VigiPaiement (VP) c'est :

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1 Avertissement préalable : Voici une description personnelle au 6/06/09 du logiciel VigiPaiement version des Éditions Prokov qui permet le regroupement des recettes d un cabinet médical (mono ou multi utilisateurs). Elle est destinée aux utilisateurs référencés du logiciel, toute utilisation d une partie ou totalité ne pourra se faire sans l accord de l auteur le Docteur Bernard MULLIE Les copies d écran ont parfois été remaniées afin d être plus facilement intégrées dans le texte. L utilisation d AppleWorks permet l accès aux différentes parties par clic sur les liens bleus. Mes remerciements à Gilles Guillon Expert MédiStory pour son aide à la relecture et ses conseils. Accès au site internet de Prokov Éditions : nb : En cas de besoin un clic sur le point d interrogation visible sur quasiment toutes les fenêtres permet un accès à l aide directement en rapport avec la fenêtre concernée. Accès au Sommaire VigiPaiement (VP) c'est : 1

2 Sommaire Avant tout régler les préférences Les Palettes Le logiciel VigiPaiement Le bordereau de paiement 1) La facturation : Factures Libre, Vitale, Papier, Acte Libre Facture libre Facture vitale Facture papier 2) La réception de paiement a) Paiement direct b) Paiement différé 3) Les remises de Chèques 4) Les rapprochements RSP/FSE automatiques et manuels 5) Le rapprochement bancaire 6) Le bureau d accueil a) Le tableau de bord L onglet Fragments Le menu Actions L onglet Factures L onglet Paiements L onglet Recettes L onglet Payeurs b) Le traceur ExpressVitale 7) Les états Adapter les états Composer un état 8) Les interactions avec EV, MS3 et VC VigiPaiement dans MS3 Réglage des préférences dans MS3 Facturer ou recevoir dans MS3 La Fenêtre des Échanges Le glossaire Liste des abréviations 2

3 Réglage des préférences VP Menu VigiPaiement/Préférences ou Commande virgule - Lecteurs de cartes : paramètres de(s) lecteur(s) Sésam-Vitale - Facturation : Type de facture, mode de paiement par défaut, date de facturation Choisissez votre facture par défaut ou pas de facture La date de facturation pouvant être modifiée, le réglage de retour à la date du jour s effectue ici par glissement du curseur. 3

4 Fichier : ouverture au démarrage En version mono-utilisateur, on ne peut ouvrir qu un seul fichier à la fois. Factures : versions des types de factures disponibles, Acte Libre permet de pouvoir travailler sans EV. (selon les versions Acte Libre et/ou Facture Vitale peuvent ne pas être disponibles). Chèques : Divers réglages pour les chèques reçus. - États : Afficher ou non les séparateurs de milliers 4

5 Les Palettes Les palettes, au nombre de six, sont accessibles par le Menu clé On peut les Afficher ou les Masquer par Commande Option M. Leur position est mémorisée. Elles sont de deux types Codage ou Facturation, les 3 premières concernent uniquement la CCAM, les 3 dernières la facture et les paiements : - Palette CCAM v16 : permet de trouver le code d un acte. On peut faire une recherche par appareil ou en tapant dans le champ quelques mots pour retrouver l acte concerné, le code CCAM est visible en bas, des indications réglementaires sont données parfois - Palette Codes favoris : comme son nom l indique permet de retrouver facilement ses codes usuels avec possibilité de mettre un commentaire dans la partie basse. Un champ permet la 5

6 recherche sur le contenu de l acte ou des commentaires. On les supprime avec la touche Effacement ou Option Effacement ou par clic sur le point à droite au dessus de l ascenseur (peu visible d ailleurs) ou encore par contrôle clic faisant apparaître un menu contextuel : - Palette CCAM prix : permet de calculer le prix des actes de la CCAM avec Modificateurs et/ou actes associés : - Palette Facture : Elle indique les principales indications de la facture sélectionnée Date, montant, etc, ainsi que le statut du paiement Réglée ou Reste dû. On peut l appeler par Commande maj I : 6

7 - Palette Information Éditeur : elle donne des indications sur : la date, le type de facture et les actes, le mode de règlement (Assuré, AMO, AMC), s il s agit de Maladie, AT, etc, le Régime, le Destinataire et l AMC si il s agit d une FV, le Parcours de soins le bouton Imprimer permet l impression AMO ou AMC (un appui long touche option et clic dessus ouvre les dialogues d impression) - Palette Suivi de paiement : Indique le(s) payeurs avec les montants dus et payés, chaque ligne correspondant à un fragment : 7

8 Les Palettes peuvent être isolées, superposées ou liées : Pour les superposer il suffit de prendre une palette par les 4 points de sa barre titre et de la glisser-déposer sur une autre barre, un signe (+) entouré d un rond vert apparaît. S il existe déjà un groupe que vous voulez superposer à une autre palette, presser la touche Option avant de le faire glisser. Une superposition est indiquée par l apparition d un menu local Pour les lier il suffit de prendre une palette par les 4 points de sa barre titre et de la glisser-déposer en haut ou en bas d une autre palette quand apparaît un demi cercle noir et un signe (+) entouré d un rond vert. S il existe déjà un groupe que vous voulez lier à une autre palette, presser la touche Option avant de le faire glisser. Pour délier, faire l opération inverse. Ci-dessous un exemple de palette simple liée entre deux groupes de palettes superposées (un clic sur le triangle a rétracté les palettes) : Mon réglage palette perso comprend 2 groupes de palettes liées : Le premier groupe Facture comporte Facture, Info Éditeur et Suivi des paiement, il est disponible par Commande Maj I : 8

9 Le deuxième groupe CCAM comporte CCAM v16, Codes favoris et CCAM prix, je l appelle par Commande Option M : : 9

10 VigiPaiement Pièce importante, le bordereau de paiement permet de facturer, recevoir ou différer un paiement, définir le payeur, le mode de règlement, etc. Sa barre d outils est paramétrable menu Options (Contrôle-Clic ou Clic droit dans la barre) : Il possède un menu Actions (voir fin du paragraphe 2)a) ) qui permet de Supprimer, Différer ou Déplacer les factures sélectionnées contenues dans le bordereau en cours. 10

11 1) La facturation : Pour Facturer : au menu Suivi on retrouve les 5 types de factures avec leur raccourci-clavier (selon les versions Acte Libre et/ou Facture Vitale peuvent ne pas être disponibles, je ne développerai pas l Acte Libre ni la Facture en dégradé) : Autre possibilité quand un bordereau de paiement est déjà ouvert, cliquer sur une des 5 icônes en haut à droite de la barre d outils (selon les versions Acte Libre et/ou Facture Vitale peuvent ne pas être disponibles) : Facture Libre (FL) : pour l aide à la télétransmission, les expertises, les ventes d immobilisation, etc. 11

12 Facture Vitale (FV) : comprend 4 onglets : ı-> Onglet Facture : c est la facture habituelle d EV ı-> Onglet Carte Vitale : info sur la carte du patient insérée dans le lecteur ı-> Onglet Paramètres : ıı-> Nomenclature c est celle d EV : On peut ajouter ou retirer des actes avec les boutons On indique le montant des majorations nuit, férié et urgence. 12

13 ıı-> Facture avec ses différentes possibilités : L affichage des palettes de réglage permet d améliorer la fabrication des FV. ı-> Onglet Patient : Permet d associer les informations de la Carte Vitale avec celles de VigiPaiement : Facture Papier (FP) : quand le patient n a pas sa CV ou quand vous êtes en visite (ou au retour pour les sédentaires). C est la même présentation. 13

14 NB : Le menu en haut à gauche de la fenêtre permet de modifier le choix de facture, il existe de même des raccourcis au clavier (commande option contrôle V, P ou G) ou par clic sur le logo du bas : Facture Papier Facture Vitale Facture En dégradé On peut imprimer une facture soit par défaut par les paramètres (cf supra), soit lors de sa création en cochant la case Imprimer la facture, soit plus tard par la palette Informations éditeur en cliquant sur le bouton Imprimer. Une fois la facture enregistrée, le volet remonte et on retrouve le bordereau de paiement Je vais maintenant développer un peu la Facture Papier : 14

15 La Date de la facture et des actes (en haut à droite) est modifiable comme pour la FV. Elle est en rouge si ce n est pas la date du jour. Indiquez un bénéficiaire par quelques lettres, une liste vous est proposée, s il est connu sélectionnez son nom sinon les lettres s affichent en rouge et une fenêtre à renseigner s ouvre, il y aura toujours possibilité par la suite de modifier cette fenêtre. On peut aussi remplir la fiche par l onglet Bénéficiaire 15

16 Une fois le nom entré, allez éventuellement dans le sous-menu de droite si par exemple le patient est en ALD, exonéré ou FSV Pour ajouter une ligne d acte : à la souris : cliquez sur ou au clavier : commande + pour NGAP et commande option + pour CCAM Modifiez une ligne éventuellement en sélectionnant chaque champ (Date, Quantité, Acte, etc.). Pour paramétrer un acte composite créez autant de lignes que nécessaire et modifiez les selon vos besoins. Pour supprimer une ligne d acte, sélectionnez la puis cliquez sur ou au clavier Commande - Si vous avez des actes simples ou composites habituels, vous pouvez les mémoriser par le sous-menu Modèle : 16

17 Allez jusque la ligne "enregistrer comme modèle " ou au clavier Commande Option M. Vous nommez votre acte et enregistrez. Des options d enregistrement sont possibles. Si le modèle existe déjà, une alerte s affiche en rouge : Faites de même pour les autres actes que vous utilisez souvent. De même pour définir les tiers-payants, CMU, AT, Maternité ou Accident, utilisez le même menu et sa fonction Régler (ou Commande option R). La palette de réglages de la facture s ouvre si elle ne l est pas. Vous y découvrirez les divers réglages possibles notamment le célèbre Parcours de soins. 17

18 Enregistrez vos réglages fréquents au sous-menu Réglages : Il y a la possibilité de faire plein de choses avec mixage de réglages comme AT, tiers-payant AMO ou CMU, etc. Il est possible de régler l acte sélectionné pour une exigence particulière ou autre, le K>50 n existant plus. Une palette Réglages de l acte apparaît en glissant relâchant sur Régler ou par le clavier Commande Option Maj R. 18

19 On peut enregistrer ses réglages d acte au sous-menu Réglages Quand vous faites un tiers payant vous pouvez indiquer le nom de la caisse AMO, éventuellement de la caisse ou Mutuelle AMC, ceci permettra de suivre plus facilement le paiement : 19

20 Si vous avez créé des Modèles, vous pouvez les utiliser directement en cochant le bouton Modèles de la facture. Tous vos modèles et réglages de facture sont là : Il suffit de les cocher chaque ligne se numérote et on peut par glisser-déposer faire passer une ligne avant une autre : 20

21 Le réglage du modèle en première position s impose aux autres modèles cochés. Un clic sur le bouton Cotation permet de vérifier si besoin : Pour supprimer un modèle de facture il faut le sélectionner puis cliquer sur le triangle à droite de "Modèle de facture" (ou faire Crtl clic) et relâcher sur Supprimer : Pour supprimer un réglage de facture il faut le sélectionner puis cliquer sur le triangle à droite de "Réglage de facture" (ou faire 21

22 Crtl clic) puis cliquer sur Supprimer. Pour exporter un modèle de facture il faut le sélectionner puis cliquer sur le triangle à droite de "Modèle de facture" (ou faire Crtl clic) puis cliquer sur Exporter. On ne peut exporter qu un seul modèle à la fois. De même pour importer un modèle de facture il faut le sélectionner puis cliquer sur le triangle à droite de "Modèle de facture" (ou faire Crtl clic) puis cliquer sur Importer. On peut importer plusieurs modèles en les sélectionnant à l aide des touches maj et/ou commande : 22

23 Vous avez sans doute remarqué parfois un point rouge avant Modèle, il signale une anomalie dans la facture Il s agit d une alerte d action interdite. Si vous ne modifiez pas vous risquez un refus au niveau de la caisse. Un clic dessus ouvre si elle ne l est déjà la palette Informations réglementaires qui vous donne le motif : Le point rouge peut aussi se situer au niveau d une ligne d acte : L alerte peut aussi être orange ou verte indiquant un niveau inférieur d anomalie ou simplement une indication : Voilà donc votre facture faite, cliquez sur Facturer, non sans avoir éventuellement coché Imprimer pour AMO et/ou AMC et mis une FSP et/ou blanche dans l imprimante si besoin. A noter si une case Imprimer est cochée, un appui long touche option et clic sur Facturer ouvre les dialogues d impression. 23

24 2) La réception de paiement : Espèces, Chèques, CB, Différés a) Paiement direct : La facture enregistrée se place dans la liste Paiements & Factures du bordereau de paiement où la rejoignent éventuellement les factures antérieures non soldées du patient. La date est sélectionnée d entrée, le payeur par défaut est le patient. Cochez le mode de règlement si celui habituel ne convient pas. Par la touche tabulation vous arrivez au différents champs renseignables, Libellé, Réglé ce jour, etc. Renseignez le champ Attendre en cas de demande de chèque à déposer plus tard. En cas d espèces, indiquer le type de recette et le compte ; la date de pointage est par défaut celle du jour de la première facture après l ouverture du logiciel, si elle a été effacée, il faudra la taper. 24

25 Si c est un tiers qui payera (maison de retraite, Cie d assurance, Tutelle, ), cliquez sur Tiers et indiquez son intitulé dans le champ tiers. En l absence d indication, la facture ira en impayé. Validez Enregistrer sinon cliquez sur Tout différer les factures se mettent en impayés. Remarque 1 : Si vous fermez le bordereau, une alerte apparaît : ı-> Différer : Passe la facture en différé ı-> Annuler : revient au bordereau ı-> Encaisser : Valide le mode de paiement indiqué. Remarque 2 : Un bordereau ne peut être supprimé que s il ne contient AUCUNE facture. On peut intervenir sur les factures du bordereau par son menu Actions décrit ci-dessous. Le menu Actions Il permet d intervenir sur les factures sélectionnées dans le bordereau en cours, on y accède par la roue dentée ou par Contrôle clic ou clic droit. 25

26 ı-> Supprimer les factures sélectionnées : si vous vous apercevez d une erreur de facture, vous pouvez la supprimer. ı-> Différer les paiements sélectionnés : permet d enlever une ou des factures qui passent en impayées ou différées. ı-> Déplacer la sélection dans un nouveau bordereau : permet de créer un nouveau bordereau contenant la facture sélectionnée. Par exemple en cas de payeurs différents pour plusieurs factures présentes dans un même bordereau. Une fois le bordereau vide de facture, les boutons en bas à droite changent passant de Tout différer à Fermer tandis que Enregistrer devient grisé. Un clic sur Fermer (ou Commande W) supprime le bordereau vide. b) Paiement différé : Impayés et tiers Si un patient vient vous régler, allez menu Suivi->Recevoir un paiement (Commande Maj R) un bordereau de paiement apparaît. Le point d insertion clignote dans le champ Paiements & Factures, tapez les premières lettres du nom du patient, le premier nom 26

27 s inscrit et une liste se dévoile, si vous effacez tout ce que vous avez tapé, toute la liste des impayés se dévoile par ordre alphabétique. Faites une tabulation, la dette du patient s inscrit avec par défaut le montant du jour correspondant, modifiable selon ce que le payeur va vous régler. Un clic sur la flèche à gauche du nom du patient déroule le détail des factures dues. Procédez comme au paragraphe précédent pour le reste. 27

28 Si c est un tiers qui vous paye plusieurs possibilités existent, soit le paiement d une avance (exemple d une maison de retraite, d une clinique), soit le règlement du solde ou du total : - Il s agit du paiement d une avance, allez au menu Suivi->Recevoir une avance d un tiers, complétez les champs puis enregistrez. ATTENTION en cas d erreur le retour en arrière est compliqué. - Il s agit du règlement du solde ou du total, allez au menu Suivi- >Recevoir un paiement d un tiers (Commande R) 28

29 Pour affiner la recherche, vous pouvez utiliser la zone Rechercher en modifiant les items des sous-menus, en tapant une partie de nom de patient, de tiers, de libellé. Une liste de fragments de factures s affiche en fonction de ce que vous avez indiqué. Sélectionnez une ou plusieurs lignes en vous aidant éventuellement des touches Commande et/ou Majuscule puis faites un retour chariot, les lignes sélectionnées passent dans le bordereau du bas. En cas d avances précédentes du Tiers, elles sont soustraites automatiquement du total facturé : Rectifiez éventuellement la date, le libellé, le payeur, le mode de paiement. Enregistrez. 29

30 En cas de virement, il est maintenant en attente d un rapprochement bancaire : Dans le cas d un Règlement par un tiers et que la facture n a pas été faite, vous avez deux solutions : - soit créer une facture papier comme indiqué précédemment. - soit cliquer sur la roue dentée et créer une facture libre : Remplissez la facture puis Enregistrez : Elle s ajoute au bordereau : 30

31 Autre cas pour finir, s il existe une redevance payée au Tiers : cliquez sur la roue dentée et relachez sur Retenir une redevance globale : Une fenêtre s ouvre, entrez le montant de la redevance et validez le bouton Ajouter : La Redevance se soustrait aux factures du bordereau, vous pouvez modifier le libellé, les montants Payé/Retenu, par double clic sur le champ concerné : Pour supprimer une ligne de redevance, faites glisser la ligne hors du cadre ou indiquer 0 dans la case Payé ou Retenu. Pour modifier une ligne de redevance, tapez le montant désiré dans la case Payé (en négatif) ou Retenu (en positif). 31

32 3) Les remises de Chèques En fin de journée (de semaine?), faites votre remise de chèques Menu Suivi->Regrouper les chèques (Commande Maj C) Selon vos préférences (cf.) les chèques seront par défaut en haut ou en bas de la remise : Si vous avez choisi En bas, les chèques mis en attente resteront dans la partie haute s ils ne sont pas arrivés à échéance de dépôt ; le Libellé automatique de la remise indiquera le nombre de chèques Remise de xx chèques : Au cas où un chèque doit être gardé en réserve, faites le glisser dans la liste supérieure ou sélectionnez le puis retour chariot. Il n y a plus qu à vérifier/modifier les chèques, la date, le libellé, éventuellement Imprimer et Enregistrer, la fenêtre se ferme. 32

33 Si vous avez choisi En haut, tous les chèques seront dans la partie haute, ceux mis en attente se différencient par le caractère gras s ils ne sont pas arrivés à échéance : Faites glisser le ou les chèques dans la liste inférieure ou faites sélection puis retour chariot. le Libellé automatique de la remise indiquera Remise de yy chèques, yy variant en fonction du nombre de chèques que vous ajoutez ou retirez de la liste du bas Vérifiez la date, le libellé, éventuellement Imprimer puis enregistrez la fenêtre se ferme. Remarque : avant d imprimer, choisissez d abord votre Mise en Page au Menu Fichier : 33

34 ensuite votre format d impression toujours au Menu Fichier : Vous aurez au préalable créé ou modifié ces formats au même Menu Fichier/Formats d impression en sélectionnant Editer : Cela vous permettra de personnaliser votre remise de chèques. A noter le maintien de la touche Contrôle lors du clic sur le bouton Imprimer, fait apparaître un dialogue d impression : 34

35 4) Les rapprochements RSP/FS : Menu Suivi->Traiter les avis de paiements (Commande Maj A) EV reçoit les RSP et les transmet à VP qui associe les Avis de Paiement aux factures ou fragments de facture et les regroupe par journées comptables. Pour inclure les derniers Avis de Paiement reçus, cliquez sur la roue dentée en haut à droite de la fenêtre qui permet l accès à un menu Actions, sélectionnez Actualiser. Dans la fenêtre du haut, 3 possibilités : ı-> marque bleue = rapprochement OK -> Rien à faire 35

36 ı-> point d exclamation rouge = paiement annoncé différent du paiement attendu -> Vérifiez, éventuellement scindez ou imputez la différence. VP propose en bleu le bouton Scinder si le paiement est supérieur au fragment sinon le bouton Imputer si le fragment est supérieur au paiement. En cas de clic sur le bouton scinder une alerte apparaît : ı-> croix rouge = la facture initiale n a pas été trouvée, il s agit en général d une FP (Feuille Papier) -> recherchez, voire créez via la roue dentée une facture puis associez. Je conseille de traiter les points d exclamation avant les croix rouges. Dans la fenêtre du bas se situent les factures non rapprochées. Aidez-vous de la fonction recherche pour restreindre l intervalle de recherche, le nom du patient, la caisse : 36

37 On sélectionne en bas la facture correspondante, le bouton Associer se noirci, si vous ne trouvez pas votre facture, vérifiez d abord l intervalle de recherche puis créez en une via la roue dentée (FL ou AL) ou le menu Suivi (FV, FP, FD, FL ou AL) : Une fois associé, l Avis de Paiement prend une coche bleue, on peut bien entendu revenir en arrière par le bouton changer : 37

38 Pour plus de commodité, on peut masquer les Avis de Paiement traités en choisissant dans le menu Actions par la roue dentée Masquer les avis traités. On peut supprimer les Avis de Paiement en les sélectionnant puis en choisissant dans le menu Actions par la roue dentée ou par Contrôle clic Supprimer les avis sélectionnés. Bien entendu la suppression des avis de paiements ne supprime ni les factures rapprochés, ni les journées comptables. Le bon rapprochement Avis de paiement/factures permet de pouvoir s y retrouver facilement par la suite quand on fait son rapprochement bancaire. 38

39 5) Le rapprochement bancaire : Menu Suivi->Rapprocher la banque (Commande Maj B) En haut la liste des opérations non rapprochées En bas ce que je nomme un bordereau comptable Rapprocher consiste à faire glisser (ou sélectionner puis faire retour chariot) dans le bordereau comptable la ou les opérations qui constitue(nt) une ligne du relevé bancaire puis cliquer sur le bouton Rapprocher. a) Assurances : Dans la liste des journées comptables, sélectionnez une caisse puis la ou les journée(s) qui correspond(ent) à votre relevé bancaire, faites glisser dans le bordereau, datez et libellez, sélectionnez le compte, la nature, indiquez ou non la date de pointage. 39

40 Si tout est bon, validez Rapprocher En cas de doute, cliquez sur Différer pour vider le bordereau comptable et recommencez si besoin. En cas de Virement sans Avis de paiement voir la façon de faire plus loin dans Remarque 2. Prenons un exemple : le relevé bancaire indique pour la caisse d Armentières un virement de 60 euros le 9/11/05, il concerne la journée comptable du 8/11/05 indiquée par les 6 derniers chiffres (date inversée) : Allons dans la fenêtre de rapprochement bancaire et recherchons la caisse d Armentières, un clic sur son triangle ouvre son contenu, ici une seule journée comptable, celle du 08/11/2005 : On glisse la journée dans le bordereau comptable situé en dessous (ou sélection + touche retour chariot) : 40

41 On modifie si on le désire la date, le Libellé, le compte, la date de pointage, le Type : Il n y a plus qu à Rapprocher, l écriture ira vers VigiCompta : 41

42 Remarque 1 : Si une journée comptable est en caractères gras, cela signifie que des avis de paiements de cette caisse à cette journée n ont pas été rapprochés. Il faut retourner dans la fenêtre des Avis de paiement et faire les rapprochements. Ci-dessous, la journée du 26/05/09 est en gras : Un double clic sur cette ligne ouvre la fenêtre d Avis de Paiement avec uniquement la journée concernée : 42

43 Après rapprochement la journée du 26/05/09 n est plus en gras et le montant correspond normalement au relevé bancaire : Remarque 2 : Certaines caisses ou autres payeurs font des Virements sans Avis de paiement ce qui déroute certains utilisateurs de VP. Deux solutions pour remédier au problème : -soit passer par la fenêtre Recevoir un paiement d un tiers (cf. plus haut), - soit le moyen le plus simple selon moi, utiliser le rapprochement bancaire. Prenons l exemple d un virement ATI pour le patient DEMO d un montant de 20 euros. Dans la fenêtre Rapprochement bancaire cliquez sur le triangle en regard d ATI puis sans avis entre le xx et le yy vous découvrez les factures non payées. Sélectionnez et faites descendre dans le bordereau du bas la ou les facture(s) du virement. Datez, libellez, etc. comme d habitude. NB Quand vous faites une facture prenez la peine d indiquer qu il s agit d un paiement par un tiers et de nommer celui-ci. Remarque 3 : ATTENTION la validation du bouton Rapprocher rend maintenant impossible la modification postérieure du bordereau depuis la version b) c) et d) même principe que a) pour les remises de chèques, les cartes bancaires et les virements. 43

44 6) Le bureau d accueil : Le bureau d accueil de VP propose par sa barre d outils personnalisable (menu Options ou Contrôle clic dans la barre), un historique des messages du logiciel, un tableau de bord et un traceur en relation étroite avec EV. La colonne Situation à gauche peut-être masquée, pratique si on n a qu une situation de paiement. menu Fenêtres->Afficher le bureau a) Le tableau de bord informe sur la facturation, le suivi des paiements (patients et caisses), les payeurs. Triez une colonne en cliquant sur son titre. Triez plusieurs colonnes de gauche à droite. Changez l ordre des colonnes par un simple glisser-déposer. Faites un double-clic sur une ligne pour accéder aux options avancées. La sélection de plusieurs lignes indique, en bas de la fenêtre, le nombre et la somme des éléments sélectionnés : 44

45 Une fonction de recherche est disponible dans la partie haute pour affiner vos besoins, ainsi que la roue dentée offrant plusieurs possibilités selon l onglet choisi : NB Le raccourci Contrôle clic est équivalent à un clic sur la roue dentée (cf. infra) L onglet Fragments : Il permet de voir les différents payeurs d une facture globale ou éclatée en cas de plusieurs payeurs (parts AMO et AMC). On peut vérifier les fragments réglés ou non dans la colonne Réglé le. Par le menu local Montrer il est possible de choisir de voir tous les fragments, ceux impayés ou ceux réglés : 45

46 Par le menu local Présenter on peut choisir l ordre de tri des libellés : Libellé, patient, payeur ; Patient, payeur, libellé ou Payeur, patient, libellé permettant d affiner le tri lors du clic sur le titre de colonne. On peut ainsi par exemple établir une liste d impayés ou règlements globaux, patient ou caisse : Le menu Actions : Quand un ou des fragments sont sélectionnés, un clic sur la roue dentée ou un contrôle clic dans la fenêtre vous donne la possibilité d effectuer des actions en voici la description : 46

47 ı-> Exporter la liste : permet un export en fichier texte ı-> Imprimer la liste ı-> Informations de la facture : appelle la palette Facture ı-> Changer la répartition : permet de modifier les parts non encore réglées AMO/AMC/Patient ainsi que les payeurs. Dans l exemple ci-dessous j ai changé la répartition passant de AMO 14,00 et AMC 10,00 à AMO 10,00, AMC 5,00 et patient 5,00. Il s en suit la création d autant de fragments que de payeurs. ı-> Supprimer la facture : disponible uniquement pour certaines factures comme celles non réglées et les FV non télétransmises. Une alerte évite de faire une erreur irréparable. 47

48 ı-> Payeur : ıı--> Relevé individuel : Visualise un état nominatif avec les factures ou fragments d un payeur, impayés, en attente de rapprochement et réglés. ıı--> Facturer : Si le payeur du fragment est un tiers une FL au nom de ce tiers apparaît, sinon une facture ou pas de facture selon ce que vous avez indiqué dans les préférences. ıı--> Recevoir un paiement : Ouvre un bordereau de paiement patient ou d un tiers selon la nature du payeur. ıı--> Supprimer : permet de supprimer un payeur en transférant ses données dans la fiche d un autre payeur. ıı--> Voir la fiche individuelle : ouvre la fiche du payeur (cf. infra) ı-> Patient : ıı--> Relevé individuel : Visualise les factures ou fragments d un payeur, impayés et réglés par le patient. ıı--> Facturer : Crée une facture ou pas de facture selon ce que vous avez indiqué dans les préférences. 48

49 ıı--> Recevoir un paiement : Ouvre un bordereau paiement. ıı--> Supprimer : permet de supprimer un payeur en transférant ses données dans la fiche d un autre payeur. ıı--> Voir la fiche individuelle : ouvre la fiche payeur (cf. infra) ı-> Voir le paiement : ouvre le bordereau de paiement non modifiable une fois le rapprochement bancaire effectué. L onglet Factures : Il ressemble à l onglet précédent mais concerne l intégralité de la facture, le menu Actions ne contient pas l item Payeur ni la visualisation de paiement (cf. description onglet Fragments). Grâce à la zone recherche, on peut retrouver les factures effectuées à une date précise, une semaine, un mois ou dans un 49

50 intervalle voulu. On peut imprimer ou exporter les listes obtenues L onglet Paiements : La nature du paiement est visualisable par des pictogrammes avec un coin bleu supérieur selon qu il s agit d un paiement par Espèces, Chèques, Virement ou Carte bancaire. Un pictogramme différent indique si la recette est en compta ou non, dans la colonne Recette avec la date éventuelle dans la colonne En compta le. Un double-clic sur une ligne affiche le bordereau correspondant 50

51 pour modifications éventuelles si le rapprochement bancaire n est pas fait. Pour les espèces les modifications sont toujours possibles. Le menu Actions est aussi plus limité (cf. description onglet Fragments). L onglet Recettes : La nature de la recette est visualisable par des pictogrammes avec un coin vert inférieur indiquant s il s agit : d Espèces, de remises de Chèques, de Virements ou de journées de Carte bancaire. 51

52 Un double-clic sur une ligne affiche l écriture correspondante pour modifications éventuelles ou consultation uniquement, en fonction du rapprochement bancaire déjà effectué ou non. Le menu Actions se limite à 3 items (cf. description onglet Fragments). L onglet Payeurs : Il correspond aux listes des payeurs et des débiteurs Un double-clic sur un payeur affiche sa fiche individuelle (patient ou caisse). Un option double-clic sur un payeur tiers ou caisse ouvre un bordereau de paiement d un tiers. Un option double-clic sur un payeur patient ouvre un bordereau de paiement patient. Un Commande double-clic sur un payeur tiers ou caisse ouvre un bordereau avec une facture libre. Un Commande double-clic sur un payeur patient ouvre un bordereau avec une facture choisie par défaut. 52

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