Solutions commerciales Offre avantageuse pour le client Programme de la carte Visa Commerciale

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1 Solutions commerciales Offre avantageuse pour le client Programme de la carte Visa Commerciale Marque déposée de Visa International Service Association; Visa Canada est un usager licencié.

2 Paramètres du marché actuel Marché Gestion efficace des flux de trésorerie Amélioration des processus de rapprochement des comptes et de remboursement des dépenses Maximisation des rendements sur les investissements en technologie Réduction des frais d approvisionnement et de déplacement Tendances Paiements électroniques Traitement continu depuis la commande jusqu au rapprochement Comptes clients automatisés Rôle de Visa Fournir l infrastructure du paiement électronique Élargir le réseau d acceptation de la carte Permettre l intégration des systèmes Offrir une expertise en matière de paiement 2

3 Capacités de Visa Valeur et pouvoir de la marque Visa Réseau d exploitation mondial - Service de traitement de classe internationale - Outils améliorés de gestion du risque et de prévention de la fraude - Développement et soutien de nouvelles technologies Distribution mondiale grâce à un réseau d institutions membres 3

4 Programme de la carte Visa Commerciale - Capacités Outil efficace pour les achats et le paiement des frais de déplacement et d activités de représentation, avec accès par GAB Limites de dépense et blocage de certaines catégories de marchands (CCM) Transmission de renseignements sur les paiements et les transactions Liens avec les principales solutions en matière de logiciel de planification des ressources de l entreprise (PRE), de gestion des dépenses et de comptabilité Possibilité de regrouper les données par fournisseur en vue de négocier des rabais Acceptation inégalée dans plus de 170 pays.* * Source : Données de Visa Canada au mois d avril

5 Programme de la carte Visa Commerciale Valeur de l offre Besoins du client Avantages du programme Solutions Visa 5

6 Programme de la carte Visa Commerciale Besoins du marché au titre de l approvisionnement et des déplacements et des activités de représentation Besoins Réduction des coûts Contrôle Information Intégration Réduction des coûts de traitement à l égard des processus d approvisionnement et de déplacements et d activités de représentation Maintien du contrôle des dépenses de l entreprise Rapprochement de l information sur le paiement et les commandes Intégration avec les systèmes d approvisionnement, de gestion des frais de déplacement et d activités de représentation et PRE Approvisionnement Confiance Rationalisation du bassin de fournisseurs et négociation de rabais Mode de paiement fiable entre tiers inconnus 6

7 Besoins du marché au titre de l approvisionnement et des déplacements et des activités de représentation Réduction des coûts Réduction des coûts Réduction des coûts de traitement à l égard des processus d approvisionnement et de déplacements et d activités de représentation Pour la plupart des entreprises, l acquisition de biens et services est un processus qui requiert beaucoup de main-d œuvre, surtout sur le plan manuel et du support papier. Le problème est amplifié dans le cas des tâches d entretien, de réparation et d exploitation ainsi que des achats spéciaux, qui représentent une large part du volume de transactions, tout en étant des achats relativement peu coûteux. Les entreprises reconnaissent la nécessité de simplifier et de rationaliser l approvisionnement, de réduire le nombre de transactions sur support papier, telles que les bons de commande et les demandes de chèques, et de restreindre le recours aux fonds de petite caisse et aux avances de fonds. Les entreprises ont traditionnellement géré les dépenses relatives aux déplacements et aux activités de représentation de leurs employés au moyen d avances de fonds ou d un remboursement de leurs frais personnels. Les entreprises doivent rationaliser l approvisionnement et le rapprochement au titre de ces dépenses, réduire le nombre de transactions sur support papier et restreindre le recours aux fonds de petite caisse et aux avances de fonds. 7

8 Besoins du marché au titre de l approvisionnement et des déplacements et des activités de représentation Contrôle Moyens de contrôle Outils de contrôle des dépenses d entreprise Les propriétaires d entreprise et les actionnaires, tout comme la réglementation gouvernementale, exigent que les entreprises exercent un contrôle sur leurs dépenses au titre de l approvisionnement et des frais de déplacement et d activités de représentation et en rendent compte. Afin de satisfaire à ces exigences, les entreprises ont mis en place des divisions, des politiques et des processus concernant l autorisation, la surveillance et le suivi des dépenses. Une solution de paiement en matière d approvisionnement et de frais de déplacement et d activités de représentation devrait produire des relevés de tous les achats pour assurer le contrôle des dépenses et fournir une piste de vérification claire. 8

9 Besoins du marché au titre de l approvisionnement et des déplacements et des activités de représentation Information Information Renseignements visant à établir un rapprochement entre le paiement et les commandes Le processus traditionnel en matière d approvisionnement et de frais de déplacement et d activités de représentation exige beaucoup de main-d œuvre et s effectue sur support papier car il est nécessaire de fournir de l information sur le type, la quantité, le coût et les taxes associées à l achat de biens et services. Les entreprises requièrent cette information sur les achats afin de comptabiliser et d inscrire correctement leurs dépenses au bilan. L information sur l approvisionnement et les frais de déplacement et d activités de représentation est également nécessaire à des fins de conformité, de production de rapports et de détermination des sources d approvisionnement. 9

10 Besoins du marché au titre de l approvisionnement et des déplacements et des activités de représentation Intégration Intégration Intégration avec les systèmes d approvisionnement, de gestion des frais de déplacement et d activités de représentation et PRE Les entreprises ont investi dans des applications de planification des ressources d entreprise (PRE), de comptabilité, d approvisionnement, de gestion des frais de déplacement et autres. Ces systèmes nécessitent en grande partie des informations provenant de vendeurs et de fournisseurs externes. En conséquence, les entreprises doivent regrouper ces renseignements provenant de sources et de systèmes variés et les intégrer à leur infrastructure technologique existante. On observe une tendance croissante à créer des normes et des formats communs. 10

11 Besoins du marché au titre de l approvisionnement et des déplacements et des activités de représentation Sources d approvisionnement Sources d approvisionnement Rationalisation du bassin de fournisseurs et négociation de rabais L approvisionnement retient de plus en plus l attention des entreprises en tant que domaine pouvant permettre de réaliser des économies. Les frais de déplacement et d activités de représentation arrivent au troisième rang des catégories de dépenses contrôlables, après celles de la main-d œuvre et de la technologie. Une statistique généralement reconnue prétend qu une économie de un dollar a un effet équivalant à un revenu de dix dollars. Les entreprises font affaire avec des milliers de vendeurs et une foule de fournisseurs en matière de déplacements et d activités de représentation et ne disposent pas de l information voulue pour rationaliser leur nombre et négocier avec succès des rabais avec eux. Le coût associé au fait d entretenir et de gérer les relations avec ceux-ci est élevé. Les entreprises qui ne centralisent pas leur approvisionnement autour d un certain nombre de vendeurs clés éliminent la possibilité de négocier des rabais de volume avec ces derniers. 11

12 Besoins du marché au titre de l approvisionnement et des déplacements et des activités de représentation Confiance Confiance Mode de paiement fiable entre tiers inconnus Les entreprises sont en quête d une option de paiement fiable et viable pouvant être utilisée autant dans le monde virtuel que physique. De plus en plus, elles achètent des quantités accrues de biens et services auprès de fournisseurs qu elles ne connaissent pas. Les acheteurs ont besoin d une solution de paiement à l échelle mondiale qui leur offre des recours, tandis que les fournisseurs recherchent une solution qui leur assure un paiement rapide et intégral. Au chapitre des frais de déplacement et d activités de représentation, les employés recherchent une solution offrant une capacité de paiement en plusieurs devises, la possibilité d avoir accès à de l argent comptant et une acceptation mondiale. 12

13 Programme de la carte Visa Commerciale - Solutions Besoins Visa Commerciale B. BERTRAND Solutions Caractéristiques fondamentales Méthodes de contrôle des dépenses Gestion de l information Visa Outils de l acquisition au paiement Étude sur les meilleures pratiques fiscales Comment les entreprises achètent 13

14 Programme de la carte Visa Commerciale Caractéristiques fondamentales du produit Des caractéristiques fondamentales qui offrent un avantage aux titulaires de carte Approvisionnement Rapport de gestion de l information Souplesse au chapitre de l autorisation des transactions Programme de dégagement de responsabilité pour les entreprises Facturation dans la devise locale Facturation centralisée Relevés personnels Remplacement de carte en cas d urgence Déplacement et activités de représentation Acceptation inégalée dans plus de 170 pays.* Remplacement de carte et avances de fonds en cas d urgence Assistance en voyage et en cas d urgence * Source : Données de Visa Canada au mois d avril

15 Programme de la carte Visa Commerciale Méthodes de contrôle des dépenses Gestion des dépenses des employés grâce à des méthodes de contrôle améliorées Les méthodes de contrôle des dépenses comprennent : Limites d autorisation des transactions Blocage selon les codes de catégories de marchands (CCM) Utilisées pour gérer le montant des dépenses Peuvent limiter la responsabilité de l entreprise Les limites d autorisation des transactions peuvent s appliquer à un employé ou à une structure hiérarchique Division, échelon d emploi, projet Les méthodes de contrôle les plus souvent utilisées sont : Le montant, le volume ou le nombre de transactions Les codes de catégories de marchands (CCM) Les périodes de facturation 15

16 Programme de la carte Visa Commerciale Gestion de l information Visa Une gamme complète de services de production de rapports Outils de production de rapports sur Internet Capacités de cueillette et de transmission de données Notamment : Rapport Visa pour les multinationales Rapport de gestion de l information Services de données étendues de Visa Cueillette, regroupement et transmission de données 16

17 Programme de la carte Visa Commerciale Rapport pour les multinationales Un outil de production de rapports sur Internet pour les multinationales Fournit un aperçu aux sièges sociaux mondiaux en vue de la gestion des dépenses d approvisionnement à l échelle mondiale Analyses des dépenses payées comptant aux fournisseurs mondiaux Possibilité de trier les dépenses selon la catégorie de marchand, le pays, la division de l entreprise Regroupe les transactions et les convertit en la devise désirée Accepte des formats d envoi variés PDF, HTML, MS Excel Permet de transmettre des rapports en temps réel ou d en prévoir la transmission à une date et à une heure précises 17

18 Programme de la carte Visa Commerciale - Rapport de gestion de l information Des solutions de production de rapports des achats des employés et de surveillance des dépenses des vendeurs Rapports permettant de mieux contrôler et réduire les dépenses au titre de l approvisionnement et des frais de déplacement et d activités de représentation Analyse des dépenses, rapports d anomalies, analyse sur les fournisseurs, etc. Option de distribution pratique par courriel Facilité d extraction des données à des fins de questions ponctuelles Possibilité de restreindre l accès En fonction de l utilisateur, du niveau hiérarchique, de l entreprise, de la banque Souplesse de production de rapports à l échelle de l entreprise Outils de répartition des coûts pour une gestion améliorée des projets/divisions de l entreprise au centre de coûts, à tous les comptes particuliers du grand livre général Solutions de production et de présentation de rapports adaptées selon l institution financière émettrice de la carte Visa 18

19 Programme de la carte Visa Commerciale Services de données étendues Différents niveaux de données Premier niveau (données financières) : Nombre minimal de données exigées pour autoriser et régler une transaction financière Indication du nom du marchand, de la ville, du montant et de la date de la vente Les données de premier niveau sont les renseignements figurant sur votre relevé habituel de carte VISA Deuxième niveau (données étendues) : Répartition des taxes de vente (TPS, TVP, TVH, TVQ, là où elles s appliquent) et indicateur de référence du client Déplacement et activités de représentation : numéro du billet, ville de destination, catégorie de service, durée du séjour, tarif de la chambre, numéro de folio, etc. Approvisionnement : numéro du bon de commande, code du grand livre général ou numéro de compte, etc. Troisième niveau (données étendues) : Aussi appelé Compte rendu détaillé des montants imputés Déplacement et activités de représentation : heure d arrivée/de départ, parcours, code tarifaire de base, autres détails du folio énumérés par nombre de nuitées, stationnement, repas à l hôtel, etc. Approvisionnement : description du produit, quantité, montant du rabais, code du produit, etc. La fonction Compte rendu détaillé des montants imputés est offerte par les fournisseurs participants 19

20 Programme de la carte Visa Commerciale Facilité de transmission des données Puissance et flexibilité dans la gestion des données Conversion de fichiers de données en formats courants Séparation par virgule, tableurs (Microsoft Excel ou autres logiciels semblables), bases de données et HTML Fichiers préformatés pour téléchargement dans le grand livre général ou dans un système de comptes fournisseurs Outil Internet sécurisé pour le téléchargement de fichiers (Échange de fichiers Visa) Horaire de transmission flexible (quotidien, hebdomadaire, mensuel) Analyse des dépenses au titre de l approvisionnement et des frais de déplacement et d activités de représentation à des fins de négociations avec les vendeurs et de conformité avec les politiques de l entreprise 20

21 Programme de la carte Visa Commerciale Pratiques exemplaires Visa de l acquisition au paiement Outils interactifs indiquant les économies Étude des pratiques exemplaires Indication des pratiques démontrées par les moyennes et grandes entreprises en matière de frais de déplacement et d activités de représentation ainsi que d approvisionnement, les avantages s y rattachant, les étapes de mise en œuvre et l expérience tirée de la mise en œuvre réussie au sein d entreprises canadiennes Indicateur de rendement Analyse du processus complet de l entreprise, de l acquisition au paiement, et gestion de cartes commerciales Analyse comparative des processus Indication des possibilités de rationalisation des processus et de réduction des coûts Outil de rendement sur les investissements d une carte commerciale Surveillance des objectifs financiers sur une période de trois ans Suivi du rendement réel comparativement aux objectifs 21

22 Programme de la carte Visa Commerciale Étude sur les meilleures pratiques fiscales Lignes directrices utiles à la gestion de l observation des dispositions canadiennes sur les taxes à la consommation Visa Canada propose Meilleures pratiques fiscales, une publication utile destinée aux moyennes et grandes entreprises pour la gestion de l observation des dispositions fiscales Une étude menée en 2003 par PricewaterhouseCoopers et constituant une mise à jour de l étude originale publiée en 1998 Traite des questions relatives aux pratiques d observation des dispositions sur les taxes à la consommation en ce qui a trait aux programmes de cartes Nouvelles méthodes de recouvrement des taxes au titre des frais de déplacement et d activités de représentation Compatibilité entre les conclusions de la publication actuelle et celles de l étude de 1998 Les entreprises sont moins préoccupées par les questions d observation des dispositions fiscales, particulièrement celles qui adhèrent à un programme de carte d approvisionnement depuis quelques années 22

23 Programme de la carte Visa Commerciale Comment les entreprises achètent Détermination des tendances émergentes concernant les processus en matière de passation de commandes, de facturation et de paiement dans les moyennes et grandes entreprises canadiennes Aide les professionnels de l approvisionnement à comprendre où leur entreprise se situe par rapport aux normes de l industrie Une étude nationale qui examine les pratiques d approvisionnement actuelles et les tendances futures au sein des moyennes et grandes entreprises canadiennes, y compris les pratiques d approvisionnement en matière de déplacements et d activités de représentation Explore les processus en matière de passation de commandes, de facturation et de paiement et aide les professionnels de l approvisionnement à comprendre l incidence des nouvelles technologies, notamment l évolution de l approvisionnement au cours des cinq prochaines années 23

24 Programme de la carte Visa Commerciale Avantages du client Besoins Solutions Avantages Réduction des coûts Contrôle Maximisation des investissements Rationalisation des processus de déplacement et d approvisionnement Simplification de l approvisionnement stratégique Repérage et indication des possibilités d économies Amélioration de l efficacité des employés Contrôle aux points de transaction et aux GAB Capacités de vérification Surveillance de la conformité aux politiques de l entreprise Intégration avec les systèmes de comptabilité et PRE (planification des ressources de l entreprise) Suivi des données de la transaction à la facturation Rapprochement et production informatisés de rapports 24

25 Programme de la carte Visa Commerciale Pour en savoir plus Pour obtenir plus de renseignements sur la mise en œuvre d un programme de la carte Visa Commerciale, communiquez avec l institution financière émettrice de votre carte Visa. 25