Vade-mecum de la comptabilité médecins généralistes

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1 Vade-mecum de la comptabilité médecins généralistes Cours du 15/06/2012 Guadeloupe Martinique Guyane

2 Sommaire I. Préalable II. Les principes Généraux III. IV. Vous êtes étudiant Vous êtes remplaçant V. Vous êtes Collaborateur VI. Vous êtes Indépendant VII. Vous êtes associé III. Conclusion 2

3 préalable I. Préalable 3

4 préalable Le vocabulaire comptable Recettes Dépenses professionnelles/ Dépenses mixtes Immobilisation Honoraires rétrocédés Résultat comptable Résultat Fiscal Retraite Centre de gestion CGSS Expert-comptable 4

5 préalable Recettes Q: Qu entendez-vous par recette professionnelles? R : les recettes professionnelles imposables sont constituées par toutes les rémunérations perçues en contrepartie des prestations de services rendues à la clientèle dans le cadre de la profession libérale. Il peut s agir d honoraires, ou honoraires rétrocédés. Honoraires rétrocédés Q: Qu entendez-vous par honoraires rétrocédés? R : ce sont des sommes versés conformément aux usages par un membre d une profession libérale dans le cadre de la mission qui lui est confiée par son client, soit un confrère soit une autre personne exerçant une profession libérale complémentaire à la sienne. 5

6 préalable Dépenses professionnelles/ Dépenses mixtes Q : Qu entendez-vous par charges professionnelles? R : Il s agit une dépense nécessité par l exercice de la profession. Ces dépenses doivent être prises en compte pour leur montant réel, être effectivement engagée ou décaissée au cours de l année d imposition et être justifiée. Q : Quelles sont les charges non liées à l exercice de la profession? R : Ce sont des charges dont le rapport avec l exercice de la profession n est pas établi. Les loyers privés, certains frais vestimentaire, certains frais de déplacement et voyage non nécessaires à l exercice de la profession libérale 6

7 préalable Immobilisation Q : Qu entendez-vous par immobilisation R : Certaine dépenses ne sont pas forcément des charges. C est notamment le cas des dépenses relatives à l acquisition d une immobilisation. Il s agit d une charge importante (>500 ) et dont son utilisation et supérieur à un an. 7

8 préalable Résultat comptable Le résultat comptable est constitué de la différence entre les recettes encaissées et les dépenses professionnelles décaissées et calculées. Résultat Fiscal Le résultat fiscal = résultat comptable + réintégration diverses déductions diverses On appelle réintégrations diverses l ensemble des charges non déductibles fiscalement exemple : Utilisation privée d un véhicule à usage mixte On appelle déductions diverses l ensemble des charges non comptabilisées et faisant l objet d une déduction forfaitaire exemple : Abattement forfaitaire secteur I, secteur II. 8

9 préalable Cotisations sociales Il s agit des cotisations : Cotisations maladie-maternité et d indemnités journalières Cotisations retraite Cotisations invalidité décès Cotisations allocations familiales CSG-CRDS Contribution à la formation professionnelle Cotisations facultatives 9

10 préalable Centre de gestion Centre agréé par l état qui pour vocation de valider la sincérité et la cohérence des déclarations fiscales et d émettre une attestation permettant au professionnel de bénéficier d une non majoration de ses bases fiscales. Expert-comptable C est un professionnel de la comptabilité qui a pour mission d élaborer les déclarations fiscales et sociales de son client. Son rôle est de conseiller ce dernier dans ses prises de décision. 10

11 Principes généraux comptables Principes généraux Tenue du livre journal Immobilisation/Amortissements Barème forfaitaire et véhicule Frais de représentation Conservation des documents 11

12 Tenue du livre journal Principes généraux Le livre journal est un registre obligatoire qui recense l exhaustivité des recettes encaissées et des dépenses professionnelles décaissées. Actuellement et dans la plupart des cas, ce registre est remplacé par le système informatique. Toutefois, le registre des recettes reste obligatoire. 12

13 Principes généraux 13

14 Immobilisations / Amortissements Principes généraux Les immobilisations sont des éléments ou biens destinés à être utilisés pendant plusieurs années dans le cadre de l activité professionnelle (Clientèle, local, véhicule) dont vous êtes propriétaire. Elles ne font donc pas l objet d une déduction immédiate sur l année d acquisition. C est au moyen d un amortissement annuel que leur prix acquisition peut être déduit. Certaines immobilisations sont amortissables en raison de leur dépréciation effective (ex.: voitures) et d autres ne le sont pas (ex.: clientèle) L ensemble des immobilisations doit être inscrit sur le registre des immobilisations et des amortissements 14

15 Il est possible de comptabiliser directement en frais généraux : Principes généraux Le petit matériel et l outillage Le matériel de bureau Les logiciels Et, dans certains cas, les meubles meublants D une valeur unitaire HT inférieure à 500 Les immobilisations sont de deux natures : Corporelles Meubles Matériels Outillage Matériel de bureau Mobilier Matériel de transport Logiciels Agencements Immeubles Constructions Terrains (1) Incorporelles Frais d établissement Droit de présentation de clientèle (1) Droit au bail (1) Part de SCM (1) Part ou actions de clinique (1) )(1) ces biens ne sont pas amortissables 15

16 Définition des amortissements Principes généraux L amortissement est la constatation de la dépréciation d un bien utilisé par le professionnel de manière durable. Il correspond à une déduction annuelle de la valeur d acquisition du bien et de sa durée normale d utilisation. Seuls les biens immobilisés susceptibles de subir une dépréciation du fait de l usage et du temps peuvent faire l objet d un amortissement. Pour être fiscalement déductibles, les amortissement doivent obligatoirement être pratiqués en comptabilité et inscrits sur le registre des immobilisations. L amortissement non pratiqué une année est définitivement perdu, mais il sera pris en compte pour le calcul de la plus ou moins value de cession. 16

17 Les taux d amortissement utilisé sont les suivants : Principes généraux 17

18 Principes généraux 18

19 Principes généraux 19

20 Principes généraux 20

21 Barème forfaitaire et véhicule Principes généraux 21

22 Principes généraux 22

23 Frais de représentation Principes généraux 23

24 Principes généraux 24

25 Conservation des documents Principes généraux 25

26 Principes généraux 26

27 Etudiants Les Etudiants. 27

28 Etudiants Vous êtes étudiant Vous percevez en qualité d étudiant un salaire mensuel qui se traduit par l établissement d une fiche de paie. Comptabilité : Aucune comptabilité n est exigée Social : Vous relevez du régime salarié. Les charges sociales sont prélevées sur votre salaire Vous percevez un salaire net Votre employeur verse pour vous les cotisations sociales Fiscal : Revenus imposés dans la catégorie Traitement et Salaire Base imposable = Net Imposable Frais Les frais déductibles sont déterminés soit au moyen d une déduction forfaitaire de 10% soit sur option au titre des frais réels 28

29 Etudiants Vous êtes étudiant Cas Pratique Votre salaire brut en tant qu étudiant est de Quel est le salaire net estimé? Le salaire net correspond au salaire brut minoré des cotisations sociales. Le montant des cotisations salariale est d environ 20% soit 500 dans notre cas Le montant du salaire net estimé s élève à Et quelles sont les dépenses qu il reste à prélever sur ce salaire net? L impôt sur les revenus 29

30 Remplaçants Vous Etes Remplaçant 30

31 Remplaçants Vous êtes remplaçant Vous percevez en qualité de remplaçant une rémunération sous forme d honoraires déterminée par le contrat de remplacement. Formalités : Si vous êtes étudiant remplaçant non titulaire du doctorat en médecine : Vous devez demander au Président du Conseil Départemental de l Ordre de la Faculté une licence de remplacement Questionnaire remis par le Conseil Départemental Fournir une attestation d inscription en 3 ème cycle des études médicales Si vous êtes titulaire du Doctorat en médecine : Vous devez être inscrit au Tableau de l Ordre, une attestation devra être présentée à chaque remplacement Il n existe pas de lien de subordination entre le remplaçant et le remplacé, le remplaçant peut donc être poursuivi s il a commis une infraction d ordre pénale. Il doit donc souscrire une assurance à ce titre 31

32 Remplaçants Vous êtes remplaçant Comptabilité : 3 systèmes possibles en fonction du volume des recettes : Si vos recettes sont inférieures à pour l année 2011, vous êtes sous le régime du micro BNC. Votre comptabilité est donc simplifiée. Vous devez simplement justifier des recettes encaissées. Ces recettes sont à déclarer sur l imprimé 2042 C, votre base imposable sera égale aux recettes encaissées abattue de 34%. Le contribuable soumis au régime du Micro ne peut pas bénéficier des avantages fiscaux liés à l adhésion à un centre de gestion. Option possible pour le régime fiscal de l'auto-entrepreneur. Un prélèvement forfaitaire libératoire de l impôt sur le revenu sera opéré sur vos recettes à hauteur de 2,2%. Ce prélèvement fiscal libératoire se calcule, au choix, soit mensuellement, soit trimestriellement, sur la base des recettes effectivement encaissées le mois ou le trimestre précédent. Le prélèvement fiscal doit ensuite être versé, en même temps que le paiement des cotisations sociales, auprès de l'urssaf (= 21, 30% des recettes) Dans ces 2 cas, vous n avez aucune déclaration 2035 à établir 32

33 Remplaçants Vous êtes remplaçant Comptabilité : Si vos recettes sont supérieures à pour l année 2011, vous relevez du régime des BNC Votre comptabilité doit faire apparaître non seulement vos recettes et l ensemble de vos dépenses professionnelles décaissées Les recettes de remplacement sont égales aux rétrocessions d honoraires accordées par le remplacé Les dépenses sont l ensemble des décaissements professionnels réalisés pour l exercice de la profession 33

34 Remplaçants Vous êtes remplaçant Social : Vous relevez du régime non salarié Les charges sociales sont déterminées sur le résultat fiscal En micro : base = recettes déclarées après abattement de 34% En BNC : base = (résultat fiscal + cotisation facultatives) x taux de charges sociales Le taux de charges sociales est environ égal à 22% en DOM Tout trimestre commencé est du. Fiscal : Vous devez établir une déclaration N 2035 qui synthétise les dépenses et recettes Le résultat fiscal déterminé sur cette déclaration est à reporter sur la déclaration des revenus d ensemble 2042 C Juridique : Préalablement à l exercice de la profession, vous devez vous inscrire auprès du centre des formalités de l Urssaf 34

35 Remplaçants Quiz Quelles sont les formalités que vous devez accomplir si vous souhaitez faire des remplacement alors que vous n êtes pas encore diplomé? Vous devez demander au Président du Conseil Départemental de l Ordre de la Faculté une licence de remplacement Questionnaire remis par le Conseil Départemental Fournir une attestation d inscription en 3 ème cycle des études médicales Quelles sont les formalités que vous devez accomplir si vous souhaitez faire des remplacement alors que vous êtes diplomé? Vous devez être inscrit au Tableau de l Ordre, une attestation devra être présentée à chaque remplacement 35

36 Remplaçants Quiz Auprès de quelle caisse devez-vous vous inscrire pour déclarer votre activité? Le centre des formalités des professions libérales est l Urssaf. Vous devez remplir le formulaire Mo 36

37 Collaborateurs Le Collaborateur 37

38 Vous êtes collaborateur libéral Collaborateurs A l inverse d un contrat de remplacement, le contrat de collaboration n est pas nécessairement un contrat à durée déterminée. A l inverse du contrat de remplacement, les ordonnances sont établies par le collaborateur et en son nom. Il en résulte qu il perçoit directement de son patient les honoraires correspondant à sa prestation. Par ailleurs, le contrat de collaboration prévoit un pourcentage de reversement de ses honoraires perçus au titulaire de la patientèle. Il s agit donc d un contrat de location de matériel et de patientèle (soumis à TVA pour le titulaire). Formalités : Le contrat est nécessairement conclu entre deux médecins inscrits au Tableau de l Ordre des médecins. Le collaborateur libéral ne peut être un étudiant en médecine même titulaire d une licence de remplacement, il s agit nécessairement d un membre d une profession libérale au sens de la loi et pour la profession médicale cette mention suppose une inscription au Tableau de l Ordre des médecins Comptabilité/Social/Fiscal : idem contrat de remplacement BNC 38

39 Vous êtes Medecin en profession Libérale 39

40 Professionnel Libéral Déontologiquement, le praticien doit pratiquer son art en toute indépendance. Médecin installé Être salarié, c est avoir un contrat de travail. Vous êtes donc subordonné aux directives de votre employeur. Le conseil de l ordre trouve cette situation incompatible avec la pratique de la médecine. La seule possibilité est donc de devenir salarié d un établissement public (CHU, CHR, Hôpitaux publics). S installer, c est aussi devenir chef d entreprise. S installer ne doit pas se résumer à gagner plus que d être salarié, c est aussi plus de contraintes : - gérer votre personnel. - gérer vos comptes. - Se faire connaitre. Etc 40

41 Médecin installé Ce mode d exercice de la médecine est le plus fréquent. Le médecin ne peut avoir en principe qu un seul cabinet sauf dérogation du conseil de l ordre. Le médecin titulaire ne peut faire gérer son cabinet par un confrère, et ne peut pas employer pour son compte dans l exercice de sa profession un autre médecin ou un étudiant en médecine. Il peut se faire remplacer par un confrère, après avoir informé le conseil de l ordre. Les résultats dégagés par l entreprise individuelle sont soumis aux règles fiscales des bénéfices non commerciaux (BNC). Le résultat dégagé appartient à 100% au praticien. Dans une entreprise individuelle, le médecin est le chef d entreprise, il engage des dépenses dans l intérêt de l exercice de son art. Il doit gérer son secrétariat, il doit tenir ses comptes, il doit assurer seul les investissements. 41

42 Médecin installé Dans une entreprise individuelle, le médecin est le chef d entreprise, il engage des dépenses dans l intérêt de l exercice de son art. Il doit gérer son secrétariat, il doit tenir ses comptes, il doit assurer seul les investissements. Les moyens peuvent être partagés entre plusieurs médecins libéraux, dans ce cas la création de SCM est nécessaire. La SCM, permet de partager entre différents confrères, les charges de structures, et le financement de divers investissements 42

43 Médecin installé Aspects Juridiques : Entreprises individuelles Entreprise individuelle Médecin N 2 Entreprise individuelle Médecin N 1 SCM -Secrétaire -Matériel électrocardio -Matériel informatique Entreprise individuelle Médecin N 3 43

44 Médecin installé Aspects FISCAUX : BNC Il s agit de bénéfices non commerciaux : Constitution du résultat imposable: Basé sur une comptabilité dépenses/ recettes, le résultat se compose de la manière suivante : Recettes Encaissées Dépenses Professionnelles décaissées. Recettes encaissées = +/- SNIR (Rapport activité CGSS du praticien) = A votre livre des recettes Dépenses professionnelles = Remarques: Les prélèvements du praticiens ne sont pas Des charges déductibles. Les frais de VL sont réintégrés au résultat Pour la partie privée. Dépenses nécessaires à l exploitation+ Intérêts sur les emprunts professionnels + Dépenses SCM éventuelles 44

45 Médecin installé Aspects FISCAUX : BNC Exemple: Un médecin réalise de chiffre d affaires la première année, les encaissements sont de Il a payé les salaires de sa secrétaire pour un montant de , et des charges sociales secrétaire de Il a décaissé pour l essence de son véhicule et son entretien, il ne travaille pas le dimanche Vous avez prélevé sur l année, pour vivre Il rembourse un emprunt pour l achat de d une clientèle: soit par mois, dont d intérêts/an Encaissements : Décaissements : Salaire secrétaire : Charges sociales : Frais de VL : Intérêts emprunts : Résultat Comptable: Retraitement fiscal: Partie privée VL 1/7 Donc Non déductible : /7 = Le résultat Fiscal est de :

46 Médecin installé Aspects SOCIAUX : Quelque soit le mode d exercice de la profession, les médecins sont systématiquement des gérants majoritaires. Les cotisations sociales sont les suivantes : Régime obligatoire : - RSI : Allocation familiale et maladie - CARMF : Régime de retraite Régime facultatif : - Madelin - Préfon 2012 KPMG S.A., société anonyme d'expertise 46 46

47 Médecin installé Aspects SOCIAUX : Régime obligatoire : - RSI : Allocation familiale et maladie - CARMF : Régime de retraite Les bases de cotisations sont : BNC : Le bénéfice fiscal de l exploitation + régime facultatif BIC : Le montant du prélèvement + dividendes (sauf 1.5 x capital) Taux de cotisation dans les DOM est d environ 22% Exonération la première année. D autres exonération possible en ZFU 47

48 Médecin installé Aspects SOCIAUX : Régime facultatif : - Madelin : Assurance retraite complémentaire Mutuelle - Préfon : Assurance retraite fonctionnaires Les cotisations Madelin, sont déductibles fiscalement et sous certaines conditions Du bénéfice. Socialement, elles ne sont pas déductibles. Les cotisations PREFON, sont facultatives, elles ne sont pas déduites du résultat Fiscal, mais donnent droit à une réduction d impôts sur le revenu KPMG S.A., société anonyme d'expertise 48 48

49 Comment s installer : Médecins Médecin installé Aspects COMPTABLES : Vos obligations : Les mentions relatives à l identité déclarée par le client, le montant, la date et la forme du versement des honoraires doivent obligatoirement figurer sur : livre des recettes et dépenses prévu art 99 du CGI Document donnant le détail journalier des recettes. Le secret professionnel ne peut remettre en cause ces obligations fiscales et comptables. Toutes les dépenses doivent être justifiées et répondre à un besoin professionnel. 49

50 En Société Associé Ce mode d exercice de la médecine répond de plus en plus aux besoins des praticiens. Il permet l association de plusieurs médecins, et d optimiser leurs revenus Au sein d une même structure appelée société, les médecins sont associés pour exercer leur art. Cette association est régie par des règles édictées par le code des sociétés commerciales. Toutefois l exercice reste libéral. Chaque associé reste responsable pénalement et civilement sur les actes accomplis au sein de la société. Chaque praticien est gérant de la société. L ensemble des médecins sont gérants, et donc chefs d entreprises. Les décisions ne sont pas prises seules, mais collectivement. (assemblée générale) 50

51 En Société Aspects Juridiques : Exploitation en Société Fiscalement, il existe deux types de sociétés - les sociétés à transparence fiscale. - les sociétés à l impôt sur les sociétés. Nous analyserons les différences dans la chapitre aspects fiscaux. Sociétés à L IRPP Entreprise individuelle Sociétés à L IS SELARL ( au moins 2 associés) SELURL (1 seul associé) SCM SELAS 51

52 En Société Aspects Juridiques : Exploitation en Société BNC (déclaration 2035) Imposition des résultats: Au niveau de la société : Aucune imposition Au niveau des associés : répartition du résultat BIC (déclaration 2065) Imposition des résultats: Au niveau de la société : Imposition Résultat Au niveau des associés : Imposition sur prélèvements Sociétés à L IRPP Entreprise individuelle Sociétés à L IS SELARL ( au moins 2 associés) SELURL (1 seul associé) SCM SELAS 52

53 En Société Etude de cas : En fonction de votre situation, vous devez : - Déterminer le revenu que vous devez déclarer à l administration fiscale. - Déterminer le revenu que vous devez déclarer aux organismes sociaux. - Quels sont les imprimés fiscaux nécessaires à votre déclaration. -Quels sont les professionnels capables de vous aider à établir vos déclarations L étude de cas présenté est valable pour toutes les situations exposées ci-après. Situation : a) Vous êtes étudiants b) Vous êtes étudiant, et vous effectuez des remplacements. c) Vous êtes diplômé, et vous n effectuez que des remplacements d) Vous êtes collaborateur, d un médecin installé depuis plus de 10 ans. e) Vous êtes diplômé, et vous avez repris un cabinet médical en nom propre 53

54 En Société Etude de cas : Ennoncé: Cas N 1. Ma fiche de paie au 31/12/2011 fait apparaitre un net imposable de Je n ai perçu aucun autre revenu. Ennoncé: Cas N 2. J ai travaillé jusqu au 30/06/2011 au CHU, ma fiche de paie fait apparaitre un net imposable de J ai ensuite fait un remplacement entre le 10/07/2011 et le 31/10/2011, et j ai perçu de recettes. Mais j ai du acheter un véhicule pour une valeur de Et consommé environ 2300 de carburant et assurance pour ce véhicule. J ai effectué 2220 kms pour mon activité professionnelle. Ennoncé: Cas N 3. Je suis diplômé depuis 2010, en 2011 j ai effectué sur le premier trimestre des remplacements et j ai perçu d honoraires. Ensuite je me suis mis en collaboration avec un médecin installé depuis plus de 10 ans. J ai perçu un montant global d honoraires de Mon contrat de collaboration prévoit un reversement de 20% au titulaire de la clientèle. Mes charges sont identiques à celles du cas N 2. Toutefois je suis conventionné secteur 1, et j ai adhéré à un centre de gestion. 54

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62 Sources Ordre des médecins ARAPL Code Général des Impôts Code de la Sécurité Sociale 62

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