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1 I Open Boutique Sommaire : I Open Boutique... 1 Onglet «Saisie des Produits»... 3 Création d'une nouvelle fiche boutique :... 3 Création d'une nouvelle fiche lieux de retraits : Création d'une nouvelle fiche Gamme : Création d'une nouvelle fiche zone de livraison : Création d'une nouvelle fiche zone de retraits : Création d'une nouvelle fiche Grille de livraison : Saisie des produits : Onglet «Conditions de Vente» Onglet «Suivi des Ventes» Saisissez le login et le mot de passe (attention aux minuscules et majuscules) qui vous ont étés fournis et cliquez sur le lien. Si votre identification est correcte, l application se lance et affiche le menu d'utilisation de votre compte Open Produit Boutique. 1

2 Vous remarquez que l outil contient 4 onglets : - Accueil : qui permet de se déconnecter et de revenir à la saisie du nom d utilisateur et du mot de passe. - Saisie des Produits : qui permet de paramétrer la boutique, les gammes, produits et les conditions de livraisons. C est l onglet que vous utiliserez le plus fréquemment. - Conditions de ventes : qui permet de saisir les conditions générales de vente et de livraison et qui permet de définir le montant à régler en ligne. - Suivi des ventes : qui permet de retracer toutes les ventes effectuées en ligne en les classant par statut (pré-réservations ou réservations fermes avec paiement en ligne) et par mois. Nous vous laissons également la possibilité d en extraire un fichier vers Excel pour un meilleur suivi lors de la préparation de la commande. C est ici également que vous pourrez établir des factures à envoyer par mail ou à joindre au colis du client. 2

3 Onglet «Saisie des Produits» ATTENTION : si vos Boutiques apparaissent sur un site internet qui est paramétré en langues anglaise et française, alors saisissez les descriptifs dans chacune des 2 langues Création d'une nouvelle fiche boutique : On va cliquer sur Boutique (cf. figure 2) dans la fenêtre qui apparaît au milieu de l'écran on va cliquer sur : La fiche Boutique se compose de 7 onglets : Coordonnées : nom, adresse, coordonnées téléphoniques, adresse et site internet de la boutique. Vous pouvez retrouver les coordonnées GPS de la boutique en cliquant sur le lien afficher la carte et en allant chercher sur la fenêtre qui s ouvre les coordonnées GPS en affinant la recherche en donnant votre adresse, le code postal et la ville. Il vous restera alors à vous déplacer sur la carte et venir pointer sur le bon endroit. Il suffit de cliquer sur le bouton Valider pour que les coordonnées se mettent à jour dans le logiciel. 3

4 Présentation : Champs de saisie descriptive. Le «texte de résumé» s apparente à une brève présentation qu il est possible d étoffer dans le champ «texte de présentation». Enfin le champs «Titre d introduction des gammes» correspond à l appellation générale des produits proposés à la vente (ex : Produits savoyards, Sélection de vins de Savoie, Produits artisanaux en bois ) Saisie de la présentation de la boutique. 4

5 Gestion : Cet onglet concentre les informations relatives aux mails de confirmation de réservation. L adresse saisie dans cet onglet sera celle qui recevra les mails de confirmation de réservation dès qu un internaute aura fait une commande en ligne. Les champs suivants vous permettront de rédiger le mail de confirmation que recevra l internaute après avoir validé sa réservation. Ainsi il suffit de saisir l objet et le corps de texte du mail en pré réservation et en réservation ferme suivant ce qui a été activé pour votre compte Open Produit Boutique. 5

6 Logo : Afin d associer un logo (ou une photo) à la boutique. La base de données des photos est commune à tout l outil : en résumé, une image téléchargée une fois dans votre Open Produit Boutique restera en mémoire et sera accessible à partir de n importe quel onglet «Logo» ou «Photos». Voici la procédure à suivre pour insérer un logo ou une photo : Ajout d'une photo : On se place sous l'onglet Logo ou Photo On clique sur le bouton «Parcourir»afin d'aller chercher l'adresse de notre photo sur le disque dur. Dans la nouvelle fenêtre qui s'est ouverte, on va cliquer sur l'image désirée et on clique sur le bouton ouvrir. Le champ «chargement» se remplit alors avec l'adresse de l'image, il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton «ajouter fichier» pour la faire s'enregistrer dans l'interface. Une ligne avec une miniature de la photo s'affiche alors au dessus du champ «chargement». Pour associer un logo ou une photo il suffit alors que cliquer dessus, le champ «chemin d'accès» se remplit avec le nom de la photo ou de l'image. Pour valider ceci il nous reste plus qu'à cliquer sur le bouton «enregistrer». Nous vous permettons, pour faciliter l affichage, de ranger vos photos dans différents dossiers, de la manière suivante : Avant de télécharger votre photo, créer un nouveau dossier en cliquant sur l icône. Ainsi le nouveau dossier se crée dans les 2 arborescences : 6

7 Pour renommer votre dossier, cliquer une première fois dessus dans l arborescence centrale. Une fois sélectionnée, cliquer de nouveau dessus : Saisir le nouveau nom puis valider en bout de ligne. Dans l arborescence de gauche, cliquer sur le dossier concerné pour l ouvrir puis télécharger la photo qui ira directement se placer à l intérieur du dossier en question : Si vous désirez ranger dans un dossier une photo déjà téléchargée : cliquer sur l icône pour faire afficher dans l arborescence centrale la totalité de vos fichiers et dossiers, sélectionner la photo à déplacer puis cliquer sur l icône pour couper la photo. Dans l arborescence de gauche, ouvrir le dossier dans lequel vous souhaitez placer la photo puis cliquer sur l icône pour la coller. 7

8 Descriptions supplémentaires : Cet onglet est un éditeur au format HTML qui permet de donner des informations complémentaires sur la boutique. Ces informations seront personnalisées puisque l on pourra choisir une police de caractère ou une couleur spéciale. Il est tout à fait possible de faire un copier coller de Word en utilisant l icône :. Description supplémentaire en HTML Il est également possible d insérer des photos mais uniquement des photos présentes sur Internet. Pour cela, se rendre sur le site où se trouve la photo à télécharger, faire un clic droit puis se rendre dans la rubrique Propriétés. Ici, sélectionner l URL de la photo et la copier. Dans l outil, cliquer sur : la fenêtre suivante s ouvre alors : Insertion d une image sous éditeur HTML Dans le champ URL, coller celle de l image puis cliquer dans le cadre de prévisualisation pour vérifier que la photo a été chargée correctement. Après vérification, cliquer sur OK et la photo s affiche dans l éditeur HTML. 8

9 Facturation : Pour chaque commande en ligne, on pourra générer une facture d où les informations à saisir dans cette partie. Le texte signature n est pas obligatoire et permet d associer un texte personnalisé à la facture. Ce texte s imprimera en bas à gauche de l édition. On valide la saisie de la fiche boutique en cliquant sur. Pour vérifier que la fiche a bien été enregistrée, cliquer dans le menu de gauche sur la rubrique «Boutique» et sur l écran central, une nouvelle ligne va apparaître avec la boutique nouvellement créée. On peut à tout moment rentrer sur la fiche en question pour y apporter une modification en cliquant sur 9

10 Création d'une nouvelle fiche lieux de retraits : L Open Produit boutique permet de gérer de la livraison à domicile et du retrait en point de vente. Cette rubrique permet de créer le ou les points de vente à proposer au client internaute en cas de retrait sur place. il faut se situer sous l'onglet général : saisie des produits. on va cliquer sur Lieux de retrait (cf. figure 2) dans la fenêtre qui apparaît au milieu de l'écran on va cliquer sur : Et on remplit les champs suivants : Saisie d un lieu de retrait. Dans le champ Nom du lieu, on saisit le nom de l'endroit où l'on peut venir chercher notre commande. Dans le champ Adresse 1 et adresse 2, on rentre l'adresse du lieu. On complète l'adresse avec le Code Postal et la Ville. On renseigne les numéros de téléphone, de Fax, l'adresse mail, l'adresse du site internet. On complète le tout avec un petit texte de présentation du lieu de retrait. On valide alors la saisie en cliquant sur. 10

11 Création d'une nouvelle fiche Gamme : Après avoir choisi votre boutique, nous proposerons au client plusieurs gammes de produits. C est à partir de cette rubrique que vous pourrez les créer. il faut se situer sous l'onglet général : saisie des produits. on va cliquer sur Gammes (cf. figure 2) dans la fenêtre qui apparaît au milieu de l'écran on va cliquer sur : Saisie d une nouvelle gamme Description : On rentre un nom dans le champ titre en français et en anglais. On saisit un résumé dans le champ du même nom en français et en anglais. On saisit un texte de présentation dans le champ du même nom en français et en anglais. Gamme parente : l arborescences des gammes n est pas limitée. On peut ainsi créer des sous gammes à l intérieur d un gamme. Pour créer une sous gamme, on procède comme pour créer une gamme puis dans le champs Gamme parente, on choisit la gamme d entrée à laquelle associer la sous gamme en cours de création. On pourrait imaginer créer une gamme «Vins de Savoie» qui se partagerait ensuite en 2 sous gammes : 11

12 «Vins blancs» et «Vins rouges». Photo : Pour associer une photo à la gamme concernée. La procédure est la même que pour précédemment dans le chapitre concernant la création de la fiche Boutique. Création d'une nouvelle fiche zone de livraison : En livraison à domicile, l internaute devra choisir dans quel pays se faire livrer et à partir de là l Open System lui appliquera les frais de port associés à celui-ci dans la grille de livraison. Nous vous donnons donc la possibilité de créer plusieurs zones de livraison qui détermineront quelle grille de frais de port devra être appliquée selon le pays choisi par l internaute. il faut se situer sous l'onglet général : saisie des produits. on va cliquer sur Zone de livraison (cf. figure 2) dans la fenêtre qui apparaît au milieu de l'écran on va cliquer sur : Et on remplit les champs suivants : Saisie d une zone de livraison On saisit le nom de la zone dans le champ du même nom. On coche chaque pays associé à cette zone. On peut choisir différents pays dans le monde, il suffit de faire défiler le menu déroulant des régions du monde. On valide alors la saisie en cliquant sur et on recommence 12

13 l opération pour chaque nouvelle zone à créer. Création d'une nouvelle fiche zone de retraits : Les lieux de retrait peuvent également être classés par zones car on peut tout à fait paramétrer des frais de retrait suivant le lieu choisi par l internaute. il faut se situer sous l'onglet général : saisie des produits. on va cliquer sur Zone de retrait (cf. figure 2) dans la fenêtre qui apparaît au milieu de l'écran on va cliquer sur : On saisit le nom de la zone dans le champ correspondant Création d une zone de retrait On associe aussi la zone de retrait au magasin en cochant la case correspondante. On valide alors la saisie en cliquant sur et on recommence l opération pour chaque nouvelle zone à créer. Il est primordial de créer une zone de retrait même si on ne prévoit pas d imputer de frais de retrait. Ainsi, on n en creera qu une seule, qui englobera tous les points de retrait. Création d'une nouvelle fiche Grille de livraison : il faut se situer sous l'onglet général : saisie des produits. on va cliquer sur Grille de Livraison (cf. figure 2) dans la fenêtre qui apparaît au milieu de l'écran on va cliquer sur : Fiche Grille de Livraison Après avoir nommé la grille de livraison, nous allons pouvoir la paramétrer pour les frais de livraison et pour les frais de retrait. 13

14 La grille de livraison comporte deux cadres distincts : dans le premier cadre concernant les frais de livraison, cliquer en haut à droite sur. Pour chaque ligne, choisir la zone de livraison, le poids minimum et maximum de la tranche et le prix correspondant. Recommencer l opération pour chaque tranche de poids. Pour la dernière tranche, définir un poids assez élevé qui puisse couvrir toute éventualité. Paramétrage Frais de Livraison Pour les frais de retrait, c est exactement la même procédure. Si vous avez décidé de ne pas faire payer de frais de retrait, il faudra tout de même ajouter une ligne et créer une unique tranche de poids avec une valeur maximale très éloignée pour un montant de 0 comme cidessous : Paramétrage Frais de retrait 14

15 Saisie des produits : Il ne nous reste plus qu à saisir tous les produits que l on veut mettre en vente sur internet. C est ici que l on va paramétrer les différentes informations (période d affichage sur internet, lieux de retrait ). On voit le qui est devant Produits, il nous indique les différents types de produits que nous allons mettre en ligne. Il faut alors renseigner les différentes références. Pour cela : On clique sur le et on fait afficher l arborescence. On choisit notre gamme de produit en cliquant dessus (le lien bleu correspondant) Ensuite, on clique sur et on obtient : Saisie Fiche Produit Sous l onglet description : La référence : l internaute ne la verra pas, elle peut correspondre à un code interne. Le nom de l article : saisir ici le nom du produit (marque, modèle ) Le sous-titre : il complète le nom de l article. Dans le champ texte de présentation on décrit l article que l on propose avec ses différentes caractéristiques. 15

16 Sous ce tableau, on retrouve l arborescence qui nous permet de voir où se trouvent nos produits et dans quelle famille ils sont. Sous l onglet prix : Le type de conditionnement : conditionnement simple ou conditionnement multiple. Ceci va nous permettre de proposer à l internaute nos produits sous différentes formes. Le conditionnement simple signifie que le produit n est vendu que sous une forme (à l unité la plupart du temps). Choisir la grille de livraison à appliquer, saisir le poids et le prix du produit comme sur la figure ci-dessous. Le champ «Prix Barré»va permettre d intégrer une notion de prix exceptionnel : ainsi dans ce champ on indiquera le prix sans réduction et dans le champ «Prix TTC» le prix tenant compte de la remise. Enfin, la gestion de stock peut être activé pour un, plusieurs ou pour tous les produits en cochant la case prévue à cet effet et en affectant un stock initial qui sera verra automatiquement diminué lors d une vente en ligne. Onglet Prix : Fiche produit Le conditionnement multiple signifie que l on vend le produit sous différentes formes : par exemple, à l unité, en lot de trois, en lot de six 16

17 Paramétrage Conditionnement multiple : fiche produit Pour cela : On choisit conditionnement multiple, on clique sur en haut, à droite puis sur face à la ligne nouvellement créée. Puis on saisit les informations comme dans la figure ci-dessus. La référence : l internaute ne la verra pas, elle peut correspondre à un code interne. Grille utilisée pour la livraison : correspond à la grille de livraison que l on a saisie auparavant. Nom : nom du produit qui s affiche sur Internet. Texte de présentation : descriptif, informations supplémentaires sur le type de conditionnement du produit. Poids : par exemple, pour un lot de 3 produits, saisir le poids total des 3 produits. Prix : prix de vente du conditionnement. Nous retrouvons également la notion de prix barré et la gestion des stocks dans ce mode de fonctionnement. Recommencer l opération pour chaque nouveau type de conditionnement. Le conditionnement multiple pourrait également être utile lors de la mise en ligne de produits répondant à des tailles ou couleurs différentes. 17

18 Sous l onglet Gestion : Onglet Gestion : fiche produit Actif : signifie que le produit peut s afficher dans la boutique sur internet. Permet de gérer en temps réel l affichage ou non du produit sur le site : par exemple, on pourrait imaginer avoir besoin de ne plus faire afficher un produit pendant quelques temps. Au lieu de le supprimer, on le rend inactif et on pourra ainsi le ré activer à tout moment sans avoir à le recréer entièrement. Autorisé à la livraison : cela signifie que l on autorise la livraison à domicile pour ce produit. Autorisé au dépôt : signifie que l on autorise le retrait en point de vente pour ce produit. Produit valide : signifie que le produit s affichera soit «tout le temps» (1 er choix dans le menu déroulant) ou à certaines périodes (2 ème choix dans le menu déroulant puis saisie des dates). Cette fonctionnalité pourrait permettre de gérer des offres promotionnelles à certaines dates. Taux de TVA : vous choisissez ici le taux de TVA auquel est soumis votre produit. Sous l onglet Détail : Onglet Détail : Fiche Produit C est un éditeur HTML qui vous permettra de décrire encore plus le produit mis en vente. Sous l onglet Photo : Va nous permettre d afficher des photos des produits que l on propose à la vente. (Se référer à la partie concernée pour l ajout des photos ci-dessus). 18

19 Onglet «Conditions de Vente» C est à partir de cet onglet que le prestataire va pouvoir saisir ses conditions générales de vente qui apparaîtront pour l internaute sur le dernière étape de le réservation en ligne : Saisie des conditions générales de vente Choisir la langue de saisie et d affichage puis dans le cadre central, venir saisir les conditions de vente. En dessous, le menu déroulant permet au prestataire de choisir le mode de règlement à attribuer à sa boutique : Pas d acompte, paiement 100% de la commande Pourcentage : saisir la valeur du pourcentage d acompte Somme fixe : saisir le montant en Euros Ces trois choix s appliquent à tous les prestataires qu ils proposent ou non de la réservation ferme avec paiement sécurisé. Après toute modification sur cette page, il est indispensable de sauvegarder votre saisie en cliquant sur. 19

20 Onglet «Suivi des Ventes» Lors de l ouverture de cet onglet, le prestataire va retrouver la liste des dernières ventes effectuées en ligne : Suivi des ventes Open System Le menu gauche lui permet de visualiser les dernières ventes réalisées A partir de l écran central, les ventes sont classées par ordre de date de la plus récente à la plus éloignée. Il est tout a fait possible de les trier par colonne en se servant des petites flèches présentes sur chaque colonne. Il est possible également à partir de cet écran d envoyer un mail directement au client en cliquant sur. Enfin, en cliquant sur on va accéder au détail des achats du client Détail d une vente 20

21 On retrouve également en haut, à gauche la possibilité de visualiser une copie du mail de confirmation reçu par le client et de la facture. Concernant la facture : Envoi d une facture On peut choisir de l envoyer par mail après avoir vérifié que l adresse mail du client est correctement saisie ou alors de la télécharger au format Pdf en cliquant sur l icône pièce jointe et de l imprimer pour la joindre au colis. de d effectuer une recherche parmi toutes les ventes réalisées Moteur de recherche ventes Open System Cette recherche peut se faire par les coordonnées du client, par type de réservation, date de commande Le résultat de la recherche est alors exportable vers Excel en cliquant sur en haut du tableau de résultat comme ci-dessous : 21

22 Résultat de recherche parmi les ventes effectuées de connaître mois par mois, les ventes réalisées et leur statut (pré réservations ou réservations fermes) Menu Détail des ventes Mois/Mois 22

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