1 - Clients 2 - Devis 3 - Commandes 4 - Livraisons 5 - Factures 6 - Avoirs 7 - Modèles

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2 1 - Clients Un client est un tiers qui vous passe des commandes, où pour lequel vous faîtes des devis, des BL et/ou des factures/avoirs. On crée un client lorsqu'il y a un suivi commercial régulier avec ce dernier. Les ventes comptoirs ne nécessitent pas de créer un client à chaque vente. A l'affichage des clients, vous retrouvez l'ensemble des clients non clôturés triés par Code. Vous pouvez changer l'ordre d'affichage. Un outil de recherche sur la raison sociale ou sur le code vous permet de filtrer la liste des clients. En regard de chaque client, vous pouvez le consulter/modifier ou le supprimer. La suppression est possible uniquement lorsque le client n'est relié a aucun document de vente ( AR, BL Facture ou Avoir... ). Pour créer un nouveau client, vous devez cliquer sur «Ajouter un client». Saisie En cliquant sur Memo vous pouvez saisir une infinité d'informations et autres remarques sur ce client. Ces informations n'apparaitront sur aucun documents commerciaux. Code : Le code client est l'information vous permettant d'identifier votre client. Il doit être court et significatif. Généralement, le code client est le début de la raison sociale. Nous vous laissons toute liberté quand à la constitution du code client, mais nous vous déconseillons : - L'utilisation d'espace ou de caractères de type *-'?. - Le mélange de chiffres avec des lettres En cas d'erreur ou de changement de nom, un traitement de recodification est disponible en rubrique 'outils'. Raison sociale : C'est le nom du client que l'on retrouve au niveau des adresses. Il est modifiable lors de la saisie des documents commerciaux. Adresse, Code postal, ville et pays : C'est l'adresse par défaut où les documents commerciaux seront expédiés. Si l'adresse de livraison est différente de l'adresse du siège, vous pouvez la saisir en cliquant sur le bouton «Adresse de livraison». Représentant : C'est le représentant à qui est attribué le client. Il sera modifiable sur les documents commerciaux. Téléphone, fax : Informations permettant de prendre contact avec le client. Contact : Nom de la personne à contacter chez le client. Mail : Adresse de votre client. Cette information est utile pour envoyer vos documents commerciaux directement par . Remise (%) : Pourcentage de remise habituellement accordé au client. Escompte (%) : Taux d'escompte habituellement accordé au client. Acompte (%) : Pourcentage d'acompte habituellement accordé au client. Page 2/16

3 Vente : Cette information permet d'indiquer si votre client est Français, exonéré de TVA, membre de la CEE ou Hors CEE. Par défaut, il est français. Cette information est modifiable sur les documents commerciaux. Lorsque vous saisissez un document sur un client autre que France, ce dernier n'est pas soumis à TVA. Elle affecte le compte de vente produit lors de la génération des écritures. TVA intracommunautaire : C'est le code TVA intra-communautaire du client Type :L'affectation du client à un type client permet de regrouper les clients. Cette information est fort pratique principalement dans le cadre des statistiques. Il est affecté par défaut au premier de la liste Ce regroupement permet aussi d'hériter des pourcentages de remise, d'acompte et des taux d'escompte particulier en fonction du type client. Devise : La devise par défaut est l'euro. Si vous gérez des clients étrangers avec leur propre devise, vous pouvez la renseigner après l'avoir créé dans la liste des devises en fichier de base. Echéance : L'échéance permet d'indiquer le mode d'échéance par défaut du client. A la création d'un client, il est affecté par défaut au premier de la liste. La liste des modes d'échéances disponibles se constitue dans les fichiers de base. Ex : 30JNET pour 30 jours net. Règlement : Le mode de règlement est le moyen de paiement, de règlement d'une facture. Par défaut, il est affecté au premier de la liste. La liste des modes de paiement se crée en fichier de base. Ex : Chèque Compte auxiliaire : C'est le compte comptable du client. C'est sur ce compte que sera attribué le montant de la facture ou de l'avoir. Cette information est primordiale dans le cadre des exports d'écritures vers votre logiciel comptable. Compte collectif : C'est le compte collectif du client lorsque ce dernier est différent du compte collectif client par défaut précisé en configuration. Ce cas est rare. Date de création : date de l'ouverture du compte client (date du jour par défaut). Date de clôture : Cette information permet de ne plus utiliser un client. Lorsque la date de clôture est renseignée et dépassée, il n'y a plus de mouvement possible sur ce compte. C'est le cas d'un dépôt de bilan ou d'un client avec lequel vous ne travaillez plus. Encours de commande : C'est la valeur des commandes non livrées. A Facturer : C'est la valeur des livraisons non encore facturées CA année en cours : C'est le chiffre d'affaires de l'année en cours. Il se met à jour automatiquement avec la gestion des factures/avoir. CA année-1 : C'est le chiffre d'affaires de l'année précédente. En rubrique 'Outils', vous disposez d'une page permettant d'indiquer ou de modifier les dates des différentes années, Page 3/16

4 2 - Devis La saisie d un devis permet de mémoriser et d envoyer au client une estimation commerciale. Lorsqu un devis est accepté, ce dernier est naturellement transformé en commande ferme. A l affichage des devis, vous retrouvez l ensemble des devis en cours triés par Code. Vous pouvez changer l'ordre. Vous pouvez sélectionner tous les devis, pour un ou tous les clients. Par défaut, vous pouvez rechercher vos devis par code client, raison sociale, libellé ou ville. En regard de chaque devis, vous pouvez le consulter/modifier ou le supprimer. Pour créer un nouveau devis, vous devez cliquer sur ajouter un devis. Dans la colonne de gauche, vous disposez de cases à cocher permettant de sélectionner les devis à Imprimer, à transmettre par Envoi Mail ou à Accepter (Voir ci-dessous transformer en commande ferme). La première case vous permet de tout cocher ou tout décocher. Un devis est constitué d informations générales (entête), ainsi que d informations de corps (les lignes). Les totaux se retrouvent en bas du devis. Saisie de l'entête En cliquant sur Memo vous pouvez saisir une infinité d informations et autres remarques sur ce devis. Ces informations n'apparaitront sur aucun documents commerciaux. En cliquant sur Fichiers joints vous pouvez attacher des fichiers joints à votre devis. A ce niveau, vous pouvez valider, annuler ou imprimer un devis. L impression du devis le valide automatiquement. Le code du devis est un compteur qui s'incrémente automatiquement. A la demande, nous pouvons modifier le mode de calcul du compteur. Date : C est la date de création du devis. Elle est positionnée par défaut à la date du jour. Date d expiration : Cette information facultative permet d indiquer une date de validité du devis. Dernière relance : Cette information facultative permet d indiquer la date de la dernière relance effectuée. Date prochaine relance : Cette information facultative vous permet facilement de visualiser les prochains devis à relancer. Client : Vous devez saisir un code client. Un outil de recherche de client est à votre disposition grâce à La sélection d un client rapatrie automatiquement la raison sociale, la ou les adresses complètes, le type de vente, la devise, l échéance et le mode de règlement, les remises, escomptes et acomptes. L ensemble de ces champs sont accessibles dans le devis. Port taxé : Le port taxé permet d indiquer un montant de port taxé dans la devise du devis. Port non taxé : Le port non taxé permet d indiquer un montant de port taxé dans la devise du devis. Page 4/16

5 Libellé : Cette information vous permet de saisir un texte illimité qui sera édité sur votre devis au niveau de l'entête. Saisie des lignes Au niveau du corps, nous affichons la liste des lignes du devis. En face de chaque ligne, vous pouvez insérer une ligne, modifier ou supprimer une ligne. Vous avez aussi la possibilité d'insérer une rubrique. En insérant une rubrique, vous obtenez un découpage de votre document. En fonction des options, vous pouvez : - Afficher un sous-total de l'ensemble des lignes sises au dessous de la rubrique jusqu'à, le cas échéant, la rubrique suivante. Ces sous-totaux apparaissent aussi à l'edition du document. - Générer une nouvelle page après l'édition de l'ensemble de la rubrique. Les numéros de ligne de devis sont gérés automatiquement. Une ligne de devis est constituée de Code : Vous indiquez le code article ou prestation. Ce champ est inexistant pour ceux qui ont décoché la gestion des articles en configuration. Vous disposez d un outil de recherche grâce à La sélection d un code article/prestation rapatrie automatiquement la désignation, le libellé, le tarif, le code TVA et le taux de remise ligne. Ces informations par défaut sont toutes modifiables. En dessous des lignes déjà existantes, vous avez la possibilité d'insérer un modèle précédemment créé en gestion des modèles. L'ensemble des lignes du modèle sélectionné sera inséré à la suite des lignes existantes. Transformer en commande client Après avoir sélectionné les devis à transformer en commande ferme, vous pouvez cliquer sur Accepter Le système vous propose une page d'options vous offrant la possibilité : - De contrôler les quantités et les prix Si cette case est décochée, l'ensemble des lignes des devis sélectionnés sont acceptés. Les lignes de commande issues de cette acceptation seront modifiables. Si la case est cochée, vous sélectionnez les lignes de chaque devis à prendre en compte, avec la possibilité de modifier les quantités et les prix de ces dernières. La première case vous permet de cocher ou de décocher toutes les lignes du devis en cours de traitement. Vous pouvez aussi saisir la référence du client, c'est à dire son numéro de commande. - De regrouper ou non les devis d'un client sur une même commande Pour être regrouper, les devis d'un client donné doivent avoir les mêmes informations d'entête au niveau du % d'escompte, de remise et d'acompte, un code et un taux de devise identique, ainsi qu'une adresse de livraison commune. - D'imprimer automatiquement l'ensemble des commandes générées A la fin du traitement, un récapitulatif des commandes générées est affiché. Vous pouvez accéder directement sur une commande en cliquant sur le lien correspondant. Page 5/16

6 3 - Commandes La saisie d une commande client permet de mémoriser la commande ferme d'un client et d envoyer éventuellement au client un accusé réception. A l affichage des commandes clients, vous retrouvez l ensemble des commandes non livrées/facturées triées par Code. Elles sont affichées de la commande la plus récente à la plus ancienne. Vous pouvez changer l'ordre. Vous pouvez sélectionner toutes les commandes clients, pour un ou tous les clients. Par défaut, vous pouvez rechercher vos commandes clients par code client, raison sociale, libellé ou ville. En regard de chaque commande, vous pouvez la consulter/modifier ou la supprimer. Dans la colonne de gauche, vous disposez de cases à cocher permettant de sélectionner les commandes clients à Imprimer, à trasmettre par Envoi Mail, à Livrer ou à Facturer directement (Voir en fin de chapitre Livrer/Facturer des commandes clients). La première case vous permet de tout cocher ou tout décocher. Dans le menu du bas, vous avez la possibilité d Ajouter une commande, d'effectuer une Livraison automatique ou une Facturation automatique. (Voir en fin de chapitre Livrer/Facturer des commandes clients). Une commande est constituée d informations générales (entête), ainsi que d informations de corps (les lignes). Les totaux se retrouvent en bas de chaque commande client. Saisie de l'entête En cliquant sur Mémo vous pouvez saisir une infinité d informations et autres remarques sur cette commande. Ces informations n'apparaitront pas sur l'accusé réception. En cliquant sur Fichiers joints vous pouvez attacher des fichiers joints à votre AR. A ce niveau, vous pouvez valider, annuler ou imprimer une commande client. L impression de la commande la valide automatiquement. Le code de la commande est un compteur qui s'incrémente automatiquement. Date : C est la date de création de la commande. Elle est positionnée par défaut à la date du jour. Livraison prévue le : Cette information facultative permet d indiquer une date de livraison pour l'ensemble des lignes. Les dates de livraison de certaines lignes peuvent-être différentes. Client : Vous devez saisir un code client. Un outil de recherche de client est à votre disposition grâce à La sélection d un client rapatrie automatiquement la raison sociale, la ou les adresses complètes, le représentant, le type de vente, la devise, l échéance et le mode de règlement, les remises, escomptes et acomptes. L ensemble de ces informations est modifiable pour la commande en cours. En cliquant sur le libellé client, vous accédez directement sur la fiche du client de la commande. Si la commande n'a pas de client, vous accédez à la page gestion des clients. Cela peut vous permettre entre autre, de créer un nouveau client. Page 6/16

7 Port taxé : Le port taxé permet d indiquer un montant de port taxé dans la devise de la commande. Port non taxé : Le port non taxé permet d indiquer un montant de port taxé dans la devise de la commande. Réf Client: La référence client permet d'indiquer le numéro de commande fourni par le client. Libellé : Cette information vous permet de saisir un texte illimité qui sera édité sur votre accusé réception au niveau de l'entête. Saisie des lignes Au niveau du corps, nous affichons la liste des lignes de la commande. En face de chaque ligne, vous pouvez insérer une ligne, modifier ou supprimer une ligne. Vous avez aussi la possibilité d'insérer une rubrique. En insérant une rubrique, vous obtenez un découpage de votre document. En fonction des options, vous pouvez : - Afficher un sous-total de l'ensemble des lignes sises au dessous de la rubrique jusqu'à, le cas échéant, la rubrique suivante. Ces sous-totaux apparaissent aussi à l'edition du document. - Générer une nouvelle page après l'édition de l'ensemble de la rubrique. En cliquant sur le code d'un article ou d'une prestation d'une ligne, vous accédez directement sur la fiche de ce produit. Les numéros de ligne de commande sont gérées automatiquement. Une ligne de commande est constituée de Code : Vous indiquez le code article ou prestation. Ce champ est inexistant pour ceux qui ont décoché la gestion des articles en configuration. Vous disposez d un outil de recherche grâce à La sélection d un code article/prestation rapatrie automatiquement les désignations, le tarif, le code TVA et le taux de remise ligne. Ces informations par défaut sont toutes modifiables. En cliquant sur le libellé article, vous accédez directement sur la fiche de l'article ou de la prestation concernée. Si la ligne de commande n'a pas d'article, vous accédez à la page gestion des articles. Cela peut vous permettre entre autre, de créer un nouvel article. Date de livraison : Cette information est facultative. Elle est à renseigner si la date de livraison de la ligne est différente de celle de l'entête. Libellé : Cette information vous permet de saisir un texte illimité qui sera édité sur votre commande au niveau de la ligne concernée. En dessous des lignes déjà existantes, vous avez la possibilité d'insérer un modèle précédemment créé en gestion des modèles. L'ensemble des lignes du modèle sélectionné sera inséré à la suite des lignes existantes. Livrer ou facturer les commandes clients Une commande client peut-être livrée à un client avec un bon de livraison accompagnant la Page 7/16

8 marchandise. Vous pouvez aussi facturer directement vos commandes sans passer par l'étape de livraison. Vous avez deux possibilités de sélections des commandes à livrer/facturer 1) Après avoir sélectionné les commandes à livrer/facturer, vous pouvez cliquer sur Livrer ou Facturer 2) En allant sur livraison/facturation automatique, vous pouvez indiquer une date limite de sélection des commandes clients. Le système vous propose une page d'options vous offrant la possibilité : - Dans le cas des livraisons/facturations automatiques, de sélectionner une date limite de prise en compte des commandes clients à livrer/facturer en fonction de la date de livraison prévue. Les commandes sans date de livraison ne sont pas sélectionnées. - Dans le cas des facturations, d'indiquer une date de facturation positionnée par défaut à la date du jour. Cette information est utile lorsque vous faites votre facturation en début de mois pour le mois précédent. - De contrôler les quantités et les prix. Si cette case est décochée, l'ensemble des lignes des commandes sélectionnées sont livrées/facturées. Les lignes de BL/Facture issues de cette transformation seront modifiables. Si la case est cochée, vous sélectionnez les lignes de chaque commande à prendre en compte, avec la possibilité de modifier les quantités et les prix de ces dernières. - De regrouper ou non les commandes d'un client sur un même BL/Facture Pour être regrouper les commandes d'un client donné doivent avoir les mêmes informations d'entête au niveau du % d'escompte, de remise et d'acompte, ainsi qu'un code et un taux de devise commun. Pour la génération de Bl, les adresses de livraison doivent être identiques. - D'imprimer automatiquement l'ensemble des BL/Factures générés. Lors de la génération des BL/Factures, les articles livrés/facturés ont été défalqués de la quantité correspondante. A la fin du traitement, un récapitulatif des BL/Factures générés est affiché. Vous pouvez accéder directement sur un BL ou une facture en cliquant sur le lien correspondant. Page 8/16

9 4 - Livraisons La saisie d un bon de livraison client permet de mémoriser les livraisons à un client et d éditer le BL correspondant. L'aide en ligne correspondant à la génération de BL à partir des commandes clients se situe dans le chapitre commandes. A l affichage des livraisons, vous retrouvez l ensemble des livraisons non facturées triées par Code. Elles sont affichées de la livraison la plus récente à la plus ancienne. Vous pouvez changer l'ordre. Vous pouvez sélectionner tous les bons de livraison, pour un ou tous les clients. Par défaut, vous pouvez rechercher vos BL par code client, raison sociale, libellé ou ville. En regard de chaque bon de livraison, vous pouvez la consulter/modifier ou la supprimer. Dans la colonne de gauche, vous disposez de cases à cocher permettant de sélectionner les bons de livraisons à Imprimer, transmettre par Envoi Mail, ou Facturer (Voir en fin de chapitre Facturation des bons de livraison). La première case vous permet de tout cocher ou tout décocher. Au dessus de la liste, vous avez la possibilité d Ajouter un BL. Vous pouvez aussi effectuer une Facturation automatique. (Voir en fin de chapitre Facturation des bons de livraison). Un bon de livraison est constitué d informations générales (entête), ainsi que d informations de corps (les lignes). Les totaux se retrouvent en bas de chaque bon de livraison. Saisie de l'entête En cliquant sur Mémo vous pouvez saisir une infinité d informations et autres remarques sur ce bon de livraison. Ces informations n'apparaîtront pas sur le BL. En cliquant sur Fichiers joints vous pouvez attacher des fichiers joints à votre BL. A ce niveau, vous pouvez valider, annuler ou imprimer un bon de livraison. L impression du BL la valide automatiquement. Le code du BL est un compteur qui s'incrémente automatiquement. Date : C est la date de création du bon de livraison. Elle est positionnée par défaut à la date du jour. Client : Vous devez saisir un code client. Un outil de recherche de client est à votre disposition grâce à La sélection d un client rapatrie automatiquement la raison sociale, la ou les adresses complètes, le représentant, le type de vente, la devise, l échéance et le mode de règlement, les remises, escomptes et acomptes. L ensemble de ces informations sont modifiables pour le bon de livraison en cours. Port taxé : Le port taxé permet d indiquer un montant de port taxé dans la devise de la commande. Port non taxé : Le port non taxé permet d indiquer un montant de port taxé dans la devise de la commande. Libellé : Cette information vous permet de saisir un texte illimité qui sera édité sur votre facture au niveau de l'entête. Page 9/16

10 Saisie des lignes Au niveau du corps, nous affichons la liste des lignes du bon de livraison. Le cas échéant, vous retrouvez la commande à l'origine de la ligne de livraison. En face de chaque ligne, vous pouvez insérer une ligne, modifier ou supprimer une ligne. Vous avez aussi la possibilité d'insérer une rubrique. En insérant une rubrique, vous obtenez un découpage de votre document. En fonction des options, vous pouvez : - Afficher un sous-total de l'ensemble des lignes sises au dessous de la rubrique jusqu'à, le cas échéant, la rubrique suivante. Ces sous-totaux apparaissent aussi à l'edition du document. - Générer une nouvelle page après l'édition de l'ensemble de la rubrique. Les numéros de ligne de livraison sont gérés automatiquement. Une ligne de livraison est constituée de Code : Vous indiquez le code article ou prestation. Ce champ est inexistant pour ceux qui ont décoché la gestion des articles en configuration. Vous disposez d un outil de recherche grâce à La sélection d un code article/prestation rapatrie automatiquement les désignations, le tarif, le code TVA et le taux de remise ligne. Ces informations par défaut sont toutes modifiables. Libellé : Cette information vous permet de saisir un texte illimité qui sera édité sur votre bon de livraison au niveau de la ligne concernée. En dessous des lignes déjà existantes, vous avez la possibilité d'insérer un modèle, créé en gestion des modèles. L'ensemble des lignes du modèle sélectionné sera inséré à la suite des lignes existantes. Facturation des bons de livraison Vous avez deux possibilités de sélections des bons de livraison à facturer : 1) Après avoir sélectionné les livraisons à facturer, vous pouvez cliquer sur Facturer. 2) En allant en facturation automatique, vous pouvez indiquer une date limite de sélection des bons de livraison. Le système vous propose une page d'options vous offrant la possibilité : - Dans le cas des facturations automatiques, de sélectionner une date limite de prise en compte des bons de livraison à facturer en fonction de la date de livraison. - D'indiquer une date de facturation positionnée par défaut à la date du jour. Cette information est utile lorsque vous faites votre facturation en début de mois pour le mois précédent. - De contrôler les prix unitaire Si cette case est décochée, l'ensemble des lignes des bons de livraison sélectionnés seront facturées. Si la case est cochée, vous avez la possibilité de modifier le prix unitaire de ces dernières. Bien évidemment, les lignes de livraison ne sont pas sélectionnables individuellement. - De regrouper ou non les BL d'un client sur une même facture Pour être regrouper les bons de livraison d'un client donné doivent avoir les mêmes informations d'entête au niveau du % d'escompte, de remise et d'acompte, ainsi qu'un code et un taux de devise identique. - D'imprimer automatiquement l'ensemble des factures générées Page 10/16

11 Les lignes de facture issues de cette transformation seront modifiables. A la fin du traitement, un récapitulatif des factures générées est affiché. Vous pouvez accéder directement sur une facture en cliquant sur le lien correspondant. Page 11/16

12 5 - Factures La saisie d une facture permet de mémoriser les factures clients et d éditer le document correspondant. L'aide en ligne correspondant à la génération des factures à partir des commandes clients se situe dans le chapitre commande. L'aide en ligne correspondant à la génération des factures à partir des bons de livraison se situe dans le chapitre Livraisons. A l affichage des factures, vous retrouvez l ensemble des factures non comptabilisées triées par Code. Elles sont affichées de la facture la plus récente à la plus ancienne. Vous pouvez changer l'ordre de tri. Vous pouvez sélectionner toutes les factures ou toutes celles qui ne sont pas éditées, pour un ou tous les clients. Par défaut, vous pouvez rechercher vos factures par code client, raison sociale, libellé ou ville. En regard de chaque commande, vous pouvez la consulter/modifier ou la supprimer. Dans la colonne de gauche, vous disposez de cases à cocher permettant de sélectionner les factures à Imprimer, à transmettre par Envoi Mail, à transformer en Avoir (Voir en fin de chapitre Génération des avoirs à partir des factures), ou à Comptabiliser (Voir en fin de chapitre Génération des écritures de vente). La première case vous permet de tout cocher ou tout décocher. Au dessus de la liste, vous avez la possibilité d Ajouter une facture. Vous pouvez aussi effectuer une Comptabilisation automatique. (Voir en fin de chapitre Génération des écritures de vente). Une facture est constituée d informations générales (entête), ainsi que d informations de corps (les lignes). Les totaux se retrouvent en bas de chaque facture. Saisie de l'entête En cliquant sur Mémo vous pouvez saisir une infinité d informations et autres remarques sur cette facture. Ces informations n'apparaîtront pas sur le document final. En cliquant sur Fichiers joints vous pouvez attacher des fichiers joints à votre facture. A ce niveau, vous pouvez valider, annuler ou imprimer une facture. L impression de la facture la valide automatiquement. Le code de la facture est un compteur qui s'incrémente automatiquement. Date de facture: C est la date de création de la facture. Elle est positionnée par défaut à la date du jour. L'échéance se calcule à partir de cette date. Date d'échéance: C est la date de règlement de la facture. Elle est calculée par rapport à la date de facture et au mode d'échéance. A chaque modification d'un de ces deux éléments, la date d'échéance se recalcule. Client : Vous devez saisir un code client. Un outil de recherche de client est à votre disposition grâce à La sélection d un client rapatrie automatiquement la raison sociale, la ou les adresses complètes, le représentant, le type de vente, la devise, l échéance et le mode de règlement, les remises, Page 12/16

13 escomptes et acomptes. L ensemble de ces informations sont modifiables pour la facture en cours. Port taxé : Le port taxé permet d indiquer un montant de port taxé dans la devise de la facture. Port non taxé : Le port non taxé permet d indiquer un montant de port taxé dans la devise de la facture. Libellé : Cette information vous permet de saisir un texte illimité qui sera édité sur votre facture au niveau de l'entête. Saisie des lignes Au niveau du corps, nous affichons la liste des lignes du bon de livraison. Le cas échéant, vous retrouvez la commande à l'origine de la ligne de livraison. En face de chaque ligne, vous pouvez insérer une ligne, modifier ou supprimer une ligne. Vous avez aussi la possibilité d'insérer une rubrique. En insérant une rubrique, vous obtenez un découpage de votre document. En fonction des options, vous pouvez : - Afficher un sous-total de l'ensemble des lignes sises au dessous de la rubrique jusqu'à, le cas échéant, la rubrique suivante. Ces sous-totaux apparaissent aussi à l'edition du document. - Générer une nouvelle page après l'édition de l'ensemble de la rubrique. Les numéros de ligne de facture sont gérés automatiquement. Une ligne de facture est constituée de Code : Vous indiquez le code article ou prestation. Ce champ est inexistant pour ceux qui ont décoché la gestion des articles en configuration. Vous disposez d un outil de recherche grâce à La sélection d un code article/prestation rapatrie automatiquement les désignations, le tarif, le code TVA et le taux de remise ligne. Ces informations par défaut sont toutes modifiables. Libellé : Cette information vous permet de saisir un texte illimité qui sera édité sur votre facture au niveau de la ligne concernée. Génération des écritures de vente Vous avez deux possibilités de sélections des factures à comptabiliser : 1) Après avoir sélectionné les factures à transférer en comptabilité, vous pouvez cliquer sur Comptabiliser 2) En cliquant sur comptabilisation automatique, vous pouvez indiquer une date limite de sélection des factures. Le système vous demande finalement de valider la génération des écritures. A la fin du traitement, un récapitulatif des factures transférées est affiché. En cas d'anomalie, en général dû au non renseignement de certains comptes (article, prestation, type article, client,...), le système bloque le transfert des écritures en vous affichant la liste des erreurs. Vous pouvez accéder directement sur la page d'origine de l'erreur en cliquant sur le lien correspondant. Page 13/16

14 Génération des avoirs à partir des factures Après avoir sélectionné les factures concernées par les avoirs, vous pouvez cliquer sur Avoir. Le système vous propose une page d'options vous offrant la possibilité : - D'indiquer une date de facturation positionnée par défaut à la date du jour. Cette information est utile lorsque vous faites votre facturation en début de mois pour le mois précédent. - De contrôler les quantités et les prix Si cette case est décochée, l'ensemble des lignes des factures sélectionnées sera transformé en avoir. Les lignes d'avoir issues de cette transformation seront modifiables. Si la case est cochée, vous sélectionnez les lignes de chaque avoir à traiter, avec la possibilité de modifier les quantités et les prix de ces dernières. - De regrouper ou non les factures d'un client sur un même avoir. - D'imprimer automatiquement l'ensemble des avoirs générés Sur chaque ligne d'avoir généré, le code et la ligne de facture d'origine sont mémorisés. A la fin du traitement, un récapitulatif des avoirs générés est affiché. Vous pouvez accéder directement sur un avoir en le cliquant sur le lien correspondant. Page 14/16

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