Un environnement de bureau optimisé Comment réaliser des économies immédiates sur les coûts grâce à la gestion déléguée des processus et moyens d
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- Germain Favreau
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1 Un environnement de bureau optimisé Comment réaliser des économies immédiates sur les coûts grâce à la gestion déléguée des processus et moyens d impression bureautique.
2 Introduction La récession qui frappe actuellement l économie mondiale confronte les entreprises à des défis sans précédents. Contraintes de réduire leurs dépenses et leurs actifs et de développer des efforts considérables pour obtenir des financements dans des conditions de marché difficiles, elles cherchent à réduire significativement leurs coûts. Cette situation a inévitablement provoquée l arrivée massive de produits et services proposés par des fournisseurs de technologie qui promettent des économies et un gain de temps immédiats mais peuvent-ils réellement tenir leurs promesses? Sont-ils réellement à même de fournir une transparence sur le coût du projet et démontrer une réelle réduction de coûts? Une solution s est tout de même avérée à la hauteur de ces promesses, mais elle passe souvent inaperçue car elle relève souvent de plusieurs services différents. Les entreprises qui ont pris le temps d organiser leur infrastructure d impression et de reprographie en amont ont reconnu que pour un faible investissement de départ elles pouvaient générer jusqu à 30 % d économies par an, soit des millions d euros pour une grande entreprise. La solution, pour réussir à dégager ces économies substantielles, consiste à abandonner la stratégie traditionnelle d achat de technologie, qui privilégie la réduction du prix d achat du matériel, au profit d un service entièrement géré, qui permet de mesurer le coût total de possession (TCO) et de réaliser des économies garanties par contrat. Chez Xerox, cela fait plus de dix ans que nous avons adopté cette stratégie et que nous fournissons avec succès des services délégués d impression bureautique à plus de 5000 entreprises dans le monde. Ces services vont des contrats locaux aux déploiements internationaux couvrant plus de 60 pays et concernant plus de utilisateurs. Le fait de privilégier la réduction du coût total de possession, et nous sommes les seuls à le faire dans notre secteur, nous permet de garantir à nos clients des économies immédiates et prévisibles sur les coûts, tout en améliorant leur efficacité et en réduisant leur consommation globale. Ce livre blanc montre comment générer ces économies avec une feuille de route éprouvée, que toute grande entreprise peut suivre dès lors qu elle a la volonté de passer de l environnement de bureau d aujourd hui à un environnement bureautique optimisé. Nous y expliquons aussi comment nous voyons l avenir de la gestion documentaire intégrée et comment les entreprises peuvent améliorer et rationaliser leurs processus. J espère que ces informations vous seront utiles, dans le contexte de votre entreprise, et nous espérons avoir l occasion de les développer encore davantage avec vous. Loïc Le Cam Directeur Général, Xerox Global Services France, avril
3 L environnement bureautique d aujourd hui De nombreuses entreprises ont conscience que leurs dépenses en impression bureautique sont beaucoup plus élevées qu elles ne le devraient, mais peu connaissent le coût réel qu elles représentent. Or, ayant réalisé de nombreuses évaluations dans de grandes entreprises, nous savons d expérience qu il est souvent possible de réaliser une économie d environ 250 euros par employé, soit une économie annuelle immédiate de plus d un million d euros pour une entreprise de 4000 salariés. Pour pouvoir réduire les coûts de leur environnement d impression bureautique, les entreprises vont devoir apprendre à maîtriser un domaine dont le contrôle pouvait jusqu à présent leur échapper totalement. Ce manque de contrôle peut s expliquer par trois raisons principales : Tout d abord, les responsabilités qui entourent l infrastructure d impression bureautique ne sont pas toujours clairement délimitées. Plusieurs services (chacun avec des priorités différentes) sont en effet concernés, et notamment les services informatiques et achats, les sites, les responsables de bureau et les utilisateurs eux-mêmes. Chaque groupe fait du bon travail dans son domaine de compétences (les spécialistes informatiques définissent par exemple des périphériques d impression et les spécialistes achats réduisent les coûts unitaires) mais il n y a pas un groupe unique responsable et donc pas de contrôle global. Deuxièmement, les demandes d achats sont normalement justifiées par des besoins individuels et non par les besoins globaux de l entreprise. Ainsi, même si les entreprises réussissent à réduire le coût unitaire de leurs équipements, elles ont du mal à contrôler le nombre de périphériques qui sont introduits progressivement dans leurs locaux. Au final, les bénéfices générés par la réduction des prix unitaires ne représentent plus grand chose lorsque l entreprise compte 60 % de périphériques en trop par rapport à ses besoins (ce qui est souvent le cas car de nombreuses entreprises ne peuvent estimer le nombre de périphériques dont elles disposent, en particulier les imprimantes connectées en local et les périphériques indépendants comme les copieurs et les fax). Troisièmement, les coûts d exploitation des périphériques (consommables, entretien, etc.) sont normalement à la charge des centres de coûts de chaque service. Ces postes sont souvent onéreux, autrement dit les coûts d exploitation globaux peuvent largement dépasser les coûts d achat d origine et ne pas être détectés par les indicateurs de coûts généraux. L incapacité de suivre ces coûts d exploitation dans les budgets des différents services conduit donc à ce qu une part très importante des coûts totaux ne soit ni contrôlée ni gérée. Le problème, on le voit, ne relève pas de la technologique et n est pas non plus lié aux mauvaises perfor mances de telle ou telle unité opérationnelle. Il s agit en définitive d un problème de gestion. 3
4 Des économies contractuelles Ce n est pas en achetant des périphériques d impression moins chers que vous parviendrez à réduire globalement vos dépenses, ni votre consommation globale. Seul le passage à une gestion déléguée des impressions bureautiques peut vous permettre de réduire véritablement le coût total de possession relatif à votre environnement bureautique. De nombreuses entreprises prétendent offrir une gestion des impressions. Pourtant, peu ont l expérience et les capacités de permettre les véritables économies qui sont essentielles dans le contexte économique actuel. En effet, l offre de nombreux fournisseurs se limite à la gestion d un parc à grande échelle avec pour conséquence de rendre les clients tributaires de contrats pluriannuels, sans les avantages d une gestion déléguée des impressions. Dès le premier jour, le fournisseur de services que vous aurez choisi doit prendre le contrôle de l ensemble de l infrastructure d impression de votre entreprise et remplacer vos multiples fournisseurs d équipements, de services et de consommables. Après une évaluation approfondie, vous devriez disposer d une infrastructure d impression rationalisée qui répondra aux besoins précis de votre entreprise, en conservant certains de vos équipements existants et en installant de nouveaux équipements si nécessaire. Suivant cette approche, le résultat est pratiquement toujours le même : vous réduirez considérablement votre rapport périphériques/ utilisateurs, vous réaliserez des économies substantielles sur les coûts et augmenterez votre productivité, via un plan de rationalisation. La gestion ultérieure de votre environnement d impression, y compris l entretien, le support et les consommables, repose ensuite sur votre partenaire, qui doit également être capable de facturer ses services en utilisant un modèle de coût à la page unique, qui couvrira l ensemble du parc de périphériques en réseau et en local. Nous avons aidé une entreprise de technologie internationale à réduire ses coûts de 30 %, soit cinq millions d euros d économie par an. En travaillant en étroite collaboration avec nous, l agence de presse internationale Reuters est parvenue à réduire ses coûts d environ 20 %. Chez Carillion, nous avons pu générer une économie d environ euros au cours des six premiers mois. En travaillant avec un partenaire suffisamment expérimenté et en suivant une méthode d évolution rigoureuse et structurée, vous pourrez obtenir de nombreux avantages financiers. Vous pourrez notamment réduire votre coût total de possession, jusqu à 30 %, parvenir à une transparence totale sur les coûts et les possibilités de refacturation, assurer une meilleure gestion et réduire le nombre d actifs figurant sur votre bilan. Economies potentielles Utilisateurs Possibilité d économies d impression par utilisateur et par an Economies potentielles sur un contrat de 5 ans 4, ,0 millions 10, ,5 millions 30, ,5 millions 4
5 «La décision de retenir Xerox n a pas été difficile à prendre. C est la seule entreprise qui nous a proposé une méthode et une approche claire nous permettant de réaliser une économie mesurable de 25 %. Mais, plus important encore : ils nous ont garanti ces résultats.» David M. Harris Directeur adjoint, chargé des ressources internes, Sun Microsystems 5
6 Ajouter de la valeur dans l ensemble de l entreprise Travailler avec le bon partenaire garantit à l entreprise non seulement des économies sur les coûts, mais aussi des avantages substantiels. La productivité des salariés La gestion quotidienne des équipements bureautiques est généralement assurée par les utilisateurs du service et la gestion des imprimantes vient par conséquent impacter la productivité dans l entreprise. Le fait de centraliser le contrôle en le confiant à un fournisseur de services spécialisé permet de libérer les ressources internes et d améliorer ainsi la productivité. A l Office Européen des Brevets, 70 % des incidents liés à des imprimantes sont à présent résolus en amont, ce qui réduit considérablement le besoin d intervention de la part des utilisateurs et augmente la productivité. L impact positif sur le développement durable L exploitation d un grand parc de copieurs et d imprimantes obsolètes et consommateurs d énergie entraîne des factures et des émissions de carbone, liées aux documents, qui sont plus élevées que nécessaire. La plupart des entreprises ne parviennent pas à mettre en oeuvre des politiques d impression réellement centralisées et engendrent donc un gaspillage inutile, en ignorant des principes de base tels que l impression recto-verso. Le déploiement de services d impression délégués peut réduire la consommation d énergie, les émissions de carbone et la production de déchets solides des entreprises d au moins 20 % sur l ensemble du cycle de vie des documents. Le déploiement de notre offre de services a permis à Qinetiq de réduire sa consommation d énergie de 44 %, sa production de gaz à effet de serre de 44 % et ses déchets solides de 42 % sur l ensemble du cycle de vie des documents. Réduction des coûts d administration Le traitement des factures d équipements d impression, de consommables et de maintenance, provenant d une longue liste de fournisseurs multiples, peut engendrer des milliers de transactions par trimestre, chacune impliquant des coûts de traitement considérables. Faire passer ces centaines ou milliers de transactions à une seule par trimestre engendrera des gains d efficacité importants pour le traitement des comptes fournisseurs. Chez Sun Microsystems, nous avons réussi à faire passer le nombre de factures liées à des imprimantes d environ trois mille par trimestre à une seule par mois et par pays. Réduction du nombre d appels utilisateurs Les problèmes d imprimante représentent généralement environ un quart de tous les appels au centre d appels. Le fait de retirer au service informatique la responsabilité de la gestion des imprimantes libère des ressources et améliore considérablement le niveau de service. Le coût d un appel au help desk étant estimé à environ 25 euros, les économies associées sont de l ordre de plusieurs centaines de milliers d euros pour les grandes entreprises. Une entreprise de télécommunications internationale a réduit le nombre de ses appels mensuels au centre de services de plus de 40 %. 6
7 «Depuis le début du contrat, nous avons atteint notre objectif, qui était de prendre véritablement le contrôle de notre production bureautique répartie sur de nombreux sites QinetiQ. Nous disposons à présent d une infrastructure standard, et avons instauré un ensemble de pratiques, qui garantissent à notre personnel un service de qualité, sur chacun de nos sites. Non seulement nous avons pris le contrôle, mais nous avons aussi tenu nos engagements vis-à-vis des objectifs environnementaux de l entreprise réduire nos émissions de carbone, mieux conserver l énergie et mieux recycler et ce de la manière la plus efficace qui soit.» Lewis Doyle, Directeur Général Services Partagés, QinetiQ
8 De la vision à la réalité Quatre étapes pour réaliser des économies sur les coûts Nous suivons un processus rigoureux que nous avons développé et perfectionné sur plus de 5000 cas d entreprise dans le monde. Evaluer Déterminer le coût total de possession actuel par une évaluation exhaustive réalisée conjointement avec le fournisseur de services. Déterminer la référence permettant de mesurer les économies garanties. S assurer que le fournisseur de services possède la compétence et les outils nécessaires pour atteindre un TCO détaillé et précis entièrement fondé sur des faits. Adopter un modèle de coût par page global, fondé sur la consommation. Concevoir Comprendre les besoins de l entreprise et concevoir un environnement bureautique optimisé. Réduire le nombre de périphériques et ration naliser au maximum les marques et les modèles. Le fournisseur de services assume la gestion globale et les dépenses, pour tous les périphériques, dans le cadre d un contrat de type coût total à la page, y compris pour les périphériques multimarques conservés. Le contrat doit couvrir tous les périphériques d impression y compris les photocopieurs et autres périphériques en local. Evaluer Gestion déléguée des impressions Concevoir Gérer / Améliorer Un bon contrat de niveau de service garantit des avantages sur le long terme. Tout est géré par le fournisseur de services : consommables, incidents, centre d assistance multilingue, facturation et reporting consolidés. Assurer l optimisation continue de manière à maximiser les économies sur les coûts, la productivité et les avantages environnementaux sur toute la durée du contrat. Pourquoi s arrêter en si bon chemin? envisager de passer à une stratégie de gestion documentaire totalement intégrée. Gérer / Améliorer Economies garanties sur les coûts Transparence des coûts Gestion maîtrisée Efficacité des processus internes à l entreprise Réduction de l impact environnemental Innovation continue Mettre en oeuvre Mettre en oeuvre Le fournisseur de services prend la responsabilité du suivi centralisé de tous les équipements et de la gestion de toutes les activités de type Déplacer/Ajouter/ Modifier/Eliminer. Minimiser les interruptions pour l utilisateur final et éviter les investissements de départ avec une migration en plusieurs étapes, en conservant les équipements multimarques existants tant que cela reste avantageux. Suivre une approche éprouvée, telle que l approche Six Sigma, afin de garantir l amélioration des performances de l entreprise. 8
9 Un environnement de bureau optimisé et adapté à l entreprise Etendre les avantages d une gestion déléguée des impressions à l ensemble de l entreprise. Parvenir à réduire substantiellement le coût total de possession d un environnement d impression est l objectif prioritaire de tout déploiement d une offre de services, mais cela ne doit pas s arrêter là. Des fonctionnalités améliorées. L intensification de la concurrence mondiale et l augmentation des exigences des clients et des salariés, d une part, et l environnement réglementaire, de plus en plus pesant, d autre part, soulèvent des questions auxquelles vous devez nécessairement répondre. Comment garantir la bonne protection de votre propriété intellectuelle et la conformité avec les réglementations sur la sécurité des données? Réduisez-vous vos émissions de carbone, pour contribuer à préserver l environnement? Comment assistez-vous une main d oeuvre qui devient de plus en plus «virtuelle»? Les fonctionnalités étendues de notre offre de services peuvent vous aider à répondre à ces questions. Nous pouvons garantir votre conformité réglementaire et améliorer la sécurité de vos informations grâce des technologies innovantes. Nous pouvons par exemple sécuriser les impressions pour identifier les utilisateurs, capturer et acheminer les informations numérisées. Nous pouvons également vous aider à atteindre vos objectifs environnementaux grâce à notre calculateur carbone, autrement dit nous pouvons mesurer la consommation énergétique, la quantité de déchets et les émissions de carbone associés à votre production documentaire et consigner ces informations dans des rapports. Une intégration à l échelle de l entreprise Nous pouvons également gérer vos environnements d impression bureautique et centralisés dans le cadre d une infrastructure unique avec des engagements de prix et de niveau de service cohérents. De plus, l acheminement intelligent des documents entre les différents environnements indique que nous sommes capables d optimiser les avantages de coût et de productivité pour l ensemble de l entreprise. Nous pouvons aussi élargir le principe, pour intégrer les salariés travaillant à distance ou en mobilité et vous aider ainsi à répondre à vos besoins documentaires au fur et à mesure de l évolution de votre entreprise.
10 Pourquoi choisir Xerox pour la gestion de votre environnement d impression? Pour leur environnement d impression bureautique les entreprises ont besoin de se tourner vers des prestataires de services en qui elles auront toute confiance. Mais elles doivent au préalable tester les prétentions de ces fournisseurs, afin de s assurer que ceux-ci ont bien les capacités, la stabilité, la méthodologie, les outils, les procédés et les compétences nécessaires pour tenir leurs promesses. Faire appel à un expert tel que Xerox pour analyser, optimiser puis gérer votre parc d imprimantes et de copieurs de bureau comporte de nombreux avantages. Vous aurez notamment une vision claire de votre parc et, surtout, de son coût. Optimisée, votre nouvelle infrastructure générera des économies tangibles, mesurables et, ce qui est unique sur le marché, garanties. Ces avantages ne sont pas limités aux périphériques Xerox. Nous gérerons en effet la totalité de votre parc, afin d optimiser l ensemble de vos coûts, de votre productivité et de votre environnement. Nous fournissons une gestion déléguée des impressions à nos clients dans le monde depuis plus de dix ans. Notre méthodologie a démontré son efficacité dans plus de 5000 entreprises au niveau international et nous comptons aujourd hui près d un million de périphériques multimarques sous contrat. Incontestable leader du marché de la gestion déléguée des impressions, avec plus de 50 % du marché mondial, nous avons été récemment reconnus comme leader dans le «Magic Quadrant» du Gartner pour ce marché. pour le MPS. Nos services continuent d aider les entreprises à passer d une approche traditionnelle d achat de technologie à un service véritablement géré qui garantit des économies et assure l efficacité et la productivité de l entreprise. Nous serions heureux de pouvoir nous entretenir avec vous d une éventuelle collaboration, par laquelle nous vous aiderons à atteindre vos objectifs. Pour plus d informations à propos des solutions Xerox relatives à la gestion des impressions bureautiques, rendez-vous sur notre site : IDC «Selon IDC, Xerox est la référence du secteur en matière de gestion externalisée des moyens et processus documentaires Nous pensons que Xerox a une latitude importante, un large portefeuille de services, des compétences et une capacité d engagement du marché qui lui donneront un avantage global pendant longtemps.»* Quocirca «Xerox est également le seul fournisseur à garantir des économies sur les coûts sur toute la durée du contrat et, grâce à sa prise en charge efficace des parcs d impression multi-marques et à son expérience de fournisseur de services globaux, propose actuellement l ensemble de services le plus complet du marché de l infogérance de parcs d impression pour les grandes entreprises.»** * IDC, IDC Insight 2008 ** Quocirca, Quocirca Market View
11 Votre fournisseur potentiel de services : Garantit-il des résultats et des économies par contrat? Propose-t-il un modèle de coût total à la page, sans facturation minimum, pour tous les périphériques, y compris pour le parc multi-marques existant? Propose-t-il un point de contact unique global et des ressources locales dédiées? Propose-t-il un contrat de niveau de service global et un reporting de gestion consolidé? Est-il à même de prouver qu il a déjà réalisé avec succès plus de 5000 déploiements de projets d infogérance d impression bureautique dans le monde?
12 A propos de Xerox Global Services. Nous transformons les processus commerciaux par le biais d une gestion documentaire plus efficace. Chaque semaine nos 30 centres de services clients mondiaux traitent plus de 15 millions de documents stratégiques. Les entreprises nous confient des processus commerciaux à traiter, que ce soit dans les domaines financiers, administratifs, lors de l acquisition de nouveaux clients ou d ouverture de compte, afin d optimiser leurs centres de production ou leurs moyens d impression bureautiques. Ils font appel à nos compétences et à l expérience de nos ressources au niveau mondial pour leurs services marketing, financiers et RH, afin que nous les aidions à réduire leurs coûts et à améliorer leur productivité. Pour plus d informations sur l aide que nous pouvons apporter aux entreprises comme la vôtre, visitez le site Xerox Corporation. Tous droits réservés Xerox et le symbole sphérique représentant la connectivité sont des marques commerciales de Xerox aux Etats-Unis et/ou dans d autres pays. 04/09 708P89444FRF
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