COLLOQUE EN APPROVISIONNEMENT 2014

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1 COLLOQUE EN APPROVISIONNEMENT 2014 Secrétariat du Conseil du trésor Sous-secrétariat aux marchés publics Direction de la formation sur les marchés publics Direction de la formation sur les marchés publics , poste 4902

2 PLAN DE LA PRÉSENTATION 1. Historique et rôle du RORC 2. Changements réglementaires depuis septembre 2013 Notion d option Soumission anormalement basse Adjudication vs conclusion du contrat Publication montant final et suppléments Publication motif des Nouveautés marchés publics 4. Reddition de comptes 5. À venir en marchés publics

3 HISTORIQUE ET RÔLE DU RORC

4 HISTORIQUE ET RÔLE DU RORC Octobre 2011 : dépôt des actions concertées SCT / MTQ pour renforcer la lutte contre la collusion et la corruption Recommandation numéro 30 : Proposition de modifications législatives visant à obliger chaque organisme public à désigner un responsable de l application des règles contractuelles. 1er septembre 2012 : Entrée en vigueur de la nouvelle Politique de gestion contractuelle intégrant la notion de responsable de l observation des règles contractuelles (RORC) pour les MO. 7 décembre 2012 : Entrée en vigueur de la Loi sur l intégrité dans les contrats publics et obligation pour chaque organisation publique de se doter d un RORC.

5 RÔLES DU RORC Veiller à l application des règles contractuelles; Conseiller le dirigeant et lui formuler des recommandations ou des avis; Veiller à la mise en place de mesures afin de voir à l intégrité des processus internes; S assurer de la qualité du personnel; Exercer toute autre fonction.

6 RÔLES DU RORC Veiller à l application des règles contractuelles Bonne pratique : Faire connaître dans l organisation, via la politique de gestion interne, les situations de gestion contractuelle qui doivent être portées à son attention ainsi que les renseignements à transmettre; Autre bonne pratique : Analyser les renseignements qui lui sont soumis et intervenir dans le but de réduire le nombre de situations non conformes aux exigences du cadre normatif.

7 RÔLES DU RORC Conseiller le dirigeant et lui formuler des recommandations ou des avis Bonne pratique : Lorsqu une situation de gestion contractuelle est dénoncée par une entreprise ou qu une plainte est déposée à l organisme, le RORC devrait conseiller le dirigeant sur les bonnes pratiques. Exemples de demandes d intervention reçues par le SSMP : appels d offres ou critères trop restrictifs, traitement non équitable des concurrents, vice de procédure.

8 RÔLES DU RORC Veiller à la mise en place de mesures afin de voir à l intégrité des processus internes Bonne pratique : Lorsque les renseignements qui lui sont soumis le porte à croire que l organisation manque de rigueur dans sa gestion contractuelle, le RORC doit recommander les gestes concrets à poser pour assurer un redressement ou pour éviter la répétition du problème. 8 Gestion des risques

9 RÔLES DU RORC Veiller à la mise en place de mesures Exemples de non-respect du cadre de reddition de comptes : Non-respect des obligations de publication sur le SEAO : tous les contrats (gré à gré, sur invitation, public) de 25 K $ et plus Non-respect des délais de transmission des fiches de reddition de comptes (30 jours, 30 juin) Non-respect des délais de transmission des fiches d autorisation du DO (30 jours) et autorisation préalable Consulter la Directive de reddition de comptes et utiliser le support du SCT

10 RÔLES DU RORC S assurer de la qualité du personnel Bonne pratique : Inclure dans le plan de formation et de développement des ressources humaines les formations jugées requises pour assurer la compétence du personnel affecté à la gestion contractuelle.

11 RÔLES DU RORC Exercer toute autre fonction Lorsqu un prix anormalement bas est détecté: mettre sur pied le comité prévu à la Section IV.1 des trois règlements et, après analyse du rapport, faire ses recommandations au dirigeant; Autres tâches connexes : modification à votre politique interne, comité de vigie, diagnostic organisationnel, plan d actions (à moduler selon votre organisation)

12 CHANGEMENTS RÉGLEMENTAIRES DEPUIS LE 15 SEPTEMBRE 2013

13 NOTION D OPTION Option de renouvellement 13 Option pour des biens supplémentaires identiques et au même prix afin de répondre au besoin visé par l appel d offres Considéré comme acceptable : jusqu à 30 % (mais doit inclure les suppléments)

14 SOUMISSION ANORMALEMENT BASSE Une soumission est jugée non conforme, après autorisation du dirigeant de l organisme public, si elle comporte un prix anormalement bas, c est-à-dire : Le prix soumis met en péril l exécution du contrat selon les conditions des documents d appel d offres Tour d horizon de la procédure complète Attention : astuce pour les fraudeurs : si non conforme = pas de caution

15 ADJUDICATION VS CONCLUSION Adjudication : moment où l adjudicataire est choisi par l organisme public Conclusion : moment où le contrat est signé par les deux parties Publication de l adjudicataire sur SEAO : au plus tard 15 jours après la conclusion du contrat

16 PUBLICATION MONTANT FINAL ET SUPPLÉMENTS Publication montant final : dans les 90 jours de la fin du contrat (120 jours pour les regroupements d organismes) Publication des suppléments dépassant 10 % le montant initial du contrat : publication dans les 60 jours et publication subséquente de tous les suppléments, peu importe leur montant. Attention reddition de compte : Autorisation du dirigeant d organisme + fiche à envoyer au SCT (30 jours)

17 PUBLICATION DES MOTIFS DES 13.4 Motifs = argument démontrant qu'un appel d'offres public ne servirait pas l'intérêt public Exemples : Fin d une entente de prêt d équipement, rachat de l équipement Avis d intention publié sur le SEAO et recherche documentée de solution de rechange Fournisseur ayant certifié qu il a l exclusivité de l appareil demandé

18 REDDITION DE COMPTES

19 DIRECTIVE CONCERNANT LA REDDITION DE COMPTES EN GESTION CONTRACTUELLE DES ORGANISMES PUBLICS En vigueur depuis le 1 er avril 2013 Objet : Déterminer le cadre général des exigences en matière de reddition de comptes en gestion contractuelle; Uniformiser le contenu et la forme des rapports à présenter au Conseil du trésor. Utilisation des formulaires électroniques Respect des délais de transmission : Autorisation du dirigeant de l organisme, dans les 30 jours suivant l autorisation écrite; Autres rapports de reddition de comptes, au plus tard le 30 juin.

20 EXTRANET DES MARCHÉS PUBLICS

21 DÉCLARATION DE FIABILITÉ DU DIRIGEANT D ORGANISME (annexe 3 ) Le dirigeant d organisme atteste de la fiabilité des données transmises au SCT et de celles publiées au SEAO et déclare avoir maintenu des systèmes d information et des mesures de contrôle concernant la gestion contractuelle de son organisme; Requise même si : Aucune autorisation n a été donnée; Aucune information n a été publiée au SEAO; Transmission au plus tard le 30 juin de chaque année.

22 FICHE D AUTORISATION DU DIRIGEANT D ORGANISME Faire rapport au SCT pour les cas prévus à la Directive concernant la reddition de comptes (annexe 1) Pas de reddition de comptes pour les cas visés par une directive interne de l organisme L autorisation doit, selon le cas, être accordée préalablement à la publication de l avis, à la conclusion ou à la modification du contrat Utilisation du formulaire électronique (annexe 2) Transmission du formulaire dans les 30 jours suivant l autorisation écrite Les originaux doivent être conservés par l organisme

23 FICHE D AUTORISATION DU DIRIGEANT D ORGANISME La fiche doit : Démontrer le bien fondé de la décision prise; Présenter les circonstances particulières entourant la décision; Présenter les différentes alternatives évaluées au préalable. La justification inscrite sur la fiche doit être pertinente et suffisamment détaillée. Un aide-mémoire concernant la justification d une autorisation est accessible sur l Extranet des marchés publics

24 SYSTÈME ÉLECTRONIQUE D APPEL D OFFRES (SEAO) Rappel de l importance et de l obligation de publier tous les contrats de $ et plus : Respecter les délais; Bonnes informations; Bons codes UNSPSC. Production de rapports statistiques sur les contrats Analyse d appels d offres publics

25 ACTIONS DÉCOULANT DES TRAVAUX DE REDDITION DE COMPTES Rapport quinquennal au gouvernement, déposé à l Assemblée nationale; Rapport annuel au Conseil du trésor; Rapports synthèses personnalisés aux organismes; Rencontres rétroactives et interventions auprès de certains organismes; Sensibilisation auprès des dirigeants d organismes et RORC; Présentations à différents forums; Modifications proposées au SEAO et au cadre normatif; Ajustements de la formation.

26 DIRECTION DE L ANALYSE ET DE LA VÉRIFICATION AUX CONTRATS Pour nous joindre : Par courriel Par téléphone (418) poste 4975 Par télécopieur (418) Par courrier Secrétariat du Conseil du trésor Direction de l analyse et de la vérification aux contrats 875, Grande Allée Est, 2 e étage, secteur 300 Québec (Québec) G1R 5R8

27 NOUVEAUTÉS EN MARCHÉS PUBLICS

28 NOUVEAUTÉS EN MARCHÉS PUBLICS Le conseiller virtuel Clause de responsabilité en TI Bulletin d interprétation des marchés publics : Évaluation de la qualité en approvisionnement Détermination de la notion de sous-contrat

29 LE CONSEILLER VIRTUEL En ligne depuis le 2 septembre Démystifie les modes de sollicitation et d adjudication Génère des aide-mémoire des autorisations / publications Deuxième phase à venir : étapes de réalisation Idéal pour tout conseiller débutant

30 CLAUSE DE RESPONSABILITÉ EN TI Modification du 25 mars 2014 Particularités des contrats en TI par rapport aux autres contrats : «Responsabilité limitée à 5 fois la valeur du contrat jusqu à concurrence de 3 M $ et pour les contrats d une valeur supérieure à 3 M $, la responsabilité est limitée à la valeur du contrat» Plus grande accessibilité prix réduit quant à la garantie exigée

31 BULLETIN D INTERPRÉTATION DES MARCHÉS PUBLICS Évaluation de la qualité en approvisionnement : 1. Permettre à l'organisme public de requérir les biens pour les soumettre à des vérifications avant l'adjudication : vérifications peuvent être effectuées par un comité technique. 2. Les vérifications peuvent aussi être effectuées par un comité de sélection. 3. Dans un contrat à commande, la vérification par le comité technique devra se faire sur les biens de chacun des soumissionnaires admissibles.

32 À VENIR EN MARCHÉS PUBLICS

33 À VENIR EN MARCHÉS PUBLICS Soumission électronique Directive unique en gestion contractuelle Règlement en TI

34 Merci

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