Guide des procédures. Guide à destination des gestionnaires

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1 Guide des procédures

2 Table des matières 1 Gestion des procédures Création d une procédure Accéder au formulaire de création de la procédure Remplir le formulaire de création Modification d une procédure Accéder au formulaire de création de la procédure Modifier le formulaire de création de la procédure Suppression d une procédure Gestion des annexes Création d une annexe Accéder au formulaire de création Remplir le formulaire de création Modification d une annexe Accéder au formulaire de création Modifier le formulaire de création de la procédure Suppression d une annexe Gestion des documents non publiés Accéder à des documents non publiés Publier des documents

3 En plus des droits de consultation rattachés au compte de tout utilisateur, le gestionnaire peut également déposer, modifier et supprimer les documents (procédures et annexes) enregistrés sur le site. Il est habilité sur un périmètre donné et ne pourra intervenir que sur les documents de ce périmètre. 1 Gestion des procédures 1.1 Création d une procédure Accéder au formulaire de création de la procédure Remplir le formulaire de création Référence de la procédure Identifiant Elle se décompose en deux parties : - La structure : la direction porteuse de la procédure ; et, - L identifiant numérique : il s agit du numéro de procédure Libellé Nom de la procédure Thème de rattachement Thème Tout document doit obligatoirement être rattaché à un thème. Un premier clic sur le thème permet : - de dérouler l arborescence si une décomposition existe (dans ce cas, il faudra cliquer une deuxième fois sur le thème pour afficher la liste des documents qui y sont rattachés) ; ou, - d afficher la liste des documents rattachés à ce thème s il n existe pas de décomposition. C est parce que cette manipulation n est pas intuitive et que l utilisateur risque de ne jamais consulter les documents attachés au thème parent (ex : DAF), qu il est recommandé de toujours attacher les documents au niveau le plus bas de l arborescence (ex : Dépenses). 2

4 Population pouvant visualiser la procédure. Visibilité Les populations non identifiées dans ce champ ne connaîtront pas l existence de cette procédure (celle-ci ne s affichera pas dans la liste des procédures) Si la restriction souhaitée n existe pas, n hésitez pas à demander sa création aux Animateurs contrôle interne. Mots-clés Ces mots-clés seront pris en compte par le moteur de recherche. Il n existe pas de séparateur prédéfini (cela peut être un espace, une virgule, un saut de ligne, etc.) Un délai d une heure max est nécessaire pour que ces mots soient intégrés au moteur de recherche. Description Une brève description peut être saisie dans ce champ. Elle apparaîtra sur la page d accueil de la procédure. Les mots compris dans ce champ seront également intégrés au moteur de recherche (au bout d un délai d une heure maximum). Le champ format de texte situé sous le bloc Decription doit être conservé en «description procedure» Le gestionnaire a deux possibilités : Document 1- Fournir un lien qui permettra de rediriger l utilisateur vers une procédure d un autre thème ou direction, ou vers un lien externe. le Guide des procédures étant une base de données des procédures rédigées dans un format unique, il est vivement conseillé d éviter les liens vers des pages externes au Guide des procédures (cette remarque est valable uniquement pour les documents de type Procédure) 3

5 2- Télécharger un document pdf qui sera chargé sur le site et qui pourra être consulté et téléchargé par l utilisateur. Afin de faciliter et donc fiabiliser la mise à jour des procédures, une même procédure ne doit pas être déposée sur deux thèmes différents. Si le besoin existe, il est donc important de favoriser l utilisation de lien interne au Guide des procédures. Ce bloc permet de créer des liens vers des documents existants (cf. 2.1 Création des annexes). Il faut pour cela cliquer sur le bouton «ajouter des éléments». La manipulation se fait ensuite en deux étapes : Annexe(s) 1. A l aide des filtres, réduire la liste des annexes pouvant potentiellement être attachées 2. Sélectionner les annexes à rattacher et valider 4

6 1 2 Un document situé sur un thème donné ne remontera pas en résultat d une recherche faite sur son thème parent (ex : un document sur DAF > Dépenses ne sera pas trouvé si la recherche porte sur le thème DAF) Après avoir cliqué sur «Valider», les documents sélectionnés sont rattachés mais la fenêtre «Annexes» ne se ferme pas. Cela laisse la possibilité au gestionnaire de renouveler l opération sur d autres types de document ou d autres thèmes si nécessaire. Après avoir lié tous les documents, vérifier que les liens sont bien paramétrés : - Dans l exemple ci-dessous, les annexes FO-DEPIL-7 test FO et MO- DEPIL-30 FO test sont liées à la procédure : 5

7 - Dans l exemple ci-dessous, les annexes FO-DEPIL-7 test FO et MO- DEPIL-30 FO test ne sont pas liées à la procédure : Procédure(s) liée(s) Le gestionnaire a aussi la possibilité de créer un lien vers d autres procédures. Le principe est le même que pour l insertion des annexes sauf que le filtre disponible porte uniquement sur la structure (c.à.d. le thème de rattachement de la procédure à lier) et non sur le type de document (AC, AF, DEVE, etc.). Informations sur les révisions La révision permet d enrichir la piste d audit et surtout d informer les abonnés de la création ou modification d un document. Pour une création, cette option n est pas disponible puisqu un est automatiquement envoyé aux abonnés du thème sur lequel le document est déposé, pour les informer du dépôt d une nouvelle procédure. Information de publication Par défaut, la seule information qui sera enregistrée est le nom du gestionnaire. Celui-ci a la possibilité de rajouter une date de publication. Options de publication Le gestionnaire a la possibilité de créer une procédure mais de ne pas la publier. Il suffit pour cela de décocher la case «publié». Celle-ci ne sera donc pas visible sur le site et aucun mail ne sera envoyé aux abonnés. La gestion de ces procédures est décrite dans le paragraphe 3 de ce document Les cases «Promu en page d accueil» et «Epinglé en haut des listes» ne doivent pas être cochées. Pour que le paramétrage soit pris en compte, il faut impérativement enregistrer la saisie via le bouton «Enregistrer» en bas de la page. Si le gestionnaire sort de la page sans enregistrer, les saisies ne seront pas sauvegardées automatiquement. 1.2 Modification d une procédure Accéder au formulaire de création de la procédure L utilisateur a deux solutions : o Réaliser les manipulations décrites dans le de ce document ; ou, 6

8 o Accéder à la procédure via l arborescence de la page d accueil en sélectionnant le document dans la liste proposée, puis en cliquant sur l onglet «modifier» Modifier le formulaire de création de la procédure Pour saisir la (les) modification(s) nécessaire(s), il suffit de modifier le (les) champ(s) concerné(s). Dans l exemple ci-dessous, le titre a été modifié ainsi que la visibilité. Le document : 1- Modifier le fichier joint ou le lien : o Pour modifier le ficher, il faut au préalable retirer le document existant avant de rattacher un nouveau document o Pour modifier le lien, il suffit d effacer l adresse du lien et/ou son intitulé et de renseigner les champs avec les nouvelles données 2- Modifier le type de document (lien ou document PDF) : Il suffit de décocher l option choisie initialement pour cocher l option retenue, puis de renseigner les champs comme spécifié en page 3. 7

9 Les annexes et les procédures liées o Pour retirer les liens, le gestionnaire doit décocher le ou les documents à retirer o Pour ajouter des liens, se référer à la partie relative aux annexes ou aux procédures liées dans le Les révisions : L activation d une révision permettra de rajouter une ligne dans la piste d audit et d envoyer un aux abonnés du thème concerné. Ce choix se fait via l onglet «Informations sur les révisions». La piste d audit est quant à elle accessible à partir de l onglet «révisions» de la procédure. o Pour des modifications de forme, il n est pas nécessaire de faire apparaître la modification dans la piste d audit. o Pour des modifications de fond, le gestionnaire doit créer une révision et ajouter un commentaire expliquant la modification effectuée 8

10 Piste d audit : Pour que les modifications de paramétrage soient prises en compte, il faut impérativement enregistrer la saisie via le bouton «Enregistrer» en bas de la page. Si le gestionnaire sort de la page sans enregistrer, les saisies ne seront pas sauvegardées automatiquement. L option de publication : Le gestionnaire peut publier une procédure jusqu à présent non publiée. Il faut pour cela cocher l option Publié. Cette modification aura pour effet d envoyer un mail aux abonnés du thème concerné pour les informer de la publication d une nouvelle procédure. 1.3 Suppression d une procédure Dans le formulaire de création de la procédure (cf 1.2.1), le gestionnaire doit cliquer sur le bouton «supprimer» en bas, à droite, du formulaire puis confirmer cette suppression (ou annuler s il s agit d une erreur). 9

11 2 Gestion des annexes 2.1 Création d une annexe Accéder au formulaire de création Remplir le formulaire de création Type de document PR : procédure FO : formulaire MO : mode opératoire TX : texte de référence GU : guide AU : Autre document Référence de l annexe. Identifiant Elle se décompose en deux parties : - La structure : la direction porteuse du document ; et, - L identifiant numérique : il s agit du numéro de l annexe Libellé Nom de l annexe Thème de rattachement Thème Tout document doit obligatoirement être rattaché à un thème. Un premier clic sur le thème permet : - de dérouler l arborescence si une décomposition existe (dans ce cas, il faudra cliquer une deuxième fois sur le thème pour afficher la liste des documents qui y sont rattachés) ; ou, - d afficher la liste des documents rattachés à ce thème s il n existe pas de décomposition. C est parce que cette manipulation n est pas intuitive et que l utilisateur risque de ne jamais consulter les documents attachés au thème parent (ex : DAF), qu il est recommandé de toujours attacher les documents au niveau le plus bas de l arborescence (ex : Dépenses). 10

12 Population pouvant visualiser le document. Visibilité Les populations non identifiées dans ce champ ne connaitront pas l existence de cette annexe (celle-ci ne s affichera pas dans la liste des documents) Si la restriction souhaitée n existe pas, n hésitez pas à demander sa création aux Animateurs contrôle interne. Description Une brève description peut être saisie dans ce champ. Elle apparaîtra sur la page d accueil de l annexe. Les mots compris dans ce champ seront également intégrés au moteur de recherche (au bout d un délai d une heure maximum). Le champ format de texte situé sous le bloc Decription doit être conservé en «description procedure» Informations sur les révisions La révision permet d enrichir la piste d audit et surtout d informer les abonnés de la création ou modification d une annexe. Pour une création, cette option n est pas disponible puisqu un est automatiquement envoyé aux abonnés du thème sur lequel le document est déposé, pour les informer du dépôt d une nouvelle annexe. Le gestionnaire a deux possibilités : 1- Fournir un lien qui permettra de rediriger l utilisateur vers une annexe d un autre thème ou direction, ou vers un lien externe. Document 2- Télécharger un document qui sera chargé sur le site et qui pourra être consulté et téléchargé par l utilisateur. 11

13 Information de publication Par défaut, la seule information qui sera enregistrée est le nom du gestionnaire. Celui-ci a la possibilité de rajouter une date de publication. Options de publication Le gestionnaire a la possibilité de créer un document mais de ne pas la publier. Il suffit de décocher la case «publié» pour que celui-ci ne soit pas visible sur le site et aucun mail ne sera envoyé aux abonnés. La gestion de ces documents est décrite dans le paragraphe 3 de ce guide. Les cases «Promu en page d accueil» et «Epinglé en haut des listes» ne doivent pas être cochées. Pour que le paramétrage soit pris en compte, il faut impérativement enregistrer la saisie via le bouton «Enregistrer» en bas de la page. Si le gestionnaire sort de la page sans enregistrer, les saisies ne seront pas sauvegardées automatiquement. 2.2 Modification d une annexe Accéder au formulaire de création L utilisateur a deux solutions : o Réaliser les manipulations décrites dans le de ce document ; ou, o Accéder à l annexe via l arborescence de la page d accueil en sélectionnant le document dans la liste proposée puis en cliquant sur l onglet modifier 12

14 2.2.2 Modifier le formulaire de création de la procédure Pour saisir la (les) modification(s) nécessaire(s), il suffit de modifier le (les) champ(s) concerné(s). Dans l exemple ci-dessous, le type ainsi que le titre ont été modifiés. Le document : 1- Modifier le fichier joint ou le lien : o Pour modifier le ficher, il faut au préalable retirer le document existant avant de rattacher un nouveau document o Pour modifier le lien, il suffit d effacer l adresse du lien et/ou son intitulé et de renseigner les champs avec les nouvelles données 2- Modifier le type de document (lien ou document pdf). Il suffit de décocher l option choisie initialement pour cocher l option retenue, puis de renseigner les champs comme spécifié en page 10. Les révisions : L activation d une révision permettra de rajouter une ligne dans la piste d audit et d envoyer un aux abonnés du thème concerné. Ce choix se fait via l onglet «Informations sur les révisions». La piste d audit est quant à elle accessible à partir de l onglet «révisions» de l annexe. o Pour des modifications mineures, il n est pas nécessaire de faire apparaître la modification dans la piste d audit. 13

15 o Pour des modifications majeures, le gestionnaire doit créer une révision et ajouter un commentaire expliquant la modification effectuée Piste d audit : Pour que les modifications de paramétrage soient prises en compte, il faut impérativement enregistrer la saisie via le bouton «Enregistrer» en bas de la page. Si le gestionnaire sort de la page sans enregistrer, les saisies ne seront pas sauvegardées automatiquement. 14

16 L option de publication : Le gestionnaire peut publier une annexe jusqu à présent non publiée. Il faut pour cela cocher l option Publié. Cette modification aura pour effet d envoyer un mail aux abonnés du thème concerné pour les informer de la publication d une nouvelle annexe. 2.3 Suppression d une annexe Dans le formulaire de création de l annexe (cf ), le gestionnaire doit cliquer sur le bouton «supprimer» en bas, à droite, du formulaire puis confirmer cette suppression (ou annuler s il s agit d une erreur). 15

17 3 Gestion des documents non publiés 3.1 Accéder à des documents non publiés Cette manipulation permet d accéder à la liste des documents non publiés sur le thème ou sous thème sélectionné (ne pas oublier d activer les filtres via le bouton «Appliquer») : Il suffit ensuite au gestionnaire de cliquer sur le document pour le visualiser, le modifier ou le supprimer comme tout autre document publié. 3.2 Publier des documents Pour publier ces documents, il faut modifier l option de publication de ce dernier : o Pour les procédures : 1.2 o Pour les annexes :

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