La facture externe SERVICE DES FINANCES

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1 La facture externe SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Janvier 2013

2 Table des matières AVERTISSEMENT... IV INTRODUCTION... 1 NOTIONS DE CLIENT, EMPLACEMENT ET CONTACT... 2 QU EST-CE QU UN CLIENT?... 2 QU EST-CE QU UN EMPLACEMENT?... 2 QU EST-CE QU UN CONTACT?... 2 COMMENT VÉRIFIER SI UN CLIENT EXISTE... 4 RECHERCHE NOM CLIENT... 5 RECHERCHE EMPLOYÉ/ÉTUDIANT... 9 COMMENT VÉRIFIER SI UN CONTACT EXISTE CRÉATION OU MODIFICATION D UN CLIENT OU D UN CONTACT DEMANDE DE CRÉATION D UN CLIENT EXTERNE En-tête Création d un emplacement Création d un contact Validation de la demande AJOUTER UN EMPLACEMENT AJOUTER UNE ADRESSE AJOUTER UN CONTACT RÉACTIVER UN CLIENT FACTURATION D UN CLIENT EXTERNE ACCÉDER À LA FACTURE EXTERNE DESCRIPTION DES OPTIONS DE LA FACTURATION L EN-TÊTE DE LA FACTURE (EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1) L ADRESSE DU CLIENT (DONNÉES ADRESSE) LE COMMENTAIRE D EN-TÊTE (EN-TÊTE COMMENTAIRES) LES LIGNES DE DESCRIPTION (LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1) LE COMMENTAIRE DE LIGNE (LIGNES COMMENTAIRES) LES TAXES (LIGNE DONNÉES TVA) VALIDATION D UNE FACTURE EXTERNE IMPRESSION D UNE FACTURE IMPRESSION D UNE «FACTURE TERMINÉE», STATUT INV Menu d impression Impression dans une autre langue Lien «Afficher version imprimable» IMPRESSION D UNE «FACTURE PRO FORMA» Menu d impression Bouton Pro Forma IMPRESSION DU REGISTRE DES FACTURES SAISIE D UNE FACTURE EXTERNE ÉTAPE PAR ÉTAPE EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES EN-TÈTE DONNÉES GÉNÉRALES La facture externe ii

3 DONNÉES ADRESSE EN-TÊTE - NOTES LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES COMPT. RÉPARTITION REVENUS LIGNES COMMENTAIRES LIGNES DONNÉES TVA EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1 (VALIDATION) CONSULTATION D UNE FACTURE EXTERNE RÉVISION DONNÉES FACTURATION DÉTAILS FACTURES RÉVISION DONNÉES FACTURATION SOMMAIRE FACTURES MODIFICATION/RÉCUPÉRATION D UNE FACTURE EXTERNE CORRECTION D UNE FACTURE CRÉDITER FACTURE COMPLÈTE (NOTE DE CRÉDIT) CRÉDITER ET REFACTURER HISTORIQUE DES CORRECTIONS COPIE D UNE FACTURE PARTICULARITÉS RÉCUPÉRATION DE SALAIRE RÉCUPÉRATION AUTRES FRAIS CALCUL ET RÉPARTITION DES REVENUS FRAIS DE GESTION RÉPARTITION DE REVENUS DANS UNE FACTURE ANNEXE L AIDE-MÉMOIRE - SAISIE D UNE FACTURE EXTERNE L AIDE-MÉMOIRE - IMPRESSION D UNE FACTURE EXTERNE QUE FAIRE AVEC LES MESSAGES D ERREUR La facture externe iii

4 AVERTISSEMENT Lorsque vous travaillez dans l application financière de PeopleSoft et plus particulièrement dans le module de facturation, nous vous recommandons d apporter une attention spéciale aux éléments décrits ci-dessous. Historique de navigation Vider régulièrement les «Fichiers Internet temporaires» et les «Cookies» sous le menu «Options option Internet» dans la barre de menu du navigateur. Bouton Précédent et Suivant Sauf pour de rares exceptions, les boutons «Précédent et suivant» dans la barre d outils du navigateur ne devraient jamais être utilisés. Utiliser plutôt les boutons,, ou les liens pour revenir à l écran précédent. Mise à jour des données Utiliser le bouton «Actualiser» avant de quitter une page dans laquelle vous avez saisi de nouvelles valeurs. Pour sortir d un écran Cliquer sur le lien Accueil dans le bandeau d en-tête pour vider la page, ou sur un lien dans le menu de gauche, ou sur un lien de la page «Accueil utilisateur» ou sur un lien du «Menu principal». Avertissement Document non enregistré Si vous tentez de sortir de l écran sans avoir enregistré la transaction, un avertissement s affiche. Cliquer, pour revenir à la page en cours et enregistrer avant de sortir de l écran. Cliquer, si vous ne voulez pas enregistrer la transaction. La facture externe iv

5 INTRODUCTION Les unités administratives qui fournissent des biens ou des services à des organismes extérieurs, à des étudiants ou à des employés doivent utiliser le module «Facturation» de PeopleSoft pour facturer leur clientèle. Ce système informatisé permet aux unités administratives de partager un fichier central de clients pour faire la saisie des factures, au Service des finances de créer automatiquement les comptes à recevoir et d en faire le suivi, de faire l encaissement des paiements ainsi que le recouvrement des comptes en souffrance. CE QU IL FAUT VÉRIFIER AVANT DE COMMENCER LA SAISIE Le client a-t-il été créé? Quel est son numéro? Les taxes sont-elles applicables? Quelle(s) combinaison(s) comptable(s) dois-je créditer (compte(s) de revenu)? L information relative à la facture est-elle complète? (La description, la quantité, le prix, le contact client, etc.). La facture externe 1

6 NOTIONS DE CLIENT, EMPLACEMENT ET CONTACT La personne qui fait la facturation doit s assurer de l existence de son client dans le fichier du même nom. Si son client ne s y trouve pas, elle devra en demander la création. Pour en faire la création, elle devra se référer à la section suivante «Création ou modification d un client ou d un contact» à la page 12. Avant d effectuer la recherche et pour que celle-ci soit fructueuse, il est important de savoir comment on crée un client et sur quelles notions repose sa création. QU EST-CE QU UN CLIENT? Le fichier client de l entité UL est composé de trois types de clients : les étudiants et employés de l Université Laval, les unités administratives de l Université et les clients dits EXTERNES qui sont les entreprises, institutions et organismes sans lien avec l Université. C est ce dernier type de client qui souvent présente un problème, en particulier lorsqu il ne vous a pas fait parvenir de bon de commande. En effet, si vous avez un bon de commande en main, il y est clairement indiqué «Qui facturer», c est le nom qu il faut rechercher dans le fichier UL; on vous indique aussi où expédier la facture. Supposons que vous avez fourni un service à Réhaume Courtois du bureau de la Direction de la recherche de la faune, 675 boul. René-Lévesque Est. Ce bureau fait partie de la Société de la faune et des parcs. Vous n avez pas reçu de bon de commande. Le client pour la facturation est-il Réhaume Courtois, la Direction de la faune ou la Société de la faune et des parcs? Le client, c est l entité légale qui peut regrouper plusieurs bureaux ou divisions; ici, il s agit de la Société de la faune et des parcs. QU EST-CE QU UN EMPLACEMENT? Chaque bureau ou division de la Société de la faune et des parcs pourra exister dans le fichier client. Ils auront tous le même numéro de client; c est leur adresse qui les différenciera. Cette adresse est ce qu on appelle l emplacement. QU EST-CE QU UN CONTACT? Chaque bureau ou division est habituellement doté d un responsable administratif qui s occupe de payer ou de faire payer les factures. Les coordonnées de cette personne peuvent se retrouver dans la fiche du client sous le nom de «contact». La facture externe 2

7 Voici un exemple qui illustre les notions de client, d emplacements et de contacts. Client Emplacements Contacts Société de la faune et des parcs Bd René Lévesque E 10 ième étage Québec G1R 5V7 2 Direction de l aménagement de la faune 5575, rue St-Joseph Trois-Rivière G8Z 4L7 3 Direction de la recherche de la faune 675, boul. René-Lévesque est 11 ième étage, boîte 92 Québec G1R 5V7 4 Direction de l aménagement de la faune de Lanaudière 100, boul. Industriel Repentigny J6A 4X6 5 Direction de l aménagement de la faune de Montréal, Laval et Montérégie 201, place Charles-Le Moyne 2 ième étage Longueuil 6 Direction régionale Capitale-Nationale 365, 55 e rue ouest Charlesbourg G1H 7M7 Réhaume Courtois René Lesage Bruno Bélanger Céline Dubeau Compte à payer Gérard Massé Directeur La facture externe 3

8 COMMENT VÉRIFIER SI UN CLIENT EXISTE Pour vérifier si un client existe dans la base de données, cibler le menu hiérarchique suivant : Clients Données clients - Données générales OU Utiliser le lien Recherche client de la page Accueil utilisateur Les champs utilisés dans la page de recherche, seuls ou en combinaison, permettent de savoir si un client a déjà été créé dans le fichier de l Université Laval. La facture externe 4

9 Voici les valeurs possibles de chacun des champs et quelques explications sur leur usage. Champs de recherche Valeurs possibles et explications Clé tables Entité UL ou AU - Par défaut, la valeur est «UL» Client Nom client Nom abrégé Type client Paramètre standard Numéro Ville Numéro du client dans le fichier-client UL Les numéros de clients externes sont composés de 10 caractères numériques. Leur format est le suivant : client externe : 2xxxxxxxxxx Pour les quelques unités qui peuvent facturer des employés ou des étudiants, c est le numéro d employé ou le numéro de dossier étudiant qu il faut inscrire dans ce champ. Nom complet du client, tel qu inscrit dans le fichier ou une partie du nom du client que vous inscrivez dans le format suivant : %aaaa%. À noter que l information saisie dans ce champ n est pas sensible à la casse. Nom abrégé tel que saisie dans le fichier client Trois possibilités de sélection : Employé/étudiant, externe ou unité. Ce champ, combiné à un autre champ par exemple «Nom client», permet de restreindre le résultat de la recherche Trois possibilités de sélection : Ancien numéro client ADABAS, matricule étudiant ou organisme pourvoyeur. Ce champ, combiné à un autre champ, par exemple «Nom client», permet de restreindre le résultat de la recherche. Ce champ nous permet d indiquer le numéro client ADABAS, le matricule étudiant ou le numéro organisme pourvoyeur. Ce champ, combiné au champ «Nom client» par exemple, permet de restreindre le résultat de la recherche. Code postal Même utilisation que le champ «Ville». La précision du résultat de la recherche varie selon le ou les champs utilisés. RECHERCHE NOM CLIENT Pour vérifier le nom du client, on pourrait par exemple saisir le nom complet du client dans le champ «Nom client» tel qu inscrit sur la fiche client ou une partie du nom du client inscrit dans le format suivant : %aaaa%. Puis cliquer ensuite sur le bouton pour lancer la recherche. La facture externe 5

10 Ici on recherche le client «Société de la faune et des parcs». Le résultat de la recherche affiche la liste des emplacements (adresses) du client recherché. La facture externe 6

11 Pour obtenir plus d information sur le client, sélectionner n importe lequel des emplacements en cliquant sur la sélection. Le groupe de pages «Données générales» qui contient les pages «Données générales», «Options facturation» et «Données générales diverses» s affiche. La page «Données générales» indique les différents rôles du client. La page «Option facturation» fournit le code de la personne responsable du recouvrement au Service des finances. La page «Données générales diverses» n est pas utilisée pour l instant. La facture externe 7

12 Au bas de la page «Données générales» vous pourrez afficher la liste des emplacements du client. Dans cet écran, vous pouvez voir si l emplacement est au statut «Actif» ou «Inactif». Si le statut est «Inactif», vous devrez compléter une demande de création d un client externe. Pour ce faire, référez-vous à la section «Création ou modification d un client ou d un contact». Pour naviguer d un emplacement à un autre, vous pouvez utiliser les flèches, les liens Premier ou Dernier, ou bien le lien Afficher tout. Le lien Données téléphone est également disponible pour connaître les numéros de téléphone. La facture externe 8

13 RECHERCHE EMPLOYÉ/ÉTUDIANT Voici des exemples lorsqu il s agit de la recherche d information pour un employé ou un étudiant. Cibler les champs selon les informations que vous détenez. Recherche par nom d employé/étudiant Recherche avec un numéro de matricule étudiant Recherche avec un numéro d employé La facture externe 9

14 COMMENT VÉRIFIER SI UN CONTACT EXISTE Un contact facturation est une personne qui a pour tâche de payer ou de faire payer les factures qui lui sont adressées. Accéder à la page de recherche : Clients - Données contacts OU Utiliser le lien Données contact de la page Accueil utilisateur Utiliser le champ «nom» pour saisir le nom du contact ou une partie du nom du contact inscrit dans le format suivant : %aaaa%. Cliquer sur le bouton Les champs «client» et «nom client» sont également disponibles pour la recherche. On utilise le champ «client» lorsque l on connaît le numéro du client. On utilise le champ «nom client» pour saisir le nom du client ou une partie du nom du client. Ici la recherche est faite en utilisant le numéro du client. La facture externe 10

15 Le résultat de la recherche donne la liste de tous les contacts du client. Sélectionner un contact en cliquant sur le nom désiré. La fiche du contact s affiche. On y retrouve son titre, son courriel, la langue de communication. Si le contact n apparaît pas dans la liste du client, vous pouvez le faire ajouter en complétant la demande à cet effet. Référez-vous à la section suivante «Création ou modification d un client ou d un contact». La facture externe 11

16 CRÉATION OU MODIFICATION D UN CLIENT OU D UN CONTACT Si le client que vous devez facturer est un organisme ou une entreprise externe et qu il n apparaît pas dans le fichier client ou que l emplacement de votre client n existe pas, vous devez en demander la création. Si le contact n apparaît pas dans le fichier, vous devez aussi demander qu il soit ajouté au dossier client. Un contact est une personne mandatée par l entreprise pour payer ou faire payer les factures. Cette personne a la responsabilité d approuver les paiements; il s agit la plupart du temps d un responsable administratif. Si le statut est à «Inactif», vous devez demander la réactivation pour que le statut devienne «Actif». ATTENTION Assurez-vous que le client ou que l emplacement sont inexistants avant d en demander la création. Référez-vous à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4. Pour les clients externes, vous pouvez réaliser cette recherche à partir de la demande «Client externe» sous l onglet «recherche valeur». DEMANDE DE CRÉATION D UN CLIENT EXTERNE Accéder à la page de recherche à partir du menu de gauche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur Pour ajouter un nouveau client, cliquer sur l onglet «Ajout valeur» : Clé tables : UL ne pas modifier Client : laisser le mot «NEXT» un numéro sera attribué lors de l approbation du client par le Service des finances. Un courriel vous en informera. No transaction : laisser le mot «NEXT» La facture externe 12

17 Cliquer sur pour débuter la saisie de votre demande. EN-TÊTE L état de la demande indique «entité UL»; le numéro du client lorsque celui-ci aura été attribué lors de la confirmation de la demande (pour l instant le champ est identifié NEXT); le numéro de transaction NEXT. Nom : Inscrire le nom du client, par exemple le nom de la compagnie. Si c est un nom de personne, respecter le format suivant : Nom,Prénom. (Limite de 44 caractères) Devise : Sélectionner la devise. Statut demande : Initial pour une nouvelle demande Statut client : Le client doit être Actif. Si un client existant est au statut inactif, vous devez demander la réactivation du client. Référez-vous à la section «Réactiver un client» à la page 24. CRÉATION D UN EMPLACEMENT Qu est-ce qu un emplacement : Chaque bureau ou division d un client pourra exister dans le fichier-client. Ils auront tous le même numéro de client; c est leur adresse qui les différenciera. Cette adresse est ce qu on appelle l emplacement. Pour un même client, il est possible d ajouter plusieurs emplacements/adresses. Description : champ optionnel dans lequel vous pouvez écrire une courte description. Par exemple, pour indiquer si l emplacement correspond au siège social du client ou au service La facture externe 13

18 financier ou autres emplacements possibles. Ce champ ne sera pas imprimé sur la facture du client. Les trois options suivantes doivent rester cochées : Identifie l adresse principale du client Identifie l adresse de l acheteur principale du client L emplacement 1 désignera l emplacement principal du client. Adresse Identifie l adresse de destination principale du client Pays : Inscrire le pays du client. Pour trouver un pays, cliquer sur la loupe à droite du champ «Pays» La facture externe 14

19 Exemple de recherche : Pour chercher tous les pays, ne rien inscrire dans les champs et cliquer sur. Vous pouvez classer les pays en ordre alphabétique en cliquant sur l en-tête de la colonne «Description» Pour voir tous les résultats, cliquer sur «Afficher tout» Les options changeront par rapport aux informations postales requises pour le pays sélectionné. Par exemple, lorsque la France est choisie initialement, le champ État/Province doit contenir une province de la France. Pour les pays étrangers certains champs ne sont pas obligatoires lors de la saisie de l adresse. Voici un lien vous permettant de vérifier le système d adressage pour un pays étranger : Si vous avez des questions lors de la saisie de votre demande, vous pouvez écrire à l adresse suivante : Langue : Toujours utiliser la langue FR(CAN) ou Anglais pour les clients Américains ou d ailleurs. Ne pas utiliser les autres possibilités. Utiliser la loupe à droite du champ «Langue» pour changer celle-ci. Adresse : Inscrire l adresse du client. Ville : Inscrire la ville du client. La facture externe 15

20 Code postal : Inscrire le code postal du client. État/Province : Inscrire l État ou la province du client. Utiliser la loupe à droite du champ «État/Province» pour connaître les autres possibilités. Date effet : Le système inscrit par défaut la date du jour. Celle-ci peut être modifiée par l approbateur du Service des finances pour une date antérieure. Statut à date effet : A (Actif) Indicatif : Inscrire l indicatif Votre demande doit obligatoirement comporter un numéro de téléphone (soit dans No téléphone : Inscrire le numéro de téléphone les contacts ou dans la section adresse) ou une Télécopieur : Inscrire le numéro de télécopieur adresse courriel. CRÉATION D UN CONTACT : Réinitialise tous les champs de l adresse. Qu est-ce qu un contact : Chaque bureau ou division est habituellement doté d un responsable administratif qui s occupe de payer ou de faire payer les factures. Les coordonnées de cette personne peuvent se retrouver dans la fiche du client sous le nom de «contact». Il n est pas obligatoire d inscrire un contact pour un client, mais c est préférable pour faciliter les communications avec celui-ci. No. Contact : Le numéro sera attribué lors de l approbation de la demande par le Service des finances. Nom : Inscrire le nom du contact sous le format suivant Nom,Prénom. Titre : Inscrire son titre (optionnel). Emplacement : Inscrire le numéro d emplacement de rattachement au contact. Référez-vous aux emplacements liés à votre client afin de sélectionner celui qui convient. Par exemple, si l adresse de Claude Côté est inscrite dans l emplacement 1, il faut choisir l emplacement 1 comme étant l adresse de rattachement. La facture externe 16

21 Communication : Inscrire le moyen de communication à privilégier à l aide du chevron. Soit l option «Téléphone» ou «Courriel seulement». Courriel : Inscrire l adresse courriel du client. Téléphone : Choisir le type n⁰ téléphone à l aide du chevron Indicatif outre-mer, N⁰ téléphone et Poste téléphonique. et remplir les champs Pour ajouter une deuxième ligne, cliquer sur le ou sur le pour supprimer une ligne. Date effet : Le système inscrit par défaut la date du jour. Celle-ci peut être modifiée par l approbateur du Service des finances pour une date antérieure. La facture externe 17

22 Avertissement Certains champs sont obligatoires. Si vous enregistrez votre demande en omettant des champs obligatoires, vous obtiendrez des messages d erreurs. Exemples de message : Le champ à compléter sera en surbrillance rouge. Veuiller remplir le champ et cliquer sur de nouveau. Veuiller compléter le champ demandé et cliquer sur de nouveau. VALIDATION DE LA DEMANDE Étapes de validation : 1. Cliquer sur le statut changera pour «Enregistré» et un numéro de transaction sera attribué. 2. Pour soumettre la demande, cliquer sur. Le message suivant apparaît : Cliquer sur «Oui» pour continuer. Cliquer sur «Non» pour annuler. 3. Une fois soumis, le statut indique «Soumis» et les champs de la demande sont en grisés. La facture externe 18

23 Modifier votre demande Seule la personne ayant complété la demande peut apporter des modifications avant l approbation par le Service des finances. Si vous désirez apporter des modifications, cliquer sur. Le message suivant apparaîtra : Cliquer sur «Oui», faites les modifications et cliquer sur de nouveau. Annuler une demande Pour annuler une demande, cliquer sur. Retour de votre demande par le Service des finances Si des informations sont manquantes ou que votre client existe déjà, vous recevrez un courriel avec les commentaires du Service des finances au sujet des correctifs à apporter à votre demande. Vous devrez retourner dans votre demande qui indiquera le statut «Retour». Faites les modifications nécessaires et cliquer sur ou annuler. Approbation de votre demande Une fois votre demande approuvée, vous recevrez un courriel de confirmation contenant les nouveaux numériques demandés tel que, le numéro de client, le numéro du contact, le numéro d emplacement. Voici un exemple : La facture externe 19

24 Vous pouvez maintenant saisir votre transaction de facturation externe. AJOUTER UN EMPLACEMENT Accéder à la page de recherche à partir du menu de gauche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur Pour modifier un client, cliquer sur l onglet «Recherche valeur» : Vous devez trouver le client pour lequel vous désirez apporter des modifications. Référez-vous à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4 pour connaître la façon d utiliser les différents champs de recherche. Pour ajouter un nouvel emplacement, cliquer sur. La facture externe 20

25 Vous pouvez alors, inscrire les informations relatives au nouvel emplacement. L explication des champs se retrouve à la page 14 du présent document. Lors de l ajout d un emplacement, il n y a aucune case à cocher puisqu elles sont obligatoirement associées à l adresse principale. Cet emplacement devient simplement une adresse disponible pour la facturation. Les cases sont grisées. Pour effacer un emplacement qui n a pas été approuvé, positionnez-vous sur l emplacement désiré et cliquer sur. La facture externe 21

26 Il est impossible de supprimer un emplacement d une demande au statut approuvé. Pour modifier l adresse d un emplacement existant, vous devez ajouter une nouvelle adresse. Elle deviendra l adresse active. Référez-vous à la section «Ajouter une adresse». AVERTISSEMENT Dans la demande, des champs sont grisés. Ces données ne sont pas modifiables. Il est impossible d effacer un emplacement, une adresse ou un client déjà existant. Voici ce que vous obtiendrez comme message : Données grisées AJOUTER UNE ADRESSE Accéder à la page de recherche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur Pour modifier un client, cliquer sur l onglet «Recherche valeur» : La facture externe 22

27 Vous devez trouver le client pour lequel vous désirez apporter des modifications. Référez-vous à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4 pour connaître la façon d utiliser les différents champs de recherche. Lors d un changement d adresse, par exemple un déménagement, vous devez ajouter une adresse pour le même numéro d emplacement. Pour ce faire, cliquer sur le de la section adresse. Remplisser les informations de la section adresse. N oublier pas d inscrire un numéro de téléphone ou une adresse de messagerie. Référez-vous à la section «Adresse» à la page 14. AJOUTER UN CONTACT Pour ajouter un contact, cliquer sur le. La facture externe 23

28 Compléter les informations dans la section données contacts. N oublier pas d inscrire le mode de communication et l emplacement du contact. Lorsque les modifications sont inscrites, cliquer sur et. Référez-vous à la section Validation à la page 18. RÉACTIVER UN CLIENT Dans le cas d un client existant au statut inactif, effectuer les étapes suivantes pour activer le client : 1. Accéder à la page de recherche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur 2. Cliquer sur l onglet «Recherche valeur» : La facture externe 24

29 Vous devez trouver le client pour lequel vous désirez apporter des modifications. Référez-vous à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4 pour connaître la façon d utiliser les différents champs de recherche. 3. Cliquer sur l option «Réactiver ce client» : 4. Le statut changera pour «Actif» 5. Enregistrer en cliquant sur le bouton dans le bas de la demande. 6. Cliquer sur le bouton. La facture externe 25

30 FACTURATION D UN CLIENT EXTERNE Le menu facturation doit être utilisé lorsqu une unité administrative désire facturer un client externe, c est à dire un organisme, une entreprise, un employé ou un étudiant. Une fois les informations saisies à l écran, un numéro est attribué à la transaction de facturation lors de son enregistrement. Le système effectue divers calculs et traitements; la transaction devient alors une facture officielle. Chaque facture externe fait également partie des Comptes à recevoir au Service des finances. L unité administrative imprime la facture originale sur un formulaire SF-408 et l expédie au client. La suite des opérations, c est-à-dire le suivi des comptes à recevoir, l encaissement et le recouvrement, s effectue grâce aux données de facturation stockées dans la base de données et accessibles par tous les intervenants. ACCÉDER À LA FACTURE EXTERNE Pour débuter la saisie de la transaction, cibler le menu hiérarchique suivant : Facturation Mise à jour - Facture standard > Ajout valeurs Ou Utiliser le lien Facture standard de la page Accueil utilisateur Ou Le menu principal et le lien Factures standard La facture externe 26

31 Source UL fournisseur dans entité UL Type facture : GE pour générale Source AU fournisseur dans entité AU Type facture : AU pour autre organisme Fournisseur Fournisseur Facture : NEXT un numéro séquentiel sera attribué lors de l enregistrement. Client facturation : Numéro du client dans la base de données. Sources facturation : Numéro de l unité administrative qui fournit le service ou le produit. Bouton pour débuter la saisie. La facture externe 27

32 DESCRIPTION DES OPTIONS DE LA FACTURATION L EN-TÊTE DE LA FACTURE (EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1) L état de la transaction Cet encadré nous indique dans quelle entité est effectuée la saisie (UL); le numéro de la facture lorsque l enregistrement aura été fait (pour l instant le champ est identifié NEXT); la devise associée au client choisi est affichée (CAD). Contrôle facturation Le type de facture et la source sont des valeurs saisies lorsque l on accède à la transaction. La facture externe 28

33 «Type» Le type de facture détermine le fonds et le numéro de compte de contrepartie utilisé dans les «Comptes à recevoir» (compte CDr). La plupart des unités administratives génèrent des factures de type GE (facture générale). Si vous devez utiliser un autre type de facture, cliquer sur la loupe pour obtenir la liste, puis sélectionner le type désiré. «Statut» Le statut est un indicateur qui nous situe sur l évolution du traitement de la facture. Le statut d une nouvelle facture est «NEW» tant et aussi longtemps que le statut n est pas changé pour «RDY» : Prêt à facturer», le traitement pour la rendre officielle ne peut être effectué. Le statut «HOLD» et «PNG» permettent de bloquer une facture et d y revenir plus tard. Le statut «CAN» est attribué à une facture qu on veut annuler. Le statut «PND» en attente d approbation, lorsqu un niveau supérieur d approbation est demandé dans l unité. «Fréquence» Par défaut, le champ «Fréquence» nous indique «Unique». «Date de la facture» Ce champ est généralement laissé à blanc. La date qui apparaît sur la facture lors de la consultation est la date à laquelle a eu lieu le traitement. Si la facture doit porter une La facture externe 29

34 date précise, on peut l inscrire dans ce champ, mais on aura pris soin de vérifier que la période comptable soit encore ouverte. Le Service des finances transmet les dates de fermeture des périodes comptables par courriel. On peut également obtenir cette information en consultant le site web. Si une date antérieure à la date du jour est utilisée et que la période comptable est fermée, un avertissement s affichera lorsqu on sélectionnera le statut RDY. Il suffit de corriger la date, sinon le dossier sera en erreur aux comptes à recevoir. Choix de la devise Normalement, la devise est définie dans la fiche client et est associée à l emplacement géographique de l entreprise. Il peut arriver que nous ayons à facturer un client dans une devise autre que la devise habituelle. Il faut alors sélectionner la nouvelle devise au tout début de la saisie. Sélectionner la devise désirée en utilisant le bouton suivant Cliquer sur la loupe, puis sur le bouton «rechercher» pour obtenir la liste des devises. Sélectionner la devise puis confirmer avec le bouton OK «Le client» Le numéro du client que vous voulez facturer apparaît dans le champ «Cl. Fact.». Cette valeur est saisie lorsqu on accède à la transaction de facturation. Le nom du client est également affiché. L adresse du client peut être vérifié à la page «Données adresse» en cliquant sur le lien «Adresse» Les informations supplémentaires Parmi les informations retrouvées dans cet encadré, seules les conditions de paiement apparaîtront sur la facture expédiée au client. La facture externe 30

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