Samir NAJI. La sécurisation du document depuis sa création jusqu à son archivage

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1 Samir NAJI La sécurisation du document depuis sa création jusqu à son archivage 13

2 Agenda La sécurité au cœur du document : Constat Challenge, Présentation de l offre IBM ECM Contenu, Processus et Conformité, L ECM dans l environnement client, Le document au cœur des échanges, Illustration : Le document dans le Process et la Conformité, Qu en pensent les analystes du marché? 2 1 er et 2 octobre 2007

3 La sécurité au cœur du document Constat Challenge Information Integration Information On Demand «Capturer, gérer, partager, stocker et distribuer l information aux utilisateurs via le canal et l application les plus adaptés» Créer Analyser Publier Partager Backup Archiver Rechercher Détruite Exploitation Rétention Fin de cycle 3 1 er et 2 octobre 2007

4 L offre IBM FileNet P8 4 1 er et 2 octobre 2007

5 Une gestion de l Information intégrée Contenus, Processus et Conformité Contenus Dématérialisation Documents bureautiques Contenus Web Flux d impression Fédération Processus Modélisation Simulation Analytique Formulaires Collaboration BPF Conformité Records Mgt. s Systèmes de fichiers Discovery Applications 5 1 er et 2 octobre

6 L architecture IBM ECM La fédération des données Clients Portails & Appl. Web Appl. Métiers & Solutions Partenaires Applications Poste de travail Suites Contenu Processus Conformité Plateforme IBM FileNet P8 Services Dévélop. t Intégration Services Applicatifs Contenus, Processus & Conformité Fédération des Contenus Sécurité Monitoring Référentiels Référentiels IBM / FileNet Référentiels Hummingbird, OpenText, Documentum.. Référentiels Tiers 6 1 er et 2 octobre 2007

7 L offre IBM FileNet P8 Gestion du Contenu 7 1 er et 2 octobre 2007

8 Les Fonctionnalités de FileNet P8 Content Engine Stockage/ Classement Acquisition/ Référencement Gestionnaire de contenus FileNet Distribution Process métier Recherche/ Consultation 8 1er et 2 octobre 2007

9 L offre IBM FileNet P8 Gestion de Processus 9 1 er et 2 octobre 2007

10 La gestion des processus Définir et Mesurer Simuler Automatiser Analyser Optimiser Gestion Suivi haut niveau personnalisé Définir et Mesurer et de formulaire Simuler et Automatiser Analyser Optimiser Paramétrage par «glisser déplacer» Jalons multi-niveaux Analyse des performances globales Formulaires intelligents Simulation de processus Process Designer Cubesélectroniques multi-dimensionnels (OLAP) Notification active Signatures Outil graphique de conception des processus Personnalisation des rapports fournis en standard Minimisation des risques Journalisation des données Visibilité Pasmicroscopique de surdéploiement l implémentation compromis Simulation avant pas de «crash test» en production Interface de traitement des tâches Synchronisation Suivi d une instance Mise en évidence de la valeur ajoutée des processus Gestion des escalades, délégations Statut réel temps Analyse des coûts et du temps Héritage, sous processus Gestion des versions Historique des tâches Simulation baséede surprocessus des données virtuelle ou sur l historique Distribution des tâches Processing Time East West North st Qtr Corbeilles personnelles, partagées Notification Monitoring Business Activity Réassignation automatique Alertes et monitoring tempset/ou réel manuelle Gestion des absences Détection d évènements applicatifs Aggrégation / corrélation de sources de données multiples Tableaux de bord configurables par les utilisateurs 10 1er et 2 octobre nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr

11 La Gestion de la Conformité avec IBM FileNet P8 Conformité 11 1 er et 2 octobre 2007

12 ECM : Une Approche Industrielle et Un Socle Commun Conforme aux Reglémentations Dématérialisation Bureautique, Collaboration Messagerie Documentation technique Phase de préparation Conversion, Scellement, Autres Référentiel GED Archivage Conservation / stockage Autres Gestion du cycle de vie de l information 12 1 er et 2 octobre 2007

13 Un Environnement de Conformité Complexe Risk Management Privacy Requirements Identity Theft Data Protection Directive (EU, UK) Geopolitical Specific Regulation Computer Crime Law Electronic Comms Act (BE) MoReq (EU) Freedom of Information (UK / USA) ISO Information Security Anti-terrorism Act (UK) ISO Legal Admissibility ISO 9000 Quality Basel II (EU) BS8600 Complaints (UK) Operational Risk Solvency II (EU) CobiT Telecomms Act (BE) Companies Act (UK) 21 CFR Part 11 (US) Sarbanes-Oxley (US) Cromme / GCCG (DE) AML / KYC FSA Handbook (UK) ECGI Action Plan (EU) Preda Code (IT) BaFin (DE) Corporate Governance Industry Specific Regulations 13 1 er et 2 octobre 2007

14 Conformité - Automatisation des processus et contrôles Bénéfices en terme de respect des réglementations Réduction des risques opérationnels Réduction de la fraude Garantie du suivi des procédures Création automatique de pistes d audit Bénéfices métier Augmentation de productivité Suivi et Analyse des activités Indicateurs de performances Bénéfices IT Rationalisation du stockage Maîtrise de la dépense Amélioration du service Records Management Gestion des processus, des règles et des contenus Infrastructure de stockage Workflow Gestion des règles Versement, classement, recherche, consultation Tableaux de bord Capacité de stockage Accès, disponibilité Protection Conservation 14 1 er et 2 octobre 2007

15 Records Management Automatisé Zero Click Création et Utilisation Contenu utilisateur Conserve et Dispose Conserve les Records Maintient légalement Capture Records Dispose Processus métier Records Lifecycle Process 15 1 er et 2 octobre 2007

16 Management Réception Utilisateur Emission Manuel Business Process Manager ZeroClick Event 1 Capture/indexation automatique, basée sur des règles 2 Drag & drop ou CC 3 indexation manuelle Serveurs s Exchange Ou Notes In Automatique Out Gère et Capture les s et attachements Triggers Règles, Evénements et Meta Données Manager File Plan Gestion des politiques Records Manager Règles, Événements et Processus renforcent de façon invisible aux utilisateurs, les politiques de gestion des Records et de cycle de vie et Attachements 16 1 er et 2 octobre 2007

17 ECM FileNet dans l environnement Client Microsoft Office Quickr Gestion du Contenu Gestion de Processus Conformité File Systems Portail 17 1 er et 2 octobre 2007

18 Illustrations 18 1 er et 2 octobre 2007

19 Espace collaboratif - Intégration aux Contenus Points d intégration multiples Stockage de documents Quickr dans IBM FileNet P8 Publication des contenus Lotus dans FileNet Les documents FileNet sont visibles comme du contenu web Etc. Gains ECM Records Management Référentiel d entreprise pour la conformité Cycle de vie documentaire Wikis Team Blogs Shared Content Anywher e Anytime Quickr content stores Team Workspaces Workflo w Busines s template s Gains BPM Processus métiers Analyse, BAM, Supervision Gestion de dossiers 19 1 er et 2 octobre 2007

20 Espace collaboratif - Intégration aux Contenus Depuis l interface Web et en opération manuelle ou automatisée voici comment un document Quickr devient un enregistrement dans FileNet. Avec association des données et incorporation de meta-données 20 1 er et 2 octobre 2007

21 Espace collaboratif - Intégration aux Contenus Incorporation de documents par lien depuis IBM FileNet dans Lotus Quickr R 21 1 er et 2 octobre 2007

22 ECM FileNet : Intégration avec Microsoft Office R 22 1 er et 2 octobre 2007

23 Basic Content Services et ECM Basic Content Services will be a common element of the future Workplace BCS : Services basiques documentaires: imaging, collaboration documentaire, routage, possibilités de publication Le système ECM peut se connecter aux outils BCS pour créer une solution de gestion de contenu n-tiers Les utilisateurs peuvent travailler dans un environnement familier, en utilisant Quickr/ Sharepoint comme un outil local/tactique et une zone de stockage tampon, avec un contenu portable sur un système ECM Espace Work Group Asset Espace Entreprise R Collaboration «Workgroup» Portail Enterprise/départemental Souscriptions et Notifications Intégration avec MS Office Soumission de fichiers par Cliquer Glisser Indexation et Recherche Edition Web et publication Taxonomy d Enterprise Accès à l Information d Enterprise Business Process Management Intégration du Contenu Records Management Composition Documentaire Transformation du Contenu 23 1 er et 2 octobre 2007

24 Connecteurs ECM certifiés SAP Application Connector for SAP R/3 (ACSAP R/3) Connecteur documentaire pour R/3 basé sur une architecture ouverte Process: Early, simultaneous and late archiving Archivage de données (REO) et d états (Print Lists) Application Connector for SAP Enterprise Portal 6.0 (ACSAP EP) Intégration parfaite entre IBM FileNet P8 et NetWeaver Intégration avec SAP Enterprise Portal via SAP Repository Manager interface Intégration avec SAP Enterprise Portal via iviews (Portlets) Solutions d intégration Processus IBM FileNet BPM R 24 1 er et 2 octobre 2007

25 Records Crawler Business Users Records Capture Règles et Profils Règles et Profils Gère et identifie les Records Déplace, Copie or crée un lien FileNet P8 ECM File Plan Gestion des politiques de conservation Systèmes de fichiers Documents techniques, bureatiques, etc. Records Crawler FileNet Records Manager 25 1 er et 2 octobre 2007

26 Options possibles pour classifier du contenu Haut Productivité Classification sur le contenu Classification sur règles Classification Manuelle Bas Gain Bas Haut 26 1 er et 2 octobre 2007

27 Example avec ICM (IBM Classification Module) Disorganized Content Organized Content in IBM ECM repositories Doc Class: Marketing Existing ECM Repositories Doc Class: Legal Records Management File Shares IBM Classification Module Doc Class: Finance... Business Process Basic Content Services Doc Class: R&D / Content Management R er et 2 octobre 2007

28 La sécurité du document En résumé! Gestion du Contenu Gestion du Processus Conformité Acquisition Phase de préparation Extraction, Transformation, Conversion, Scellement Autres BDD Référentiel documentaire Conservation Recherche Consultation Destruction Traçabilité du document 28 1 er et 2 octobre 2007

29 Illustration : Le document dans le Process et la Conformité!! 29 1 er et 2 octobre 2007

30 Demonstration - Focus Corporation The Cast Agents Carly Gant Client Marie Agent de fraude Lisa Responsable des reclamations Agence principale Claim processing Fraud investigation Review and decision Communication with customer Field representative Processus de traitement des réclamations Vérification d une potentiel fraude Système de détection de fraude Evaluate claim for fraud potential Compare case against suspicious patterns Service clients Deal with Customer Service Issues Call Center 24x7 operations to handle issues CRM Accounts Services Directory John Agent Bob Responsable service clients 30 1 er et 2 octobre 2007

31 Formulaire de réclamation add Auto Claim Folder Auto Form Claim Folder Images, Form Images, Marie, Agent de fraude Service lookup & invocation Service Metadata & Registry P8 Content Repository WSRR IBM WebSphere Service Registry and Repository John, Agent Processus de réclamation event docs Risk Assessment Process SIEBEL Fraud Investigation Process Application Adapters SAP APPLICATIONS Lisa, Responsable des reclamations Processus de réclamation P8 Business Process Management Process de paiement WebSphere Process Server Bob, Service clients 31 1 er et 2 octobre 2007

32 La vision des analystes pour la Gestion de Contenus We believe the IBM ECM Group has the opportunity, not only to DOMINATE the ECM market through physical size, but lead it in terms of INNOVATION and development Ovum Gartner, Magic Quadrant for ECM Sept er et 2 octobre 2007

33 La vision des analystes pour la Gestion de Processus IBM is the hands-down, all-around leader for DOCUMENT-INTENSIVE BPM. Forrester Forrester Wave : BPM For Document Processes, Q er et 2 octobre 2007

34 MERCI 343