Paiement sécurisé sur Internet. Fonctionnalités du Pack Factures

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1 Paiement sécurisé sur Internet Fonctionnalités du Pack Factures

2 SOMMAIRE 1 Objet 3 2 Condition d accès 3 3 Gestion des factures Import de factures par CSV 5 Accès à la section 5 Présentation de l écran de chargement du fichier 5 Chargement d un fichier de factures 7 Confirmation du chargement du fichier de factures 8 Visualisation du résultat d import Création de factures par le Tableau de Bord 11 Accès à la section 11 Présentation du formulaire 12 Création de la facture Factures en attentes 13 Accès à la section 14 Présentation de la section 14 Afficher le détail facture 16 Supprimer plusieurs factures 17 Relancer plusieurs clients 17 Exemple de mail de relance Factures payées 18 Accès à la section 18 Présentation de la section Rechercher une facture 20 Accès à la section 20 Présentation de la section Régler une facture en VPC 21 Accès à la section 21 Présentation de la section Configurer les destinataires du fichier récapitulatif 22 Accès à la section 22 Présentation de la section 22 4 Vue client Paiement d une facture Accès au site APAYER.FR Rechercher une facture Visualiser une facture Payer une facture 25 5 Fichiers récapitulatifs 28 Tableau de bord - Page 2 / 28

3 1 Objet Le Pack Factures permet de proposer à un client le paiement de sa facture, par carte bancaire, sur internet et en toute sécurité. La fonctionnalité de chargement de factures, permet au commerçant d importer un ensemble de factures dans le système de paiement APAYER.FR via un fichier CSV. Le tableau de bord fourni dans le cadre des Packs factures permet au commerçant de gérer un ensemble de factures qui seront importées dans le système de paiement APAYER.FR. Ces fonctionnalités permettent au commerçant d administrer ses factures, en effectuant des opérations d ajout, de modification, de suppression ou de recherche. 2 Condition d accès Ces fonctionnalités sont disponibles sur le Tableau de Bord Commerçant pour les commerçants ayant souscrit au PACK FACTURES. Le Tableau de Bord est accessible à l adresse suivante : Pour pouvoir accéder à votre Tableau de Bord, vous devez utiliser l identifiant et le mot de passe qui vous ont été fournis lors de la souscription de votre contrat. Si vous avez besoin d aide pour accéder à votre Tableau de Bord, vous pouvez contacter notre centre de support : Par mail : centrecom@e-i.com Par téléphone : Tableau de bord - Page 3 / 28

4 3 Gestion des factures Le bloc «Gestion des factures» est un raccourci vers toutes les fonctions permettant de traiter les factures. Il permet entre autres choses : Le chargement / modification / suppression de factures via un fichier CSV Le chargement / modification / suppression de factures via des formulaires du Tableau de Bord La recherche de facture Le paiement de facture en VPC Le lien «Paramétrage» permet de configurer les destinataires du fichier récapitulatif des transactions. Tableau de bord - Page 4 / 28

5 3.1 Import de factures par CSV Accès à la section La fonctionnalité de chargement de factures par CSV est disponible sur la page d accueil du Tableau de Bord Commerçant, via le lien «Importer un fichier de facture» visible dans la section «Gestion des factures». Présentation de l écran de chargement du fichier L écran de chargement du fichier contenant les factures, présente les informations suivantes : - Un rappel du dernier import effectué (date et résultat). - Un lien «Télécharger fichier modèle» permettant de télécharger un fichier CSV vide comme modèle de fichier d import. Ce fichier contient les en-têtes nécessaires à l import. Ces en-têtes ne doivent en aucun cas être modifiées. - La zone de selection du fichier à importer (selectionné depuis votre ordinateur). - Une description rapide des colonnes présentes dans le fichier d import (nom des colonnes, description et exemple). - Les boutons «Valider» et «Abandonner». Tableau de bord - Page 5 / 28

6 Tableau de bord - Page 6 / 28

7 Chargement d un fichier de factures Pour charger un fichier de factures : - Cliquer sur le bouton «Parcourir» - Sélectionner le fichier voulu depuis votre ordinateur - Cliquer sur le bouton «Valider» Remarques : - Il faut noter que si certains champs sont optionnels, il ne faut pas supprimer la colonne du fichier mais simplement laisser la cellule à vide. - Au moment de la souscription vous pouvez choisir pour toutes les factures de votre Pack : o un montant de facture fixe et non modifiable (le montant doit être présent dans la colonne correspondante) o un montant de facture modifiable par le client (le montant doit être présent dans la colonne correspondante) o un montant non présent pour une saisie libre (le montant ne doit pas être présent dans la colonne correspondante) - Il est également possible de laisser la colonne montant vide. Ceci permettra au client de saisir lui-même le montant à payer. En cas d erreur dans le format du fichier (colonne manquante, fichier trop volumineux, ), l erreur est directement affichée en rouge en haut de l écran de chargement. Tableau de bord - Page 7 / 28

8 Confirmation du chargement du fichier de factures Lors du chargement d un fichier de factures, si le format du fichier ne présente pas d erreur, le système affiche l écran de confirmation. A titre d indication, l écran de confirmation indique le nombre de factures qui seront créées, modifiées, supprimées, ignorées, ainsi que le nombre total de factures présentes dans le fichier. A noter que les factures ignorées sont les factures dont la colonne «action» n a pas été renseignée dans le fichier CSV. Pour continuer avec le chargement du fichier de factures qui a été fourni, cliquer sur le bouton «Confirmer». Le bouton «Retour» permet d annuler l opération en cours et de revenir à l écran de chargement afin d importer un autre fichier. Le bouton «Abandonner» permet d annuler l opération en cours et de revenir à la page d accueil du Tableau de Bord. Tableau de bord - Page 8 / 28

9 Visualisation du résultat d import Lors du clic sur le bouton «Confirmer», le Tableau de Bord va traiter chaque ligne du fichier CSV et importer les factures dans le système de paiement APAYER. L écran récapitulatif permet de consulter le résultat du processus d import. Dans un premier temps, il indique le nombre de factures créées, modifiées, supprimées, ignorées ou en erreur. Dans le cas où des erreurs ont été identifiées, un second tableau liste l ensemble des erreurs rencontrées. Chaque ligne d erreur indique : - La ligne Il s agit du numéro de la ligne dans le fichier CSV. ATTENTION, la ligne d entête du fichier CSV est ignorée : ainsi, la ligne 1 va correspondre à la première facture du fichier, c'est-à-dire la ligne 2 du fichier dans Excel. Tableau de bord - Page 9 / 28

10 - La référence Il s agit de la référence de la facture. Si la référence n a pas été fournie dans le fichier, cette information ne sera pas affichée. - La nature de l erreur Il s agit du type d erreur qui a été rencontré. Le type d erreur peut être o Champ vide Cas où un champ obligatoire n a pas été renseigné o Champ mal formaté Cas où la valeur attendue n est pas valide (date, montant, ) tel que définie dans la description sur la page d import o Longueur champ Cas où la valeur saisie est trop longue o Devise inconnue Cas où la devise spécifiée n a pas été reconnue o Facture existante Cas où la facture à créer existe déjà o Facture inexistante Cas où la facture à modifier ou supprimer n existe pas o Facture acquittée Cas où la facture à modifier ou supprimer est déjà payée o Doublon facture Cas où le fichier CSV contient plusieurs fois la même référence facture - Le champ Il s agit de la colonne du fichier CSV concernée par l erreur. - La valeur Il s agit de la valeur fournie dans le fichier CSV pour la colonne et la ligne concernée. Les fonctionnalités d export (au format XML ou CSV) permettent d exporter à la fois les nombres de factures traitées (créées, supprimées, ) et la liste des erreurs détectées. A noter que les factures concernées par au moins une erreur n ont pas été chargées dans le système. Afin de charger ces factures, il faut corriger les erreurs et représenter le fichier d import. Tableau de bord - Page 10 / 28

11 3.2 Création de factures par le Tableau de Bord Accès à la section La fonctionnalité de création est disponible sur la page d accueil du Tableau de Bord Commerçant, via le lien «Créer une nouvelle facture» visible dans la section «Gestion des factures». Tableau de bord - Page 11 / 28

12 Présentation du formulaire L écran de création d une nouvelle facture est scindé en deux sections : la première concerne les informations relatives à la facture, la seconde les informations liées au client. Par ailleurs : - Les champs suivis d une astérisque (*) sont obligatoires - Le lien «Recherche le client» est utilisé dans le cas d un client existant : il suffit de saisir un numéro de client existant, de cliquer sur le lien. L ensemble du bloc sera rempli automatiquement. Tableau de bord - Page 12 / 28

13 Création de la facture Pour créer une facture : - Remplir le formulaire - Cliquer sur le bouton «Suivant» - Cliquer sur le bouton «Confirmer» Une redirection est effectuée vers la section des factures en attente. Un message indique le bon déroulement de l opération. 3.3 Factures en attentes La section des factures en attente permet de : - Consulter toutes les factures qui n ont pas encore été réglées dans une vue o Globale o Détaillée par facture - Créer une nouvelle facture - Supprimer une ou plusieurs factures - Modifier une facture - Relancer un ou plusieurs clients par mail Tableau de bord - Page 13 / 28

14 Accès à la section La fonctionnalité de listing est disponible sur la page d accueil du Tableau de Bord Commerçant, via le lien «Lister les factures» visible dans la section «Gestion des factures». Présentation de la section La section présente toutes les factures en attente : une facture en attente est une facture qui n a pas encore été payée. On trouve ci-dessous : - A : la période affichée. Par défaut les 7 derniers jours sont affichés. Il est possible de choisir une plage de dates. On ne peut pas remonter plus de 13 mois en arrière. La date de référence pour ce filtrage est la date d émission de la facture qui est indiquée dans le fichier. Tableau de bord - Page 14 / 28

15 - B : un clic sur ce lien redirige vers le formulaire de création de facture. - C : un clic sur ce lien redirige vers un formulaire de sélection de factures en vue de les supprimer. - D : un clic sur ce lien redirige vers un formulaire de sélection de factures en vue relancer par mail les clients associés aux factures. La relance n est possible que si la facture est associée à une adresse mail. - E : un clic sur ce lien permet de consulter les informations détaillées de la facture. Tableau de bord - Page 15 / 28

16 Afficher le détail facture On accède au détail d une facture en cliquant sur le lien «Détails». Depuis le détail on peut : - Modifier la facture (A) : o Toutes les informations de la facture à l exception du numéro de client et de la référence sont éditables. - Supprimer la facture (B) : o A l issue de la confirmation, la facture est supprimée. - Relancer le client associé par mail (C) : o Le lien est présent si une adresse mail est renseignée dans la facture. Le client associé à cette facture recevra un mail de relance avec les informations liées à la facture courante et comment la régler. Tableau de bord - Page 16 / 28

17 Supprimer plusieurs factures Depuis le listing des factures, cliquer sur le lien «Supprimer». Un écran de sélection de factures apparaît. Cocher les factures concernées. Cliquer sur le bouton «Suivant», une page de confirmation apparaît. Cliquer sur le bouton «Confirmer», l utilisateur est redirigé vers la page de listing avec un message de bonne fin. Les factures sélectionnées ont été supprimées. Relancer plusieurs clients Depuis le listing des factures, cliquer sur le lien «Envoyer un mail d'alerte». Un écran de sélection de facture apparaît. Cocher les factures concernées. Cliquer sur le bouton «Suivant», une page de confirmation apparaît. Cliquer sur le bouton «Confirmer», l utilisateur est redirigé vers la page de listing avec un message de bonne fin. Les clients des factures sélectionnées ont été relancés par mail. Tableau de bord - Page 17 / 28

18 Exemple de mail de relance De : APAYER.FR [mailto:apaywebnepasrepondre@apayer.fr] Objet : Facture émise pour le compte de Julien Artisan SARL Bonjour, Votre facture émise pour le compte de Julien Artisan SARL est maintenant disponible. Vous pouvez accéder aux détails de cette facture et procéder à son règlement à l'adresse suivante muni des informations ci-dessous: Votre facture : Référence: ref0193 Numéro de client : CLIENTZ134 Client : Mathieu DUPONT Montant: EUR Description : Réparation lave-linge Cordialement. APAYER.FR 3.4 Factures payées La section des factures payées permet de consulter les factures pour lesquelles un règlement a été émis. Accès à la section La fonctionnalité est disponible depuis le bandeau «Gestion des paiements» du Tableau de Bord Commerçant, via le lien «Factures payées». Tableau de bord - Page 18 / 28

19 Présentation de la section La section présente toutes les factures payées : une facture payée est une facture pour laquelle un règlement a été obtenu. On trouve ci-dessous : - A : la période affichée. Par défaut les 7 derniers jours sont affichés. Il est possible de choisir des plages de dates. On ne peut pas remonter plus de 13 mois dans le passé. La date de référence pour ce filtrage est la date du paiement de la facture. - B : un clic sur ce lien redirige vers le détail de la facture. Dans ce cas, un encart spécifique «Paiement» affiche un lien direct vers le détail du paiement. Tableau de bord - Page 19 / 28

20 3.5 Rechercher une facture La section de recherche de factures permet de rechercher une facture selon des critères multiples. Accès à la section La fonctionnalité est disponible depuis le bandeau «Gestion des paiements» du Tableau de Bord Commerçant, via le lien «Recherche de factures». Présentation de la section Il est possible d effectuer une recherche : - Par date d émission - Par date de paiement - Par référence - Par numéro de client Tableau de bord - Page 20 / 28

21 3.6 Régler une facture en VPC Si le client ne peut pour une raison ou une autre effectuer lui-même le règlement de la facture, il est possible de réaliser ce dernier en VPC. Accès à la section La fonctionnalité de paiement par VPC est disponible sur la page d accueil du Tableau de Bord Commerçant, via le lien «Régler une facture par VPC» visible dans la section «Gestion des factures». Présentation de la section Cette section reproduit ce que le client pourrait voir depuis le site APAYER.FR. Il suffit de saisir le couple référence et numéro de client puis cliquer sur le bouton «Valider». Un écran de confirmation s affiche, si tout est conforme, cliquer sur le bouton «Confirmer». L utilisateur est alors redirigé sur la page de paiement où il est invité à saisir les informations de sa carte bancaire. Tableau de bord - Page 21 / 28

22 3.7 Configurer les destinataires du fichier récapitulatif Cette section permet de saisir jusqu à 3 adresses mail qui recevront les fichiers récapitulatifs. Accès à la section La fonctionnalité est disponible depuis le bandeau «Paramétrage» du Tableau de Bord Commerçant, via le lien «Fichiers récapitulatifs APayer.fr». Présentation de la section Cette section présente les adresses mail qui seront destinatrices des fichiers récapitulatifs. Il est possible de les modifier en cliquant sur le lien d action «Modifier». Tableau de bord - Page 22 / 28

23 4 Vue client Paiement d une facture 4.1 Accès au site APAYER.FR Afin d informer votre client qu il doit vous régler une facture, vous pouvez lui envoyer un mail contenant toutes les informations nécessaires (référence de la facture, numéro de client ) et notamment l adresse internet du site sur lequel doit se réaliser la transaction. L adresse à fournir est la suivante : o Il faut ici remplacer «votre_mnémonique» par la mnémonique qui vous a été communiquée lors de la création de votre contrat. 4.2 Rechercher une facture En cliquant sur le lien fourni dans le mail, le client va être redirigé sur une page de recherche de facture. Il va pour cela devoir entrer la référence de la facture ainsi que sa référence client. Ces éléments doivent lui avoir été communiqués au préalable. Tableau de bord - Page 23 / 28

24 Pour effectuer la recherche de sa facture, le client doit ensuite cliquer sur le bouton «Rechercher». 4.3 Visualiser une facture Lors du clic sur le bouton «Rechercher», si la facture est trouvée, l utilisateur est alors redirigé vers une page récapitulant toutes les informations de la facture : - Référence facture - Référence client - Montant - Date d émission - Nom client - Prénom client - client - Adresse client - Description de la facture Tableau de bord - Page 24 / 28

25 Pour continuer le processus de paiement, le client doit cliquer sur le bouton «Confirmer». Le bouton «Retour» permet de revenir sur la page de recherche d une facture. Le bouton «Abandonner» permet d annuler l opération en cours et de revenir à la page d accueil du site. 4.4 Payer une facture Lors du clic sur le bouton «Confirmer», le client est redirigé sur la page sur laquelle il va pouvoir effectuer le paiement de la facture. Ce paiement est un paiement traditionnel sur internet par carte bancaire. Pour continuer le processus de paiement, le client doit saisir ses informations carte et cliquer sur «Valider». Tableau de bord - Page 25 / 28

26 Le client est ainsi informé du résultat de la transaction. Il peut revenir sur le site APAYER.FR en cliquant sur «Cliquer ici pour revenir à la société» Le client sera alors redirigé vers le site APAYER.FR et une page d information affichera le résultat de la transaction ainsi qu un récapitulatif de la facture payée. Tableau de bord - Page 26 / 28

27 Tableau de bord - Page 27 / 28

28 5 Fichiers récapitulatifs Tous les jours, vous recevrez un fichier récapitulatif des paiements reçus la veille à partir du site APAYER. Ce fichier est réceptionné par mail. Le corps du mail explique le contenu de ce fichier. Ci-dessous les colonnes composant le fichier récapitulatif - Mnémonique de l'organisme - Numéro de TPE - Reference de la facture - Montant de la facture - Devise - Date d'émission de la facture - Description de la facture - Numéro client - Montant du paiement - Date de paiement - Etat du paiement (payé) - CVX - VLD - Brand (Type de carte bancaire utilisée) > CB : Carte Bleue > VI : Carte Visa > MC: Carte MasterCard - Status 3DSecure > -1 : Transaction non 3D Secure > 1 : Transaction 3D Secure à risque faible > 4 : Transaction 3D Secure à risque très élevé Tableau de bord - Page 28 / 28