Version Vecteur Plus. Septembre 2013

Transcription

1 MANUEL UTILISATEUR Version 3.26 Vecteur Plus Septembre /09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 1 sur 35

2 SOMMAIRE I. GENERALITES... 3 A. Authentification... 3 B. Organisation des Ecrans... 3 C. Les Fonctions Usuelles La Fonction de Recherche La Navigation Les filtres personnalisés (ou requêtes) Le Menu Inforum Plus... 8 II. Le Mode Utilisation A. Les Informations Vecteur Plus La liste des Informations Vecteur Plus La consultation d une Information Vecteur Plus La conversion d une Information Vecteur Plus B. Les Pistes La liste des Pistes La consultation d une Piste La conversion d une Piste C. Les Opportunités La liste des Opportunités La consultation d une Opportunité Les onglets liés aux Opportunités D. Les Sociétés La liste des Sociétés La consultation d une Société Les onglets liés aux Sociétés E. Les Contacts La liste des Contacts La consultation d un Contact Les onglets liés aux Contacts F. Les Activités La liste des Actions La consultation d une Action L onglet Documents G. Les Tableaux de bord La création d un tableau de bord H. Paramètres Mon Compte Ecran d accueil Modèles Cerfa /09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 2 sur 35

3 I. GENERALITES L application Inforum Plus est accessible par le lien ou (en mode sécurisé). A. Authentification Lorsque vous vous connectez à Inforum Plus la boîte de dialogue suivante s affiche : Pour accéder à l application, vous devez tout d abord vous identifier, il vous suffit de saisir le nom de votre base de données, votre et votre mot de passe. Puis cliquez sur. Si vous cochez la case : «Garder en mémoire»,», vos informations d identification seront mémorisées et vous n aurez pas à ressaisir ces informations chaque fois que vous vous connecterez à l application. Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur "Recevoir par mail". Votre mot de passe vous sera alors envoyé directement par mail. Afin de sécuriser au maximum l application et assurer des performances optimales pour tous les utilisateurs, vous êtes automatiquement déconnecté au bout d une heure d inactivité. Toujours dans un souci de sécurité, il n est pas possible de se connecter simultanément sur deux navigateurs ou deux ordinateurs différents avec le même nom d utilisateur. Dans le cas où un autre utilisateur viendrait à se connecter avec vos identifiants vous seriez alors immédiatement déconnecté de l application et toute modification en cours serait alors perdue. Une fois que vous êtes identifié vous avez accès à votre page d accueil. B. Organisation des Ecrans Sur toutes les pages de l application le bandeau d'en-tête vous présente les boutons suivants : 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 3 sur 35

4 une nouvelle page s'ouvre avec l'historique des modifications apportées sur l'application Inforum Plus Historique de votre navigation qui vous permet de rouvrir les fenêtres précédemment consultées pendant la session. Aide : le menu vous permet de télécharger le manuel utilisateur en cliquant sur "manuel utilisateur" et de consulter les conditions d'utilisation en cliquant sur "A propos". Service clients : accès aux coordonnées du service client Le bouton Paramètres vous permet d'accéder à différents menus : - Modèle Cerfa : possibilité de personnaliser vos modèles de documents Cerfa, cf. p.34 - Mon Compte qui vous permet d avoir accès aux informations de votre compte et de les modifier si besoin, cf. p Mise à jour de ma page d'accueil qui vous permet de personnaliser votre page d'accueil. cf. p Le mode Administration et/ou Reporting, grisés ou non selon les droits de chaque utilisateur. un bouton "Se déconnecter" qui permet de quitter votre application en toute sécurité. Le nom de la base et de l'utilisateur connecté apparaissent en haut à droite : La Recherche Globale : Cette recherche vous donne la possibilité de faire une recherche qui s applique sur le champ libellé pour les Opportunités, les Pistes et les Actions, sur la raison sociale pour les Sociétés, sur le nom pour les Contacts et sur l Objet du Marché pour les Informations Vecteur Plus. Il vous suffit de choisir à partir de la liste déroulante l objet de votre recherche, de saisir dans le champ texte votre recherche puis de faire Entrée. Vous disposez également d une barre de Menu qui vous permet d accéder aux différentes parties de l application Inforum Plus en fonction de votre abonnement. Sur l ensemble de l application vous avez la possibilité de réduire les fenêtres en cliquant sur, de les agrandir ou de les fermer. Enfin, vous pouvez consulter l aide en ligne pour chaque fenêtre en cliquant sur. permet de lier des éléments entre eux permet de supprimer la liaison entre deux éléments Sur toutes les pages de consultation les icônes situés en haut à droite vous permettent de passer à l'information suivante ou de revenir à la précédente. C. Les Fonctions Usuelles Sur toutes les listes, à savoir les Pistes, les Informations Vecteur Plus, les Opportunités, les Sociétés, les Contacts et les Actions, vous allez retrouver des fonctionnalités communes. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 4 sur 35

5 1. La Fonction de Recherche Chaque liste vous donne la possibilité de faire une recherche en combinant les critères et/ou/dont/sauf. Tout d abord, pour commencer une recherche vous devez choisir un critère, via la liste déroulante. Cliquez ici pour afficher la liste déroulante. Si vous choisissez le critère «et» ou le critère «ou», 2 lignes de recherches s affichent par défaut. Le permet d ajouter des lignes de recherches si vous le souhaitez. Vous pouvez supprimer une ligne en cliquant ici. Dans l exemple ci-dessous, nous allons rechercher les Informations Vecteur Plus dont le type est égal à Appel d offre, et dont le site d exécution est Région Bretagne ou Pays de la Loire en excluant les informations dont la date limite débute avant le 18/02/2013. Possibilité de régler la hauteur du pavé recherche Le bouton vous permet de lancer votre recherche une fois vos critères sélectionnés. Le résultat de votre recherche s affiche toujours dans un tableau sous forme de liste. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 5 sur 35

6 - Pour ajouter ou supprimer une colonne, positionnez-vous sur une entête de colonne de votre tableau, faites un clic droit puis cliquer sur "Modifier les colonnes affichées". Une nouvelle fenêtre s ouvre avec la liste des champs disponibles. Pour ajouter une colonne, sélectionnez un champ dans la liste «Champs disponibles», faites le glisser dans «Entêtes de colonnes» puis cliquez sur "Valider". Pour supprimer une colonne, il vous suffit de cliquer sur puis sur "Valider". - Pour régler la largeur des colonnes, positionnez-vous sur la barre verticale de séparation d entête de colonne, quand le curseur de la souris se transforme en déplacez la souris vers la droite ou la gauche pour agrandir ou réduire la colonne. - Pour régler la hauteur des lignes, il vous suffit de déplacer le "petit rond" situé à gauche de votre tableau. - Pour trier la liste : cliquez sur l entête de la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer le tri. Ce dernier se fera par ordre décroissant ( ) ou croissant ( ). - Pour déplacer une colonne : faites glisser l entête de colonne et relâchez là où vous souhaitez la positionner. - Pour sélectionner une entité vous devez cliquer dans la case à cocher qui précède l'entité que vous souhaitez sélectionner. En cliquant dans la case à cocher située en tête de colonne, toutes les entités de la page seront sélectionnées. 2. La Navigation La pagination est implémentée sur toutes les listes de résultat. Par défaut vous avez 20 éléments qui s'affichent sur chacune de vos listes. Vous pouvez modifier ce nombre à l'aide de la liste déroulante. Chaque fois que vous faites une nouvelle recherche le nombre d'éléments reste en mémoire. Vous pouvez naviguer en utilisant les chevrons suivants: Aller à la page suivante Aller à la page précédente Aller à la dernière page Aller à la première page Vous avez également la possibilité de saisir le numéro de page souhaitée. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 6 sur 35

7 Les cases à cocher vous permettent de sélectionner un élément dans une liste de résultat. Pour ce faire, vous devez cliquer dans la case à cocher qui précède l'élément que vous souhaitez sélectionner. La case à cocher située en tête de colonne permet de sélectionner tous les éléments de votre page. Les éléments cochés restent sélectionnés quel que soit les actions du Menu Inforum Plus que vous effectuez. La taille des fenêtres : si vous modifiez la taille d'une fenêtre alors la taille de celle-ci est ensuite mémorisée par type de fenêtre (liste, consultation, modification), même après une déconnexion et reconnexion. 3. Les filtres personnalisés (ou requêtes) La liste déroulante des fonctionnalités qui se trouve juste à côté du bouton "Rechercher" permet de créer des filtres personnalisés, de supprimer des filtres et de les publier. Enregistrer comme nouveau filtre : permet de créer vos propres filtres. Cette fenêtre vous permet de nommer un filtre après avoir défini de nouveaux critères de recherche. Par exemple, par rapport à la recherche effectuée précédemment vous pouvez nommer votre filtre "AO Bretagne/Pays de Loire". Cliquez sur "Valider". Votre filtre apparaitra alors au niveau du Menu Informations Vecteur Plus, parmi la liste des filtres prédéfinis. Vos filtres personnalisés seront visibles à partir du Menu sur lequel ils ont été créés, Opportunités, Sociétés, Contacts 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 7 sur 35

8 Enregistrer : permet d enregistrer des modifications effectuées sur un filtre déjà existant. Ces deux fonctionnalités permettent également d enregistrer l affichage de vos colonnes si vous les avez modifiées. Supprimer : permet d éliminer une requête dont vous n avez plus l utilité. Publier : permet de partager un filtre qui vous semble pertinent avec vos collaborateurs. Pour cela, cliquez sur Publier, une nouvelle fenêtre s ouvre avec la liste des utilisateurs, sélectionnez le(s) utilisateur(s) puis cliquez sur "Valider". Ce filtre apparaitra alors dans la liste des filtres personnalisés des utilisateurs sélectionnés. Les filtres que vous créez sont personnels. Si vous supprimez un filtre que vous avez publié, il sera supprimé uniquement pour votre compte, il restera visible pour les autres utilisateurs et les données restent présentes. C est un raccourci vers les données qui est supprimé. 4. Le Menu Inforum Plus A partir de chaque liste des fonctionnalités sont disponibles via le Menu Inforum Plus. Pour afficher ce Menu il vous suffit de faire un clic droit à l intérieur de votre liste. Ensuite cliquez sur Menu Inforum Plus, une liste de fonctionnalités s affiche à partir de ce Menu. Certaines de ces fonctionnalités sont communes entre les Informations Vecteur Plus, les Pistes, les Opportunités, les Sociétés, les Contacts et les Actions. Consulter : le détail de la fiche s ouvre. Modifier : le détail de la fiche s ouvre vous permettant de saisir les champs que vous souhaitez modifier. Une fois les modifications apportées cliquez sur "Valider" afin d enregistrer vos modifications. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 8 sur 35

9 Supprimer : supprime définitivement l enregistrement, c est pourquoi une fenêtre s ouvre avec le message suivant : «Etes-vous sûr de vouloir supprimer cet élément». Vous avez alors le choix entre Valider ou Annuler. Dupliquer : crée une nouvelle fiche à l'identique. Créer : une nouvelle fiche vierge s ouvre, vous pouvez alors saisir les informations que vous souhaitez et cliquez sur "Valider". Si toutefois, un champ saisi ne correspond pas aux règles de validation alors ce dernier apparaît bordé de rouge et l enregistrement est bloqué L'accès à ces fonctionnalités dépend de votre profil de droits (consultation, modification, suppression). Une Information Vecteur Plus ne peut pas être modifiée, supprimée ou dupliquée. a) Les Exports A partir d une liste d entité (Information vecteur Plus, Opportunités, Sociétés, Contacts ou Actions), l'export propose plusieurs choix : Sélection : vous pouvez choisir d'exporter les éléments sélectionnés au préalable ou bien tous les éléments issus de votre recherche (si celle-ci ne dépasse pas 2000 éléments). Choix du type d'export : o Si vous sélectionnez le type XLS ou CSV, cliquez sur le bouton valider, une fenêtre intitulée «Téléchargement de fichiers» apparaît. Vous avez alors la possibilité d ouvrir votre document ou de l enregistrer directement sur votre poste en format Excel. o Si vous sélectionnez le format PDF, vous pouvez également choisir le type d'export et l'orientation. Type d'export : o L'export sous forme de tableau vous permet d exporter le contenu de l information présent sur votre liste en fonction du colonnage paramétré au préalable. o L export détaillé vous permet de choisir les données que vous souhaitez exporter en fonction de l'entité que vous souhaitez exporter. Orientation : vous pouvez choisir le format portrait ou paysage 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 9 sur 35

10 Une fois que vous avez fait votre choix, cliquez sur "Valider", une fenêtre intitulée «Téléchargement de fichiers» apparaît. Vous avez alors la possibilité d ouvrir votre document ou de l enregistrer directement sur votre poste en format PDF. A partir du détail d'une entité, l'export proposé par défaut est l'export Détaillé, qui vous permet alors de choisir les données que vous souhaitez exporter et l'orientation portrait ou paysage. b) La fonction de fusion Si vous sélectionnez au moins deux éléments le menu vous donne alors la possibilité de fusionner plusieurs entités entre elles. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Les entités que vous avez sélectionnées pour la fusion se présentent sous forme de liste dans la partie supérieure de votre page. Cet écran vous offre plusieurs possibilités : - Vous devez définir l'ordre de priorité entre les éléments qui seront fusionnés. Pour cela vous pouvez modifier l'ordre de vos entités par un glisser/déposer. Ce sont les éléments de l'entité positionnée en premier qui seront prioritaires et qui seront alors conservés dans le formulaire lors de la fusion. De plus, si des champs ne sont pas remplis dans la première entité mais le sont dans la deuxième alors les informations de la deuxième viendront compléter la première. Tous les éléments présents dans les autres onglets seront également conservés. Dans l'exemple ci-dessus ce sont les champs des Entités1 et 3 qui seront repris (par ordre de priorité décroissante) 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 10 sur 35

11 - De plus, vous pouvez choisir ou non des entités pour lesquels les éléments du formulaire ne seront pas conservés. Pour cela, il vous suffit de déplacer une entité en la faisant glisser dans la rubrique "les éléments dont les champs ne seront pas repris". Seuls les éléments présents dans les autres onglets, tels que les Documents, les Actions seront alors conservés au moment de la fusion. - Dans l'exemple ci-dessus les champs de l'entité2 ne seront pas conservés: Une fois votre choix terminé cliquez sur le bouton "Valider". Une nouvelle fenêtre s'ouvre avec le contenu de l'entité issue de votre fusion. Dans l'exemple ci-dessus les champs issus de la fusion seront les suivant: II. Le Mode Utilisation Ce mode est accessible à tous les utilisateurs et permet d avoir accès, selon les droits définis au préalable par votre Administrateur, aux Informations livrées par Vecteur Plus, aux Pistes, aux Opportunités, aux Sociétés, aux Contacts, aux Activités, aux Tableaux de bord et à votre compte. C'est le mode dans lequel vous vous connectez. A. Les Informations Vecteur Plus Le Menu Détection vous permet d accéder aux Informations Vecteur Plus et aux Pistes pour la version Manager. En vous positionnant sur les Informations Vecteur Plus, plusieurs filtres qui correspondent à des raccourcis créés par Vecteur Plus s affichent et vous permettent d accéder plus rapidement à certaines de vos informations. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 11 sur 35

12 "Appels d offres urgents" : accès en un clic à vos appels d offres à traiter dans la semaine à venir. "Depuis la dernière connexion" : accès en un clic aux Informations Vecteurs Plus livrés depuis votre dernière connexion. "La dernière livraison" : accès en un clic à vos Informations Vecteur Plus livrés lors de la dernière livraison. Il s agit ici uniquement des Informations de la dernière livraison, si vous ne vous êtes pas connectés pendant plusieurs jours alors les livraisons ne sont pas cumulées. "Toutes les Informations mises à jour" : accès en un clic aux Informations mise à jour par Vecteur Plus suite à un rectificatif ou un suivi d'information. Les autres filtres vous permettent d accéder en un clic aux Informations qui correspondent à votre profil. En cliquant sur un filtre vous arrivez sur la liste des Informations Vecteur Plus correspondant au résultat du filtre choisi. 1. La liste des Informations Vecteur Plus A partir de cette liste vous pouvez faire une nouvelle recherche multicritères, modifier l'affichage de votre tableau, personnaliser et publier des filtres personnalisés, afficher le Menu Inforum Plus, voir p. 4 pour Les Fonctions Usuelles. A partir du Menu vous pouvez : Consulter une Information Vecteur Plus en double cliquant dessus, une fenêtre s ouvre avec le détail de votre Information, pour en savoir plus voir, La consultation d une Information Vecteur Plus, p. 13 Convertir, une fenêtre s ouvre contenant le formulaire de conversion. Pour en savoir plus, voir La conversion d une Information Vecteur Plus, p.14. Convertir et affecter, une fenêtre s ouvre avec la liste des responsables, sélectionnez un nom de responsable puis cliquez sur valider. Une nouvelle fenêtre s ouvre contenant le formulaire de conversion. Pour en savoir plus, voir La conversion d une Information Vecteur Plus, p.14. Convertir et fusionner, si vous sélectionnez au moins deux éléments vous pouvez les convertir et les fusionner. Convertir, affecter et fusionner, si vous sélectionnez au moins deux éléments vous pouvez convertir, fusionner et affecter à un responsable. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 12 sur 35

13 Mettre en Corbeille, vous avez la possibilité de mettre une ou plusieurs Informations Vecteur Plus en Corbeille. Le Menu vous donne ensuite la possibilité de Sortir l Information ou les Informations de la Corbeille. 2. La consultation d une Information Vecteur Plus Pour les Informations Vecteur Plus livrées avec la Publication, l'historique des Pleines Annonces apparaît ici. Par défaut c'est la dernière mise à jour qui s'affiche. Cette fenêtre affiche le détail d une Information Vecteur Plus, différent selon le type d Information Vecteur Plus sur lequel vous vous trouvez. L onglet Partenaires vous présente les sociétés livrées avec vos Informations Vecteur Plus ainsi que les contacts liés à ces sociétés, ici 1 société. L onglet Autres lots permet de voir s il y a plusieurs lots qui vous ont été livrés sur une même Information Vecteur Plus, ici 4. De plus, sur cette fenêtre vous retrouvez des fonctionnalités disponibles via le menu Inforum Plus, à savoir la possibilité de Convertir, de Convertir et affecter, d Exporter en PDF, de Mettre en Corbeille. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 13 sur 35

14 Le bouton "Source DCE" vous oriente vers la plateforme sur laquelle vous devez vous authentifier pour accéder au DCE et recevoir les éventuelles modifications que le donneur d ordre peut être amené à faire. Le bouton "Télécharger le DCE" vous permet de télécharger le dossier de consultation collecté auprès de plateformes de dématérialisation non partenaires de Vecteur Plus. Le bouton "Fiche contacts"» permet d accéder au(x) contact(s) qualifié(s) de vos marchés publics si vous avez souscrit à l option «Accès fiches Contacts Qualifiés". 3. La conversion d une Information Vecteur Plus Les Informations qui vous sont livrées par Vecteur Plus, sont des informations qui sont "en quelque sorte" en lecture seule car vous ne pouvez pas les modifier. Pour pouvoir travailler sur vos informations, les enrichir, faire du suivi, vous devez les convertir en Opportunité. En cliquant sur la fonctionnalité Convertir, une nouvelle page s ouvre avec le détail de l Information Vecteur Plus qui a été convertie en Opportunité. Par défaut au moment de la conversion l Opportunité vous est affectée. Vous pouvez également choisir le nom du responsable, en cliquant sur Convertir et affecter, une fenêtre s ouvre avec la liste des utilisateurs, sélectionnez un nom de responsable via la liste déroulante, ou saisissez les premières lettres du nom du responsable pour que ce dernier s affiche, puis cliquez sur valider. Sur les Informations Vecteur Plus converties le bouton "Ouvrir l'opportunité" apparait vous permettant ainsi d ouvrir votre Opportunité en un seul clic. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 14 sur 35

15 Au moment de la conversion les sociétés liées à l'information Vecteur Plus sont également converties dans vos sociétés, ainsi que les contacts liés. B. Les Pistes Les Pistes sont accessibles uniquement si vous avez souscrit à la version Inforum Plus Manager. Une piste est une information non livrée par Vecteur Plus que vous avez détecté et créé car intéressante pour votre prospection. En vous positionnant sur les Pistes, vous pouvez soit accéder à Toutes les Pistes ou à vos pistes, c est à dire aux pistes marquées de votre nom. En cliquant sur un filtre vous arrivez sur la liste des Pistes correspondant au résultat du filtre choisi. 1. La liste des Pistes A partir de cette liste vous pouvez faire une nouvelle recherche multicritères, modifier l'affichage de votre tableau, personnaliser et publier des filtres personnalisés, afficher le Menu Inforum Plus, voir p. 4 pour Les Fonctions Usuelles. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 15 sur 35

16 2. La consultation d une Piste Cette fenêtre affiche le détail d une Piste. Vous retrouvez des fonctionnalités disponibles via le menu Inforum Plus, à savoir la possibilité de Modifier, de Supprimer, de Convertir et d Exporter en PDF. 3. La conversion d une Piste La conversion d une piste c est la possibilité de convertir une Piste en Opportunité ou de l associer à une Opportunité déjà existante. Si une société est liée à votre Piste, vous pouvez alors créer une nouvelle société ou l'associer à une société existante. De la même manière si un contact est lié à la société alors vous pouvez créer un nouveau contact ou l'associer à un contact existant. La conversion se fait donc en plusieurs étapes : Conversion de la piste en Opportunité avec 3 choix possibles : Créer une nouvelle Opportunité. Associer à une Opportunité existante : vous êtes alors orienté vers la liste des opportunités afin de pouvoir choisir celle que vous souhaitez associer. Ne rien faire : dans ce cas vous passez à l étape suivante. Conversion de la société liée à votre piste avec 3 choix possibles : Créer une nouvelle Société. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 16 sur 35

17 Associer à une société existante : vous êtes alors orienté vers la liste des sociétés afin de pouvoir choisir la société que vous souhaitez associer. Ne rien faire : dans ce cas vous passez à l étape suivante. Conversion du contact lié à la société de votre piste avec 3 choix possibles : Créer un nouveau Contact Associer à un contact existant : vous êtes alors orienté vers la liste des contacts afin de pouvoir choisir le contact que vous souhaitez associer. Ne rien faire : dans ce cas vous passez à l étape suivante. Pour finir cliquez sur "Valider". Lorsque vous associez une Piste à une Opportunité, une Société ou un Contact existant alors les informations contenues dans la piste sont reprises sous réserve que la configuration adéquate soit faite à partir du module Administration. C. Les Opportunités Une Opportunité peut être issue d une Information Vecteur Plus ou d une Piste que vous avez convertie ou peut être aussi une Opportunité que vous avez créée directement. En vous positionnant sur les Opportunités, vous pouvez accéder à Toutes les Opportunités ou à vos Opportunités, c est à dire celles marquées de votre nom. De plus, Vecteur Plus à créer des filtres qui sont des raccourcis qui vous permettent d'accéder plus rapidement à certaines de vos Opportunités. "Les opportunités urgentes" : accès en un clic aux Opportunités dont la date limite arrive à échéance dans la semaine à venir. "Les Opportunités mises à jour": accès en un clic aux Opportunités qui sont issues d une information Vecteur Plus qui a été mise à jour par Vecteur suite à un rectificatif ou un suivi d'information. En cliquant sur un filtre vous arrivez sur la liste des Opportunités correspondant au résultat du filtre choisi. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 17 sur 35

18 1. La liste des Opportunités A partir de cette liste vous pouvez faire une nouvelle recherche multicritères, modifier l'affichage de votre tableau, personnaliser et publier des filtres personnalisés, afficher le Menu Inforum Plus, voir p. 4 pour Les Fonctions Usuelles. 2. La consultation d une Opportunité 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 18 sur 35

19 Cette fenêtre affiche le détail d une Opportunité. Vous retrouvez des fonctionnalités disponibles via le menu Inforum Plus, à savoir la possibilité de Modifier, de Supprimer et d Exporter en PDF une Opportunité. Si vous êtes sur une Opportunité issue d une Information Vecteur Plus de type Appel d offre, vous avez également la possibilité d associer un Document Cerfa. Pour cela, cliquez sur le bouton. Une nouvelle fenêtre apparait avec la liste de vos documents Cerfa, personnalisés au préalable (voir p. 34). Ensuite, choisissez votre document puis cliquez sur "Valider" afin de l'associer à votre Opportunité. Votre document Cerfa sera alors disponible via l onglet Document de votre Opportunité, voir p Les onglets liés aux Opportunités a) L'onglet Partenaires Cet onglet vous permet de renseigner des sociétés qui interviennent sur une Opportunité. Si votre Opportunité a été créée à partir d une Information Vecteur Plus, vous avez déjà une ou plusieurs sociétés liées correspondant aux sociétés livrées par Vecteur Plus avec votre Information initiale. A partir du Menu contextuel vous pouvez : Consulter la société, le détail de la société s'affiche. Modifier ce lien, le formulaire suivant s'ouvre. Vous pouvez modifier le rôle de la société intervenante via la liste déroulante puis cliquez sur "Valider". Supprimer ce lien. Lier à un contact, le formulaire suivant s ouvre. Cliquez sur, la liste des contacts liés à votre société s ouvre. Sélectionnez le contact, choisissez un rôle via la liste déroulante puis cliquez sur "Valider". Lier une nouvelle société, comme vu précédemment pour "lier un contact", vous pouvez sélectionner la société que vous souhaitez ainsi que son rôle puis cliquez sur "Valider". La création d un contact n est possible que si ce dernier est associé à une société qui intervient sur l affaire. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 19 sur 35

20 b) L onglet Activités Cet onglet vous permet de voir si des actions sont liées à votre Opportunité. Vous avez la possibilité d afficher vos actions par liste, mois, semaine ou par jour. Si vos actions sont affichées sous forme de liste, vous avez la possibilité de modifier l affichage de votre tableau. A partir de cette liste vous pouvez créer, modifier, supprimer, afficher le Menu Inforum Plus, voir p. 4 pour Les Fonctions Usuelles. Pour plus de détails sur les actions, consultez Les Activités p. 25 c) L onglet Documents Cet onglet vous permet de voir si des documents sont liés à votre Opportunité. Si vous avez associé des documents Cerfa à votre Opportunité, alors ces derniers apparaîtront ici. Vos documents sont affichés sous forme de liste, vous avez la possibilité de modifier l affichage de votre tableau. A partir de cette liste vous pouvez consulter, modifier, supprimer, afficher le Menu Inforum Plus, voir p. 4 pour Les Fonctions Usuelles. Pour Créer un nouveau document, il vous suffit à partir du menu de cliquer sur Créer, le formulaire suivant apparaît. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 20 sur 35

21 Pour ajouter un document saisissez les champs souhaités puis cliquez sur. Vous êtes orientés vers les documents disponibles sur votre poste. Sélectionnez votre document puis cliquez sur ouvrir. Vous pouvez également lier votre document, à une société, un contact et/ou une action, en utilisant le bouton qui vous permet de choisir la société, le contact et/ou l'action que vous voulez. Pour finir cliquez sur "Valider", votre document apparaitra alors dans la liste de vos documents. d) L onglet Information Vecteur Plus Si votre Opportunité a été créée à partir d une Information Vecteur Plus, cet onglet vous donne alors accès à l information initiale à partir de laquelle vous avez créé votre Opportunité. C'est également le moyen de retrouver le DCE associé à votre information initiale. Vous pouvez consulter cette information via le menu contextuel, voir p.4 pour Les Fonctions Usuelles. D. Les Sociétés Une Société peut être issue d une Information Vecteur Plus que vous avez convertie ou peut être une Société que vous avez créée directement. En vous positionnant sur les Sociétés, vous pouvez soit accéder à Toutes les sociétés ou à vos Sociétés, c est à dire celles marquées de votre nom. En cliquant sur un filtre vous arrivez sur la liste des Sociétés correspondant au résultat du filtre choisi. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 21 sur 35

22 1. La liste des Sociétés A partir de cette liste vous pouvez faire une nouvelle recherche multicritères, modifier l'affichage de votre tableau, personnaliser et publier des filtres personnalisés, afficher le Menu Inforum Plus, voir p. 4 pour Les Fonctions Usuelles. 2. La consultation d une Société Cette fenêtre affiche le détail d une Société. Vous retrouvez des fonctionnalités disponibles via le menu Inforum Plus, à savoir la possibilité de Modifier, de Supprimer et d Exporter en PDF une Société. Vous avez également la possibilité de localiser la société, cliquez sur le bouton "Localiser" la société est alors localisée via Google Maps. Le bouton "Fiche contacts"» permet d accéder au(x) contact(s) qualifié(s) de vos marchés publics si vous avez souscrit à l option «Accès fiches Contacts Qualifiés". 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 22 sur 35

23 3. Les onglets liés aux Sociétés a) L'onglet Contacts Cet onglet vous permet de voir si des contacts sont liés à votre société, pour plus de détails sur les contacts, consultez Les Contacts p. 23. b) L onglet Opportunités Cet onglet permet de voir les Opportunités pour lesquelles la société en cours de consultation intervient. Pour créer une Opportunité, cliquez sur Créer à partir du Menu Inforum Plus. Le formulaire de création apparaît. Vous pouvez alors saisir les champs que vous souhaitez puis cliquez sur "valider". L opportunité créée apparaîtra alors dans l onglet Opportunité de votre société. Le Menu vous donne également la possibilité de Consulter, Supprimer, Exporter voir p. 8. c) L onglet Pistes Cet onglet permet de créer une Piste sur laquelle la société en cours de consultation intervient. Pour créer une Piste, cliquez sur Créer à partir du Menu Inforum Plus. Le formulaire de création sur lequel vous pouvez saisir les champs que vous souhaitez apparaît. La piste créée apparaîtra alors dans l onglet Pistes de votre société. Le Menu vous donne également la possibilité de Consulter, Supprimer, Exporter voir p. 8. d) L'onglet Activités Cet onglet vous permet de voir si des actions sont liées à votre société, pour plus de détail sur les actions, consultez Les Activités p. 25. e) L'onglet Documents Cet onglet vous permet de voir si des documents sont liés à votre société, consultez L onglet Documents, p. 20 f) L onglet Société Vecteur Plus Si votre Société a été créée à partir d une Information Vecteur Plus qui a été convertie, cet onglet vous donne alors accès à la société livrée avec l Information Vecteur Plus. Vous pouvez consulter cette information via le menu contextuel, voir p.4 pour Les Fonctions Usuelles. g) L onglet Informations Vecteur Plus Cet onglet vous permet de voir toutes mes Informations Vecteur Plus converties ou non converties pour lesquelles la société en cours de consultation intervient. E. Les Contacts Un Contact est forcément lié à une société que vous avez créée ou une société livrée via une Information Vecteur Plus. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 23 sur 35

24 En vous positionnant sur les Contacts, vous pouvez soit accéder à Tous les contacts ou à vos contacts. En cliquant sur un filtre vous arrivez sur la liste des Contacts correspondant au résultat du filtre choisi. 1. La liste des Contacts A partir de cette liste vous pouvez faire une nouvelle recherche multicritères, modifier l'affichage de votre tableau, personnaliser et publier des filtres personnalisés, afficher le Menu Inforum Plus, voir p. 4 pour Les Fonctions Usuelles. 2. La consultation d un Contact Cette fenêtre affiche le détail d un Contact. Vous retrouvez des fonctionnalités disponibles via le menu Inforum Plus, à savoir la possibilité de Modifier, de Supprimer et d Exporter en PDF une Société. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 24 sur 35

25 Vous avez également la possibilité de localiser la société, cliquez sur le bouton société est alors localisée via Google Maps., la 3. Les onglets liés aux Contacts a) L'onglet Partenaires Cet onglet permet de définir des opportunités sur lesquelles le contact en cours de consultation intervient avec un rôle, voir p. 19 b) L'onglet Opportunités Cet onglet permet de permet de voir toutes les Opportunités issues des Informations Vecteur Plus ou qui ont été créées et pour lesquelles le contact en cours de consultation intervient, voir p. 23. c) L'onglet Activités Cet onglet permet de voir si des actions sont liées à votre contact, voir p. 25 d) L'onglet Document Cet onglet vous permet de voir si des documents sont liés à votre contact, voir p. 20. e) L'onglet Pistes: Cet onglet vous permet de créer une Piste sur laquelle le contact en cours de consultation intervient, voir p. Erreur! Signet non défini.. f) L onglet Contact Vecteur Plus Si votre Contact était associé à une Information Vecteur Plus qui a été convertie, cet onglet vous donne alors accès au(x) contact(s) associé(s) à la société livrée avec l Information Vecteur Plus. Vous pouvez consulter cette information via le menu contextuel, voir p.4 pour Les Fonctions Usuelles F. Les Activités Une Activité est une action, une alerte que vous avez créée et qui peut être liée à une Opportunité et/ou à une société et/ou à un contact. En vous positionnant sur les Actvités, vous pouvez soit accéder à Toutes les actions ou à vos actions. En cliquant sur un filtre vous arrivez sur la liste des Actions correspondant au résultat du filtre choisi. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 25 sur 35

26 1. La liste des Actions A partir de cette liste vous pouvez faire une nouvelle recherche multicritères, modifier l'affichage de votre tableau, personnaliser et publier des filtres personnalisés, afficher le Menu Inforum Plus, voir p. 4 pour Les Fonctions Usuelles. Vous pouvez également afficher vos actions par liste, par mois, par semaine ou par jour. 2. La consultation d une Action Cette fenêtre affiche le détail d une Action. Vous retrouvez des fonctionnalités disponibles via le menu Inforum Plus, à savoir la possibilité de Modifier, de Supprimer et d Exporter. Vous pouvez également "Exporter pour Outlook", une fenêtre intitulée «Téléchargement de fichiers» apparaît. Vous avez alors la possibilité d ouvrir votre action ou de l enregistrer directement dans votre agenda Outlook. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 26 sur 35

27 3. L onglet Documents L onglet Documents vous permet de voir si des documents sont liés à votre contact, consultez L onglet Documents, p. 20 G. Les Tableaux de bord L onglet tableau de bord vous permet de réaliser facilement un graphique d analyse de données. Une fois ce graphique réalisé vous pouvez stocker la requête et la rejouer autant de fois que vous le souhaitez. Vous pouvez également exporter sous Excel ces données et le graphique correspondant pour les incorporer dans une présentation, par exemple. 1. La création d un tableau de bord Pour créer un tableau de bord cliquez sur Créer à partir du Menu Inforum Plus. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Nous allons créer un tableau de bord dans lequel nous voulons le chiffre d'affaire par chargé d'affaire. La création d un tableau de bord se déroule en 5 étapes. 1ere étape : Nommer le tableau de bord, par exemple ici : CA par chargé d'affaire. Choisir le type de données sur lequel le tableau de bord sera calculé, ici Opportunité. Restriction : il est possible à ce stade de positionner un filtre supplémentaire pour restreindre le jeu de données à prendre en compte lors de l exécution du tableau de bord. Pour notre exemple, on peut faire une restriction sur les Opportunités signées. Cliquez sur "Suivant". 2ème étape : Vous devez choisir l entête de lignes et de colonnes du tableau de bord. Ici nous choisissons de mettre les chargés d'affaire en ligne et une répartition par mois en colonne en sélectionnant date de signature. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 27 sur 35

28 Cliquez sur "Suivant". 3ème étape : Ensuite, vous devez choisir la propriété à analyser, ici les montants retenus et nous choisissons la somme. Cliquez sur "Suivant". 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 28 sur 35

29 4ème étape : La fenêtre suivante vous donne la possibilité de créer un type de graphique, Pour cela, faites un clic droit/menu Inforum Plus/Créer. La fenêtre de création s'affiche sur laquelle vous devez donner un nom à votre graphique puis choisir le type de graphe que vous souhaitez via la liste déroulante. Vous pouvez cliquer sur les différents types qui sont proposés et choisir ainsi la forme qui convient le mieux. Ici nous choisissons les colonnes groupées. Puis cliquez sur "valider". Le graphique paramétré apparaît alors sous forme de liste, comme ci-dessous. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 29 sur 35

30 5ème étape : La dernière étape vous affiche un récapitulatif du tableau de bord que vous avez créé, cliquez sur "Valider" pour l'enregistrer. Votre nouveau tableau de bord apparaît alors sur la liste des tableaux de bord disponibles. Une fois que vous avez créé vos tableaux de bord, ceux-ci apparaissent sous forme de liste. A partir de cette liste vous pouvez afficher le Menu Inforum Plus, voir p. 4 pour Les Fonctions Usuelles. Vous pouvez également le Publier ce qui permet de rendre un tableau de bord utilisable par les utilisateurs de votre choix. Vous pouvez exécuter un tableau de bord en double-cliquant sur le nom ou en passant par le Menu Inforum Plus, vous pouvez également cliquer sur l'onglet "CA par chargé d'affaires" pour voir votre graphique, comme ci-dessous. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 30 sur 35

31 H. Paramètres 1. Mon Compte Ce formulaire vous permet d avoir accès aux informations de votre compte et de les modifier si besoin. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier, la fenêtre suivante s affiche. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 31 sur 35

32 Vous pouvez effectuer un certain de nombre de modifications : adresse mail, mot de passe Le bouton permet de générer un mot de passe automatique qui vous est transmis directement sur votre messagerie. Les cases suivantes sont cochées par défaut : - "M avertir lors de la livraison d information Vecteur Plus" : vous recevez un mail d alerte à chaque livraison. - "M avertir lorsque je suis responsable d une opportunité" : vous recevez un mail si un utilisateur vous affecte une opportunité. - "Cacher les informations Vecteur Plus converties" : les informations que vous convertissez ne s affichent plus dans votre liste. Vous pouvez ensuite rechercher ces informations via le critère "converti est égal à oui", comme ci-dessous. - "Cacher les informations Vecteur Plus mises en corbeille" : les informations que vous mettez en corbeille ne s affichent plus dans votre liste. Vous pouvez néanmoins les retrouver via le critère "statut est égal à corbeille". Vous avez également la possibilité de modifier la couleur de votre application grâce à la palette mise à votre disposition, ce qui vous permet aussi de saisir le code couleur de votre charte graphique. Cliquez sur le bouton "Valider" pour enregistrer les modifications apportées à votre compte. 2. Ecran d accueil Vous êtes sur le formulaire qui vous permet de personnaliser votre portail. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 32 sur 35

33 Pour supprimer un élément cliquez sur "Supprimer" puis sur "Valider" pour enregistrer vos modifications. Pour ajouter un élément à droite ou en bas d un élément existant cliquez sur ou sur, une nouvelle zone apparait. Pour la paramétrer cliquez sur "Configurer", une nouvelle fenêtre apparait contenant le formulaire de configuration. Tout d abord, vous devez choisir un type d objet parmi la liste suivante : Tableau de bord, Graphique, Recherche ou Flux RSS. En fonction de l'objet sélectionné d'autres choix à liste déroulante apparaissent. Dans l'exemple cidessous nous avons sélectionné comme filtre de recherche "Opportunités / "Mes Opportunités". 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 33 sur 35

34 Cliquez sur "Valider" pour faire apparaître ce filtre sur votre écran d'accueil. Toutes les modifications apportées dans la partie "Personnalisation" ne concerne que votre propre compte. 3. Modèles Cerfa En cliquant sur Modèles Cerfa vous êtes orientés directement sur la plateforme DC qui vous permet de créer vos modèles pour ensuite les lier à vos Opportunités. Cliquez sur le lien Créer un modèle à partir du Menu. Vous êtes alors dirigé sur la page de création d'un modèle de document. Pour créer un modèle vous devez sélectionner votre document via la liste déroulante, le document choisit s'affiche, vous pouvez alors donner un nom à votre modèle et saisir les données que vous souhaitez à l'intérieur de votre document, puis cliquez sur " Valider" via le Menu ou sur en bas de votre modèle pour enregistrer votre document. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 34 sur 35

35 Vous pouvez ainsi créer tous vos modèles, ils s'ajouteront à la "Liste de modèles" et vous pourrez alors les lier à vos Opportunités, voir p.18 Le bouton réinitialise la valeur des champs et la touche Retour vous permet de revenir à la page précédente. 20/09/2013 Contact : service.client@vecteurplus.com Page 35 sur 35