CRÉATION MODIFICATION

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1 FACTURATION CRÉATION/MODIFICATION CRÉATION Ajouter une facture Compléter le détail de la facture Imprimer la facture Ajouter un sous-total Arrondir le total de la facture Fermer une facture 7 Créer une facture en anglais 8 Rechercher une facture 9 Facturer les déboursés de la fiche 0 Envoyer une facture par courriel MODIFICATION Supprimer une facture Encaisser une facture Enregistrer une avance Annuler un encaissement Créditer une facture 7 Créditer une facture avec changement de taxes 8 Appliquer un rabais 0 Inscrire une mauvaise créance 99-0 Informatique Nouvelle Technologie J.D. Inc. Révision octobre 0

2 CRÉATION

3 Ajouter une facture Pro-Cardex permet de créer une facture en date de l exercice précédent, à une date ultérieure à la session comptable (voir Facturation Configuration), mais pas dans la prochaine année fiscale.. Ouvrir la fiche ou le dossier dans lequel vous désirez ajouter une facture et cliquer sur l onglet Fact... Cliquer sur l icône Ajouter.. Changer la fiche du destinataire principal et ajouter une deuxième fiche dans le champ Autre, si nécessaire, en utilisant le cliquer-glisser à partir du volet de Recherche.. Modifier la date de la facturation, si nécessaire. Pro-Cardex permet de créer une facture en date de l année précédente.. Ajouter une fiche dans le champ Référé par qui permettra d ajouter cette facture dans le rapport de référence.. Ajouter une note qui s affichera à l impression de la facture. Sinon, Pro-Cardex imprime celle configurée par défaut. 7. Cliquer sur le bouton pour enregistrer la facture

4 Compléter le détail de la facture. Cliquer sur l onglet Détails.. Cliquer sur l icône Ajouter.. Sélectionner dans la liste déroulante sous la colonne Produit, soit un des produits de la liste ou un modèle de facture sous la section Macro-facture (ex : Prêt-Vente).. Modifier le détail de la facture, la sélection d un produit, le prix unitaire. Inscrire le numéro de minute si désiré.. Utiliser les icônes suivants pour Ajouter, Insérer ou Effacer des lignes.

5 Imprimer la facture. Ouvrir la facture et cliquer sur l onglet Détails.. Cliquer sur l icône Imprimer pour visualiser la facture et cliquer sur le bouton pour démarrer l impression. Ajouter un sous-total. Modifier le numéro sous la colonne Grp. pour ajouter un sous-total à l impression de la facture.. Cliquer sur l icône Imprimer pour visualiser le résultat sur la facture.

6 Arrondir le total de la facture. Si vous désirez obtenir un montant global de votre facture (ex : 7,$ pour,00$). Effectuer sur la calculatrice une soustraction du montant total désiré moins les déboursés non-taxables (ex :,00$ - $ =979$).. Inscrire le résultat obtenu sur la calculatrice sous la colonne Prix unit. (ex : 979$).. Cliquer sur l icône Extraire taxes. Continuer les procédures suivantes si vous avez des déboursés taxables.. Le montant de l extraction apparaît sous la colonne Prix unit.. Effectuer sur la calculatrice une soustraction du montant de l extraction des taxes moins les déboursés taxables (ex : 89,$ - $ = 8,$ ).. Inscrire ce montant sous la colonne Prix unit. (8,$), cliquer dans un autre champ pour visualiser l ajustement du total. = 89, =

7 Fermer une facture Pour qu une facture apparaisse dans les comptes à recevoir, vous devez fermer la facture. Par contre une fois fermée, il ne sera plus possible de la modifier, vous devrez procéder par note de crédit pour annuler la facture et la refaire. Pro-Cardex permet de fermer une facture en date de l exercice précédent et à une date ultérieure à la session comptable (voir Facturation Configuration).. Ouvrir la facture et cliquer sur l onglet Général.. Cocher la case Fermée.. Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture. Une fois la facture fermée, il ne sera plus possible de la modifier.. Le message suivant apparaît si la date de la session comptable est antérieure à l exercice précédent ou que la date du jour est ultérieure à la date de la session comptable. Cliquer sur le bouton pour continuer et modifier la date à partir du menu Comptabilité, Ouverture de session.. Pro-Cardex indique que la facture est fermée.. Le message suivant apparaîtra lorsque vous ouvrez une facture fermée. Cliquer sur le bouton. 7

8 8 Créer une facture en anglais. Sélectionner d abord la langue Anglais à l intérieure de la fiche du client.. Ajouter une facture et sélectionner une macro-facture anglaise.. Imprimer la facture et Pro-Cardex appliquera une mise en page en anglais.

9 9 Rechercher une facture. Cliquer sur l onglet Facture du volet de Recherche.. Inscrire le numéro de facture et cliquer sur l icône Recherche.. Cliquer sur le lien pour ouvrir la fenêtre de la facture.

10 0 Facturer les déboursés de la fiche Il est possible d inscrire dans la fiche des déboursés qui peuvent être transférés par la suite sur une facture.. Ouvrir la fiche dans laquelle vous désirez ajouter un déboursé et cliquer sur l onglet Débours.. Ajouter une ligne pour chaque déboursé. Modifier la date, ajouter une description, le montant approprié et la sélection des taxes.. Cliquer sur l onglet Fact., cliquer sur l icône Ajouter.. Cliquer sur le bouton pour confirmer le transfert des déboursés sur une facture.. Imprimer et fermer la nouvelle facture.

11 Envoyer une facture par courriel Vous pouvez envoyer une facture générée par Pro-Cardex par courriel à partir de votre dossier.. Ouvrir le dossier, commander l impression de votre facture et cliquer sur le bouton.. Sélectionner dans la liste déroulante obligatoirement l imprimante PDF99 (fournit par votre fournisseur Notarius) et cliquer sur le bouton pour continuer.. Accéder au dossier où vous désirez enregistrer votre facture (ex : Bureau), modifier le Nom du fichier si nécessaire et cliquer sur le bouton.. Glisser votre document dans le dossier.. Envoyer votre facture en utilisant l icône Envoi par courriel de documents.

12 MODIFICATION

13 Supprimer une facture Pro-Cardex permettra de supprimer une facture qui n est pas fermée.. Rechercher la facture à supprimer à partir du volet de Recherche.. Cliquer le bouton droit de la souris sur le lien du numéro de la facture et sélectionner l option Supprimer.. Cliquer sur le bouton pour confirmer la suppression.

14 Encaisser une facture Pro-Cardex permet d effectuer un encaissement en date de l exercice précédent et à une date ultérieure à la session comptable pour enregistrer une avance (voir Facturation Configuration).. Ouvrir la facture et cliquer sur l onglet Encaissements. Pro-Cardex permet d encaisser une facture en date de l exercice précédent.. Cliquer sur l icône Ajouter.. Modifier la date de l encaissement, la description de la pièce et inscrire le montant encaissé. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Le message suivant apparaît lorsqu un encaissement total est fait sur la facture et que la facture n est pas fermée. Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture de la facture.. Pro-Cardex indique le montant Total et À recevoir. 7

15 Enregistrer une avance Pro-Cardex permet d enregistrer une avance à une date ultérieure à la session comptable (voir Facturation Configuration).. Ouvrir la fiche ou le dossier dans lequel vous désirez ajouter une facture et cliquer sur l onglet Fact.. Ajouter une nouvelle facture. Ne rien inscrire sous l onglet Détails. Cliquer sur l onglet Encaissements.. Ajouter une ligne. Sélectionner la date de l encaissement, la pièce et le montant reçu.. Cliquer sur l icône Imprimer pour visualiser la facture avec mention de l acompte reçu.. Cliquer sur le bouton pour fermer la facture. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Sélectionner le menu Rapport, Comptabilité, Chronologie des clients. Pro-Cardex affichera l encaissement effectué.

16 Annuler un encaissement. Ouvrir la facture et cliquer sur l onglet Encaissements.. Cliquer sur l icône Ajouter.. Modifier la date si nécessaire. Inscrire le montant à annuler en négatif. Cliquer à nouveau sur l icône Ajouter si vous désirez ajouter le montant à encaisser.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

17 Créditer une facture Si vous désirez annuler une facture et que celle-ci est fermée, vous devez utiliser la note de crédit. Vous ne devez pas utiliser la note de crédit pour créditer une partie du montant de la facture originale, pour cela utilisé la fonction "Appliquer un rabais". Pro-Cardex permet de créditer une facture en date de l exercice précédent (voir Facturation Configuration).. Sélectionner l entité dans laquelle la facture originale a été créée. Ouvrir la fenêtre de la facture et cliquer l icône Note de crédit.. Cliquer sur le bouton pour appliquer la note de crédit en date de la facture originale. Cliquer sur le bouton pour l appliquer en date de la journée courante.. Pro-Cardex crée automatiquement une nouvelle facture et ajoute une note en référence à la facture originale sous l onglet Général. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture de la note de crédit.. La note de crédit sera visible dans le dossier ou dans la fiche du client. 7

18 Créditer une facture avec changement de taxes Si vous désirez effectuer une note de crédit sur une facture dont le taux de taxes a été modifié, vous devez procéder de la façon suivante.. Sélectionner l entité dans laquelle la facture originale a été créée. Ouvrir la fenêtre de la facture et cliquer l icône Note de crédit.. Cliquer sur le bouton pour appliquer la note de crédit en date de la facture originale. Cliquer sur le bouton pour l appliquer en date de la journée courante.. Pro-Cardex crée automatiquement une nouvelle facture, affiche le contenu de l onglet Détails et applique les taxes de l année courante. Calculer la différence par rapport à la facture originale (ex :,$). 8

19 9. Cliquer sur l icône Ajouter.. Choisir le produit approprié. Modifier la description.. Inscrire le montant de la différence (ex :,$). 7. Cliquer sur l icône Extraire taxes. 8. La note de crédit égale maintenant la facture originale. Cliquer sur le bouton pour continuer. 9. Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture de la note de crédit

20 0 Appliquer un rabais. Ouvrir la facture originale, cliquer sur l'onglet Encaissements. Ajouter un encaissement total de la facture et cliquer sur le bouton pour terminer.. Ajouter une nouvelle facture et indiquer une note pour le rabais, si désiré.. Cliquer sur l onglet Détails, Ajouter une ligne, sélectionner le produit sur lequel le rabais s appliquera, ajouter la quantité en négatif (ex : -) et le montant du rabais à appliquer sous la colonne Prix unit... Cliquer sur l icône Extraire taxes pour obtenir le montant avant taxe et ajuster le total qui correspond au rabais.. Cliquer sur l onglet Encaissements. Ajouter une ligne et cliquer sur le bouton pour terminer.

21 Inscrire une mauvaise créance Facturation- Création/Modification Si vous utilisez le module de Comptabilité et que vous désirez regrouper les mauvaises créances dans un même poste, cette procédure vous permettra de soustraire une facture non payée dans la liste des comptes à recevoir.. Créer un produit identifié «Mauvaise créance» à partir du menu Outils, Pilotage, Produit.. Créer, si nécessaire, un poste de dépenses dans la charte comptable.. Associer le produit au poste des créances irrécouvrables à partir du menu Comptabilité, Association de produit.

22 . Ouvrir la facture originale, cliquer sur l'onglet Encaissements. Ajouter un encaissement total de la facture et cliquer sur le bouton pour terminer.. Ajouter une nouvelle facture. Ajouter une note, si nécessaire. Cliquer sur l onglet Détails. Ajouter une ligne, sélectionner le produit pour la mauvaise créance. Ajouter la quantité en négatif (ex : -), le montant total sous la colonne Prix unit. et cliquer sur l icône Extraire taxes pour obtenir le montant avant taxe.. Cliquer sur l onglet Encaissements. Ajouter une ligne et cliquer sur le bouton pour terminer. Fermer la facture.

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