RECRUITMENT INTERNATIONAL POST 2 nd PUBLICATION

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1 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2015/26/83A-ASB FP/sd 06 January 2016 I. POST DETAILS Title / Post description: Ref. N : Organization: RECRUITMENT INTERNATIONAL POST 2 nd PUBLICATION TECHNICAL OFFICER LW-80 AIRBORNE SURVEILLANCE SYSTEMS PROGRAMME OFFICE, Programme Manager's Office. A-2. Capellen, G.-D. of Luxembourg. LW-80 PRF Grade: Duty location: Post requirements form: Applications deadline: 26/01/2016 Interview date: 23/02/2016 (date to be confirmed) II. APPLICATION GUIDANCE Candidates are required to return the standard NSPA application form and the post requirements form (PRF). Documents should be submitted by to: recruitment@nspa.nato.int. To facilitate invitations and correspondence, candidates are requested to provide an address and a phone number. Moreover, due to the broad interest in NSPA and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Only successful candidates will be contacted by the NSPA recruitment team. Applications which do not meet the above-mentioned prerequisites will be automatically rejected. NSPA as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NSPA welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. L-8302 Capellen (G.-D. of Luxembourg) Internet: recruitment@nspa.nato.int Fax: (+352) Frank PEDERSEN Chief, Human Resources Division NATO UNCLASSIFIED

2 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2015/26/83A-ASB FP/sd 06 janvier 2016 I. DETAILS DU POSTE Titre / Fiche de poste : Ref. N : Organisation : RECRUTEMENT POSTE INTERNATIONAL 2 ème PUBLICATION RESPONSABLE TECHNIQUE LW-80 BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES AÉROPORTÉS DE SURVEILLANCE", Bureau du gestionnaire de programme. A-2. Capellen, G.-D. de Luxembourg LW-80 PRF Grade : Lieu d affectation : Questionnaire relatif aux exigences du poste : Date limite dépôt des candidatures : 26/01/2016 Date des entretiens : 23/02/2016 (date à confirmer) II. MODALITES DE CANDIDATURE Les candidat(e)s devront renvoyer le formulaire de candidature réglementaire de la NSPA ainsi que le questionnaire relatif aux exigences du poste. Ces documents sont à adresser par courrier électronique à : recruitment@nspa.nato.int. Dans le but de faciliter l envoi des invitations et de la correspondance, les candidat(e)s sont invité(e)s à fournir une adresse électronique et un numéro de téléphone. De plus, veuillez noter qu en raison du vif intérêt suscité par la NSPA et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. Seul(e)s les candidat(e)s invité(e)s à participer aux tests de sélection recevront de plus amples informations. Les candidatures ne répondant pas aux conditions ci-dessus seront automatiquement rejetées. La NSPA, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. La NSPA examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. L-8302 Capellen (G.-D. de Luxembourg) Internet: Adresse électronique : recruitment@nspa.nato.int Télécopieur : (+352) Frank PEDERSEN Chef de la division des ressources humaines NATO SANS CLASSIFICATION

3 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 11 June 2015 VALIDATED BY : D. A. Ashley ORGANIZATION : AIRBORNE SURVEILLANCE SYSTEMS PROGRAMME OFFICE, Programme Manager's Office POSITION No. : LW-80 TITLE : Technical Officer GRADE : A-2 JOB CODE : A323 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Programme Manager for the integration of logistics and Information Technology (IT). More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Assisting in the implementation and execution of in-house logistic processes in line with the Agency's enterprise software (SAP) business concept. Managing all SAP business changes and improvements to processes, Management Information System (MIS) reports and transactions within the Material Management Centre (MMC) and ensuring the internal and external coordination of these changes. Acting as the Programme Office's focal point for the Programme Integrated Logistics System (PILS) and SAP interface design; liaising with the NATO Airborne Early Warning and Control Force Command (NAEW&C FC), NATO E-3A Component, Contractor and the Agency Information Systems Division (IT) management staff to ensure compatibility of the interface. Providing support on Logistic Support Analysis (LSA) data processing activities as part of the PILS project and coordinating requirements with NAEW&C FC, NATO E-3A Component, and Contractor. Supervising the operation of office automation, data processing, data communications and equipment falling within the responsibility of the Programme Office in accordance with approved Agency Information Systems Master Plan (NISMP) guidelines and procedures. Defining and documenting the overall IT system (including current and projected hardware/ software configuration, capacity requirements and design objectives) which is needed to meet the approved requirements. Performing hardware and software Configuration Management (CM) functions which are delegated to the Programme Office and developing Programme Office's annual update to NISMP. Developing peculiar system solutions, conversion procedures and computer operating instructions and outlining the supporting manual procedures for end-users' developed systems, including establishing criteria and designing appropriate methods for regular back-up of databases. Monitoring plans by measuring results achieved against prescribed objectives; taking corrective actions as required; liaising with other IT management staff to ensure compatibility of new projects; accepting and controlling work performed by analysts and programmers external to the Programme Office. LW-80 NATO UNCLASSIFIED FILE 2015

4 Controlling the design, configuration and installation of end-users' data-bases; coordinating the installation of end-users' systems and specifying test requirements and performing final acceptance tests. Performing initial feasibility studies for new requirements, estimating time and resources for each project and preparing the Programme Office's plan for implementation of approved requirements. Specifying test requirements in conjunction with the system users to ensure that the system produces the required results prior to implementation with the user approval. Defining and writing the detailed functional and technical specifications and overall system objectives, deriving from business requirements, in close cooperation with the end-users and obtaining their validation. Customizing Corporate Software. Liaising with customer to adjust the Statements of Need to reach this compliance. Based on customer Statements of Need, establishing complete and precise Statements of Work (SOWs). Interacting with Procurement personnel to make SOWs useable for contracts. Processing customer follow-ups, cancellation requests and ensuring timely distribution of status to customers. Liaising with Main Operating Base (MOB) and contractors as required. Registering, evaluating and resolving end-users' incidents, problems, service requests, Change Requests (CRs), complying with Information Technology (IT) Best Practices, SAP Business Processes, Projects In Controlled Environments (PRINCE2) processes, etc Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Assisting in evaluating contractor performance including Quality Assurance (QA) and coordinating the application of corrective actions in liaison with Procurement Division staff (PP) within the MMC. Assisting in preparing annual operational budget data including administrative costs for IT and commercial service contracts for presentation at bi-annual financial review meetings, including review of past and projection of future requirements. Processing invoices and billing requirements for assigned contracts. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications University degree (preferably in computer science or information management) or equivalent education. Thorough experience in computer application development and knowledge of telecommunications applications and distributed data processing. Mature understanding of information management systems with at least two years of experience in management/electronic Data Processing (EDP) consultancy, systems design and office system improvement. Experience in Enterprise Resource Planning (ERP) systems and SAP. Mature understanding of management systems with at least three years of experience in internal or external management consultancy, involving systems design and office system improvement. LW-80 NATO UNCLASSIFIED FILE 2015

5 Experience in leading (or participating in) teams performing systems process analyses and functional analyses of organization elements or complex activities. Specific Qualifications Good knowledge of Continuous Acquisition and Life-Cycle Support (CALS) standards. Very good knowledge of operations of the functional area for which he/she is responsible within the context of Integrated Logistics Support (ILS) operations in an international environment. Experience in CM, LSA, supply and maintenance operations. Good Knowledge of PILS. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS N/A PERSONAL CHARACTERISTICS All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION N/A LW-80 NATO UNCLASSIFIED FILE 2015

6 ORIGINAL : anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 11 juin 2015 VALIDÉ PAR : D. A. Ashley ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES AÉROPORTÉS DE SURVEILLANCE", Bureau du gestionnaire de programme POSTE N : LW-80 TITRE : Responsable technique GRADE : A-2 CODE POSTE : A323 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le gestionnaire de programme, le (la) titulaire est chargé(e) de l'intégration des aspects logistiques et informatiques. Il (elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales aider à la mise en œuvre et à l'exécution de processus logistiques internes conformément au concept du progiciel de gestion intégrée de l'agence (SAP) ; gérer toutes les modifications et les améliorations des processus SAP ainsi que des comptes rendus et transactions du système d'information de gestion (MIS) au sein du Centre de gestion de matériels (MMC), et veiller à la coordination interne et externe de ces modifications ; servir d'interlocuteur central au sein du bureau de programme pour ce qui concerne la conception de l'interface entre le système logistique intégré du programme (PILS) et le progiciel SAP ; assurer la liaison avec le Commandement de la Force aéroportée de détection lointaine et de contrôle de l'otan (NAEW&C FC), la Composante E-3A de l'otan, le titulaire de marché et l'encadrement de la Division des systèmes d'information (IT) de l'agence afin de garantir la compatibilité de l'interface ; fournir une assistance pour les activités de traitement de données relatives à l'analyse du soutien logistique (LSA) dans le cadre du projet PILS, et coordonner les besoins avec le Commandement de la force NAEW&C, la Composante E-3A de l'otan et le titulaire de marché ; superviser l'exploitation des systèmes de bureautique, de traitement et de communication de données ainsi que des matériels placés sous la responsabilité du bureau de programme conformément aux lignes directrices et procédures approuvées dans le cadre du plan directeur des systèmes d'information de l'agence (NISMP) ; définir, dans son ensemble, le système informatique nécessaire pour répondre aux besoins approuvés (et notamment la configuration actuelle et prévue des matériels et logiciels, les besoins en matière de capacités et les objectifs de conception) et établir la documentation correspondante ; exercer les fonctions de gestion de la configuration du matériel et du logiciel qui sont déléguées au bureau de programme et élaborer les éléments fournis annuellement par le bureau de programme pour l'actualisation le plan directeur NISMP ; élaborer des solutions particulières pour le système, ainsi que les procédures de conversion et les instructions d'exploitation des ordinateurs, et indiquer les grandes lignes des procédures manuelles correspondantes pour les systèmes mis au point pour les utilisateurs finals, notamment en définissant des critères et en concevant des méthodes adaptées pour la sauvegarde périodique des bases de données ; assurer le suivi des plans en mesurant les résultats atteints par rapport aux objectifs fixés ; prendre les mesures correctives nécessaires ; assurer la liaison avec d'autres responsables de la gestion des systèmes d'information afin de veiller à la compatibilité des nouveaux projets ; assurer la réception et le contrôle des travaux effectués par des analystes et programmeurs extérieurs au bureau de programme ; LW-80 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _15#1xx.docx

7 contrôler la conception, la configuration et l'installation des bases de données d'utilisateurs finals ; coordonner l'installation de systèmes d'utilisateurs finals, spécifier les exigences pour les tests et procéder aux essais de réception définitifs ; réaliser des études de faisabilité initiales pour des besoins nouveaux, évaluer le temps et les ressources nécessaires pour chaque projet et élaborer la planification du bureau de programme pour la satisfaction des besoins approuvés ; définir, conjointement avec les utilisateurs du système, les exigences en matière de tests pour veiller à ce que le système fournisse les résultats souhaités avant qu'il ne soit mis en œuvre avec l'approbation des utilisateurs ; élaborer et rédiger les spécifications fonctionnelles et techniques détaillées et les objectifs généraux du système découlant de besoins opérationnels, en étroite collaboration avec les utilisateurs finaux, et obtenir de la part de ces derniers qu'ils les valident ; assurer l'adaptation de logiciels d'entreprise ; assurer la liaison avec le client afin d'adapter l'expression des besoins à l'exigence de conformité mentionnée ci-dessus ; élaborer des cahiers des charges complets et précis en s'appuyant sur l'expression des besoins des clients ; travailler en liaison avec le personnel chargé des achats afin de rendre les cahiers des charges exploitables dans le cadre de contrats ; traiter les relances et les demandes d annulation soumises par les clients et veiller à ce que des situations leur soient diffusées dans les délais ; assurer la liaison avec la base d'opérations principale (MOB) et les titulaires de marché en fonction des besoins ; enregistrer, évaluer et régler les problèmes et incidents soumis par les utilisateurs finaux et donner suite à leurs demandes de services ou de modification, dans le respect des meilleures pratiques informatiques, des processus de travail SAP, des processus PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments), etc. ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières aider à évaluer le travail du titulaire de marché, y compris les aspects liés à l'assurance de la qualité, et coordonner l'application des mesures correctives en liaison avec le personnel de la Division des achats (PP) au sein du centre de gestion de matériels (MMC) ; aider à l'élaboration des données relatives au budget opérationnel annuel, notamment en ce qui concerne les coûts administratifs liés aux contrats portant sur l'informatique et les services commerciaux, en vue de leur présentation lors des réunions semestrielles d'examen financier, en y incluant un bilan des besoins passés et une projection des besoins futurs ; traiter les factures fournisseurs relatives aux contrats qui lui sont confiés ainsi que les besoins correspondants concernant la facturation clients. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Diplôme d'études supérieures (de préférence en informatique ou en gestion de l'information) ou formation équivalente. Expérience approfondie du développement d'applications informatiques et connaissance des applications de télécommunications et de l'informatique répartie. Connaissances affirmées des systèmes de gestion des informations, avec un minimum de deux années d'expérience en tant que consultant dans les domaines de la gestion ou de l'informatique ainsi qu'en matière de conception de systèmes et d'amélioration de systèmes de bureautique. Expérience des systèmes de progiciels de gestion intégrée (PGI) et du progiciel SAP. Connaissances confirmées des systèmes de gestion, avec un minimum de trois années d'expérience en tant que consultant interne ou externe dans le domaine de la gestion, et notamment de la conception de systèmes et de l'amélioration de systèmes de bureautique. LW-80 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2015

8 Expérience de la conduite d'équipes chargées d'analyser les processus de systèmes et de réaliser des analyses fonctionnelles d'éléments organisationnels ou d'activités complexes (ou expérience de la participation à de telles équipes). Qualifications particulières Bonne connaissance des normes d'acquisition et de soutien en continu pendant la vie des systèmes (CALS). Très bonnes connaissances des activités relevant du domaine fonctionnel dont il (elle) est chargé(e) menées dans le contexte d'opérations de soutien logistique intégré (ILS) dans un environnement international. Expérience de la gestion de la configuration, de l'analyse du soutien logistique et des opérations d'approvisionnement et de maintenance. Bonne connaissance du système PILS. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES S.O. QUALITÉS PERSONNELLES Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES S.O. LW-80 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2015

9 POST REQUIREMENTS FORM This form, duly completed, should be sent by to: 1. Name 2. Position Number LW Position Title TECHNICAL OFFICER 4. Grade A-2 3.Publication Reference 83A/ Deadline 26/01/ Interview Date 23/02/2016 (date to be confirmed) DEAR APPLICANT, This form has been specifically designed to aid the NSPA Human Resources Division in assessing whether or not you meet the general and specific qualifications requirements of the aforementioned post as advertised. If you are applying for more than one vacant post listed in separate advertisements, it will be necessary for you to complete a separate form for each vacancy. The form consists of several parts. You are required to make entries in all blocks. In completing each block, you must provide factual information stating how you meet the respective qualifications quoted. IMPORTANT: If you do not fulfill MOST of the qualifications, we strongly advise you not to proceed with your application. For more information about this post, you are kindly advised to refer to the official advertisement available at our website ( Employment, NSPA Vacancies ). The form is to be completed electronically and forwarded to the NSPA Human Resources Division (recruitment@nspa.nato.int).

10 PLEASE READ THE FOLLOWING INSTRUCTIONS CAREFULLY Expressions such as: please see attachment, annex, enclosed document, CV, or short answers as yes, no etc., are not accepted. Applications which do not fulfill the above mentioned prerequisites will not be processed. PART 1 - GENERAL QUALIFICATIONS 1) University degree (preferably in computer science or information management) or equivalent education: 2) Thorough experience in computer application development and knowledge of telecommunications applications and distributed data processing: 3) Mature understanding of information management systems with at least two years of experience in management/electronic Data Processing (EDP) consultancy, systems design and office system improvement: 4) Experience in Enterprise Resource Planning (ERP) systems and SAP: 5) Mature understanding of management systems with at least three years of experience in internal or external management consultancy, involving systems design and office system improvement: 6) Experience in leading (or participating in) teams performing systems process analyses and functional analyses of organization elements or complex activities: PART 2 - SPECIFIC QUALIFICATIONS 1) Good knowledge of Continuous Acquisition and Life-Cycle Support (CALS) standards: 2) Very good knowledge of operations of the functional area for which he/she is responsible within the context of Integrated Logistics Support (ILS) operations in an international environment: 3) Experience in Configuration Management (CM), Logistic Support Analysis (LSA), supply and maintenance operations: 4) Good knowledge of the Programme Integrated Logistics System (PILS): PART 3 - LANGUAGE QUALIFICATIONS 1) NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable: I understand that the information provided by me above will be used in determining my qualifications for possible employment/career with NSPA. I realize that any false statement or omission even if unintended on my part, may lead to the cancellation of my application or may render a future appointment liable to termination. NAME SIGNATURE DATE

11 QUESTIONNAIRE RELATIF AUX EXIGENCES DU POSTE Le présent formulaire dûment rempli doit être envoyé par courrier électronique à: 1. Nom 2. Numéro de poste LW Titre du poste RESPONSABLE TECHNIQUE 4. Grade A-2 5. Référence de la publication 83A/ Date de clôture 26/01/ Date d entrevue 23/02/2016 (date à confirmer) CHER(E) CANDIDAT(E), Ce formulaire a été spécialement conçu afin d aider la Division des Ressources Humaines de la NSPA à déterminer si vous possédez ou non les qualifications générales et particulières du poste publié, indiqué ci-dessus. Si vous postulez pour plus d un poste vacant figurant sur des annonces de vacances distinctes, il vous sera nécessaire de compléter un formulaire par vacance de poste. Le formulaire comprend plusieurs parties. Il vous est demandé de compléter chaque bloc. En complétant chaque bloc, vous devrez apporter des données précises, décrivant comment/en quoi vous remplissez les qualifications générales énumérées. IMPORTANT : Si vous ne remplissez pas la MAJORITE des qualifications, nous vous conseillons vivement de ne pas vous porter candidat(e). Pour plus d informations sur ce poste, il vous est conseillé de consulter la publication officielle disponible sur notre site internet ( Emploi, Postes vacants à la NSPA ). Le formulaire doit être complété par voie électronique et transmis à la Division des Ressources Humaines de la NSPA (recruitment@nspa.nato.int).

12 VEUILLEZ LIRE AVEC ATTENTION LES INSTRUCTIONS SUIVANTES Les mentions, telle que : «voir ci-joint», «annexe», «document joint», «CV», ou de brèves réponses telles que «oui» ou «non»,etc., ne sont pas acceptées. Les candidatures qui ne répondent pas aux pré-requis mentionnés ci-dessus ne seront pas prises en considération. PARTIE 1 QUALIFICATIONS REQUISES 1) Diplôme d'études supérieures (de préférence en informatique ou en gestion de l'information) ou formation équivalente : 2) Expérience approfondie du développement d'applications informatiques et connaissance des applications de télécommunications et de l'informatique répartie : 3) Connaissances affirmées des systèmes de gestion des informations, avec un minimum de deux années d'expérience en tant que consultant dans les domaines de la gestion ou de l'informatique ainsi qu'en matière de conception de systèmes et d'amélioration de systèmes de bureautique : 4) Expérience des systèmes de progiciels de gestion intégrée (PGI) et du progiciel SAP : 5) Connaissances confirmées des systèmes de gestion, avec un minimum de trois années d'expérience en tant que consultant interne ou externe dans le domaine de la gestion, et notamment de la conception de systèmes et de l'amélioration de systèmes de bureautique : 6) Expérience de la conduite d'équipes chargées d'analyser les processus de systèmes et de réaliser des analyses fonctionnelles d'éléments organisationnels ou d'activités complexes (ou expérience de la participation à de telles équipes) : PARTIE 2 QUALIFICATIONS PARTICULIERES 1) Bonne connaissance des normes d'acquisition et de soutien en continu pendant la vie des systèmes (CALS) : 2) Très bonnes connaissances des activités relevant du domaine fonctionnel dont il (elle) est chargé(e) menées dans le contexte d'opérations de soutien logistique intégré (ILS) dans un environnement international : 3) Expérience de la gestion de la configuration, de l'analyse du soutien logistique et des opérations d'approvisionnement et de maintenance : 4) Bonne connaissance du système logistique intégré du programme (PILS) : PARTIE 3 CONNAISSANCES LINGUISTIQUES 1) Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable : Il est bien entendu que les informations fournies ci-dessus seront utilisées pour déterminer mes qualifications à un emploi/une carrière à la NSPA. Je suis conscient(e) que toute fausse déclaration et/ou omission, même involontaire de ma part, pourront mener à l annulation de ma candidature ou de tout engagement futur. NOM SIGNATURE DATE