute professionnelle commise par l assuré désigné. Rappel La responsabilité du fait d autrui s applique quand une partie est tenue responsable des actes négligents d une autre partie. Par exemple, une société qui est tenue responsable des gestes d un assuré sera couverte par la responsabilité du fait d autrui contre les demandes d indemnisation pour des gestes commis par l assuré. Q. Que dois-je faire pour que ma compagnie soit couverte par la garantie de responsabilité du fait d autrui? A. Au moment de remplir la proposition, vous aurez à préciser à quel titre vous exercez vos activités.

7 Exemple : En tant que conseiller, veuillez indiquer si vous possédez ou contrôlez une entreprise offrant des services professionnels de placement ou d assurance. OUI ou NON Dans l affirmative, souhaitez-vous que le nom de votre compagnie figure sur votre certificat? OUI ou NON Dans l affirmative, veuillez inscrire le nom de votre entreprise. Veuillez préciser votre situation en tant que conseiller : Possédez-vous ou contrôlez-vous une entreprise offrant des services professionnels de placement ou d assurance? Oui Non Dans l affirmative, vous devez fournir le nom de l entreprise qui figurera sur votre certificat. Nom de l entreprise* : * Veuillez inscrire le nom de la société pour laquelle œuvre le conseiller, et non Patrimoine Hollis, Scotia Capitaux Inc., Services financiers Patrimoine Hollis inc. ou Services d assurances Patrimoine Hollis ltée. Q. Qu est-ce qu une assurance pour les sociétés ou entités? R.. Sous réserve de certaines conditions, les entités ou sociétés sont considérées comme des personnes morales distinctes et peuvent donc être poursuivies en justice. Leur responsabilité découle des actions de leurs employés. Veuillez noter que l assurance pour les entités ou sociétés ne correspond pas aux «couvertures facultatives» qui figurent sur votre proposition. Si vous souhaitez contracter une telle assurance, veuillez écrire à crmi@scotiabank.com. Une assurance E & O couvre généralement la société qui emploie le professionnel contre les dommages résultant directement des services qu il a fournis ou n a pas su fournir. Q. Quelle est la différence entre la garantie de responsabilité du fait d autrui et l assurance pour les sociétés? R. La responsabilité du fait d autrui est une responsabilité subsidiaire selon laquelle un employeur («société») peut être tenu responsable des actes de ses employés, dans la mesure de sa capacité et de son devoir de contrôler leurs actions, même s il n a pas fait preuve lui-même de négligence. La police d assurance E & O des conseillers indépendants offre généralement la garantie de responsabilité du fait d autrui à la société

8 SEULEMENT en ce qui concerne la responsabilité personnelle du conseiller (y compris pour le régime de Patrimoine Hollis). Si l employeur a été jugé négligent, la société n est pas couverte par la police d assurance E & O du conseiller. Dans les exemples suivants, la société n est pas couverte par la police individuelle du conseiller : une poursuite pour une erreur, une omission ou un acte qui n est pas couvert par la police personnelle du conseiller l ayant commis (par exemple, pour un produit non couvert); une poursuite pour une erreur, une omission ou un acte commis par un employé non assuré (à moins qu il soit considéré comme un adjoint non inscrit par le conseiller couvert individuellement); une poursuite parce que la société aurait fait preuve de négligence dans l embauche, la supervision ou la formation d employés. Dans de nombreuses provinces, les autorités réglementaires exigent que les agences d assurance vie autorisées contractent une assurance E & O pour sociétés distincte. Le régime de Patrimoine Hollis permet aux conseillers de souscrire séparément une assurance pour sociétés dans lesquelles ils détiennent une participation. Cette assurance protège la société contre les demandes d indemnisation que la garantie de responsabilité du fait d autrui ne couvre pas. Une telle assurance vous permet non seulement de vous conformer aux obligations réglementaires, mais aussi de gérer judicieusement les risques en protégeant votre société contre des poursuites en justice coûteuses. Q. Qu est-ce qu une garantie subséquente? R. Il s agit d une protection subsistant après la résiliation de la police. Votre responsabilité ne prend pas fin au moment où vous arrêtez d exercer vos fonctions. Les garanties subséquentes sont souvent souscrites pour l une ou l autre des raisons suivantes : - décès (les ayants droit d un conseiller décédé peuvent souscrire une garantie subséquente, pourvu que l achat soit effectué dans les 30 jours suivant la date d échéance de la police); - invalidité (si un conseiller renonce à son permis parce qu il n est plus capable de travailler); - retraite ou cessation des activités. Cette couverture s applique lorsqu une police est annulée ou n est pas renouvelée. Elle permet à l assuré d obtenir un délai supplémentaire durant lequel les demandes d indemnisation déposées pour des erreurs, des omissions ou des actes négligents sont couvertes par la police annulée. Cependant, aucune nouvelle affaire n est couverte. Seuls les cas survenus AVANT l annulation de la police et signalés durant la prolongation du délai sont couverts. QUESTIONS AU SUJET DE VOTRE PRATIQUE Q. Si j envisage l achat d une pratique, qu est-ce qu il importe de savoir?

9 A. À l achat d une pratique, vous aurez peut-être à assumer certaines responsabilités. Vous devez donc effectuer une vérification diligente avant d acquérir une nouvelle clientèle (vous pourriez devoir passer en revue chaque dossier). Si vous achetez une pratique, demandez sans faute à l autre conseiller de souscrire une garantie subséquente auprès de son assureur. Q. Qu en est-il de la vente de ma pratique? A. Nous recommandons aux conseillers qui vendent leur pratique de souscrire une garantie subséquente et d avoir recours à un conseiller juridique. Q. Combien de temps dois-je conserver mes dossiers? A. Les exigences en matière de conservation des dossiers varient d une province à l autre. Les lois sur la confidentialité énoncent quel type de renseignements un conseiller peut ou ne peut pas conserver dans ses dossiers. Nous recommandons aux conseillers qui ont des questions à ce sujet de s adresser à un conseiller juridique et de s informer auprès des autorités réglementaires. Q. Que dois-je faire si d importants documents me sont retournés sans avoir été livrés au client à qui ils étaient destinés? A. Si vous postez d importants documents à un client et qu ils vous sont retournés, nous vous recommandons ce qui suit : - Ne pas ouvrir l enveloppe. - Apposer la date sur l enveloppe en la gardant scellée et l ajouter au dossier du client. Cela prouvera l envoi par la poste. - Noter en dossier toute tentative de localisation du client.